Bài giảng điện tử môn tin học: Hệ thống thông tin quản lý pptx

HTTT quản lý tri thức KWSHTTT quản lý tri thức KWS: các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là chia sẻ thông tin Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, k

Trang 3

Các loại HTTT chính trong doanh

nghiệp và vai trò của nó

 HT cấp tác nghiệp (Operational-level system): Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bàn của tổ

động quản trị của nhà QL cấp trung

 HT cấp chiến lược (strategic-level system): hổ trợ các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản lý cấp cao

Trang 4

Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó

Trang 5

Các loại HTTT chính trong doanh

nghiệp và vai trò của nó

TPS)

KWS)

 HTTTQL (Management Information Systems - MIS) MIS)

DSS)

ESS)

Trang 6

Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó

Trang 7

• Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng

độ chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn

 Các vấn đề TPS thường đặt ra

• TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý

 Xử lý các giao dịch tự động

VD: Xử lý đơn hàng

 Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý

VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?

Giá trị là bao nhiêu?

Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)?

Danh sách các khách hàng

Trang 8

 TPS theo lô (batch)

Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung 1 lần.

 Nhập liệu:

• Thủ công

• Bán tự động

• tự động

Trang 9

Hệ thống xử lý giao dịch (tt)

(Transactions Processing System, TPS)

 Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line)

Chöông trình TPS

Trang 10

 Cấu trúc của TPS theo lô (batch)

Các sự kiện/

giao dịch

Tập tingiao dịch

Tập tingiao dịchđược sắp xếp

Chương trìnhsắp xếp

Chương trìnhTPSĐịnh kỳ

Cơ sở dữ liệucủa TPSGiao diện

Trang 11

H th ng x lý giao d ch (tt) ệ thống xử lý giao dịch (tt) ống xử lý giao dịch (tt) ử lý giao dịch (tt) ịch (tt)

 Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS

Đối tượng sử dụng Các nhân viên và các nhà quản lý cấp

thấp (các tác nghiệp)

Dữ liệu Các giao dịch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)

Thủ tục Có cấu trúc và chuẩn hóa

Trang 12

Trang 13

Các HT TPS

Trang 14

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)

 HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập,

xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các

tổ chức khác nhau

Trang 15

Trang 16

Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

Trang 17

 Ưu điểm

• Truyền thông hiệu quả hơn

• Truyền thông trong thời gian ngắn hơn

• Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)

• Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi

Trang 18

HTTT quản lý tri thức (KWS)

Số lượng thông tin mà ta có thể thu được trong một ngày tìm kiếm nhiều hơn một người có học vấn trung bình tích lũy suốt cả đời trong thế kỷ 17.

Wright, Hodgson, và Craner trong cuốn The Future of

Leadership chỉ rõ

Những nhà quản trị tìm thấy mình trong một đường hầm lộng gió với hàng tá giấy tờ đang được thổi tới tấp về phía họ Họ chỉ nhặt được một và bước đi vội vã giả vờ như đã biết hết câu trả lời Tất cả những gì mà họ phát hiện chỉ là một phần mạt cưa nhỏ.

Thông tin phong phú = thông tin quá tải

Làm thế nào để biến thông tin sang tri thức hữu dụng và

xử lý chúng như thế nào?

Trang 19

HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống

được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức

hơn là chia sẻ thông tin

Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp

Tri thức ẩn tàng – hiểu và ứng dụng một cách

vô thức

Tri thức tường minh – được thu thập một cách chính thức, và mã hóa trong các CSDL

Trang 20

Quản lý tri thức

Trang 21

Cơ sở hạ tầng CNTT cho việc cung cấp tri thức

Trang 22

So sánh việc xử lý kiến thức và xử lý thông tin thông thường

Trang 23

Vai trò của HTTT quản lý tri thức trong doanh nghiệp

• Diễn đạt các tri thức ngoài doanh nghiệp

• Người cố vấn nội bộ của mỗi doanh nghiệp

• Nhân công tri thức là những tác nhân thay đổi

tổ chức

Trang 24

Đặc điểm trong quản lý tri thức

• Quản lý tri thức là công việc tốn kém

• Quản lý tri thức hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải pháp lai ghép giữa con người và công nghệ

• Quản lý tri thức cần phải có những người quản lý có kiến thức

• Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều hơn là từ các mô hình, được xây dựng từ thị trường hơn là từ hệ thống cấp bậc

• Chia sẻ và sử dụng thông tin thường không phải là một hành động

tự nhiên

• Quản lý tri thức có ý nghĩa là phát triển quá trình xử lý tri thức

• Truy cập dữ liệu mới là bước đầu tiên

• Quản lý tri thức không bao giờ có điểm dừng

Trang 25

Yêu cầu đối với HTTT quản lý tri thức

􀂄 Phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin và

dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp

􀂄 Đòi hỏi các phần mềm hỗ trợ đồ họa, phân

tích, quản lý tài liệu, dữ liệu, và có khả năng

truyền thông ở mức cao hơn các hệ thống khác

􀂄 Phải được hỗ trợ về phần cứng

􀂄 Có những giao diện tiện ích

􀂄 Phải sử dụng các máy trạm mạnh hơn so với các máy vi tính thông thường

Trang 26

Các loại HTTT quản lý tri thức

􀂄 Trí tuệ nhân tạo

􀂄 Hệ thống chuyên gia

Trang 27

Hệ thống trí tuệ nhân tạo

(Artificial Intelligence - AI)

􀂄 Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện một số các hành vi tri thức của con người

􀂄 Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức

􀂄 Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt

Trang 28

Hệ thống trí tuệ nhân tạo

(Artificial Intelligence - AI)

Trang 29

Hệ chuyên gia

(Expert System, ES)

 Chuyên gia là những người có kiến thức và kinh nghiệm đặc

biệt trong lĩnh vực cần giải quyết vấn đề.

VD: Chọn lựa thiết bị, ngân sách cho quảng cáo, chiến lược

quảng cáo.

 ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy

tính) giúp nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn.

 ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế

hoạch công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, …

Trang 30

Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES)

􀂄 Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà

thông thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết

􀂄 Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp

􀂄 Thường sử dụng quy luật nếu-thì

􀂄 Cơ sở dữ liệu chuyên gia

Trang 31

Các thành phần của hệ thống chuyên gia

Trang 32

Hệ chuyên gia (tt)

 Cấu trúc chung của ES

Nhà quản lý/Người sử dụng

Cơ sở kiến thức

Kiến thứcchuyên gia(các quy tắc)

Các sự kiệncụ thể(CSDL)

Trang 33

 Đặc điểm của ES

 Áp dụng kiến thức 1 lĩnh vực riêng biệt cho 1 hoàn cảnh hay

1 vấn đề không chắc chắn hay thiếu thông tin.

 Đưa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả, như chẩn

đoán 1 vấn đề, đánh giá 1 hoàn cảnh, cho lời khuyên, …

 Giải thích và lý giải các lời khuyên mà nó đưa ra.

 Cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia.

 Nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và biết luôn những chuyên gia khác có thể cho lời khuyên.

 Cải thiện kiến thức và chuyên môn nếu được “học” thêm

bằng cách cho thêm kiến thức vào.

Trang 34

 Ích lợi của ES

 Bảo tồn được tri thức của chuyên gia.

 Giúp cho nhiều người có cùng trình độ “chuyên gia” để RQĐ.

 Tăng hiệu quả của quá trình RQĐ.

 QĐ nhất quán, ít phụ thuộc vào con người.

 Có thể dùng làm công cụ huấn luyện tuyệt vời.

Trang 35

􀂄 Tỷ lệ sai sót khá thấp (đôi khi còn thấp hơn một chuyên gia)

􀂄 Có khả năng tạo được những lời khuyên phù hợp và không thay đổi

􀂄 Có thể đóng vai trò của một chuyên gia hiếm ở một lĩnh vực hẹp

􀂄 Khi được sử dụng cho mục đích đào tạo, ES giúp quá trình học hiệu quả hơn

􀂄 Có thể sử dụng ES cho những môi trường gây nguy hiểm cho con người

􀂄 Có thể sử dụng để tạo kiến thức của một tổ chức

􀂄 Có thể cung cấp kiến thức tại bất kỳ thời điểm nào

Trang 36

Nhược điểm của ES

􀂄 Giới hạn về mặt công nghệ

􀂄 Khó thu thập kiến thức cho ES

􀂄 Phải xác định được ai là chuyên gia cho lĩnh vực đang quan tâm

􀂄 Phải có sự thống nhất giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh vực về giải pháp cho một vấn

Trang 38

Hệ thống thông tin quản lý

(Management Information System, MIS)

 Mục đích

 Tạo ra các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới

dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc

hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng

Trang 39

Hệ thống thông tin quản lý

􀂄 Hệ thống thông tin quản lý (MIS) – cung cấp

thông tin cho việc quản lý tổ chức

􀂄 Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPSs

􀂄 Cho phép các nhà quản lý kiểm soát và điều khiển các tổ chức

􀂄 Cung cấp những thông tin phản hồi chính xác

􀂄 Cung cấp các báo cáo đặc biệt trên cơ sở đã được lập kế hoạch

Trang 40

Hệ thống thông tin quản lý (tt)

 Cấu trúc chung của MIS

Trang 41

 Đặc điểm MIS

 TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch

 MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng trong tổ chức

 MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những nhu cầu về thông tin của tổ chức

 MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT và phân quyền cho việc truy nhập HT

 MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ yếu là các thông tin có cấu trúc

Trang 42

Hệ thống thơng tin quản lý (tt)

 Đặc điểm các thành phần của MIS

Đối tượng sử dụng Các nhà QL cấp trung Nhà QL hợp tác với phân tích

viên trong quá trình xây dựng MIS

Dữ liệu Có cấu trúc Từ 2 nguồn: (1) từ TPS, (2) từ nhà quản

lý (kế hoạch)

Thủ tục Có cấu trúc Thông tin cần tạo ra: (1) Báo cáo tóm

tắt định kỳ, (2) Báo cáo theo yêu cầu, (3) Báo cáo ngoại lệ

Trang 43

Ví dụ về HTTT quản lý

Trang 44

Ví dụ:

• D ự báo bán hàng ( Sales forecasting)

• D ự báo & quản lý tài chánh ( Financial management and forecasting)

• L ập lịch & lập kế hoạch sản xuất ( Manufacturing planning and scheduling)

• L ập kế hoạch & quản lý tồn kho ( Inventory

management and planning)

• Định giá sản phẩm & Qu ảng cáo ( Advertising and product pricing)

Trang 45

 VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểmmua NVL

 Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)

􀂄 Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại

 VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro

 Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính

􀂄 Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại

 VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới

 Con người ra quyết định và máy tính có thể hỗ trợ một số phần việc

Trang 46

Hệ hỗ trợ quyết định

(Decision Support System, DSS)

Định nghĩa:

 DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng

của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT

giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề bán cấu trúc.

 DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu

trúc trong 1 hoàn cảnh nhất định / không thường xuyên.

 HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin

tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử

lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc

Trang 47

Hệ hỗ trợ quyết định (tt)

 Vấn đề đặt ra

 DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu

lâu mới đặt ra và không lặp lại)

 Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.

 Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu

 Số liệu thu thập được không chính xác

 Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng

 Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người RQĐ là cực kỳ quan trọng.

Trang 48

􀂄 Các mô hình cơ sở: Các mô hình phân tích

và toán học giải đáp; ví dụ: mô hình nếu – thì

và các dạng phân tích dữ liệu khác

􀂄 Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép người sử dụng can thiệp vào CSDL &

cơ sở mô hình

Trang 49

Hệ hỗ trợ quyết định

Trang 50

 Cấu trúc chung của DSS

Người sử dụng

DSS

Quản lýmô hình

Quản lýdữ liệu

Quản lýđối thoại

Dữ liệu từ

MIS

Các mô hìnhDSS

Chương trình DSS

Tươngtác

-Khách hàng-Đối thủ-Ngành công nghiệpDịch vụ

dữ liệu ngoài

Trang 51

 Đặc điểm của DSS

I Linh động (Flexible)

II Tương tác giữa người và

máy (interactive)

III Không thay thế người

RQĐ

IV Thời gian sống ngắn

V Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực

VI Tính đến hiện tại và dự báo tương lai

VII Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề

VIII Người không chuyên có thể làm

Trang 52

 Đặc điểm các thành phần của HT DSS

Thành phần Đặc điểm

Đối tượng sử dụng Các nhà QL các cấp (thấp/trung/cao) NSD

cũng là người tạo ra DSS.

Dữ liệu 2 loại dữ liệu: từ bên trong (TPS/MIS), từ bên

ngoài (nghiên cứu thị trường, thống kê,…) Thủ tục Các mô hình/công cụ của DSS Thông tin cần

tạo ra: Độ nhạy và Dạng thức/quan hệ.

Trang 53

Trang 54

Ví dụ về HTTT hỗ trợ ra quyết định

American Airlines Lựa chọn giá và tuyến bay

Công ty vốn Equico Đánh giá đầu tư

Công ty dầu Chaplin Lập kế hoạch và dự báo

Frito-Lay, Inc Định giá, quảng cáo, & khuyến mại Juniper Lumber Tối ưu hóa quá trình sản xuất

Southern Railway Điều khiển tàu & tuyến đi

Kmart Đánh giá về giá cả SP

United Airlines Lập kế hoạch các chuyến bay

Bộ quốc phòng Mỹ Phân tích hợp đồng cho quốc phòng

Trang 55

 So sánh DSS và ES

Mục tiêu Hỗ trợ người RQĐ bằng

cách trả lời truy vấn của người RQĐ

Thay thế và lặp lại lời khuyên của các chuyên gia

Ai khuyên /RQĐ Con người và / hay hệ

thống Hệ thốngSự định hướng

chính RQĐ Truyền đạt chuyên môn (người-máy-người) và cho lời

khuyênHướng hỏi Người hỏi máy Máy hỏi người

Bản chất hỗ trợ Cá nhân, nhóm, tổ chức Cá nhân (chủ yếu), và nhóm

Trang 56

 So sánh DSS và ES (tt)

Phương pháp xử lý

Đặc tính của lĩnh vực

vấn đề Phức tạp, tổng hợp Phạm vi hẹp

Loại vấn đề Đặc biệt, tình huống, duy

nhất Lặp lại

Cơ sở dữ liệu Dữ kiện (sự kiện và số) Dữ kiện và thủ tụcKhả năng suy luận Không Có, giới hạn

Khả năng giải thích Giới hạn Có

Trang 57

HTTT hỗ trợ nhóm (GSS)

􀂄 Hỗ trợ truyền thông bằng cách hỗ trợ các cuộc họp

􀂄 Dẫn hướng cho việc suy nghĩ và tranh luận

Trang 58

HTTT hỗ trợ nhóm (GSS)

Hỗ trợ của hệ thống ra quyết định theo nhóm

􀂄 Phát triển các kế hoạch định trước

􀂄 Tăng khả năng tham gia

􀂄 Tạo một không khí cởi mở và hợp tác

􀂄 Tạo sự tự do chỉ trích các ý kiến

􀂄 Nhằm mục tiêu đánh giá

􀂄 Tổ chức và đánh giá các ý kiến

􀂄 Thiết lập thứ tự ưu tiên và tạo các quyết định

􀂄 Tạo tài liệu của cuộc gặp

􀂄 Truy cập các thông tin bên ngoài

􀂄 Sự bảo toàn “những ghi nhớ của tổ chức”

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	861 KB