(Luận văn đại học thương mại) perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de la société par actions de construction et de transport hoang gia

i REMERCIEMENTS Pour pouvoir terminer ce mémoire de fin d’études, j’exprime d’abord ma profonde gratitude aux enseignantes et aux enseignants du Département d’éducation internationale - Université de Commerce Surtout, je voudrais remercier extrêmement Mtre BUI Thi Quynh Trang du Département d’éducation internationale et Mtre DAO Thi Phuong Mai, Département d’administration des affaires, qui m’ont guidé afin de mener bien ce mémoire de fin d'études Les connaissances acquises lors du processus d’apprentissage pendant les cours sont non seulement le fondement du processus de recherche du mémoire de fin d’études, mais aussi un équipement précieux pour que je puisse entrer dans la vie active avec force et confiance Dans le même temps, je tiens exprimer mes sincères remerciements la Direction ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia pour avoir créé des conditions favorables pour que je puisse faire mon stage et gagner des expériences réelles Enfin, je vous souhaite beaucoup de santé et de réussite dans votre carrière Je souhaite aussi votre entreprise d’acquérir de plus en plus de succès, que tout le personnel soit toujours en bonne santé et ait des réussites Je vous remercie sincèrement! Hanoi, le 12 avril 2019 Étudiante Dinh Nu Hoang Linh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ii TABLE DES MATIÈRES REMERCIEMENTS i TABLE DES MATIÈRES ii LISTE DE TABLEAUX v LISTE DE FIGURES v LISTE DES ABRÉVIATIONS vi INTRODUCTION .1 Urgence du sujet Vue générale sur la recherche .1 Objectifs de recherche Sujets et portée de la recherche Méthodologie de recherche Structure du sujet CHAPITRE : CADRE THÉORIQUE DE LA RECHERCHE SUR LA GESTION, LE TRAITEMENT ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS 1.1 Concept-clés 1.1.1 Documents 1.1.2 Archivage 1.1.3 Recensement 1.1.4 Vérification 1.2 Sujet de recherche .6 1.2.1 Contenu théorique de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents 1.2.2 Gestion et traitement des documents de sortie 12 1.2.3 Archivage 18 1.3 Éléments qui influencent la gestion, le traitement des documents et les archives 26 1.3.1 Éléments externes 26 1.3.2 Éléments internes 27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com iii CHAPITRE 2: ANALYSE ET ÉVALUATION DE L’ÉTAT DES LIEUX DE LA GESTION DU TRAVAIL, DU TRAITEMENT ET DU STOCKAGE DE DOCUMENTS À LA SOCIÉTÉ PAR ACTIONS DE CONSTRUCTION ET DE TRANSPORT HOANG GIA 28 2.1 Aperỗu gộnộral de la Sociộtộ par actions de construction et de transport Hoang Gia   28 2.1.1 Le processus de formation et de développement .28 2.1.2 Fonctions et tâches 28 2.1.3 Secteurs d'activité de la société: 29 2.1.4 Structure organisationnelle: 30 2.1.5 Analyse des résultats de l'entreprise .31 2.2 Analyse du statut de l'organisation et de la gestion des archives de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   32 2.2.1 Gestion et traitement des documents d’entrée 32 2.2.2 Gestion et traitement des documents de sortie 39 2.2.3 Stockage de documents 42 2.3 Évaluation générale de la gestion et du stockage de document de la société par actions Hoang Gia: 45 2.3.1 Points forts: 45 2.3.2 Points faibles et causes 45 CHAPITRE 3: PROPOSITION DES MESURES POUR AMÉLIORER L'ORGANISATION DE GESTION, DU TRAITEMENT ET DE L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS 46 3.1 Direction opérationnelle de la société dans l’avenir 46 3.1.1 Objectifs en 2019 de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 46 3.1.2 Objectifs de développement l'an 2025 de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 46 3.2. Point de vue pour résoudre l’état d'achèvement de l'organisation de gestion, traiter des textes et archiver des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 47 3.3. Mesures d’améliorer l'organisation de la gestion, du traitement et de LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com iv l’archivage des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 47 3.3.1 Quelques mesures d’améliorer le travail de l'organisation de gestion, traiter des documents et archiver des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 47 3.3.2 Achèvement de l’organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents stratégiques .48 3.3.3. Autres propositions pour améliorer l’organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents stratégiques 49 CONCLUSION 51 RÉFÉRENCES LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com v LISTE DE TABLEAUX Tableau 1.1: Table d’importation des documents pour les archives 23 Tableau 1.2: Table des matières 24 Tableau 1.3: Table statistique des dossiers 24 Tableau 1.4: Statistiques sur les fonds .24 Tableau 2.1 Secteurs d'activité de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   .29 Tableau 2.1 Structure organisationnelle de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   30 Tableau 2.1 Résultats de la société par actions Hoang Gia de 2016 2018 31 Tableau 2.3 Processus de réception des documents d’entrée la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   34 Tableau 2.4: Processus de gestion des documents la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   39 LISTE DE FIGURES Image 1.1 Tampon « entrée » LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com vi LISTE DES ABRÉVIATIONS Abréviations Sens TNHH Responsabilité limitée NXB Maison d’édition GS.TS Professeur, docteur TS Docteur SWOT Outil d’analyse des points forts, des points faibles, des opportunités et des défis de l’entreprise Công ty CP XD GT Société par actions de Construction de transport LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com INTRODUCTION Urgence du sujet Dans de nombreux domaines, la quantité d'informations est transmise principalement sous forme de texte On peut dire que le texte est le moyen le plus efficace de stocker et de communiquer des informations Actuellement, de nombreuses entreprises utilisent ce support pour gérer et administrer les activités administratives du bureau Le travail d’archivage est devenu l’une des exigences urgentes C’est un moyen non seulement d’enregistrer et de communiquer des informations de la Direction, mais également lié de nombreux fonctionnaires et départements de l’entreprise Un bon archivage garantira une fourniture adéquate, précise et opportune des décisions de gestion Sur cette base, la Direction l’utilisera pour gérer toutes les activités de la société de manière légale, rationnelle, rapide et efficace, afin de garantir que celle-ci exécute les tâches de gestion et d'administration conformément aux fonctions et tâches assignées D'après les arguments ci-dessus, le travail d'archivage est indispensable l'organisation et au fonctionnement de toute entreprise La Société par actions de construction et de transport Hoang Gia est une petite et moyenne entreprise Au cours de son exploitation annuelle, la société a publié un nombre relativement important de documents permettant de gérer et d'exploiter toutes les activités Dans le mờme temps, la sociộtộ a ộgalement reỗu une grande quantitộ de documents venant d’autres établissements Il s'agit d'un volume très important de documents qui doivent être organisés de manière scientifique et bien préservée pour une exploitation et une utilisation ultérieures Avec une telle portée scientifique et pratique, j'ai reconnu l'importance de l'organisation, le traitement et l’archivage des documents dans les entreprises C'est également un problème chez la société Hoang Gia que j’ai remarqué pendant mon stage là-bas J’ai donc entrepris une recherche et choisi le sujet de mon mémoire: "Perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia" Vue générale sur la recherche Au cours du processus de recherche, j'ai remarqué que le sujet " Perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de la Société par actions de LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com construction et de transport Hoang Gia" est un bon sujet mais peu de recherches ont été faites Par conséquent, avec les résultats obtenus dans le processus de recherche de l'entreprise, j'espère exposer clairement la situation en suspens et proposer des solutions efficaces pour améliorer le système administratif de la société Quelques références: Manuel sur la gestion administrative de Docteuse Vuong Thi Kim Thanh, maison d'édition de Statistiques, 2009 Le livre "Gestion administrative" est un ouvrage qui résume les connaissances et l’expérience, met jour les nouvelles réglementations et aide les lecteurs comprendre les difficultés de l’administration de bureau Le contenu du livre se compose de parties principales étroitement liées Dans chaque section, de nombreux chapitres fournissent des connaissances et des compétences professionnelles aux employés administratifs, les aidant ainsi mener bien leurs tâches et fonctions Ce manuel se composent de trois parties, soit un total de neuf chapitres Partie 1: Introduction la rédaction des documents Cette section comprend quatre chapitres qui nous aident comprendre les connaissances de base telles que: le concept de texte, le contenu et la forme du texte, le style et la langue du texte, le processus de rédaction et de publication des documents Partie 2: Classification des documents: - Documents administratifs individuels: décision (particulier), directive (particulier) - Documents administratifs communs tels que: correspondance officielle, annonce, rapport, procès-verbal, reportage, contrat, types de document, types de fiche - Documents juridiques tels que: Principes de rédaction de la loi et de l'ordonnance de l'Assemblée nationale, exemples de décisions, directives du Premier ministre, formes de présentation de la circulaire et de la circulaire commune du ministre Partie 3: Gestion des documents Cette section comprend deux chapitres, qui nous aident organiser, résoudre et gérer des documents, savoir documenter le travail et archiver Objectifs de recherche L’étude de ce sujet vise deux objectifs principaux: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Premièrement: examiner la situation d’organisation et analyser l’état de la planification, de la gestion, du règlement des documents et de l’archivage des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   Deuxièmement: sur la base de cette situation, proposer des solutions pour améliorer l'efficacité de l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   Sujets et portée de la recherche Sujet de la recherche: Organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   Portée de la recherche: - Espace: recherche sur l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   - Temps: les données sont collectées pour l'analyse des problèmes liés l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents pendant ans (de 2016 2018) et en même temps déclarer l'orientation de développement de l'entreprise dans l’avenir - Contenu recherche sur l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   Méthodologie de recherche La méthodologie de recherche décrit la méthode, l'objectif et le contenu de la collecte d'informations Dans ce mémoire, j’utilise des méthodes de collecte de données et d’analyse de données pour mieux comprendre la situation de l’organisation de la gestion, du traitement et du stockage de documents la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   5.1 Méthodes de collecte de données secondaires En théorie, j'ai rassemblé des informations et des recherches liées au sujet de recherche la bibliothèque de l'Université de Commerce Je les également trouvés dans des livres écrits par des enseignants ou sur Internet Pour les données de l'entreprise, j'ai tiré du rapport sur les résultats des entreprises en 2016, 2017, 2018 Pour l’histoire de la création et du développement de l’entreprise, les données de l'entreprise sur les journaux, magazines j'ai utilisé les LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com documents conservés par l'entreprise avec l'aide du personnel de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia J’ai lu aussi les différents documents internes de l'entreprise sur ses activités 5.2 Méthodes de collecte de données primaire Pour trouver les principales données, j'ai réalisé des entretiens avec des membres de la société tels que: M Hoang Nghia Chau - Président du conseil d'administration M Hoang Nghia Canh - Directeur général de la société M Dinh Hoang Duy - Chef du Département de l’administration et des ressources humaines, chargé des questions d’organisation administrative de la société 5.3 Méthodes d'analyse des données - Méthodes de comparaison et de synthèse: extraire les données, les changements au fil des ans au bureau administratif, comparer les performances de l'ensemble de la société au cours des années 2016, 2017 et 2018 - Méthode de statistiques par table: préparer des tables de statistiques pour conntre le processus de traitement des documents d’entrée et de sortie dans l'entreprise, trouver la tendance générale ou les caractéristiques des éléments analytiques, puis généraliser le problème Structure du sujet Outre les résumés, les remerciements, la table des matières, les catégories, l’introduction, la conclusion, le mémoire se compose de chapitres principaux: Chapitre 1: Cadre théorique de la recherche sur la gestion, le traitement des documents et l’archivage des documents Chapitre 2: Analyse et évaluation de l’état des lieux de la gestion du travail, du traitement et du stockage de documents la société par actions de construction et de transport Hoang Gia Chapitre 3: : Proposition des mesures pour améliorer l'organisation de gestion, du traitement et de l’archivage des documents LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 38 première priorité et résolue en premier Il ne sera pas nécessaire d'intervenir des différentes services de l'entreprise mais l'enverra directement l'administration des affaires Ainsi, l'avancement du travail sera garanti et ne craindra pas les retards En cas d'absence l'administration des affaires, l’employé du Département de l’Administration doit appeler d’avance pour lui informer Il est possible que l'administration des affaires autorise accorder le pouvoir un membre du conseil d'administration pour résoudre le travail Le travail sera donc toujours mis en œuvre sans crainte de stagnation f Transfert des documents d’entrée Après avoir reỗu les instructions de l'administration des affaires, le document sera transféré aux départements et aux services concernées pour résoudre le travail Dans l’ensemble, il est possible d’évaluer le tranfert des documents d’entrée qui a été mise en œuvre rapidement avec une sécurité élévée Pour les documents envoyés par courrier électronique, il est toujours nécessaire d’avoir une confirmation du destinataire Après le tranfert du document, l’employé du Département de l’Administration l’enregistrera dans le livre et et le soumettra l'administration des affaires pour examiner et donner des avis sur la distribution En outre, aprốs avoir reỗu les principaux documents par courrier électronique, l’employé du Département de l’Administration enregistre le numéro et la date d'arrivée; la date, le mois et l'année d'enregistrement dans le courrier électronique et lesư transmettra aux services et départements pour résoudre le travail L’entreprise stipule également que le transfert des documents doit être mettre en place tout de suite aprốs avoir reỗu les instructions du niveau supộrieur Les départements concernés sont responsables de la mise en œuvre du travail conformément ces instructions g Traitement et surveillance des documents d’entrée * Traitement des documents d’entrée: Le travail de traitement de documents d’entrée est assez bon Les instructions du niveau supérieur sont très opportunes En raison des bonnes étapes antérieuses, le travail de traitement de documents est donc également très bien fait Les documents urgents sonthiérarchisées par ordre de priorité, afin de ne pas retarder le travail LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 39 Souvent, pour les documents urgents, l'administration des affaires organisera se réunit pour prendre la décision la plus précise et la plus convenable pour l’entreprise h Sauvegarde des documents d’entrée Pour assurer la sécurité et la protection, l’entreprise crée toujours des copies des types de documents envoyés Les documents sauvegardés portent toujours deux signatures du responsable administratif et du personnel administratif Pour les documents urgents et confidentiels, leurs copies doivent être signées par le conseil d’administration (sans la signature, ces documents ne seront pas sauvegardés et seront stockés dans l'entrepôt) Les copies sont précisément assurées sur le contenu et sont présentées conformément la réglementation de l’entreprise Le bureau administratif sera responsable de la création de copies La sauvegarde aura lieu au bureau administratif, sous la présence du responsable administratif L’entreprise a offert pour les bureaux administratifs deux photocopieuses réservés au travail 2.2.2 Gestion et traitement des documents de sortie 2.2.2.1 Principes de la gestion des documents de sortie Tableau 2.4: Processus de gestion des documents la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   No Individu responsable Personnel administratif Éditeur de documents de sortie Responsable Vérifier le format des documents de sortie Ordre de traitement administratif Conseil d’administration Conclure Personnel administratif Enregistrer dans le livre, signer pour la certification, diffuser des documents Personnel administratif Enregistrer les informations Source: Département de l'administration et des ressources humaines - Le processus ci-dessus décrit la procédure suivre pour envoyer des documents de sortie la société par actions Hoang Gia Tous les documents de sortie sont concentrés dans le bureau administratif qui est responsable de la rédaction des documents envoyer L’administration des affaires, le conseil d'administration et les responsables concernés se discutent et expédiront le contenu au bureau administratif LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 40 L’employé du Département de l’Administration rédigera les documents en fonction des exigences du niveau supérieur Après la rédaction, le personnel du bureau administratif le soumettra au responsable pour vérifier le format et le contenu des documents de sortie Quant au niveau important, le responsable peut transférer ces documents au conseil d'administration pour vérifier encore une fois Après la vérification, le conseil d'administration signera l'approbation et donnera les instructions pour l'envoi des documents Après cela, les documents seront retournésau bureau administratif, le personnel enregistrera dans le livre, signer pour la certification, diffuser des documents Après l'envoi ces documents, l’employé du Département de l’Administration continuera enregistrer informations dans les livres de l'entreprise Pour les documents de sortie par email et télécopieur, le personnel appelle d’avance le partenaire pour lui informer et lui demander une confirmation Les types de documents urgents sont toujours hiérarchisés par ordre de priorité pour compléter les procédures précédentes et livrés immédiatement après la signature, cela fera le travail sans délai Il est approprié et flexible de laisser l’employé du Département de l’Administration effectuer les étapes intermédiaires Le Département de l’Administration a toujours quelqu'un pour gérer les documents de sortie de l'entreprise 2.2.2.2 Gestion et ré soulution des documents de sortie a Soumission des documents de sortie En général, la qualification et la connaissance professionnelle du personnel administratif sont très élevées Grâce au processus très minutieusement sélectionné, l’équipe est fort d’une longue expérience dans le domaine Par conséquent, le processus d'exécution du travail est fluide et rapide Le processus de sousmission comprend les deux méthodes suivantes: - Pour les documents de sortie normaux, il suffit de présenter les documents imprimés et de les vérifier soigneusement par le responsable administratif Les documents doivent être imprimés avec du ruban encreur noir sur du papier A4, la signature est située en bas droite de la dernière page Le processus de signature est réalisé immédiatement dès que l’employé du Département de l’Administration a terminé la première procédure - Pour les documents dont le contenu est urgent et complexe, la présentation l’administration des affaires comporte tous les documents pertinents, qui sont appelés LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 41 dossiers de soumission, permettant au signataire de réexaminer le contenu si nécessaire La soumission doit être accompli tout de suite et l’administration des affaires vérifie toujours soigneusement avant d'approuver et de déployer le travail - Le processus de signature des documents sera soumis par le responsable du Département de l’Administration, au cas où le responsable serait occupé, cette soumission est faite par ou le chef adjoint ou l’employé du Département de l’Administration Ce travail permet de vérifier l'exactitude des informations et des contenus b Vérification su format des documents de sortie * Vérifier le format, la forme et la technique de présentation du texte: Afin d'accrtre la sécurité du contenu et de l'information, l’administration des affaires a clairement mentionné que le responsable administratif est principalement responsable de vérifier soigneusement le format, la forme, notamment le contenu des documents de sortie En cas de détection d'erreurs, le responsable le remettra au personnel et lui demandera une modification immédiate Pour les documents urgents et confidentiels, le responsable du département doit les soumettre au conseil d’administration pour obtenir des conseils Pour constituer une équipe administrative professionnelle, l’entreprise a également proposé des moyens d’enregistrer le numéro et la date de départ professionel Chaque personnel administratif est offert de deux livres de suivi des documents de sortie Il est responsable de la signature et de la numérotation des documents dans les deux livres Pour les documents confidentiels, ils seront numérotés séparément par l’entreprise La date, le mois et l'année se trouvent dans le coin supérieur droit de la première page Chaque page possède d’un ordre numérique et d’une certaine date (de 1er janvier au 31 décembre) Il est nécessaire d'ajouter des “0” au début des nombres L’ordre numérique est situé en haut gauche, sous le nom de l’auteur c Cachet de départ: * Cachet de départ des documents de sortie: Le cachet et l'approbation de l’entreprise sont strictement gérés La signature du PDG est la plus importante Dans les documents de sortie de l’entreprise, en particulier les documents de sortie confidentiels, il faut avoir la signature du PDG Dans de nombreux cas, le PDG peut autoriser les directeurs adjoints signer Les règles LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 42 relatives la signature au nom du PDG sont stipulées comme suit: - Les directeurs adjoints: Il faut avoir le mot “KT” - Les personnels signent par procuration: “TL” Les documents confidentiels sont toujours protégés par l’entreprise De plus, l’entreprise investit également dans la technologie, la signature du conseil d’administration, des responsables et du personnel est remplacée par des signatures numériques L'application de signatures numériques aidera l’entreprise réduire le temps de traitement du travail, économiser le budget, en particulier augmenter la sécurité Maintenant, même si l’administration des affaires soit occupé, il peut toujours signer des documents 2.2.3 Stockage de documents 2.2.3.1 Travail du stockage de documents a Collection de documents: L’administration des affaires se rend compte que la collecte d’archives supplémentaires est très importante La collecte de documents aide améliorer plus de connaissances et enrichir les documents destinés l’entreprise Le stockage de documents est particulièrement apprécié par l’administration des affaires par son importance L’entreprise maintient toujours la collecte des documents nécessaires aux différentes activités dans son processus de développement Les documents collectés sont ajoutés aux archives de l’entreprise, tels que les documents et les réglementations sur le secteur d’activités et les lois de l’État L’entreprise a construit la salle de stockage des documents sous la forme de la salle traditionnelle et de la bibliothèque Les documents seront stockés là-bas La salle est aménagée de manière très scientifique, divisant clairement les documents résolus par l’employé du Département de l’Administration, les anciens documents restants Les documents est organisés dans un système lié au même contenu, au même problème pour former un fichier Le fichier est le produit de la classification des documents Tous les fichiers sont stockés en ligne, ce qui contribue réduire la charge de travail et augmenter l'efficacité du travail pour l'ensemble de l'entreprise b Adjustement des archives: Avec l’objectif est de classer et sélectionner des documents importants et de supprimer les documents invalides L’administration des affaires attribue les tâches au dpartement administrative afin de corriger les archives Ces documents doivent être LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 43 ajustés en fonction des archives afin de créer les conditions nécessaires aux statistiques, la conservation, l'exploitation et l'utilisation Le processus d’ajustement des archives comprend deux deux étapes et est dirigé directement par le Département de l’Administration Le département systématise les documents dans les archives sous les instrutions des supérieurs, puis détermine la valeur des documents et enregistre enfin les fichiers Le catalogue interne comprend: le tri des documents l'intérieur, la numérotation des pages, la rédaction de documents dans les fichiers, la rédaction de documents de fin de contrat Le catalogue externe: nom de l'unité organisationnelle, titre du fichier, date de début et de fin, index numérique, unité de stockage, nombre de pages, période de conservation 2.2.3.2 Détermination de la valeur des archives Pour servir l’ajustement des documents, la détermination d'archives de documents de l’entreprise est également très investie fortement L’entreprise a défini des normes pour déterminer la valeur de documents tels que: - Normes de contenu - Normes d’unité créant des archives En outre, le Département de l’Administration validera les documents sous la présence et les instrutions de l’administration des affaires En ce qui concerne l'organisation de la détermination de la valeur des archives, celle-ci comprendra: - L’administration des affaires, le conseil d’administration et les responsables de chaque département - La détermination des archives au bureau administratif sous les instrutions de l’administration des affaires L’administration décidera de déterminer le niveau d'importance pour chaque type de documents Le bureau administratif est responsable de la conservation de ces documents 2.2.2.3 Conservation des archives : La sécurité des documents st également très importante La conservation aide prolonger la durée de vie des documents servant l'exploitation et l'utilisation long terme Par le biais des mesures spécifiques, l’entreprise a préservé ses documents, tels que la construction d’une bibliothèque dans un lieu frais et sec, l’installation de déshumidificateurs, l’interdiction de tabac et de produits inflammables La salle dispose de tous les équipements nécessaires et convient aux exigences de conservation comme: armoires, équipements de climatisation et d’autres Pour les documents en LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 44 ligne, l’entreprise conclut toujours des contrats avec des sociétés technologiques en matière de virus, mots de passe, sécurite é des informations La salle de la bibliothèque est située dans un endroit sec Elle est pleine d'équipements modernes et nécessaires En outre, la salle est également dotée de caméras de surveillance pour assurer une sécurité absolue L'ordinateur de l’entreprise est utilisé régulièrement, ce qui évite de perdre des informations 2.2.3.4 Statistiques et vérification des archives: a Statistiques des archives: Les statistiques des documents de l’entreprise sont accomplies de manière méthodique, scientifique et professionnelle Grâce cela, l’administration des affaires saura exactement la quantité et le qualité des documents dans les archives En plus, les statistiques sont réalisées de manière complète, rapide, précise et efficace Ce travail aide l’administration des affaires assurer la cohérence entre les analyses et la conservation des documents b Vérification des archives: Pour que l’administration des affaires puisse toujours saisir le nombre et l'état actuel des documents stockées ainsi que la situation de la conservation pour détecter les erreurs et les corriger, l’entreprise a organisé des inspections régulières et imprévues dans les départements, en particulier le Département de l’Administration Les cas tels que des documents volés ou endommagés en raison d'une mauvaise conservation seront tous soumis une inspection inattendue * Méthode de vérification: Lors de la vérification, l’administrations des affaires établit une équipe de test composée de membres du conseil d'administration Ils comfirmeront et faisont la référence au nombre et le statu réel des documents et des livres, puis enregistreront des erreurs et établiront des dossiers d'inspection Après la vérification, les archives doivent appliquer activement des mesures pour remédier aux erreurs: retrouver les documents perdus, compléter les documents manquants, restaurer les documents edommagés, augmenter les équipement de conservation 2.2.3.5 Exploitation et utilisation des archives Afin de fournir aux agences, aux organisations économiques et sociales et aux particuliers les informations nécessaires provenant des archives, l’entreprise a réalisé l’exploitation et l’utilisation des archives Les administrations des affaires a tendance LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 45 transformer les informations dans le passé en connaissances culturelles, scientifiques et techniques répondant aux besoins de la production et de la gestion * Formes d'utilisation des documents: - Construire un espace de lecture de livres, de documents et de recherche pour tout le personnel de l'entreprise - Publier des documents sur les réseaux sociaux tels que Facebook, Zalo - Annoncer des archives: les documents publiés sur le site Web de l'entreprise facilitent l'accès et la connexion 2.3 Évaluation générale de la gestion et du stockage de document de la société par actions Hoang Gia: 2.3.1 Points forts: La société par actions de stockage de contrats de transport de Hoang Gia a révélé l'existence de lacunes dans le travail de l'administration Cependant, Hoang Gia a également montré de nombreux avantages en termes de gestion, de traitement et de stockage de documents tels que: - Investir dans les documents électroniques dans la gestion des documents d’entrée et sortants afin de économiser le temps ainsi que le budget - Traiter et gérer de manière professionelle les documents urgents et confidentiels - Former les personnels administratifs en vue d’améliorer les expériences - Les étapes du processus de gestion et de stockage de document de l’entreprise sont bonnes 2.3.2 Points faibles et causes Outre les avantages obtenus dans la gestion, de la traitement et stockage de document, l’entreprise existe encore de nombreux inconvénients surmonter, que sont: - Les investissements en équipements dans la gestion et le stockage des documents sont encore limité, certains équipements sont anciens et doivent être remplacés - L’entreprise doit renforcer l’investissement dans la technique et les machines afin de mieux gérer la productivité des documents d’entrée et sortants LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 46 CHAPITRE 3: PROPOSITION DES MESURES POUR AMÉLIORER L'ORGANISATION DE GESTION, DU TRAITEMENT ET DE L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS 3.1 Direction opérationnelle de la société dans l’avenir 3.1.1 Objectifs en 2019 de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia Afin de se développer l'entreprise de manière durable dans l'avenir, le Conseil d'administration de l'entreprise devrait déterminer une stratégie raisonnable, adaptée l'entreprise et la situation socio-économique actuelle De la part de la stratégie de la société en 2019, Hoang Gia s'efforce toujours de maintenir son objectif de développement, en assurant la fiabilité de la qualité de chaque produit. La société étendrait son champ d’activité et diversifierait ses services . Hoang Gia s'efforce toujours de devenir le leader du secteur. Plus précisément, en 2019, la société a proposé l'orientation de développement comme cidessous: Continuer d’investir se développer, s'efforcer de toucher un bénéfice annuel en hausse de 7% par rapport 2018, s’élargir l’échelle du développement dans les villes telles que Hanoi, Da Nang, Can Tho Renforcer d’investir aux équipements techniques modernes et les services techniques, particulièrement aux applications de haute technologie telles que les signatures numériques, l'automatisation de production Organiser des cours pour améliorer les compétences, savoir-faire pour des employés, des programmes de formation pour les fonctionnaires et employés conformément au plan de formation annuel de l'entreprise 3.1.2 Objectifs de développement l'an 2025 de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia Selon le Conseil d'administration de la société, entre l’an 2020 et 2025, Hoang Gia a défini des objectifs de sa direction des affaires commerciales soit: Diversifier les produits et services fournis par l'entreprise. Approcher plus de nouveaux clients dans le pays. Élargir l’échelle de l'entreprise dans des villes telles que Hanoi, Da Nang et Can Tho En particulier, l'entreprise doit être responsable envers la société, en créant des produits de qualité, sans nuire au cadre de vie LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 47 Augmenter le revenus et bénéfices et développer l’échelle d’affaires pour atteindre une croissance annuelle de 10% 3.2. Point de vue pour résoudre l’état d'achèvement de l'organisation de gestion, traiter des textes et archiver des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia Tout d'abord, la société doit comprendre les directives du développement socioéconomique du Parti et de l'État dans chaque période. Ce point de vue demande que, lors de la mise en œuvre de la stratégie, l’entreprise doit surveiller et suivre régulièrement les objectifs et les orientations du secteur et de l’État afin d’établir un point de vue sur les objectifs stratégiques de la société. Ce sont les stratégies de développement socio-économique du pays, documents juridiques, politiques du marché du travail, réglementation macroéconomique, politique sociale, etc Ensuite, pour améliorer la mise en œuvre des stratégies d'expansion du marché, la société doit analyser en profondeur les facteurs internes pour identifier les ressources clés, les points forts et faibles, en associant les facteurs externes avec l'analyse pour identifier les menaces, les opportunités et le marché de cible et objet de cible. Enfin, la révolution industrielle 4.0 repose sur une nouvelle faỗon dorganiser la production.Les technologies de connectivité et Internet sont au centre de ce bouleversement. La technologie est donc plus que jamais au service du processus de travail. Par conséquent, la société devrait être intéressée par l’utilisation des nouvelles technologies dans les affaires commerciales en générale et dans les activités de marketing numérique en particulier 3.3. Mesures d’améliorer l'organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 3.3.1 Quelques mesures d’améliorer le travail de l'organisation de gestion, traiter des documents et archiver des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia - En ce qui concerne la finance: Il faut rechercher plus de ressources financières telles que rechercher plus grand d’investisseurs et augmenter le capital d’apport de la société. Renforcer le revenus en élargissant l’échelle de production et de ventes. S’investir dans l'infrastructure des départements administratifs. Remplacer les LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 48 équipements anciens et endommagés par des appareils plus récents et modernes. Redéplacer l'espace de travail pour qu'il soit plus moderne, progressif pour que les employés soient l'aise de travailler afin d’atteindre des performances élevées. La chambre d’archives des documents et des armoires d’archives des dossiers dans les unités et départements fonctionnels doivent également être remplacées pour que les dossiers de l'entreprise sont protégés de manière plus sûre et archivés conformément au bon endroit - En ce qui concerne les Ressources humaines: l'entreprise doit renforcer davantage d'ouverture des cours afin d'améliorer les compétences d'administration plus professionnelles pour des employés. Le Chef du département administratif et le personnel du département de planification, devraient prendre le temps pour renforcer leur qualification professionelle. Le recrutement devrait être plus approfondi, en donnant la priorité au personnel doté d'une bonne expérience, de compétences et de bonne attitude de travail. Il est possible que le Conseil d’administration exécute directement le travail de recrutement en collaboration avec le département de l’administration et de ressources humaines. En outre, la rémunération du personnel doit également être élevée., l'entreprise doit faire attention la vie spirituelle ainsi qu'aux pensées et aux aspirations des employés - Les fonctionnaires et les employés de l'entreprise doivent être plus responsables dans leur travail et les tâches assignées. Exécuter strictement aux règles et règlements de la société et aux dispositions de la loi en vigueur dans leurs opérations professionnelles. Chacun doit apprendre et améliorer constamment ses connaissances et ses compétences professionnelles 3.3.2 Achèvement de l’organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents stratégiques Tout d'abord, l'entreprise doit déterminer ses objectifs opérationnels. Ensuite, les entreprises doivent analyser soigneusement les facteurs externes et internes. À partir desquels, utiliser l’outil d’analyse SWOT pour déterminer les opportunités, les défis, les points forts et faibles de l’entreprise, donner donc des options stratégiques spécifiques et des sélections d’options stratégiques adaptées l’entreprises, l’objectif opérationnel de l'entreprise LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 49 Selon les capacités internes de l' entreprise, elle devrait utiliser la stratégie d’améliorer la qualité de services: en investissant davantage dans le travail de service, améliorant la compétitivité actuelle de l'entreprise La société doit également utiliser efficacement les ressources disponibles, telles que les ressources humaines, avec une bonne expertise et enthousiasme au travail 3.3.3. Autres propositions pour améliorer l’organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents stratégiques -             Compléter le travail de collection et le traitement d'informations: L'entreprise devrait investir davantage dans l'achèvement du système d'information de l'entreprise. La société doit utiliser des équipements modernes pour construire son organigramme. En outre, l'entreprise doit créer une division dans la recherche et l'analyse d'informations. Les systèmes d’information collectés et traités doivent être construits de manière sérieuse et précise afin d’analyses et donner des résultats pour aider les administrateurs bien fonctionner -  Renforcer la qualité du personnel travaillant dans l’organisation de gestion, le traitement et les archives de documents La société doit organiser plus des cours afin d’éduquer davantage de compétences professionnelles pour le personnel faible de professionnel. Le conseil d’administration doit concentrer d’échanger et définir clairement les progrès de développement de la société, en montrant ainsi l’importance du travail de l’organisation de gestion, du traitement et de l’archive des documents pour que tous les chefs de divisions soient bien informés, en assurant ainsi que l’équipe des responsables de département de la société exécutent précisément des tâches et des responsabilités assignées La société ne dispose pas encore un service privé pour prendre en charge l' organisation de gestion, du traitement et de l’archive des documents, pas de département de marketing pour étudier et développer le marché et le travail d'organisation de gestion, du traitement et de l’archive des documents se base uniquement sur l'expérience de l'administrateur. Ainsi, la société devrait mettre en place un département de marketing pour mener des études de marché, approcher de nouveaux clients pour la société LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 50 -   Améliorer la qualité des ressources humaines En général, la qualité professionnelle du personnel de l'entreprise est jeune, enthousiaste, mais le savoir-faire n'est pas élevé. Le travail n'est pas encore rapide. Cela rend la mise en œuvre des plans assignés par les chefs supérieur inefficaces. La question de renforcer la qualité des ressources humaines a toujours été au centre des préoccupations de l'entreprise au cours des premières années de fonctionnement, ce plan est toujours en cours de mise en œuvre. L'entreprise doit créer davantage des programmes de formation et les programmes de perfectionnement professionnel court terme LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 51 CONCLUSION De nos jours, pour chaque entreprise, la gestion de l'appareil administratif des bureaux devient de plus en plus importante. Le travail joue un rôle indispensable dans le processus de construction et de développement de l'entreprise. Par conséquent, la société doit doter des ressources de bonne qualité professionnelle et établir une méthode de travail professionnelle permettant de s’adapter rapidement aux changements rapides de l’économie de forte concurrence. En particulier, les entreprises doivent avoir des ressources de marketing. Ils deviendraient les avantages et la compétitivité de l'entreprise Lors du stage chez la SA Hoang Gia, nous avons constaté que l'organisation de l'appareil administratif de l'entreprise reste encore limitée sur certains aspects. Grâce au contenu de la recherche, mon mémoire présente les contributions suivantes Premièrement, en ce qui concerne le travail d’organisation, il doit être plus rigoureux, établir une équipe chargée spécialement de l’archive des documents, rectification et statistique du texte Deuxièmement, rechercher et analyser les opinions d'experts internes et externes afin d'examiner les facteurs affectant le niveau de concurrence sur le marché vietnamien, en tant que une base scientifique permettant de renforcer la compétitivité de l’entreprise Troisièmement, recommander d'ouvrir des cours périodiques de formation aux connaissances professionnelles pour le personnel de l'entreprise. L’entreprise doit demander son personnel d’apprendre des savoir-faire, organiser l’appareil administratif pour l’innover en adaptant la situation de fait Avec les contributions majeures mentionnées ci-dessus, le système d’équipement doit également être investi pour réduire les procédures administratives de la société. Cela aide l'entreprise résoudre le travail plus rapide, améliorer la compétitivité de l’entreprise et la capacité d'appliquer les conditions réelles de l'entreprise Bien que j'aie essayé mais faute de temps et de connaissances, je ne pouvais éviter les lacunes et les défauts. Je souhaite donc recevoir les commentaires et les conseils des enseignants et collègues afin d’améliorer mon mémoire LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com RÉFÉRENCES Docteuse Vuong Thi Kim Thanh, (2009), Manuel sur la gestion administrative, Maison d'édition de l’Institut polytechnique de Hanoï Dong Thi Thanh Phuong, (2006), Gestion administrative, Maison d’édition de Statistiques LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... d’entrée la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   34 Tableau 2.4: Processus de gestion des documents la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. .. la situation d’organisation et analyser l’état de la planification, de la gestion, du règlement des documents et de l’archivage des documents de la Société par actions de construction et de transport. .. Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   Sujets et portée de la recherche Sujet de la recherche: Organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents de la