Nẵng.
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
Đại học Đà Nẵng hướng dẫn việc ký và đóng dấu trên các văn bản hành chính do Đại học Đà Nẵng và các đơn vị, tổ chức thuộc Đại học Đà Nẵng phát hành như sau:
1. Văn bản hành chính bao gồm:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế; quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
2. Quy định về đóng dấu:
- Đối với cơ quan, tổ chức có con dấu, những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Trên các phụ lục kèm theo văn bản chính có thể đóng dấu "treo". Dấu đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Trên các văn bản do đơn vị không có con dấu ban hành, có thể đóng dấu "treo". Dấu đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan cấp trên trực tiếp và tên đơn vị. Ví dụ:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
KHOA CƠ KHÍ
TRƯỞNG KHOA (Chữ ký)
Đinh Minh D
- Các ban và hội đồng chỉ đạo hoặc tư vấn (Ví dụ: Ban Phòng chống lụt bão; Hội đồng Tuyển sinh) của cơ quan, khi trong quyết định thành lập ban hoặc hội đồng có ghi "Được sử dụng con dấu của cơ quan vào các văn bản của ban hoặc hội đồng", thì được phép sử dụng con dấu của cơ quan đóng lên chữ ký của trưởng ban hoặc chủ tịch hội đồng.
- Trên các văn bản do các ban và hội đồng chỉ đạo hoặc tư vấn của cơ quan, khi trong quyết định thành lập ban, hội đồng không ghi "Được sử dụng con dấu của cơ quan vào các văn bản của ban hoặc hội đồng", có thể đóng dấu "treo". Dấu đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan và tên ban hoặc hội đồng.
- Trên văn bản gồm nhiều tờ giấy phải đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
3. Quy định về ký văn bản:
- Ở cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Ví dụ:
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
D u c a ấ ủ
Tr ng ườ
TL. HIỆU TRƯỞNG KT. TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Ví dụ:
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH
TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
Đối với các văn bản khác được thực hiện theo chế độ thủ trưởng (không cần ghi TM. Hội đồng). Ví dụ:
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH
CHỦ TỊCH
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Q. Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v., không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v.; không ghi tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành.
- Đối với những ban, hội đồng tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan tổ chức, thì ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Ví dụ, trong Quyết định thành lập Hội đồng Tuyển sinh đại học, cao đẳng có ghi "Được sử dụng con dấu của Đại học Đà Nẵng vào các văn bản của Hội đồng", sẽ ký, đóng dấu và ghi như sau:
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH ĐẠIHỌC, CAO ĐẲNG HỌC, CAO ĐẲNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của ĐHĐN) GIÁM ĐỐC ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Trần Văn N
Ví dụ, trong Quyết định thành lập Ban tổ chức Hội thao sinh viên năm 2011 có ghi "Được sử dụng con dấu của Đại học Đà Nẵng vào các văn bản của Ban tổ chức", sẽ ký, đóng dấu và ghi như sau:
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
BAN TỔ CHỨC HỘI THAOSINH VIÊN NĂM 2011 SINH VIÊN NĂM 2011
KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của ĐHĐN)
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM GIÁO DỤC THỂ CHẤT Phan Ngọc Th
- Đối với những ban, hội đồng tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan tổ chức, thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Ví dụ, trong Quyết định thành lập Hội đồng Tuyển sinh đại học, cao đẳng không ghi "Được sử dụng con dấu của Đại học Đà Nẵng vào các văn bản của Hội đồng". Nếu Chủ tịch Hội đồng phải ra quyết định thành lập ban Coi thi, thì trên Quyết định thành lập ban Coi thi chỉ có thể đóng dấu "treo", chứ không được đóng dấu lên chữ ký và không ghi "Giám đốc Đại học Đà Nẵng" phía trên tên người ký:
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH ĐẠIHỌC, CAO ĐẲNG HỌC, CAO ĐẲNG
CHỦ TỊCH (Chữ ký)
(Không được đóng dấu của ĐHĐN)
Trần Văn N
- Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực
dễ phai.
- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
- Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, xin liên hệ với Ban Thanh tra Pháp chế và Thi đua Đại học Đà Nẵng, theo số điện thoại: 0511 3891984 hoặc email: nvyen@ac.udn.vn
Nơi nhận:
- Như trên;
- Giám đốc (để b/c); - Lưu: VT, Ban TTrPC&TĐ.
TL. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG BAN THANH TRA PHÁPCHẾ VÀ THI ĐUA
CHẾ VÀ THI ĐUA
D u c a ấ ủ
H NĐ Đ
