Đưa ra các tiêu chuẩn quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp
Số tiêu chuẩn QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ HVP-CM02 Số sửa đổi Rev0 Ngày lập, sửa đổi 2019.05.10 Trang 2/4 Mục đích Quy định cách thức thống tồn cơng ty việc xếp, cập nhật, lưu trữ, bảo quản loại hồ sơ (bản cứng mền) đảm bảo không bị mát, hư hỏng, dễ dàng, thuận tiện sử dụng Phạm vi áp dụng Quy trình áp dụng tài liệu (bản cứng mền) hệ thống quản lý chất lượng bao gồm tất tài liệu thuộc hệ thống QLCL công ty Hashima Việt Nam bao gồm: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sơ đồ trình HTQLCL, phân cơng nhiệm vụ phận, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu Tất phận công ty Hashima Việt Nam có trách nhiệm thực quy trình Tài liệu tham khảo Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Quy trình kiểm sốt tài liệu [HVP-CM01] Định nghĩa thuật ngữ 4.1 Hồ sơ Hồ sơ dạng văn chứa thông tin ghi chép lại kết thực trình hoạt động Công ty nhằm cung cấp chứng khách quan việc thực yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng Hồ sơ chứng khách quan hoạt động thực hay kết đạt Hồ sơ dạng văn chứa đựng thông tin ghi chép lại kết thực 4.2 Bảo quản, lưu trữ, thời gian lưu giữ, hủy bỏ hồ sơ Bảo quản đề cập tới hành vi phận phát sinh bảo quản ghi chép phát sinh Lưu trữ để cập tới hành vi bảo quản địa điểm định thời gian quy định riêng Thời hạn lưu trữ: để cập tới thời hạn mà ghi chép hình thành tới bị hủy bỏ Hủy bỏ để cập tới việc xử lý văn bảng thời hạn lưu trữ Lưu trình HVP-CM02 Rev.0 Hashima Vietnam., Co Ltd A4[210*297mm] Số tiêu chuẩn QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Lưu trình Tất phận liên quan Phát sinh ghi chép Trách nhiệm Các phận Số sửa đổi Rev Ngày lập, sửa đổi 2019.05.10 Trang 3/4 Văn liên quan Danh mục quản lý hồ sơ HVP-CM02 Nội dung công việc - Lập hồ sơ, ghi chép chất lượng cần quản lý [HVP-CM02-001] Hồ sơ sau nhân viên phụ trách lập xong phải Trình duyệt Nhân viên Nhãn File [Phụ lục] phận trình kí theo trình tự Phân loại ghi chép theo với tình hình phận theo [Phụ lục 1] hệ thống hệ thống phân loại File bìa File Cập nhập lưu trữ hồ sơ Các phận Danh mục hủy bỏ hồ sơ - Các hồ sơ xếp lưu trữ trình tự [HVP-CM02-002] + Bản cứng lưu File xếp thứ tự để đảm bảo dễ tìm kiếm No + Bản mền: trưởng phận có trách lưu trữ, định ký lưu Kiểm tra việc cập nhập lưu trữ Các trưởng phận Yes (1 tháng/lần) - Đối với hồ sơ quan trọng phải để tủ khóa có người có thẩm quyền sử dụng Sử dụng hồ sơ Các phận Tất phận có nhu cầu sử dụng hồ sơ phải đồng ý trưởng phận quản lý hồ sơ có danh sách theo dõi mượn trả hồ sơ - Tất hồ sơ hết hạn lưu trữ trưởng đơn vị quản No Kiểm tra hủy bỏ Ban lãnh đạo lý lập danh mục hồ sơ cần hủy trình đại diện lãnh đạo giám đốc phê duyệt trước hủy Ban lãnh đạo có trách nghiệm xem xét mức độ quan trọng Yes cần thiết hồ sơ định văn hành Hủy bỏ Các phận thơng thường kèm theo danh mục hồ sơ cần hủy (đối với hồ sơ dạng cứng mền) - Phương pháp hủy cách xén máy HVP-CM02 Rev.0 Hashima Vietnam., Co Ltd A4[210*297mm] Số tiêu chuẩn QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Số sửa đổi Rev Ngày lập, sửa đổi 2019.05.10 Trang 4/4 Phân loại Hồ sơ liên quan Tên dạng mẫu liên quan Mã số văn Bộ phận quản lý Thời gian lưu trữ Danh mục quản lý hồ sơ HVP-CM02-001 Bộ phận liên quan năm Danh mục hồ sơ hủy bỏ HVP-CM02-002 Bộ phận liên quan năm HVP-CM02 Loại văn - Văn trì tính hiệu lực mãi (hợp - Quy trình chất lượng, mơi trường, tiêu đồng cho thuê, doanh nghiệp hợp tác, khách chuẩn, vẽ hàng, liên doanh, dịch vụ kĩ thuật Vĩnh viễn - Văn giấy phép chủ yếu quan - Văn hợp đồng quan trọng dịch vụ (giấy phép đầu tư, kinh doanh ) kỹ thuật, hỗ trợ kỹ thuật… - Văn liên quan tới quyền lợi nghĩa vụ - Tài liệu liên quan đến lương hưu, bảo hiểm Phụ lục tài sản quan trọng công ty y tế 7.1 Phụ lục [Hệ thống phân loại File bìa File] - Bản vẽ gốc (Bản vẽ quan trọng), thông số - Các tài liệu khác có giá trị lưu trữ vĩnh viễn QC-07 QC部門 TÊN FILE (AAA): Tên viết tắt phận kỹ thuật sản xuất thiết bị - QC: Bộ phận quản lý chất lượng - PD: Bộ phận sản xuất - Kết kiểm tra sau - Chứng nhận ISO, chứng nhận sản phẩm 10 Năm - Danh sách máy móc, thiết bị, khn mẫu - W/H: Bộ phận quản lý kho - Các văn khác cần lưu 10 năm - HR: Bộ phận nhân - Báo giá/ đề xuất/ đơn đặt hàng - Hồ sơ liên quan đến đào tạo, nghiên cứu - IM-EX: Bộ phận xuất nhập - Hồ sơ liên quan đến kế hoạch quản lý ngăn - Văn liên quan đến tiêu tài - GA: Bộ phận hành Năm - ACC: Bộ phận kế tốn hạn, kế hoạch dự án - Hồ sơ liên quan đến thông tin doanh nghiệp - Báo cáo kĩ thuật quan trọng - Tài liệu báo cáo chất lượng, quản lý sản xuất - Cơng văn ngồi HAVC 2019 Năm P.I.C 7.2 Phụ lục 2] Quản lý file Tên file văn bản/ dạng mẫu - Văn chứng nhận, bảo hiểm y tế, xuất-nhập kho bảo hiểm xã hội, lương hưu - Các văn khác cần lưu năm 07 [Số văn bản] Tên văn bản_Số sửa đổi_ngày tháng năm: - Ghi chép liên quan đặt hàng nguyên liệu, Năm - Văn thông báo, tài liệu đơn - Bản yêu cầu phát triển mẫu, kế hoạch sản - Các văn khác cần lưu trữ năm (Hồ sơ xuất kết làm việc có mức độ ảnh hưởng đến cơng đoạn sau khơng q năm) Có thể sử dụng () (khi sử dụng '[]' vấn đề chương trình) - Mơ tả cơng việc [Dạng mẫu văn bản] Tên dạng mẫu_Số sửa đổi: - Nghỉ làm, thay đổi cơng việc Có thể sử dụng () (khi khơng thể sử dụng '[]' vấn đề chương trình) - Các văn khác cần lưu trữ tháng (Hồ sơ VD) [HVP-CM02] Quy trình quản lý hồ sơ_Rev.0_190510 [HVP-CM02-01] Danh mục quản lý hồ sơ_Rev.0 HVP-CM02 Rev.0 tháng kết cơng việc có mức độ ảnh hường đến q trình sau khơng q tháng) Hashima Vietnam., Co Ltd A4[210*297mm] DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ Issue Check Approval Bộ phận: No HVP-CM02-001 Rev0 Người phụ trách Doc.name Hashima Vietnam Co., Ltd Ghi A4[210*297mm] 1/1 Issue Check Approval DANH MỤC HỒ SƠ CẦN HỦY BỎ Stt Bộ phận HVP-CM02-002 Rev0 Tên hồ sơ Mã hồ sơ Người phụ trách Hashima Vietnam Co., Ltd Lý hủy Ghi A4[210*297mm] 1/1 ... chuẩn QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Số sửa đổi Rev Ngày lập, sửa đổi 2019.05.10 Trang 4/4 Phân loại Hồ sơ liên quan Tên dạng mẫu liên quan Mã số văn Bộ phận quản lý Thời gian lưu trữ Danh mục quản lý hồ. .. thể sử dụng '[]' vấn đề chương trình) - Các văn khác cần lưu trữ tháng (Hồ sơ VD) [HVP-CM02] Quy trình quản lý hồ sơ_Rev.0_190510 [HVP-CM02-01] Danh mục quản lý hồ sơ_Rev.0 HVP-CM02 Rev.0 tháng... chuẩn QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Lưu trình Tất phận liên quan Phát sinh ghi chép Trách nhiệm Các phận Số sửa đổi Rev Ngày lập, sửa đổi 2019.05.10 Trang 3/4 Văn liên quan Danh mục quản lý hồ sơ HVP-CM02