Lý thuyết môn Hệ thống thông tin quản lý pptx

Khái niệm HTTTQL  HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữliệu và các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phốithông tin cho người sử

Môn học: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Mục Lục

Chương 1: Hệ thống thông tin quản lý

1 Khái niệm HTTTQL

2 Các thành phần của HTTTQL

Chương 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Khái niệm: phân tích hệ thống thông tin quản lý (PTHTTTQL)

2 Các phương pháp thu thập thông tin

2.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu về hệ thống

2.2 Phương pháp quan sát hệ thống

2.3 Phương pháp phỏng vấn

2.4 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD)

1.Khái niệm thiết kế HTTT

2.Khái niệm thực thể và các thuộc tính của thực thể

3 Nội dung, hình thức và lý do dào tạo cán bộ.

Chương 5: Hiệu quả kinh tế của HTTT

1 Khái niệm hiệu quả kinh tế của HTTT:

2 Các khoản thu - chi của HTTT:

3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả:

4 Các giải pháp nâng cao hiệu quả:

5 Liên hệ thực tế:

CHƯƠNG 6: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KINH TẾ BÀI 1 HỆ TIN HỌC VĂN PHÒNG

1 Chức năng của hệ tin học văn phòng

2 Cơ chế hoạt động của hệ tin học văn phòng

3 Tác dụng của hệ tin học văn phòng

BÀI 2: HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH

1 Khái niệm

2 Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch

BÀI 3 HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT

1 Mô hình hệ thống thông tin sản xuất

2 Mô hình chức năng tổng quát của HTTTSX

BÀI 4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN

1 Phân hệ thông tin tài chính

2 Phân hệ thông tin kế toán

BÀI 5 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

1 Giới thiệu:

2 Thành phần của hệ thống thông tin QTNL gồm:

3 Mục tiêu của hệ thống thông tin QTNL là:

BÀI 6 HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO VÀ TRỢ GIÚP RA QUYẾT ĐỊNH

Chương 1 Hệ thống thông tin quản lý

1 Khái niệm HTTTQL

 HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữliệu và các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phốithông tin cho người sử dụng trong một môi trường nhất định

 HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cầnthiết cho quá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa

 HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử

và công nghệ thông tin

 HTTTQL là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý cho dù đó là quản lý vĩ môhay là quản lý vi mô

 HTTTQL là môn học của nhiều ngành như: Quản trị KD, Kế tóan, TàiChính, CNTT, Hành chánh văn phòng, Luật,…

2 Các thành phần của HTTTQL:

gồm 4 thành phần chính

A Tài nguyên về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế là toàn bộ

các công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin

Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máytính điện tử, mạng máy tính

- MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành từcác bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra

- Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đườngtruyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng

Mạng máy tính chia thành 3 loại chính:

+ Mạng LAN là mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toànhà, một trường học, một công ty

+ Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều địa phương,tỉnh, quốc gia, khu vực

+ Mạng INTERNET là mạng mà phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên tráiđất (toàn cầu)

B Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình

 Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm hệ soạn thảo, bảng tính, hệ quản trịCSDL, các ngôn ngữ lập trình.

 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng,

kế toán, máy…

Ngoài ra, còn có thể có chương trình từ mã nguồn mở

C Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các mô hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL

quản lý thông qua các quyết định quản lý

- CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài toán hoặc một lĩnh vực nào đóđược lưu trữ và quản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truycập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng

- Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm:

+ Hướng đối tượng

D Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL.

- Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:

 Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày củamình như các nhà quản lý, người quản trị hệ thống, kế toán, nhân viên cácphòng ban

 Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hànhmáy là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL

- Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con ngườichính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sửdụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thốngđược thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất

và kinh doanh

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Khái niệm về phân tích hệ thống thông tin quản lý:

* (theo ISO): PTHT là sự nghiên cứu, điều tra, xem xét hệ thống (hiện thực hoặc dựkiến) một cách tỷ mỉ, toàn diện, có hệ thống, để xác định những yêu cầu về thông

tin và các quá trình của hệ thống này, cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình

đó, cũng như quan hệ với các hệ thống khác

* PTHT là việc dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nhà phântích hiểu rõ hơn và tìm ra các giải pháp cho các vấn đề thực tế (kinh doanh, quảnlý, )

2 Các phương pháp thu thập thông tin

Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên của quá trình ptích HTTT Mục tiêu củacông việc này là thu được những thông tin liên quan đến mục tiêu đã đặt ra với độchính xác cao nhất.Mỗi pp đều có những ưu, nhược riêng và được áp dụng cho phùhợp tình hình thực tế.Nhưng cho dù pp nào thì cũng cần lưu ý: biết càng nhiềuthông tin về môi trường hoạt động làm việc của một tổ chức thì càng dễ hiểu đượccác vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn

đề được xem xét Các thông tin này gồm:

- Các thông tin chung về ngành của tổ chức

- Các thông tin về bản thân tổ chức

- Các thông tin về các bộ phận liên quan

Có các phương pháp thu thập thông tin sau:

2.1.Phương pháp nghiên cứu tài liệu về hệ thống:

- Là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống

-Mục đích: nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạtđộng ,qui trình vận hành thông tin trong hệ thống kết quả của nghiên cứu cho ta cáinhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu hệ thống được bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của hệ thống thôngtin hiện tại bao gồm:

+Môi trường bên ngoài: bao gồm điều kiện cạnh tranh của thị trường hướng pháttriển công nghệ trong lĩnh vực này

+Môi trường tổ chức: bao gồm chức năng của HT (sản xuất hay dịch vụ), lịch sửhình thành và phát triển, qui mô của HT, khách hàng của HT, các chương trình dàihạn và ngắn hạn, vấn đề nhân sự, các dự án hiện tại và tương lai…

+Môi trường kỹ thuật: bao gồm phần cứng và phần mềm dùng để XLTT, các trangthiết bị kỹ thuật khác, các CSDL, đội ngũ phát triển hệ thống…

+Môi trường vật lý: bao gồm qui trình tổ chức xử lý dữ liệu, độ tin cậy của HT+Môi trường thông tin bao gồm:

- Các TT đầu vào và các nguồn cung cấp các TT đầu vào

- Các TT đầu ra và các nguồn cung cấp các TT đầu ra

- Các hình thức của TT đầu ra và các yêu cầu đối với TT đầu ra

- Qui trình xử lý các TT đầu vào để tạo ra các TT đầu ra

2.2 Phương pháp quan sát hệ thống

Quan sát hệ thống là một pp thu thập thông tin thường được áp dụng có nhữngthông tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết nhưng không thể thu thập đượctrong các pp khác, trong các tài liệu lưu trữ trong hệ thống cũng không có Thôngqua phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi Trong trường hợp này người

ta phải tiến hành quan sát hệ thống

* Ưu điểm: việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổchức cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức này

*Tuy nhiên pp này cũng có một số hạn chế

-Một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi pp và các chi tiết thao tác khiến cho pplàm việc cũ không còn có nhiều ý nghĩa

-Những người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu (ngay cả khi họ chỉ tưởng rằng họ bịquan sát) và thường thay đổi hành động khi bị quan sát-thay đổi có chiều hướngkhông tốt

- Việc quan sát cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian

* Qui trình

- Chọn mục tiêu, đối tượng,công việc, chức năng được quan sát

- Tiến hành quan sát, ghi chép

- Lập báo cáo quan sát

2.3.Phương pháp phỏng vấn

- Phỏng vấn là một PP thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng

- Những điều cần lưu ý khi phỏng vấn:

+Chọn mục tiêu, đối tượng, công việc chức năng được phỏng vấn

+Chuẩn bị các câu hỏi được phỏng vấn

2.4 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra.

- Điều tra là một pp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thôngtin cho một mục đích nghiên cứu theo một chủ đề nào đó

-Có thể áp dụng pp điều tra toàn bộ hay điều tra chọn mẫu

+ Điều tra toàn bộ cho phép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thểnghiên cứu nhưng tốn khá nhiều thời gian và chi phí.

+ Trong thực tế khi thu thập thông tin trong hệ thống thông tin thường ápdụng điều tra chọn mẫu

- Qui trình: xây dựng bảng hỏi và các phương án trả lời, chọn kích thước mẫu điềutra, chọn thời gian và địa điểm điều tra, tiến hành điều tra, xử lý số liệu điều tra, lậpbáo cáo điều tra

- Trong pp sử dụng phiếu điều tra, việc thiết kế fiếu điều tra có vai trò quyết định.Một phiếu điều tra tốt phải đảm bảo được các yêu cầu:

+ Thu thập được đầy đủ thông tin cần thiết

+ Dễ dàng cho người điều tra

+ Các câu hỏi trong phiếu điều tra phải rõ ràng, không đa nghĩa, không gâyhiểu sai

+ Các câu hỏi phải xác định, rõ ràng, không mập mờ

+ Các câu hỏi tạo điều kiện tốt nhất cho việc xử lý

- Cơ sở để thiết kể bảng hỏi được chia làm ba phần:

+ Phần tiêu đề: mô tả mục đích của fiếu điều tra và nguyện vọng được cácđối tượng điều tra cộng tác trả lời đầy đủ

+ Phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượngđiều tra như họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…

+ Phần nội dung câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung mục tiêuthu thập thông tin

+ Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên, chức vụ ngườichủ trì

3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD)

3.1 Khái niệm:

BFD Là sơ đồ mô tả HTTT về chức năng Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần

phải làm những chức năng gì BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũngkhông chỉ ra những công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này

và cũng không phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý BFD cònđược gọi là sơ đồ chức năng kinh doanh

3.2 Các quy tắc lập sơ đồ chức năng:

- Quy tắc tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng

- Quy tắc lựa chọn: khi cần lựa chọn thì phải ghi rõ cách lựa chọn và phải ghi

ký tự 0 ở bên phải phía trên của góc chức năng này

- Phép lặp: Nếu 1 quá trình được thưc hiện nhiều hơn 1 lần thì đánh dấu * ởphía trên, góc phải của khối chức năng

Nếu 1 quá trình nào đó bị loại bỏ khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đemlại lợi ích thì đánh dấu bằng 1 dòng đậm vào khối chức năng

- Tên chức năng nên ngắn gọn, dể hiểu, không trùng lặp để tạo thuận tiện cho

QL nhân sự

QL hành chính- tài vụ

QL

hỗ trợ đào tạo

3.3.Phân rã của BFD

Hệ thống TT bao gồm nhiều thành phần, để hiểu rõ HTTT người ta phải phân rã

BFD của HTTT Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ được phân chia,

phân nhỏ theo chức năng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây

Lợi ích của phân rã BFD:

- Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể, từ tổng hợp đến chi tiết

- Có thể chia cho từng nhóm công tác, từng phần công việc ở 1 cấp nào đó mà

QLĐT sau ĐH

QLĐT liên kết

QLĐT

dự án MBA

QLĐT chuyểnđổi

4 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram: DFD):

Cũng giống như BFD là 1 công cụ dùng để biểu diễn HTTT

4.1.Khái niệm:

Quản lý trường ĐH

DFD là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tượng Sơ đồ này cho thấy quá trình vậnđộng của dữ liệu trong HTTT Trong sơ đồ này chỉ có các dòng dữ liệu, các côngviệc xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu.

DFD chỉ ra cách dữ liệu chuyển từ chức năng này sang chức năng khác Điều quantrọng nhất là DFD chỉ ra những dữ liệu cần phải có trước khi thực hiện 1 chức năngnhất định và dữ liệu có được sau khi thực hiện chức năng này cần phải thế nào.DFD không phải là 1 công cụ hoàn hảo để phân tích HTTT, nó chỉ đơn thuần mô tảHTTT làm gì và để làm gì, nhưng không chỉ ra thời gian, địa điểm và đối tượngchịu trách nhiệm làm các công việc đó

4.2 Công dụng của DFD:

- Trong phân tích DFD dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Trong thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án thiết

kế HT

- Trong trình bày hệ thống, DFD là công cụ để biểu diễn HTTT

- Trong tài liệu về HTTT, DFD được dùng để viết tài liệu hướng dẫn, cài đặt

d Tác nhân bên ngoài

e Tác nhân bên trong

5 Xây dựng DFD bằng sơ đồ ngữ cảnh:

Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát HTTT Sơ đồ này bỏ qua tất cả các chi tiết

mà chỉ nêu lên những điểm chung nhất, sao cho chỉ một lần nhìn là nhận ra nộidung chính của HTTT Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm 1 vòng tròn ở giữa và bao quanh

0

bởi các tác nhân bên ngoài, các mũi tên chỉ các dòng dữ liệu vào và ra Có thể xem

1.Khái niệm thiết kế HTTT

Thiết kế HTTT là quá trình xác định cấu trúc phần cứng và phần mềm,xác định các modul chương trình, các giao diện và dữ liệu cho HTTT để thoả mãn những đòi hỏi xác định

2.Khái niệm thực thể và các thuộc tính của thực thể

- Thực thể : là một tập hợp đối tượng có chung những đặc điểm nào đó mà nhà quản

lý muốn lưu trữ thông tin về chúng

Ví dụ: Đối với chủ cửa hàng thì hàng hoá là 1 thực thể, khách hàng và hoá đơn bán

hàng là thực thể

- Thuộc tính của thực thể : Mỗi thực thể có một số tính chất, các tính chất của thực thể được gọi là thuộc tính của thực thể

Ví dụ: Thực thể khách hàng có các thuộc tính sau đây:Mã khách hàng ; Tên KH;

Địa chỉ; Điện thoại; TKNH;…

Số lượng thuộc tính của thực thể nhiều hay ít phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý

- động từ hoặc cụm động từ thể hiện quan hệ giữa 2 thực thể

tính lương

- Đường thẳng nối 2 thực thể với nhau, có hình thoi ở giữa thể hiện quan

Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu

Chuẩn hoá dữ liệu là việc xem xét danh sách các thuộc tính của thực thể và áp

dụng các quy tắc chuẩn hoá đối với danh sách này để biến nó thành dạng chuẩn Dạng chuẩn là dạng :

+ Tối thiểu việc lặp lại

+ Tránh dư thừa thông tin

+ Xác địnhvà giả quyết sự nhập nhằng

5.Các quy tắc chuẩn hoá dữ liệu.

Có nhiều quy tắc chuẩn hoá, hay dùng nhất là 3 quy tắc sau đây:

* 1 NF: 1 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc

tính lặp Nếu có các thuộc tính như vậy thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thànhcác danh sách con, gán cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh vàthêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

* 2 NF: 2 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc

hàm vào toàn bộ khoá, chứ không được phép phụ thuộc vào một phần của khoá.Nếu có sự phụ

thuộc như vậy thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con mới Lấy

bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới, đặt cho nó một tên phù hợp với nộidung của các thuộc tính trong danh sách

* 3 NF: 3 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được có sự phụ thuộc bắc

cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính X phụ thuộc vào thuộc tính Y và thuộc tính

Y phụ thuộc vào thuộc tính Z thì phải tách các thuộc tính đó ra thành 2 danh sáchcon mới, một danh sách chứa quan hệ X - Y và một danh sách chứa quan hệ Y - Z.Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách

*Xác định các thông tin kết quả (đầu ra),

* Xác định các thông tin ban đầu (đầu vào)

DTD ( Down Top Design): Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụthể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề nàytrong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhómcùng chứcnăng từ dưới lên trêncho đến mudun chính Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chươngtrình làm phong phúhơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng làthiết kế 1 chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các mô đun thành 1 hệ chương trìnhthống nhất hoàn chỉnh

9.Khái niệm giao diện, các yêu cầu đối với giao diện.

- Khái niệm giao diện

Giao diện là môi trường, là phương tiện mà qua đó con người có thể giao tiếp với MTĐT

*) Các yêu cầu đối với giao diện :

Chương 4: Cài đặt HTTTQL

1 Khái niệm:

Cài đặt hệ thống TTQL là giai đoạn cuối cùng trong 3 giai đoạn chủ yếu của quy

trình phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý Nội dung của giaiđoạn này là thay thế hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thôngtin kinh tế mới

Các nội dung cụ thể của quá trình cài đặt HTTTQL bao gồm:

+ Lập kế hoạch cài đặt;

+ Biến đổi dữ liệu;

+ Kế hoạch huấn luyện;

+ Phương pháp đưa hệ thống mới vào sử dụng;

+ Biên soạn tài liệu sử dụng

2 Phương pháp cài đặt

Để đưa hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới vào sử dụng, người ta thường ápdụng 4 phương pháp như sau:

1.1 Phương pháp cài đặt trực tiếp:

Hệ thống mới sau khi xây dựng xong thì tiến hành đưa vào sử dụng ngay để thaythế cho hệ thống cũ

Sử dụng phương pháp này ta cần chú ý đến một số yếu tố sau:

+ Mức độ gắn bó của các thành viên với hệ thống mới;

+ Mức độ mạo hiểm của hệ thống mới sẽ tác động trực tiếp đến hệ thống cũ và

có thể gây ra tình trạng hệ thống ngừng hoạt động

+ Phải kiểm tra chặt chẽ phần cứng và phần mềm của hệ thống mới

+ Chỉ nên áp dụng đối với hệ thống xử lý thông tin không lớn với mức độ phứctạp vừa phải

Phương pháp này chỉ thực sự áp dụng trong những trường hợp thật sự cần thiết

và cần phải tiến hành các bước như sau:

1) Kiểm tra HT chặt chẽ;

2) Dự tính khả năng khôi phục lại dữ liệu;

3) Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn cài đặt HT;

4) Chuẩn bị phương án xử lý thủ công trong trường hợp xấu nhất để vẫn cóthể duy trì hệ thống hoạt động;

5) Huấn luyện chu đáo cho tất cả những người tham gia vào HT;

6) Có các khả năng hỗ trợ đầy đủ các phương tiện như đĩa từ, máy in,USB…

1.2 Phương pháp cài đặt song song;

Nội dung của phương pháp này là hoạt động đồng thời cả 2 hệ thống cũ và mớitrong một khoảng thời gian nhất định Áp dụng phương pháp này có :

- mức độ rủi ro ít hơn;

- nguồn tài chính cao.

Các công việc cần tiến hành:

1) Xác định thời gian hoạt động song song;

2) Xác định các thủ tục so sánh;

3) Sắp xếp nhân sự

1.3 Phương pháp thí điểm cục bộ;

Phương pháp này có thể coi như bước trung gian của 2 phương pháp 1 và 2; tức

là cài đặt trực tiếp và cài đặt song song Để áp dụng phương pháp này ta cần tiếnhành những công việc như sau:

1) Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm, và làm theo phương phápnào;

2) Kiểm tra hệ thống xử lý mới áp dụng vào các bộ phận này có được haykhông;

3) Tiến hành sửa đổi;

4) Nhận xét và so sánh

1.4 Phương pháp từng bộ phận;

Bước này ta lựa chọn các bộ phận có chức năng quan trọng, rồi tiến hành tin họchóa từng chức năng quản lý riêng biệt, độc lập với các phân hệ khác Sau đó đưaphân hệ đã thiết kế vào ứng dụng ngay, còn các phân hệ khác thì vẫn hoạt động như

cũ theo phương thức quản lý truyền thống Như vậy, hệ thống được chuyển dần từphương thức quản lý thủ công sang phương thức quản lý tin học hóa theo từng bộphận theo tiến trình thời gian Vừa làm vừa rút kinh nghiệm cho bộ phận còn lại

Tóm lại, 4 phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó trong

thực tế người ta có thể áp dụng kết hợp các phương pháp với nhau và phát triển dần theo thời gian, tránh gây những tác động lớn trong hệ thống, và tránh nguy cơ

1.6 Lý do đào tạo;

+ Giảm thời gian đi học các lớp đào tạo chính quy về các vấn đề liên quan;+ Đảm bảo hệ thống hoạt động tốt nhất;

+ Giảm chi phí;

+ Tăng tính chủ động và năng động của nhân sự;

+ Cung cấp những kiến thức mới về hệ thống mới;

+ Cung cấp những kỹ sảo nghề nghiệp cho các nhân viên QL;

+ Làm tăng độ thích nghi với hệ thống mới.

1.7 Nội dung đào tạo

- Huấn luyện thông qua thực hành;

- Huấn luyện thông qua hoạt động chuyên đề ngay tại cơ quan;

- Phân phát tài liệu chuyên môn cho cán bộ

Chương 5: Hiệu quả kinh tế của HTTT

1 Khái niệm hiệu quả kinh tế của HTTT:

Hiệu quả của HTTTQL Là mức độ kết quả của HTTT này mang lại, được thể hiệnbằng tiền, được xác định bằng cách so sánh các kết quả thu được từ HTTT vớinhững chi phí đã bỏ ra để thực hiện nó

Khi đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTT là phải xem xét trên hai góc độ: kếtquả trực tiếp và kết quả gián tiếp

- Kết quả trực tiếp (kết quả tính được) là loại kết quả được thể hiện bằng mộtđại lượng vật lý nào đấy và nó được thể hiện bằng một số tiền

- Kết quả gián tiếp (kết quả không tính được) là những kết quả không thể hiệnđược bằng một đại lượng vật lý nào cả nhưng người ta luôn luôn cảm nhận được

Các nguyên nhân mang lại hiệu quả kinh tế của HTTT:

- Tin học hóa đẩy nhanh các quá trình thống kê kế toán, đảm bảo số liệu chínhxác cung cấp cho các bộ phận quản lý

- Tin học hóa làm giảm thiểu đáng kể thời gian và lao động trong lĩnh vực xử

lý thông tin

- Nhờ tin học hóa các quyết định quản lý được đưa ra nhanh chóng và chínhxác dựa trên cơ sở có tính đến các điều kiện khác nhau về thị trường, về sản xuất vàdịch vụ nhằm đảm bảo hiệu quả cao

- Các nhà lãnh đạo được cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, đầy đủ nhờ

đó ra được các quyết định quản lý đúng đắn làm tăng chất lượng công tác của tổchức

2 Các khoản thu - chi của HTTT:

a/ Các khoản thu:

- Do giá trị thị trường mang lại

- Do cắt giảm được cán bộ

- …

 Tổng thu = …

b/ Các khoản chi:

- Chi phí cố định (chi phí cho nghiên cứu, cho thiết kế hệ thống, …)

- Chi phí biến động (chi cho bảo trì, khai thác hệ thống, …)

 Tổng chi phí = chi phí cố định + chi phí biến động

3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả:

- Hiệu quả tuyệt đối: Ea = Tổng thu - Tổng chi

- Hiệu quả tương đối: Er =

- Hiệu quả một đồng vốn đầu tư: Ei =





chi thu

4 Các giải pháp nâng cao hiệu quả:

- Làm tốt công tác phân tích, thiết kế HTTT

- Chọn được phương án hợp lý

- Phần cứng tốt, đúng chủng loại, giá cả hợp lý

- Phần mềm tốt, đúng chủng loại, giá cả hợp lý

- Nhân viên vận hành tốt

- Bảo mật thông tin

- Chấp hành đầy đủ nội quy an toàn sử dụng HTTT quản lý

- Quản lý tốt dự án tin học hóa (Con người tham gia dự án phải có chuyênmôn, có đạo đức nghề nghiệp, …)

5 Liên hệ thực tế:

CHƯƠNG 6: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ TRONG KINH TẾ

BÀI 1 HỆ TIN HỌC VĂN PHÒNG

1 Chức năng của hệ tin học văn phòng

Hệ tin học văn phòng là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý,bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác.Các chức năng:

- Soạn thảo văn bản: dùng máy vi tính, máy in, máy sao chụp để soạn thảo, in ấn các văn bản Đây là ứng dụng đầu tiên và rộng rãi nhất của tin học văn phòng

- In ấn, chế bản điện tử: đây cũng là lĩnh vực ứng dụng rất rộng rãi của tin học văn phòng

- Trao đổi thông tin viễn thông như fax, internet Ngày nay internet phát triển rất nhanh, cho phép nhận và gửi thông tin qua mạng rất nhanh chóng, thuận lợi và rẻ tiền Internet có các dịch vụ chủ yếu: Email, hội thảo trên internet, truy cập các trang web (dịch vụ WWW) Nhờ WWW mà internet trở thành kho thông tin khổng

lồ về các lĩnh vực khác nhau Nếu muốn ta có thể tạo ra các trang web của mình để cho những người khác truy nhập (tức là tự quảng cáo mình)

2 Cơ chế hoạt động của hệ tin học văn phòng

3 Tác dụng của hệ tin học văn phòng

1 Cho phép người sử dụng được dùng các tài nguyên thông tin toàn cầu trong công việc hàng ngày của mình

2 Tăng năng suất lao động của các nhân viên văn phòng

3 Rút ngắn thời gian chuẩn bị và cung cấp văn bản

4 Cho phép truyền đi trọn gói các dạng tài liệu khác nhau như văn bản, biểu đồ, hình ảnh, phim ảnh, âm thanh…

5 Tăng năng suất lao động của cán bộ quản lý vì học được cung cấp thông tin đầy

đủ, chính xác, kịp thời, rõ ràng

BÀI 2: HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH

1 Khái niệm

Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử

lý, bảo quản và truyền thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại

2 Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch

Thu thập

dữ liệu Xử lý- Theo lô

- Trực tiếp

Chuẩn bị báo cáo và

hồ sơ

Hỏi đáp

Quy trình xử lý giao dịch gòm các bước cơ bản sau:

1 Thu thập dữ liệu: có thể thực hiện bản ghi người hoặc bằng các thiết bị đầu cuối như máy quét, máy đọc, máy đo

2 Xử lý giao dịch Có hai phương pháp

a) Xử lý theo lô: gồm các bước

- Tích luỹ theo từng nhóm (loại) các dữ liệu phát sinh

- Ghi các dữ liệu đó lên đĩa từ

- Sắp xếp các dữ liệu đó theo cấu trúc FIFO theo trình tự thời gian

- Gửi các dữ liệu đó về thiết bị xử lý trung tâm để xử lý chúng

b) Xử lý theo thời gian thực Theo phương pháp này các dữ liệu giao dịch được

xử lý ngay khi chúng xuất hiện để phục vụ khách hàng Vì vậy hệ thống này còn gọi là hệ thống trực tiếp

Mô hình dưới đây chỉ ra quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại

CSDL

53

Bán hàng

(Terminal) - Xử lý giao dịch- Cập nhật Hỏi đáp(Workstation)

CSDL hàng hoá

CSDL khách hàng

CSDL bán hàng

3 Cập nhật CSDL: là quá trình làm cho nội dung các CSDL đổi mới phù hợp với các đối tượng mà chúng phản ánh

4 Chuẩn bị tài liệu và báo cáo: Căn cứ vào các dữ liệu đã thu thập và xử lý được để tạo ra các báo cáo khác nhau phục vụ cán bộ lãnh đạo và khách hàng

BÀI 3 HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT

Trong một doanh nghiệp, phân theo chức năng, HTTTQL bao gồm:

- Hệ thống thông tin sản xuất

- Hệ thống thông tin tài chính kế toán

- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực

- Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định

1 Mô hình hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ảnh các quá trình sản xuất và quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin sản xuất

MTĐ

T

MTĐT

MTĐT

NetWork Interface Cart

CSDL kho NVL

CSDL công nghệ

Hệ thống báo cáo

Xử lý giao dịch

Thành phần cả hệ thống thông tin sản xuất cũng giống như thành phần của một HTTTQL nói chung Tiềm năng phần cứng là một LAN Tiềm năng phần mềm quan trọng nhất là các CSDL và các chương trình dùng để vạch ra loại kế hoạch khác nhau

- Các mô hình gồm các mô hình quy hoạch tuyến tính, các mô hình tối ưu, các mô hình toán thống kê…

Mô hình chức năng tổng quát của hệ thống thông tin sản xuất có dạng dưới đây Trong sơ đồ này xét đến 4 quy trình là KH hoá chiến lược, KH hoá chiến thuật và

cơ động, hệ thống báo cáo và hệ thống giao dịch

2 Mô hình chức năng tổng quát của HTTTSX

Báo cáo phân

xưởng

KH hoá chiến lược

1 Lập KH quy mô sản xuất

2 Lập kế hoạch đầu tư cho sản xuất

KH hoá chiến thuật và cơ động

1 KH hoá sản phẩm 6 Phân bố sản xuất

2 KH hoá lao động 7 Xây dựng định mức

3 KH hoá nhu cầu vật liệu

4 KH hoá bảo dưỡng

5 KH hoá cung ứng dài hạn

- Thị trường

- Ngân sách

- Chi tiêu-Lợi nhuận

Kiểm tra sản xuất Mua NV liệu T hiện đơn đặt hàng Kho thành phẩm