Xây dựng hệ thống thông báo trường đại học tây bắc

TẠP CHÍ KHOA HỌC Phạm Quang Trung (2022) (25): (26): 24 - 29 Khoa học Tự nhiên Công nghệ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG BÁO TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC Phạm Quang Trung Trường Đại học Tây Bắc Tóm tắt: Thơng báo hoạt động thường xun diễn tổ chức, công ty thực hầu hết hoạt động kinh tế, xã hội, giáo dục,… Trường Đại học Tây Bắc sử dụng nhiều phương pháp để thông báo nội dung tới người nhận cách trực tiếp gián tiếp truyền miệng, gọi điện thoại, nhắn tin qua công cụ nhắn tin tức thời, gửi email, thông báo nhóm mạng xã hội, nhiên, tồn số hạn chế làm ảnh hưởng đến hoạt động Trường Trong báo này, nhóm chúng tơi đề xuất Hệ thống thơng áo Trường Đại học Tây Bắc nhằm xây dựng hệ thống phục vụ việc truyền tải thông điệp thông báo kịp thời tới đội ngũ cán ộ, giảng viên người học Trường Từ khóa:hệ thống thơng báo, nhắn tin ngồi cịn khó khăn việc thống kê, kiểm tra xác minh thông báo ĐẶT VẤN ĐỀ Trong báo này, đề xuất xây dựng Hệ Thông báo đƣợc hiểu hoạt động truyền thống thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc xuất thông điệp từ đối tƣợng đến hay nhiều phát từ phân tích thực trạng hoạt động thơng đối tƣợng khác nhằm truyền tải nội dung báo Trƣờng Đại học Tây Bắc từ đề cụ thể Thông báo hoạt động thƣờng xuất mô h nh “Hệ thống thông báo Trƣờng Đại xuyên diễn tổ chức, công ty học Tây Bắc” đƣợc thực hầu hết hoạt động kinh tế, xã hội, giáo dục,… Có nhiều cách thức đƣợc sử dụng để thông báo nội dung tới ngƣời nhận cách trực tiếp gián tiếp gồm: truyền miệng; gọi điện thoại; nhắn tin qua công cụ nhắn tin tức thời (SMS, Facebook Messenger, Zalo,…); gửi Email; thơng báo nhóm mạng xã hội THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG THÔNG BÁO TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC Hoạt động thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc Hoạt động thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc diễn từ thành lập Trƣờng Trải qua lịch sử phát triển, với phát triển Khoa học Công nghệ, Trƣờng Đại học Tây Bắc ứng dụng công nghệ phù hợp việc triển khai hoạt động thông báo Trƣờng Hoạt động thông báo không diễn Nhà trƣờng tới cán ngƣời học mà diễn cán bộ, giảng viên với nhau, cán bộ, giảng viên với ngƣời học, ngƣời học với ngƣời học Để thực hoạt động thông báo, nay, Nhà trƣờng triển khai qua số hình thức sau: Trong hoạt động nghiệp vụ Trƣờng Đại học Tây Bắc, truyền tải thông báo tới cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên ngƣời học Nhà trƣờng hoạt động diễn thƣờng xuyên, liên tục Trong đó, có nhiều thơng báo địi hỏi tính kịp thời mặt thời gian để truyền đạt tới ngƣời nhận Mặc dù sử dụng công cụ đại hoạt động truyền tải thông báo nhƣng thực tế, hoạt động truyền tải thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc số tồn lớn cần khắc phục nhƣ phụ thuộc vào tảng sử dụng để gửi thông báo; không xác định đƣợc ngƣời nhận nhận đƣợc thông báo hay chƣa; 1.1 Thông báo trực tiếp thông báo đƣợc truyền trực tiếp từ ngƣời gửi thông báo đến 24 ngƣời nhận trực tiếp thông qua lời nói Hình thức truyền tải thơng báo đƣợc sử dụng rộng rãi thông qua hoạt động nhƣ: thơng báo ngƣời dùng khơng xem hết bị bỏ qua mà không hay biết - Thơng báo qua trang, nhóm, diễn đàn mạng xã hội Nhà trƣờng đơn vị thuộc, trực thuộc Trƣờng gửi thơng báo lên diễn đàn, trang nhóm mạng xã hội Facebook tùy theo đối tƣợng tiếp nhận thông tin Trung bình lớp có 01 nhóm Facebook để triển khai thông báo trao đổi thông tin Các đối tƣợng tiếp nhận thông tin Trƣờng sử dụng tảng mạng xã hội, cách thức thông báo kịp thời với ngƣời sử dụng mạng xã hội Facebook - Trong họp; - Gặp gỡ trực tiếp; - Gọi điện thông báo Ưu điểm hình thức ngƣời nhận nhận đƣợc thông báo đơn vị, phản hồi lại để trao đổi nội dung chƣa rõ ràng chƣa thấu hiểu hết nội dung cần truyền đạt Nhược điểm hình thức ngƣời nhận thông báo cần phải ghi nhớ thông tin ghi chép lại thông tin đƣợc thông báo Ngồi ra, hình thức gặp gỡ trực tiếp hay gọi điện thông báo tốn nhiều thời gian khơng phải gặp trực tiếp gặp đƣợc ngay, đó, h nh thức khơng phù hợp với trƣờng hợp số ngƣời cần nhận thông báo lớn Hình thức họp để thơng báo thơng báo đƣợc số lƣợng lớn ngƣời nhận nhƣng khâu tổ chức tốn thời gian nhiều ngƣời tham gia, thời điểm cần hạn chế tình trạng tập hợp lƣợng lớn ngƣời nhận tin Do đó, phù hợp trƣờng hợp tính chất quan trọng thông báo yêu cầu phải truyền tải đến tất ngƣời nhận - Thông báo qua nhóm chat sử dụng tảng nhƣ Facebook Messenger, Zalo H nh thức đƣợc sử dụng phạm vi đối tƣợng nhỏ nhƣ cán phòng, ban; giảng viên khoa sinh viên lớp Hình thức đƣợc sử dụng phổ biến hoạt động trao đổi thông báo nhà Trƣờng Tƣơng tự hình thức trên, hình thức tỏ hiệu đa phần đối tƣợng nhận thông tin sử dụng mạng xã hội Facebook Zalo Ưu điểm hình thức thơng báo thơng báo nhanh chóng đến đơng đảo ngƣời nhận, số phƣơng thức kiểm tra xem ngƣời nhận nhận hay xem thơng báo chƣa Ngồi ra, thơng qua cơng cụ quản lý hỗ trợ thực trao đổi thơng tin liên quan đến thông báo ngƣời gửi ngƣời nhận 1.2 Thông báo gián tiếp thông báo đƣợc gửi gián tiếp từ ngƣời gửi đến ngƣời nhận thông qua cơng cụ truyền thơng điệp H nh thức truyền tải thông báo gián tiếp qua hoạt động cụ thể nhƣ: - Thông báo văn Đây hoạt động phổ biến, hay đƣợc sử dụng để truyền thơng báo hành đơn vị Tuy nhiên, hình thức cần kết hợp với số phƣơng tiện công cụ khác để hỗ trợ gửi thông báo nhƣ email, Hệ thống quản lý văn điều hành iOffice [2], mạng xã hội Facebook [3], công cụ nhắn tin tức thời (Facebook Messenger [4], Zalo [5]) Theo thống kê Hệ thống quản lý văn điều hành iOffice, năm 2020, Nhà trƣờng ban hành 128 thơng báo hành chính, nhiên, Nhược điểm hình thức thơng báo qua Zalo, Facebook sử dụng cơng cụ khơng phải có chức quản lý thơng báo, thiếu chức thống kê, nhắc lại Ngoài ra, ứng dụng cịn diễn đàn mạng xã hội, khiến nhiều trƣờng hợp thông báo bị trôi trao đổi thêm tin mới, bỏ qua không đƣợc phân loại rõ ràng bị đồng với tin nhắn thông thƣờng 25 Tồn hoạt động thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc bị bỏ qua hay bị trôi tin nhắn thơng báo cho tin nhắn thơng thƣờng Mặc dù ứng dụng số công cụ đại nhƣ mạng xã hội, hệ thống quản lý văn điều hành hỗ trợ hoạt động thông báo Trƣờng, nhiên, Hệ thống thông báo Trƣờng số tồn sau: Thứ tƣ, việc nhắc lại thông báo chức cần thiết nhằm nhắc ngƣời dùng thực nội dung thông báo Tuy nhiên, công cụ hỗ trợ sử dụng để truyền tải thông báo không hỗ trợ tính Thứ năm, thông báo quan trọng, ngƣời gửi cần xác minh xem ngƣời nhận nhận đƣợc thông báo chƣa Mặc dù số công cụ hỗ trợ việc kiểm tra ngƣời nhận nhận đƣợc thông báo, nhiên việc xác định số lƣợng thống kê ngƣời nhận đƣợc chƣa nhận đƣợc để có hình thức truyền thông báo khác tốn nhiều thời gian ngƣời gửi thơng báo Thứ nhất, khơng có Hệ thống thống để quản lý, phân hoạch, gửi tra cứu thông báo Thông báo đƣợc truyền đạt đến ngƣời dùng cách rời rạc, tùy theo cách chọn công cụ hỗ trợ ngƣời gửi Một đối tƣợng nhận thơng báo phải sử dụng 3-4 công cụ khác để nhận thông báo, đó, họ gặp nhiều khó khăn việc tra cứu lại đọc nội dung thông báo Bảng Thống kê số lƣợng số ngƣời tƣơng tác thơng qua hình thức truyền tải thơng báo Trƣờng Đại học Tây Bắc TT Hình thức Số lƣợng Số ngƣời tƣơng tác Thông báo văn hành 128 ~2500 Số trang Facebook Trƣờng 01 7800 Số nhóm Facebook giảng viên 01 ~500 Số nhóm Facebook sinh viên 106 ~2000 Số nhóm chat Facebook Messenger, Zalo ~20 ~500 Hệ thống quản lý văn điều hành iOffice 01 91 Thứ hai, thông báo đƣợc truyền đến ngƣời dùng công cụ hỗ trợ khác nên khó khăn việc tra cứu, thống kê báo cáo Từ tồn trên, phần tiếp theo, đề xuất Hệ thống thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc nhằm khắc phục tồn tại, hạn chế nhằm nâng cao hiệu hoạt động thơng báo, góp phần nâng cao hiệu hoạt động hành Trƣờng Thứ ba, số công cụ nhắn tin tức thời (Facebook Messenger, Zalo) đƣợc sử dụng để truyền đạt thơng báo, nhiên, lại tích hợp tính nhắn tin, đó, ngƣời dùng đơi ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG THƠNG BÁO TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC 26 với Hệ thống nhƣ Backend hay Frontend App thiết bị di động thông qua hệ thống thông báo thiết bị truyền thông báo đến ngƣời dùng sau ngƣời dùng đƣợc gán cho thông báo Mô hình Hệ thống thơng báo Trƣờng Đại học Tây Bắc Nhằm khắc phục tồn phân tích phần trƣớc, đề xuất Hệ thống thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc theo mơ h nh Hình Mô tả hoạt động Hệ thống Hệ thống đƣợc xây dựng gồm phần: Tất nghiệp vụ logic Hệ thống đƣợc xử lý Backend Frontend App chỉlàm nhiệm vụ cung cấp giao diện ngƣời dùng xử lý liệu đầu vào trƣớc gửi Backend xử lý nghiệp vụ Frontend App trao đổi liệu với Backend thông qua API Hoạt động Hệ thống đƣợc mô tả qua bƣớc sau: Bƣớc 1.Khi ngƣời dùng tƣơng tác với Hệ thống qua Frontend App, Frontend App gửi yêu cầu lên Backend dựa tham số ngƣời dùng nhập vào Hình Mơ hình Hệ thống Thông báo Trường Đại học Tây Bắc Bƣớc Backend nhận liệu thông qua yêu cầu từ Frontend App Backend phân tích liệu nhận đƣợc nhƣ yêu cầu dựa API, sau xử lý nghiệp vụ logic dựa đòi hỏi yêu cầu gửi lên API trả kết theo định dạng JSON  Backend phần lõi Hệ thống, chứa tất nghiệp vụ xử lý logic Hệ thống Ngồi ra, Backend cịn cung cấp API (Application Programming Interface) để giao tiếp với phần Frontend App Backend đƣợc đặt chạy máy chủ hoạt động mơi trƣờng Internet, tồn hoạt động trao đổi liệu thành phần Hệ thống thông qua môi trƣờng Internet Bƣớc Frontend App sau nhận đƣợc kết trả về, hiển thị kết cho ngƣời dùng thông qua giao diện đƣợc thiết kế Ngƣời dùng tiếp tục tƣơng tác với Hệ thống thông qua Frontend App, hoạt động đƣợc thực quay trở lại Bƣớc  Frontend phần dành cho ngƣời dùng Hệ thống Frontend đƣợc xây dựng web, cung cấp chức để ngƣời dùng truy cập; tạo gửi thơng báo theo mức độ đƣợc phân quyền; xem thống kê, báo cáo thông báo m nh đơn vị quản lý gửi Frontend cung cấp chức tƣơng tác với ngƣời dùng, liệu đƣợc gửi Backend xử lý, Backend sau xử lý gửi trả kết trả cho Frontend để hiển thị cho ngƣời dùng tƣơng tác Ngƣời dùng Hệ thống bao gồm cán bộ, giảng viên ngƣời học Hệ thống phân quyền tới cấp độ phòng chức năng; lãnh đạo đơn vị, tổ chức trị, xã hội; giảng viên cố vấn học tập; ban cán lớp có quyền gửi thơng báo Ngƣời dùng đƣợc gửi thông báo tới ngƣời phạm vi quản lý m nh Ví dụ, cố vấn học tập gửi thơng báo tới sinh viên lớp m nh phụ trách, không đƣợc gửi thông báo tới đối tƣợng ngƣời dùng khác  App ứng dụng Hệ thống thông báo thiết bị di động nhƣ điện thoại, máy tính bảng App đƣợc cài đặt máy ngƣời dùng, cho phép ngƣời dùng tƣơng tác Sơ đồ chức Hệ thống 27 Sơ đồ chức Hệ thống đƣợc thể hiệ n H nh Chức Hệ thống gồ m ba nhóm chức sau đây: Quản lý danh mục: gồm chức quản lý danh mục nhƣ: Chức dùng Hệ thống); Chức (Quản lý chức năng); Phân quyền (Quản lý việc phân Hình Sơ đồ chức Hệ thống thông báo Trường Đại học Tây Bắc quyền cho ngƣời dùng Hệ thống); Hệ thống động thủ công ngƣời gửi muốn nhắc (Quản lý cấu h nh, tham số Hệ thống) thông báo) Quản lý thông áo: gồm chức năng: Thống kê, áo cáo: gồm chức năng: Hình Màn hình Frontend Hệ thống thơng báo Trường Đại học Tây Bắc Loại thông báo (Quản lý loại thông báo nhằm phân loại thông báo dựa nội dung loại h nh thông báo); Mức độ quan trọng (Quản lý mức độ quan trọng thông báo để phân loại thông báo theo mức độ quan trọng); Tạo, cập nhật, xóa thơng báo (Quản lý thơng báo để tạo, cập nhật xóa thơng báo); Nhắc thông báo (Để nhắc lại thông báo tới ngƣời nhận, chức hoạt động tự Hình Màn hình App Hệ thống thơng báo Trường Đại học Tây Bắc điện thoại iPhone XI MAX Thống kê (hệ thống tự động thống kê số liệu liên quan đến Hệ thống để ngƣời Quản trị ngƣời dùng có số liệu thống kê nhằm hỗ trợ cho hoạt động cải tiến Hệ thống); Báo cáo (trích xuất báo cáo tự động theo chu kỳ thủ công theo yêu cầu ngƣời dùng) KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Từ mơ hình Hệ thống thông báo Trƣờng 28 Đại học Tây Bắc đƣợc đề xuất, xây dựng Hệ thống tảng sau:  Cơ sở liệu: SQL Server [6]  Backend Frontend: NET Framework [7]  App: Xamarin [8] Tôi xây dựng Hệ thống gồm ba thành phần tƣơng tác với đáp ứng chức thiết kế Hình thể hình trang Tổng quan thành phần Frontend Tại Frontend, ngƣời dùng tƣơng tác với chức phần mềm theo phân quyền ngƣời quản trị Hình hiển thị hình App Hệ thống điện thoại di động iPhone XI MAX Tƣơng tự nhƣ Frontend, ngƣời dùng tƣơng tác với Hệ thống thơng qua App di động Ngồi ra, nhận đƣợc thông báo mới, phần mềm di động gửi thông báo đến ngƣời dùng để ngƣời dùng kịp thời đọc đƣợc thông báo Trong khuân khổ báo, dung lƣợng có hạn nên tơi thể kết Hệ thống Hình Hình Những chức khác Hệ thống đƣợc xây dựng thành công Hệ thống đƣợc xây dựng khắc phục đƣợc hầu hết năm tồn Hệ thống cũ đƣợc trình bày phần KẾT LUẬN Trong báo này, tr nh bày thực trạng hoạt động thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc, từ đó, tơi làm rõ năm tồn lớn hoạt động thông báo Trƣờng Những tồn đƣợc làm ảnh hƣởng khơng nhỏ đến hoạt động thơng báo nói riêng hoạt động Trƣờng nói chung Từ đó, đề xuất xây dựng Hệ thống thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc Hệ thống đƣợc xây dựng khắc phục hầu hết tồn Hệ thống cũ Hệ thống đƣợc triển khai góp phần nâng cao hiệu hoạt động thơng báo, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Trƣờng TÀI LIỆU THAM KHẢO https://www.twilio.com https://vnptit.vn/he-thong- van-ban- ieu-hanh https://facebook.com https://messenger.com https://zalo.me/ https://www.microsoft.com/en-us/sqlserver/ https://dotnet.microsoft.com/ https://dotnet.microsoft.com/apps/xamarin BUILDING THE NOTIFICATION SYSTEM OF TAY BAC UNIVERSITY Pham Quang Trung Tay Bac University Abstract: Notification is a regular activity of organizations and companies in most fields.Tay Bac University (TBU) has so far employed a variety of methods to notify information to the recipient including face-by-face,phone calls, instant messaging tools, email,and social networking groups However, the notification in TBU still exists some limitations This paper proposes a Notification System of TBU for the timely transmission of messages to the staff, lecturers, and learners of the school Keywords: Nortification System, message Ngày nhận bài: 13/06/2021 Ngày nhận đăng: 05/07/2021 Liên lạc: Phạm Quang Trung; e-mail: trungpq@utb.edu.vn 29 ... số Hệ thống) thông báo) Quản lý thông áo: gồm chức năng: Thống kê, áo cáo: gồm chức năng: Hình Màn hình Frontend Hệ thống thông báo Trường Đại học Tây Bắc Loại thông báo (Quản lý loại thông báo. .. động thơng báo nói riêng hoạt động Trƣờng nói chung Từ đó, chúng tơi đề xuất xây dựng Hệ thống thông báo Trƣờng Đại học Tây Bắc Hệ thống đƣợc xây dựng khắc phục hầu hết tồn Hệ thống cũ Hệ thống đƣợc... báo, nhiên, lại tích hợp tính nhắn tin, đó, ngƣời dùng đơi ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG THÔNG BÁO TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC 26 với Hệ thống nhƣ Backend hay Frontend App thiết bị di động thông qua hệ thống thông