Công tác quản lý thư viện tại trường ĐHDL hải phòng

ĐỀ TÀI: Công tác quản lý Thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mơn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Mô tả thực trạng thực tế hệ thống cũ Trong trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng em thu nhận số vấn đề sau: Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng hệ thống Quản lý thư việnlớn hệ thống thư viện thành phố Hải Phịng Cơng tác quản lý “Thư viện ” Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước tin học hoá chưa phát triển cơng việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức quản lý giấy tờ sổ sách dẫn đến việc lưu giữ cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức thiếu độ xác Do đó, cơng việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công không đáp ứng nhiệm vụ mục tiêu hệ thống gây ảnh hưởng lớn tới suất, chất lượng hiệu công việc Để khắc phục nhược điểm đây, đồng thời nhờ vào phát triển nhanh chóng Cơng nghệ.thơng tin xây dựng chương trình quản lí hệ thống “Thư viện” giúp cho cơng tác quản lí nhu cầu cần thiết cấp bách để tự động hóa công tác 2.Yêu cầu hệ thống Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm Trường ĐHDL HP cần phải xây dựng hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu hệ thống góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi ssỏ sách giấy tờ ,làm việc máy tính nhanh chóng xác thuận tiện 3.Mơ tả qui trình hoạt động hệ thống Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thủ thư lập danh mục sách cần mua để trình nhà trường duyệt ,sau truong duyet thủ thư lập phiếu mua sách va gửi tới nhà cung cấp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư tiếp nhận sách lập phiếu toán gửi nhà cung cấp Sách xử lí trước cho vào kho Quá trình mượn sách độc giả giáo viên sinh viên có nhu cầu đọc phịng thư viện mượn nhà thực theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần mượn lên phiếu mượn sách chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách trinh thẻ sinh viên ,thủ thư kiểm tra thông tin phiếu kiểm tra sách sách có kho độc giả mượn sách Thư viện trường làm việc theo hành từ thứ đến thứ 7,buổi sáng từ 7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h Đối với sách mượn đọc phòng đọc khơng thu lệ phí nào.Nhưng mượn sách khỏi phịng đọc thực thu phí theo bảng tính phí mượn sách thời hạn trả sách Giới hạn sinh viên mượn tối đa 10 đầu sách lần mượn độc giả đến mượn sách phải theo nội quy quy định thư viện: +Trả sách kỳ hạn định.Thời gian hạn định mượn sách kỳ học.Nếu vi phạm thời gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách 500 đồng /1 ngày cộng với tiền mượn ban đầu +Sách bị hay hỏng so với ban đầu mượn lập biên phải bồi thường gấp đơi tiền sách in bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu +Sinh viên mượn thêm sách hoàn trả hết phần số sách mượn +Khi trả sách thủ thư kiểm tra sách kiểm tra thông tin người mượn ghi sổ trả sách ,ghi phiếu toán cho sinh viên Cuối ngày hệ thống phải tổng hợp hố đợn sổ sách tình hình hoạt động cho ban lành đạo có yêu cầu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Kế hoạch vấn KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người hỏi :Trần Hữu trung Người vấn :Nguyễn văn Hạnh Địa :trường DHDL Hải Phòng Thời gian hen ngày 20/03/2006 Phòng F301 Thời gian bắt đầu 11h Thời gian kết thúc 11h40’ Đối tượng Các yêu cầu đòi hỏi: Người vấn phải có trình độ kinh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -Đối tượng hỏi là:Thủ thư nghiệm,chuyên môn mượn trả sách trường ĐHDL Hải phịng -Cần thu thập nhứng thơng tin về:q trình quản lí sách thư viện Chương trình Ước lượng thời gian - Giới thiệu phút - Tổng quan dự án phút - Tổng quan vấn phút Chủ đề đề cập Xin phép ghi âm 10 phút -Chủ đề 10 phút -Chủ đề phút -Chủ đề phút - Chủ đề - Tổng hợp nội dung chính,ý kiến ngời hỏi Kết thúc cám ơn hợp tác giúp đỡ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Dự kiến tổng cộng:38 phút 2.Phiếu vấn PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP Người hỏi :Trần Hữu trung Ngày:20-3-2006 Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh Câu hỏi Câu 1: Xin anh cho biết quy trình Ghi Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách nhập sách xử lý sách thư tháng tháng 11 đủ thủ thư lập phiếu yêu viện ? cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt gửi tới nhà cung cấp sách nhập LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com sử lý đánh mã cho sách đưa vào kho Câu 2: xin anh cho biết quy trình Trả lời : Sinh viên có u cầu mượn sách viết thơng mượn trả sách thư viện ? tin họ thông tin sách cần mượn vào phiếu mượn sách Thủ thư kiểm tra thông tin người mượn kiểm tra sách sách có kho sinh viên mượn sách Khi trả sách thủ thư kiểm tra sách kiểm tra thông tin người mượn ghi sổ trả sách ,ghi phiếu toán cho sinh viên Câu 3: Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn ngồi lệ phí mượn sách bình thường tiền phạt 500 đồng/ngày Nếu có cố sẩy xử lý nào? Sách bị hay hỏng so với ban đầu mượn lập biên phải bồi thường gấp đơi tiền sách in bía cộng với tiền mượn sách ban đầu Đánh giá chung: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3.Lưu đồ công việc (lưu vấn) Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường Trang ĐHDL Hải Phòng Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách Ngày 10/05/2006 Thủ thư Người quản lý Bên Phiếu yêu cầu (D1) Phiếu mượn, trả (D4) Tiếp nhận ,ghi phiếu (T3) Thẻ thư viện(D3) Danh sách cần mượn(D2) Lập phiếu mượn sách(T1) NHA CUNG CAP BAN LÃNH ĐẠO Đơn sách D(5) Tiếp nhận kiểm phiếu(T2) (D6)Loại sách mượn,trả 4.Bảng mô tả chi tiêt tài liệu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL Trang Hải Phịng Loại: Phân tích trạng Mô tả liệu Số tt: Ngày 10/05/2006 Tên liệu: Phiếu mượn sách Định nghĩa Là phiếu dựng để ghi thông tin người mượn loại sách cần mươn Cấu trúc khn dạng Kích cỡ nhỏ,có ghi thơng ting sinh viên mượn,các loại sách Loại hình mượn,số lượng sách mượn… Số lượng Sơ cấp (Tài liệu gốc) Ví dụ 10quyển/1 lần Lời bình Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách sách cần mượn 5.Bảng mô tả chi tiết công việc: Dự án: Tiểu dự án:Quản lý thư viện Trang:1 trường ĐHDL Hải Phịng Loại:Phân tích Mơ tả cơng việc Số tt:1 trạng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ngày:18-3-2006 Công việc:Lập phiếu mượn sách Điều kiện bắt đầu Sinh viên có u cầu mượn sách,cịn sách kho Thông tin đầu vào: Trong thời gian mở cửa thư viện Kết đầu ra: Phiếu yêu cầu,danh mục sách cần mượn Nơi sử dụng: Phiếu mượn có chữ ký người mượn sách chuyển cho người mượn Tần xuất: Phòng mượn,phòng đọc Thời lượng: Thực theo nội quy thư viện Quy tắc: Trường hợp thư viện hết sách có thơng báo Lời bình: Nếu sinh viên mượn sách qúa hạn bị phạt Trong thời gian mượn sách mà đụng sinh viên hết thời gian mở mà vần cịn người mượn sách phải sang ngày hơm khác mượn Nếu ngày thư viện không mở cửa có thơng báo cho sinh viên biết 6.Bảng tổng hợp công việc LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể liệu) Số tt Tên vai trị Kiểu Cơng việc liên quan D1 Danh mục sách mượn Ký tự T1 D2 Phiếu nhập sách D3 bảng tính phí mượn sách Ký tự T1 D4 Phiếu mượn sách Ký tự T1 D5 phiếu giao sách Ký tự T1,T2 D6 sổ mượn sách Ký tự T1 D7 sổ trả sách Ký tự T2,T3 D8 phiếu toán Ký tự D9 Biên cố Ký tự D10 Báo cáo Ký tự T1,T LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8:Bảng tổng hợp từ điển liệu STT Tên gọi ý Kiểu Cỡ Khuôn dạng nghĩa Số phiếu Ký tự Lĩnh Quy tắc, ràng vực buộc Kế Số toán Ngày mượn Ngày 15 Ngày…thỏng…năm… Kế Chữ,số toán Tên sinh Ký tự 30 Kế viên Chữ toán Mã sinh viên Ký tự Mã SV Kế Số toán địa Ký tự 50 Lớp…Khoa… Kế Chữ,số toán Tên ,mã Ký tự loại sách 40 M+mã sách Thủ Chữ,số quỹ mượn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Biểu đồ ngữ cảnh : NHÀ CUNG y/c mua sách Thông tin Cung cấp sách Hoá đơn TT y/c mượn sách QUẢN L Ý THƯ VIỆN Cun trả Thông g sách tin cấp sách y/c báo cáo báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Phiếu TT ĐỘC GIẢ Mô tả lời : Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thủ thư lập lập phiếu mua sách gửi tới nhà cung cấp yêu cầu mượn sách Nhà cung cấp có thơng tin phản hồi lại thư viện Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư tiếp nhận sách lập phiếu tóan gửi nhà cung cấp độc giả có nhu cầu mượn sách , độc giả viết phiếu y/c mượn sách chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách , hệ thống có thơng tin phản hồi lai độc giả ,thủ thư kiểm tra thông tin phiếu kiểm tra sách sách có kho độc giả cung cấp sách Khi độc giả trả sách thủ thư kiểm tra sách kiểm tra thông tin người mượn ghi sổ trả sách ,ghi phiếu toán cho sinh viên Cuối ngày hệ thống phải tổng hợp hoá đợn sổ sách tình hình hoạt động cho ban lãnh đạo có yêu cầu báo cáo LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH Nhập sách Mượn sách 3.Trả sách 1.1 Phiếu nhập 1.2 Kiểm tra 2.1 Tra cưu sách 2.2 lập phiếu mượn sách 2.3 Xử lý phiếu mượn 2.4 giao sách 3.1 y/c trả sách Kiểm tra cố 3.2 Kiểm tra sách Lập biên 3.3 Ghi sổ trả sách Giả cố 1.3 Sử lý sách 1.4Ghi sổ nhập cố Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo 3.4 Lập phiếu TT 2.5 ghi sổ mượn Mô tả chi tiết chức : 1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách thủ thư lập phiếu nhập gửi tới nhà cung cấp để yêu cầu mua sách 1.2 Kiểm tra : nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư kiểm tra sách kiểm tra đon giá sách LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 1.3 Sử lý sách: sách nhập thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt dán mã vạch để chuyển vào kho 1.4 Ghi sổ nhập: sau sách dán mã vạch ghi số đăng ký cá biệt ghi vào sổ nhập kho 2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách tra cứu danh mục sách sách có kho đăng ký mượn 2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi tra cứu sách có kho độc giả lập phiếu mượn sách để gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách 2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận phiếu mươn sách kiểm tra phiếu thông tin người mượn vào kho lấy sách làm thủ tục cho mượn sách 2.4Giao sách : Khi kiểm tra phiếu mượn thông tin người mượn sách xong, thủ thư lập phiếu giao sách giao sách cho độc giả 2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư ghi sổ mượn sách để luu thông tin người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách 3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn thư viện tới phòng trả sách giao cho thủ thư yêu cầu trả sách 3.2 Kiểm tra sách : độc giả trả sách ,thủ thư kiểm tra sách xem có sách mượn thư viện sách có bị hư hỏng khơng 3.3 Ghi sổ trả sách : Sau nhận sách thủ thư ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả trả sách để lưu thơng tin cho q trình tổng hợp báo cáo 3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách kiểm tra sách xong lập phiếu toán gửi cho độc giả để độc giả toán phiếu mượn sách LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4.1 Kiểm tra cố : Khi sẩy cố thủ thư kiểm tra cố để tìm hiểu thơng tin lập biên cố 4.2 Lập biên : Sau kiểm tra cố thủ thư lập biên ghi rõ cố để có phương hướng giải cố 4.3 Giải cố : Dựa vào biên cố quy định có thư viện thủ thư giải cố cách phạt tiền, cố nằm ngồi kiểm sốt thủ thư thủ thư trình lên ban lãnh đạo giải Ma trận thực thể chức năng: D1 Danh mục sách D2 Phiếu nhập sách D3 Bảng tính phí mượn sách LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com D4 Phiếu mượn sách D5 Phiếu giao sách D6 Sổ mượn sách D7 Sổ trả sách D8 Phiếu toán D9 Biên cố D10 Báo cáo D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nhập sách R Mượn sách R C C Trả sách R Sự cố Báo cáo C C U R U R R R R R C C C R R C Mơ hình luồng liệu mức 0: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 1.0 NHÀ CUNG CẤP phiếu nhập sách D2 NHẬP SÁCH 2.0 MỰƠN SÁCH D4 phiếu mượn sách D5 phiếu giao sách SINH VIÊN D3 Bảng tính phí mượn sách Danh mục sách D1 3.0 TRẢ SÁCH D6 Sổ mượn sách D7 Sổ trả sách 4.0 SỰ CỐ phiếu toán D8 D9 Biên cố D10 Báo cáo 5.0 BÁO CÁO BAN LÃNH ĐẠO LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng em thu nhận số vấn đề sau: Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng hệ thống Quản lý thư việnlớn hệ thống thư viện thành phố Hải Phịng Cơng tác quản. .. Hải Phịng Cơng tác quản lý ? ?Thư viện ” Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước tin học hố chưa phát triển công việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức quản lý giấy tờ sổ sách dẫn đến... luanvanchat@agmail.com 3.Lưu đồ công việc (lưu vấn) Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường Trang ĐHDL Hải Phòng Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách Ngày 10/05/2006 Thủ thư Người quản lý Bên Phiếu yêu