Thiết lập hệ thống ERP tại công ty TNHH profor

DANH M C CÁC T T VI T T T A BOM VI T T T GI I THÍCH Phê t (Approving) nh m c nguyên v t li u (Bill of materials) CEO Giám c (Chief Executive Officer) CIO Giám c công ngh thông tin (Chief Information Officer) CNTT Công ngh thông tin EDI Trao ERP Ho ch nh ngu n l c doanh nghi p (Enterprise Resource Planning) HTTT H th ng thông tin I i d li u i n t (Electronic Data Interchange) c thông báo (Informed) KH Khách hàng MRP Ho ch N/A Không áp d ng (Not Apply) NVL Nguyên v t li u PMB Ban qu n lý d án (Project Management Board) PPM Ph n tri u l i (parts- per-million) R Ch u trách nhi m (Responsible) S H tr (Supporting) TCO T ng chi phí s h u (Total Costs of Ownership) TNHH Trách nhi m h u h n nh nhu c u v t t (Material Requirement Planning) iv DANH M C B NG B ng 2.1: Khác gi a lo i hình tri n khai ERP 19 B ng 2.2: Các r i ro th ng g p trình tri n khai 25 B ng 3.1: M c tiêu c a d án 28 B ng 3.2: Deadline (Th i h n) th c hi n giai o n 31 B ng 3.3: Nhóm th c hi n phía cơng ty 32 B ng 3.4: Nhóm i tác th c hi n 32 B ng 3.5: B ng quy nh c p tác ng, xác su t 37 B ng 3.6: B ng qu n lý r i ro 37 B ng 3.7: M c ph li u bên PPM 61 B ng 3.8: S l ng n t hàng c a khách hàng 61 B ng 3.9: Hi u qu vi c giao hàng c a nhà cung c p 62 B ng 3.10: Hi u qu giao hàng cho khách hàng 62 B ng 3.11: T ng giá tr t n kho 63 v DANH M C HÌNH Hình 1.1: Hình nh t i cơng ty TNHH PROFOR Hình 1.2: Phòng tr ng bày m u s n ph m Hình 1.3: M t s s n ph m t i công ty Hình 1.4: S t ch c cơng ty TNHH PROFOR Hình 1.5: Giao di n b ng tính l ng ph n m m Ecount Hình 1.6: Giao di n qu n lý nhóm Hình 2.1: Bi u t tr ng ngành tri n khai ERP 18 Hình 3.1: K ho ch th c hi n c a d án 31 Hình 3.2: Ma tr n phân tích r i ro c a d án 41 Hình 3.3: Nhi m v c a quy trình Inbound Logistics 43 Hình 3.4: L u quy trình h u c n u vào (Inbound Logistics) 44 Hình 3.5: L u quy trình s n xu t - nh p kho 45 Hình 3.6: L u quy trình h u c n Hình 3.7: L u quy trình bán hàng - tốn c a PROFOR Ecount 48 u (Outbound Logistics) 46 Hình 3.8: Giao di n báo giá m i 49 Hình 3.9: Giao di n g i email báo giá n khách hàng 50 Hình 3.10: Giao di n t o n bán hàng m i t báo giá 51 Hình 3.11: Giao di n l p n bán hàng m i 51 Hình 3.12: Giao di n v n chuy n hàng 52 Hình 3.13: Giao di n thi t k Hình 3.14: Giao di n t o nh m c nguyên v t li u BOM 52 n hàng s n xu t m i 53 Hình 3.15: Giao di n xu t kho NVL m i 54 Hình 3.16: Giao di n nh p kho thành ph m - Tiêu hao Hình 3.17: Giao di n ki m tra ch t l Hình 3.18: Giao di n nh m c 55 ng thành ph m 56 ngh mua nguyên v t li u 57 Hình 3.19: Giao di n lên k ho ch mua hàng m i 57 Hình 3.20: Giao di n yêu c u báo giá m i 58 Hình 3.21: Giao di n n mua hàng m i 58 Hình 3.22: Giao di n hóa n mua hàng 59 vi Hình 3.23: Giao di n yêu c u ki m tra ch t l ng NVL u vào 59 vii M CL C NH N XÉT C A GI NG VIÊN H NG D N i NH N XÉT C A GI NG VIÊN PH N BI N ii L I C M N iii DANH M C CÁC T VI T T T iv DANH M C B NG v DANH M C HÌNH vi M C L C viii L IM U 1 Lý ch n tài M c tiêu nghiên c u Ph ng pháp nghiên c u it ng, ph m vi nghiên c u K t c u lu n v n CH NG 1: GI I THI U T NG QUAN V CÔNG TY TNHH PROFOR VÀ PH N M M ECOUNT 1.1 Gi i thi u v công ty TNHH PROFOR 1.1.1 Quá trình hình thành phát tri n 1.1.2 Ch c n ng l nh v c ho t ng 1.1.3 T ch c qu n lý c a n v 1.1.4 Chi n l c, ph ng h ng phát tri n c a công ty TNHH PROFOR hi n t i t ng lai 1.2 Gi i thi u v ph n m m Ecount ERP 1.2.1 L ch s ph n m m Ecount ERP 1.2.2 Các phân h ph n m m Ecount 1.2.2.1 Phân h h k toán 1.2.2.2 Phân h hàng t n kho 1.2.2.3 Phân h s n xu t 1.2.2.4 Phân h bán hàng 1.2.2.5 Phân h mua hàng 1.2.2.6 B ng l ng 1.2.2.7 Qu n lý nhóm viii CH NG 2: C S LÝ LU N V ERP 10 2.1 Khái ni m v ERP 10 2.2 Quá trình hình thành ERP 10 2.3 T ng quan nghiên c u tr c ó 11 2.3.1 Các cơng trình nghiên c u n c 12 2.3.2 Các cơng trình nghiên c u n c 14 2.4 Phân lo i ERP 16 2.4.1 Phân lo i theo quy mô công ty 17 2.4.2 Phân lo i theo l nh v c ngành 17 2.4.3 Phân lo i theo lo i hình tri n khai 18 2.5 Nhu c u xây d ng h th ng ERP 20 2.5.1 Xác nh s c n thi t c a h th ng ERP 20 2.5.2 L i ích c a ERP l nh v c s n xu t 21 2.6 Tri n khai ERP theo ph ng di n lý thuy t 22 2.6.1 Các giai o n c a d án 22 2.6.1.1 Giai o n chu n b 22 2.6.1.2 Giai o n th c hi n 23 2.6.1.3 Giai o n b o trì ph n m m h tr k thu t 25 2.6.2 Qu n lý r i ro trình tri n khai 25 2.6.3 Xác nh m c tiêu c a d án 26 2.6.4 Xác nh t l thành công c a d án 27 CH 3.1 NG 3: TRI N KHAI ERP T I CÔNG TY 28 M c tiêu th c hi n 28 3.2 K ho ch tri n khai 29 3.2.1 Khung th i gian c a d án 31 3.2.2 Nhóm th c hi n 32 3.2.2.1 Nhóm th c hi n phía cơng ty 32 3.2.2.2 Nhóm i tác th c hi n 32 3.2.3 Qu n tr s thay i c a d án 33 3.2.3.1 S ng h c a lãnh o công ty 35 3.2.3.2 Thay i v c c u t ch c 35 3.2.3.3 Thái nhân viên 35 3.2.3.4 Tuy n d ng t o nhân viên 35 3.2.3.5 Tri n khai t ng ph n, t ng b ph n 36 3.2.4 Qu n lý r i ro c a d án 36 3.2.5 Mơ t quy trình kinh doanh hi n t i 42 3.2.5.1 H u c n u vào (Inbound Logistics) 42 3.2.5.2 Quy trình s n xu t - nh p kho 44 3.2.5.3 H u c n u (Outbound Logistics) 46 3.2.5.4 Tài 46 3.3 Các quy trình ã tri n khai v i ph n m m Ecount ERP 47 ix 3.4 Ki m tra s ch p nh n c a khách hàng 60 3.4.1 M c tiêu c a d án 60 3.4.2 Các m c tiêu ph c a d án 60 3.4.2.1 T i a hóa ch t l ng c a trình s n xu t 60 3.4.2.2 T i a hóa ch t l ng c a quy trình h u c n 61 CH NG 4: M T S KI N NGH , KINH NGHI M RÚT RA SAU KHI TRI N KHAI D ÁN 64 4.1 i v i doanh nghi p 64 4.2 i v i nhà cung c p 66 K T LU N 69 TÀI LI U THAM KH O 71 x L IM Lý ch n U tài Trong tình hình th gi i ang ngày m t phát tri n, c nh tranh ngày gay g t th áp ng c nh ng thay i nhanh chóng, quy t li t òi h i doanh nghi p s n xu t kinh doanh ph i không ng ng h i nh p, ng d ng công ngh m i, hi n tr ng m i l nh v c ho t có i hóa ng kinh doanh c a Khi cơng ty m r ng quy mơ ng ngh a v i nh ng khó kh n vi c qu n lý quy trình, thông tin tin c y ngày m t nhi u lên Do ó, c n thi t ph i nh n nh ng công c ph n m m h tr M t nhóm cơng c n i b t h th ng ERP Vi c tri n khai h th ng qu n tr ngu n l c doanh nghi p (ERP – Enterprise Resource Planning) ang c doanh nghi p quan tâm r t nhi u Vi c ng d ng ERP doanh nghi p em l i nhi u l i ích, tin h c hóa m i d li u, qu n tr t ch c Nh vào ERP toàn b d li u c a doanh nghi p bao g m d li u n i b , khách hàng, i tác c qu n lý m t cách an tồn, hi u qu xác H n th n a vi c áp d ng ERP s giúp cho doanh nghi p t i u hóa c ngu n l c, ti t ki m th i gian, chi phí, áp ng k p th i nh ng yêu c u c a khách hàng V i h th ng thông tin hi n t i, công ty TNHH PROFOR ang g p r t nhi u khó kh n công tác qu n lý, ch a t n d ng t i a ngu n nhân l c, quy trình v n hành b ph n ch a c chu n hóa xuyên su t Thông tin gi a b ph n cơng ty ch a có s k t n i T t c nh ng vi c k ang gây nhi u lãng phí doanh nghi p gi i quy t v n này, xin ch n T I CÔNG TY TNHH PROFOR làm tài D ÁN THI T L P H TH NG ERP tài khóa lu n t t nghi p c a M c tiêu nghiên c u M c tiêu c a báo cáo mơ t q trình tri n khai h th ng ERP mơi tr ng kinh doanh c a m t công ty s n xu t thu c l nh v c c khí ch t o C th ó công ty TNHH PROFOR Ph ng pháp nghiên c u Nghiên c u, thu th p d li u, tài li u qua kênh sách báo, báo cáo, h i th o v vi c ng d ng ERP t i doanh nghi p Vi t Nam D a tham v n ý ki n tr ng phòng nhân viên phòng ban, b ph n công ty it it ng, ph m vi nghiên c u ng nghiên c u vi c s d ng ph n m m t i PROFOR Ph m vi nghiên c u ng d ng ERP t i phòng ban, n v tr c thu c t i công ty TNHH PROFOR K t c u lu n v n Lu n v n bao g m ch  Ch ng: ng gi i thi u chung v công ty TNHH PROFOR – công ty mà s tri n khai h th ng ERP K n ph n gi i thi u v ph n m m Ecount ERP, ây n n t ng công ty xây d ng h th ng ERP  Ch ng th h th ng ho ch  Ch ng c p n cơng trình nghiên c u i tr c c s lý lu n c a nh doanh nghi p ERP c p n trình tri n khai h th ng ERP t i công ty TNHH PROFOR  Ch ng m t s ki n ngh , kinh nghi m rút sau tri n khai d án CH NG 1: GI I THI U T NG QUAN V CÔNG TY TNHH PROFOR VÀ PH N M M ECOUNT 1.1 Gi i thi u v công ty TNHH PROFOR 1.1.1 Q trình hình thành phát tri n Cơng ty TNHH PROFOR Vi t Nam Bom, t nh c thành l p vào n m 2006 t i th tr n Tr ng ng Nai Là m t công ty chuyên v thi t k , ch t o khn m u, gia cơng chi ti t c khí (Phay, Ti n, EDM CNC), gia công d p linh ki n c khí có b n xác cao dùng ngành c khí ch t o Sau m t th i gian phát tri n không ng ng Tháng n m 2020 công ty ã m r ng quy mô nhà máy v i t ng di n tích 70.000 m2 Trong ó x B ng s n l c khơng ng ng ngh Tính doanh nghi p tr ng s n xu t chi m 4.000m2 n th i i m hi n t i PROFOR ã tr thành u tiên c a Vi t Nam xu t kh u thành công m t hàng búa, c lê sang th ng M v i nh ng n hàng giá tr lên t i 80 t ng Hình 1.1: Hình nh t i cơng ty Ngu n: T ng h p c a tác gi Sau ó b ph n kinh doanh ti n hành g i yêu c u báo giá t nh ng gi li u c a k ho ch mua, n bán hàng ct o b c Sau ó ti n hành lên n mua hàng (d li u t yêu c u báo giá) Hình 3.20: Giao di n yêu c u báo giá m i Ngu n: T ng h p c a tác gi M t thông báo phê t s g i hàng này, n u ng ý n ban lãnh n mua hàng s o Ban lãnh c g i i Các hóa o s xem xét n mua hàng s n mua cg i n b ph n kho Hình 3.21: Giao di n n mua hàng m i Ngu n: T ng h p c a tác gi 58 Hình 3.22: Giao di n hóa n mua hàng Ngu n: T ng h p c a tác gi Khi l p phi u mua hàng (nh p kho) s l ng t n kho B ph n kho d a nh ng hóa ki m tra s l n ct ng c c p nh t ng, ngày giao c a nguyên v t li u Khi nh n nguyên v t li u, b ph n kho s ti n hành l y m u yêu c u b ph n ki m tra nguyên v t li u u vào N u không nhãn “t ch i” b ph n thu mua s cung c p Ng t b ph n kho s ch u trách nhi m dán c thơng báo hồn hàng v phía nhà c l i v i nh ng lô nguyên v t li u t ch t l ng, b ph n kho s ti n hành nh p kho nguyên v t li u Hình 3.23: Giao di n yêu c u ki m tra ch t l ng NVL u vào Ngu n: T ng h p c a tác gi 59 Và b ph n s n xu t lúc s nh n s n xu t nh ã nói c thơng báo s n sàng Toàn b d li u c a quy trình t o l ch trình k ho ch c c p nh t nhanh chóng, tr c ti p qua ph n m m Ecount 3.4 Ki m tra s ch p nh n c a khách hàng Ki m tra s ch p nh n c a ng i dùng xác nh li u d án tri n khai có thành cơng vi c hồn thành m c tiêu c a d án b hay không Thông th b ng b c d án s c khác (th c hi n quy trình) ã gian c a d án, nên c thi t l p giai o n chu n c th c hi n sau t t c c hoàn thành Tuy nhiên h n ch v m t th i t nghi m thu, ánh giá s di n ng th i v i m t s giai o n c a trình th c hi n 3.4.1 M c tiêu c a d án M c tiêu c a d án tri n khai ã c thi t l p t giai o n chu n b gi m TCO, chi phí, th i gian c a công ty b ng cách h p nh t t t c quy trình thành m t h th ng nh t x lý t t c khía c nh c a quy trình t i cơng ty, t h u c n n s n xu t, tài Ecount ERP s x lý h u h t t t c d li u kinh doanh K t qu t c tính n ngày tháng 11 n m 2020 h th ng Ecount ERP ã ho t c s d ng ng hàng ngày c a PROFOR 3.4.2 Các m c tiêu ph c a d án B ng 3.1 ch ng ã xác nh rõ m c tiêu ph c a d án tiêu này, m t s ch s KPI c a công ty hi n t i ã i v i nh ng m c c s d ng làm th c o ánh giá s thành công c a d án 3.4.2.1 T i a hóa ch t l ng c a q trình s n xu t Quy trình s n xu t n n t ng c a t t c doanh nghi p s n xu t H mong mu n có th c i thi n nhi u t t Trong công ty PROFOR, công ty tr ng quan tâm n vi c nâng cao ch t l ng s n ph m s n ph m l i, nh m m c ích em u c ng nh gi m s l n cho khách hàng nh ng s n ph m ch t l nh t v i chi phí th p nh t Nh ng y u t tác ty Vì th tr ng c a PROFOR a s th tr s n ph m có ch t l ng ph li u, ng th p d n ng k ng n ng cao n doanh thu c a cơng c ngồi nh M , vi c xu t kh u n s khơng hài lịng c a khách hàng, m t lòng tin c a khách hàng m t khách hàng ti m n ng M t khác, n u t l s n ph m l i 60 cao d n n lãng phí tài nguyên s n xu t m t cách không c n thi t T t c i u u ph thu c l n vào trình s n xu t M c ph li u c t o trình s n xu t PROFOR ph n tr m PPM (Ph n tri u), t c t l s n ph m c bi u th b ng c coi ph li u t ng s m t tri u s n ph m B ng 3.7: M c ph li u bên PPM ( VT: %) Th i gian May 20 Jun 20 Jul 20 Aug 20 Sept 20 Oct 20 Nov 20 PPM 6,40% 7,36 % 7,74% 8,12% 6,98% 7,14% 5,33% Ngu n: Phòng ch t l ng công ty Tháng ng c a h th ng ERP cho th y t l ph li u s n xu t t ng th u tiên ho t th p h n Do c s d li u t p trung nên m c trình s n xu t, ch t l nguyên v t li u ng c giám sát ch t ch h n, gi m xác su t sai sót nh sai u vào B ng 3.8: S l Th i gian S n ki m soát t ng th cao h n, quy t hàng ng n t hàng c a khách hàng May 20 Jun 20 Jul 20 Aug 20 Sept 20 Oct 20 Nov 20 2 6 Ngu n: Phịng kinh doanh cơng ty Các ngun t c t l ng t Ecount ERP áp d ng cho m c ph li u c ng áp d ng cho ch t ng t ng th c a s n ph m y u t khác có th nh h ng u Ngoài ch t l ns l ng n ng t ng th c a thành ph m, m t t hàng c a khách hàng ó vi c s d ng v t li u óng gói khơng xác H th ng l u gi h s v ch ng lo i s l ng v t li u óng gói c s d ng cho m i thành ph m Các v t li u óng gói c bao g m hóa Qua b ng có th th y n v t li u c a s n ph m t cs l ng ng ng n hàng c a khách hàng có xu h ng t ng lên Cho th y vi c tri n khai ERP cơng ty ang có hi u ng tích c c 3.4.2.2 T i a hóa ch t l Quá trình h u c n thành ph m) ng c a quy trình h u c n m b o r ng s l ng xác nguyên v t li u thô (ho c hàng bán c chuy n vào s n xu t s l chuy n t n i s n xu t ng thành ph m t tiêu chu n c n khách hàng M c dù h u c n ch c ch n m t thành ph n quan tr ng c a b t k doanh nghi p s n xu t nào, c ng m t ho t ng phi s n xu t 61 th i gian dành cho trình h u c n không bao gi i u c ng h u c n c lâu h n nh ng c n thi t c ph n ánh m c tiêu mong mu n c a PROFOR l nh v c m b o tính k p th i c a t t c chuy n giao hàng, cho dù Vi c giao hàng khơng úng h n d n n s trì tr trình s n xu t c ng nh trình nh n hàng c a khách H n n a, th i gian giao hàng dài có th có tác ti p n ch t l n hay i ng gián ng hàng hóa, làm t ng kh n ng h h ng hàng hóa Tính k p th i c a vi c giao hàng c a nhà cung c p giao cho khách hàng PROFOR c bi u th b ng t l ph n tr m, t c có th i gian l ch gi a l ch trình giao hàng d ki n th i gian giao hàng th c t B ng 3.9: Hi u qu vi c giao hàng c a nhà cung c p ( VT:%) Th i gian May 20 Jun 20 Jul 20 Aug 20 Sept 20 Oct 20 Nov 20 95% 96% 96% 95% 94% 96% 98% Hi u qu vi c giao hàng c a nhà cung c p Ngu n: Phịng kinh doanh cơng ty S li u cho th y tháng ho t lý ng c a h th ng ERP m i, b ph n h u c n ã qu n s d ng thành công ch c n ng c a khơng b t t l i so v i xu h sáu tháng tr ng c a c Trên th c t , hi u qu c a vi c giao hàng c a nhà cung c p ã t ng kho ng 3% so v i tháng tr m t chút, có th c M t hi u ng t ng t , m c dù m c th p h n c quan sát th y hi u qu giao hàng cho khách hàng B ng 3.10: Hi u qu giao hàng cho khách hàng ( VT:%) Th i gian May 20 Jun 20 Jul 20 Aug 20 Sept 20 Oct 20 Nov 20 Hi u qu vi c giao hàng cho 97% 97% 96% 95% 96% 97% 99% khách hàng Ngu n: Phòng kinh doanh công ty Ngu n ti m n ng c a vi c c i thi n hi u qu v n chuy n kh n ng MRP c a Ecount ERP Trong tr ng h p nhà cung c p giao hàng, có th nh n nh th i gian thích h p cho m i nhà cung c p, i u giúp gi m thi u th i gian s n xu t dành cho vi c ch i nguyên li u u vào ho c úng h n cho phép l p k ho ch hi u qu kho ng th i gian Sau nguyên v t li u c giao, MRP s tính tốn m t l ch 62 trình t i u cho s n xu t xác s xu t ngày s m nh t có th s l ng thành ph m c hồn thành chu n b cho vi c v n chuy n Ch c n ng MRP tích h p c a Ecount gi m thi u s l ng tính tốn c n thi t trình h u c n k ho ch t i u cho m i n mb om t t hàng c a khách hàng M t ch s khác v nh ng c i ti n quy trình h u c n t ng giá tr hàng t n kho Nói chung, t ng giá tr t n kho th p h n mong mu n nguyên v t li u c l u tr cao ng l n v t li u không s d ng kho th hi n u t không c n thi t ho c h n, nh ng kho n khía c nh kinh doanh khác Cu i cùng, l vi c qu n lý thay ng ng ngh a v i nhu c u cao v không gian l u tr , d n n t ng thêm chi phí Ngồi ra, s l kho n m i công ty s n xu t L u t có th có l i ng hàng d tr cao gây khó kh n i (ví d n u khách hàng thay i v t li u ho c thông s k thu t c a d án) B ng 3.11: T ng giá tr t n kho ( VT: Tri u) Th i gian T ng giá tr t n kho May 20 June 20 60 62 July 20 Aug 20 Sept 20 Oct 20 Nov 20 59 60 62 62 54 Ngu n: Phịng s n xu t cơng ty B ng d li u cho th y PROFOR tháng ho t ng t ng giá tr t n kho ã gi m xu ng H th ng ERP tồn cơng ty nh h tích c c tr u tiên h th ng ERP th c i vào n s li u MRP kh n ng qu n lý kho hàng c a Nh ã ng c p c ây, Ecount l u gi h s v th i gian giao hàng c a nhà cung c p N u th i gian giao hàng nh t quán, h th ng s gi m nhu c u Nguyên v t li u t hàng tr c ng nhiên t hàng nguyên v t li u tr c c l u tr th i gian dài h n ó làm t ng t ng giá tr kho Các ch c n ng qu n lý kho không tr c ti p làm gi m t ng giá tr kho mà thay vào ó cung c p kh n ng hi n th kho t t h n, ns l n ng v t li u c l u tr s d ng c bi t liên quan i u cho phép nhân viên t o t hàng v t li u th c t h n 63 CH NG 4: M T S KI N NGH , KINH NGHI M RÚT RA SAU KHI TRI N KHAI D ÁN 4.1 i v i doanh nghi p Xu th ng d ng ERP nh m nâng cao n ng l c c nh tranh ngày c nhi u doanh nghi p quan tâm b i mang l i nhi u l i ích thi t th c, nhiên ây m t kho n u t dài h n ch a ng nhi u r i ro Th c t m t s doanh nghi p ã th t b i, th m chí th t b i nhi u l n tri n khai ng d ng ERP v i s ti n b hàng t ng S thành công hay th t b i c a m t d án ph thu c vào r t nhi u y u t , nhiên, y u t mang tính g c r v n n m doanh nghi p nên quan tâm  Th nh t, xác xác ch b n thân doanh nghi p tri n khai ERP hi u qu , n khía c nh sau ây: nh rõ m c tiêu l p k ho ch d án: nh m c tiêu d án ERP, doanh nghi p nên b t u t chi n l nh ng khó kh n vi c qu n lý Vì m c tiêu khơng vi c l p k ho ch khơng th c kinh doanh c làm rõ ho c m h th c hi n c ng khó kh n Và k t qu c a d án c ng s m h ánh giá tính hi u qu so v i m c tiêu ban u ã Vi c l p k ho ch s giúp cho doanh nghi p có nhìn t ng quan c ng nh chi ti t v nh ng ho t ng, nh ng chu n b c n thi t v m t chi phí nhân s cho d án theo t ng th i i m hay kho ng th i gian c th Tri n khai ERP m t q trình ph c t p khơng d dàng Do ó, doanh nghi p nên thi t k danh sách công vi c c n ph i th c hi n t ng giai o n Chính vi c chia l ch trình tri n khai rõ ràng s giúp cho doanh nghi p ki m sốt t t chi phí c a tránh r i ro thâm h t ngân sách T ng chi phí s h u m t cách tính mà tri n khai d án c n quan tâm doanh nghi p c ng c n xác nh ngân sách cho t ng giai o n Chi phí cho d án th g m: chi phí b n quy n (tính theo phân h theo s ng i dùng, h ng bao i u hành, h c s d li u ng d ng kèm theo), chi phí h tr tri n khai, b o trì v n hành h th ng, ph n c ng, h t ng m ng, chi phí t o, tài li u Ngồi ra, cịn có m t s chi phí phát sinh khác nh : chi phí cho nhân viên tri n khai, t v n, chi phí thay doanh nghi p, thay ic c u i quy trình, chi phí nâng c p (thêm ch c n ng, ti n ích, phiên b n) Bên c nh ó, doanh nghi p c ng nên có m t kho n ngân sách d phòng t i thi u dành cho v n phát sinh không l ng tr c c 64  Th hai, tr ng n thi t l p ban d án có n ng l c: ERP m t d án khơng ch ịi h i v m t chi phí mà c yêu c u v th i gian nhân l c c n chu n b chu áo Vi c qu n tr d án không nên ch giao cho b ph n tin h c hay m t phòng ban mà s k t h p c a tồn doanh nghi p Trong q trình tri n khai h th ng ERP, thành viên ban d án c n thi t có s tham gia c a nh ng ây: giám c d án, tr ng ban d án, tr ng phòng ban trách nhi m c a thành viên ban d án c n nên cân nh c v vi c gi m kh i l ng th i, ho t ng ho t i d án ng truy n thông: t thông tin n liên quan tri n khai ERP m t khái ni m m i m không ch nhân viên mà c m t s ng i th ng e ng i tr i c p c s thay tr ng phòng, ban lãnh i, nên khuynh h ng tr c c ng nên chu n b Ngoài ra, nh ng cam k t t ban lãnh c n c ph bi n c trao i it ng iv ic p o Tâm lý c a ng chung ph n nên, công tác tuyên truy n v nh ng l i ích c a h th ng ERP c n c nh ó, nh ng khó kh n l ng ng công vi c cho thành viên ban d án c ng nh Truy n thơng óng vai trị quan tr ng vi c truy n nhi u ng ng sau c quy nh rõ ràng Doanh nghi p c ng trang b thêm ki n th c k n ng c n thi t cho  Th ba, t ng c it i Th c nh n m nh Bên thành viên có s o, cách th c tri n khai, m c tiêu c ng thành viên hi u rõ vai trò trách nhi m c a ERP khơng ph i ch công vi c c a ban lãnh o mà r t c n s ph i h p c a nhi u phòng ban, nhân viên qu n lý  Th t , Mu n y m nh cơng tác t i u hóa quy trình kinh doanh: y m nh công tác này, tr nh ng i m y u, sai sót, v n c h t, doanh nghi p c n xác nh rõ ràng c th c n gi i quy t c a h th ng c ; nhu c u v thông tin m i, nh ng yêu c u qu n lý c a c p lãnh o c ng nh phòng ban Sau ã hi u rõ nhu c u c a mình, doanh nghi p c n chu n hóa quy trình kinh doanh Chu n hóa k t qu c a vi c t h ng t i c i ti n ch t l ánh giá, t nhìn nh n nh m t i u hóa quy trình kinh doanh, ng qu n lý t m t ng th doanh nghi p có th làm i u này, doanh nghi p c n s h tr c a ban d án, th m chí cịn có th th thêm t v n t bên M t s doanh nghi p khơng nh n th c hóa tr c vai trò quan tr ng c a chu n c l a ch n ERP nên lâm vào tình tr ng “l mua r i ph i dùng”, k t qu ép doanh nghi p thay i quy trình theo s n ph m ERP ã mua Theo ánh giá c a 65 m t chuyên gia l nh v c ERP, cách làm m t q trình “ng c” khơng hi u qu Doanh nghi p nên th c hi n t i u hóa quy trình kinh doanh c a t ng b ph n, gi a phòng ban v i sau ó m i ti n hành l a ch n s n ph m ERP cho phù h p  Th n m, t ng c ng công tác hu n luy n nhân viên: Hu n luy n nhân viên m t vi c làm quan tr ng tr c a h th ng vào v n hành th c Khi t ch c hu n luy n, doanh nghi p c n quan tâm ns l ng ng i tham gia hu n luy n, th i gian hu n luy n chi phí hu n luy n Ngồi ra, doanh nghi p c ng nên yêu c u bên tri n khai hu n luy n b ng cách th o lu n, gi ng tr c ti p ng th i có tài li u h ng: ng d n c th Vi c hu n luy n nên chia theo t ng nhóm b ph n công ngh thông tin, ng i qu n lý, phòng ban, ng it i dùng cu i N i dung hu n luy n bao g m cách th c s d ng, cách th c l u tr d li u, cách th c m r ng ng d ng m i…Công tác hu n luy n c n ng c xem tr ng nh ng i s d ng m h v h th ng ng d ng th c s g p nhi u khó kh n  Th sáu, tr ng n công tác ánh giá h th ng: Công vi c t ch c ánh giá giúp ích cho q trình phát tri n lâu dài c a doanh nghi p c n c th c hi n c sau h th ng ã ng d ng Khi t ch c ánh giá, doanh nghi p c n ý s c nghi m thu th c n n i dung ánh giá, nhân ánh giá th i gian ánh giá Quá trình ánh giá nên ánh giá ã c thi t l p ban u c th c hi n b i nhóm i d án ph i h p v i ng i tr c ti p s d ng h th ng ERP Khi ó, vi c ánh giá khơng ch thu c trách nhi m c a ban lãnh liên quan o mà n nhi u b ph n doanh nghi p Th i gian n i dung ánh giá nên c l p k ho ch c th m b o trình c i ti n hoàn thi n h th ng ERP c a doanh nghi p hi u qu h n 4.2 i v i nhà cung c p D án ERP mu n thành công không ch c n s n l c quy t tâm c a doanh nghi p tri n khai mà ph thu c vào n ng l c c a nhà cung c p tr ng này, n v t v n tri n khai nên quan tâm  Th nh t, tr ng phát huy vai trị quan n khía c nh sau ây: n công tác n d ng t o i ng t v n tri n khai có ki n th c k n ng: 66 ERP m t d án l n òi h i c n tri n khai m t th i gian dài Th nên, bên nhà cung c p c n chu n b b trí m t su t d án B i vì, n u l c l i ng tri n l n có kh n ng trì ng m ng/có s thay i v nhân s s làm gián o n ho c kéo dài trình tri n khai hi u qu làm vi c không cao i ng t v n tri n khai khơng ch có ki n th c v cơng ngh thông tin, s n ph m ERP mà c n hi u bi t quy trình kinh doanh c a doanh nghi p, k n ng làm vi c nhóm, giao ti p gi i quy t v n x y khó kh n s c  Th hai, Vi c u t công tác nghiên c u phát tri n s n ph m: u t vào công tác giúp cho nhà cung c p áp ng ngày nhi u h n nhu c u c a doanh nghi p t ó có th t v n bán s n ph m ERP phù h p Công tác nghiên c u phát tri n s n ph m giúp h nh n c a s n ph m t c y u c ng nh i m m nh ó s a l i hồn thi n phát tri n nhi u i m m i tính n ng c a s n ph m Khi ó, nh ng h n ch v ERP nh l i c a s n ph m t n t i t doanh nghi p sang doanh nghi p khác, ERP không i u ki n quy cb n a hóa, khơng áp ng nh c a Vi t Nam, tính n ng m i không phù h p v i ngành ngh … s d n c c nâng cao, không c kh c ph c hoàn thi n  Th ba, chu n hóa tài li u t o: t o m t công tác quan tr ng trình tri n khai ERP Tài li u m t công c hi u qu giúp cho ng i dùng nhà qu n lý hi u rõ v h th ng, cách khai thác tính n ng, m r ng ng d ng m i Tuy nhiên, ERP h th ng ph c t p nên vi c hu n luy n không ch ngày m t ngày hai có th hồn thành Vi c chu n hóa tài li u khơng ch giúp ích giai o n tri n khai mà c giai o n sau tri n khai Khi doanh nghi p th c v n hành h th ng, vi c làm quen tr c ti p s d ng ERP có th g p nhi u khó kh n nh ng h ng d n v thao tác nghi p v , cách kh c ph c s c , m b o an toàn d li u …t tài li u m t công c hi u qu giúp cho c doanh nghi p nhà cung c p ti t ki m c th i gian chi phí Vi c chu n hóa tài li u c n quan tâm m t s yêu c u nh : tính c th , chi ti t c a n i dung; tính h th ng, rõ ràng c a hình th c trình bày; tính thơng d ng, d hi u c a vi c s d ng ngôn ng  Th t , t ng c ng công tác kh o sát doanh nghi p: Cơng tác kh o sát óng vai trò quan tr ng vi c giúp cho vi c tri n khai ERP thành công Nhà cung c p c n hi u rõ v doanh nghi p thơng qua vi c tìm hi u v c i m, 67 chi n l c kinh doanh, h th ng k tốn, cơng ngh thơng tin yêu c u nghi p v , qu n lý  Th n m, t ng c kh n ng h p tác ph i h p v i doanh nghi p nh m gi i quy t khó t m c tiêu: Vi c tri n khai ERP có th phát sinh nhi u v n Khi ó, khó kh n ph c t p c n gi i quy t n v tri n khai doanh nghi p nên h p tác v i C hai bên nên tin t ng ch nhau, tránh tình tr ng “ tìm nguyên nhân ng thông tin, ph i h p l ch làm vi c th ng nh t v i l i, quy trách nhi m, ùn y” nh m tìm gi i pháp gi i quy t nh ng khó kh n g p ph i 68 K T LU N Trong môi tr ng kinh doanh ngày m t phát tri n a d ng nh hi n nay, h th ng ERP i di n cho m t nh ng công c ph c t p nh t theo dõi, i u ch nh trì quy trình c a cơng ty Lu n án ã nêu b t m t s c i m u i m c a h th ng ERP tồn cơng ty thơng qua d án tri n khai h th ng t i m t cơng ty s n xu t ngồi i th c, lu n án ã ch ng minh nh th nh ng ho t Ch c nh ng u i m có th bi u hi n ng hàng ngày c a m t công ty ng mô t t ng quan công ty TNHH PROFOR ph n m m Ecount ERP lu n án gi i thi u nb n c a công ty K c m t cách t ng quát v ngành ngh , ch c n ng, t ch c qu n lý n trình bày phân h mà h th ng Ecount ERP c th c xây d ng, quan tr ng nh t s ph thu c c a vào ám mây, kh n ng thích ng khía c nh k thu t c a Ph n lý thuy t nh ngh a t ng th h th ng ERP a mô t v ch c n ng ph bi n nh t h th ng Sau ó, lu n án phân tích khái ni m ERP d a góc khác nh quy mơ cơng ty hay l nh v c kinh doanh, v c s n xu t Sau ó, ba giai o n tri n khai ERP h th ng ch c n ng c a h th ng có th c bi t tr ng n l nh c trình bày, ó mơ t cách m t c nh hình phù h p v i nhu c u c th c a công ty Ph n th c hành liên quan n d án th c hi n D án di n t i công ty s n xu t c khí ch t o PROFOR h th ng ch y u nh m m c ích tr thành m t ng d ng ERP t p trung cho h u h t quy trình kinh doanh c a cơng ty, a t t c d li u c a công ty thành c s d li u t p trung Lu n án ã trình bày t ng th cơng ty m c tiêu liên quan c a d án, Keeney tri n khai ERP theo h c phát hi n b ng cách s d ng Ph ng pháp c a ng giá tr Lu n án ã mô t chi ti t gi i pháp ã tri n khai, t p trung ch y u vào vi c chuy n i quy trình hi n có sang quy trình ERP phát tri n k thu t theo nhu c u c th c a công ty K t qu c a tồn b q trình m t h th ng ERP c c u hình áp ng yêu c u c a khách hàng T l thành công c a vi c tri n khai nói sau ó cơng ty làm th c xác c o M c dù h u h t k t qu nh b ng cách s d ng KPI c a o c ng h h th ng m i tri n khai, khung th i gian nghiêm ng t c a d án, phép o ch có th hi n sau kho ng th i gian m t tháng ho t ng Do ó, tác ng c a h th ng c c th c iv i 69 m t s ch s khơng xác tác c kh quan nhi u nh mong ng lâu dài c a h th ng ERP gi m TCO c a công ty s l ch t l tr ánh giá i v i cơng ty Tuy nhiên, m c tiêu ng ng d ng CNTT không c n thi t t i a hóa ng c a q trình s n xu t, t i a hóa ch t l gi m chi phí, th i gian ho t i, c ng nh không th ng quy trình logistics, ng qu n lý, s n xu t ã t c nh ã c p c ây Trong ch ng cu i c a lu n án, tác gi a m t s ki n ngh t nh ng kinh nghi m h c úc k t rút sau tri n khai d án t i công ty TNHH PROFOR dành cho doanh nghi p (khách hàng) nhà cung c p (ph n m m ERP) D a kinh nghi m này, có th s d ng làm tài li u tham kh o v i m c ích nâng cao t l thành công, hi u qu nh ng d án tri n khai ERP t i công ty khác t ng lai 70 TÀI LI U THAM KH O Ti ng Vi t: D ng Th H i Ph ng (2018) Nghiên c u nhân t nh h ng n vi c tri n khai thành công h th ng ERP t i doanh nghi p Lu n án ti n s kinh t , i h c Kinh t Qu c Dân Ecount L ch S v T p oàn ECOUNT Truy c p t i: Http://www.ecount.com/vn/ecount/company/about-us H Ti n D ng (2009) T ch c h th ng thông tin qu n tr doanh nghi p H Chí Minh: NXB V n hóa Sài gòn ISO 9001:2015 T d a r i ro Truy c p t i: Https://vietquality.vn/category/iso/iso-90012015/ Nguy n Bích Liên (2012) Xác nh ki m sốt nhân t thơng tin k tốn mơi tr ng ng d ng h th ng ho ch nh h ng ch t l ng nh ngu n l c doanh nghi p (erp) t i doanh nghi p Vi t Nam Lu n án ti n s kinh t , i h c Kinh t TP H Chí Minh Phịng th ng m i cơng nghi p Vi t Nam VCCI (04/07/2018) Gi i pháp tri n khai h th ng ho ch nh ngu n l c doanh nghi p ERP t i doanh nghi p Vi t Nam Truy c p t i: Http://tapchicongthuong.vn/bai-viet/giai-phap-trien-khai-he-thong-hoach-dinhnguon-luc-doanh-nghiep-erp-tai-cac-doanh-nghiep-viet-nam-28984.htm The Association for Operations Management (1975) T i n biên so n l n th APICS Tr n Th Minh Song (2012) Giáo trình H th ng thơng tin qu n lý Hà N i: NXB i h c kinh t qu c dân 71 Ti ng Anh: Panorama (2019) The 2019 ERP Report Available from: Https://www.panoramaconsulting.com/resource-center/erp-software-research-and-reports/panoramaconsulting-solutions-2019-erp-report/ Moon, Y B (2007) Enterprise Resource Planning (ERP): A review of the literature Int J Management and Enterprise Development, (4), 235 – 264 Ludwig von Bertalanffy (1968) General System Theory Penguin University, George Braziller Inc Steven Alter (2002) Information Systems: The foundation of E-Business Prentice Hall Stephen B Harsh (1993) Management information system Michigan, New York Marlon Machal (2013) Two tier erp systems: combination of on premise and cloud cloud erp manufacturing service outsourcing Master thesis, Aalto University School Of Economics Laudon, K.C & Laudon, J.P (2006) Management information system: Organization and Technology Prentice Hall Shehab, E.M (2004) Enterprise resource planning: An integrative review, 10 (4), 359360 Marnewick, Labuschagne (2005) A conception model for Enterprise resource planning (ERP) Information Management & Computer Security, (7), 82-86 Salim, R.& Ferran, C, ed (2008) Enterprise Resource Planning for Global Economies: Managerial Issues and Challenges Information Science Reference Mishra Alok (2008) Achieving Business Benefits from ERP Systems ResearchGate, 22 (3), 28-30 Ralph L Keeney (1996) Value-Focused Thinking: A Path to Creative Decisionmaking Harvard University Press 72 ... bi t Hình 1.4: S t ch c cơng ty TNHH PROFOR Ngu n: Phịng nhân s cơng ty 1.1.4 Chi n l hi n t i t c, ph ng h ng phát tri n c a công ty TNHH PROFOR ng lai Công ty TNHH PROFOR ln g ng h t m b o s... ng: ng gi i thi u chung v công ty TNHH PROFOR – công ty mà s tri n khai h th ng ERP K n ph n gi i thi u v ph n m m Ecount ERP, ây n n t ng công ty xây d ng h th ng ERP  Ch ng th h th ng ho ch... doanh nghi p ERP c p n trình tri n khai h th ng ERP t i công ty TNHH PROFOR  Ch ng m t s ki n ngh , kinh nghi m rút sau tri n khai d án CH NG 1: GI I THI U T NG QUAN V CÔNG TY TNHH PROFOR VÀ PH