HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THU HỒI CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DƯỢC PHÁM KHƯƠNG DUY GIẢI ĐOẠN NĂM 2013 —2016

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THU HỒI CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DƯỢC PHẨM KHƯƠNG DUY GIAI ĐOẠN NĂM 2013 – 2016 GVHD: Th.S HUỲNH THỤY HỒNG PHƯỢNG SVTH : NGUYỄN LÂM THU HƯƠNG Lớp : 09070002 Khóa : 13 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2013 LỜI CẢM ƠN Qua năm học trường Đại Học Tơn Đức Thắng, nhờ có tận tâm, tận tụy giảng dạy thầy cô, giúp chúng em có vốn kiến thức quý báu suốt năm học tập giảng đường, làm hành trang để chúng em tiếp thu kiến thức thực tế tốt Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến công lao to lớn Quý thầy người giảng dạy, dìu dắt chúng em suốt trình học trường Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn đến Cô Huỳnh Thụy Hồng Phượng, Cô tận tình hướng dẫn, góp ý, đánh giá dành nhiều thời gian giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập Trong suốt trình thực tập Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dược Phẩm Khương Duy, em xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty tạo điều kiện cho em làm việc Phịng Kế tốn – tài Qua thời gian thực tập, nhờ có dạy trợ giúp tận tình Chị Kế Tốn Trưởng, anh chị Phịng Kế tốn – tài giúp em thực chuyên đề tốt nghiệp, bước sâu vào thực tế, từ giúp em hồn thành đề tài tốt nghiệp thời hạn quy định Một lần nữa, em xin gửi đến Quý thầy cô trường Đại Học Tôn Đức Thắng, Cô Huỳnh Thụy Hồng Phượng, Ban lãnh đạo anh chị Phịng Kế tốn – tài Cơng ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dược Phẩm Khương Duy lời cảm ơn chân thành sâu sắc Cuối cùng, em xin kính chúc Quý thầy cô trường Đại Học Tôn Đức Thắng, Cô Huỳnh Thụy Hồng Phượng, Ban lãnh đạo, anh chị Công ty dồi sức khỏe đạt thành công công việc sống Em lần xin chân thành cảm ơn! CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học giảng viên Thạc Sĩ Huỳnh Thụy Hồng Phượng; nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, luận văn cịn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nội dung luận văn Trường Đại Học Tơn Đức Thắng không liên quan đến vi phạm tác quyền, quyền tơi gây q trình thực (nếu có) TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2013 Tác giả Nguyễn Lâm Thu Hương NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Sinh viên: NGUYỄN LÂM THU HƯƠNG MSSV: 70900085 Lớp: 09070002 Khóa: 13 Ngày tháng năm 2013 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Sinh viên: NGUYỄN LÂM THU HƯƠNG MSSV: 70900085 Lớp: 09070002 Khóa: 13 Ngày tháng năm 2013 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN Sinh viên: NGUYỄN LÂM THU HƯƠNG MSSV: 70900085 Lớp: 09070002 Khóa: 13 Ngày tháng năm 2013 BẢNG TÓM TẮT Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dược Phẩm Khương Duy doanh nghiệp thương mại với chức kinh doanh, mua bán, phân phối thuốc tân dược sinh học (trừ thuốc gây nghiện) trang thiết bị y tế, phạm vi hoạt động Công ty trải rộng khắp nước Vì mục tiêu xây dựng phát triển tương lai, Công ty cần phải quản lý tốt tình hình bán hàng thu tiền đặc biệt tình hình quản lý cơng nợ, công tác theo dõi thu hồi nợ Cơng ty để tránh tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh Cơng ty Đề tài “Hồn thiện hoạt động thu hồi công nợ Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dược Phẩm Khương Duy giai đoạn năm 2013 – 2016” đưa vào nghiên cứu nhằm phân tích cơng tác quản trị khoản phải thu, thực trạng công nợ, hoạt động theo dõi, thu hồi công nợ để đánh giá hiệu công tác Cơng ty Phân tích nhân tố tác động đến hiệu thu hồi nợ, tìm điểm mạnh hạn chế trình tác nghiệp nhằm đề số giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu thu hồi công nợ Tiến hành phân tích cụ thể sách tín dụng cơng ty thơng qua việc phân tích tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng, sách chiết khấu tiền mặt, quy trình theo dõi thu hồi nợ kết hợp thu thập số liệu công nợ bảng cáo cáo tài chính, báo cáo cơng nợ ba năm 2010, 2011 2012 để đánh giá tình hình tốn công nợ khách hàng Công ty qua ba năm nghiên cứu Từ đó, xác định nguyên nhân đề biện pháp hoàn thiện hoạt động thu hồi công nợ Công ty nhằm giảm rủi ro, giảm tỷ lệ nợ hạn, nợ khó đòi, giảm khoản vốn bị chiếm dụng, tăng hiệu công tác theo dõi thu hồi khoản phải thu giai đoạn năm 2013 – 2016 Kết cấu luận văn gồm: Phần mở đầu: Cơ sở lý luận quản trị khoản phải thu Tổng quan cơng ty: Giới thiệu lịch sử hình thành phát triển Công ty, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức máy quản lý Công ty Đánh giá khái qt tình hình tài chính, tình hình kết hoạt động kinh doanh Cơng ty ba năm 2010, 2011, 2012 để thấy thành tựu doanh thu, lợi nhuận, quy mô phát triển Công ty năm nghiên cứu Phân tích thực trạng quản lý, thu hồi cơng nợ Cơng ty dựa phân tích sách tín dụng áp dụng Công ty gồm:  Tiêu chuẩn tín dụng bán hàng cho bệnh viện, đại lý gồm tiêu chuẩn hình thức sở hữu, quy mô nguồn vốn, mối quan hệ làm ăn với Công ty, khả toán nhanh hay chậm  Thời gian tín dụng 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày áp dụng cho bệnh viện 30 ngày, 60 ngày áp dụng cho đại lý  Quy trình theo dõi thu hồi công nợ kết hợp công tác theo dõi tình hình tốn khách hàng thơng qua số tài gồm tỷ số khoản phải thu doanh thu, vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình qn so sánh với thời gian tín dụng tiêu chuẩn Công ty tỷ lệ nợ hạn tổng khoản nợ phải thu để thấy thực trạng, hiệu theo dõi thu hồi công nợ Công ty  Đánh giá công tác quản lý khoản phải thu khách hàng sổ sách Dựa sở phân tích để thấy thực trạng công tác quản lý thu hồi công nợ Công ty Đề xuất biện pháp để hồn thiện hoạt động thu hồi cơng nợ Cơng ty giai đoạn năm 2013 – 2016 như: Sự phối hợp chặt chẽ nhân viên phòng ban: Các phịng ban Cơng ty hỗ trợ để công tác quản lý, thu hồi khoản phải thu tốt Xây dựng hệ thống thông tin nội phòng ban để kịp thời cập nhật thơng tin tình hình tốn, khoản nợ bệnh viện, đại lý Phịng kế tốn nên chủ động cập nhật tình hình tốn, khoản nợ bệnh viện, đại lý để Phòng kế hoạch, Phịng kinh doanh có cở sở để thực công việc hiệu ngăn chặn phát sinh nợ q hạn, nợ khó địi rủi ro tăng khoản nợ phải thu Sử dụng chiết khấu cơng cụ khuyến khích bệnh viện, đại lý trả nợ sớm: Hiện tại, Công ty khơng có sách khuyến khích khách hàng trả tiền sớm Nên việc áp dụng sách khuyến khích mang lại hiệu thu hồi sớm khoản nợ, giảm việc bị chiếm dụng vốn thời gian dài Hồn thiện cơng tác quản lý khoản phải thu khách hàng sổ sách: Công ty theo dõi khoản phải thu Công ty bảng theo dõi chi tiết công nợ nên gặp khó khăn cơng tác quản lý theo dõi, thu hồi nợ Công ty nên sử dụng bảng theo dõi công nợ chi tiết kết hợp với bảng theo dõi tuổi nợ q hạn Vì việc theo dõi cơng nợ theo tuổi giúp Cơng ty nhanh chóng nhận khoản nợ hạn để kịp thời thực thu hồi cần thiết mang lại hiệu Song song đó, bảng tuổi nợ công cụ đắc lực hỗ trợ công tác dự thu hàng tháng Công ty Và sử dụng bảng theo dõi chi tiết công nợ giúp cho Công ty thấy rõ tình hình thu hồi cơng nợ bệnh viện, đại lý Qua đó, Kế tốn doanh thu – cơng nợ nắm lịch sử, thói quen tốn bệnh viện, đại lý Q trình sử dụng bảng theo dõi kết hợp với việc xem xét nợ hạn sở quan trọng giúp cho Phịng kế tốn định đơn đặt hàng hiệu cao Về phương thức tốn: Cơng ty áp dụng hình thức thu tiền mặt với bác sĩ nhà thuốc nên dễ gặp phải tình trạng nhân viên giao hàng biển thu số tiền mặt thu Vì Cơng ty cần ý công tác tuyển chọn nhân sự, xây dựng biện pháp xử phạt với nhân viên khơng hồn thành tốt trách nhiệm Cịn với hình thức thu tiền mặt bệnh viện có gói thầu, Cơng ty nên áp dụng phương thức tốn chuyển khoản chủ yếu để q trình tốn giản đơn thuận lợi hơn, giảm rủi ro việc nắm giữ lưu trữ tiền từ nhân viên giao hàng thu tiền mang nộp cho Cơng ty Chính sách thu hồi nợ: Đối với bệnh viện, đại lý có nợ hạn Công ty nên chia nhiều đợt toán để giãn số tiền phải toán khách hàng, tránh tình trạng bệnh viện, đại lý chiếm dụng vốn lớn Có quy định rõ việc nhắc nhở, đôn đốc với khoản nợ hạn Với tuổi nợ khác đưa hình thức nhắc nhở địi nợ phù hợp gọi điện thoại gửi công văn nhắc nợ, ngưng bán hàng áp dụng sách phạt lãi trả chậm Trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi: Hiện Cơng ty cịn tồn khoản nợ q hạn Cơng ty khơng tiến hành trích lập dự phịng mà thường xun nhắc nhở Vì vậy, Cơng ty nên trích lập dự phịng khoản nợ để phòng ngừa tổn thất khoản nợ phải thu khó địi xảy ra, hạn chế rủi ro tăng khoản nợ phải thu gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh Công ty Với biện pháp đưa giúp Cơng ty hồn thiện cơng tác quản lý, hoạt động theo dõi thu hồi nợ Công ty giai đoạn năm 2013 – 2016, giảm khoản nợ bị chiếm dụng, nợ hạn, nợ khó địi, đảm bảo nguồn vốn cho kinh doanh Cơng ty, giúp Cơng ty hoạt động có hiệu 55 ty không lo ngại trường hợp ngưng bán hàng với bệnh viện thầu gây ảnh hưởng đến doanh số Cơng ty  Về phía đại lý  Các đại lý công ty thật chất Công ty dược tỉnh Các đại lý thực việc bán buôn bán lẻ mặt hàng thuốc vào bệnh viện có thầu khơng có thầu, nhà thuốc, điểm bán lẻ khu vực đại lý quản lý Vì Công ty thương mại Công ty ngưng cung cấp thuốc nghĩa đại lý khơng có thuốc cung cấp cho khách hàng khu vực mà đại lý quản lý, gây thiệt hại mặt uy tín, doanh thu, khách hàng 2.3.2: Mặt hạn chế  Tiêu chuẩn tín dụng  Khi xảy tình trạng nợ hạn, trình dược viên đề nghị Cơng ty xem xét gia hạn khoản nợ bệnh viện, đại lý Việc gia hạn nợ họ khách hàng thân quen Công ty không muốn quan hệ với khách hàng nên Công ty phải tiếp tục giao hàng, giao phần đơn đặt hàng Khi bệnh viện, đại lý tốn hết khoản nợ q hạn trước Cơng ty giao hàng lại bình thường Chính điều làm cho khoản tiền bị chiếm dụng Công ty tăng lên tốc độ thu hồi khoản phải thu chậm lại, số ngày thu tiền dài  Thời hạn tín dụng  Thơng thường thời gian thu hồi nợ bệnh viện 30 – 90 ngày, đại lý 30 – 60 ngày Thời gian thu hồi nợ dài, số tiền bị bệnh viện, đại lý chiếm dụng chi phí hội mà Cơng ty bị lớn, hoạt động kinh doanh Công ty bị ảnh hưởng Công ty chưa quan tâm đến sách khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, hạn chế việc bệnh viện, đại lý chiếm dụng vốn lâu với số tiền lớn  Công tác quản lý khoản phải thu khách hàng sổ sách  Công ty theo dõi khoản phải thu bệnh viện, đại lý bảng tổng hợp công nợ cho biết cách chi tiết khoản nợ phát sinh 56 bệnh viện, đại lý Tuy nhiên, khơng cho biết thời gian thu hồi nợ, khoản nợ bị bệnh viện, đại lý chiếm dụng Điều gây khó khăn, thời gian tiến hành theo dõi, thu hồi công nợ  Công ty không sử dụng bảng theo dõi tuổi nợ để theo dõi khoản phải thu hạn mà phân khoản phải thu hạn Với việc theo dõi khoản phải thu hạn Kế toán doanh thu – công nợ không đánh giá chi tiết thời gian thu tiền khoản nợ, không thói quen tốn bệnh viện, đại lý khơng có để đề xuất biện pháp quản lý thu hồi nợ thích hợp có trường hợp nợ hạn xảy  Việc thu hồi nợ thực giao dịch tiền mặt dẫn đến nguy mát, thất cho Cơng ty nhân viên giao hàng chậm trễ nộp tiền biển thủ số tiền gặp bất trắc việc chuyển tiền từ bệnh viện Công ty  Công ty áp dụng biện pháp ngưng bán hàng để kiểm soát thu hồi khoản nợ hạn toán với tất đối tượng khách hàng có nợ q hạn Cơng ty Tuy nhiên, biện pháp có hiệu tốt với bệnh viện có thầu đại lý Nhưng với bệnh viện không tham gia đấu thầu bệnh viện tư nhân khơng phải biện pháp hiệu Vì ngừng cung ứng hàng dễ dẫn đến tình trạng bệnh viện chuyển sang đặt hàng đơn vị cung cấp khác gây ảnh hưởng tới doanh số Công ty, gây nhiều tổn thất cho Cơng ty khách hàng, tăng tình trạng nợ q hạn, nợ khó địi  Lập dự phịng nợ khó địi  Dự phịng nợ khó địi dự phòng phần giá trị tổn thất khoản phải thu hạn toán, nợ phải thu chưa q hạn tốn khơng địi khách nợ khơng có khả tốn Nếu khơng trích lập dự phịng Cơng ty khơng có nguồn tài để bù đắp tổn thất nợ khó địi xảy tiến hành thu hồi khoản nợ này; Công ty không đảm bảo phản ánh hoàn toàn giá trị khoản nợ phải thu thời điểm lập báo cáo tài doanh nghiệp; Cơng ty khơng tận dụng lợi ích tiết kiệm khoản tiền đóng thuế từ 57 việc lập dự phòng dự phòng nợ phải thu khó địi ghi khoản chi phí quản lý doanh nghiệp chi phi hợp lý trước thuế, làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính số lợi nhuận thực tế, lợi nhuận giảm thuế thu nhập doanh nghiệp Công ty giảm xuống lượng đáng kể CHƯƠNG 3: 58 BIỆN PHÁP HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG THU HỒI CƠNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM KHƯƠNG DUY GIAI ĐOẠN NĂM 2013 – 2016  Thu hồi công nợ nhiệm vụ phức tạp Nó thực tế quy trình thực thường nằm ngồi tầm quản lí phận chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi thu hồi cơng nợ Nhiều bị ảnh hưởng từ yếu tố khách quan bên Chính thế, Cơng ty cần có số biện pháp để thu hồi công nợ cách hiệu 3.1: Sự phối hợp chặt chẽ nhân viên phịng ban  Thơng thường khoản phải thu tốn chậm khơng tốn Trách nhiệm thường quy Phịng kế tốn Phịng khơng tích cực, chủ động việc thu hồi nợ thật chất  Thu hồi công nợ khách hàng đặt đơn hàng thu tiền toán Như vậy, thu hồi công nợ trách nhiệm riêng Phịng kế tốn mà cịn có tham gia phòng ban Phòng kinh doanh, Phịng kế hoạch, Phịng chăm sóc khách hàng  Đối với bệnh viện, đại lý khách hàng hàng tại: Do mục tiêu Phòng kinh doanh đạt doanh số, nên trình dược viên đơi lúc bỏ qua tiêu chuẩn xem xét đơn đặt hàng bệnh viện, đại lý tình trạng chưa tốn cơng nợ, mối quan hệ quen biết thân thiết mà trình dược viên đề nghị Phịng kế tốn chấp nhận đơn đặt hàng để Phòng kế hoạch đánh đơn hàng giao hàng, giao phần đơn đặt hàng cho bệnh viện, đại lý nợ Điều làm tăng khoản phải thu, làm tình trạng nợ kéo dài phát sinh khoản nợ xấu ảnh hưởng đến lượng tiền mặt, khả quay vịng vốn Cơng ty  Để cải thiện tình hình Phịng kế tốn cần kết hợp chặt chẽ với phận khác Cơng ty kết hợp với Phịng kinh doanh để nới lỏng doanh số cho trình dược viên  Đồng thời, q trình thu hồi cơng nợ, Phịng kế tốn lên kế hoạch thu hồi cơng nợ rõ ràng cụ thể cho Phòng kinh doanh, sau Phịng kinh doanh cử 59 trình dược viên tới bệnh viện, đơn đốc bệnh viện tốn, cịn Phịng kế toán gọi điện thoại, gửi fax nhắc nhở đại lý có nợ hạn tiết kiệm thời gian đòi nợ nhiều Phòng kế tốn kết hợp với Phịng chăm sóc khách hàng, Phịng kinh doanh cách Phịng chăm sóc khách hàng không nhận đơn đặt hàng bệnh viện chưa tốn cơng nợ để tiết kiệm thời gian kiểm tra cơng nợ Phịng Kế tốn, tránh tình trạng trình dược viên đề nghị chấp nhận đơn đặt hàng Mặt khác Phịng kinh doanh không nhận đơn đặt hàng tỉnh có thơng báo đại lý có nợ hạn tránh tình trạng đại lý, trình dược viên tỉnh đề nghị gia hạn nợ  Xây dựng hệ thống thông tin nội phù hợp để phận có liên quan nhanh chóng nắm tình hình tốn nợ khoản nợ bệnh viện, đại lý phận dễ dàng trao đổi thơng tin đối tượng nợ, kiểm sốt thơng tin phận cung cấp có xác hay khơng, đề xuất đóng góp phù hợp để việc thu hồi nợ diễn nhanh chóng hiệu Phịng kế tốn nên chủ động cập nhật liên tục đến Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch tình hình tốn nợ khoản nợ để họ có sở tiến hành cơng việc ngăn chặn phát sinh công nợ hạn, cơng nợ khó địi, kiểm sốt cơng nợ tốt  Tuy nhiên, cần phải ý điều, kết hợp chặt chẽ để công việc diễn tốt xen vào công việc Các Phịng ban Cơng ty hoạt động phải dựa tiêu chuẩn Công ty đề khơng để tình cảm xen vào phận Kế tốn khơng nhận đơn hàng bệnh viện, đại lý có nợ hạn trình dược viên có bảo đảm đơn đặt hàng tốn hạn 3.2: Sử dụng chiết khấu tốn cơng cụ khuyến khích bệnh viện, đại lý trả nợ sớm  Trước đây, Cơng ty khơng áp dụng hình thức chiết khấu tốn để khuyến khích bệnh viện, đại lý toán tiền sớm mà cho bệnh viện, đại lý nợ thời hạn định Trong đó, có số bệnh viện, đại lý họ 60 có đủ khả tốn Cơng ty khơng có sách chiết khấu, nên tốn phần, phần cịn lại trả chậm theo thời hạn quy định hợp đồng Điều làm cho khoản vốn Công ty bị bệnh viện, đại lý chiếm dụng lớn  Trong năm lại mà kinh tế thị trường mở cửa hình thức tốn phát triển mạnh hơn, việc áp dụng sách chiết khấu tốn hình thức đắc lực việc kích thích bệnh viện, đại lý trả nợ sớm để hưởng chiết khấu  Vì vậy, Cơng ty nên áp dụng tỷ lệ chiết khấu toán cho bệnh viện, đại lý để mang lại hiệu việc thu hồi sớm khoản phải thu, rút ngắn kỳ thu tiền bình qn Cơng ty tỷ lệ chiết khấu phụ thuộc vào tỷ lệ chiết khấu đối thủ cạnh tranh tỷ lệ lãi suất ngân hàng, không nên phụ thuộc vào mục tiêu Công ty  Khi sử dụng công cụ chiết khấu toán sớm cho bệnh viện, đại lý Công ty không nên phân biệt bệnh viện, đại lý cũ hay mới, mà nên áp dụng tỷ lệ chiết khấu cho bệnh viện, đại lý  Chiết khấu áp dụng cho bệnh viện, đại lý trả tiền thời hạn quy định sách để hưởng chiết khấu Tỷ lệ chiết khấu mà Công ty áp dụng nên tuân thủ theo nguyên tắc sau:  Lãi suất tiền gửi ngân hàng < lãi suất chiết khấu < lãi suất đối thủ cạnh tranh < lãi suất tiền vay  Với việc đưa nguyên tắc vậy, Công ty đảm bảo tính sinh lợi khoản phải thu bệnh viện, đại lý trả tiền ngay, rút ngắn kỳ thu tiền 3.3: Hồn thiện cơng tác quản lý khoản phải thu bệnh viện, đại lý sổ sách  Trong áp dụng sách bán chịu cho bệnh viện, đại lý, việc theo dõi công nợ, tuổi nợ bệnh viện, đại lý cho Cơng ty việc làm quan trọng Vì thơng qua q trình quản lý, theo dõi sát Công ty biết bệnh 61 viện, đại lý trả nợ hạn không hạn, nguyên nhân bệnh viện, đại lý không trả nợ Từ Cơng ty ln tình chủ động, có chuẩn bị cần thiết biện pháp phù hợp để thu hồi nợ hiệu hơn, giảm rủi ro khoản nợ trì mối quan hệ tốt đẹp với bệnh viện, đại lý Đồng thời, số lượng bệnh viện, đại lý giao dịch với Công ty không nhỏ, việc theo dõi công nợ theo tuổi giúp Cơng ty nhanh chóng nhận khoản nợ hạn để kịp thời thực thu hồi cần thiết mang lại hiệu Song song đó, bảng tuổi nợ công cụ đắc lực hỗ trợ công tác dự thu hàng tháng Công ty  Đề xuất Bảng theo dõi chi tiết cơng nợ theo tuổi nợ trình bày sau: Bảng 3.1: Bảng theo dõi tuổi nợ hạn khách hàng phận kế toán – tài Tên đơn vị Nợ Nợ Nợ Nợ Nợ Nợ hạn từ 1- hạn từ 31 hạn từ 61 hạn hạn 30 ngày – 60 ngày – 90 ngày 90 ngày Bệnh viện A Đại lý A … … Bệnh viện i Đại lý i Tổng cộng  Ngồi ra, Cơng ty nên sử dụng bảng theo dõi khác để kiểm sốt chất khoản phải thu Đó là: Bảng 3.2: Bảng theo dõi chi tiết công nợ khách hàng bệnh viện, đại lý phận kế toán – tài Ngày SỔ GHI CHI TiẾT Đơn vị mua hàng: Bệnh viện A Loại tiền VNĐ Đầu kì Tên đơn Chứng Phải Ngày Trả nợ Cấn nợ … đồng Nợ cuối 62 mua hàng vị từ toán toán … … … … … đồng Tồn … đồng … đồng … đồng … đồng Tổng cộng  Việc sử dụng bảng theo dõi chi tiết công nợ giúp cho Cơng ty thấy rõ tình hình thu hồi cơng nợ bệnh viện, đại lý Qua đó, Kế tốn doanh thu – cơng nợ nắm lịch sử, thói quen tốn bệnh viện, đại lý Quá trình sử dụng bảng theo dõi kết hợp với việc xem xét nợ hạn sở quan trọng giúp cho Phịng kế tốn định đơn đặt hàng hiệu cao Cụ thể có linh hoạt việc định giam đơn đặt hàng có nợ hạn, trường hợp bệnh viện hay đại lý có lịch sử toán tốt, xuất lần đầu việc nợ hạn xem xét tiếp tục nhận đơn đặt hàng, sau nhận phản hồi mang tính hợp tác bệnh viện hay đại lý lịch toán khoản nợ q hạn cịn với bệnh viện, đại lý có lịch sử tốn khơng tốt thường xun tốn trễ hạn Cơng ty khơng xem xét tiếp tục nhận đơn đặt hàng dù trình dược viên có bảo đảm người chịu trách nhiệm thu hồi khoản nợ Với sở phân tích chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc định tránh định mang tính chủ quan việc “lách quy định” giao hàng dù có nợ hạn  Với bảng theo dõi chi tiết có tình trạng nợ q hạn, nợ khó địi xảy Kế toán – doanh thu dễ dàng tìm nguyên nhân bệnh viện, đại lý chậm trễ tốn nợ để có biện pháp thu hồi nợ hiệu 3.4: Phương thức tốn  Cơng ty áp dụng hai hình thức thu tiền thu tiền trực tiếp chuyển khoản  Nhà thuốc bác sĩ 63  Đối với nhà thuốc bác sĩ áp dụng phương thức thu tiền trực tiếp hợp lí Vì với nhà thuốc bác sĩ, cơng ty bán hàng trực tiếp khơng có hợp đồng ràng buộc số tiền đặt mua hàng nhóm khách hàng thường triệu đồng/ đơn đặt hàng Nếu áp dụng phương thức chuyển khoản gây nên thủ tục rườm rà, gây thời gian, khách hàng  Tuy nhiên với phương thức thu tiền trực tiếp Công ty gặp phải tình trạng nhân viên giao hàng biển thủ tiền mặt thu Điều gây thất thoát lớn cho Cơng ty Để khắc phục tình trạng Công ty nên:  Chú ý công tác tuyển chọn nhân  Xây dựng mô tả công việc cụ thể  Xác minh rõ nơi cư trú hạnh kiểm nhân viên xin việc thông qua chứng nhận địa phương  Trong trình vấn cần đưa câu hỏi liên quan đến tính cách để hiểu rõ mức độ trung thực nhân viên  Có quy định ràng buộc nhân viên Công ty mặt pháp luật xảy tình trạng không thu tiền hợp đồng lao động  Trong trình hoạt động, trình dược viên tuyệt đối không giao hàng, thu tiền dùm cho nhân viên giao hàng, có tổn thất xảy khó truy cứu trách nhiệm thuộc nhân viên  Nhân viên giao hàng sau thu tiền phải nộp tiền lại cho Công ty ngày hôm sau kể từ ngày xuất hóa đơn thuế GTGT Nếu có tình trạng nhân viên giao hàng nộp khơng đủ tiền Thủ quỹ phải tìm hiểu rõ lí yêu cầu nhân viên giao hàng phải nộp lại số tiền vịng tuần kể từ ngày xuất hóa đơn thuế GTGT Nếu sau tuần kể từ ngày xuất hóa đơn thuế GTGT, nhân viên giao hàng không giao đủ tiền bị trừ điểm vào bảng đánh giá xếp loại nhân viên cuối năm Nếu sau tuần kể từ ngày xuất hóa đơn thuế GTGT, nhân viên giao hàng không giao đủ tiền bị hạ bậc lương Nếu sau tuần kể từ ngày xuất hóa đơn thuế 64 GTGT, nhân viên giao hàng không giao đủ tiền Công ty định cho việc không nhận khoản trợ cấp quyền lợi khác nghỉ việc Công ty đồng thời nhân viên phải hồn trả đủ số tiền nợ với Công ty không trả đủ Công ty dựa quy định hợp đồng lao đồng kí trước để xử lý  Bệnh viện  Đối với bệnh viện Cơng ty áp dụng song song hai hình thức thu tiền trực tiếp chuyển khoản Tuy nhiên, hóa đơn bệnh viện thường có giá trị lớn, Cơng ty nên áp dụng phương thức tốn chuyển khoản chủ yếu để q trình tốn giản đơn thuận lợi hơn, giảm bớt thời gian chờ xác nhận hóa đơn từ Ban giám đốc xác nhận toán từ bệnh viện, giảm rủi ro việc nắm giữ lưu trữ tiền từ nhân viên giao hàng thu tiền mang nộp cho công ty, đồng thời việc tốn thơng qua chuyển khoản làm cho quy trình tốn cơng ty tự động hóa hơn, phù hợp với kinh tế ngày phát triển, xu hướng hạn chế dùng tiền mặt lưu thông 3.5: Chính sách xử lý nợ q hạn tốn  Khi bệnh viện, đại lý có nợ hạn thời gian dài nguyên nhân xuất phát khoản nợ thường bệnh viện chờ hợp đồng thầu mới, chờ Bảo Hiểm Y Tế giải ngân, cịn phía đại lý nợ bệnh viện tỉnh chưa tốn tiền hàng nên đại lý khơng đủ tài tốn cho Cơng ty Với trường hợp Công ty nên bàn bạc thương lượng với phía bệnh viện, đại lý chia khoản phải thu thành nhiều đợt toán để giảm bớt lượng tiền mà bệnh viện đại lý phải toán lần, hạn chế tình trạng dây dưa nợ Đồng thời, Công ty thu lại bớt phần vốn bị đại lý, bệnh viện chiếm dụng, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng với số lượng lớn thời gian dài  Còn với trường hợp nợ hạn xuất phát từ nguyên nhân khác việc chờ thầu Bảo Hiểm Y Tế giải ngân Cơng ty nên quy định rõ ràng biện pháp đôn đốc thu hồi nợ mức nợ hạn 65  Ngay đến hạn tốn khoản nợ mà Cơng ty khơng nhận dấu hiệu tốn từ bệnh viện, đại lý Kế tốn doanh thu – cơng nợ gọi điện thoại nhắc nhở họ trả tiền  Nợ hạn < 15 ngày: Công ty tiếp tục đôn đốc trực tiếp qua điện thoại, gửi đề nghị toán sang cho bệnh viện, đại lý  Nợ hạn < 30 ngày: Công ty tiếp tục đôn đốc qua điện thoại thông báo ngưng cung cấp hàng  Nợ hạn < 90 ngày: Công ty tiếp tục đôn đốc qua điện thoại, áp dụng phạt lãi chậm trả tính phần nợ hạn  Nợ hạn > 90 ngày: Kế toán trưởng gọi điên thoại gặp trực tiếp người chịu trách nhiệm tốn bệnh viện, đại lý thơng báo tình hình nợ q hạn tốn lý hợp đồng 3.6: Trích lập dự phịng nợ phải thu khó đòi  Khi bị chiếm dụng vốn dẫn tới tình trạng có nợ q hạn, nợ khó địi Trên thực tế, Cơng ty cịn tồn khoản nợ hạn Thế Công ty thường xuyên nhắc nhở, đốc thúc trả nợ mà không tiến hành trích lập dự phịng để phịng ngừa tổn thất khoản nợ phải thu khó địi xảy ra, hạn chế rủi ro tăng khoản nợ phải thu gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh Công ty Cuối niên độ kế tốn, Cơng ty nên dự kiến mức tổn thất xảy năm kế hoạch khoản nợ tiến hành lập dự phòng cho khoản nợ phải thu khó địi kèm theo chứng từ chứng minh khoản nợ nợ khó đòi Sau dự phòng cho khoản nợ phải thu khó địi, Cơng ty tổng hợp tồn khoản dự phòng khoản nợ lại để làm hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp 66 KẾT LUẬN Khoản phải thu số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp mua chịu hàng hóa dịch vụ Có thể nói hầu hết doanh nghiệp có phát sinh khoản phải thu với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể mức khơng thể kiểm sốt Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi lợi nhuận rủi ro Nếu không bán chịu hàng hóa hội bán hàng, lợi nhuận Nếu bán chịu hàng hóa q nhiều chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy phát sinh khoản nợ hạn, nợ khó địi, gây ảnh hưởng tới hiệu kinh doanh doanh nghiệp Chính thế, quản trị khoản phải thu khách hàng vấn đề phức tạp quan trọng, mối quan tâm hàng đầu mang ý nghĩa sống doanh nghiệp, tồn suốt trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp phần chiến lược quản trị nguồn vốn doanh nghiệp Phân tích hoạt động thu hồi cơng nợ Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dược Phẩm Khương Duy giai đoạn ba năm 2010 – 2012 cho thấy:  Cơng ty xây dựng cho sách tín dụng phù hợp, hiệu Về đánh giá đầy đủ vấn đề mà Công ty cần quan tâm để cấp tín dụng cho khách hàng khách hàng Cơng ty thuộc loại hình phân phối đại lý, bệnh viên tư nhân, bệnh viện có thầu hay khơng có thầu, khả toán mối quan hệ làm ăn với Cơng ty  Thời hạn tín dụng 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày mà Công ty áp dụng góp phần đáng kể việc thu hút khách hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận đồng thời có đa dạng hóa thời gian tốn vá áp dụng linh hoạt tùy vào đối tượng khách hàng Công ty  Hoạt động thu hồi công nợ Công ty tổ chức, theo dõi quản lý theo quy trình thống với phối hợp nhiều phòng ban mang lại hiệu quả, giảm khoản phải thu hạn 67  Đặc biệt Công ty chưa xuất nợ hạn khơng địi Để làm điều Công ty đưa biện pháp xử lý nợ hạn ngưng bán hàng không nhận đơn hàng đối tượng nợ hạn Biện pháp tạo áp lực khiến khách hàng trả nợ để thực giao dịch Tuy nhiên, hoạt động thu hồi nợ Công ty số mặt hạn chế nhân viên kinh doanh chạy theo doanh số, quan hệ thân thiết nhân viên phòng ban mà họ bỏ qua số ngun tắc hoạt động, thời hạn tín dụng Cơng ty áp dụng dài khiến số tiền bị chiếm dụng lâu, việc thu hồi nợ thực giao dịch tiền mặt dẫn đến nhiều rủi ro mát, công tác quản lý khoản phải thu sổ sách cịn sơ xài gây khó khăn quản lý, theo dõi thu hồi nợ, biện pháp ngưng bán hàng mang lại hiệu với số khách hàng chưa thật biện pháp tốt Do việc đưa biện pháp hồn thiện hoạt động thu hồi cơng nợ nhân viên phịng ban phải có phối hợp chặt chẽ với làm việc để hoạt động theo dõi thu hồi công nợ diễn hiệu hơn; sử dụng công cụ chiết khấu để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm giúp Cơng ty thu hồi nợ nhanh tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn nhiều thời gian dài, hoàn thiện công tác quản lý khoản phải thu khách hàng sổ sách giúp cho việc quản lý kiểm soát khoản nợ dễ dàng hiệu hơn; sách xử lý nợ hạn khó địi giúp cho Ban lãnh đạo Cơng ty có biện pháp hữu hiệu cơng tác theo dõi, thu hồi khoản nợ hạn, nợ q hạn, nợ khó địi, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh Công ty; cuối Cơng ty nên trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi để có nguồn tài bù đắp cho khoản nợ thu hồi khách hàng khơng có khả tốn, đảm bảo phản ánh giá trị khoản phải thu thời điểm lập báo cáo tài chính, đồng thời tiết kiệm khoản tiền từ việc giảm đóng thuế thu nhập doanh nghiệp 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Phan Đức Dũng (2011), Phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất Thống Kê, TP Hồ Chí Minh, 524 PGS.TS Võ Văn Nhị (2009), Kế toán tài doanh nghiệp, Nhà xuất Tài chính, TP.HCM, 481 TS Bùi Hữu Phước (2009), Tài doanh nghiệp, Nhà xuất Tài chính, TP Hồ Chí Minh, 507 GS.TS Nguyễn Quang Quynh – PGS.TS Ngơ Trí Tuệ (2011), Kiểm Tốn Tài Chính, Nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, 471 PGS.TS Trần Ngọc Thơ (2007), Tài doanh nghiệp đại, Nhà xuất Thống Kê, 878 ThS Lê Hà Diễm Chi (2012), Quản trị tốt “Khoản phải thu” – Giải pháp sử dụng vốn hiệu doanh nghiệp; http://tapchithue.com.vn/dien-dannghiep-vu/159-dien-dan-nghiep-vu/903-quan-tri-khoan-phai-thu.html Thông tư 01/2012/TTLT/BYT-BTC ngày 19/01/2012 Bộ Y Tế, Hướng dẫn đấu thầu mua thuốc sở y tế Thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 Bộ Tài Chính, Hướng dẫn chế độ trích lập sử dụng khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó địi bảo hành sản phẩm, hàng hóa, cơng trình xây lắp doanh nghiệp Trang website thức Cơng ty TNHH Dược Phẩm Khương Duy, http://www.khuongduy.com.vn 10 Cổng thơng tin điện tử Bộ Tài Chính, http://www.mof.gov.vn 11 Cổng thông tin điện tử Bộ Y Tế, http://www.moh.gov.vn 12 Hệ thống văn quy phạm pháp luật, http://www.moj.gov.vn 13 Cổng thông tin điện tử Sở Y Tế Thành Phố Hồ Chí Minh, http://www.medinet.hochiminhcity.gov.vn 69 PHỤ LỤC Bao gồm Bảng Cân đối kế toán Bảng Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2010, 2011 2012 Biên đối chiếu công nợ Biên đề nghị toán nợ hạn Hợp đồng mua bán thuốc ... xuất nước thu? ??c nhóm trị liệu sau: 19  Nhóm thu? ??c tim mạch  Nhóm thu? ??c tiểu đường  Nhóm thu? ??c tiêu hóa  Nhóm thu? ??c giảm đau, kháng viêm  Nhóm thu? ??c chống dị ứng, kháng Histamin  Nhóm thu? ??c... thu? ??c kháng sinh  Nhóm thu? ??c đặc trị nấm, kháng virus, kháng HIV  Nhóm thu? ??c bổ  Các sản phẩm khác như: thu? ??c ho, thu? ??c bảo vệ gan, thu? ??c phụ khoa, thu? ??c dùng da, thu? ??c sát trùng chống nhiễm... hoạt động khoản phải thu  Các số đo lường khoản phải thu gồm: o Tỷ lệ phần trăm khoản phải thu doanh số o Tốc độ tăng trưởng khoản phải thu o Vòng quay khoản phải thu o Kỳ thu tiền bình quân o