Chương 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

9/29/2020 Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Nội dung ► Tổng quan chứng từ kế toán ► Lập chứng từ kế toán ► Tổ chức chứng từ kế toán ► Ý nghĩa số tiêu hóa đơn ► Xử lý viết sai hóa đơn Mục tiêu ► Sau học xong chương sinh viên có thể:  Giải thích ý nghĩa, vai trị chứng từ kế tốn;  Phân loại chứng từ kế tốn;  Phân tích quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán;  Thực hành lập chứng từ;  Tổ chức chứng từ kế toán cho doanh nghiệp  Biết ý nghĩa số tiêu hóa đơn  Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn Tài liệu tham khảo (1) ► Luật kế tốn 88/2015/QH13 ► Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 ► Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 ► Thông tư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014 ► Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 (1) Luật kế tốn 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có hiệu lực từ ngày 01.01.2017 9/29/2020 Tổng quan chứng từ kế toán Phân loại ╗ Khái niệm, vai trò Chứng từ ╗ Phân loại ╗ Yêu cầu chứng từ ╗ Các yếu tố chứng từ ╗ Lập, lưu chuyển, bảo quản lưu trữ Chứng từ gốc Khái niệm ► Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành, làm để ghi sổ kế toán Chứng từ tổng hợp Phân loại (tiếp) ► Chứng từ gốc:  Theo nội dung: Lao động tiền lương; Hàng tồn kho; Bán hàng; Tiền tệ; Tài sản cố định  Theo công dụng: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ chấp hành  Theo nguồn gốc: Chứng từ bên trong; Chứng từ bên ► Chứng từ tổng hợp: tập hợp từ nhiều chứng từ gốc loại 9/29/2020 Phân loại (tiếp) ► Danh mục chứng từ theo thông tư 200/2015/TT-BTC I Lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm Bảng toán tiền lương Bảng toán tiền thưởng Giấy đường Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành Bảng tốn tiền làm thêm Bảng tốn tiền th ngồi Hợp đồng giao khoán 10 Biên lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khốn 11 Bảng kê trích nộp khoản theo lương 12 Bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội 6 II Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hố Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ Biên kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ III Bán hàng Bảng toán hàng đại lý, ký gửi Thẻ quầy hàng Phân loại (tiếp) Thí dụ 1: ► Hãy chọn nội dung thích hợp cho Phiếu nhập kho: Chứng từ mệnh lệnh Chứng từ Hàng tồn kho Chứng từ bên Chứng từ tổng hợp Chứng từ Bán hàng Chứng từ chấp hành □ □ □ □ □ □ Vai trị chứng từ kế tốn V Tài sản cố định IV Tiền tệ Biên giao nhận TSCĐ ► Ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng Phiếu thu Biên lý TSCĐ Phiếu chi 3 Giấy đề nghị tạm ứng Biên bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành Giấy tốn tiền tạm ứng Biên đánh giá lại TSCĐ Giấy đề nghị toán Biên kiểm kê TSCĐ Biên lai thu tiền Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng kê vàng tiền tệ Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) chất lượng thơng tin kế tốn ► Phương tiện truyền đạt thơng tin phục vụ cho việc quản lý ► Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế ► Có ý nghĩa pháp lý việc giải vụ tranh chấp, kiện tụng Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) 10 Bảng kê chi tiền 9/29/2020 Thí dụ 2: ► Ơng An nhân viên phịng kinh doanh, ơng An cử công tác Đà Nẵng Theo dự tốn, ơng An cần khoản chi phí 20.000.000đ Theo anh/chị, ơng An kế tốn cơng ty cần phải làm thủ tục để chi số tiền cho ơng An? ► Các chi phí phát sinh q trình cơng tác: Chi vé máy bay, phí lưu trú khách sạn, tiền taxi, chi phí ăn uống tiếp khách,… Ơng An cần phải làm để chứng minh khoản chi phí có thực? ► Đề toán số tiền tạm ứng với số chi tiêu, ơng An phải làm thủ tục gì? Bài tập thực hành 1: Yêu cầu chứng từ ► Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính xác số liệu ► Chứng từ kế tốn phải có đầy đủ yếu tố theo qui định ► Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần cịn trống, khơng tẩy xóa, sửa chữa chứng từ Các yếu tố chứng từ ► Công ty Việt Hưng ký hợp đồng mua 20 thép từ Tên gọi số hiệu chứng từ kế tốn cơng ty Hồng Minh Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 thép tháng kể từ ngày ký hợp đồng Công ty Việt Hưng phải ứng trước 20% giá trị hợp đồng cho công ty Hồng Minh ► Do gặp khó khăn nguồn hàng nên cơng ty Hồng Minh giao xuất hóa đơn cho công ty Việt Hưng 16 thép Theo hợp đồng, Cty Hồng Minh bị phạt 20 triệu đồng trừ vào số tiền mà Việt Hưng cịn nợ ► Cơng ty Việt Hưng chuyển khoản tốn tồn tiền hàng cho công ty Hồng Minh sau trừ 20 triệu đồng tiền phạt Yêu cầu: Hãy nêu chứng từ phát sinh công ty Việt Hưng Hồng Minh Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân lập chứng từ Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân nhận chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền ghi chữ Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt chứng từ người có liên quan đến chứng từ kế tốn 9/29/2020 Thí dụ 3: Trình tự Ln chuyển chứng từ kế toán Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế tốn trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, xếp chứng từ kế toán, định khoản ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn Thí dụ (tiếp): Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Xem mẫu chứng từ điền nội dung phù hợp cho yêu cầu sau: ► Tên gọi số hiệu ► Ngày, tháng, năm lập chứng từ ► Tên đơn vị lập ► Tên đơn vị nhận Nội dung nghiệp vụ Số liệu giao dịch ► Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xố, khơng viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp với số tiền viết số Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than 9/29/2020 Thí dụ 4: Kiểm tra ký duyệt (tiếp) Ngày 15/3/2016, Công ty Vĩnh Phát bán hạt nhựa PP cho Cơ sở Tân Hưng, số lượng 500kg, đơn giá 34.000đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, thu tiền mặt 10 triệu đồng Giá xuất kho lô hàng 27.000đ/kg, mã lô hàng 034 Thông tin người mua bán: • Cơng ty Vĩnh Phát- Lơ 8, KCN Sóng Thần, Bình Dương- MST: 3700151088 • Cơ sở Tân Hưng- Minh Phụng, Q11- MST 0309729158 Yêu cầu: a Nêu tên chứng từ có liên quan b Lập chứng từ kế tốn cho cơng ty Vĩnh Phát ► Tất chữ ký chứng từ kế toán Kiểm tra ký duyệt Kiểm tra ký duyệt ► Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế tốn trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế tốn;  Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với tài liệu khác có liên quan;  Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế tốn phải ký bút bi bút mực, không ký mực đỏ, bút chì, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên ► Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước ► Người có trách nhiệm khơng ký khống chứng từ ► Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số không rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ ► Quá trình ký, kiểm tra xét duyệt thường trình bày dạng lưu đồ 9/29/2020 Kiểm tra ký duyệt (tiếp) Hoàn chỉnh chứng từ ghi sổ ► Trước ghi sổ kế tốn cần hồn chỉnh chứng từ:  Ghi giá vào chứng từ cần tính giá;  Phân loại chứng từ;  Lập chứng từ tổng hợp lập định khoản kế toán chứng từ Lưu đồ lập ký duyệt phiếu chi Nguồn: trang web công ty Misa Bài tập thực hành 2: Thí dụ 5: Bạn dự tuyển vào chức danh kế toán viên Người vấn yêu cầu bạn sau: Tiếp theo thí dụ 4: 1- Trình bày lưu đồ liên quan đến lập ký duyệt chứng từ Phiếu xuất kho Hãy tham khảo lưu đồ lập lưu chuyển phiếu chi để mô tả lưu đồ Phiếu xuất kho bạn 2- Hãy nêu cách xử lý bạn trường hợp phát có phiếu chi tiền khơng với quy định đơn vị? Dưới phiếu nhập kho Thủ kho chuyển đến cho kế tốn Bạn hồn chỉnh chứng từ này? 9/29/2020 Tổ chức chứng từ kế toán Công tác tổ chức chừng từ Danh mục chứng từ Yêu cầu Lưu trữ bảo quản chứng từ ► Sau ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải xếp, phân loại, bảo quản lưu trữ theo quy định Luật kế toán  năm chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán lập BCTC  10 năm chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên tiêu hủy tài liệu kế toán , tài liệu kế toán đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập , hồ sơ kiểm toán  Vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu ► Khi cần lý phải lập biên ghi lại tài liệu lý Yêu cầu ► Tuân thủ quy định pháp lý ► Phù hợp với đặc điểm đơn vị  Đáp ứng yêu cầu quản lý  Phù hợp khả đơn vị 9/29/2020 Công tác tổ chức chứng từ ► Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng ► Quản lý, thiết kế, sử dụng biểu mẫu chứng từ ► Hướng dẫn phận liên quan thực chế độ chứng từ kế toán ► Lập tổ chức thực quy trình lưu chuyển chứng từ ► Tổ chức xử lý chứng từ phịng kế tốn ► Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ Danh mục chứng từ ► Thông tư 200/2014/TT-BTC ► Thông tư 39/2014/TT-BTC (liên quan đến hoá đơn bán hàng hoá dịch vụ) ► Thông tư 26/2015/TT-BTC (bổ sung thông tư 39/2014) Bài tập thực hành 3: Công ty thương mại Thiên Thời gởi đơn đặt hàng đến công ty sản xuất Địa Lợi với liệu sau: Mặt hàng: Hàng Q; Quy cách: loại AA; Số lượng 1.000cái; Đơn giá chưa có thuế GTGT 10% 250.000đ/cái Ngày 20/6/2016, cơng ty Thiên thời nhận 800 hàng Q chuyển khoản toán cho Địa Lợi Giả sử bạn kế tốn cơng ty Thiên Thời Liệt kê tên chứng từ có liên quan đến giao dịch mua hàng Vẽ lưu đồ trình mua hàng Lập chứng từ có liên quan đến giao dịch Qui trình mua hàng 9/29/2020 Ý nghĩa số tiêu hóa đơn theo TT39/2014 STT gồm chữ số 01GTKT3/001: - 01GTKT3: loại hóa đơn giá trị gia tăng liên - 001: Mẫu thứ AA/13P: - AA ký hiệu hóa đơn; - 11: hóa đơn tạo năm 2011; - P: ký hiệu hóa đơn đặt in 37 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn Gạch chéo xóa bỏ liên sai Chưa giao hóa đơn cho khách hàng Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Sai tên địa Đã giao cho khách hàng Lập BB điều chỉnh Không cần lập HĐ Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Sai MST, đơn giá, số lượng, … Đã giao cho khách hàng Lập hóa đơn Khách hàng chưa kê khai Khách hàng kê khai Lập BB thu hồi HĐ sai Lập BB điều chỉnh Lập HĐ Xuất HĐ điều chỉnh 9/29/2020 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Sai MST, đơn giá, số lượng, … Sai MST, đơn giá, số lượng, … Đã giao cho khách hàng Đã giao cho khách hàng Khách hàng chưa kê khai Khách hàng kê khai TÌNH HUỐNG TÌNH HUỐNG Hóa đơn thay hóa đơn thu hồi STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Hóa đơn điều chỉnh đơn giá STT Bóng đèn compact Thay HĐ số … ngày … Cái 100 45.000 4.500.000 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Sai MST, đơn giá, số lượng, … Đã giao cho khách hàng Khách hàng kê khai TÌNH HUỐNG Hóa đơn điều chỉnh MST STT Tên mặt hàng Điều chỉnh MST HĐ số 007685 ngày 15/04/2016 thành 0302876905 ĐVT \ Số lượng \ Đơn giá \ Thành tiền \ Tên mặt hàng Điều chỉnh giảm đơn giá HĐ số 007685 ngày 15/04/2016 theo biên số … ngày… ĐVT kg Số lượng 10.000 Đơn giá Thành tiền 100.000 1.000.000.000