Một số cơ sở lý luận và yêu cầu, quy trình xây dựng, áp dụng bộ chỉ số KPI trong giao và đánh giá hiệu quả công việc tại các trường cao đẳng, đại học hiện nay.

LIÊN NGÀNH TRIẾT HỌC - XÃ HỘI HỌC - CHÍNH TRỊ HỌC _ : _ : J Một số sở lý luận yêu cầu, quy trình xây dựng, áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu công việc trường cao đẳng, đại học Ạ number of theoretical and practical bases for building and applying KPI indicators in assigning and evaluating work performance at colleges and universities today Nguyễn Thị Kim Nguyên Email: kimnguyendhsdl@gmail.com Trường Đại học Sao Đỏ Ngày nhận bài: 03/4/2021 Ngày nhận sửa sau phản biện: 07/6/2021 Ngày chấp nhận đăng: 30/6/2021 Tóm tắt KRI (Key Performance Indicators) số đo lường hiệu suất trọng yếu, coi “công cụ” mà nhiều doanh nghiệp, tổ chức giới, nước áp dụng để đo lường hiệu làm việc phận chức cá nhân tổ chức Các trường cao đẳng, đại học với mục tiêu trở thành địa xã hội tín nhiệm cao chất lượng đào tạo cần xây dựng áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu công việc giảng viên, chuyên viên, từ thúc đẩy động lực làm việc tự điều chỉnh để hướng tới mục tiêu chiến lược chung Bài viết phân tích cần thiết số yêu cầu xây dựng áp dụng KPI giao đánh giá hiệu cơng việc, đồng thời đánh giá vai trị bên, từ đề xuất quy trình xây dựng áp dụng số KPI trường cao đẳng, đại học Từ khóa: KPI; hiệu công việc, giảng viên; chuyên viên; trường cao đẳng; trường đại học Abstract KPI (Key Performance Indicators) is a key performance indicator, considered a “tool” that many businesses, organizations around the world, as well as in the country apply to measure the effectiveness of their work, functional departments and individuals in the organization Colleges and universities with the goal of becoming a highly socially trusted address for the quality of training need to build and apply KPI indicators in assigning and evaluating the performance of lecturers, professionals, staff, thereby promoting work motivation and self-regulation towards common goals and strategies The article analyzes the necessity and some requirements when building and applying KPI in assigning and evaluating work performance, and at the same time evaluating the roles of the parties, thereby proposing the process of building and applying KPI set of colleges and universities today Keywords: KPI; work performance; lecturers; specialists; colleges; universities 1.Đ)ẠTVẤN Đè Đán[i giá hiệu công việc hoạt độncịi quan trọng nhằm thu hút, trì, phát triển đội ngũ hhân tổ chức, đơn vị nói chung, c|ó trường cao đẳng, đại học Đánh giá hiệu cơng việc nhằm hệ thống hóa lại kết công việc, phương pháp làm việc, phẩm chất kỹ có liên quan đến cơng việc giảng viên, chuyên viên [1] Kết đánh giá phản ánh lực, Ngưởi phản biện: PGS TS Phạm Thị Hồng Điệp TS Phạm Thị Huyền phẩm chất, mức độ đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm cá nhân, ảnh hưởng đến chế độ lương, thưởng, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch nguồn cán quản lý Việc đánh giá, đo lường hiệu công việc giảng viên, chuyên viên cách khoa học, xác giúp nhà trường đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ, từ đó, Ban Giám hiệu đưa định xác nhằm cải tiến chất lượng hoạt động nhà trường Đây phương tiện giúp Ban Giám hiệu, khoa/phịng truyền tải nhiệm vụ mục tiêu đến toàn thể giảng viên, chuyên viên để đảm bảo tất người hướng, góp phần vào phát triển nhà trường Tạp chí Nghiên cứu khoa học, Trường Đại học Sao Đỏ, ISSN 1859-4190, Số (73) 2021 111 NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Tuy nhiên, trường cao đẳng, đại học chưa xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu cơng việc giảng viên, chuyên viên theo hướng định lượng, dẫn đến cơng tác đánh giá cịn mang tính hình thức, chủ quan, cảm tính chạy theo thành tích [2], KPI (Key Performance Indicators) số đo lường hiệu suất trọng yếu, công cụ đo lường đánh giá hiệu công việc thể qua số liệu, tỷ lệ, tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu hoạt động tổ chức phận chức hay cá nhân [2] Sử dụng đánh giá thành tích hay cịn gọi đánh giá hiệu cơng việc, hệ thống KPI hiểu số đánh giá kết thực cơng việc, KPI mục tiêu cơng việc mà cá nhân, tổ/nhóm, phịng ban/tổ chức, cần đạt để đáp ứng yêu cầu chung [3] Đối với trường cao đẳng, đại học, số đo lường hiệu thành phần hệ thống lập kế hoạch giám sát tổng thể, thường xây dựng dựa sứ mạng trường [4] Do đó, việc xây dựng áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu công việc giảng viên, chuyên viên trường cao đẳng, đại học có tính cấp thiết NỘI DUNG NGHIÊN cứu 2.1 Sự cân thiết áp dụng KPI giao đánh giá hiệu công việc trường cao đẳng, đại học Ngày nay, nhân loại bước vào kinh tế tri thức, nguồn lực người yếu tố để phát triển xã hội, vấn đề quản lý nhân đặt lên hàng đầu Trong trường cao đẳng, đại học nhân chủ yếu gồm giảng viên, chuyên viên, lực lượng nòng cốt có vai trị quan trọng, định chất lượng hoạt động nhà trường Việc quản lý nhân hiệu Ban Giám hiệu nhà trường thực việc giao đánh giá hiệu công việc cá nhân, phịng/khoa cách xác, cụ thể, minh bạch phù hợp với mục tiêu phát triển chung nhà trường, từ đề chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, nâng cao chất lượng hoạt động chung nhà trường Hơn nữa, trường cao đẳng, đại học có thay đổi lớn đẩy mạnh việc thực Nghị định 43/2006/ND-CP 25 tháng nam 2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ tổ chức máy, biên chế tài đối đơn vị nghiệp công lập; Nghị định số 62/2020/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2020 Chính phủ vị trí việc làm biên chế công chức Do chịu sức ép lớn nguồn lực tài chính, sử dụng nhân lực quan, đơn vị, trường cao đẳng, đại học cần xây dựng đề án việc làm, rà sốt xếp lại vị trí cơng việc, định biên công việc cụ thể chức danh Tuy nhiên trình thực gặp nhiều khó khăn thiếu nguồn lực cơng cụ thực Đặc biệt, bối cảnh nay, việc tuyển sinh phần lớn trường cao đẳng, đại học khó khàn nhiều biến động, nguồn thu học phí trở nên không bền vững, nguy rủi ro cao nhu cầu thị trường lao động bão hòa Trái lại, nguồn thu từ dịch vụ lại chưa nhiều Hoạt động nhà trường trì trệ trường không nâng cao hiệu chất lượng công việc, chất lượng đào tạo, không khẳng định thương hiệu thân để thu hút người học Chính vậy, trường cao đẳng, đại học chủ động tìm kiếm cơng cụ phù hợp để nâng cao hiệu quản lý nhân KPI cơng cụ đáp ứng u cầu thiết trường cao đẳng, đại học Điểm bật KPI so với công cụ đánh giá hiệu công việc khác số KPI có tính định lượng, giúp việc đánh giá xác, có rõ ràng, minh bạch Do đó, KPI công cụ phù hợp để trường cao đẳng, đại học áp dụng giao đánh giá hiệu công việc cho giảng viên, chuyên viên Xây dựng số KPI phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh nhà trường, vị trí cơng việc chức danh áp dụng số giao đánh giá hiệu công việc cần thiết, đồng thời, mang lại nhiều lợi ích cho nhà trường, cán quản lý giảng viên, chuyên viên: (1) Lợi ích KPI với nhà trường: Kiểm soát, triển khai mục tiêu từ nhà trường đến cá nhân, có hệ thống đo lường khách quan, định lượng: Mức độ hồn thành cơng việc phòng/khoa, cá nhân; đào tạo, phát triển, xếp lại, sa thải luật; tiết kiệm thời gian họp đánh giá, bình bầu giảng viên, chuyên viên cuối năm (2) Đối với cán quản lý: Kiểm soát cơng việc phận mình; kiểm sốt cơng việc giảng viên, chuyên viên; giải phóng tư sáng tạo cho cán quản lý; đánh giá công bằng, khách quan lực mức độ hoàn thành công việc giảng viên, chuyên viên; xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp (3) Đối với giảng viên, chuyên viên: Luôn biết rõ mục tiêu công việc giao; xây dựng ý thức chủ động, sáng tạo cơng việc; tạo động lực làm việc lành mạnh; có ý thức xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp Trước sức ép cạnh tranh tuyển sinh đào tạo trường cao đẳng, đại học cần thực tốt việc đánh giá, đo lường hiệu suất công việc giảng viên, chuyên viên cách khoa học, xác, từ Ban Giám hiệu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ chung nhà trường, đưa định xác nhằm cải tiến chất lượng hoạt động nhà trường Đây phương tiện giúp Ban Giám hiệu trường truyền tải nhiệm vụ mục tiêu đến toàn thể giảng viên, chuyên viên để đảm bảo tất người hướng, góp phàn vào phát triển tiến tồn trường Do đó, việc xây dựng áp dung số KPI giao đánh giá hiệu công việc cho giảng viên, chuyên viên trường đại 112 Tạp chí Nghiên cứu khoa học, Trường Đại học Sao Đỏ, ISSN 1859-4190, Số (73) 2021 LIÊN NGÀNH TRIẾT HỌC - XÃ HỘI HỌC - CHÍNH TRỊ HỌC học cao đẳng cần thiết phù hợp với xu hướng phát triển xã hội 2.2 Vai trò bên xây dựng áp dụng sô' KPI trường cao đẳng, đại học KPI đời sớm áp dụng rộng rãi, phổ biến công tác quản trị doanh nghiệp, đơn vị hành nghiệp, trường cao đầng, đại học Việt Nam công cụ [6] Nhiều cán quản lý, giảng viên, chuyên viên chưa tiếp cận hiểu rõ KPI, mặt khác với tâm lý ngại thay đổi, ngại bị đo lường hiệu công việc, họ không muốn xây dựng áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu cơng việc nhà trường Ben cạnh đó, q trình xây dựng áp dụng cnỉ số KPI, trường cao đẳng, đại học gặp phải cac rào cản như: Hiệu trưởng đứng vận hành công cụ KPI, không muốn hiểu KPI, ủy quyền tu/ệt đối cho cấp Hoặc dùng KPI trang sức thay cơng cụ quản trị mục tiêu nghĩa Cac Phó Hiệu trưởng hời hợt giám sát KPI pnịng/khoa/ban mà phụ trách chưa hiểu KPI Tổ chức nhân vận hành KPI cách hình thức, khơng giám sát, đơn đốc đơn vị thực hién KPI theo quy định Các trưởng phịng/khoa khơng quan tâm KPI, chưa hiểu rõ quy trình, bựớc xây dựng áp dụng KPI, giao phó KPI cho cấp tự giao cho nhân viên khác Giảng viên, chuyên viên chưa đào tạo KPI, chưa hiểu có tâm lý khơng muốn đổi Do đó, để xây dựng áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu công việc đạt hiệu quả, cần phải khắc phục kho khăn, rào cản, đồng thời phát huy vai trò bên, cụ thể: Một là, Ban Giám hiệu nhà trường: Hiệu trưởng trường cao đẳng, đại học phải thực tâm huyết tâm đổi mới, dành thời gian nghiên cứu sâu KPI, Trưởng ban KPI trực tiếp chủ trì Ban KPI, xây dựng mục tiêu nhà trường, liệt tộ chức thực KPI Trong q trình vận hành sơ KPI, cần mặc định việc áp dụng KPI phải khách quan, chi tiết giao, đánh giá trưởng phòng/khoa Đặc biệlt phải yêu cầu kiểm tra đánh giá việc cá(j: trưởng phịng/khoa dùng KPI Các Phó Hiệu trưởng trường cao đẳng, đại phải ủng hộ đồng hành với tâm đổi Hiểu trưởng, dành thời gian cho học tập, nghiên cứu, nâng cao nhận thức KPI xây dựng, giao mục tiêu íhực kiểm sốt, theo dõi, đánh giá phịng/ khóa phụ trách Hai là, cán quản lý: Trưởng phịng/khoa cần có hứng thú chấp nhận đổi mới, nghiêm túc học tập, nghiên cứu, nâng cao nhận thức vê KPI, tự xây dựng tiêu chí, thang đo, trọng số, tự đánh giá nhận viên Việc đánh giá nhân viên phải khách quan, chi tiệt, có Chuẩn bị để minh chứng phản biện Yêu cầu nhán phận quản lý tự theo dõi, kiềm soát tự đánh giá mục tiêu nhận theo quy định Trưởng phòng/khoa nhận mục tiêu từ Phó Hiệu trưởng báo cáo kết thực hàng tháng chịu trách nhiệm mức độ hoàn thành mục tiêu phận phụ trách Ba là, cá nhân: Mỗi giảng viên, chuyên viên cần nhận thức rõ chủ trương đồi nhà trường, hiểu KPI chủ động xem xét, phản biện, đề xuất thực tiêu chí có tính SMART, tiếp nhận phiếu giao việc, triển khai, tự đánh giá chi tiết quy trình đánh giá, báo cáo kết thực 2.3 Một số yêu cầu quy trình xây dựng, áp dụng số KPI trường cao đẳng, đại học 2.3.1 Một sô yêu cầu xây dựng sô KPI Mỗi trường cao đẳng, đại học có tầm nhìn sứ mệnh lịch sử riêng, xây dựng số KPI cần phải bám sát vào mục tiêu phát triển trường, gắn với giai đoạn, vị trí chức danh tuân theo nguyên tắc SMART, đó: (1) Specific - cụ thể, rõ ràng: Các số xây dựng cần phải giải thích khía cạnh: Ý nghĩa, lý lựa chọn phương pháp đo lường Chỉ số KPI rõ ràng, giảng viên, chuyên viên dễ dàng biết phải làm làm để đạt hiệu công việc mong muốn Giúp người thực biết phải làm để đạt hiệu cơng việc mong muốn Các tiêu chí phải phản ánh khác biệt người làm công việc tốt người khơng tốt (2) Measurable - đo lường: Đối với KPI không đo lường kết thực công việc, việc đánh giá trở nên cảm tính khơng khách quan Có thể định lượng đơn vị khác như: Khối lượng giảng, nghiên cứu khoa học, công việc phân cơng, hài lịng sinh viên, phận tác nghiệp, việc chấp hành kỷ luật, nội quy quan (3) Achievable - khả thi/vừa sức/có thể đạt được: cần xây dựng mục tiêu sát thực với thực tế để giảng viên, chuyên viên đạt mục tiêu, tính khả thi cao Thực tế có nhiều số KPI đo lường lại không khả thi tạo nên tâm lý thất vọng, chán nản không muốn làm việc nhân viên cảm thấy khó đạt mục tiêu dù cố gắng (4) Realistics - Thực tế: KPI số hướng đến tương lai, liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược mang tính hành động rõ ràng, tiêu chí đánh giá phải quán, đáng tin cậy (5) Time - frame - có hạn định thời gian: KPI phải có giới hạn khoảng thời gian cụ thể để biết phải hoàn thành Việc đưa thời gian xác tạo Tạp chí Nghiên cứu khoa học, Trường Đại học Sao Đỏ, ISSN 1859-4190, Số (73) 20211113 NGHIÊN CỨU KHOA HỌC động lực thúc đẩy nhân viên hồn thành cơng việc cách tốt thời gian hạn định, đồng thời giảm sức ì tồn hệ thống/đơn vị/tổ chức Các số KPI việc xây dựng theo nguyên tắc SMART phải xác định trọng số phù hợp Trọng số quản lý đánh giá mức độ quan trọng độ khó, độ cấp bách mục tiêu giao cho giảng viên, chuyên viên định trọng số KPI từ: Mức (rất quan trọng, khó, cấp bách), mức (quan trọng, khó, cấp bách); mức (ít quan trọng, khó, cấp bách), mức (khơng quan trọng, khơng khó, khơng cấp bách) Trọng số KPI thay đổi theo thời điểm tùy thuộc vào điều kiện cụ thể định hướng điều hành cùa Ban Giám hiệu nhà trường Khi xác định trọng số KPI phải đồng trọng số cao thấp, trung bình trọng số vào khoảng 2.4-2.6 [5], 2.3.2 Quy trình xây dựng, áp dụng số KPI bước đưa KPI vận hành nhờ trường * Quy trình xây dựng vờ áp dụng chì số KPI Trên sở lý thuyết KPI thực tế quản trị trường nay, đồng thời để thống áp dụng công cụ quản trị khác ISO, tác giả đưa quy trình xây dựng áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu công việc trường cao đẳng, đại học sau: Lm dẻ tir b«Oc ciag vtệe /t-ập vá tnén khai rár kr N ĐV7CN chỊu trách nhiện Nội dung thực hlệo «BGK -OV Lặp vi ưiẻn khai úk ú liửìch Xây dưng KPk cua dơn VJ trinh PHT phu track tnrơc 10 Ịpá ng»y 02 háng thảng Xáy dụng rmx ttéu KPis TĐV MỈu/tịe hổ ta Cic kề hoạch Bang mttc tiêu KPlĩcuaĐV í í Xem aéi pM duyệt snuc tiêu KPh cua câc í>v trước 14 Ị>ã ngày mùng 02 hing thing, néu: - Đồng ý duyỹt trtên khai thực • Khảng đủng ý; cho ý kiển chi đạo ĐV xic dinh hu s' Phê duyệt X, X mục tiêu \ kP.s/ Bang mục tidu KPlĩcuaĐV PQLCL mục oẽu KPls mục !>èu KPls hoãn thánh trươc 16h cứng ngày ? Tông hop mục tiêu cua ĐV sau đưtx PHT phu trách phí dut trước 17b ngáy 02 king tháng Tơng hợp mục t*êu cua Đ\ mục tiêu -PHT -TĐV Bang tỏog hợp cùa cac ĐV s'* l Phàn bố, tnèn khai KPls Tỗ chức hop phê duyiỉt chinh thức mục tíỉu KPls cùa eầc ĐV truoc 16 giị 01 hing thang, nếu: - Đống ý: phì duyệt thưc hiên - Khủng dồng ý: cho ỹ ktén chi đạo ĐV tìip thu chinh íưa trinh Truong ban KP1 dut vi nộp vê PQLCL tníik 10 gio ngáy 04 hâng tháng - Nhịn KPIa cua £>v íau duyệt giao KPIs cho cic CN ov theo Ví tri cống Việc trước 11 gió ngáy 04 háng tiling - Thưv tuẽn cứng viéc cập nhát k