TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.1.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới:
Có nhiều nghiên cứu về quản trị dự án, nhưng số lượng nghiên cứu về quản trị dự án công nghệ thông tin, đặc biệt là tại các tổ chức cụ thể, lại ít hơn Trong khuôn khổ nghiên cứu của luận văn này, tác giả sẽ trình bày một số điểm nổi bật.
(1)– Pankaj Jalote, 2002, Software Project Management in Practice.
Tác giả đã nghiên cứu quy trình quản trị dự án phần mềm tại Công ty Infosys, một công ty phát triển phần mềm hàng đầu thế giới Nghiên cứu bao gồm các giai đoạn từ lập kế hoạch, thực hiện đến kết thúc dự án, với trọng tâm vào các nội dung như ước lượng, dự toán, lập kế hoạch quản trị rủi ro, thu thập số liệu, thiết lập mục tiêu chất lượng và sử dụng các phép đo để giám sát dự án Công trình nghiên cứu này mang tính ứng dụng cao, rất hữu ích cho các nhà quản trị dự án phần mềm bận rộn, cung cấp một cuốn cẩm nang tiện dụng.
David W Wirick trong cuốn sách "Public Sector Project Management" (2009) tập trung nghiên cứu quản trị các dự án đầu tư công, phân tích các vấn đề phát sinh và nguyên nhân thất bại của các dự án này Tác giả đề cập đến các chuẩn mực, giá trị và mặt trái của quản trị dự án, cũng như những yếu tố quyết định thành công và các mô hình quản trị hiệu quả trong khu vực công Cuốn sách cung cấp phương pháp đo lường và ứng dụng phần mềm trong quản trị dự án, trở thành tài liệu nghiên cứu quan trọng cho lĩnh vực này Tuy nhiên, hạn chế của nghiên cứu là không đi sâu vào quản trị các dự án đầu tư công trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Cuốn sách "Quản trị Dự án CNTT trong Chăm sóc Sức khỏe" của Scott Coplan và David Masuda (2011) cung cấp cái nhìn sâu sắc về quản trị dự án trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe tại Mỹ, tập trung vào các thách thức về chi phí và chất lượng khám chữa bệnh Tác phẩm đưa ra các giải pháp thiết thực cho những vấn đề này, mặc dù chủ yếu tập trung vào CNTT, dược và y tế, nhưng những bài học từ quản trị dự án CNTT cũng có thể áp dụng cho các lĩnh vực khác Tuy nhiên, cuốn sách không đi sâu vào phân tích quản trị dự án, công nghệ hay sự thay đổi, vì vậy người đọc muốn tìm hiểu thêm về những lĩnh vực này nên tham khảo các tài liệu khác.
(4)– Carol V.Brown, Daniel W.Dehayes, Jeffrey A.Hoffer, E.Wainright Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information
Mục đích của công trình nghiên cứu là cung cấp cái nhìn toàn diện về quản trị hệ thống thông tin và xu hướng công nghệ cho học viên cao học, nghiên cứu sinh và nhà quản trị Cuốn sách cập nhật các thành tựu công nghệ mới và đưa ra nhiều tình huống nghiên cứu hữu ích Nó là công cụ hỗ trợ cho giảng viên trong việc giảng dạy và cho học viên chuẩn bị cho sự nghiệp trong lĩnh vực quản trị kinh doanh và hệ thống thông tin Nghiên cứu được chia thành 4 phần: Công nghệ thông tin, Ứng dụng Công nghệ thông tin, Xây dựng hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý, với phân tích chi tiết về phần cứng, phần mềm, hệ thống và dữ liệu Tuy nhiên, phần nghiên cứu về quản trị dự án CNTT vẫn còn hạn chế.
Joseph Heagney trong tác phẩm "Quản trị dự án - Những nguyên tắc căn bản" (2014) đã nghiên cứu các nội dung quan trọng như phạm vi dự án, lập kế hoạch, quản trị rủi ro, giám sát tiến độ, quản lý nhóm dự án, cũng như xây dựng chiến lược, tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng.
Hoạch định dự án là bước đầu tiên quan trọng, bao gồm việc xây dựng sơ đồ phân rã công việc để xác định các nhiệm vụ cụ thể Tiếp theo, cần xây dựng một lịch trình khả thi nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện Phân tích kết quả thu được từ từng giai đoạn giúp đánh giá hiệu quả công việc Cuối cùng, việc kiểm soát và đánh giá tiến độ của mỗi giai đoạn là cần thiết để cải thiện quy trình quản trị dự án, đảm bảo sự thành công cho toàn bộ dự án.
Cuốn sách "Information Technology Project Management - Providing Measurable Organizational Value" của Jack T Marchewka (2016) là một nghiên cứu chất lượng cao về quản trị dự án công nghệ thông tin Tác giả đã phân tích toàn diện các đặc điểm, phương pháp và quy trình của dự án CNTT, đặc biệt tập trung vào giai đoạn lập kế hoạch dự án như xây dựng hạ tầng, xác định phạm vi, cấu trúc phân chia công việc, lập lịch và ngân sách Bên cạnh đó, tác giả cũng đề cập đến quản trị rủi ro, quan hệ với các bên liên quan, quản trị chất lượng, lãnh đạo đội dự án, cũng như quản lý sự thay đổi và xung đột trong tổ chức Mặc dù công trình này có giá trị thực tiễn cao trong việc đo lường giá trị của quản trị dự án CNTT, nhưng vẫn thiếu cái nhìn tổng thể về quản trị dự án nói chung và một số quy trình chưa được phân tích kỹ lưỡng Phần lập kế hoạch được nghiên cứu sâu, trong khi phần thực hiện và kiểm soát dự án cần được chú trọng hơn.
Kathy Schwalbe, trong cuốn sách "Information Technology Project Management" (phiên bản thứ 8, Cengage, 2018), đã cung cấp một nghiên cứu toàn diện về quản trị dự án CNTT Tác giả phân tích sâu sắc các khía cạnh quan trọng như quản lý quy trình dự án, bao gồm sự thống nhất, phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, thuê ngoài, cũng như vai trò của chủ đầu tư và các bên liên quan, đồng thời sử dụng phần mềm quản lý dự án Microsoft Project 2013 Tuy nhiên, do tính chuyên nghiệp cao, một số nội dung và quy trình trong tài liệu này có thể không áp dụng được cho các tổ chức công như Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.
1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước:
Quản trị dự án là một lĩnh vực được nghiên cứu rộng rãi, tuy nhiên, tài liệu về quản trị dự án công nghệ thông tin còn hạn chế Mặc dù có một số nghiên cứu tại các cơ quan, đơn vị cụ thể, nhưng số lượng vẫn khá ít Trong luận văn này, tác giả sẽ trình bày một số nghiên cứu có tính thực tiễn và ứng dụng cao trong lĩnh vực quản trị dự án công nghệ thông tin.
(1) – Trường Đại học Công nghệ thông tin, Thành phố Hồ Chí Minh, 2010,
Quản lý dự án công nghệ thông tin.
Tác giả đã tiến hành nghiên cứu và phân tích sâu về quản lý dự án CNTT, bao gồm khái niệm dự án, đặc trưng và phân loại dự án, cũng như vai trò của các bên liên quan Cuốn sách trình bày chi tiết chu trình và các giai đoạn của quản lý dự án: xác định, phân tích, thiết kế, thực hiện, kiểm thử và vận hành Bên cạnh đó, tác giả cũng đề cập đến những kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án như ước lượng, lập lịch, quản lý rủi ro, kiểm soát dự án, nhân sự, và đánh giá tài chính Mặc dù có nhiều giai đoạn được liệt kê, một số giai đoạn như xác định, phân tích và thiết kế có thể gộp lại thành giai đoạn lập kế hoạch, trong khi thực hiện, kiểm thử hệ thống và vận hành có thể hợp nhất thành giai đoạn thực hiện Giai đoạn kiểm soát dự án và đánh giá tài chính cũng được đưa vào phần kỹ năng quản lý, mặc dù chúng thuộc về giai đoạn kiểm soát và kết thúc dự án.
(2) – Lê Văn Phùng, Trần Nguyên Hương, Lê Hương Giang, 2015, Quản lý dự án công nghệ thông tin.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin, nhóm tác giả do TS Lê Văn Phùng dẫn dắt đã biên soạn cuốn sách này dựa trên tài liệu sưu tầm và kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý dự án CNTT tại Việt Nam.
Cuốn sách gồm 5 chương: 1 Dự án và quản lý dự án; 2 Lập kế hoạch dự án CNTT;
3 Các phương tiện phục vụ quản lý dự án; 4 Tổ chức triển khai, giám sát và điều chỉnh kế hoạch dự án; 5 Quản lý các hoạt động kết thúc dự án Cuốn sách là tài liệu tham khảo hữu ích Tuy nhiên, cuốn sách có phần hạn chế do tập trung chủ yếu vào các dự án phần mềm nói riêng mà không có sự bao quát vào các dự án CNTT nói chung.
(3) – Đào Thị Hải Yến, 2015, Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục
Công nghệ thông tin và thống kê hải quan.
Luận văn trình bày các khái niệm cơ bản về quản lý dự án công nghệ thông tin (CNTT) cùng với nội dung và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực này Bên cạnh đó, luận văn cũng phân tích các quy định pháp luật liên quan và đánh giá thực trạng quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và thống kê hải quan, nêu rõ những kết quả đạt được, tồn tại và nguyên nhân Cuối cùng, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT, bao gồm cải thiện tổ chức, chính sách, cơ sở hạ tầng và mối quan hệ giữa các bên tham gia dự án.
(4) – Hoàng Thành Sơn, 2015, Quản lý các dự án về công nghệ thông tin ở
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.
Luận văn trình bày khái niệm và thuộc tính của dự án, cùng với quản lý dự án trong lĩnh vực CNTT ngân hàng Nó phân tích các mục tiêu, giai đoạn và các bên liên quan trong dự án, đồng thời đưa ra tiêu chí đánh giá quản lý dự án CNTT tại ngân hàng thương mại như tuân thủ quy trình, hoàn thành mục tiêu, hiệu quả sử dụng nguồn lực, năng lực cán bộ, chi phí thực hiện và sự hài lòng của khách hàng Bên cạnh đó, luận văn cũng đề cập đến các nhân tố ảnh hưởng và kỹ năng cần thiết trong quản lý dự án, bao gồm phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng Ngoài ra, luận văn nêu thực trạng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, bao gồm lịch sử phát triển, tình hình hoạt động và đánh giá công tác quản lý dự án CNTT Cuối cùng, luận văn đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT tại ngân hàng.
Cơ sở lý luận về quản trị dự án công nghệ thông tin
1.2.1 Khái niệm quản trị dự án CNTT
Quản trị dự án hiện đại gắn liền với sự phát triển của sơ đồ GANTT, được Gantt khởi xướng vào đầu những năm 1900 để quản lý dự án đóng tàu trong Thế chiến thứ II Đến những năm 1950, quản lý quân sự Mỹ đã áp dụng sơ đồ này trong việc phát triển hệ thống tên lửa Sau đó, ngành công nghiệp xây dựng Mỹ cũng phát triển phương pháp đường găng (PERT/CPM) nhằm quản lý hiệu quả các dự án xây dựng.
Quản trị dự án đã phát triển thành một môn khoa học toàn cầu, phù hợp với thực tiễn hiện đại và trở thành kiến thức thiết yếu cho các nhà quản trị Nhiều tổ chức áp dụng phương pháp quản trị bằng dự án, chia nhỏ chương trình thành các dự án và tiểu dự án để quản lý hiệu quả, từ đó giảm thiểu rủi ro.
Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), một dự án được định nghĩa là nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả độc nhất.
Theo định nghĩa từ Viện Quản lý dự án (2008), một dự án chỉ được thực hiện một lần và không thể lặp lại Mỗi dự án cần có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể, ngân sách rõ ràng, phạm vi hoặc quy mô xác định, cùng với các yêu cầu cụ thể cần đạt được.
Quản trị dự án, theo PMBOK Guide, là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để lập kế hoạch nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án Quá trình này diễn ra liên tục từ giai đoạn chuẩn bị, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát cho đến khi kết thúc dự án Một dự án thành công là khi đáp ứng được mong đợi của chủ đầu tư về thời gian, chi phí và chất lượng kết quả.
Công nghệ thông tin giúp các công ty tạo sự khác biệt trong sản phẩm và dịch vụ, đồng thời nâng cao khả năng phục vụ khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin kịp thời Internet mở rộng khả năng tiếp cận với nhà cung cấp và khách hàng toàn cầu, trong khi sự phát triển của máy tính với nhiều kích cỡ và tốc độ xử lý giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn thiết bị phù hợp Các công ty lớn đang đầu tư vào hệ thống riêng để chia sẻ dữ liệu và xử lý công việc hiệu quả Kho ứng dụng phong phú trên các nền tảng như Apple và sự phát triển của mạng xã hội cho thấy phần mềm ngày càng trở nên tích hợp và dễ sử dụng hơn Công nghệ vệ tinh và di động kết nối khách hàng và người bán hàng, giúp tiết kiệm chi phí cho các quốc gia đang phát triển Điện toán đám mây cho phép doanh nghiệp lưu trữ và xử lý thông tin khổng lồ một cách linh hoạt Cuối cùng, máy vi tính giúp giảm chi phí sản phẩm và dịch vụ thông qua tự động hóa, tối ưu hóa quy trình và hỗ trợ quyết định quản trị hiệu quả.
Các tổ chức ngày càng phụ thuộc vào hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý giao dịch và hỗ trợ ra quyết định quản trị Tương lai của các tổ chức phụ thuộc vào khả năng tận dụng sức mạnh của CNTT và quản trị các dự án công nghệ thông tin Để quản lý hiệu quả nguồn lực CNTT, các nhà quản trị cần có chiến lược rõ ràng, bao gồm hạ tầng CNTT, nhân lực CNTT và mối quan hệ giữa CNTT và kinh doanh Quản trị hạ tầng CNTT bao gồm lập kế hoạch, xây dựng và điều hành hoạt động của hạ tầng máy tính và truyền thông, giúp cung cấp thông tin cần thiết cho quản trị viên và nhân viên mọi lúc, mọi nơi Việc xác định công nghệ mới để đầu tư và ứng dụng giải pháp mới là rất quan trọng để cải thiện hoạt động kinh doanh Nhu cầu về nhân sự CNTT không chỉ yêu cầu kiến thức về CNTT mà còn đòi hỏi kỹ năng kinh doanh và giao tiếp, đặc biệt trong vai trò phân tích kinh doanh và hệ thống, nhằm hiểu rõ nhu cầu CNTT của các bộ phận như marketing, kế toán, sản xuất, và các lĩnh vực khác như tài chính, chăm sóc sức khỏe, bất động sản.
Quản trị CNTT không chỉ phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ hiện đại và đội ngũ chuyên gia giỏi, mà còn cần sự tham gia tích cực của các nhà quản trị kinh doanh Sự phối hợp chặt chẽ giữa CNTT và kinh doanh là yếu tố then chốt để đầu tư vào các ứng dụng CNTT mới, đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, từ đó biến lợi nhuận tiềm năng thành lợi nhuận thực tế.
Các quy trình kinh doanh Nguồn nhân lực
Hình 1.1.: Các yếu tố cấu thành quan trọng của một tổ chức
(Nguồn: Carol V.Brown, Daniel W.Dehayes, Jeffrey A.Hoffer, E.Wainright Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information Technology
Quản trị dự án CNTT là quá trình sử dụng kiến thức, kỹ năng và công cụ để chuẩn bị, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát dự án, nhằm đảm bảo hoàn thành các yêu cầu cụ thể của dự án công nghệ thông tin.
(Nguồn: Kathy Schwalbe, Cengage, 2018, Information Technology Project
Các dự án CNTT bao gồm việc sử dụng phần cứng, phần mềm và hệ thống để tạo ra sản phẩm và dịch vụ Chúng có thể rất đa dạng, từ nhóm sinh viên phát triển ứng dụng trên điện thoại và bán trực tuyến, đến công ty chế tạo xe tự lái Ngoài ra, các trường đại học cũng nâng cấp hệ thống internet không dây toàn trường, trong khi chính phủ phát triển ứng dụng phục vụ cho công tác tổng điều tra dân số và nhà ở.
Các dự án công nghệ thông tin (CNTT) rất phong phú và đa dạng Một số dự án chỉ yêu cầu một nhóm nhỏ thực hiện việc cài đặt phần cứng và phần mềm cần thiết, trong khi những dự án khác có quy mô lớn hơn, liên quan đến nhiều thành phần và quy trình phức tạp hơn.
Cấu trúc của tổ chức
Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích quy trình nghiệp vụ và phát triển hệ thống phần mềm để đáp ứng nhu cầu người sử dụng Dù là một dự án phần cứng nhỏ, nó vẫn liên quan đến nhiều thiết bị như máy tính cá nhân, máy chủ và điện thoại thông minh, với hệ thống mạng có thể là có dây hoặc không dây Các dự án phần mềm thường phức tạp hơn, từ ứng dụng đơn giản như Microsoft Excel đến hệ thống thương mại điện tử toàn cầu sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình Mỗi dự án CNTT đều phục vụ cho các yêu cầu nghiệp vụ cụ thể, ví dụ như dự án CNTT trong ngành thuế khác biệt hoàn toàn với ngành tư pháp.
Trong các tài liệu tham khảo, tác giả luận văn nhận thấy công trình nghiên cứu Information Technology Project Management (8 th edition) của tác giả Kathy
Schwalbe, xuất bản bởi Nhà xuất bản Cengage vào năm 2018, là công trình nghiên cứu khoa học toàn diện nhất về quản trị các dự án CNTT Tác giả đã phân tích chi tiết 5 giai đoạn và 8 nội dung quản trị dự án, sử dụng khung lý thuyết này làm nền tảng cho luận văn Ngoài ra, tác giả cũng chọn lọc và vận dụng lý luận, hình ảnh, bảng biểu từ các tài liệu tham khảo khác để làm phong phú thêm nội dung nghiên cứu.
1.2.2.Các giai đoạn của dự án CNTT
Quá trình xây dựng và thực hiện dự án CNTT được chia thành các giai đoạn cụ thể, mỗi giai đoạn được xác định bởi các mốc thời gian, sự kiện và sản phẩm cần hoàn thành Việc phân chia này giúp theo dõi và đánh giá tiến độ dự án một cách hiệu quả Các dự án CNTT thường có thể bao gồm 3 giai đoạn: Thực hiện, Giám sát, Kết thúc, hoặc 4 giai đoạn: Lập Kế hoạch, Thực hiện, Giám sát, Kết thúc Tổng quan, các dự án CNTT có thể được chia thành 5 giai đoạn chính.
Lập kế hoạch Chuẩn bị
Hình 1.2 Mối quan hệ tương tác giữa các giai đoạn của dự án
(Nguồn: David W.Wirick, Wiley, 2009, Public Sector Project Management.)
Giai đoạn chuẩn bị dự án:
Việc xác định, định nghĩa và tạo căn cứ là rất quan trọng cho một dự án hoặc giai đoạn của dự án Trong mỗi giai đoạn, quá trình chuẩn bị diễn ra nhằm đảm bảo sự thành công của dự án Chẳng hạn, trong giai đoạn kết thúc, quá trình này giúp đội dự án hoàn tất công việc, rút ra bài học kinh nghiệm và nhận được sự chấp nhận từ khách hàng về sản phẩm.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Quy trình nghiên cứu
Hình 2.1 Quy trình tiến hành nghiên cứu
Nguồn:Tác giả tổng hợp
Thu thập dữ liệu
Quy trình thu thập dữ liệu được thực hiện như sau:
2.2.1 Phỏng vấn sâu Đối tượng của nghiên cứu này được tác giả chọn trong phỏng vấn sâu là: Lãnh đạo, công chức và nhân viên của Sở Tư pháp Hà Nội Cụ thể, tác giả luận văn sẽ tiến hành phỏng vấn đối với 15 người, bao gồm:
- Phòng lý lịch tư pháp: 1 người
- Phòng bổ trợ tư pháp: 1 người
Nghiên cứu quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội Nghiên cứu lý thuyết Điều tra, khảo sát
Phân tích dữ liệu tìm ra các vấn đề tồn tại
- Phòng Hành chính tư pháp: 6 người
Bài phỏng vấn sâu được thực hiện với bảng câu hỏi cấu trúc sẵn có, trong đó tác giả tiến hành phỏng vấn trực tiếp theo hình thức mặt đối mặt và ghi chép lại các câu hỏi Địa điểm phỏng vấn diễn ra tại trụ sở Sở Tư pháp Hà Nội, tọa lạc tại 221 đường Trần Phú, phường Văn Quán, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.
Thời gian mỗi cuộc phỏng vấn từ 15 - 25 phút.
Thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn
- Thực trạng quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội ?
- Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội ?
- Điều tra khảo sát bằng phiếu câu hỏi khảo sát (n = 15 phiếu).
- Dữ liệu thứ cấp: Luận văn sử dụng nguồn dữ liệu thu thập từ các tài liệu, báo cáo, thông tin nội bộ của Sở Tư pháp.
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua Phiếu câu hỏi khảo sát từ Lãnh đạo, công chức và nhân viên của Sở Tư pháp Hà Nội Tác giả đã liên hệ trực tiếp với Lãnh đạo Sở, công chức chuyên môn và nhân viên kỹ thuật để thu thập thông tin cần thiết Phiếu câu hỏi nghiên cứu được in ra giấy và gửi tận tay người được hỏi để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu.
- Tổng số phiếu phát ra là 15 phiếu;
- Tổng số phiếu thu về là 15 phiếu.
- Dựa vào cơ sở lý thuyết và một số nghiên cứu liên quan trước đây.
- Bảng câu hỏi được hoàn chỉnh và gửi đi khảo sát chính thức.
Cuối cùng dữ liệu thông tin thu thập được lưu vào tập tin và dùng để xử lý và phân tích số liệu.
Thiết kế câu hỏi nghiên cứu
Phiếu khảo sát được thiết kế gồm 2 phần chính
Phần 1: Nhằm thu thập các thông tin chung về đối tượng tham gia khảo sát gồm: tên, tuổi, giới tính, trình độ học vấn, thời gian công tác tại Sở Tư pháp, chức vụ, vị trí đang công tác.
Phần 2: Nội dung câu hỏi khảo sát: nhằm mục đích xem xét, đánh giá quy trình quản trị các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội Các câu hỏi khảo sát đều sử dụng thang đo 5 mức độ với sự lựa chọn từ số 1 đến số 5 và thiết kế câu hỏi khảo sát gồm các nội dung:
- Đánh giá quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội của nhóm
+ Lãnh đạo Sở Tư pháp
+ Lãnh đạo Văn phòng Sở
+ Chuyên viên chuyên môn nghiệp vụ
+ Nhân viên kỹ thuật, CNTT
Đánh giá dự án được thực hiện qua năm giai đoạn quản trị: Chuẩn bị, Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm soát và Kết thúc Các nội dung quản trị bao gồm phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân lực, rủi ro và thuê ngoài Mỗi nội dung này được đánh giá dựa trên năm mức độ khác nhau, giúp đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án.
+ Quản trị đạt yêu cầu
Xử lý, phân tích dữ liệu
Tổng cộng có 15 phiếu thu được, và dữ liệu đã được xử lý và phân tích bằng Excel Kết quả nghiên cứu sẽ được trình bày trong luận văn thông qua các con số và bảng số liệu.
Dựa trên dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo và tài liệu nội bộ của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, như Báo cáo công tác tư pháp và cải cách hành chính năm 2018, cùng với dữ liệu sơ cấp thu thập qua phỏng vấn sâu và phiếu khảo sát từ Giám đốc, Phó Giám đốc, Chánh Văn phòng và các công chức của Sở, tác giả đã tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng quản trị các dự án CNTT Nghiên cứu tập trung vào 5 giai đoạn và 8 nội dung quản trị dự án CNTT của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.
Trong Chương 2, tác giả trình bày quy trình, phương pháp, mô hình và quá trình nghiên cứu nhằm thu thập và phân tích dữ liệu cho luận văn Do chi tiết về điều tra phỏng vấn được đề cập ở Chương 3 và Chương 4, Chương 2 chỉ đưa ra những phương pháp và kế hoạch sơ bộ Cụ thể, thiết kế nghiên cứu và diễn biến cuộc điều tra sẽ được trình bày chi tiết trong các chương sau.
PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÕNG CHUYÊN MÔN PHÕNG CHUYÊN MÔN
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN PHÕNG SỞ
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG
Tổng quan về Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
Sở Tư pháp Hà Nội được tổ chức theo Quyết định số 23/2015/QĐ-UBND ngày 13/8/2015, bao gồm Giám đốc và 03 Phó Giám đốc, cùng với các phòng chức năng như Văn phòng, Tổ chức - Đào tạo, Phổ biến giáo dục pháp luật, Hành chính tư pháp, Bổ trợ tư pháp và Lý lịch tư pháp Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở gồm Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước, Trung tâm Dịch vụ và bán đấu giá tài sản, Báo Pháp luật và Xã hội, cùng 10 phòng Công chứng Tính đến tháng 2/2019, Sở và các đơn vị trực thuộc sử dụng 313/377 biên chế được giao.
PHÕNG PHÕNG PHÕNG PHÕNG PHÕNG THANH
TUYÊN XỬ LÝ VI BỔ TRỢ LÝ LỊCH VĂN PHÕNG VĂN TRA
TRUYỀN PHẠM TƯ TƯ PHÕNG HÀNH BẢN
HÀNH PHÁP PHÁP CHÍNH PHÁP
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp Hà Nội
(Nguồn: Báo cáo tháng 4/2019 về tổ chức và hoạt động của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.)
Hình 3.2 Mô hình quản trị dự án CNTT của Sở Tư pháp Hà Nội
Nguồn:Tác giả tổng hợp
Thực trạng quản trị các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
3.2.1 Một số dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội:
Bảng 3.1 Danh sách một số dự án CNTT tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
STT Tên dự án Nội dung
1 Phần mềm quản lý các Phòng
- Mục tiêu: Xây dựng phần mềm quản lý 6 Phòng Công chứng của thành phố Hà Nội
Vào năm 2005, trong giai đoạn chuẩn bị dự án, Đoàn khảo sát phần mềm Master và Trung tâm Thông tin công chứng Cridon từ Cộng hòa Pháp đã tham gia Tuy nhiên, phần mềm Master không đáp ứng được nhu cầu hoạt động của các Phòng Công chứng tại Hà Nội, đồng thời công tác bảo hành máy tính cũng không đạt yêu cầu Kết quả là dự án không thành công và việc sử dụng ngân sách trong nước lẫn nước ngoài chưa mang lại hiệu quả thực tế như mong đợi.
2 Chương trình quản lý văn bản
- Mục tiêu: Quản lý văn bản đi và văn bản đến của Sở Tư pháp, quản lý quá trình xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan
Sở Tư pháp và các đơn vị trực thuộc
Dự án phần mềm quản lý văn bản tại Sở Tư pháp được chuẩn bị từ năm 2010, nhưng chỉ bắt đầu được chú trọng từ năm 2017 Hiện nay, phần mềm này được sử dụng hàng ngày để xử lý tất cả các văn bản đến và đi của Sở Ngoài chức năng quản lý văn bản, phần mềm còn tích hợp các tính năng như quản lý lịch công tác, quản lý phòng họp và thông tin tổng hợp Đặc biệt, phần mềm giúp xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong việc giải quyết công việc, góp phần cải thiện tiến độ xử lý các trường hợp chậm trễ.
- Mục tiêu: Quản lý việc tiếp nhận, tra cứu, xử lý hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp
Từ năm 2010 đến nay, phần mềm đã cải thiện đáng kể quy trình tiếp nhận hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp, cho phép cập nhật thông tin yêu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả Việc kết nối và chia sẻ thông tin giữa Sở Tư pháp Hà Nội và Bộ Tư pháp diễn ra chính xác và đầy đủ Hàng ngày, phần mềm xử lý hơn 200 hồ sơ, với mỗi hồ sơ chứa hơn 30 trường dữ liệu.
Duy trì đề án thí điểm cấp Phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính và đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến; xây dựng quy chế phối hợp liên thông TTHC giữa cấp Phiếu LLTP và cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, nhằm tiếp tục rút ngắn thời gian giải quyết TTHC cho người dân.
Trong năm 2018, Sở Tư pháp đã tiếp nhận và giải quyết 61.667 Phiếu lý lịch tư pháp (LLTP), đồng thời tiếp nhận 111.108 thông tin và ghi nhận 80.511 thông tin vào sổ Bên cạnh đó, Sở đã cung cấp 18.175 thông tin cho các Sở Tư pháp tỉnh Việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến và qua dịch vụ bưu chính được duy trì hiệu quả, với tỷ lệ tăng cao so với năm trước.
2017, đã tiếp nhận trực tuyến 15.620 hồ sơ; trả kết quả qua bưu chính: 13.763 hồ sơ.
4 Phần mềm quản lý luật sư
- Mục tiêu: Quản lý hồ sơ của hơn 1000 văn phòng luật sư và công ty luật với hơn 2000 luật sư hành nghề trên địa bàn thành phố Hà Nội
Dự án bắt đầu từ năm 2011, tập trung vào việc rà soát, thống kê, chỉnh lý và lưu trữ hơn 3000 hồ sơ giấy, đồng thời số hóa và cập nhật các hồ sơ này vào phần mềm Với sự quản lý của các luật sư hành nghề có nhiều biến động, phần mềm đã hỗ trợ Phòng Quản lý hành nghề luật sư, gồm 5 công chức, trong việc quản lý hiệu quả hơn 3000 luật sư và văn phòng luật sư tại Hà Nội.
5 Chương trình Quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công
Thực hiện chỉ đạo của Bộ Tư pháp và UBND Thành phố, Sở Tư pháp Hà Nội đã xây dựng và vận hành Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về giao dịch đã công chứng, nhằm đáp ứng nhu cầu của các tổ chức hành nghề công chứng và bảo đảm an toàn cho việc công chứng các giao dịch Đến ngày 11/11/2019, toàn bộ 122 tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội đã tham gia Chương trình, với hơn 3.000.000 thông tin được tích hợp trong hệ thống.
Tư pháp đã tổ chức khóa tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng Chương trình và cung cấp tài khoản cho các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trên địa bàn Thành phố, giúp họ tham gia hiệu quả vào Chương trình.
1 Vai trò của cơ sở dữ liệu công chứng đối với hoạt động công chứng a Phục vụ công tác lưu trữ, thống kê, báo cáo: Căn cứ Thông tư của Bộ Tư pháp về thống kê, báo cáo, 06 tháng ,
Trong vòng 01 năm, tổ chức hành nghề công chứng phải báo cáo kết quả hoạt động cho Sở Tư pháp, sau đó Sở Tư pháp tổng hợp và báo cáo Bộ Tư pháp cùng UBND Thành phố Việc triển khai phần mềm thay thế cho hệ thống sổ công chứng sẽ giúp việc thống kê và báo cáo diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời nâng cao tính an toàn và tiện lợi trong việc lưu trữ dữ liệu Phần mềm cũng cải thiện khả năng tra cứu thông tin, cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như tên, địa chỉ, số giấy chứng nhận, số hợp đồng và ngày công chứng, trong khi hệ thống sổ công chứng truyền thống chỉ cho phép tra cứu theo số hợp đồng và ngày công chứng Hơn nữa, phần mềm hỗ trợ chia sẻ thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng một cách nhanh chóng và thuận tiện, góp phần hạn chế rủi ro và phòng chống vi phạm liên quan đến hoạt động công chứng và đăng ký trên địa bàn Thành phố.
HTL đã sử dụng hợp đồng ủy quyền giả của Văn phòng công chứng TL để ký hợp đồng chuyển nhượng tại Văn phòng công chứng VT, trong khi NTBA sử dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả để ký hợp đồng chuyển nhượng cho nhiều người LBQ cũng đã sử dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả và đăng ký giao dịch bảo đảm giả để vay tiền từ ngân hàng Những vụ việc này làm nổi bật sự cần thiết phải có một chương trình nhằm ngăn chặn việc giao dịch tài sản và giấy tờ không hợp pháp, gây thiệt hại kinh tế cho các tổ chức tín dụng và người nhận chuyển nhượng tài sản Điều này sẽ góp phần bảo vệ chứng cứ, duy trì tình trạng hiện có của tài sản, tránh thiệt hại không thể khắc phục, đảm bảo thi hành án và ngăn chặn việc tẩu tán tài sản.
2 Thực tiễn việc triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương a Căn cứ triển khai: Điểm d Khoản 1 Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/06/2011 của Bộ Tư pháp; Điểm k Khoản 2 Điều 23 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ; Chỉ đạo của Bộ Tư pháp; UBND Thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng; Thực tiễn triển khai Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn tại Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh; Nhu cầu quản lý nhà nước của Sở Tư pháp, nhu cầu lưu trữ, tra cứu, chia sẻ thông tin của các tổ chức hành nghề công chứng. b Quá trình triển khai: 12/2010, Giám đốc Sở Tư pháp đã có ý kiến chỉ đạo về việc xây dựng Chương trình Sở Tư pháp đã có Tờ trình gửi UBND Thành phố xin phê duyệt chủ trương đầu tư UBND Thành phố có Văn bản giao SởTài chính, Sở Thông tin Truyền thông, Sở Kế hoạch Đầu tư phối hợp với Sở Tư pháp kiểm tra, đề xuất UBND Thành phố 2011, UBND Thành phố ban hành Quyết định phê duyệt Kế hoạch phân bổ kinh phí cho Chương trình 09/2011, Sở Tư pháp ban hành Quyết định về việc giao nhiệm vụ chủ trì thực hiện Chương trình. c Xây dựng Quy chế: Việc xây dựng Quy chế Chương trình có sự tham khảo Quy chế Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh, có sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục
Bổ trợ tư pháp là một lĩnh vực quan trọng do Cục Công nghệ thông tin thuộc Bộ Tư pháp phụ trách, với sự tham gia ý kiến từ các Sở, Ngành liên quan và Hội Công chứng, cùng với các tổ chức hành nghề công chứng tại Thành phố.
3 Những thuận lợi, khó khăn trong quá trình xây dựng và phương hướng thực hiện a Thuận lợi: Sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo
Bộ Tư pháp, UBND Thành phố, Cục Bổ trợ tư pháp, Cục Công nghệ Thông tin, sự phối hợp của Hội Công chứng
Hà Nội đã ghi nhận sự đóng góp quan trọng của các tổ chức hành nghề công chứng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, sau hơn 8 năm triển khai, chương trình vẫn gặp một số khó khăn, đặc biệt là dữ liệu từ năm 2011 trở về trước không đầy đủ, gây khó khăn trong việc tra cứu Mặc dù Sở Tư pháp đã đề nghị nhiều lần, nhưng các cơ quan như Tòa án nhân dân, Công an và Cơ quan Thi hành án Dân sự chưa thường xuyên cung cấp thông tin ngăn chặn giao dịch tài sản để cập nhật vào chương trình Để khắc phục những hạn chế này, Sở Tư pháp đang trình UBND Thành phố xem xét quyết định giao cho Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các sở liên quan nhằm nghiên cứu và nâng cấp chương trình, bao gồm việc cải thiện cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo an toàn thông tin cho hoạt động công chứng trên địa bàn.
Sau khi thu thập ý kiến từ các Sở, Ngành liên quan và tiếp thu chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp sẽ trình UBND Thành phố ban hành Quy chế khai thác và sử dụng Chương trình.
6 Phần mềm quản lý hộ tịch
Đánh giá chung về quản trị các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
Một số dự án CNTT của Sở Tư pháp Hà Nội đã có thành công nhất định như
Dự án Chương trình Quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng (UCHI) được khởi động vào tháng 12 năm 2010, đã hoạt động hơn 8 năm và tích hợp 3 triệu thông tin giao dịch Chương trình này cho phép chia sẻ dữ liệu giữa Sở Tư pháp và 122 tổ chức hành nghề công chứng cùng 30 văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Phần mềm không chỉ đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch công chứng mà còn hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng trong việc quản lý giao dịch, kết nối và chia sẻ thông tin, đồng thời cung cấp chức năng thống kê và báo cáo Ngoài ra, phần mềm còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp.
Các dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực hộ tịch và lý lịch tư pháp đã đạt được hiệu quả ban đầu, giúp xử lý một lượng lớn hồ sơ và rút ngắn thời gian nộp hồ sơ cho công dân Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt công sức cho các công chức trong bộ phận tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đã giúp người dân dễ dàng giải quyết thủ tục hành chính mà không cần đến cơ quan nhà nước Người dân có thể thanh toán phí và nhận kết quả tại nhà, với quy trình đăng ký đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện 24/7 từ bất kỳ đâu có kết nối Internet Dịch vụ này không chỉ tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian giao dịch mà còn giúp theo dõi tình trạng hồ sơ qua website, tin nhắn điện thoại và email Tất cả các thủ tục được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, đảm bảo tính công khai và minh bạch Công dân còn được hỗ trợ kịp thời qua hệ thống tổng đài và hỗ trợ kỹ thuật khi cần.
Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đã nâng cao trách nhiệm và hiệu quả công việc của cán bộ, công chức Đồng thời, điều này cũng thúc đẩy cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết các thủ tục hành chính.
Việc triển khai dịch vụ công trực tuyến đã cải cách quy trình giải quyết thủ tục hành chính, từ đó nâng cao sự hài lòng của người dân và tổ chức đối với các dịch vụ của cơ quan hành chính nhà nước.
3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Giai đoạn khởi đầu dự án còn lúng túng, mất nhiều thời gian.
Giai đoạn thực hiện dự án chậm, thiếu chuyên nghiệp Giai đoạn theo dõi và kiểm soát, chưa kiểm soát tốt nhà thầu.
Giai đoạn kết thúc dự án thường kéo dài và chưa thực hiện đánh giá cũng như rút ra bài học kinh nghiệm Nhiều dự án CNTT của Sở Tư pháp bị trùng lặp với các dự án của Bộ Tư pháp, dẫn đến lãng phí tài nguyên Hơn nữa, quản trị phạm vi chưa hiệu quả đã ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và chi phí của dự án.
Quản trị chi phí chưa dự trù hết chi phí bảo trì sau khi nghiệm thu, bàn giao.
Việc triển khai dự án số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn các huyện còn chậm
Chưa có quy trình cụ thể quản trị dự án CNTT 5 giai đoạn, 8 nội dung
Kinh phí dành cho việc triển khai ở một số đơn vị còn khó khăn
Việc cấp mã số định danh cá nhân cho trẻ em không diễn ra ngay lập tức, dẫn đến việc công dân không nhận được kết quả khai sinh ngay, gây tốn thời gian di chuyển.
Việc đăng ký lại khai sinh có thể gặp khó khăn khi thông tin như họ, chữ đệm, tên và năm sinh trùng nhau Nếu giấy tờ không ghi rõ ngày, tháng sinh, phần mềm sẽ tự động lấy ngày 01 tháng 01 của năm, dẫn đến tình trạng trùng lặp thông tin Trong trường hợp đã có một người được đăng ký trước đó, phần mềm sẽ không cho phép đăng ký cho người tiếp theo, mặc dù cha mẹ khác nhau Ngoài ra, khi trẻ được nhận nuôi, việc thay đổi thông tin về cha mẹ trên phần mềm cũng không thể thực hiện theo yêu cầu của cha mẹ nuôi, mặc dù khai sinh đã được thực hiện trên hệ thống.
Do vậy công chức hộ tịch vẫn phải làm thủ tục thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ, dẫn đến việc thông tin của trẻ được quản
Phần mềm bị trục trặc, kết nối giữa Bộ Tư pháp và Bộ Công an bị gián đoạn Khâu khảo sát chưa dự liệu được trường hợp này
Máy tính không đáp ứng yêu cầu hoặc lỗi phần mềm. lý trên phần mềm và thông tin trẻ sử dụng sau này không đồng nhất.
Xử lý trên hệ thống có lúc bị chậm
Các file tài liệu đính kèm, như file ảnh do công dân chụp, thường bị mờ và thiếu thông tin, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình tiếp nhận hồ sơ của cán bộ.
Chủ đầu tư và nhà thầu đang đối mặt với nhiều khó khăn trong việc dự toán và quyết toán dự án Chi phí quản lý dự án thường cao do các thủ tục phức tạp, gây khó khăn cho chủ đầu tư trong quá trình thực hiện.
Chế độ, chính sách của Nhà nước trong đầu tư dự án CNTT có nhiều thay đổi, điều chỉnh
Việc thu phí phát sinh tình huống đã xuất biên lai thu phí nhưng không thu được phí do Bưu điện chuyển hoàn
(khi không phát được cho công dân), trong khi tiền đã nộp Ngân sách Nhà nước.
Việc sử dụng dịch vụ công chưa nhiều
(tỷ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 ở các địa bàn chưa cao, đặc biệt ở cấp xã).
Việc tra cứu hồ sơ rất vất vả, mất nhiều thời gian, trong khi thời hạn giải quyết thủ tục hành chính lại ngắn
Hiện nay, chưa có hướng dẫn cụ thể về việc hủy biên lai, hoàn tiền hoặc khấu trừ từ Ngân sách Nhà nước Bên cạnh đó, nhiều công dân cao tuổi vẫn gặp khó khăn khi sử dụng máy tính và điện thoại thông minh để truy cập Internet và thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.
Một số khu vực công dân có thể thực hiện thủ tục cấp bản sao hộ tịch trực tuyến cấp độ 4 do gần nhà, nhưng số lượng hồ sơ phát sinh vẫn chưa nhiều vì nhiều người muốn đến nhận kết quả trực tiếp.
Dữ liệu hộ tịch điện tử chưa xây dựng và số hóa
Thiếu hụt nhân lực có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) và quản trị dự án CNTT đang là một thách thức lớn Hiện tại, chưa có cơ chế hiệu quả để thu hút nhân tài và tạo động lực cho đội ngũ dự án, dẫn đến khó khăn trong việc phát triển và triển khai các dự án CNTT thành công.
Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa khai thác hiệu quả nguồn nhân lực từ các trường đại học chuyên đào tạo về công nghệ thông tin, như Đại học Bách khoa Hà Nội, Học viện Công nghệ Bưu chính - Viễn thông và Đại học FPT.
Hệ thống bảo mật hiện tại đang tồn tại nhiều lỗ hổng, gây nguy cơ tiềm ẩn cho an toàn thông tin liên quan đến các dữ liệu quan trọng như lý lịch tư pháp, hộ tịch và công chứng Việc cải thiện và nâng cấp hệ thống bảo mật là cần thiết để bảo vệ thông tin nhạy cảm này khỏi các mối đe dọa.
Thiếu các giải pháp để nâng cấp mức độ an toàn thông tin. Đấu thầu mang tính đối phó, chưa phản ánh đúng bản chất của đấu thầu.
Quy chế đấu thầu còn kẽ hở làm nảy sinh vấn đề phức tạp trong quá trình quản trị dự án.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN CNTT TẠI SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Mục tiêu và định hướng quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
Theo kế hoạch của Bộ Tư pháp và UBND thành phố Hà Nội, các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội đang được triển khai nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và cải cách hành chính, phục vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp Sự gia tăng các dự án CNTT đòi hỏi quy trình quản trị dự án phải được hoàn thiện Điều này bắt đầu từ việc thay đổi tư duy về quản trị dự án, yêu cầu đội ngũ nhân sự hình thành thói quen làm việc nhóm, tổ chức, quy trình và bài bản, cũng như rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, viết tài liệu và báo cáo một cách chuyên nghiệp.
Xây dựng hệ thống quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội sẽ giúp các công việc trong dự án được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả Việc áp dụng các quy trình này sẽ ngăn chặn tình trạng chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban và cá nhân, từ đó nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý dự án.
Hiện đại hóa quản trị dự án là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc Sử dụng các công cụ như phần mềm quản trị dự án và các chương trình lập kế hoạch giúp tối ưu hóa quy trình và quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả hơn Những công cụ này không chỉ giúp theo dõi tiến độ mà còn cải thiện khả năng phối hợp giữa các thành viên trong nhóm, từ đó đảm bảo dự án được thực hiện đúng hạn và đạt chất lượng cao.
Nâng cao năng lực cán bộ quản trị dự án thông qua các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn là cần thiết Đồng thời, xây dựng và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế cận để họ sẵn sàng tham gia vào các dự án sắp triển khai cũng rất quan trọng.
Nâng cao ý thức trách nhiệm của công chức trong việc tham gia dự án là điều cần thiết để đảm bảo dự án thực hiện đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu, thời hạn đã đề ra Đồng thời, cần đề xuất các sáng kiến cải tiến trong công tác quản trị dự án và kiến nghị với các cơ quan Trung ương và thành phố nhằm sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật phục vụ cho công tác quản trị dự án trong tương lai.
Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội 69
pháp Hà Nội Bảng 4.1: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở
Hạn chế Nguyên nhân Giải pháp
Giai đoạn khởi đầu dự án còn lúng túng, mất nhiều thời gian.
Giai đoạn thực hiện dự án chậm, thiếu chuyên nghiệp Giai đoạn theo dõi và kiểm soát, chưa kiểm soát tốt nhà thầu.
Giai đoạn kết thúc dự án kéo dài, chưa đánh giá, chưa rút ra bài học kinh nghiệm Một số dự án
CNTT của Sở Tư pháp trùng lặp với dự án của
Bộ Tư pháp gây lãng phí Quản trị phạm vi chưa tốt ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí.
Quản trị chi phí chưa dự trù hết chi phí bảo trì sau khi nghiệm thu, bàn giao Quản trị rủi ro
Chưa có quy trình cụ thể quản trị dự án CNTT 5 giai đoạn, 8 nội dung
Việc nhận thức rõ vai trò quan trọng của việc chuẩn bị dự án là rất cần thiết Chuẩn bị tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án, đồng thời nâng cao chất lượng của dự án.
Chủ động nghiên cứu các luật, nghị định, kế hoạch và chương trình của Trung ương và thành phố ngay từ giai đoạn dự thảo là rất quan trọng Điều này không chỉ cung cấp căn cứ cho việc chuẩn bị và triển khai dự án mà còn giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo sự sẵn sàng cho các dự án khi chúng có hiệu lực pháp luật.
Để nâng cao hiệu quả dự án, cần bố trí các công chức có trình độ về quản trị dự án, công nghệ thông tin và nghiệp vụ tham gia sớm vào giai đoạn chuẩn bị Tuy nhiên, việc bố trí này hiện vẫn chưa được coi trọng đúng mức.
Việc triển khai dự án số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn các huyện còn chậm
Kinh phí triển khai ở một số đơn vị gặp khó khăn về ngân sách và thiết bị, ảnh hưởng đến giai đoạn chuẩn bị dự án nhằm thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Việc cấp mã số định danh cá nhân cho trẻ em không được thực hiện ngay lập tức, dẫn đến việc công dân không nhận được kết quả khai sinh ngay, gây tốn thời gian di chuyển.
Khi đăng ký lại việc sinh, một số trường hợp người già gặp khó khăn do trùng họ, chữ đệm, tên và năm sinh Trong giấy tờ đăng ký, nếu không có ngày, tháng sinh cụ thể, theo quy định pháp luật, ngày, tháng sinh sẽ được ghi là 01 tháng 01 của năm, dẫn đến tình trạng trùng lặp hoàn toàn về họ, chữ đệm, tên, và ngày, tháng, năm sinh.
Phần mềm bị trục trặc, kết nối giữa Bộ Tư pháp và Bộ Công an bị gián đoạn
Khâu khảo sát chưa dự liệu được trường hợp này
Máy tính không đáp ứng yêu cầu hoặc lỗi phần mềm.
Công tác khảo sát đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai dự án hiệu quả Cần tổ chức khảo sát tại các địa điểm đã thực hiện thành công, đồng thời chú trọng đến việc khảo sát nhu cầu của người dùng Việc này đòi hỏi sự quan tâm và thời gian hợp lý để đảm bảo kết quả chính xác và hữu ích.
- Vai trò, trách nhiệm của những người tham gia dự án cần được xác định.
- Cần thực hiện tốt công tác Mô tả dự án Việc xác định Mục đích và mục tiêu của dự án cần được thực hiện
- Việc Ước lượng công việc cần được thực hiện một cách khoa học, có căn cứ.
- Đối với các dự án muốn rút ngắn thời gian thì cần có giải pháp bổ sung kinh phí, nhân lực, thiết bị.
Khi tổ chức họp để đăng ký cha mẹ cho trẻ, phần mềm chỉ cho phép một người được đăng ký nếu đã có người trước đó Đối với việc thay đổi thông tin cha mẹ khi trẻ được nhận làm con nuôi, mặc dù khai sinh đã được thực hiện trên phần mềm, nhưng việc thay đổi thông tin theo yêu cầu của cha mẹ nuôi lại không khả thi Do đó, công chức hộ tịch vẫn cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin cha mẹ trẻ, dẫn đến sự không nhất quán giữa thông tin quản lý trên phần mềm và thông tin mà trẻ sử dụng sau này.
Việc xử lý trên hệ huy được trí tuệ của các thành viên, phát huy tính sáng tạo của tập thể.
- Sử dụng các phần mềm quản lý dự án Microsoft Project
- Kế hoạch cần được xây dựng khoa học, chi tiết
- Cần bố trí người thực hiện dự án tham gia vào việc lập kế hoạch dự án.
Sở Tư pháp cần hợp tác với Sở Thông tin và Truyền thông, cùng với Sở Tài chính để bố trí kinh phí hợp lý, xác định các mục tiêu nghiệp vụ cụ thể và tiến hành đánh giá hiệu quả của dự án.
- Lựa chọn nhà thầu theo năng lực, kinh nghiệm.
Để quản lý rủi ro hiệu quả, cần phối hợp phát triển một hệ thống an toàn bảo mật bao gồm các yếu tố như sao lưu dữ liệu, dự phòng, phân quyền sử dụng, tường lửa và đào tạo nhân lực Tuy nhiên, cần lưu ý rằng quá trình này có thể gặp phải một số chậm trễ.
Các file tài liệu đính kèm, bao gồm hình ảnh, do công dân chụp thường mờ và thiếu thông tin, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình tiếp nhận hồ sơ của cán bộ.
Chủ đầu tư và nhà thầu gặp khó khăn trong việc thực hiện chế độ, chính sách của Bộ Thông tin và Truyền thông, đặc biệt trong việc ban hành hệ thống dự toán và quyết toán cho các dự án CNTT Các định mức, tiêu chuẩn chi phí cho quản lý dự án thường xuyên thay đổi và điều chỉnh, gây khó khăn trong việc áp dụng và cập nhật kịp thời cho chủ đầu tư Do đó, cần xây dựng và quy định chi tiết việc sử dụng hệ thống quản lý kiến trúc Chính phủ điện tử để đáp ứng tiến bộ khoa học và công nghệ hiện đại.
Việc thu phí phát sinh hiện chưa có hướng dẫn cụ thể, do đó công tác khảo sát cần được thực hiện tốt ngay từ đầu Cần kiểm tra và phát hiện sai sót, hỏng hóc để yêu cầu nhà thầu khắc phục, sửa chữa hoặc thay thế Nhà thầu phải chịu mọi chi phí liên quan đến việc khắc phục, sửa chữa và thay thế trong các tình huống này, bao gồm việc hủy biên lai thu phí, hoàn tiền hoặc không thu được khoản khấu trừ từ ngân sách phí do Bưu điện Nhà nước Đối với công dân cao tuổi, việc sử dụng máy tính và điện thoại là cần thiết để đảm bảo quy trình được thực hiện hiệu quả.
Việc sử dụng dịch vụ công chưa nhiều (tỷ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 ở các địa bàn chưa cao, đặc biệt ở cấp xã).
Việc tra cứu hồ sơ hành chính hiện nay gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian, trong khi thời gian giải quyết thủ tục lại rất ngắn Người dân thường phải đối mặt với những trở ngại khi truy cập Internet và sử dụng dịch vụ công trực tuyến.
Một số khu vực công dân có thể thực hiện thủ tục cấp bản sao hộ tịch trực tuyến cấp độ 4, nhưng do gần nhà và mong muốn nhận kết quả trực tiếp, nên số hồ sơ phát sinh vẫn chưa nhiều.
Dữ liệu hộ tịch điện tử chưa xây dựng và số hóa