Chuyªn ®Ò 4 571 Chuyên đề 4 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH, KẾ TOÁN QUẢN TRỊ NÂNG CAO PHẦN 1 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG CỦA LUẬT KẾ TOÁN VÀ CÁC VĂN BẢN HƯỚNG DẪN LUẬT KẾ TOÁN 1 Một số quy định chung 1 1 Nhiệm vụ, yêu c[.]
571 Chun đề KẾ TỐN TÀI CHÍNH, KẾ TỐN QUẢN TRỊ NÂNG CAO PHẦN MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG CỦA LUẬT KẾ TOÁN VÀ CÁC VĂN BẢN HƯỚNG DẪN LUẬT KẾ TOÁN Một số quy định chung 1.1 Nhiệm vụ, yêu cầu, nguyên tắc kế toán a) Khái niệm: Kế toán việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động b) Nhiệm vụ kế toán: - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế tốn theo đối tượng nội dung cơng việc kế toán, theo chuẩn mực chế độ kế toán - Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản; phát ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật tài chính, kế tốn - Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn; tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị kế tốn - Cung cấp thơng tin, số liệu kế toán theo quy định pháp luật c) Yêu cầu kế toán - Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán BCTC - Phản ánh kịp thời, thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu xác thơng tin, số liệu kế tốn - Phản ánh trung thực, khách quan trạng, chất việc, nội dung giá trị nghiệp vụ kinh tế, tài - Thơng tin, số liệu kế toán phải phản ánh liên tục từ phát sinh đến kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ thành lập đến chấm dứt hoạt động đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ phải theo số liệu kế toán kỳ trước - Phân loại, xếp thơng tin, số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống so sánh, kiểm chứng d) Nguyên tắc kế toán - Giá trị tài sản nợ phải trả ghi nhận ban đầu theo giá gốc Sau ghi nhận ban đầu, số loại tài sản nợ phải trả mà giá trị biến động thường xuyên theo giá thị trường giá trị chúng xác định lại cách đáng tin cậy ghi nhận theo giá trị hợp lý thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài - Các quy định phương pháp kế toán chọn phải áp dụng quán kỳ kế toán năm; trường hợp thay đổi quy định phương pháp kế tốn chọn đơn vị kế tốn phải giải trình báo cáo tài 572 - Đơn vị kế tốn phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, thực tế kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh - Báo cáo tài phải lập gửi quan có thẩm quyền đầy đủ, xác kịp thời Thơng tin, số liệu báo cáo tài đơn vị kế tốn phải cơng khai theo quy định Điều 31 Điều 32 Luật kế toán - Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản phân bổ khoản thu, chi cách thận trọng, không làm sai lệch kết hoạt động kinh tế, tài đơn vị kế tốn - Việc lập trình bày báo cáo tài phải bảo đảm phản ánh chất giao dịch hình thức, tên gọi giao dịch - Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước việc thực nguyên tắc quy định nêu phải thực kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước 1.2 Kế tốn tài kế tốn quản trị a) Kế toán đơn vị kế toán gồm kế tốn tài kế tốn quản trị Kế tốn tài việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài báo cáo tài cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin đơn vị kế toán Kế toán quản trị việc thu thập, xử lý, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài theo yêu cầu quản trị định kinh tế, tài nội đơn vị kế tốn b) Khi thực cơng việc kế tốn tài kế tốn quản trị, đơn vị kế toán phải thực kế toán tổng hợp kế toán chi tiết sau: - Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép cung cấp thông tin tổng quát hoạt động kinh tế, tài đơn vị Kế tốn tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình kết hoạt động kinh tế, tài đơn vị kế toán; - Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép cung cấp thông tin chi tiết đơn vị tiền tệ, đơn vị vật đơn vị thời gian lao động theo đối tượng kế toán cụ thể đơn vị kế toán Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp Số liệu kế toán chi tiết phải khớp với số liệu kế toán tổng hợp kỳ kế toán 1.3 Đơn vị tiền tệ kế toán - Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia “đ”, ký hiệu quốc tế “VND” Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ngoại tệ, đơn vị kế toán phải đồng thời theo dõi nguyên tệ quy đổi Đồng Việt Nam để ghi sổ kế tốn trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; loại ngoại tệ khơng có tỷ giá hối Đồng Việt Nam phải quy đổi thơng qua loại ngoại tệ khác có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam ngoại tệ cần quy đổi Đơn vị kế tốn có nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu loại ngoại tệ tự lựa chọn loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ kế tốn, chịu trách nhiệm lựa chọn trước pháp luật thông báo cho quan thuế quản lý trực tiếp Tỷ giá quy đổi ngoại tệ đơn vị tiền tệ kế toán 573 chuyển đổi báo cáo tài lập ngoại tệ sang Đồng Việt Nam thực theo hướng dẫn Bộ Tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Đơn vị kế toán lĩnh vực kế toán nhà nước phát sinh khoản thu, chi ngân sách nhà nước ngoại tệ phải quy đổi đồng Việt Nam theo quy định Luật ngân sách nhà nước Đơn vị tiền tệ kế toán đơn vị tiền tệ: a) Được sử dụng chủ yếu giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ đơn vị, có ảnh hưởng lớn đến giá bán hàng hố cung cấp dịch vụ thường đơn vị tiền tệ dùng để niêm yết giá bán toán; b) Được sử dụng chủ yếu việc mua hàng hóa, dịch vụ, có ảnh hưởng lớn đến chi phí nhân cơng, ngun vật liệu chi phí sản xuất, kinh doanh khác, thơng thường đơn vị tiền tệ dùng để tốn cho chi phí 1.4 Chữ viết chữ số sử dụng kế toán a) Chữ viết sử dụng kế toán tiếng Việt Trường hợp phải sử dụng tiếng nước chứng từ kế tốn, sổ kế tốn BCTC Việt Nam phải sử dụng đồng thời tiếng Việt tiếng nước ngồi b) Chữ số sử dụng kế tốn chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) c) Doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp nước tổ chức nước phải chuyển báo cáo tài cơng ty mẹ, tổ chức nước sử dụng chung phần mềm quản lý, tốn giao dịch với cơng ty mẹ, tổ chức nước sử dụng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ; cịn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị sau chữ số hàng đơn vị đặt dấu chấm (.) phải thích tài liệu, sổ kế tốn, báo cáo tài Trong trường hợp này, báo cáo tài nộp quan thuế, quan thống kê quan nhà nước có thẩm quyền khác phải thực theo quy định điểm b mục 1.5 Kỳ kế toán a) Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng quy định sau: - Kỳ kế tốn năm mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch Đơn vị kế tốn có đặc thù riêng tổ chức, hoạt động chọn kỳ kế toán năm mười hai tháng tròn theo năm dương lịch, đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối tháng cuối quý trước năm sau thơng báo cho quan tài biết; - Kỳ kế tốn q ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối tháng cuối quý; - Kỳ kế toán tháng tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối tháng b) Kỳ kế toán đơn vị kế toán thành lập quy định sau: 574 - Kỳ kế toán doanh nghiệp thành lập tính từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến hết ngày cuối kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định khoản a mục 1.5 nói trên; - Kỳ kế toán đơn vị kế toán khác tính từ ngày có hiệu lực ghi định thành lập đến hết ngày cuối kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định khoản a mục 1.5 nói c) Đơn vị kế toán chia, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động phá sản kỳ kế tốn cuối tính từ đầu ngày kỳ kế tốn năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định khoản a mục 1.5 nói đến hết ngày trước ngày ghi định chia, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động phá sản đơn vị kế tốn có hiệu lực d) Trường hợp kỳ kế tốn năm kỳ kế toán năm cuối có thời gian ngắn chín mươi ngày phép cộng (+) với kỳ kế toán năm cộng (+) với kỳ kế tốn năm trước để tính thành kỳ kế tốn năm Kỳ kế toán năm kỳ kế toán năm cuối phải ngắn mười lăm tháng 1.6 Các hành vi bị nghiêm cấm a) Giả mạo, khai man thỏa thuận, ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa chứng từ kế tốn tài liệu kế toán khác b) Cố ý, thỏa thuận ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế tốn sai thật c) Để ngồi sổ kế toán tài sản, nợ phải trả đơn vị kế tốn có liên quan đến đơn vị kế tốn d) Hủy bỏ cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước kết thúc thời hạn lưu trữ quy định Điều 41 Luật kế toán đ) Ban hành, cơng bố chuẩn mực kế tốn, chế độ kế tốn khơng thẩm quyền e) Mua chuộc, đe dọa, trù dập, ép buộc người làm kế toán thực cơng việc kế tốn khơng với quy định Luật kế tốn g) Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ, trừ doanh nghiệp tư nhân công ty trách nhiệm hữu hạn cá nhân làm chủ sở hữu h) Bố trí thuê người làm kế toán, người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định Điều 51 Điều 54 Luật kế toán i) Thuê, mượn, cho thuê, cho mượn chứng kế toán viên, Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế tốn hình thức k) Lập hai hệ thống sổ kế tốn tài trở lên cung cấp, cơng bố báo cáo tài có số liệu khơng đồng kỳ kế tốn l) Kinh doanh dịch vụ kế toán chưa cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán hành nghề dịch vụ kế toán không bảo đảm điều kiện quy định Luật kế toán 575 m) Sử dụng cụm từ “dịch vụ kế toán” tên gọi doanh nghiệp 06 tháng kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà không cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán doanh nghiệp chấm dứt kinh doanh dịch vụ kế toán n) Thuê cá nhân, tổ chức không đủ điều kiện hành nghề, điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán cung cấp dịch vụ kế toán cho đơn vị o) Kế tốn viên hành nghề doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế tốn thơng đồng, móc nối với khách hàng để cung cấp, xác nhận thơng tin, số liệu kế tốn sai thật p) Các hành vi bị nghiêm cấm khác theo quy định pháp luật phòng, chống tham nhũng hoạt động kế toán Một số quy định chứng từ kế toán 2.1 Nội dung chứng từ kế tốn a) Chứng từ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau đây: - Tên số hiệu chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; - Tên, địa quan, tổ chức, đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; - Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi số chữ; - Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ kế tốn b) Ngồi nội dung chủ yếu chứng từ kế toán qui định điểm a nêu trên, chứng từ kế tốn có thêm nội dung khác theo loại chứng từ 2.2 Chứng từ điện tử a) Chứng từ điện tử coi chứng từ kế tốn có nội dung quy định Điều 16 Luật kế toán thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thơng vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán b) Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật bảo tồn liệu, thơng tin trình sử dụng lưu trữ; phải quản lý, kiểm tra chống hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, chép, đánh cắp sử dụng chứng từ điện tử không quy định Chứng từ điện tử quản lý tài liệu kế tốn dạng ngun mà tạo ra, gửi nhận phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng c) Khi chứng từ giấy chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, tốn ngược lại chứng từ điện tử có giá trị để thực 576 nghiệp vụ kinh tế, tài đó, chứng từ giấy có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi kiểm tra, khơng có hiệu lực để giao dịch, toán d) Đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử theo quy định Điều 17 Luật Kế tốn sử dụng chữ ký điện tử cơng tác kế tốn Chữ ký điện tử việc sử dụng chữ ký điện tử thực theo quy định Luật giao dịch điện tử 2.3 Lập lưu trữ chứng từ kế toán a) Các nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài Chứng từ kế tốn phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác, dễ kiểm tra, kiểm soát đối chiếu theo nội dung quy định Điều 16 Luật Kế toán b) Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa có mẫu đơn vị kế tốn tự lập chứng từ kế toán phải bảo đảm đầy đủ nội dung quy định Điều 16 Luật kế toán Đơn vị kế toán hoạt động kinh doanh chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phải đảm bảo đầy đủ nội dung chủ yếu chứng từ kế toán quy định khoản Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với đặc điểm hoạt động yêu cầu quản lý đơn vị trừ trường hợp pháp luật có quy định khác c) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ kế tốn khơng viết tắt, khơng tẩy xóa, sửa chữa; viết phải dùng bút mực, số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa khơng có giá trị toán ghi sổ kế toán Khi viết sai chứng từ kế tốn phải hủy bỏ cách gạch chéo vào chứng từ viết sai d) Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho nghiệp vụ kinh tế, tài nội dung liên phải giống đ) Người lập, người duyệt người khác ký tên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán e) Chứng từ kế toán lập dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định Điều 17, khoản khoản Điều 18 Luật kế toán Chứng từ điện tử in giấy lưu trữ theo quy định Điều 41 Luật kế tốn Trường hợp khơng in giấy mà thực lưu trữ phương tiện điện tử phải bảo đảm an tồn, bảo mật thông tin liệu phải bảo đảm tra cứu thời hạn lưu trữ 2.4 Ký chứng từ kế tốn a) Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ Chữ ký chứng từ kế toán phải ký loại mực không phai Không ký chứng từ kế tốn mực màu đỏ đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống 577 Trường hợp người khiếm thị người bị mù hồn tồn ký chứng từ kế tốn phải có người sáng mắt phân công đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến Đối với người khiếm thị không bị mù hồn tồn thực ký chứng từ kế toán quy định Luật Kế toán b) Chữ ký chứng từ kế tốn phải người có thẩm quyền người ủy quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký c) Chứng từ kế tốn chi tiền phải người có thẩm quyền duyệt chi kế toán trưởng người ủy quyền ký trước thực Chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên d) Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử Chữ ký chứng từ điện tử có giá trị chữ ký chứng từ giấy 2.5 Dịch chứng từ kế toán tiếng Việt Các chứng từ kế toán ghi tiếng nước ngồi sử dụng để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài Việt Nam phải dịch nội dung chủ yếu quy định khoản Điều 16 Luật Kế toán tiếng Việt Đơn vị kế tốn phải chịu trách nhiệm tính xác đầy đủ nội dung chứng từ kế tốn dịch từ tiếng nước ngồi sang tiếng Việt Bản chứng từ kế toán dịch tiếng Việt phải đính kèm với tiếng nước ngồi Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán tiếng nước loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo toán tài liệu liên quan khác đơn vị kế tốn khơng bắt buộc phải dịch tiếng Việt trừ có yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền 2.6 Quản lý, sử dụng chứng từ kế tốn a) Thơng tin, số liệu chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán b) Chứng từ kế toán phải xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian bảo quản an tồn theo quy định pháp luật c) Chỉ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ tịch thu chứng từ kế toán quan nhà nước có thẩm quyền phải chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận chứng từ chụp giao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ bị tịch thu ký tên, đóng dấu d) Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị niêm phong ký tên, đóng dấu Một số quy định sổ kế toán 3.1 Sổ kế toán hệ thống sổ kế toán a) Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán b) Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai 578 tốn; c) Sổ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau đây: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu ngày, tháng chứng từ kế toán dùng làm ghi sổ; - Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; - Số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi vào TK kế - Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh kỳ, số dư cuối kỳ d) Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết 3.2 Lựa chọn áp dụng hệ thống sổ kế toán a) Đơn vị kế toán phải vào hệ thống sổ kế toán Bộ Tài quy định để chọn hệ thống sổ kế toán áp dụng đơn vị b) Mỗi đơn vị kế tốn có hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm c) Đơn vị kế toán cụ thể hoá sổ kế toán chọn để phục vụ yêu cầu kế toán đơn vị 3.3 Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đơn vị kế toán thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Đơn vị kế toán phải vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung sổ Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế tốn phải xác, trung thực, với chứng từ kế toán Việc ghi sổ kế tốn phải theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài Thơng tin, số liệu ghi sổ kế tốn năm sau phải thông tin, số liệu ghi sổ kế toán năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ mở sổ đến khóa sổ Thơng tin, số liệu sổ kế toán phải ghi bút mực; khơng ghi xen thêm vào phía phía dưới; khơng ghi chồng lên nhau; khơng ghi cách dịng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng trang chuyển số liệu tổng cộng sang trang Đơn vị kế tốn phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước lập báo cáo tài trường hợp khác theo quy định pháp luật Đơn vị kế toán ghi sổ kế toán phương tiện điện tử Trường hợp ghi sổ kế toán phương tiện điện tử phải thực quy định sổ kế toán Điều 24, Điều 25 khoản 1, 2, 3, Điều 26 Luật kế tốn, trừ việc đóng dấu giáp lai Sau khóa sổ kế tốn phương tiện điện tử phải in sổ kế tốn giấy đóng thành riêng cho kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ Trường hợp không in giấy mà thực lưu trữ sổ kế toán phương tiện điện tử phải bảo đảm an tồn, bảo mật thông tin liệu phải bảo đảm tra cứu thời hạn lưu trữ 3.4 Sửa chữa sổ kế toán 579 a) Khi phát sổ kế tốn có sai sót khơng tẩy xóa làm dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo ba phương pháp sau đây: - Ghi cải cách gạch đường thẳng vào chỗ sai ghi số chữ phía phải có chữ ký kế toán trưởng bên cạnh; - Ghi số âm cách ghi lại số sai mực đỏ ghi lại số sai dấu ngoặc đơn, sau ghi lại số phải có chữ ký kế tốn trưởng bên cạnh; - Ghi điều chỉnh cách lập “chứng từ điều chỉnh” ghi thêm số chênh lệch cho b) Trường hợp phát sổ kế toán có sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sổ kế tốn năm c) Trường hợp phát sổ kế tốn có sai sót sau báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sổ kế toán năm phát sai sót thuyết minh việc sửa chữa d) Sửa chữa sổ kế toán trường hợp ghi sổ phương tiện điện tử thực theo phương pháp quy định điểm c khoản Điều 27 Luật kế toán Tài liệu kế toán chụp a) Tài liệu kế toán chụp phải chụp từ Tài liệu kế tốn chụp có giá trị thực lưu trữ Trên tài liệu kế tốn chụp phải có chữ ký dấu xác nhận (nếu có) người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn lưu quan nhà nước có thẩm quyền định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán Đơn vị kế toán chụp tài liệu kế toán trường hợp quy định khoản 2, 3, 4, Điều Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật kế toán b) Trường hợp đơn vị kế tốn có dự án vay nợ, viện trợ nước theo cam kết phải nộp chứng từ kế tốn cho nhà tài trợ nước ngồi chứng từ kế tốn chụp sử dụng đơn vị phải có chữ ký dấu xác nhận (nếu có) người đại diện theo pháp luật (hoặc người ủy quyền) nhà tài trợ đơn vị kế toán c) Trường hợp dự án, chương trình, đề tài quan, đơn vị chủ trì triển khai nhiều quan, đơn vị khác chứng từ kế toán lưu trữ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí dự án, chương trình, đề tài Trường hợp có quy định phải gửi chứng từ quan, đơn vị chủ trì quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí thực chụp chứng từ kế toán gửi chụp có chữ ký dấu xác nhận (nếu có) người đại diện theo pháp luật (hoặc người ủy quyền) đơn vị cho quan, đơn vị chủ trì d) Trường hợp tài liệu kế tốn đơn vị kế tốn bị quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ tịch thu tài liệu kế toán chụp để lại đơn vị phải có chữ ký dấu xác nhận (nếu có) người đại diện theo pháp luật (hoặc người ủy quyền) quan nhà nước có thẩm quyền 580 định tạm giữ tịch thu tài liệu kế toán theo quy định Khoản Điều Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật kế toán đ) Trường hợp tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn nguyên nhân khách quan khác đơn vị kế tốn phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hoá, dịch vụ đơn vị có liên quan khác để xin chụp tài liệu kế toán Trên tài liệu kế toán chụp phải có chữ ký dấu xác nhận (nếu có) người đại diện theo pháp luật (hoặc người ủy quyền) đơn vị mua, đơn vị bán đơn vị có liên quan khác e) Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để chụp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán cần chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng lập "Biên xác định tài liệu kế tốn khơng thể chụp được" đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật việc xác định Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán a) Tài liệu kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ b) Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp tài liệu kế tốn đó; tài liệu kế tốn bị bị hủy hoại phải có biên kèm theo chụp tài liệu xác nhận c) Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm kết thúc cơng việc kế tốn d) Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đ) Tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn sau đây: - Ít 05 năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế tốn, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính; - Ít 10 năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; - Lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng đ) Các nội dung liên quan đến bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thực theo quy định Điều 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16 17 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật kế toán Trách nhiệm đơn vị kế toán trường hợp tài liệu kế toán bị bị hủy hoại Khi phát tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực công việc sau đây: