Quy định văn thư lưu trữ pdf

Nếu bạn là nhân viên thì không ký tên trên văn bản không thuộc thẩm quyền của mình. Dấu tròn: Với những VB đã được thủ trưởng đơn vị ký, bạn đóng dấu chùm lên 1/3 chữ ký tính từ trái qua. Đối với văn bản sao lại để gửi đi, bạn đóng dấu treo ngay trên đầu văn bản nơi ghi tên cấp quản lý và tên đơn vị. Làm tương tự như vậy đối với văn bản là dự thảo. Một số văn bản pháp quy, hoặc danh sách liên quan có nhiều trang, bạn phải đóng dấu giáp lai băng cách đưa văn bản ra dạng hình cách quạt và đóng dấu ngày gáy VB, dấu phải trùm hết các từ VB và không bị mờ, thiếu góc. Dấu công văn đến thì chụp ở góc trái VB đến, ngay chỗ trống để theo dõi. Tuy nhiên là một văn thư, bạn nên mua cho mình một quyển sách các quy định về xử lý, sử dụng VB Cần phải nghiên cứu kỹ và có hiểu biết thì mới được đánh giá cao dù bạn làm việc ở cương vị nào. Hơn nưa trong công tác văn thư không chỉ có mỗi việ đóng dấu, còn nhiều việc liên quan đến lưu trữ công văn, công văn khẩn, công văn mật Chúc bạn thành công trong công việc. Thân! Đôi điều về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức hiện nay Bài viết xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức hiện nay. Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 khẳng định “con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Như vậy, “con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”. Bài viết này xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu (các loại con dấu thể hiện vị trí pháp lý của các cơ quan, tổ chức, bao gồm: dấu cơ quan, tổ chức (dấu ướt, dấu đỏ), dấu thu nhỏ, dấu nổi; không bao gồm các loại dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu tiêu đề,…) trong các cơ quan, tổ chức hiện nay. 1. Sử dụng con dấu cơ quan (dấu ướt, dấu đỏ) a) Đóng dấu cơ quan lên các văn bản chính thức của cơ quan, tổ chức Theo Điểm 2.2 Khoản 2, Mục III của Thông tư số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 giữa Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NNĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư “con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” và “không được đóng dấu khống chỉ”. Có thể hiểu rằng, bản thân con dấu chưa phản ánh được giá trị pháp lý của văn bản, mà phải “được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” thì con dấu sử dụng mới hợp lệ. Nếu một văn bản được đóng dấu khi không có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ là một văn bản “sai luật” - văn bản được đóng dấu khống chỉ, không có giá trị pháp lý. Do vậy, văn bản giao dịch chính thức của một pháp nhân chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định, được người có thẩm quyền ký chính thức, cán bộ văn thư đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục phát hành và gửi tới các cơ quan có liên quan theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004. b) Đóng dấu giáp lai Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm nhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110 quy định: “việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành”. Hiện nay, một số bộ, ngành đã có quy định về đóng dấu giáp lai trong các văn bản chuyên ngành, ví dụ: - Bộ Ngoại giao quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với hồ sơ, tài liệu làm thủ tục cấp hộ chiếu (tham khảo Công văn số 818CV/BNG-LS của Bộ Ngoại giao ngày 16 tháng 03 năm 2006 về thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, công vụ). - Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản, hồ sơ khi đăng ký thi đại học, đối với học bạ học sinh, sinh viên… - Điều 42 Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định: "Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ". - Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số: 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC- NHNN giữa Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước ngày 18 tháng 02 năm 2008 hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định: "Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang”. c) Đóng dấu dấu treo Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản chính. Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau: “việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”. Trên thực tế, ngoài việc đóng dấu đóng dấu treo lên các phụ lục kèm theo văm bản chính, một số cơ quan đóng dấu treo trên một số văn bản nội bộ mang tính thông báo để biết hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. 2. Sử dụng con dấu nổi, con dấu thu nhỏ Khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi Khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định: “Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất”. Như vậy, ngoài con dấu ướt chính thức, cơ quan, tổ chức có thể được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để đóng vào các văn bản đặc biệt, văn bản chuyên ngành. a) Sử dụng con dấu nổi Dấu nổi là con dấu in nổi được tạo ra bằng cách ép một khuôn dấu lên vật mang tin bằng sáp, xi, giấy ảnh hay kim loại gắn liền với văn bản đi kèm. Dấu nổi khi được đóng trên các vật liệu mang tin khác nhau, các thông tin trên dấu sẽ nổi trên bề mặt vật mang tin. Theo quy định của Khoản 4 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, việc đóng dấu nổi được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, ví dụ: Bộ Công an quy định việc đóng dấu nổi trên ảnh của chứng minh thư, biển xe gắn máy, xe ô tô; Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định việc đóng dấu nổi trên các văn bằng, chứng chỉ, thẻ học viên, thẻ sinh viên; Bộ Ngoại giao quy định việc đóng dấu nổi trên thị thực, visa. b) Sử dụng con dấu thu nhỏ Con dấu thu nhỏ là con dấu có nội dung nhu con dấu của cơ quan, tổ chức nhưng được thu nhỏ lại để đóng lên các văn bản có kích cỡ nhỏ. Con dấu ướt chính thức của cơ quan, tổ chức thường có đường kính từ 30 mm đến 42 mm tuỳ theo từng loại con dấu của các cơ quan khác nhau nhưng dấu thu nhỏ thì chỉ có đường kính… để đóng trên các giấy tờ, văn bản có kích cỡ nhỏ như: chứng minh thư nhân dân, đăng ký ô tố, xe máy, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế cho phù hợp. Dấu thu nhỏ cũng sử dụng mực dấu màu đỏ và để có giá trị pháp lý trên văn bản như dấu chính thức của cơ quan, tổ chức thì cũng phải đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. 3. Thay cho lời kết Thực tế, các quy định về sử dụng con dấu được thể hiện ở nhiều văn bản khác nhau ngoài các quy định chung của Bộ Công an và Bộ Nội vụ như đã trình bày ở trên có thể khiến nhiều cơ quan không có một cái nhìn tổng quát trong quá trình sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Ngay trong quy định của Nghị định 110 về đóng dấu treo trên các phụ lục kèm theo văn bản là “do người ký văn bản quyết định” thì sẽ có trường hợp có người, có cơ quan đóng dấu treo trên văn bản có phụ lục, có người, có cơ quan không đóng dấu treo; hoặc việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu chuyên ngành thì được một số ngành quy định cụ thể nhưng còn việc đóng dấu giáp lai trên văn bản hành chính có nhiều tờ, nhiều trang (biên bản, hợp đồng, báo cáo) thì không quy định. Quy định chưa rõ sẽ dẫn đến trường hợp thực hiện không thống nhất, có cơ quan thực hiện, có cơ quan không thực hiện. Nên chăng, cơ quan quản lý cần quy định cụ thể để các cơ quan, tổ chức thống nhất áp dụng? Công văn số 6550/TCHQ-VP ngày 21/11/2012 của Tổng Cục Hải Quan V/v đóng dấu treo và dấu giáp lai văn bản Văn bản này hướng dẫn việc đóng dấu treo và dấu giáp lai các loại văn bản hành chính do Tổng cục Hải quan ban hành. Hiện nay, việc quản lý văn thư, đóng dấu văn bản đang áp dụng theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Về thể thức trình bày một văn bản hành chính thì Bộ Nội vụ đã có hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011. Theo Công văn này thì các văn bản sau đây do Tổng cục Hải quan phát hành bắt buộc phải đóng dấu giáp lai giữa các trang: - Quyết định giải quyết khiếu nại; - Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; - Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra; - Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; - Quyết định ấn định thuế; - Quyết định kiểm tra sau thông quan; - Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ); - Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo; - Thông báo phạt chậm nộp; - Kết luận kiểm tra, thanh tra; - Kết luận xác minh đơn tố cáo; - Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; - Biên bản làm việc; - Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng; - Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu; Đối với các văn bản không được quy định trên đây, nhưng do quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành phải đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai, các đơn vị khi phát hành văn bản phải có tờ trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt (hoặc văn bản quy định cụ thể của cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan) làm căn cứ để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành theo quy định. Cách thức đóng dấu giáp lai: Văn bản có từ 02 trang trở lên đối với văn bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản. Hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ (21/04/2010 2:24 CH ) Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến công tác Văn thư, Lưu trữ. Đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nền nếp, thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả Phần I CÔNG TÁC VĂN THƯ I. HƯỚNG DẪN CHUNG 1. Trách nhiệm đối với công tác văn thư: a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. b) Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định về công tác văn thư. 2. Nguyên tắc chung: a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư theo quy định của pháp luật và hướng dẫn này. b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. c) Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Công văn này. 3. Giải thích từ ngữ: - Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức; - Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt; - Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau; - Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính; - Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính; - Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định; - Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân; - Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: a) Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu Hoả tốcccc hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật). - Đối với văn bản mật: Văn thư không được bóc bì. Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà bì trong có dấu Chỉ người có tên mới được bóc bìììì thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Nếu thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: - Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; - Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. c) Đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến: Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán .vvv Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu Đến; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu Đếnnnn; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đếnnnn. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu Đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. Dấu Đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. d) Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, khi nhập văn bản vào sổ theo dõi văn thư cần nhập vào đúng mục ký hiệu của văn bản. Đối với văn bản mang tính bí mật Nhà nước thì văn thư phải vào một sổ theo dõi riêng. - Việc cập nhật văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Trung tâm Tin học tỉnh cung cấp. - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. 2. Trình và chuyển giao văn bản đến: a) Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp là đơn thư thì được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. b) Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận; - Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu Thượng khẩnnnn và Hoả tốc (kể cả Hoả tốc hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu Đếnnnn, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. III. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản: a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Ghi số và ngày, tháng văn bản: - Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật; Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, VD: 2006, 2007; Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản. VD; Quyết định quy phạm pháp luật của UBND các huyện, thành phố: Số: /2007/QĐ-UBND - Số, ký hiệu của văn bản hành chính Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ký hiệu của văn bản hành chính + Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. VD: Chỉ thị của UBND huyện, thành phố được ký hiệu như sau: Số: /CT-UBND, VD: Quyết định (cá biệt) của Sở Kế hoạch và Đầu tư được ký hiệu như sau Số: / QĐ-SKH + Ký hiệu của công văn bao gồm tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức và tên viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo thì ký hiệu như sau: Số: /SCN-VP, Công văn của UBND huyện, do bộ phận tổng hợp soạn thảo thì ký hiệu như sau: Số: / UBND-TH Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính; + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.vvvv, và nhóm công văn); + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. - Ghi ngày, tháng văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng năm ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. c) Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Đối với văn bản mật việc in, sao, chụp tài liệu phải thực hiện theo các quy định sau: - Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn do lãnh đạo cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước quy đinh. - Lãnh đạo cơ quan quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp, tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa, những bản in, sao, chụp hỏng. - Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao chụp tài liệu. - Không sử dụng máy vi tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật. - Tài liệu bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong. 2. Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ: - Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều [...]... hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quy t 4 Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu Bản lưu. .. theo dõi văn bản đi, đóng các dấu theo quy định Văn thư không được cấp số văn bản trước Trường hợp cần thiết cần xin số văn bản trước, người chủ trì xử lý văn bản phải báo cáo với Lãnh đạo đơn vị, được Lãnh đạo đơn vị đồng ý và cho ý kiến chỉ đạo văn thư thực hiện Phát hành văn bản đi; Văn bản của cơ quan ban hành phải chuyển tới bộ phận văn thư và phải được làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản... đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích Tài liệu, vật... và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản chuyển toàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư Văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho người soạn thảo hoặc Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quy t Văn thư sau khi kiểm tra hồ sơ trình ký và bản gốc của văn bản thì nhập các dữ liệu... dung Quy t định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 6/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ Phần III TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1 Đề nghị Lãnh đạo các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố trên cơ sở hướng dẫn này, cụ thể hoá thành các quy định, quy chế của cơ quan, đơn vị mình về công tác Văn thư, công tác Lưu trữ, quy trình quản lý văn bản, ban hành văn bản,... ánh vào tiêu đề c) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quy t công việc vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã mở, có những công văn, giấy tờ liên quan đến công việc đang giải quy t (hoặc đã giải quy t xong) thì để vào bìa hồ sơ đã được quy định, kể cả 'công văn đến', bản lưu 'công văn đi', một số tư liệu tham khảo để giải quy t việc Công văn, giấy tờ, trong hồ sơ phải sắp xếp... bằng mực bền lâu Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quy n (được gọi là bản gốc) Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản Các cơ quan, tổ chức... ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định chung Ký “thừa ủy quy n” Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quy n cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quy n (TUQ.) một số văn bản mà lẽ ra mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quy n phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quy n không được uỷ quy n... Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Lưu ý chung : Khi ký văn bản không được dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai Văn bản quản lý ngành Thứ Năm, 27/09/2012, 13:35 Tìm hiểu pháp luật: Quy định... Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Đối với ký thừa ủy quy n: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quy n cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quy n (TUQ.) một số văn . giải quy t. 4. Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu. mực bền lâu. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quy n (được gọi là bản gốc). Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp