Báo cáo nhập môn quản trị doanh nghiệp quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ MÔN: NHẬP MÔN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI: Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ) Lớp: ITEM1.E22 Giáo viên hướng dẫn: Đỗ Duy Thanh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Viết Danh 12520053 Lê Xuân Nam 12520272 Vũ Thành Nhân 12520302 Tô Hồng Phong 10520411 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Lê Ngọc Anh 10520567 Mục lục Lời nói đầu: I II Giới thiệu phần mềm OpenERP a ERP gì? b OpenERP c Ưu điểm OpenERP III Giới thiệu module “Point of Sale” a Các nút chức module b Các module liên quan IV Khảo sát quy trình bán lẻ a Quy trình b Giải thích quy trình V Thực quy trình với OpenERP – Cửa hàng bán lẻ quần áo a Bán lẻ (thao tác chuột) b Kế tốn – Phân tích liệu bán hàng 10 c Nhập hàng 13 VI Đánh giá đề tài 16 a Ưu điểm 16 b Nhược điểm 16 c Hướng mở rộng 16 VII Tài liệu tham khảo 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com I Lời nói đầu: Hiện cơng nghệ thơng tin phát triển mạnh mẽ ngày phổ biến, tác động đến mặt xã hội Nắm bắt xu này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nói chung cửa hàng bán lẻ nói riêng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng việc quản lý, kinh doanh đạt số lợi ích định Nhiều cửa hàng bán lẻ tiến hành cài đặt phần mềm chuyên dụng để phục vụ cho việc quản lý hàng hóa, bán hàng, quản lý chứng từ, hóa đơn, giảm gánh nặng cho người quản lý người bán hàng Bên cạnh đó, cịn nhiều cửa hàng sử dụng cách thức quản lý bán hàng thủ cơng thơng qua sổ sách, giấy tờ Hình thức quản lý dễ gây nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa, tốn tiền bạc, q trình xử lý chậm, cơng việc có khối lượng xử lý lớn Nhận thấy hạn chế việc quản lý bán hàng thủ cơng, nhóm chúng em thực đề tài: “Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ)”, ứng dụng phần mềm OpenERP vào việc kinh doanh để mang lại lợi ích bền vững cho người sử dụng Trong trình nghiên cứu đề tài cịn nhiều thiếu sót, mong nhận ý kiến nhận xét thầy bạn để đề tài hồn thiện Nhóm xin cảm ơn góp ý nhiệt tình thầy Đỗ Duy Thanh! LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com II Giới thiệu phần mềm OpenERP: a ERP gì? - ERP (Enterprise Resource Planning) hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Một cách cụ thể, ERP phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát trạng thái nhân lực Từ đó, họ lên kế hoạch khai thác nguồn tài nguyên hợp lý nhờ vào quy trình nghiệp vụ thiết lập hệ thống b OpenERP: - Là phần mềm ERP mã nguồn mở, thiết kế với mục tiêu đáp ứng nhanh nhu cầu doanh nghiệp - OpenERP tích hợp nhiều module tương ứng với hoạt động đa dạng doanh nghiệp Các phân hệ OpenERP bao gồm: + Quản lý quy trình nghiệp vụ – Business Process + Quản lý thông tin đối tác – Partners + Quản lý danh mục sản phẩm – Products + Quản lý Tài – Financial Management + Quản lý cung ứng mua hàng – Purchase Management + Quản lý phân phối bán hàng – Sales Management + Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp – CRM & SRM + Quản lý sản xuất – Manufacturing Management + Quản lý kho hàng – Stock Management + Quản lý nhân tính lương – Human Resoucre & Payroll + Quản lý tài liệu chứng từ – Document Management + Hệ thống báo cáo, biểu đồ – Reporting & Dashboard + Kinh doanh thơng minh – Business Intelligence - Có thể linh động cài đặt OpenERP cho cửa hàng bán lẻ, phần mềm trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý buôn bán cửa hàng c Ưu điểm OpenERP: - Môi trường cài đặt rộng: Windows, Linux, Unix, Mac OS X, … - Dễ cài đặt, dễ sử dụng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com III IV - Hỗ trợ nhiều ngơn ngữ (hơn 20 ngơn ngữ) - Tính tồn diện: có đầy đủ module cần thiết cho doanh nghiệp (hơn 500 module) - Tính mạnh mẽ: hoạt động tự động thiết kế báo cáo, thu thập thơng tin - Tính linh hoạt: tương tác qua Web qua ứng dụng Windows, module liên kết chặt chẽ logic, tương tác với số phần mềm Microsoft Office, OpenOffice.org, … - Mã nguồn mở: khơng tốn phí quyền cho OpenERP, chỉnh sửa mã nguồn tự viết thêm module phù hợp với nhu cầu công ty - Có thể linh hoạt cài đặt sử dụng OpenERP cho cửa hàng bán lẻ việc quản lý buôn bán Giới thiệu module “Point of Sale”: a Các nút chức module: - Để bắt đâu phiên bán hàng click “New Session” - Để đóng phiên bán hàng click “Close Session” - OpenERP có chức “Select Your point of sale” chọn người bán hàng - “Put Money In”: bỏ tiền vào máy tính - “Order”: quản lý order cửa hàng bao gồm: thời gian bán, tên nhân viên đứng bán, sản phẩm bán - “Take Money out”: lấy tiền khỏi máy tính tiền - “Payment Methods”: thêm cơng cụ tính tiền - “Product Categories”: danh mục sản phẩm, thêm sản phẩm trong mục - Khi kết thúc phiên bán hàng, thông tin phiên lưu lại mục “All Session” mục có admin truy cập (trong trường hợp chủ cửa hàng hay người trao quyền quản trị) b Các module liên quan: - Accounting: thực việc kiểm tra kế tốn - Warehouse: thực quy trình nhập hàng - Reporting: thực cơng việc phân tích bán hàng để đưa chiến lược kinh doanh phù hợp Khảo sát quy trình bán lẻ: a Quy trình: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com b Giải thích quy trình: i Nhập hàng: Nhập sản phẩm theo lô: - Là công đoạn nhập sản phẩm vào kho theo lô mà cửa hàng mua từ nhà cung cấp - Đếm số lượng sản phẩm lơ đó, cập nhật số lượng sản phẩm mà cửa hàng có Xác định giá bán lẻ: - Sau nhập sản phẩm chủ cửa hàng phải định giá bán lẻ cho sản phẩm Ví dụ: sản phẩm áo thun có cổ, vải mỏng có giá mua vào lúc đầu 25.000 đồng/chiếc, chủ cửa hàng đặt lại giá bán 30.000 đồng/chiếc Phân khúc theo giá bán: - Là trình phân chia sản phẩm thành nhóm theo mức giá bán Ví dụ: sản phẩm áo thun có cổ, vải mỏng có giá bán 30.000 đồng thuộc nhóm sản phẩm có giá nhỏ 100.000 đồng Sản phẩm dày Nike3 có giá bán 250.000 đồng thuộc nhóm sản phẩm có giá bán từ 200.000 – 300.000 đồng ii Bán lẻ: Chọn mặt hàng: - Là khâu nhân viên bán hàng chọn sản phẩm mà khách hàng muốn mua LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com V Số lượng (giảm giá): - Nhập số lượng sản phẩm mà khách hàng muốn mua - Thực giảm giá (theo phần trăm) có Xuất hóa đơn: - Sau hoàn thành bước khách hàng chấp nhận trả tiền tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng thu tiền iii Kế toán – Phân tích liệu bán hàng: Kiểm tra thơng tin hóa đơn: - Thơng tin phiên bán hàng thống kê đầy đủ module “Accounting” - Chủ cửa hàng vào module “Accounting” (phần Cash Registers) để kiểm tra trình bán hàng nhân viên Mỗi dòng tương ứng với phiên bán hàng, phiên bán hàng có liệt kê số tiền khách đưa số tiền nhân viên thối lại cho khách lần bán hàng Thống kê lợi nhuận: - Liệt kê tổng số tiền phiên bán hàng module “Accounting” - Liệt kê tổng số tiền bán sản phẩm module “Reporting” Phân tích liệu bán hàng: - Dùng module “Reporting” filter theo chế độ phù hợp, dựa vào báo cáo hiển thị, chủ hàng đưa định hướng, chiến lược nhập hàng, bán hàng Thực quy trình với OpenERP – Cửa hàng bán lẻ quần áo: a Bán lẻ (thao tác chuột): Để tạo phiên bán hàng, vào mục “Point of Sale”, click vào nút “Start Selling” LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Khách hàng tự chọn sản phẩm cửa hàng mang sản phẩm quầy tính tiền - Nhân viên chọn mặt hàng (nhấp chọn mặt hàng hiển thị bên cạnh), số lượng mặt hàng (chọn mặt hàng có list chọn số lượng hệ thống phím ảo dưới), giảm giá (Disc) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Xác nhận toán tiền mặt: chọn toán tiền mặt (click nút “Cash Journal”) nhập số tiền khách hàng đưa vào ô “Cash journal (VND)”, click nút “Validate” để xác nhận tốn thối tiền cho khách hàng (nếu có) - In hóa đơn cho khách hàng, click nút “Next Order” để tiếp tục phiên bán hàng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Để kết thúc phiên bán hàng, click nút “Close” phía góc phải mà hình, muốn tiếp tục phiên click nút “Continue Selling”, xác nhận đóng phiên click nút “Validate Closing & Post Entries” b Kế tốn – Phân tích liệu bán hàng: i Kế toán: - Trong module Accounting, chọn phần Cash Register(các khoản thu chi tiền mặt) giao diện liệt kê tất phiên bán hàng diễn kèm theo ngày tháng cụ thể 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Chọn vào giao dịch bất kỳ, có thông tin lượt bán hàng bao gồm tiền khách đưa lượt tiền thối lại ii Phân tích liệu bán hàng: - Trong module “Reporting” → “Point of sale” → “Order Analyst”, chọn mục cần lọc tìm kiếm Như hình sau nhóm chọn lọc theo giao dịch diễn vào ngày hôm 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Cuối tháng, chủ doanh nghiệp lọc theo tháng theo mặt hàng để biết mặt hàng bán nhanh mặt hàng khó bán, doanh thu đạt để định chiến lược nhập hàng tăng/giảm giá cho tháng bán hàng - Trong phân mục Report → POS → Detail of Sale, xuất chi tiết bán hàng theo thời gian (ngày, tháng, quý, năm) để lưu trữ xem xét cần thiết 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com c Nhập hàng: - Tạo phân mục theo giá bán lẻ, mục “Product Categories” chọn “New” - Nhập sản phẩm cách sử dụng module “Product” module POS Click chọn “Create” - Tại trường “Information” nhập vào “Tên sản phẩm”, chọn hình minh họa phù hợp cho sản phẩm nhập vào giá bán lẻ 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tại trường “Procurement” nhập vào giá mua vào khung “Cost price” - Tại trường “Inventory” nhập số lượng hàng cần nhập vào kho vào mục “Quantity on hand” 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tại trường “Sales” nhập thời hạn bảo hành vào mục “Warranty” cho phép sử dụng module POS để bán lẻ chọn phân mục phù hợp để phân loại hàng hóa theo giá bán (sự phân loại hiển thị giao diện bán hàng POS) - Tại trường “Accounting” chọn mức thuế áp dụng cho sản phẩm (trong trường hợp nhóm chúng em chọn mức thuế GTGT 10% cho tất sản phẩm cửa hàng) 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com VI VII Đánh giá đề tài: a Ưu điểm: i Đề tài cao có tính ứng dụng cao, áp dụng vào thực tế ii Tận dụng số ưu điểm OpenERP như: tính liên kết module OpenERP, cài đặt dễ dàng nhiều môi trường khác iii Khai thác hiệu quy trình bán hàng thực tế (quy trình bán lẻ quần áo) iv Hướng dẫn chi tiết bước quy trình khảo sát b Nhược điểm: i Khâu bán hàng chưa thao tác bàn phím ii Chưa kết nối với Web Server c Hướng mở rộng: i Tìm hiểu cài đặt cho phần “Point of Sale” để người bán hàng thao tác nhanh bàn phím ii Cấu hình cho kết nối với Web Server bán hàng Tài liệu tham khảo: a 10 diều cần biết ERP (nguồn: http://gscom.vn/portal/20091204402/chuyende-erp/10-dieu-can-biet-veerp.html) b OpenERP (nguồn: http://vi.wikipedia.org/wiki/OpenERP) c Giới thiệu phần mềm OpenERP (nguồn: http://hacao.com/home/vi/news/ERP/Gioi-thieu-phan-mem-OpenERP11/) 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... phục vụ cho việc quản lý hàng hóa, bán hàng, quản lý chứng từ, hóa đơn, giảm gánh nặng cho người quản lý người bán hàng Bên cạnh đó, cịn nhiều cửa hàng sử dụng cách thức quản lý bán hàng thủ cơng... phẩm – Products + Quản lý Tài – Financial Management + Quản lý cung ứng mua hàng – Purchase Management + Quản lý phân phối bán hàng – Sales Management + Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp... Cuối tháng, chủ doanh nghiệp lọc theo tháng theo mặt hàng để biết mặt hàng bán nhanh mặt hàng khó bán, doanh thu đạt để định chiến lược nhập hàng tăng/giảm giá cho tháng bán hàng - Trong phân