HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC FINISHING INTERNAL CONTROL SYSTEM ASSESSMENT PROCESS
Trang 1HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
FINISHING INTERNAL CONTROL SYSTEM ASSESSMENT PROCESS IN AUDITING FINANCIAL STATEMENT AT THE AAC AUDITING AND
ACCOUNTING LIMITED COMPANY
SVTH: Trần Thị Minh Hà
Lớp: 32K06.1- Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế
GVHD: ThS Trần Hồng Vân
Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế
TÓM TẮT
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong hai nhiệm vụ chính của kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại công ty khách hàng Để hiểu được hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị, kiểm toán viên phải nắm được sự thiết kế và vận hành của nó Bài viết này dựa vào lý luận về kiểm soát nội bộ và đánh giá kiểm soát nội bộ, qua thực tế đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ khách hàng tại công ty kiểm toán AAC để đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty
ABSTRACT
Searching and assessing internal control system (ICS) is one of the main tasks of auditer when auditing at customer company To understand an entity’s internal control, the auditor will evaluate the design and implementation of a control This subject based on theory of internal control and assessing internal control system, the actual assessing ICS at the AAC auditing company to render some remarks and suggestion which could perfect the company ICS assessment process
1 Đặt vấn đề
Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của một tổ chức Bên cạnh đó, Kiểm soát nội bộ cũng có ảnh hưởng rất lớn đến công việc của kiểm toán viên Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB là điều rất quan trọng đối với người kiểm toán, là nền tảng cho những đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về mức rủi ro kiểm soát cũng như tính chính xác và độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán, đồng thời còn thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán
Qua thực tế tìm hiểu và nghiên cứu công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty kiểm toán AAC, em nhận thấy vẫn còn có một số hạn chế nhất định, ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính Vì thế em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính tại
công ty TNHH Kiểm toán và kế toán AAC” với mong muốn hoàn thiên hơn công tác tìm
hiểu và đánh giá về môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát của khách hàng do công ty kiểm toán AAC thực hiện
Trang 22 Cơ sở lý luận về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính
2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ
Phần này trình bày khái niệm về KSNB, các bộ phận hợp thành một hệ thống KSNB và những hạn chế vốn có của nó
2.2 Quy trình nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính
Trình bày mục đích nghiên cứu và đánh giá về Kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên, trình tự các bước thực hiện: tìm hiểu hệ thống KSNB, đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết
kế các thử nghiệm cơ bản
2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý thông tin bằng máy tính
Nghiên cứu đặc điểm của môi trường xử lý thông tin bằng máy tính ảnh hưởng đến
hệ thống Kiểm soát nội bộ, các hoạt động kiểm soát và đánh giá của kiểm toán viên về KSNB trong môi trường này
3 Thực tế quy trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán AAC thực hiện
Việc nghiên cứu và đánh giá về kiểm soát nội bộ được thực hiện xuyên suốt quá trình kiểm toán, từ giai đoạn tiền kế hoạch, lập kế hoạch, thực hiện đến giai đoạn kết thúc kiểm toán
3.1 Giai đoạn tiền kế hoạch
Sau khi nhận được lời mời kiểm toán của khách hàng, công ty sẽ tiến hành bước khảo sát khách hàng để xem có thể chấp nhận làm hợp đồng kiểm toán hay không Các công việc cần tiến hành trong giai đoạn này là:
- Xem xét tính liêm chính của ban giám đốc khách hàng
- Tìm hiểu lý do mời kiểm toán của khách hàng
3.2 Giai đoạn lập kế hoạch
Trước hết là tìm hiểu chung về khách hàng, cách thức thực hiện khác nhau tuỳ thuộc vào khách hàng là mới hay cũ Sau đó kiểm toán viên sẽ dựa vào những tài liệu, thông tin thu thập được, cùng với kinh nghiệm, sự hiểu biết của mình để đánh giá sơ bộ rủi
ro kiểm soát, nhận diện những rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kinh doanh khách hàng ảnh hưởng đến BCTC, đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hệ thống kế toán
và các thủ tục kiểm soát ứng với từng phần hành, từng khoản mục cụ thể của đơn vị
3.3 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Là giai đoạn thực hiện kiểm toán chính thức Nếu rủi ro kiểm soát theo đánh giá
ban đầu là thấp hoặc trung bình, đoàn kiểm toán sẽ thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và
đánh giá lại rủi ro kiểm soát Phương pháp:
- Đọc các tài liệu đơn vị cung cấp theo yêu cầu của kiểm toán viên, nếu là khách hàng cũ thì cần nghiên cứu hồ sơ làm việc cũ
Trang 3- Phỏng vấn kế toán các phần hành và những đối tượng có liên quan về quy trình luân chuyển của các chứng từ, và các vấn đề liên quan khác mà kiểm toán viên không tìm thấy trong tài liệu của đơn vị
- Qua đó, nắm được hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, các cơ chế, thủ tục kiểm soát, nhận diện những điểm yếu của hệ thống kiểm soát mà đơn vị đã thiết lập và phán đoán những sai phạm có thể xảy ra
- Sau đó tiến hành kiểm tra tính hiện hữu của các thủ tục đó trên chứng từ, bằng cách kiểm tra kỹ chứng từ của một tháng bất kỳ và chọn mẫu để kiểm tra chứng từ của các tháng còn lại, các mẫu được chọn theo loại nghiệp vụ, dựa vào sự xét đoán của kiểm toán viên về khả năng xảy ra sai phạm đối với loại nghiệp vụ đó
Tại công ty AAC, các thử nghiệm kiểm soát được tiến hành đồng thời với các thử
nghiệm cơ bản
Ví dụ minh hoạ trình tự các bước tiến hành trong giai đoạn này tại công ty Cổ phần đường XYZ:
3.3.1 Nghiên cứu tài liệu
Đọc hồ sơ tài liệu của đơn vị
Đọc hồ sơ kiểm toán năm ngoái
Phỏng vấn nhân viên có liên quan
3.3.2 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: ví dụ khi kiểm tra tài khoản tiền mặt, TK 111 có mức rủi ro kiểm soát thấp theo đánh giá ban đầu của kiểm toán viên
Tiền mặt:
Thủ tục kiểm soát tại đơn vị:
- Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người lập và người nhận tiền
- Phiếu chi phải đính kèm Hóa đơn tài chính có đóng dấu “Đã thanh toán” và các chứng từ liên quan (giấy đề nghị thanh toán, giấy đi đường, giấy yêu cầu, phiếu nhập kho, báo giá, biên bản duyệt giá,…)
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ
Chủ đề: TK 111
Niên độ: Năm 2009
Người kiểm tra Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu sổ chi tiết, sổ quỹ, biên bản kiểm kê quỹ với sổ cái
- Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ đối ứng chi phí, nghiệp vụ bất thường
- Kiểm tra thủ tục chia cắt niên độ
Thực hiện:
1) Số dư trên sổ cái: 1.166.690.274 đồng -> khớp với biên bản kiểm kê
2) Kiểm tra chi tiết: kiểm toán viên kiểm tra toàn bộ các phiếu chi trong tháng 6 và
chọn mẫu một số phiếu chi tháng 8, tháng 12, phát hiện các sai sót sau:
Trang /…
Trang 4Bảng 1 Kiểm tra chi tiết TK 111
PC 48/06 Chi tiền bốc vác 627 370.000 10.000 đ/ người Có danh sách
nhưng không ký nhận
PC 60/06 Bốc vác ngoài giờ 627 560.000 - như trên –
PC 43/08 Tiền ăn công nhân 627 576.000 Không hoá đơn tài chính
PC 42/12 Chi phụ cấp độc hại 627 171.630 Tiền mua sữa cho công nhân,
không hoá đơn tài chính
PC 63/12 Chi tiền ĐTDĐ cho
GĐ
642 1.264.000 Hóa đơn không mã số thuế
3) Thủ tục cut-off: Kiểm tra các phiếu thu, phiếu chi trước và sau ngày 31/12/2009: đều được ghi sổ đúng kỳ
3.3.3 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
Qua kiểm tra phát hiện một số sai phạm nêu trên, nhưng kiểm toán viên cho rằng bản chất của các sai phạm là không quan trọng Vì vậy, kiểm toán viên quyết định không thay đổi mức CR đánh giá ban đầu, chỉ đưa ra ý kiến trong cuộc họp trao đổi để đơn vị lưu
ý bổ sung các bảng kê mua hàng theo quy định
3.4 Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Lúc này, trưởng đoàn sẽ sử dụng bản “Thủ tục rút gọn” để rà soát lại công việc của
các trợ lý Sau đó tiến hành lập “Biên bản ghi nhớ” để chuẩn bị cho cuộc họp trao đổi với
khách hàng, trong đó nêu ý kiến đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống KSNB của doanh nghiệp, những điểm yếu của hệ thống kiểm soát và hệ thống tài chính kế toán đang còn tồn tại, và đề xuất ý kiến nhằm giúp đơn vị sửa đổi, khắc phục những tồn tại đó
Nhận xét: Nhìn chung việc đánh giá về KSNB chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và sự
xét đoán của kiểm toán viên, chưa thực hiện việc “đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng
cơ sở dẫn liệu của từng số dư tài khoản hay loại nghiệp vụ chủ yếu” (theo VAS 400), việc
bố trí nhân sự thực hiện kiểm toán tại mỗi công ty khách hàng chưa hợp lý, chưa quan tâm nhiều đến việc đánh giá ảnh hưởng của môi trường tin học đến KSNB, công tác chọn mẫu vẫn còn những hạn chế
4 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán BCTC tại công ty kiểm toán AAC
4.1 Về việc xây dựng các bảng câu hỏi: Công ty nên
- Thiết kế lại bảng câu hỏi sao cho có thể đánh giá lại CR đối với từng cơ cở dẫn liệu của từng tài khoản
- Xây dựng cách thức đánh giá, phân tích rủi ro kiểm soát một cách có hệ thống hơn, khách quan hơn bằng cách định lượng CR: đối với mỗi câu hỏi, phải xác định được tầm quan trọng của nó và gán cho nó các trọng số theo mức độ ưu tiên khác nhau Để xác định trọng số cho mỗi câu hỏi, kiểm toán viên nên biết rằng mức độ quan trọng của mỗi câu hỏi đối với mỗi đơn vị khác nhau có thể khác nhau, và có thể kiểm toán viên phải xin ý
Trang 5kiến của trưởng đoàn hoặc của các cấp quản lý cao hơn về vấn đề này
4.2 Kết hợp sử dụng bảng câu hỏi và lưu đồ
Việc sử dụng kết hợp bảng câu hỏi và lưu đồ sẽ giúp kiểm toán viên dễ dàng phát hiện ra những thiếu sót của từng thủ tục kiểm soát, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan, giảm thiểu việc phải lục giở lại nhiều tài liệu vừa mất thời gian, vừa không khoa học Cách tiết kiệm thời gian khi vẽ lưu đồ:
- Nếu khách hàng đã có sẵn các bảng tường thuật hay lưu đồ thì kiểm toán viên nên tận dụng chúng
- Kết hợp việc đọc và nghiên cứu tài liệu của đơn vị với việc vẽ lại nó ra giấy
- Phân công công việc mô tả từng phần hành cho người nào phụ trách kiểm tra phần hành đó
4.3 Chọn mẫu trong thử nghiệm kiểm soát
Trên thực tế, công ty AAC thực hiện thử nghiệm kiểm soát kết hợp với thử nghiệm
cơ bản nên cần có một phương pháp chọn mẫu sao cho đảm bảo vừa có thể phân tích được bản chất và nguyên nhân của sai sót, vừa phân tích được tần suất xảy ra của sai sót Hơn nữa, chọn mẫu phi thống kê chủ yếu phụ thuộc vào sự xét đoán của kiểm toán viên, nhưng đối với các trợ lý kiểm toán kinh nghiệm còn chưa nhiều, khả năng xét đoán của họ còn hạn chế Chính vì thế, áp dụng phương pháp chọn mẫu thống kê (chọn mẫu thuộc tính) là thích hợp hơn cả
Đề xuất nhằm giảm chi phí chọn mẫu:
- Công ty cần xây dựng một chương trình hay phần mềm chọn mẫu áp dụng chung cho tất cả các cuộc kiểm toán
- Về việc xác định ROR, TDR, EDR: kiểm toán viên dựa vào Hồ sơ thường trực,
Hồ sơ làm việc cũ, kết hợp với những thay đổi trong năm của đơn vị để đánh giá lại ROR, TDR, và sử dụng kết quả chọn mẫu năm ngoái đánh giá EDR
- Viết chương trình giao cho máy tính thực hiện phần công việc: xác định cỡ mẫu, tỉ lệ sai phạm tối đa của tổng thể và so sánh hai hệ số TDR và AUDR, kết luận mức CR ban đầu
- Sử dụng ứng dụng Excel để đánh số thứ tự chứng từ và chọn mẫu ngẫu nhiên
4.4 Đánh giá kiểm soát nội bộ khi thực hiện kiểm toán trong môi trường tin học
4.4.1 Tìm hiểu về hệ thống xử lý thông tin trên máy của đơn vị và đánh giá rủi ro kiểm soát
- Lập bảng câu hỏi về hệ thống máy tính: gồm “Bảng câu hỏi đánh giá hoạt động kiểm soát chung”, “Bảng câu hỏi đánh giá hoạt động kiểm soát ứng dụng”
- Nghiên cứu tài liệu hệ thống và phỏng vấn nhân viên có liên quan
- Kết hợp tài liệu hệ thống với phòng vấn để trả lời các câu hỏi trong bảng câu hỏi
và đánh giá rủi ro kiểm soát
4.4.2 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Có 2 phương pháp kiểm toán có thể áp dụng: kiểm toán “quanh máy tính” (around the computer - chỉ tập trung vào các dữ liệu đầu vào và đầu ra) và “kiểm toán dựa vào máy tính” (through the computer- kiểm tra cả dữ liệu đầu vào, quá trình xử lý, và đầu ra) Để
Trang 6giảm bớt chi phí kiểm toán, kiểm toán viên có thể chọn phương pháp kiểm toán không dựa vào hệ thống máy tính Tuy nhiên phải đảm bảo hai điều kiện:
Đơn vị có đầy đủ chứng từ gốc và sổ sách kế toán lưu trữ
Các nghiệp vụ kinh tế có thể lần theo số liệu từ chứng từ gốc đến các báo cáo và ngược lại
4.4.3 Đánh giá lại CR và thiết kế các thử nghiệm cơ bản
5 Kết luận
Dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán BCTC tại công ty Kiểm toán AAC, đề tài đã từng bước hoàn thiện quy trình đánh giá KSNB nhằm nâng cao hiệu quả của cuộc kiểm toán, và đã đưa ra một số ý kiến nhằm làm giảm chi phí kiểm toán mà vẫn đạt hiệu quả cao Về cơ bản đề tài đã giải quyết được một
số vấn đề sau:
- Hệ thống cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
- Phản ánh thực tế công tác tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ khách hàng do công ty Kiểm toán AAC thực hiện Qua đó nêu lên những nhận xét về ưu, nhược điểm của quy trình này
- Đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác đánh giá kiểm soát nội bộ
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Chuẩn mực kế toán - kiểm toán (2006), Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt nam, NXB Tài chính, Hà Nội
[2] TS Đoàn Văn Hoạt, Th.S Mai Hoàng Minh, Giáo trình Kiểm toán 1 và 2, ĐH Kinh tế
TP Hồ Chí Minh
[3] Th.S Phạm Hoài Hương, Bài giảng Kiểm toán căn bản, Kiểm toán tài chính, ĐH Kinh
tế Đà Nẵng, lưu hành nội bộ
[4] Nguyễn Thế Hưng (2008), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Thống kê
[5] MBA Martin Grimwood (Người dịch: Đặng Kim Cương), Sổ tay kiểm toán nội bộ, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, tr
[6] Nguyễn Văn Quang, Tin học hoá kế toán, tr 54 - 67
[7] Th.S Trần Hồng Vân, Giáo trình Kiểm toán căn bản, Trường Đại học Kinh tế, Đại học
Đà Nẵng, lưu hành nội bộ
[8] Ernst & Young LLP (2003), Evaluating Internal Controls, Score Retrieval File
[9] KPMG LLP, the U.S member firm of KPMG International, a Swiss Cooperative
(2005), Assessing Internal Control over Financial Reporting
[10] Rick Stephan Hayes, Roger Dassen, Arnold Schilder, Philip Wallage (2007),
Principles of Auditing - An Introduction to International Standards on Auditing,
Pearson Education Limited, edition 2.1, chapter 7