CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN KHI XÂY DỰNG VÀ THIẾT MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Nguồn Đích Kho dữ liệuHội đồng quản trị Các báo cáo Hồ sơ cán bộ & các dữ liệu liên quan Xử lí Hội đồng quản trị Thu thập Phân phốiHội đồng quản trị Mô hình hoạt động hệ thống thông tin quản lý nhân sự CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN KHI XÂY DỰNG VÀ THIẾT MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự a.Hệ thống thông tin: là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan. b. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan. 1. Tìm hiểu các bộ phận cấu thành một Hệ thống thông tin Một Hệ thống thông tin thường được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Thứ nhất, Đầu vào (Inputs) của Hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Thứ hai, Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu. Nó được thể hiện mô hình sau: Như hình vẽ trên: mọi Hệ thống thông tin có bốn bộ phận đó là: bộ phận đưa dữ liệu đầu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Tìm vi du Dựa vào thực tế có nhiều loại khác nhau của hệ thống thông tin như: Hệ thống chính thức Hệ thống không chính thức Hệ thống chính thức thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và vcác phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũng được thiết lập theo một truyền thống. Những hệ thống thông tin phi chính thức cuat một tổ chức vao chứa các bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch trong một doanh nghiệp. Tuy các hệ thống thông tin phi chính thức đóng vai trò quan trọng nhưng trong phạm vi của chuyên đề thực tập chỉ đề cập các nội dung liên quan đến hệ thống thông tin chính thức. 2. Phân loại Hệ thống thông tin trong một tổ chức Trên thực tế có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng đó là: Thứ nhât, Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Thứ hai, Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Theo cá3.1 Theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra ch này thì hệ thống thông tin được chia thành năm loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, Hệ thống thông tin chuyên gia, Hệ thống thông tin tăng cường khả năng. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống thông tin xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với nhân viên, hoặc với khách hàng, hoặc với nhà cung cấp những người vay. Các giao dịch thu được kết quả là các tài liệu và các giấy tờ thể hiện giao dịch đó. Nó có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Một số hệ thống thông tin thuộc loại này: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn… Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống trợ giúo các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điệu khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Đầu vào chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nhìn chung đầu ra của hệ thống thông tin này là các báo cáo cho các nhà quản lý một cách chính xác hoặc định kỳ. Do hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc vào rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý các giao dịch. Một số hệ thống thông tin quản lý hay gặp: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng xuất… Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Là những hệ thống được thiết kế rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quywts định thường được mô tả như là một quy trình được tao thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Đầu ra của hệ thống thông tin này là: cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định chính xác tình hình của một quyết định cần phải ra. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệt hống cơ sở trí tuệ, có nguồn gôc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học, những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Nó được hình thành bởi hệ thống cơ sở dữ liệu trí tuệ và một động cơ suy diễn. Hệ thống chuyên gia có nhiệm vụ hỗ trợ việc ra quyết định. Hệ thông thôn tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Đối tượng sử dụng là người ngoài tổ chức, khách hàng, nhà cung cấp…và nó là công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược). Lợi ích thu được từ việc sử dụng hệ thống thông tin này là: chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 3.2 Trong tổ chức doanh nghiệp Hình 1.2: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định: Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doan và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính Chiến thuật Marketing nhân lực Nhân lực chiến thuật Kinh doan và sản xuất chiến thuật ???????????? Tài chính chiến tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doan và sản xuất tác nghiệp 3. Sự cần thiết phải xây dựng một Hệ thống thông tin tốt Trên thực tế quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sinh ra. Nếu các hệ thống thông tin hoạt động kém sẽ là nguồn gây ra hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động của một hệ thống thông tin tốt hay xấu được đánh giá qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn của thông tinh: + Độ tin cậy + Tính đầy đủ + Tính thích hợp và dễ hiểu + Tính được bảo vệ + Tính kịp thời Độ tin cậy: Được thể hiện qua các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Vi dụ: Hệ thống thông tin lập hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiệu khách hàng kêu ca về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn tới hình ảnh xấu về của hàng  lượng khách hàng giảm  giảm doanh thu. Ngược lại số tiền ít hơn so với giá trị thực thì của hàng bị thất thu. Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tinh thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Ví dụ: Một nhà sản xuất ghế tựa yêu ccầu báo cáo về số lượng ghế làm mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ năm trước. So sánh thì thấy tốt nhưng không thấy được kết quả sản xuất  Ông chủ sẽ có những thắc mắc. Tính thích hợp và dễ hiểu: Khi một nhà quản lý nói rằng họ không dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng liên quan tới hoạt động của ông ta. Nguyên nhân chủ yếu là không đúng và khó hiểu. Do đó thông tin cần phải thích hợp với nhà quản lý và dễ hiểu nếu không sẽ dần tới những quyết định sai vì thiếu thông tin. Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và tài nguyên. Trên thực tế không phải ai trong doanh nghiệp cũng được tiếp cận vốn và nguyên liệu. Do đó người ta cũng phải làm với thông tin: Thông tin phải được bảo vệ, chỉ có những ai có quyền mới được phép tiếp cận và sử dụng thông tin. Nếu không được bảo vệ an toàn có thể gây ra một thiệt hại không lường. Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Từ những vấn đề trên đặt ra với một hệ thống thông tin bất kỳ nào muốn hoạt động tốt không chỉ dựa vào thông tin đầu vào mà còn thấy được tầm quan trọng ý thức của người làm và tham gia vận hành hệ thống. 4. Các công đoạn phát triển Hệ thống thông tin Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Trong quá trình xây dựng một hệ thống thông tin thì một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu 1.3 Đánh giá tính khả thi 1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Sửa đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị va trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thế kế xử lý 3.3 Thiết kế các dòng vào 3.4 Hoàn chỉnh tài liệu logic 3.5 Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp 4.1 Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài 5.1 Lập kế hoạch chi tiết thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra 5.3 Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm kiểm tra 6.5 Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá 5. Các phương pháp xây dựng một Hệ thống thông tin 6.1 Phương pháp tổng hợp 6.2 Phương pháp phân tích 6.3 Phương pháp phân tích và tổng hợp 6. Công cụ chính dùng trong việc phân tích và Thiết kế Hệ thống thông tin a. Sơ đồ luồng thông tin IFD() Công dụng chính của sơ đồ luồng thông tin đó là dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Cách thức động ở đây là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Một số ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người- Tin học hoá máy hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu b. Sơ đồ luồng Dữ liệu Công dụng của sơ đồ luồng dữ liệu dùng mô tả cũng chính là hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng với góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ luồng dữ liệu chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưun trữ dữ liệu, các nguồn Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên tiến trình xử lý và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chụi trách nhiệm xử lý. Nó chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Gồm bốn loại cơ bản đó là: Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Tệp dữ liệu 8.Một số HTTT cần thiết để thực hiện đề tài - Hệ thống thông tin quản lí việc làm Trong khi công việc là một vị trí rất nhỏ được chia ra từ doanh nghiệp thì vị trí công việc là một phần công việc rất nhỏ được thực hiện bởi người lao động riêng. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong doanh nghiệp, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó là nhân sự đảm đương vị trí đó. Định kỳ hệ thống thông tin quản lí làm việc sẽ cung cấp danh mục các vị trí làm việc theo ngành nghề, theo từng phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục vị trí làm việc còn thiếu nhân lực. Những danh mục liệt kê vị trí làm việc còn thiếu rất có ý nghĩa cho bột phận quản trị nhân [...]... chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệ thống thông tin, đôi khi một hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý biết rằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi ích khác cho họ 2 Các bước phát triển hệ thống thông tin quản lý Phương pháp phát triển hệ thống thông tin gồm có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn và cuối mỗi giai... vụ các mục đích sau này II Phương pháp phát triển HTTT quản lí 1 Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin quản lí Hệ thống thông tin quản lí có vai trò như vậy, tuy nhiên vấn đề là tại sao lại phải phát triển hệ thống thông tin quản lí Cái gì buộc một tổ chức phải phát triển hệ thống thông tin quản lí Tất nhiên là sự hoạt động tồi tệ, kém hiệu quả của hệ thống thông tin hiện tại tuy nhiên còn một. .. - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng - Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống - Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới IV thiết kế hệ thống thông tin quản lí nhân sự 1 Các công cụ mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Tronh thực tế các hệ thống thông tin thường rất phức tạp, do đó tồn tại một số các công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình ho và. .. ) Thiết kế hệ thống một cách tổng thể - Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phận nào xử lý thủ công - Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Thiết kế chi tiết - Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính - Xác định và phân phối thông tin đầu ra - Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy 3.4 Cài đặt hệ thống. .. nhân sự Như đã định nghĩa cơ sở dữ liệu là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệvới nhau, được tạo lập, lưu trữ và xử lý trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ chương trình quản tri cơ sở dữ liệu nhằm cung cấp thông tin khác nhau cho người sử dụng vào các mục đích khác Như vậy, theo nghĩa hẹp có thể coi cơ sở dữ liệu nhân sự là một tập hợp các bảng trong đó có lưu trữ các. . .sự trong cơ quan trong việc ra quyết định tuyển người Hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra quyết định sách lược phù hợp - Hệ thống thông tin quản lí người lao động Phòng tổ chức hành chính phải duy trì thông tin về tất cả nhân sự của doanh nghiệp... ho và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và từ điển hệ thống 1.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Infomation Flow Diagram ) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Các kí pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin như... khác nhau Một phần của hệ thống này thông tin cho người quản lí người lao động là tệp nhân sự Tệp này chứa dữ liệu về bản thân người lao động và các thông tin có liên quan đến tổ chức như: họ tên, giới tính, quan hệ gia đình, tình trạng hôn nhân, sức khoẻ, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp Một phần khác của hệ thống thông tin quản lí người lao động là danh mục kĩ năng chứa các thông tin về kinh... hiện tại Bảng (Table) là nơi lưu trữ các thông tin về thực thể, ví dụ bảng “HSCB” lưu trữ các thông tin về cán bộ Mỗi bảng có các dòng (Row) hay còn gọi là một bản ghi (Record) Mỗi bản ghi lưu trữ các thông tin đầy đủ về một cá thể (Instance) tức là một biểu hiện cụ thể, riêng biệt của thực thể Ví dụ như dòng lưu trữ các thông tinvề cá thể Phạm Thế Hùng trong thực thể cán bộ có thể có các thông tin như... thành cơ sở dư liệu nhân sự Tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau gọi là hệ cơ sở dữ liệu (DataBase System), hay ngân hàng dữ liệu (Data Bank) Ví dụ ngân hàng dữ liệu của trường đại học kinh tế quốc dân gồm các cơ sở dữ liệu lưu trữ các thông tin về trường như cơ sở dữ liệu sinh viên, cơ sở dữ liệu giảng viên, cơ sở dữ liệu về lương, 4.2 Cơ sở dữ liệu nhân sự của hệ thống thông tin quản lí nhân . thông tin quản lý nhân sự CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN KHI XÂY DỰNG VÀ THIẾT MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự a .Hệ thống thông. loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, Hệ thống thông tin chuyên gia, Hệ thống thông