CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦUBỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP (BÁO CÁO TỔNG HỢP) CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Danh sách nhóm thực tập lớp 1505LTHA,B.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP (BÁO CÁO TỔNG HỢP) CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU-BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Danh sách nhóm thực tập lớp: 1505LTHA,B Tăng Thị Bình Đinh Đức Toàn Nguyễn Thị Hiền Bàn Thị Tuyết Người hướng dẫn: Vi Thanh Nam (Cán hướng dẫn quan, tổ chức) Th.s Nguyễn Ngọc Linh (Giảng viên hướng dẫn) Hà Nội, 2019 MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU Khái quát mục đích, ý nghĩa đợt thực tập tốt nghiệp 1.1 Mục đích đợt thực tập tốt nghiệp Mục đích chủ yếu khái quát đợt thực tập bồi dưỡng kiến thức kinh nghiệm thực tế cho sinh viên, rèn luyện kỹ nghiệp vụ kỹ mềm cho sinh viên Và cuối xây dựng lên tình yêu nghề lưu trữ cho sinh viên thông qua mục đích cụ thể sau đây: - Thứ nhất, tiếp cận trực tiếp với không gian môi trường thực tế Q trình thực tập giúp sinh viên có điều kiện tiếp xúc với ngành nghề mà chọn thông qua môi trường làm việc khác Ngoài kiến thức học, sinh viên thực tập không gian làm việc công sở, khoa học thiết thực cho cơng việc sau Bởi khơng có tận mắt nhìn, tận tay làm tự rút kinh nghiệm Kiến thức lúc trở nên hữu ích sinh động sinh viên tiếp cận thực tế, phát huy khả sáng tạo thân - Thứ hai, trực tiếp làm quen với khâu nghiệp vụ lưu trữ mà theo học Nắm rõ lí thuyết nghiệp vụ lưu trữ, lần thực tập hội để sinh viên phát huy vốn kiến thức sẵn có thơng qua cơng việc cụ thể Mỗi sinh viên quan sát làm quen với khâu nghiệp vụ lưu trữ Từ đó, sinh viên hình dung cụ thể tường minh cơng việc phải làm, bước đệm cho công việc sau - Thứ ba, nâng cao nhận thức trách nhiệm thân ngành lưu trữ Khi quan sát tác phong làm việc kỉ luật, khoa học, quy trình, sinh viên nhận thấy tầm quan trọng ngành nghề mà lựa chọn Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quan tổ chức Vì thế, sinh viên tự nhận thức trách nhiệm phải đảm nhận Đó phải có trình độ chun mơn, có phẩm chất đạo đức tốt, có lịng u nghề sức sáng tạo công việc - Thứ tư, vận dụng kiến thức chuyên môn học để trực tiếp tham gia làm công việc phân công Khi thực tập, sinh viên cán hướng dẫn phân cơng cơng việc cần phải làm, từ đó, sinh viên hiểu lí thuyết Thực hành làm cơng việc mà học giúp sinh viên nhận nhiều điều bổ ích giống khơng giống với lí thuyết Từ trau dồi tư duy, khả sáng tạo nhạy bén linh hoạt công việc - Thứ năm, biết tổ chức công việc cá nhân tập thể Mục đích đợt thực tập cịn giúp sinh viên biết tổ chức khoa học công việc cá nhân cơng việc nhóm Khi làm việc trải nghiệm, sinh viên biết cơng việc nên xếp hợp lí Đồng thời nhận thức quy trình tổ chức cơng việc tập thể diễn - Thứ sáu, vận dụng kỹ mềm văn hóa cơng sở Mỗi sinh viên trang bị kỹ mềm môi trường làm việc Thông qua môi trường làm việc khác nhau, sinh viên có cách giao tiếp ứng xử phù hợp Đồng thời để rèn khả xử lí tình hướng, ứng biến vấn đề công việc 1.2.Ý nghĩa đợt thực tập Mỗi đợt thực tập có ý nghĩa quan trọng việc thúc đẩy khả năng, trau dồi tri thức cho sinh viên Thực tập mang lại cho sinh viên kinh nghiệm hội tiếp xúc công việc Cũng hội thử lửa, rèn nghề cho sinh viên, phép thử ban đầu xem sinh viên có đủ lực tố chất với nghề lưu trữ Thực tập “cơ hội vàng” để thử nghề, rèn nghề với sinh viên Các hoạt động thực tiễn thêm lần giúp sinh viên hiểu làm công việc sau trường có điều chỉnh kịp thời, với chiến lược rèn luyện phù hợp Quá trình áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết điểm mạnh, điểm yếu cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu công việc Thực tập giúp sinh viên định hướng tương đắn Vì vậy, dù gặp nhiều khó khăn, bạn sinh viên nên tham gia, trau dồi cố gắng Thành đến với người có ý chí, dám đương đầu vượt qua thất bại 2.Khó khăn, thuận lợi trình thực tập 2.1 Khó khăn - Do kinh nghiệm sinh viên cịn yếu, nên thực cơng việc giao cịn gặp nhiều khó khăn - Mơi trường làm việc khắt khe kỉ luật khó để thích nghi Do nơi làm việc với khối lượng công việc nhiều, cần chỉnh lý khối lượng văn nhiều, vậy, tác phong làm việc phải ln ln nhanh nhẹn, tháo vát - Tính chất cơng việc độ bảo mật thông tin cao, việc xin tài liệu để phục vụ cho báo cáo vấn đề nhạy cảm khó khăn, cần xem xét nhiều - Cán hướng dẫn bảo số vấn đề chưa cụ thể không thông suốt Do cán lưu trữ phải giải nhiều công việc nên việc dẫn cho sinh viên kỹ lưỡng điều khó khăn - Khối lượng cơng việc nhiều nên gây khó khăn q trình lĩnh hội 2.2 Thuận lợi - Cán hướng dẫn người có chun mơn cao, nghiệp vụ vững giúp sinh viên lĩnh hội nhiều điều bổ ích, dạy nhiều nghiệp vụ Cán hướng dẫn người hòa đồng, thân thiện nên việc truyền đạt cho sinh viên dễ hiểu - Khơng gian làm việc thống mát, khoa học nề nếp giúp sinh viên trau dồi tính cách trách nhiệm thân muốn trở thành cán văn thư lưu trữ - Các nghiệp vụ lưu trữ thực cách khoa học bản, với Luật định Do vậy, giúp sinh viên tiếp thu cách hiệu quy trình, nghiệp vụ - Văn hóa cơng sở mơi trường làm việc trọng Văn hóa quan cấp trên, cấp ngang hàng đề cao Vì sinh viên học nhiều lễ nghi phép tắc - Điều quan trọng tất cán người có phẩm chất đạo đức tốt, có tâm với nghề, nhiệt huyết với cơng việc Họ ln có ý thức chấp hành nhiệm vụ giao cách cẩn thận chu đáo Vì vậy, sinh viên học hỏi đức tính tốt đẹp LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa thực tập thuận lợi,chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, Cục Quản lý Đấu thầu trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư đồng ý cho em thực trình thực tập Cục Quản lý Đấu thầu Chúng em nhận nhiều giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình cán Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán …………đã giúp đỡ hướng dẫn chúng em tận tình suốt q trình kiến tập Bên cạnh đó, chúng em xin gửi lời cảm ơn tới cán công chức, viên chức Cục Quản lý đấu thầu phía Cơng ty tạo điều kiện cho chúng em q trình tìm hiểu khai thác thơng tin phục vụ báo cáo thực tập.Với thời gian hạn hẹp, kiến thức cịn nhiều thiếu xót nên chúng em mong đóng góp cán giảng viên KhoaVăn thư lưu trữ Một lần nữa, chúng em xin gửi lời tri ân sâu sắc đến Giảng viên hướng dẫn chúng em cô Nguyễn Thị Ngọc Linh Trong thời gian thực tập, cô sát hướng dẫn, bảo quan tâm đến chúng em Cám ơn giúp đỡ chúng em để chúng em hồn thành tốt khóa thực tập tốt nghiệp Chúng em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2019 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHÂN LƯU TRỮ VIỆT NAM VÀ CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – BỘ KẾ HOẠC VÀ ĐẦU TƯ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Cục Quản lý Đấu thầu 1.1.1 Giới thiệu Công ty cổ phần lưu trữ Việt Nam (phụ lục 01) Trưởng thành xuất phát từ vị trí vai trị công tác lưu trữ xu phát triển đất nước, Công ty Cổ phần lưu trữ Việt Nam thực lớn mạnh vươn lên trở thành công ty hàng đầu lĩnh vực dịch vụ hoạt động lưu trữ, bên cạnh hoạt động chuyên chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cơng ty cịn có dịch vụ Bảo quản tài liệu lưu trữ như: Khử trùng, khử axit tài liệu, tu bổ phục chế tài liệu, Nhập tài liệu vào sở liệu, Lập phông bảo hiểm tài liệu,số hóa tài liệu Hủy tài liệu, Vệ sinh tài liệu, Cho thuê kho chứa tài liệu; dịch vụ Đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ thư ký văn phòng, cung cấp phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, phần mềm tra cứu tài liệu;dịch vụ Cung cấp Vật tư Trang thiết bị lưu trữ… 1.1.2 Giới thiệu Cục Quản lý Đấu thầu a) Hoàn cảnh lịch sử, nguyên nhân thành lập Cục Quản lý đấu thầu Cục quản lý đấu thầu trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, trước năm 1995 năm 2003, Cục quản lý đấu thầu có tên là: Văn phịng xét thầu quốc gia Ngày 06/6/2003 Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 61/2003/NĐ-CP Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư (theo đó, Nghị định này: quan Văn phòng xét thầu quốc gia đổi tên thành: Vụ Quản lý đấu thầu) Ngày 14/11/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 116/2008/NĐ-CP Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư (và Nghị định lần Vụ Quản lý đấu thầu đổi tên thành: Cục Quản lý đấu thầu) Ngày 07/4/2009 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành Quyết định số 438/QĐ-BKH việc Quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Cục Quản lý đấu thầu Ngày 25/7/2017 Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 86/NĐ-CP việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư Theo đó, ngày 21/12/2017 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành Quyết định số 1858/QĐ-BKHĐT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục quản lý đấu thầu Như vậy, Văn phòng xét thầu quốc gia Vụ Quản lý đấu thầu tiền thân Cục Quản lý đấu thầu b) Chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn cục Cục Quản lý Đấu thầu: * Chức năng: Cục Quản lý Đấu thầu đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước đấu thầu đầu tư theo hình thức đối tác cơng tư (PPP) Cục Quản lý đấu thầu có tư cách pháp nhân; có dấu riêng tài khoản cấp 2; kinh phí hoạt động ngân sách nhà nước cấp tổng hợp dự toán hàng năm Bộ Kế hoạch Đầu tư * Nhiệm vụ quyền hạn Cục Quản lý đấu thầu: -Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo văn quy phạm pháp luật đấu thầu PPP để trình quan chức ban hành theo thẩm quyền -Tổ chức phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn thực quy định pháp luật đấu thầu, PPP cam kết quốc tế đấu thầu mà Việt Nam thành viên; hướng dẫn xử lý tình đấu thầu -Tổ chức thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư, kết lựa chọn nhà đầu tư phương án lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư trường hợp đặc biệt thuộc thẩm quyền định Thủ tướng Chính phủ trường hợp khác Thủ tướng Chính phủ yêu cầu -Tổ chức thẩm định nội dung đấu thầu thuộc thẩm quyền định Bộ trưởng -Thường trực giúp việc Hội đồng tư vấn giải kiến nghị theo quy định pháp luật đấu thầu -Tổ chức kiểm tra công tác đấu thầu theo quy định pháp luật đấu thầu; tham gia hoạt động tra đấu thầu PPP theo yêu cầu Bộ trưởng -Theo dõi, giám sát hoạt động đấu thầu; đánh giá, tổng kết, báo cáo tình hình thực hoạt động đấu thầu PPP phạm vi nước -Hợp tác quốc tế đấu thầu; nghiên cứu, tham gia đàm phán nội dung mua sắm phủ điều ước quốc tế mà Việt Nam dự kiến ký kết gia nhập; điều phối triển khai thực cam kết mua sắm phủ điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên -Xây dựng, quản lý, hướng dẫn sử dụng hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đấu thầu qua mạng; quản lý hệ thống thông tin sở liệu đấu thầu, PPP phạm vi nước -Quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng đấu thầu -Tổ chức thi sát hạch cấp chứng hành nghề hoạt động đấu thầu; cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề hoạt động đấu thầu; tổ chức bồi dưỡng giảng viên đấu thầu cấp chứng nhận bồi dưỡng giảng viên đấu thầu - Cung cấp dịch vụ đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn, hỗ trợ nghiệp vụ đấu thầu, kiểm tốn trình tự, thủ tục đấu thầu theo yêu cầu tổ chức, cá nhân -Xây dựng, quản lý phát hành Báo Đấu thầu -Quản lý tổ chức, biên chế, tài sản giao theo quy định pháp luật phân cấp Bộ -Thực nhiệm vụ khác theo phân công Bộ trưởng 10 + Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, đơn vị hình thành phơng, đơn vị, phận nhiệm vụ cá nhân liên quan + Sổ đăng ký văn đi, đến; + Biên giao nhận tài liệu đơn vị, phận cá nhân (nếu có) Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng quan, đơn vị; đơn vị, cá nhân giao giải công việc; cán nghỉ hưu, chuyển công tác; quan, tổ chức cấp quan, tổ chức trực thuộc… - Biên soạn văn hướng dẫn lập kế hoạch chỉnh lý Vì cơng tác chỉnh lý tài liệu Cục Công ty Cổ phần lưu trữ Viêt Nam trực tiếp tiến hành nên nhân thực công tác chỉnh lý tài liệu gồm nhiều người tham gia tiến hành chỉnh lý nên việc biên soạn văn hướng dẫn lập kế hoạch chỉnh lý yêu cầu cần thiết thiếu.Các văn hướng dẫn lập kế hoạch chỉnh lý bao gồm: lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,… b Thực chỉnh lý - Phân loại tài liệu Căn vào hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo trình tự sau: Tài liệu phơng lưu trữ Cục quản lý đấu thầu phân loại theo phương án Thời gian – Mặt hoạt động; cụ thể sau: Bước 1: Tài liệu phân chia tài liệu theo năm từ năm 1998 đến năm 2018 Bước 2: Phân chia tài liệu năm thành nhóm lớn A NĂM 1998: I Tài liệu khối Văn phòng Tài liệu Quy chế, Quy định chung (của Chính phủ, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Cục Quản lý đấu thầu) Tài liệu Chức năng, nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức ( Chính phủ, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Cục Quản lý đấu thầu) 23 Tài liệu Thành lập, Giải thể, Sáp nhập Tài liệu Tổ chức Biên chế 5.Tài liệu thực Nhiệm vụ công tác tổ chức Nhà nước Tài liệu công tác Cán Tài liệu Tuyển dụng, tập sự, dự bị, nghỉ hưu, việc, chấm dứt hợp đồng lao động Tài liệu công tác Đào tạo, Bồi dưỡng nước nước Tài liệu Lao động tiền lương 10 Tài liệu công tác Kế hoạch, Tổng hợp, hành (Văn thư, Lưu trữ) 11 Tài liệu công tác thi đua – khen thưởng (chính quyền) 12 Tài liệu cơng tác Thanh tra 13 Tài liệu Quốc phòng – An ninh 14 Tài liệu cơng tác Tài 15 Tài liệu công tác Đảng, công tác Chi II Tài liệu khối Chính sách đấu thầu Tài liệu (văn bản) Quy phạm pháp luật, áp dụng quy phạm pháp luật đấu thầu Tài liệu Chính sách đấu thầu qua mạng Tài liệu công tác Đào tạo, Bồi dưỡng đấu thầu Tài liệu Hướng dẫn đấu thầu (xử lý tình huống, vướng mắc đấu thầu) Tài liệu Hợp tác quốc tế đấu thầu Tài liệu Xây dựng Chính Phát triển kinh tế - xã hội (ngắn hạn – dài hạn) III Tài liệu khối đấu thầu Tài liệu chung đấu thầu Tài liệu thuộc dự án đầu tư (mời thầu, dự thầu, đấu thầu, mở thầu, kết đấu thầu, thực dự án) 24 Tài liệu Chỉ định thầu Tài liệu Báo cáo công tác đấu thầu định thầu hàng năm Tài liệu Thanh tra, Kiểm tra công tác đấu thầu định thầu hàng năm Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm nhỏ, từ nhóm nhỏ chia thành hồ sơ B Các năm lại làm tương tự năm 1998 - Lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ + Lập hồ sơ phông tài liệu chưa lập hồ sơ Trong phạm vi nhóm nhỏ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Trong trình xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, kết hợp xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị, phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ phải xếp cuối hồ sơ loại khỏi hồ sơ sau kiểm tra Vì tài liệu Cục quản lý đấu thầu chủ yếu tài liệu cơng trình xây dựng bản, gói thầu phát triển kinh tế,…từ năm 1998 đến năm 2018 lập hồ sơ tài liệu thuộc gói thầu, dự án qua năm lập thành hồ sơ, cịn số gói thầu kéo dài qua nhiều năm nhiều tài liệu Cục phân chia thành nhiều đơn vị bảo quản phân chia thành nhiều hồ sơ: Ví dụ: Hồ sơ dự án xây dựng cầu Cần Thơ gồm nhiều tài liệu quan nhiều năm từ năm 2000 đến năm 2013 tài liệu chia theo gia đoạn, chia thành nhiều hồ sơ tương đương với giai đoạn (2000- 2004) giai đoạn (2005- 2009) giai đoạn (2010- 2013) + Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ: Đối với phông tài liệu lập hồ sơ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra tồn hồ sơ phơng; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết 25 hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ - Hệ thống hóa hồ sơ Có thể tiến hành hệ thống hoá tài liệu thẻ tạm phiếu tin Bước 1: Sắp xếp phiếu tin thẻ tạm phạm vi nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phơng theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin thẻ tạm Bước 2: Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo thứ tự tạm thời phiếu tin thẻ tạm Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ phải kết hợp với việc kiểm tra chỉnh sửa hồ sơ lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị tài liệu cán làm công tác lập hồ sơ chưa đồng Cần kiểm tra lần cuối trước đánh số thức cho hồ sơ - Biên mục hồ sơ Sau hệ thống hoá hồ sơ theo phương án phân loại cần tiến hành biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ gồm hai cơng đoạn biên mục bên biên mục bên Biên mục bên hồ sơ bao gồm cơng việc: +Đánh số tờ Mục đích việc đánh số tờ nhằm cố định vị trí tờ tài liệu, văn hồ sơ theo trình tự logic xếp lập hồ Đánh số tờ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Quy trình đánh số tờ Cục kế hoạch đầu tư tiến hành theo quy định hành như:Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ đến tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh số Ảrập góc phải phía tờ tài 26 liệu,…Số lượng tờ hồ sơ sau đánh số bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ đơn vị bảo quản +Viết mục lục văn Mục lục văn hệ thống văn bản, tài liệu có hồ sơ Việc viết mục lục văn tờ mục lục gọi biên mục bên hồ sơ Viết mục lục văn ghi nội dung thông tin văn có hồ sơ lên tờ mục lục in riêng Việc viết mục lục văn thay tiến hành ghi trực tiếp văn hồ sơ tay truyền thơng cục thông tin thể mục lục văn là: Số thứ tự, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả văn bản, số tờ, ghi đánh máy in trực tiếp +Viết chứng từ kết thúc Viết chứng từ kết thúc ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu khơng ghi liền với bìa hồ sơ) đặc điểm tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc Cục Quản lý đấu thầu in riêng Biên mục bên ngoài: Biên mục bên hồ sơ là viết ghi thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ Căn vào phiếu tin thẻ tạm, ghi thơng tin cần thiết lên bìa hồ sơ như: Tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu thời gian kết thúc tài liệu hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số hồ sơ (số hồ sơ tạm thời viết bút chì); thời hạn bảo quản hồ sơ - Thống kê tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải tâp hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm Các bó, gói tài liệu loại trình chỉnh lý đánh số liên tục từ 01 đến hết phạm vi tồn phơng; Trong bó, gói, tập tài liệu đánh số riêng, tờ 01 đến hết.Việc thống kê tài liệu hết giá trị cần 27 làm xác cẩn thận, đặc biệt cần thuyết minh cho lý loại huỷ, tránh trường hợp sơ xuất - Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định Qua kiểm tra thẩm tra, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải lập thành hồ sơ xếp vào vị trí phù hợp bổ sung vào hồ sơ tương ứng phông; tài liệu hết giá trị phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ tổ chức tiêu huỷ theo quy định pháp luật - Đánh số thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp xếp tài liệu lên giá, tủ +Đánh số thức Số thức hồ sơ số cố định hồ sơ giá, kho lưu trữ Số thức số lưu trữ sử dụng việc quản lý tra tìm hồ sơ cần thiết Vì vậy, số thức bìa hồ sơ thiết phải thống với số thức phiếu tin, mục lục hồ sơ cơng cụ tra tìm khác Số thức đánh chữ số Ảrập cho toàn hồ sơ phông khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng +Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào cặp hộp Việc vào bìa hồ sơ địi hỏi cán tham gia phải cẩn thận cho tiêu đề hồ sơ thông tin bìa hồ sơ phải khớp với nội dung bên hồ sơ, tránh sai sót nhầm lẫn đáng tiếc kéo theo sai số phông khối tài liệu Việc vào bìa hồ sơ tiến hành in trực tiếp dán trực tiếp lên bìa hồ sơ thay viết trực tiếp lên bìa hồ sơ truyền thống +Viết dán nhãn hộp Tương tự cách làm việc viết bìa hồ sơ, việc dán nhãn hộp in dán trực tiếp lên hộp 28 +Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ Sau vào hộp, dán nhãn, tài liệu xếp lên giá, tủ theo nguyên tắc từ trái qua phải ngăn giá, từ xuống giá từ vào trong phịng kho - Xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu +Lập mục lục hồ sơ: Viết lời nói đầu, viết bảng dẫn mục lục, phần thống kê tiêu đề hồ sơ: +Đóng mục lục Quyển mục lục có tác dụng phục vụ công tác quản lý khai thác sử dụng tài liệu.Quyển mục lục đóng thành 03 Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực theo Tiêu chuẩn ngành ban hành Quyết định số 72/QĐKHKT ngày 02 tháng năm 1997 Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” +Xây dựng CSDL quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá Việc xây dựng sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ cách tự động hoá thực theo hướng dẫn riêng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước c Kết thúc chỉnh lý Trước thực nhiệm thu tài liệu chỉnh lý, Cục tiến hành kiểm tra, lập biên kiểm tra tiến hành lập biên nhiệm thu kết thúc chỉnh lý Sau tiến hành bàn giao tài liệu vận chuyển tài liệu kho bảo quản 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ Như ta biết tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vơ quan trọng khơng giá trị kinh tế, mà cịn có ý nghĩa vơ quan trọng đời sống, văn hóa xã hội, khơng cịn phản ánh, ảnh hưởng trực tiếp hoạt động quan, tổ chức, Nhận thức rõ ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ vai trị vơ quan trọng công tác bảo quản tài liệu nên lãnh đạo Cục Quản lý đấu thầu đưa sách bảo quản tài liệu lưu trữ tương đối hiệu quả: 29 Đầu tiên phòng kho lưu trữ tài liệu Cục Quản lý đấu thầu bố trí phòng tầng dãy nhà tầng Bộ kế hoạch đầu tư phía văn phịng Cục để dễ dàng cho việc tra tìm tài liệu phục vụ hoạt động cơng việc Cục Phịng kho bố trí tầng cao dãy nhà đáp ứng u cầu: khơ ráo, có mơi trường khơng khí , địa chất cơng trình ổn định có độ tải cao, Tuy nhiên phịng lưu trữ tài liệu cục bố trí tầng nên tạo khơng khó khăn cho cơng tác vận chuyển tài liệu vận chuyển trang thiết bị vào để tiến hành bảo quản tài liệu, Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản tài liệu: Cục tiến hành chỉnh lý tài liệu bố trí phịng lưu trữ để tiến hành công tác bảo quản tài liệu bước đầu nên trang thiết bị phục vụ cho cơng tác bảo quản tài liệu chưa hồn thiện (Phụ lục 02: ảnh cặp hộp sử dụng cục Quản lý đấu thầu) Về giá bảo quản tài liệu:Cục thực theo quy địnhvề tiêu chuẩn quốc gia giá bảo quản tài liệu: TCVN 9253:2012 khoa học công nghệ ngày 23/7/ 2012 (Phụ lục 03: ảnh giá bảo quản tài liệu Cục Quản lý đấu thầu) Về trang thiết bị hỗ trợ : phòng bố trí hai máy điều hịa, bình chữa cháy, quạt gió bóng điện chiếu sáng thơng thường 2.2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu thống kê tài liệu lưu trữ Hiện công tác chỉnh lý khối tài liệu Cục Quản lý đấu thầu tiến hành chỉnh lý nên công tác xây dựng công cụ tra cứu thống kê tài liệu lưu trữ chưa Cục tiến hành Nhận xét: Như ta thấy q trình thực nghiệp vụ công tác lưu trữ thực cục quản lý đấu thầu thực đáp ứng theo quy định pháp luật công tác lưu trữ Tuy nhiên bên cạnh cịn nhiều hạn chế việc bố trí phịng kho trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu nhiều hạn chế, chưa tiến hành gây khó khăn cho cơng tác bảo quản tra tìm tài liệu 30 Tiểu kết: Qua Chương tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý hoạt động nghiệp công tác lưu trữ Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Cục Quản lý Đấu thầu Nhìn chung, thực trạng quản lý nghiệp vụ diễn khoa học logic Bên cạnh đó, cịn tồn thiếu xót khâu quản lý, nghiệp vụ: lãnh đạo chưa thực quan tâm sát đến tiến độ làm việc cán lưu trữ, chất lượng công việc chưa phát huy tối đa, thời gian làm việc nhiều linh động Từ đó, cần đề giải pháp để nâng cao hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ, giúp chất lượng công việc đạt hiệu cao 31 CHƯƠNG III : KẾT QUẢ THỰC TẬP CỦA NHÓM VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Khái quát kết thực tập nhóm - Nhóm có thời gian bổ ích để trải nghiệm, đóng góp vào phần công việc Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Cục Quản lý Đấu thầu Nhóm chúng em lĩnh hội nhiều kiến thức mẻ va chạm thực tế, nhóm rút nhiều học nghiệp vụ chỉnh lý - Trong trình thực tập, nhóm giúp đỡ lên, cá nhân mắc phải sai sót nhỏ hồn thành tốt cơng việc giao - Nhóm lập khối lượng hồ sơ tương đối lớn ( khoảng 1000 hồ sơ, liên quan đến nội dung sách đấu thầu, xây dựng ) trình thực tập Hồ sơ lập cách khoa học, phản ảnh chức nhiệm vụ cảu cục quản lý đấu thầu Bên cạnh thực khâu nghiệp vụ khác phân loại, dán bìa hồ sơ, xếp hồ sơ lên giá… - Thơng qua q trình thực tập, nhóm trau dồi nhiều thao tác, kỹ hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu, sở vững để cá nhân theo đuổi ngành lưu trữ mà chọn 3.2 Đề xuất khuyến nghị 3.2.1 Đối với Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Cục Quản lý Đấu thầu * Đối với Công ty: - Công ty nên xây dựng quy chế riêng công tác lưu trữ - Cần tăng thêm nguồn nhân lực thực nghiệp vụ chỉnh lý để giảm tải khối lượng công việc - Ứng dụng công nghệ vào lưu trữ cần mạnh mẽ triệt để - Việc mua sắm trang thiết bị máy móc cần quan tâm Một số dụng cụ sử dụng trình chỉnh lý cịn thiếu - Chú trọng việc rà sốt vấn đề lập hồ sơ trình chỉnh lý 32 * Đối với Cục Quản lý Đấu thầu: - Cần ban hành văn quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ riêng; - Bố trí nhân thực cơng tác lưu trữ có trình độ chun môn nghiệp vụ cao; - Trang bị thêm trang thiết bị bảo quản hỗ trợ công tác bảo quản: máy hút bụi, máy hút ẩm, - Tăng cường công tác giám sát, tra, kiểm tra công tác lưu trữ 4.2 Đối với Bộ môn Văn thư – Lưu trữ, Khoa, Trường - Chúng em mong muốn xin Khoa Nhà trường tạo điều kiện cho chúng em đượcthực tập sớm để có thêm thời gian viết báo cáo thực tập - Thời gian thực tập cần kéo dài để chúng em có hội học hỏi kỹ lưỡng đầy đủ - Mẫu báo cáo thực tập cần thêm thông tin cụ thể để chúng em dễ định hướng trình viết Tiểu kết: Qua chương 3, nhóm khái quát kết thực tập đạt đưa số đề xuất, khuyến nghị Công ty Cục Quản lý Đấu thầu Khoa Văn thư – Lưu trữ Những đề xuất mang tính chủ quan, nhóm chúng em mong đóng góp nhận xét từ phía Khoa Nhà trường 33 C PHẦN KẾT LUẬN Như vậy, qua đợt thực tập nhóm thực nội dung sau: - Phân loại , xếp tài liệu - Lập hồ sơ - Biên mục phiếu tin - Dán bìa hồ sơ, viết bìa hồ sơ - Sắp xếp hồ sơ lên giá Nhìn chung, nhóm trải nghiệm môi trường làm việc thực tế, áp dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc Chúng em rút nhiều học quý báu để phục vụ cho công việc tương lai Nhưng bên cạnh đó, khơng tránh khỏi thiếu xót khuyết điểm công việc, môi trường làm việc nhiều bỡ ngỡ, khác biệt lý thuyết thực tế cơng việc Nhóm chúng em cần trau dồi học hỏi để tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm 34 D PHỤ LỤC Phụ lục 01: sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Tổng Giám Đốc Văn phòng Ban cố vấn Ban Giám đốc Phòng Tổ chức & Quản lý nhân Chi nhánh Bắc Ninh Phòng Kinh doanh Chi nhánh Đà Nẵng Phịng Cơng nghệ lưu trữ Chi nhánh Miền Nam 35 Đào tạo, tập huấn nghiệp vụ VTLT Liên doanh nhà máy sản xuất Phụ lục 02: ảnh cặp hộp sử dụng cục Quản lý đấu thầu Phụ lục 03: ảnh giá bảo quản tài liệu Cục Quản lý đấu thầu 36 37 ... CPLTVN Cục Quản lý Đấu thầu Chương 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM VÀ CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU-BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ 2.1 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ. .. tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ Công tác quản lý Phông lưu trữ Công ty Cục Quản lý Đấu thầu trọng thực cách vận dụng văn hướng dẫn quản lý Phông nghiệp vụ lưu trữ Do tính... ban hành văn Lưu trữ Xây dựng quy chế, quy định riêng cho công tác lưu trữ Công ty CP Lưu trữ Việt Nam Cục Quản lý Đấu thầu quan tâm sát Về quy chế công tác lưu trữ công ty CP lưu trữ Việt Nam