Tổ chức bộ máy kế toán và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ pdf

WWW.WEBKETOAN.ORG HỘI KẾ TOÁN TP.HCM CHI HỘI WEBKETOAN TÀI LIỆU SINH HOẠT CHI HỘI LẦN THỨ 6 (KỲ 4/2010) WWW.WEBKETOAN.ORG Corporate Advisory Services TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Triển khai Mô hình và Biểu mẫu WWW.WEBKETOAN.ORG Mục lục Page 2 Nội dung Sự cần thiết và mục tiêu của cẩm nang kế toán………………………….………… Phương pháp tiếp cận và phạm vi công việc ………… ……………………….… Giai đoạn 1 – Những công việc chuẩn bò và nghiên cứu ban đầu ………………. Giai đoạn 2 – Đánh giá công việc và hoạt động của công ty …………………… Giai đoạn 3 – Đánh giá hệ thống kế toán ………………………………………… Giai đoạn 4 – Dự thảo cẩm nang kế toán ………… ………………………………. Giai đoạn 5 – Cải tiến bộ máy kế toán ………………………………… ……. Giai đoạn 6 – Huấn luyện nhân viên kế toán …… ……………………………… Phác thảo của cẩm nang kế toán ………………………………………………… Trang 3 4 6 12 18 28 29 32 34 WWW.WEBKETOAN.ORG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ • Tổ chức bộ máy kế tốn – C ả i ti ế n c ơ c ấ u t ổ ch ứ c c ủ a b ộ máy k ế tốn – Đ ào t ạ o nhân viên k ế tốn • Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ: – So ạ n th ả o c ẩ m nang k ế tốn – Đ ào t ạ o nhân viên WWW.WEBKETOAN.ORG Cẩm nang phương pháp và quy trình kế toán – Phân tích lợi ích và rủi ro Những rủi ro do thiếu cẩm nang phương pháp và quy trình kế toán Ích lợi của việc triển khai cẩm nang kế toán tổng hợp Những rủi ro chủ yếu:  Thiếu sự hướng dẫn rõ ràng, chính xác cho các nhân viên kế toán để đảm nhận các nghiệp vụ  Nhân viên kế toán thiếu kinh nghiệm và kiến thức về hoạt động kế toán  Hậu quả khi các nhân viên không nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong chức năng kế toán Những tác động đến Công ty bao gồm: ⇒ Sai sót do những nghiệp vụ kế toán không nhất quán và không chính xác ⇒ Không có hiệu quả trong việc tổ chức kế toán ⇒ Những rủi ro tiềm tàng về sự chia rẽ tổ chức kế toán trong trường hợp có sự thay đổi nhân viên hoặc thôi việc. ⇒ Những rủi ro do việc cập nhật về đònh chế tài chính trong toàn hệ thống chưa đảm bảo ⇒ Rủi ro do sự vận hành của hệ thống kiểm soát không hữu hiệu  Những lợi ích chủ yếu:  Cung cấp những hướng dẫn rõ ràng, phù hợp và dễ hiểu về các hoạt động kế toán.  Đảm bảo các nhân viên kế toán hiểu rõ các quy trình để có thể theo dõi từng loại nghiệp vụ.  Tạo điều kiện huấn luyện và phát triển nhân viên.  Giúp cho nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.  Quản lý các chứng từ có mục đích sử dụng lâu dài.  Hệ thống hoáa kiến thức đã được sử dụng và ứng dụng hiệu quả hơn vào phần hành kế toán ⇒ Nhân viên kế toán được huấn luyện tốt hơn. ⇒ Giảm thiểu các sai sót và rủi ro tiềm tàng. ⇒ Tăng cường kiểm soát hoạt động kế toán. ⇒ Giảm thiểu các rủi ro về sự xáo trộn hoạt động kế toán khi có sự từ chức hoặc điều chuyển các nhân viên. Các ích lợi khác: • Có cơ hội để đánh giá các quá trình hoạt động, kinh doanh để xác đònh các rủi ro có thể nảy sinh và tạo ra sự cải tiến. • Có cơ hội để đánh giá và tăng cường chức năng kế toán. • Có cơ hội để đào tạo và nâng cao kỹ năng và khả năng của nhân viên. WWW.WEBKETOAN.ORG MỤC TIÊU CỦA CẨM NANG KẾ TOÁN Page 3 Mục tiêu chính của cẩm nang phương pháp và quy trình hạch toán kế toán nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm các phần như sau:  Cung cấp sự hướng dẫn thích hợp và rõ ràng về cách xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh.  Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhất quán và theo trình tự thời gian.  Đảm bảo tất cả các tài liệu kế toán được mở và ghi chép dầy đủ và đáp ứng yêu cầu pháp lý cũng như mục đích quản trò.  Đảm bảo hệ thống kế toán được chấp nhận phù hợp với tình hình/ điều kiện kinh doanh đặc thù của công ty và cung cấp công cụ đáng tin cậy cho hệ thống kiểm soát nội bộ.  Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán tuân theo chuẩn mực và hệ thống kế toán Việt Nam cũng như các yêu cầu về báo cáo  Tạo điều kiện cho việc huấn luyện và phát triển nhân viên.  Tăng cường hiệu quả luân chuyển thông tin giữa các bộ phận và dần dần dẫn đến việc luân chuyển nhân sự kế toán.  Đảm bảo những nghiệp vụ diễn ra đã thông qua quy trình hỗ trợ về điện tử và giấy tờ. Cẩm nang sẽ là bằng chứng sinh động luôn được cập nhật để theo kòp sự thay đổi cả về môi trường bên ngoài (ví dụ sự thay đổi về môi trường pháp lý) cũng như là sự thay đổi về các hình thức và quy trình kinh doanh của Công ty. WWW.WEBKETOAN.ORG PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN VÀ PHẠM VI CÔNG VIỆC Page 4 Để đạt được những mục tiêu trên, chúng ta sẽ tuân thủ theo phương pháo tiếp cận tổng hợp đối với việc triển khai các chính sách và quy trình kế toán của Công ty, qua đó xem xét tất cả các chính sách và các nhân tố kế toán / kinh doanh chính của Công ty. Các thủ tục và chúnh sách kế toán Các nghiệp vụ và quy trình kế toán Các quy đònh và chuẩn mực kế toán có liên quan Cơ cấu, vai trò và trách nhiệm kế toán Kỹ năng nhân viên kế toán Các chính sách, điều lệ hoạt động nội bộ Các nghiệp vụ và quy trình kinh doanh Cơ cấu tổ chứ , vai trò và trách nhiệm Chính sách về báo cáo và kiểm soát của ban quản trò Yêu cầu về báo cáo và tổng hợp báo cáo Chính sách và năng lực của nguồn nhân lực Các quy đònh về kế toán, thuế và báo cáo có liên quan Đối chiếu vơí các thông lệ chung hoặc tốt nhất ở bên ngoài Các yêu cầu và chính sách báo cáo của cổ đông Các yêu cầu, thủ tục về khách hàng, nhà cung cấp Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống quản lý thông tin WWW.WEBKETOAN.ORG Phương pháp tiếp cận và phạm vi công việc Page 5 Trên cơ sở phương pháp tiếp cận, công việc sẽ bao gồm sáu bước chính như sau… Đánh giá, tìm hiểu và thu thập chứng từ về cơ cấu, hoạt động tổ chức nội bộ, nghiệp vụ, quy trình kinh doanh chủ yếu  Xác đònh và đánh giá các nghiệp vụ, tài liệu, thông tin quan trọng sẽ được ghi chép, kiểm soát, và được xử lý bởi phòng kế toán • Xác đònh được nguồn dữ liệu thông tin và ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động kế toán 2 Các bước LÝ DO CĂN BẢN CỦA CÁC BƯỚC NÀY Xem xét, tìm hiểu và soạn thảo nghiệp vụ, quy trình và chuẩn mực kế toán theo yêu cầu Phác thảo và triển khai cẩm nang kế toán bao gồm các nguyên tắc, chính sách và thủ tục của tất cả các loại nghiệp vụ chủ yếu Cải tiến bộ máy kế toán, hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của từng vò trí trong từng bộ phận kế toán Đào tạo nhân viên để thực hiện đầy đủ các chính sách và thủ tục kế toán 3 4 5 6  Hiểu rõ, thu thập tài liệu và đánh giá cách thức mà bộ phận kế toán ghi chép, xử lý, và kiểm soát và các báo cáo các thông tin kinh doanh, tài liệu và các nghiệp vụ chủ yếu. • Nắm vững các chính sách, nguyên tắc kế toán có liên quan • Cung cấp tài liệu, cơ sở, quan điểm được chia sẽ và các nguyên tắc chung cho việc triển khai cẩm nang kế toán.  Dựa vào những hiểu biết và sự quan sát (về hoạt động kế toán và kinh doanh) để phác thảo cẩm nang thủ tục và chính sách kế toán đối với các lĩnh vực hoạt động kế toán và là hướng dẫn dễ sử dụng, cung cấp hướng dẫn rõ ràng và gắn kết cho tất các nghiệp vụ kế toán.  Đưa ra một cơ cấu kế toán phù hợp để tạo điều kiện dễ dàng triển khai các thủ tục, chính sách, và nguyên tắc kế toán đã đưa ra.  Đào tạo các nhân viên kế toán trên cơ sở các vấn đề của cẩm nang kế toán. • Quản trò thay đổi – để chuyển nhân viên sang hệ thống mới và để đảm bảo rằng các thủ tục và chính sách kế toán là dễ sử dụng. Công việc chuẩn bò và nghiên cứu ban đầu 1  Thu thập , đánh giá hoạt động kinh doanh và tổ chức kế toán để nắm rõ hoạt động của công ty từ đóø xác đònh được mục tiêu chủ yếu WWW.WEBKETOAN.ORG Giai đoạn 1 – Nghiên cứu và chuẩn bò ban đầu Page 6 Mục tiêu của Giai đoạn 1 là xem trước những thông tin được đệ trình và thu thập kiến thức tổng quát về hoạt động của công ty.  Có được những hiểu biết tổng quát về cơ cấu, tổ chức và hoạt động của công ty  Phải xác đònh được các nhân tố liên quan chủ yếu của công ty đối với hoạt động kế toán  Xác đònh những vấn đề xem xét chủ yếu mà cần được tập trung trong khi làm việc tại văn phòng khách hàng và do đó cải tiến kế hoạch công việc Thủ tục  Yêu cầu Công ty cung cấp những tài liệu quan trọng: kế hoạch kinh doanh, giấy phép đầu tư, quy đònh hoạt động nội bộ và cơ cấu tổ chức  Xem xét kế hoạch kinh doanh và thảo luận với các kiểm toán viên để hiểu tỏ:  Sản phẩm chủ yếu  Khách hàng và thò trường mục tiêu  Các nhân tố thành công chính  Chiến lược/chính sách phân phối, marketing và kinh doanh  Chính sách/chiến lược mua hàng và sản xuất  Phạm vi kinh doanh  Đánh giá các quy đònh hoạt động nội bộ và cơ cấu tổ chức:  Phác thảo cơ cấu tổ chức và sơ đồ các mối quan hệ giữa các phòng ban  Hiểu rõ phạm vi, vai trò, mục tiêu và trách nhiệm của từng bộ phận và các vò trí chủ chốt  Xem xét tổng quát tổ chức kế toán và các hoạt động của công ty  Phát thảo các nguyên tắc sơ khởi về hoạt động của công ty trong các hoạt động kế toán của công ty • Thảo luận với các kiểm toán viên để thu thập những thông tin tổng quát liên quan đến các vấn đề mà công đang quan tâm trong hoat động kinh doanh và kế toán Mục tiêu Thông tin đầu ra chủ yếu  Tóm tắt các chiến lược và kinh doanh của công ty  Sơ đồ tổ chức và cơ cấu phòng ban  Sơ đồ mối quan hệ phòng ban  Phạm vi, vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận phòng ban  Tóm tắt các chính sách nội bộ chủ yếu có tác động mạnh mẽ đến hoạt động kế toán của công ty và các nguyên tắc  Tóm tắt về các vấn đề và các mối quan tâm tiềm năng  Cải tiến kế hoạch làm việc và bảng câu hỏi căn cứ vào kết quả của việc xem xét  Kế hoạch kinh doanh.  Giấy phép đầu tư  Thủ tục hoạt động tiêu chuẩn của công ty  Cơ cấu tổ chức của công ty. Thông tin/dữ liệu đầu vào quan trọng WWW.WEBKETOAN.ORG Giai đoạn 2 – Kiểm tra hoạt động và kinh doanh Page 12  Xác đònh và đánh giá các nghiệp vụ, tài liệu, thông tin kinh doanh quan trọng sẽ được ghi chép, kiểm soát và xử lý bởi bộ phận kế toán .  Xác đònh việc luân chuyển của tài liệu, thông tin và các ảnh hưởng đối với hoạt động kế toán. Thủ tục  Phỏng vấn các giám đốc và các nhân viên của các bộ phận/quá trình kinh doanh quan trọng và đi kiểm tra một vài đòa điểm (bao gồm cả kho của công ty)  Với mỗi quy trình/chức năng kinh doanh hãy đề nghò giám đốc bộ phận mô tả vai trò và phạm vi của họ và sự luân chuyển các dữ liệu thông tin và các đối tượng hữu hình khác trong quy trình  Hiểu rõ và ghi nhận sự luân chuyển của thông tin kế toán và các chứng từ/hoá đơn trong trong các quy trình chủ yếu.  Thống nhất với các giám đốc bộ phận về các chính sách và quy đònh hoạt động chủ yếu mà nó chi phối/bao gồm các hoạt động cho quy trình này (chẳng hạn: các chính sách bán hàng đối với quá trình thực hiện lệnh bán hàng).  Thu thập tất cả các tài liệu, chứng từ, hoá đơn quan trọng liên quan hoặc phát sinh trong các quá trình này.  Phân tích các nguyên tắc của sự luân chuyển này và xác đònh các nghiệp vụ, tài liệu, thông tin quan trọng sẽ được ghi nhận và xử lý.  Xác đònh các vấn đề/rủi ro của quy trình kinh doanh và đề xuất cách giải quyết. Mục tiêu Thông tin đầu ra Cho mỗi quy trình kinh doanh:  Sơ đồ luân chuyển quy trình  Các chính sách về quy trình  Các biểu mẫu mô tả quy trình  Các dữ liệu và thông tin mô tả quy trình  Thu thập các biểu mẫu về các dữ liệu, chừng từ, báo cáo  Các biểu mẫu phân tích vấn đề quy trình  Phỏng vấn với các giám đốc chính của các phòng ban chức năng quan trọng  Thu thập các hoá đơn, chứng từ, biểu mẫu. Tài liệu chủ yếu Mục tiêu của giai đoạn này là để xem xét và ghi nhận các quy trình kinh doanh chủ yếu của công ty và nhận diện các đề và nguyên tắc kế toán liên quan . [...]... kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ Mục tiêu Phát triển cơ cấu kế toán phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các chính sách, nguyên tắc và thủ tục kế toán đã được phát triển và để cải tiến hoạt động của bộ máy kế toán Thủ tục Đầu ra chính Cơ cấu tổ chức mới cho phòng kế toán Thiết kế / đề nghò cơ cấu và tổ chức kế toán thích hợp Mô tả vai trò và trách nhiệm của từng vò trí trong bộ máy kế. .. chính sách và thủ tục kế toán Phác thảo về cẩm nang kế toán Sản phẩm chính – cẩm nang về chính sách và thủ tục kế toán có 4 phần chính Chuẩn mực kế toán có thể áp dụng *Hệ thống tài khoản * Phác thảo về hệ thống kế toán * Phần hành kế toán có thể áp dụng Mô tả các thủ tục và nghiệp vụ kế toán Vai trò và trách nhiệm của kế toán 1 Khái quát hệ thống kế toán Các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán nội bộ Các... nguyên tắc và phương pháp kế toán cho mỗi loại nghiệp vụ 2 Các chính sách về báo cáo Các nguyên tắc và thủ tục kế toán Chính sách kiểm soát và phê duyệt Chính sách về tổng hợp báo cáo Tổ chức và cấu trúc Thủ tục kế toán bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán Yêu cầu về năng lực và phẩm chất của nhân viên Đònh nghóa Nghiệp vụ /quy trình Lưu đồ nghiệp vụ/ quy trình 4 * Chức năng thông tin của kế toán * Phương... của hệ thống thông tin kế toán của Công ty Mô tả chức năng của mỗi phần hành kế toán Mô tả hệ thống hồ sơ dữ liệu (sơ đồ hồ sơ chính, mã số hệ thống ) Các quy đònh bảo mật và uỷ quyền Những vấn đề khác … Mô tả hệ thống chứng từ và lưu trữ của Công ty Những vấn đề khác… Page 19 WWW.WEBKETOAN.ORG Phòng kế toán và sơ đồ tổ chức Sơ đồ tổ chức phòng kế toán Mục tiêu và phạm vi của phòng kế toán Vai trò và. .. lại hệ thống kế toán Mô tả hệ thống kế toán bao gồm việc thu thập các yếu tố sau: Các quy đònh và chuẩn mực kế toán có thể áp dụng Cơ cấu hệ thống kế toán Khái quát hệ thống kế toán có thể áp dụng của Công ty Mô tả phương pháp ghi sổ mà Công ty đang áp dụng Những yêu cầu bắt buộc về mặt ghi chép, lưu giữ, kiểm soát và báo cáo thông tin và tài liệu kế toán Chu trình kế toán của Công ty (lưu đồ và diễn... nhân viên kế toán (kế toán tổng hợp, kế toán doanh thu , thủ quỷ….) Đánh giá kết quả công việc và mục tiêu đánh giá cho mỗi vò trí kế toán Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán Mô tả các nguyên tắc và chính sách kế toán bao gồm tối thiểu những phần sau: Đònh nghóa các giả thuyết và các thuật ngữ kế toán cơ bản (khấu hao,doanh thu, dồn tích…) Sổ sách kế toán và ghi sổ kế toán Nguyên tắc và chính... trách nhiệm và cơ cấu kế toán hiện hành của Công ty Phân tích và xác đònh những thiếu sót/ không nhất quán trong hoạt động kế toán/ chứng từ/ chính sách kế toán và đề xuất những kiến nghò để giải quyết Các phần hành và thủ tục kế toán hiện có Page 18 WWW.WEBKETOAN.ORG Đầu ra chính Mô tả hệ thống kế toán: Bảng tóm tắt các chuẩn mực và các quy đònh kế toán của Công ty Cơ cấu hệ thống kế toán Mô tả các... các phần hành kế toán Sơ đồ và tổ chức phòng kế toán Các nguyên tắc và chính sách kế toán Đònh nghóa các thuật ngữ kế toán Các nguyên tắc và chính sách kế toán Thủ tục kế toán (cho mỗi loại nghiệp vụ) Vẽ lưu đồ và tường thuật các nghiệp vụ kế toán Các nghiệp vụ liên quan đến xử lý số liệu và mô tả các chứng từ Tập họp các tài liệu/ chứng từ/ mẫu báo cáo Biểu mẫu phân tích các vấn đề về kế toán Giai... và diễn giải) Các quy đònh và các chuẩn mực của Công ty về mặt ghi chép, kiểm soát và báo cáo các chuẩn mực và thông tin kế toán Các quy đònh và chuẩn mực báo cáo trong nội bộ công ty Mô tả nhật ký chung và các sổ sách kế toán của Công ty Mô tả hệ thống các trung tâm chi phí, đơn vò chi phí của Công ty Mô tả hệ thống tài khoản và hệ thống số hiệu của tài khoản Phần hành kế toán Khái quát cơ sở hạ tầng... luyện nhân viên kế toán thực hiện các thủ tục và chính sách kế toán mới • Nhận các thắc mắc và phản hồi của nhân viên liên quan đến nội dung và sự thực hiện và tổng hợp các phản hồi vào các báo cáo sau cùng • Hoàn tất và trình bày cẩm nang về thủ tục và các qui trình kế toán Hồ sơ/ Đầu vào Sổ tay kế toán dự thảo Page 32 WWW.WEBKETOAN.ORG Sản phẩm/ Đầu ra chính Trình bày cẩm nang kế toán và tài liêu huấn . 4 6 12 18 28 29 32 34 WWW.WEBKETOAN.ORG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ • Tổ chức bộ máy kế tốn – C ả i ti ế n c ơ c ấ u t ổ ch ứ c c ủ a b ộ máy k ế tốn – Đ ào. hành kế toán có thể áp dụng * Phác thảo về hệ thống kế toán * Hệ thống tài khoản Chuẩn mực kế toán có thể áp dụng Thủ tục kế toán Tổ chức và cấu trúc bộ máy