Bài giảng môn giao tiếp kinh doanh của Ths. Nguyễn Văn Chương
Đại học Kinh tế TP HCM Chào mỪng hỌc viên tham gia LỚP HỌC “Kỹ giao tiếp ” Khoa QTKD-BM QTNS PHẦN 2: QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP Khoa QTKD-BM QTNS CHƯƠNG 2: MÔI TRƯỜNG GIAO TiẾP CẤU TRÚC TỔ CHỨC & DÒNG GIAO TIẾP TRONG DOANH NGHIỆP Khoa QTKD-BM QTNS NỘI DUNG I-Phân tích tổ chức bạn: Mục tiêu làm việc-Mọi người cộng tác với II-Phân tích biến đổi môi trường doanh nghiệp Truyền thông điện tử- Giao tiếp quốc tế-Giao tiếp khơng phân biệt III-Phân tích dịng giao tiếp Những dịng giao tiếp-Viết & Nói doanh nghiệp Khoa QTKD-BM QTNS Quy trình giao tiếp Nhiễu Thơng điệp MƠI TRƯỜNG Nhiễu Giải mã Mã hoá Người gửi Giải mã Người nhận Mã hoá Phản hồi Khoa QTKD-BM QTNS I-CƠ CẤU TỔ CHỨC Mục tiêu Mục tiêu thức: Thường tun bố cơng khai, thể qua giấy tờ, văn Mục tiêu khơng thức: Thường thể qua văn hóa tổ chức- tức giá trị, kỳ vọng, niềm tin chia xẻ Những mục tiêu thường khơng thể sách, không công bố công khai Những mục tiêu thường bộc lộ câu chuyện bầu không khí làm việc tổ chức Khoa QTKD-BM QTNS CƠ CẤU TỔ CHỨC Mọi tổ chức doanh nghiệp phụ thuộc vào giao tiếp Giao tiếp chất keo gắn liền nhiều thành phần lại với nhau, cho phép phát triển tổ chức, phối hợp hoạt động hoàn thành kết Hiểu biết tổ chức thiết yếu cho thành công bạn giao tiếp Khoa QTKD-BM QTNS LÀM THẾ NÀO PHÂN TÍCH TỔ CHỨC CỦA BẠN Tìm hiểu Bằng cách xem xét Mọi người làm việc chung nào? Cơ cấu tổ chức thức => Sơ đồ tổ chức Cơ cấu tổ chức khơng thức => Mạng lưới liên minh trị Mục tiêu nhắm tới Mục tiêu thức => Đướng lối, sách Mục tiêu khơng thức =>Bầu khơng khí văn hóa tổ chức Khoa QTKD-BM QTNS Mọi người làm việc chung Cơ cấu tổ chức thức Cơ cấu tổ chức cho bạn biết rõ: Thứ bậc tổ chức Điạ vị bạn Công việc Mối quan hệ Trách nhiệm công việc Phạm vi hoạt động Khoa QTKD-BM QTNS Giúp bạn •Hình thức •Phương tiện •Kênh •… Mọi người làm việc chung Cơ cấu tổ chức thức Cơ cấu tổ chức cho biết Hệ thống thứ bậc Vị trí người => Người bạn phải giao tiếp hình thức giao tiếp với họ Khoa QTKD-BM QTNS 10 Giao tiếp môi trường doanh nghiệp Giao tiếp từ lên Khó khăn lớn hình thức giao tiếp vấn đề tin cậy Nhiều lý để dẫn đến điều đó: Gặp phải nhiều khó khăn tỏ trung thực Sợ bị xem thiếu tính độc lập Nhiều nhà quản lý khơng thực quan tâm đến vấn đề nhân viên Nhân viên sợ “bị trừng phạt” lịng trung thực Khoa QTKD-BM QTNS 49 Giao tiếp môi trường doanh nghiệp Giao tiếp hàng ngang :Giao tiếp người cấp đồng nghiệp VÍ DỤ: Chia sẻ thơng tin Cùng hợp tác giải công việc Khoa QTKD-BM QTNS 50 Giao tiếp môi trường doanh nghiệp- Giao tiếp hàng ngang: Trở ngại dịng giao tiếp là: •Sự biệt lập phận Hãy nghĩ đến lợi ích lớn nhất- lợi ích cơng ty •Thiếu thời gian hội giao tiếp •Sự ganh đua, ghen tỵ nhóm, phận Khoa QTKD-BM QTNS 51 Giao tiếp môi trường doanh nghiệp- Giao tiếp với bên Bao gồm: Nhà cung cấp, người bán hàng, khách hàng, cộng đồng dân cư, quyền địa phương… Khoa QTKD-BM QTNS 52 Giao tiếp mơi trường doanh nghiệp- Viết & nói Để xác định hình thức giao tiếp nói hay viết sử dụng phải ý vấn đề sau: Địa điểm Quan hệ cá nhân Tính lưu trữ Đáp ứng Thời gian Hao phí Địa điểm Chi tiết Tính bảo mật Khoa QTKD-BM QTNS 53 Giao tiếp môi trường doanh nghiệp- Viết & nói Bạn viết: 1.Có thời gian chuẩn bị 2.Thời gian người nghe bị hạn chế 3.Chi phí dịch vụ thư ký, văn phịng phẩm, bưu điện cho phép Khoa QTKD-BM QTNS 54 Giao tiếp mơi trường doanh nghiệp- Viết & nói Bạn viết: 4.Cần chuyển giao thông tin chi tiết 5.Cần lưu lại hồ sơ, tài liệu 6.Bạn không cần đáp ứng tức 7.Bạn khơng cần đáp ứng làm sáng tỏ vấn đề, xác nhận, bày tỏ ý định hay báo cáo Khoa QTKD-BM QTNS 55 Giao tiếp mơi trường doanh nghiệp- Viết & nói Bạn nói cho nhóm: Có thời gian chuẩn bị đặt Cử tọa có thời gian tham dự Chi phí tập trung nhiều người khơng cao Khoa QTKD-BM QTNS 56 Giao tiếp môi trường doanh nghiệp- Viết & nói Bạn nói cho nhóm: Cần nhiều người nghe thảo luận thông tin lúc Muốn tạo nhóm đồng hay tạo mối quan hệ Muốn đáp ứng tập thể đồng tình người Khoa QTKD-BM QTNS 57 Giao tiếp mơi trường doanh nghiệp- Viết & nói Bạn trao đổi riêng với người khi: Khơng có đủ thời gian chuẩn bị Cần câu trả lời nhanh Chi phí kỹ thuật sử dụng khơng cao Khoa QTKD-BM QTNS 58 Giao tiếp môi trường doanh nghiệp- Viết & nói Bạn trao đổi riêng với người khi: Không cân chuyển giao thông tin nhiều chi tiết Tạo quan hệ Không cần lưu trữ tài liệu lâu dài Muốn có phản hồi Khoa QTKD-BM QTNS 59 Cạm bẫy: Giao tiếp môi trường doanh nghiệp- Viết & nói Cần tạo chế đáp ứng Trong cách viết: •Khơng kiểm tra người tiếp nhận có đọc, hiểu thơng điệp bạn •Khơng phù hợp với tâm lý người đọc •Có thể khơng có đáp ứng đáp ứng đến chậm Khoa QTKD-BM QTNS 60 Cạm bẫy: Giao tiếp môi trường doanh nghiệp- Viết & nói Trong cách nói: •Người nghe cần nhiều thời gian, tránh làm thời gian họ •Khả nhớ lưu trữ người nghe •Khơng thể lưu trữ thơng tin •Chuẩn bị khơng đầy đủ Khoa QTKD-BM QTNS 61 Ôn tập cuối chương Khoa QTKD-BM QTNS 62 Tình Tình 1: Bạn vấn người có kinh nghiệm làm việc doanh nghiệp Căn theo vấn, phân tích yếu tố mục tiêu tổ chức (chính thức, khơng thức) Tình 2: Bạn người quản lý nhân viên đơn vị bạn phàn nàn nhân viên khác tố cáo người có đầu óc phân biệt nam nữ Bạn chuẩn bị tài liệu để trao đổi vớiQTKD-BM QTNS bị tố cáo người Khoa 63 ...PHẦN 2: QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP Khoa QTKD-BM QTNS CHƯƠNG 2: MÔI TRƯỜNG GIAO TiẾP CẤU TRÚC TỔ CHỨC & DÒNG GIAO TIẾP TRONG DOANH NGHIỆP Khoa QTKD-BM QTNS NỘI DUNG I-Phân tích tổ chức bạn: Mục... làm việc tổ chức Khoa QTKD-BM QTNS CƠ CẤU TỔ CHỨC Mọi tổ chức doanh nghiệp phụ thuộc vào giao tiếp Giao tiếp chất keo gắn liền nhiều thành phần lại với nhau, cho phép phát triển tổ chức, phối... trường doanh nghiệp Truyền thông điện tử- Giao tiếp quốc tế -Giao tiếp khơng phân biệt III-Phân tích dịng giao tiếp Những dịng giao tiếp- Viết & Nói doanh nghiệp Khoa QTKD-BM QTNS Quy trình giao tiếp