Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý công văn

Đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý công văn” LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Lời nói đầu Ngày nay, cơng nghệ thơng tin ngày phát triển tỏ rõ tầm quan trọng tất lĩnh vực, nói cơng nghệ thông tin trở thành thước đo để đánh giá phát triển xã hội đại – nơi mà người dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ dần tiến đến tin học hóa tất lĩnh vực để cơng việc có hiệu hơn, tiết kiệm thời gian nhân lực Trong lĩnh vực cơng tác quản lý ln giữ vai trị vơ quan trọng, có cơng tác quản lý văn Chính lẽ đó, học mơn phân tích thiết kế hệ thống thong tin, nhận thức vai trò quan trọng việc tin học hóa cơng tác quản lý, nhóm chúng tơi bắt tay vào thực đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thong tin quản lý văn bản” với hy vọng đề tài thành công đưa vào ứng dụng giúp cho công tác quản lý văn quan, xí nghiệp đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, hiệu hơn, thay cho cách quản lý truyền thống hồ sơ, sổ sách Trong trình thực đề tài, nhóm chúng tơi xin chân thành cảm ơn TS Phạm Quanh Trình- Giảng viên mơn PT TKHTTT nhiệt tình giúp đớ chúng tơi suốt q trình thực Đồng thời chúng tơi muốn gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Văn Hiền – trưởng phịng hành tổng hợp trường ĐH SP Hà Nội I , thầy Lâm Hồng Mạnh - chuyên viên phịng HC giúp chúng tơi q trình tìm hiểu hệ thống Do thời gian thực kiến thức cịn hạn chế nên đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong thầy bạn đóng góp ý kiến để chúng tơi hoàn thiện LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com I Tổng quan đề tài 1.1 Lý chọn đề tài Đối với xã hội, quản lý hoạt động liên quan đến kinh tế góp phần xây dựng xã hội tốt đẹp Đối với xí nghiệp, quan, tổ chức, cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị quan trọng hoạt động tổ chức đảm bảo thơng tin dạng văn cập nhật, lưu trữ chuyển tới người xử lý cách kịp thời xác Trước đây, cơng tác quản lý văn bản, công văn thực thủ cơng hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Việc làm thủ cơng gặp khơng khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, xếp Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất lĩnh vực cơng nghệ thơng tin, xí nghiệp, quan dễ dàng quản lý văn với sản phẩm phần mềm ưu việt Tìm hiểu cơng tác quản lý văn bản, nhận thấy trường ĐHSP Hà Nội I đơn vị sớm coi trọng đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ, tin học hóa cơng tác Gần nhà trường mạnh dạn đưa vào sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công việc với mục đích khắc phục hạn chế phương pháp quản lý thủ cơng Chính lẽ chọn trường ĐHSP Hà Nội I đơn vị khảo sát phục vụ cho q trình phân tích thiết kế hệ thông tin “Quản lý văn bản” 1.2 Phương pháp thực đề tài: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Để thực đề tài này, chúng tơi sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc – bao gồm hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, kiểm thử chất lượng… hoạt động thực song song với Đặc biệt hoạt động khảo sát, tiến hành nhiều lần , song song với hoạt động khác nhằm có thơng tin xác hệ thống Cụ thể: Chúng tiến hành lần khảo sát Lần 1- Tìm hiểu hệ thống tại, thức làm việc hệ thống phục vụ cho giai đoạn khảo sát sơ Ở lần khảo sát thứ 2- sau tìm hiểu thêm tài liệu tham chiếu, tiến hành đánh giá hệ thống tại( phát ưu - nhược điểm) Trong trình phân tích hệ thống, chúng tơi tiến hành song song với việc khảo sát lần để lần thấy rõ hệ thống tại, phân tích hệ thống để phục vụ cho giai đoạn thiết kế Cơng tác phân tích thực song song với giảng phần phân tích, sau học, lại tiến hành phân tích: Về chức năng, liệu… thực song song khảo sát Do thời gian hạn chế nên dừng lại công tác thiết kế, chưa thể đưa hệ thống vào kiểm thử II Khảo sát hệ thống LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.1 Cơ cấu tổ chức trường ĐHSP Hà Nội I: Trường ĐHSP Hà Nội I ngơi trường có truyền thống lịch sử lâu đời trường thành lập ngày 11 tháng 10 năm 1951,đây trường đầu ngành hệ thống trường sư phạm, trung tâm lớn đào tạo giáo viên nghiên cứu khoa học, nơi tạo nhiều nhân tài, nhà khoa học cho đất nước Dưới sơ đồ cấu tổ chức trường ĐHSP Hà Nội I: Sơ đồ tổ chức - Phòng Tổ chức - Nhà xuất ĐHSP - Toán - Tin - Viện nghiên cứu Sư Cánbộ - Trung tâm Đào tạo từ - Công nghệ phạm - Phịng Đào tạo xa thơng tin - Các Trung tâm - Phịng Sau đại - Trung tâm Thơng tin Vật lý nghiên cứu chuyên học thư viện Hóa học ngành - Phòng Hành - Trung tâm Nghiên cứu Sinh học - LABO cơng nghệ dạy Tổng hợp Tiểu sử - Sư phạm kỹ học - Phòng Kế hoạch- - Trung tâm Nội trú sinh thuật Tài viên Ngữ văn - Phòng Quản trị - Trung tâm Nghiên cứu Lịch sử - Phịng Cơng tác & Sản xuất Học liệu Địa lý Chính trị - Trung tâm Khảo thí - Giáo dục - Phịng Quan hệ - Trung tâm Công nghệ trị Quốc tế Thông tin - Giáo dục mầm - Phòng Khoa học - Các đơn vị TT khác non Công nghệ - Giáo dục tiểu - Phịng Tạp chí học LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TTKHCN - Phòng Bảo vệ - Phòng Y tế - Tâm lý giáo dục - Giáo dục quốc phòng - Quản lý giáo dục - Sư phạm tiếng Anh - Sư phạm tiếng Pháp - Bộ môn tiếng Nga - Giáo dục thể chất - Sư phạm âm nhạc-mỹ thuật - Giáo dục đặc biệt - Việt Nam học - Khối THPT Chuyên - Trường thực hành Và số thơng tin phịng Hành tổng hợp: Tên đơn vị: Phịng Hành - Tổng hợp Thông tin liên lạc:  Địa quan: Tầng 1, nhà Hành - Hiệu Trường ĐHSP Hà Nội, 136 đường Xuân Thuỷ, quận Cầu Giấy, Hà Nội  Số điện thoại: (84 4) 7547823  Số Fax: (84 4) 7547971  Email: hcth@hnue.edu.vn Ban lãnh đạo:  Trưởng phòng: ThS Nguyễn Văn Hiền o Phòng làm việc: Phịng 108, tầng 1, nhà Hành - Hiệu o Số điện thoại: (84 4) 7547225  Phó Trưởng phòng: ThS Nguyễn Nhật Tân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phòng làm việc: Phòng 109, tầng 1, nhà Hành - Hiệu o Số điện thoại: (84 4) 7547425 Đội ngũ cán bộ: 14 (5 ThS, CN, cán trung cấp) ThS Trần Hồng Thái ThS Nguyễn Tuấn Cường CV Lâm Hồng Mạnh CV Tô Thị Thuỳ Dương CV Lê Văn Long NV Đặng Văn Thêm NV Nguyễn Thị Vân Sinh NV Nguyễn Mạnh Hà NV Nguyễn Thị Tới 10.NV Bùi Thị Chắc 11.NV Lý Thu Hoà 12.ThS Nguyễn Thị Hằng o Chức nhiệm vụ:  Văn thư lưu trữ: - Quản lí sử dụng dấu theo luật hành chính, theo dõi cơng văn đến để trình Ban Giám hiệu, chuyển công văn chụp đến đơn vị cá nhân có liên quan, cơng chứng văn bằng, chứng trường cấp, đóng dấu loại văn hành chính, lưu trữ gốc loại công văn đến trường, - Chế bản, chụp loại tài liệu theo yêu cầu Ban Giám hiệu đơn vị tồn trường - Nhận chuyển loại cơng văn nội bộ, thư báo đến đơn vị cá nhân trường  Lễ tân: - Chuẩn bị phòng họp, hội trường, thiết bị, phương tiện kĩ thuật cho họp đón tiếp khách - Quản lí phòng họp, phòng khách, hội trường B1 phòng làm việc Ban Giám hiệu  Tổng hợp: - Theo dõi hoạt động đơn vị việc thực kế hoạch công tác Ban Giám hiệu; làm đầu mối cho việc tổ chức hoạt động chung trường; dự thảo loại báo cáo định kì đột xuất theo yêu cầu cấp trên; tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết năm học theo đạo Ban Giám hiệu; tư vấn cho Ban Giám hiệu việc lập kế hoạch công tác tuần, tháng cải tạo nâng cấp sở vật chất phục vụ cơng tác hành trường Thực việc đưa tin lên trang web trường Lịch sử truyền thống LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phịng Hành - Tổng hợp phòng thành lập sớm để thực chức hành nhà nước trường ĐHSP Hà Nội Cùng với trình xây dựng phát triển trường ĐHSP Hà Nội, phịng Hành - Tổng hợp trải qua nhiều thời kỳ, thay đổi theo yêu cầu phát triển chung nhà trường Hiện phịng Hành - Tổng hợp có 14 cán có thạc sĩ, cử nhân Tuy lực lượng cán bộ, công nhân viên mỏng phịng phải đảm nhận khối lượng cơng việc lớn mang tính chất hành phục vụ tồn trường Để đảm bảo cơng việc đạt hiệu cao, cán phòng chia làm nhiều phận, phận chun mơn hóa để thực tốt chức theo phân công phịng, nhiên có cộng đồng trách nhiệm hỗ trợ cần thiết Trong nửa kỷ qua, với cố gắng cán bộ, nhân viên: phịng Hành - Tổng hợp thực góp phần vào q trình xây dựng phát triển trường Đại học Sư phạm Hà Nội - Đó sở để phịng vững bước lên giai đoạn - Giai đoạn xây dựng trường ĐHSP trọng điểm Vừa qua, với mong muốn ngày nâng cao chất lượng đào tạo trường ĐHSP trọng điểm, đáp ứng yêu cầu kỷ mới- kỷ phòng HCTH bước đầu đưa hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động Thành tích khen thưởng:  Bằng khen Bộ Giáo dục Đào tạo (các năm học 19992000, 2001-2002)  Tập thể lao động giỏi xuất sắc Trường liên tục từ năm học 1999-2000 đến năm học 2003-2004 2.2 Mơ tả quy trình hoạt động hệ thống tại: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hệ thống quản lý văn trường ĐHSP Hà Nội I sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, cơng việc cơng ty máy tính Thanh Vân Các văn lưu trữ phân làm hai loại: Văn đến văn Hệ thống hoạt động theo quy trình sau: Đối với văn đến: Khi có văn gửi đến(trực tiếp qua mạng nội gián tiếp qua đường bưu điện, máy fax…), nhân viên phòng hành tiếp nhận văn bản,lấy thơng tin cần thiết để cập nhật vào sổ theo dõi, phần mềm quản lý: Ngày đến, số đến, SHVB, trích yếu nội dung… Sau tiến hành nhân văn đủ số lượng để gửi đến đơn vị/ phòng ban nhận văn đến ghi văn Đối với văn cần trả lời, phòng hành chuyển qua đơn vị cần lấy ý kiến trả lời tiến hành trả lời văn theo ý kiến Đối với văn đi: Văn (bao gồm văn nội bộ) lãnh đạo phòng, ban giám hiệu hay đơn vị trường soạn thảo Các văn chuyển đến phịng hành để nhân viên cập nhật vào hệ thống với thông tin: Ngày gửi, loại văn bản, số KH, trích yếu nội dung, nơi nhận…trước gửi Tùy theo phân quyền người sử dụng, mà người dùng hệ thống tìm kiếm văn đến để tiến hành chép, chỉnh sửa, in ấn… theo mục thống kê: theo ngày đến, theo khối phát hành, theo loại văn bản, theo tình trạng xử lý hay văn chuyển xử lý Hàng tháng, nhân viên phịng hành tổng hợp sổ theo dõi văn đến- để báo cáo tình hình giải văn đến tình hình văn Người dùng tìm kiếm văn đến – theo mục thống kê :theo ngày tháng văn bản, theo nơi gửi – nơi nhận, theo loại văn Vai trò phận hệ thống quản lý văn trường: - Phịng hành phận có trách nhiệm tiếp nhận văn phê duyệt Ban giám đốc (hoặc uỷ quyền LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ban giám đốc) đưa vào máy (nhập, scan,…) gửi đến hệ thống máy chủ - Ban lãnh đạo người có đủ thẩm quyền quy định thong tin hệ thống: định loại văn bản, sổ văn bản, mức độ khẩn, mậ, văn chuyển đến thực hiện… - Đơn vị / phòng ban: đơn vị trường có nối mạng máy tính 2.3 Thơng tin đầu vào: Dữ liệu quản lý văn đến Số thứ tự (số đến):…………………………………………… Ngày đến:…/…/… Tên quan ban hành:…………………………………… Số ký hiệu văn bản:……………………………………… Ngày tháng văn (ngày ký):……………………………… Tên loại văn bản:……………………………………………… Trích yếu nội dung văn bản:…………………………………… Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật):……………………… Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc):………………… 10 Số tờ:………………………………………………………… 11 Ý kiến phân phối:……………………………………………… 12 Thời hạn giải quyết:…………………………………………… 13 File văn đến đính kèm:…………………………………… Dữ liệu quản lý văn Số ký hiệu văn bản:……………………………………… Ngày tháng văn bản:…/…/… LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Cơ quan ban hành Đơn vị nhận Tên CQ ban hành Tên ĐV nhận Địa SĐT Văn Số - KH VB Ngày ký Tên CQ ban hành Người ký Tên ĐV nhận Địa SĐT Ngày đến Ngày ký Ngày đến Ngày hiệu lực Tiêu đề Trích yếu Mã loại VB Mã lĩnh vực Loại văn Lĩnh vực Mã loại VB Mã lĩnh vực Tên Loại VB Tên lĩnh vực b Xây dựng lược đồ liệu theo mơ hình quan hệ: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Bảng chuẩn hóa thực thể: Văn Tài liệu/ kiểu thực thể Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF Số - KH VB Số - KH VB Số - KH VB Tên CQ ban hành Tên CQ ban hành Tên CQ ban hành Tên ĐV nhận Ngày hiệu lực Ngày hiệu lực Địa Tiêu đề Tiêu đề SĐT Trích yếu Trích yếu Ngày ký Mã loại VB Mã loại VB Ngày đến Mã lĩnh vực Mã lĩnh vực Ngày hiệu lực Tên ĐV nhận Tên ĐV nhận Tiêu đề Địa Trích yếu SĐT Tên CQ ban hành Người ký Ngày ký Địa Mã loại VB Người ký SĐT Tên loại VB Ngày đến Ngày ký Mã lĩnh vực Tên loại VB Người ký Tên lĩnh vực Tên lĩnh vực Tên ĐV nhận Địa SĐT LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ngày đến Mã loại VB Tên loại VB Mã lĩnh vực Tên lĩnh vực IV.Thiết kế hệ thống LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4.1 Thiết kế lược đồ chương trình: a Các Modul chương trình: Xây dựng chương trình quản lý văn gồm modul chính:  Modul cập nhật, chỉnh sửa văn bản: Cập nhật văn bản(đến-đi) T2 VB Xác định chức T2 VB Ghi lại T2 VB T2 VB Thêm Lưu Chỉnh sửa modul tìm kiếm: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tìm kiếm Yêu cầu Kết Kết Xác định yêu cầu tìm kiếm YC Kết YC YC KQ KQ KQ Tìm kiếm theo ngày Tìm kiếm theo lĩnh vực Tìm kiếm theo trích yếu ND Modul thống kê báo cáo Thống kê – báo cáo Thống kê VB theo trường: Loại VB, ngáy/tháng,CQ ban hành, nơi nhận Báo cáo tình hình giải VB đến, tình hình VB b Đặc tả modul: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Modul cập nhật, chỉnh sửa văn BEGIN Input: Thông tin VB Thông tin cập nhật? N Cập nhật T2 VB Y Sửa T2 VB N Chính xác? Y Save END modul tìm kiếm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BEGIN Input: Các thông tin yêu cầu TK N Tìm kiếm? Y Hiển thị kết xuất T2 Y Tiếp tục? N END 4.2 Thiết kế file liệu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Các bảng liệu xây dựng từ thực thể xác định Mỗi bảng tương ứng với file liệu  Bảng Cơ quan ban hành: Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi Ten_CQBH Nvarchar 80 Tên quan ban hành Điachi Nvarchar 50 Địa SĐT Number 11 Số điện thoại Ngayky SmallDatetime Nguoiky Nvarchar Ngày ký 30 Tên người ký  Bảng Đơn vị nhận: Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi Ten_ĐVNhan Nvarchar 80 Tên đơn vị nhận Điachi Nvarchar 50 Địa SĐT Number 11 Số điện thoại Ngayden SmallDatetime Ngày đến  Bảng Loại văn bản: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi Ma_loaiVB Char Mã loại văn Ten_loaiVB Nvarchar 20 Tên loại văn  Bảng Lĩnh vực: Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi Ma_linhvuc Char Mã lĩnh vực Ten_linhvuc Nvarchar 30 Tên lĩnh vực  Bảng Văn bản: Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi So_KHVB Char 10 Số ký hiệu văn Ten_CQBH Nvarchar 80 Tên quan ban hành Ngay_hieuluc SmallDatetime Tieude Nvarchar 200 Tiêu đề Trích yếu Nvarchar 200 Trích yếu Ma_loaiVB Char Mã loại văn Ma_linhvuc Char Mã lĩnh vực Ten_ĐVNhan Nvarchar 80 Tên đơn vị nhận Ngày hiệu lực 4.3 Thiết kế giao diện nhập: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Màn hình đăng nhập vào hệ thống LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Màn hình cập nhật văn đến LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Màn hình cập nhật văn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4.4 Thiết kế biểu mẫu xuất: Thiết kế biểu mẫu xuất văn đến Thiết kế biểu mẫu xuất văn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com V.Kết luận Qua trình tìm hiểu,nghiên cứu đề tài,chúng tơi tiến hành khảo sát,phân tích(về chức năng,về liệu),thiết kế sơ bộ(xác định modul,đặc tả modul,thiết kế giao diện nhập,biểu mẫu xuất,thiết kế file liệu) Tuy nhiên thời gian có hạn nên chúng tơi chưa thiết kế sở liệu để test thử chương trình, đề tài chưa hồn chỉnh Trong thời gian tới, nhóm chúng tơi cải tiến số chức chưa hoàn chỉnh chương trình thiết kế để cài đặt sở SQL Server Chính vậy, chúng tơi mong nhận đóng góp ý kiến từ phía thấy bạn để chương trình hồn thiện LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tài liệu tham khảo: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB ĐHQG Hà Nội, 2003 Trần Thành Trai, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Trẻ, 1996 Phạm Quang Trình, Giáo trình PT&TKHT Phạm Hữu Khang-Hồng Đức Hải-Trần Tiến DũngĐoàn Thiện Ngân,C# 2005,NXB Lao Động Xã Hội, 2008 Thạc Bình Cường, Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin,NXB ĐHSP ToBy J.Teorey, Mơ hình hóa thiết kế sở liệu( Trần Đức Quang dịch), NXB Thống Kê, 2002 Website: http://www.vpub.hochiminhcity.gov.vn http://hnue.edu.vn Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... lý văn + “Yêu cấu thống kê” từ đơn vị nội vào quản lý văn + “Trả lời” từ quản lý văn đơn vị nội + “Yêu cầu báo cáo”, “thông tin hệ thống? ?? từ ban lãnh đạo vào quản lý văn + “Kết quả” từ quản lý. .. ? ?Văn đến” từ CQ vào quản lý văn + ? ?Văn đi” từ quản lý văn đến CQ + ? ?Văn đến” từ quản lý văn đơn vị nội LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + ? ?Văn đi” từ đơn vị nội vào quản. .. nhóm chúng tơi bắt tay vào thực đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thong tin quản lý văn bản” với hy vọng đề tài thành cơng đưa vào ứng dụng giúp cho công tác quản lý văn quan, xí nghiệp đơn