Bài thảo luận về tiến trình đàm phán kinh doanh

Luận Văn:Bài thảo luận về tiến trình đàm phán kinh doanh

Bài thảo luận kỹ năng giao tiếpNhóm:7 _QTMA_k10

Nội dung:Bài thảo luận về tiến trình đàm phánkinh doanh (phần 2 –chương 6)

A.Lời mở đầu.

Đàm phán là một phần của cuộc sống hằng ngày nhưng trong kinhdoanh nó lại có vai trò cực kỳ quan trọng đối với thành công của bạn Đàmphán không khéo, công ty có thể mất đi khách hàng Trong khi những ngườiđàm phán đôi khi lại coi phương pháp của họ giống như là “cuộc chơi đàmphán”, thì nó thực sự là một từ sai cho tiến trình mà trong đó số tiền đặt cượcbỏ ra là cực kỳ lớn Hãy kiểm tra nhận thức cá nhân và mở rộng suy nghĩ ởmọi thời điểm Dưới đây là đôi điều cần biết về đàm phán

B.Nội dung

1 Giai đoạn chuẩn bị

Chuẩn bị là chìa khóa Các hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanhChuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưngquan trọng Có thể nói, khâu chuẩn bị chu đáo quyết định tới 50% kết quảcuộc đàm phán Muốn đàm phán được tốt cần phải chuẩn bị thật kỹ, chuẩn bịchu đáo càng đầy đủ thì cơ hội nắm được thế chủ động trên trường đàm pháncàng nhiều bạn cần phải tìm hiểu tường tận thông tin về thị trường ,về đối tác,về đối tượng kinh doanh, về đối thủ cạnh tranh , về bản thân Để từ đó có sựphân tích đánh giá chính xác tình hình, xác định phương pháp đàm phán Bạncũng cần phải lường trước được những tình huống có thể xảy ra để có thể chủ

động trong đàm phán, khiến phần lớn các mối xung đột, mâu thuẫn được hòagiải trong lúc chuẩn bị.

Kinh nghiệm thực tiễn kinh doanh cho thấy hiện tượng mắc sai lầm, khuyếtđiểm, thậm chí thất bại phần lớn là do khâu chuẩn bị lập kế hoạch đàm phánchưa tốt.

1.1 Đánh giá tình hình:

1.1.1 Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu:

Công tác thu thập và xử lý tài liệu là công việc khó khăn và chiếmnhiều thời gian nhất, nhưng là một trong những thao tác quan trọng của khâuchuẩn bị Việc thu thập và xử lý tài liệu cần tiến hành theo các bước sau:

Xác định nguồn thông tin (báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên đề, cáccông trình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số liệu thống kê chính thức,các mối quan hệ cá nhân trên thực tế )

Đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất lượng ) Tiến hành thu thập thông tin Theo đó các thông tin cần thu thập baogồm:

a Thu thập thông tin về thị trường:

 Theo quan điểm marketing thì thị trường bao gồm tất cảnhững khách hàng hiện tại và tiềm năng cùng có một nhucầu hay mong muốn cụ thể, sẵn sàng và có khả năng thamgia trao đổi để thỏa mãn các nhu cầu hay mong muốn. Thu thập thông tin về thị trường bao gồm: Thu thập thông

tin về thị trường.tình hình kinh tế, các yếu tố lãi suất, lạmphát,yếu tố chính trị, luật pháp, thuế, các chính sách kinhtế của Nhà nước, các yếu tố về văn hóa, phong tục tậpquán, địa lý, khí hậu và thời tiết…Để từ đó xác định quy

mô của thị trường, dung lượng của cầu và nhưng chínhsách đối phó, chủ động dành lợi thế trong đàm phán.

 Thu thập thông tin về hàng hóa dịch vụ (tên gọi, chủngloại hàng hóa, dịch vụ, tình hình sản xuất, kinh doanh hànghóa dịch vụ, chu kỳ sống của sản phẩm, giá cả trên thịtrường …)

b Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh:

 Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, …cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn:Công dụng và đặc tính Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng

c Thu thập thông tin đối tác:

 Thứ nhất là thực lực của đối tác: bao gồm lịch sử của công ty,ảnh hưởng của xã hội, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹthuật, các loại phẩm chất, chất lượng, số lượng của sản phẩm. Thứ hai là nhu cầu và ý định của đối tác: đối tác muốn hợp tác

với ta có ý đồ gì? Mục đích hợp tác của họ là gì? Nguyện vọnghợp tác có chân thành không? Mức độ bức thiết của hợp tác nàycủa họ như thế nào? họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nàonữa không? Để từ đó sơ bộ định dạng đối tác.

Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, có thể tạm chia khách hàngthành những loại sau: Khách hàng trọng giá cả là khách hàng tìmcách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu Họkhông chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn Kháchhàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thứcrõ về sự chênh lệch chất lượng Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã

kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữacác giải pháp thay thế Khách hàng trung thành: Là khách hàngthường sãn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ.Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới Khách hàngtrọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợinhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệchvề chi phí và chất lượng

 Thứ ba là tìm hiểu bản thân nhân viên đàm phán của họ: tức làđoàn đàm phán của họ gồm những ai? Địa vị, tính cách sở thích,kinh nghiệm đàm phán của mỗi người? ai là người có tính chấtquyết định trong số họ? năng lực, tính từng trải, sở trường vànhững nhược điểm? Đối với những cuộc đàm phán có tính chấtquan trọng thậm chí còn phải dùng tình báo để tìm hiểu đốiphương như: cách nghĩ và tính cách của mỗi ngưới đàm phán,quan hệ giữa họ ra sao? có tồn tại mâu thuẫn hay không? Cóngười thao túng phia sau không? Lịch làm việc của đối tác nhưthế nào? Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sửdụng yếu tố thời gian để gây sức ép

d Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.

 Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biệnpháp đối phó kịp thời Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu củamình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quanđiểm của đối tác Phân tích SWOT để tìm ra điểm mạnh, điểmyếu, cơ hội, thách thức .)

Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu: Mục tiêu đàm phán quyết định nộidung thao tác lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu Thực chất đây là sự

tiếp tục quá trình thu thập tài liệu Từ khối lượng thông tin, tài liệu thuthập được, chọn lọc những gì cần thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộcđàm phán Sau khi chọn lọc, cần hệ thống hoá tài liệu theo từng nhómvấn đề (ví dụ: nhóm các sự kiện, các số liệu)

1.1.2 Phân tích tài liệu thu thập được.

Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện tượng, sựkiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ lậpluận phù hợp, rút ra các kết luận cụ thể Tất cả các thao tác nhỏ, bộ phậnđược đưa vào chỉnh thể thống nhất Về mặt lôgíc, phân tích tài liệu cónghĩa là sắp xếp và kiểm tra thông tin, dự kiến thời gian, mức độ công bốthông tin cho phù hợp

 Chú ý:

Sau khi thu thập thông tin nào đó cần có ý kiến nhận xét đánh giá ngay.Điều này sẽ có lợi cho các thao tác tiếp theo của việc chuẩn bị đàm phán.Khối lượng và chất lượng thông tin thu được phụ thuộc vào:

 Mức độ am hiểu thông tin nói chung Phương pháp thu thập thông tin

 Trình độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin Sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tinh thần tận tuỵ với công việc của cánbộ thừa hành (đây là điểm cơ bản nhất) Thái độ thụ động, thờ ơ trong khi thuthập thông tin sẽ làm giảm hiệu quả

1.2 Lập mục tiêu, sách lược, kế hoạch thương lượng:

Khi lập mục tiêu cần chú ý là mục tiêu cần có tính co giãn Mục tiêu cogiãn có lợi cho ta giữ được tính linh hoạt, chủ động trong đàm phán Nếu mụctiêu quá cụ thể, cứng nhắc thì sẽ khiến cho cuộc đàm phán rơi vào bế tắc.

Thông thường mục tiêu của cuộc đàm phán có thể chia thành ba cấp: Mục tiêu cao nhất( mục tiêu lí tưởng) là mục tiêu mà mọi bên tham gia

đàm phán đều mong muốn đạt được, khi cần thiết có thể bỏ qua.

 Mục tiêu trung gian (mục tiêu kỳ vọng) các bên tham gia cố sứ tranhthủ để thực hiện được, chỉ trong tình huống bất đắc dĩ mới có thể bỏ. Mục tiêu thấp nhất: mục tiêu kỳ vọng thấp nhất để đạt đực giao dịch ,

nếu không chẳng thà không thương lượng.

Việc xác đinh mục tiêu chính xác là hết sức phức tạp Cần phân tích để tìmra điểm mạnh, điểm yếu của mình và đối tác, tiếp đến là xem xét có còn giữmối làm ăn lâu dài nữa hay không Ngoài ra còn phụ thuộc vào tính chất quantrọng của cuộc đàm phán, hạn chế về thời gian Để đạt được mục tiêu, cần tậptrung vào phân tích và đưa ra một số phán đoán: Đối tác đàm phán với ta là ai,đối chiếu, so sánh những gì mà ta định thông báo, giải thích với mục tiêumong muốn đạt được trong cuộc đàm phán Cần phải cẩn thận, tránh hấp tấp,vội vàng, phải chắt lọc được những ý kiến quan trọng, đi vào thực chất vấn.

1.3 Chuẩn bị nhân sự

Tùy thuộc vào nội dung thương lương mà bạn nên lựa chọn đội ngũđàm phán thích hợp Trong đàm phán thương mại, sự lựa chọn mỗi thành viêntrong tổ thương lượng, kể cả phiên dịch viên đều phải hết sức cẩn trọng Họkhông chỉ cần phù hợp với yêu cầu về những phẩm chất nhất định mà cònphải hình thành được kết cấu bổ sung cho nhau về các mặt.

Thông thường tổ chức thương lượng theo ba chức năng: chức năngthương lượng, chức năng phân tích, chức năng quan sát Thành viên sẽ đượcphân công tùy theo chức năng như vậy tùy vào sở trường của họ.

Thành viên trong đòan đàm phán:

Trưởng đòan người đóng vai trò chủ yếu,người trihf bày các ý kiếncủa tổ về từng điểm, xem xét ý kiến đối tác và có một loạt xét đoán tạichỗ về việc khi nào nên đưa ra tài liệu mới, thay đổi cách xử trí tất cảnhững quyết định khác về tình hình chất lượng và phương hướng củacuộc gặp gỡ trưởng đoàn thương lượng phải có th thần trách nhiệmcao, có ý thức và lập trường kiên định, kiến thức sâu rông, am hiểuthương vụ và các nghiệp vụ liên quan, có kinh nghiệm phong phú, kỹnăng sách lược thông thạo, tư duy nhạy bén , giỏi tùy cơ ứng biến giỏitập hợp sức mạnh của tập thể.

Chuyên viên thương lượng là người không có vai trò quyết định toànbộ vấn đề, nhưng có chức năng phân tích và xử lý từng điểm riêngbiệt thuộc lĩnh vực mà anh ta am hiểu.Chuyên viên cần có kiến thứcvà khả năng gần như toàn diện Có thể có nhiều chuyên viên hoặc mỗichuyên viên phụ trách mỗi công đoạn khác nhau trong thương lượng.Trong một tổ thương lượng cần có những quan sát viên Họ có nhiệmvụ quan sát và phát hiện ra vấn đề, khởi xướng các vấn đề và xem xétcác chiến thuật mới Họ thường là những người có tư duy tổng hợp,có tầm quan sát rộng, nhạy bén trong công việc phát hiện ra vấn đề.Họ có ưu thế hơn so với các thành viên khác vì họ không phải thamgia cuộc tranh cãi, nên họ không phải chịu mức độ xúc động vàthương tổn về tinh thần

Khi chọn nhân viên thương lượng cần chú ý tới;

 Kiến thức và năng lực của từng người: Chuyên viên cần có kiếnthức và khả năng gần như toàn diện Anh ta trước hết là mộtnhà kinh doanh, vừa là một luật gia, một nhà ngoại giao, vừa là

tâm lý học, chính trị học, vừa am hiểu phương pháp quốc tế,văn hóa phong tục, tập quán…

 Thứ hai phẩm chất tâm lý: chuyên gia thương lượng cần phảicó tư duy nhạy bén, giỏi cả suy nghĩ và giỏi cả hành động,không nóng vội hấp tấp , kiềm chế cảm xúc, không tự ti, khồngkiêu căng, có lý lẽ khí tiết, có khả năng sáng tạo dồi dào

 Thứ ba về kỹ năng thương lượng: chuyên viên thương lượngcần có khả năng ngôn ngữ tốt, giỏi diễn đạt ý kiến của mình,trình bày vấn đề một cách sáng tỏ, có khả năng thuyết phụcđốitác tiếp thu quan điểm của mình, dùng từ chuẩn xác rõ ràng ngoài ra kỹ năng quan sát, kỹ năng lắng nghe cũng rất cần thiết,giúp chúng ta hiểu vấn đề đối tác đưa ra và tỉnh táo trước nhìnnận vấn đề một cách nhanh nhạy và thấu đáo.

Tự đánh giá: Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từngngười có lợi và bất lợi cho đàm phán Thế nào là người đàm phán giỏi ?Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng những ngườiđàm phán giỏi thì bao giờ cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài Họ đưa ranhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải pháp hai lần Nhữngngười đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của họ một cách đơn lẻ

Ví dụ "chúng tôi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đô la" Những người đàmphán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ trong một phạm vi nhất định, điều này cóthể hiểu như là "chúng tôi hy vọng nhận được 2 đô la, nhưng nếu chúng tôichỉ nhận được có 1.50 đô la thì cũng được".Điều đó có nghĩa là người đàmphán giỏi rất linh hoạt Những người đàm phán giỏi không tự khố mình vàomột chỗ mà điều đó có thể làm họ mất mặt nếu họ phải nhượng bộ Những

người đàm phán trung bình cố gắng thuyết phục bằng cách đưa ra thật nhiềulý lẽ Họ sử dụng một loạt các biện pháp tranh luận khác nhau Nhưng nhữngngười đàm phán giỏi thì không đưa ra quá nhiều lý do Họ chỉ nhắc lại nhữnglý do giống nhau Họ cũng tóm tắt và cân nhắc các điểm chính, kiểm tra xemhọ đã hiểu mọi thứ một cách chính xác hay chưa.

1.4 Lựa chọn chiến lược, chiến thuật

1.4.1 Lựa chọn kiểu chiến lược

 Chiến lược “Cộng tác” Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xungđột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cảhai bên đều đạt được mục đích của mình Quan điểm với xung đột lànhững hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thânmà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng Khi nhận thấy xung độttồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột đểchế ngự tình hình Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòihỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng-thắng”, tuy nhiên nó cũng đòihỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốtnhất khi: Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp Mục đích là để hợp nhấtnhững quan điểm khác nhau Cần sự cam kết để giải quyết công việc.Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ.

 Chiến lược “Thỏa hiệp” Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kếtquả “thắng-thắng” là không có thể, người đàm phán hướng tới một kếtquả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên Sự thuyết phục vàlôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này Mục đích là tìm ra một số cáchcó thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2bên.Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một

quan điểm “thắng ít- thua ít” Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhấtkhi: Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được Mối quanhệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải Các bên có sức mạnh ngangnhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất Cần đạt được cáchgiải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp Cần tìm ra một giảipháp thích hợp vì áp lực thời gian Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứkhông có giải pháp nào khác

 Chiến lược “Hòa giải” Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xungđột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liênquan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên.Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhậnnhư là cách để bảo vệ quan hệ Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua-thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bênkia thắng Chiến lược “Hòa giải” sử dụng tốt nhất khi: Nhận thấy mìnhsai Mong muốn được xem là người biết điều Vấn đề quan trọng hơnđối với phía bên kia Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đềsau Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu Sự hòa thuậnvà ổn định là quan trọng hơn.

 Chiến lược “Kiểm sóat”: Người đàm phán tiếp cận với xung đột là đểnắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đíchcá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ Xung đột được xem như là mộtlời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào Đây là mộtcách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nàoxem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cốgắng thắng Chiến lược “Kiểm soát” sử dụng tốt nhất khi: Hành độngnhanh chóng, dứt khóat là vấn đề sống còn ( như trường hợp khẩn

cấp) Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường Biếtmình đúng Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác

 Chiến lược “Tránh né” Người đàm phán xem xét xung đột là nhữngcái phải tránh xa bằng mọi giá Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảngtránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hòan tòan cho các bên liênquan Mục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duytrì được mối quan hệ kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làmchênh lệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn,hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa Đây làquan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm củangười đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắngtrong danh dự Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi: Những vấnđề không quan trọng Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác.Không có cơ hội đạt được mục đích khác Có khả năng làm xấu đicuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích Cần bình tĩnh và lấy lạitiến độ Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn Cầnthời gian để thu thập thông tin.

1.4.2 Lựa chọn chiến thuật  Địa điểm đàm phán

 Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình  Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách

hàng

 Đàm phán ở địa điểm trung lập

 Thời gian đàm phán Tùy thuộc vào tính chất, mức độ quan trọng củacuộc đàm phán

 Lưu ý:

Cần có thời gian để giải lao Thời gian trống cho phép trưởngđòan và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đòan hai bêntham khảo ý kiến của nhau Chú ý về tập quán về thời gian làm việcở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ) Hiệu quả làm việc củacon người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết

 Thái độ đàm phán

Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốnthì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề Nó có tác dụng tước vũ khí của bênkia và nhanh chóng đi đến thỏa thuận Chỉ sử dụng khi: Đã quen thuộcbên kia Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt.Sức ép về thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộcphải kết thúc đàm phán ngay Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là tháiđộ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sứctinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó chịu Được sử dụng khi: Taở thế mạnh hơn Phía bên kia cần kết thúc sớm Ta muốn khoanh vùnggiới hạn đàm phán Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra không quantâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia,tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh Thái độ này làm cho đối tác bối rốikhông biết được tình hình của mình thế nào Chỉ sử dụng khi: Phía bênkia họ mạnh hơn Ta đang chịu sức ép thời gian Ta đã có giải pháp thaythế.

1.5 Thương lượng thử:

Mặc dù đã lậ kế hoạch chi tiết một cách tỷ mỉ chi tiết nhưng điều đó chưachắc đã đảm bảo sự thành công của cuộc thương lượng Bởi vì kế hoạch cólập kỹ thế nào thì cũng khó mà hoàn thiện hoàn mỹ, phia sau nó vẫn còn ẩndấu nhiều vấn ddefech]a thể lường hết được Để có thể nhìn thấy trước những

tình huống trong thương lượng, đối với những cuộc đàm phán lớn, pg]cs tạp,bạn cần tiến hành thương lương thử.

Thương lượng thử là chia tổ thương lượng làm hai nhóm, một bộ phận đóngvai đối tác và mang lập trường, lợi ích và quan điểm của đối tác; còn một bênđóng vai trò là mình diễn trước quá trình thương lượng Sự tậ dượt này có thểhát hiện ra những trục trặc sơ sót mà trước đây chưa thể lường trước được.Hơn nữa cũng tạo cơ hội để cho bạn đứng trên quan điểm của đối tác mà suyxét vấn đề.

Tuy nhiên, muốn thử nghiệm có kết quả, thì các thành viên trong tổ thươnglượng phải đi sâu vào vai mình đóng, bàn bạc tranh luận y như thật, có thể sựchuẩn bị mới có thể tin cậy được và có giá trị

Giáo trình kỹ năng giao tiếp và thương lựng trong kinh doanh_TS.Thái TríDũng

PHẦN2 Những nguyên tắc cơ bản khi đàm phán.

2.1 Bốn nguyên tắc thương lượng hiệu quả:

Các nguyên tắc này song song với những giai đoạn khác nhau của mộtcuộc thương lượng:

Nguyên tắc 1 Công việc chuẩn bị cơ bản: Trước khi bắt đầu một cuộc

thương lượng, phải tìm hiểu rõ lợi ích và vị thế của các bên với lợi ích vàvị thế của mình Hãy viết những điều đó ra và nghiên cứu trước mọi thứ từtheo góc nhìn của các bên.

Nguyên tắc 2 Trong suốt quá trình: Đừng làm gì bất lợi cho bản thân:

Điều này đặc biệt đúng nếu bạn chưa thực sự hiểu được vị thế của bên kia.Trong quá trình thương lượng, sẽ dần dần nắm bắt được những gì đốiphương thực sự muốn Hãy kiên định với những vị thế ban đầu của bạn và

giải thích một cách hợp lý nhưng cũng đừng nhượng bộ quá sớm đối vớimột vấn đề thương lượng nào đó Kiên nhẫn để có được sự hiểu biết tốthơn về những luận điểm quan trọng hơn đối với bên kia.

Nguyên tắc3 Bế tắc: Sẽ có lúc tưởng như cả hai bên lâm vào cảnh bế tắc

không thể lay chuyển được trong cuộc thương lượng Hai bên cứ bám chặtvào những lập luận của mình và có thể quên mất mục tiêu chung của cuộcthương lượng Khi đó cảm xúc lấn át lý trí Nếu bạn nhận thấy bạn đã ởvào tình trạng đó, hãy xem liệu bạn có thể nhượng bộ bên kia trong luậnđiểm đó để đổi lấy ưu thế trong một luận điểm khác không liên quannhưng quan trọng hơn đối với bạn.

Nguyên tắc4 Kết thúc hay không: quy tắc vàng nhất định của một cuộc

thương lượng là luôn để người khác rời đi Nếu bạn đã thương lượng rấtrắn, không thể đạt được đồng thuận trong một vấn đề quan trọng hoặc cảmthấy vụ thương lượng này quá “đắt” so với bạn, hãy đưa ra lời đề nghị bạnmuốn và để bên kia đi nếu họ không chấp nhận lời đề nghị đó Điều nàykhông có nghĩa là quá bảo thủ, kiên cưỡng bám chặt vào điều mình muốnmà đó là sự trung thực, thẳng thắn với những gì bạn có thể sẵn sàng làm vàgiải thích rằng bạn hiểu nếu họ không chấp nhận được thì đó cũng là điềutốt nhất bạn có thể làm cho họ.

2.2 Những điều cần tránh để đàm phán không thất bạiNói quá nhỏ

Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫnđến hiểu lầm Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm hơnlúc bình thường Như thế đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp thụcác thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt.

Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán

Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từphía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quantâm của mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác.

Không có kế hoạch cụ thể

Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quảnhư mong muốn Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phânloại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán.

Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịchđàm phán với đối tác

Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khithất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công tyđối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán.

Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán

Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắtngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nộidung chính của đàm phán Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàmphán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hòan toàn khác.

Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầubuổi đàm phán

Sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dunghay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gianđể tiếp nhận, "tiêu hóa" các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thốngnhất trong đàm phán.

Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác

Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối haynghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán.Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cảcác lý lẽ thông tin của mình.

Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán

Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linhhoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể Và như thế, không chỉ gây thất bạicho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thấtbại cho cả những lần đàm phán sau.

Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác

Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặtmình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán Không nên có nhữnglời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác

2.3.2 Những chú ý cơ bản 2.3.2.1 Ấn tượng ban đầu

Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu định hỏi.Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nóimang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu Sau đó bạn sẽ bắtđầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác.

2.3.2.2 Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàmphán

Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua vàtiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn Ít nhất một phầnba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói củangười đàm phán Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạonên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối táccủa người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và cáchnói Chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phánkhông có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác.

2.3.2.3 Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theođuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán

Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả màmình không mong muốn Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết,người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thànhnhững mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả.Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trongquá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.