Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam nghiên cứu làm rõ những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp; phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam; thông qua nghiên cứu thực tiễn, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam.
Trang 1
VO THI TUYET NGA
HOAN THIEN CONG TAC KE TOAN Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC
SỞ TƯ PHÁP TỈNH QUẢNG NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Trang 2
VO TH] TUYET NGA
HOAN THIEN CONG TAC KE TOAN Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC
SỞ TƯ PHÁP TỈNH QUẢNG NAM Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGÔ HÀ TÁN
Đà Nẵng - Năm 2014
Trang 3
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bổ trong bắt kỳ công trình nào khác
'Tác giả luận văn
Trang 4
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu của để tài
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2 3
4, Phương pháp nghiên cứu 3
5 Kết cầu của luận văn 3
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4
CHƯƠNG 1: NHUNG VAN DE CO BAN VE TO CHUC CONG TAC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 8
1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp 8
1.1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp 8
1.1.3 Phan loại đơn vị sự nghiệp 10
1.2 NỘI DỤNG QUẦN LÝ TÀI CHÍNH VÀ CƠ CHẾ TÀI CHÍNH TRONG
ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 12
1.2.1 Nội dung quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp, 12 1.2.2 Cơ chế tài chính trong đơn vị sự nghiệp 19 1.3 NOI DUNG CONG TAC KE TOAN TRONG DON VI SU NGHIEP .22
1.3.1 Tổ chức chứng từ kế toán 2
toán 25
1.3.2 Tô chức vận dụng hệ thống tài khoản
1.3.3 Vận dụng hình thức số kể toán trong đơn vị sự nghiệp 27 1.3.4 Lập báo cáo tài chính và quyết toán trong đơn vị sự nghiệp 33
KẾT LUẬN CHƯƠNG l : 36
CHƯƠNG 2: THỰC TRANG CONG TAC KE TOAN 6 CAC DON VI SỰ NGHIỆP THUỘC SỞ TƯ PHAP TINH QUANG NAM 37
Trang 5Quảng Nam 37 2.12 Cơ chế quản lý tài chính ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp
tỉnh Quảng Nam 4
2.2 NOI DUNG CONG TAC KE TOAN Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
THUOC SG TU PHAP TINH QUANG NAM 45
2.2.1 Khái quát về tổ chức kế toán tại Sở Tư pháp tinh Quảng Nam 45 2.2.2 Nội dung công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh
‘Quang Nam 47
23 ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC KÊ TỐN Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
THUỘC SỞ TƯ PHÁP TỈNH QUANG NAM 6
2.3.1 Những kết quả đạt được 67
2.3.2 Những tồn tại ° ° 68
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 T0
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC SỞ TƯ PHÁP TỈNH QUẢNG
NAM 71
3.1 SỰ CÂN THIẾT VÀ U CÀU HỒN THIỆN CƠNG TAC KE TOAN Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUOC SG TU PHAP TINH QUANG NAM 1
3.1.1 Sự cần thiết hồn thiện cơng tác kế toán ở các đơn vị 7 3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện cơng tác kế tốn ở các đơn vị 72
3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KÊ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ
SỰ NGHIỆP THUỘC SỞ TƯ PHÁP TÍNH QUẢNG NAM 75
Trang 6đơn vị % 3.3 ĐIÊU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIEN CONG TÁC KÉ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC SỞ TƯ PHÁP
TINH QUANG NAM 98
343.1 Đối với Nhà nước 98
3.3.2 Đối với các cơ quan chủ quản 99
3.3.3 Đối với các đơn vị sự nghiệp 100
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 101
KẾT LUẬN c.ưưw LOZ
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIÁO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN PHỤ LỤC
Trang 7
01 |BCTC Báo cáo tài chính
02 |BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
03 |BHXH Bảo hiểm xã hội
94 [BHYT Bao hiém y tế 05 | BTC Bộ Tài chính 06 | BTP Bộ Tư pháp 07 |CBVC Cán bộ viên chức 08 [CNTT Công nghệ thông tin 09 | CTNB Chỉ tiêu nội bộ 10 | Das 8.0 Dynamis Accounting System phién ban 8.0 1 | DVBbG Dịch vụ bán đầu giá
[12 |oror Gia tri gia tăng
Trang 824 |TNTT Thu nhập tăng thêm 25 |TSCb Tai sản cổ định
26 |TSXXH “Tái sản xuất xã hội ?7 |TTLT Thông tư liên tịch
28 | UBND Uy ban nhan dan
Trang 9
21 [Băng Kê thu phí và thu dich vu công chứng 4 22 _ | Danh mục chứng từ kế toán áp dụng tại các đơn vị ” 23 [Danh mục số kế toán áp dụng tại các đơn vị @ 24 [Danh mục BCTCvà BCQT áp dụng tại các đơn vị 6
31 [Băng Kê thanh toán công tác phí 0
Trang 10
TT | MOhink phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ B 12 [Mô hình phương pháp lập dự toán cấp không 1s 13 _ | Quy tinh tô chức luân chuyên chứng từ kế toán 2 21 | To chite KE toán ở Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam 5 22 | Quy trình luân chuyên chứng từ chỉ từ nguồn Ngân sách cấp | $3 2a _ | ÔwV nh Mẫn chuyển chứng từ chỉ từ nguồn tu phí và thuj
dịch vụ
24 [Quy trình luân chuyên chứng từ thu phí 5
Trang 11quản lý Nhà nước về xây dựng và theo doi thi hành văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản QPPL; phổ biến giáo dục pháp luật; công chứng,
chứng thực, hộ tịch; quốc tịch; ý lịch tư pháp; trợ giúp pháp lý; bán đầu giá tả sản; Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt động, Sở Tư pháp đã chủ động cơ cầu lại bộ máy tổ chức bao gồm các phòng chuyên môn và các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở (gồm: Trung tâm Trợ giúp pháp lý, Phòng công
chứng số 1, Phòng Công chứng số 2 và Trung tâm Dịch vụ bán đấu giá tải sản) để phù hợp với chức năng nhiệm vụ, tăng cường công tác quản lý chuyên môn cũng như chú trọng đến việc hồn thiện cơng tác kế tốn
“Cơng tác kế toán là nội dung đặc biệt quan trọng của hoạt động quản lý, điều hành tại các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp Do đó, việc hoàn
thiện công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng thiết,
bảo đảm cho hoạt đông quản lý tài chính có hiệu quả, đáp ứng nguồn lực để thực hiện chức năng nhiệm vụ của hệ thống chính trị, duy trì và phát triển hoạt động của các đơn vị sự nghiệp trên cả nước nói chung và các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam nói riêng,
Trang 12tài chính cho các đơn vị sự nghiệp, theo đó các đơn vị sự nghiệp phát huy quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm, giảm dần sự phụ thuộc vào Ngân sách nhà
nước,
Với những lý do như trên, đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp thuộc các lĩnh vực này thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam phải nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị trong đó có công tác kế tốn Mặc dù cơng tác kế toán tài chính đã ngày càng được chú trọng nhưng vẫn còn một số hạn chế nhất định, nổi lên một số vấn đề đáng lưu ý: Công tác đối chiếu, kiểm tra chữ ký trong quá trình luân chuyển chứng từ chưa được quan tâm; công tác tổ chức vận dụng hệ thống tải khoản chưa thật sự phản ánh chỉ tiết, đầy đủ; công tác lập dy toán còn sơ sài; chất lượng lập Báo cáo tải cỉ lh chưa cao, Với những bắt cập như trên, công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc ối với Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam chưa thật sự là công cụ quản lý hiệu quả hoạt động tải chính tại các đơn vị Hiện tại, chưa có luận văn nào nghiên cứu đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán tai các đơn vị sự nghiệp này
Từ những lý do trên, hồn thiện cơng tác kế toán là điều cần thiết ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam Đó chính là lý do tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện cơng tác kế tốn ở các đơn vị sự nghiệp thuậc Sở Tự pháp tĩnh Quảng Nam" làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn Thạc sĩ của mình
2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Trang 13công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
~ Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu cơng tác kế tốn ở các đơn vi sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam
~ Pham vi nghiên cứu: bao gồm 03 đơn vi sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam: Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước; Phòng Công chứng số 2 và Trung tâm Dịch vụ bán đấu giá tài sản
.4 Phương pháp nghiên cứu
“Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng các phương pháp tổng hợp, phân ích, tư duy logic và các phương pháp kỹ thuật cụ thể như: so
sánh, đối chiếu, phông vắn, Nguồn dữ liệu sơ cấp cho luận văn có được
thông qua phỏng vấn nhân viên kể toán và thu thập dữ liệu thứ cắp là các
chứng từ, số sách, báo cáo tải chính của kỳ kế toán năm 2012 Các dữ liệu trên được phân tích, tổng hợp để đưa ra các đánh giá tổng hợp và các ý kiến đề xuất về cơng tác kế tốn ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh ‘Quang Nam
§ Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung chính của luận văn được trình bày thành 3 chương:
“Chương 1: Những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các don vị sự nghiệp
“Chương 2: Thực trạng tô chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam
Trang 14vị HCSN nói chung Chẳng hạn như "Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp" gồm: hệ thống chứng từ kế toán; hệ thống tài khoản kế toán; hệ thống số kế toán và hình thức kế toán; hệ thống báo cáo tài chính Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định này áp dụng cho cơ quan Nhà nước; đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nước; đơn vị vũ trang nhân dân; đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước Tiếp đến, Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 quy định về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bội máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập Nghị định đã tạo ra hành lang pháp lý rộng rãi cho các đơn vị sự nghiệp có thu phát huy tối
đa quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm để phát triển đơn vị, tăng thu nhập cho
cán bộ Tuy nhiên cho đến nay, các quy định này được dùng chung cho mọi đơn vị HCSN không phân bi
ngành khác nhau
Ngày 15/11/2010, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 185/2010/TT- BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Thông tư là cơ sở pháp lý cho các đơn vị hành chính sự nghiệp triển khai trên thực tế nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của chính sách tài chính, chính sách thuế
inh vuc, không tính đến đặc thù của từng
Trang 15của Chính phủ quy định về thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp
công lập Nghị định này quy định điều kiện, trình tự, thủ tục, thẩm quyền thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập; phân loại đơn vị sự
nghiệp công lập
Dựa trên chế độ kế toán HCSN đã ban hành, đã có nhiều giáo trình vi
về đơn vị hành chính sự nghiệp đã được xuất bản như: Kể foán hành chính sự nghiép dp dung cho don vi sự nghiệp có thu của Ngô Thế Chỉ, NXB Thống kê, Hà Nội năm 2003; Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán của TS Nguyễn Thị Đông, Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội năm 2007; Lý huyết kế toán, tài liệu dành cho học viên cao học (6/2009) của PGS.TS Ngô Hà Tần, Giáo trình Kế toán hành chỉnh sự nghiệp của Nghiêm Văn Lợi, NXB Tài chính, Ha Nội năm 2007, Quá trình tham khảo các tải
trên giúp tác giả lệp từ hệ thống chứng từ áp dụng trong các đơn vị, hệ thống tài khoản, hệ thing hiểu được: Những lý luận cơ bản về công tác kế toán tại các đơn vị sự ngÌ
số kế toán và hệ thống báo cáo tài chính được sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
Trong lĩnh vực sự nghiệp công lập, cơng tác kế tốn chưa được nhiễu tác giả quan tâm nghiên cứu Trong phạm vị Đại học Đà Nẵng, một số nghiên cứu liên quan đến công tác này như:
Trang 16
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh của Trần Thị Thanh Định (201 1) với đề tài: ” Hoàn thiện tổ chức kể toán tại Trường Cao đẳng Thương mại” Luận văn này chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện tổ chức kế toán với một số nội dung còn khuyến khuyết về: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và cách ghi chép; hệ thống số sách kế toán, báo cáo tải chính; tăng cường ứng dụng CNTT Ngoài ra luận văn để xuất một số kiến nghị đối với Nhà nước và các cơ quan quản lý về một số vấn để như: sửa đổi chế độ kế toán phải kịp thời với tình hình thực tế, phân loại tài khoản trong hệ thống tài khoản cho phù hợp liên quan đến nhóm tài khoản loại 3 - Thanh toán
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh của Hoàng Lê Uyên Thảo (2012) với đề
* Hồn thiện tơ chức cơng tác kế tốn tại Trường Cao đẳng Công
"nghệ - Kinh tế và Thúy lợi Miễn Trung” Luận văn đã giải quyết được một số vấn đề sau: Thứ nhất, đã phân tích đặc trưng cơ bản của hoạt động sự nghiệp, h, kl và hệ thống hóa nội dung cơ bản của tô chức công tác kể toán trong các đơn vị phân “quát và phát triển những vấn đề lý luận, nêu lên các nguyên tắc
sự nghiệp; Thứ hai, phản ánh thực tế cơng tác kế tốn tại Trường Cao đẳng Công nghệ - Kinh tế Thủy lợi Miền Trung từ đó nhận xét những ưu điểm và nêu ra những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán cần khắc phục; Thứ ba, thông qua công tác đánh giá thực trạng, luận văn đã đưa ra phương hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức tài chính kế tốn tại Trường Cao đẳng, Cơng nghệ - Kinh tế Thủy lợi Miền Trung
Trang 17thành phố Đà Nẵng trong hệ thống BHXH Việt Nam từ đó rút ra những mặt mạnh, những mặt hạn chế của công tác kế toán tài chính tại đơn vị; Thứ ba; đề xuất những giải pháp hoàn thiện về nội dung tổ chức công tác kế tốn, hồn
thiện ứng dụng CNTT, hoàn thiện công tác đối chiếu số dư của các tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng, kho bạc với các nguồn kinh phí và cuối cùng là để xuất với BHXH Việt Nam về nội dung cơng tác kế tốn, thiết kế phần mềm kế toán cho ngành Bảo hiểm xã hội
Mỗi luận văn như đã nêu, ở một khía cạnh khác nhau, một mặt nào đó đã phản ánh cơ bản được ngành, lĩnh vực và đơn vị cụ thể mà mình đã nghiên
cứu Nội dung đẻ cập đến công tác kế toán dưới góc độ chung cho các đơn vị
sự nghiệp công lập có thể tham khảo một cách có chọn lọc và tổng hợp từ các luận văn như đã nêu để áp dụng cụ thể vào đơn vị mình nghiên cứu
Đến thời điểm hiện nay, chưa có một công trình nào nghiên cứu vẻ giải pháp hoàn thiện cơng tác kế tốn ở các đơn vị sự nghiệ
tỉnh Quảng Nam Vì vậy, tác giả đã thực hiện để ta thuộc Sở Tư pháp
Hồn thiện cơng tác kế
Trang 18
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp
Đơn vị sự nghiệp công lập là các tổ chức được cơ quan có thâm quyền của Đảng, cơ quan Nhà nước và Tổ chức chính trị - xã hội thành lập và quản lý theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dắt ¡ khoản, hoạt
động trong các lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa,
thể dục thé thao, du lịch, lao động - thương binh và xã hội, thông tin truyền thông và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định [14.tr 1]
Ngoài các đơn vị sự nghiệp công lập, Nhà nước còn khuyến khích phát triển các đơn vị sự nghiệp ngo;
công lập hoạt động trong các lĩnh vực được xã hội hóa theo quy định của Nhà nước như: Giáo dục - Đào tao, dạy nghề; y tế: văn hóa; thể dục thể thao; môi trường; xã hội; dân số; gia đình; bảo vệ chăm sóc trẻ em Đơn vị sự nghiệp ngồi cơng lập do các tổ chức, cá nhân tự đầu tư, được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập, tự đảm bảo kinh phí bằng vốn ngoài NSNN và hoạt động chủ yếu theo mô hình doanh nghiệp
1.1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp
Don vi sự nghiệp là các tổ chức thực hiện cung cấp các dịch vụ xã hội công cộng và các dịch vụ nhằm duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Do đó, các đơn vị sự nghiệp dù hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau nhưng đều mang những đặc điểm cơ bản sau:
Trang 19duy trì và tài trợ cho các hoạt động sự nghiệp để cung cấp những sản phẩm dich vụ cho người dân nhằm thể hiện vai tò của Nhà nước khi can thiệp vào thi trường Thông qua đó, Nhà nước hỗ trợ các ngành kinh tế hoạt động bình thường, tạo điều kiện nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài, đảm bảo nhân lực, thúc đây hoạt động kinh tế phát triển và ngày càng đạt hiệu quả hơn
~ Thứ hai, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp là cung cấp những sản phẩm mang lại lợi ích chung, lâu dài và bền vững cho xã hội Kết quả của hoạt động sự nghiệp là tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có giá trị về trỉ thức, sức khỏe, văn hóa, xã hội, đo đó có thé dùng chung cho nhiều người, nhiều đối tượng trên phạm vi rộng Đây chính là những “hàng hóa công cộng” phục
vụ trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình tái sản xuất xã hội Nhờ sử dụng
những hàng hóa công công do các đơn vị sự nghiệp tạo ra mà quá trình sản xuất của cải vật chất được thuận lợi và ngày càng đạt hiệu quả cao Vì vậy, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp luôn gắn bó chặt chè và tác động tích cực đến quá trình TSXXH
~ Thứ ba, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp luôn gắn liền và bị chỉ phối bởi các chương trình phát triển kinh tế xã hội của Nhà nước Để thực hiện những mục tiêu kinh tế xã hội nhất định, Chính phủ tổ chức các chương trình, mục tiêu quốc gia như: chương trình chăm sóc sức khỏe cộng đồng, chương trình xóa mù chữ, chương trình dân số kế hoạch hóa gia đình, Những chương trình mục tiêu quốc gia nay chỉ có Nhà nước với vai trở của mình
Trang 201.1.3 Phân loại đơn vị sự nghiệp
Để đảm bảo hiệu quả quản lý Nhà nước cẩn có sự phân loại các đơn vị
sự nghiệp tủy theo quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu của quản
lý Nhà nước, mà các đơn vị sự nghiệp được phân chia theo các tiêu thức khác nhau
~ Theo tính chất công cộng hay cá nhân của dịch vụ cung cấp, đơn vị sự nghiệp được chia thành
+ Đơn vị sự nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng thuần túy;
+ Đơn vị sự nghiệp cung cắp dịch vụ công cộng có tính chất cá nhân ~ Theo lĩnh vực hoạt động, đơn vị sự nghiệp được chia thành
+ Đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực giáo dục đảo tạo: gồm các sơ sở giáo
cục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân như các trường mm non, tiểu
học, trung học, các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp, trung tâm giáo dục thường xuyên, các trường dạy nghề, trường trung học chuyên nghiệp, trường Cao đẳng, Đại học, Học viện
+ Đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực y tế: gồm các cơ sở khám chữa bệnh như các bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế thuộc các Bộ, ngành, địa phương; các cơ sở điều dưỡng, phục hồi chức năng, các trung tâm truyền thông giáo dục sức khỏe,
+ Đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực văn hóa thông tin nghệ thuật: gồm các đoàn nghệ thuật, trung tâm chiếu phim, nhà văn hóa thông tin, thư viện công
Trang 21
~ Theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, các
đơn vị sự nghiệp được phân loại để thể hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm
về tài chính như sau:
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chỉ phí hoạt động thường xuyên: là đơn vị có nguồn thu từ hoạt đông sự nghiệp luôn ổn định nên đảm bảo được toàn bộ chi phí hoạt đông thường xuyên, NSNN không phải cấp kinh phí cho hoạt động thường xuyên cho đơn vị;
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chỉ phí hoạt động thường xuyên: là đơn vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp nhưng chưa tự trang trải kinh phí hoạt động thường xuyên, NSNN phải cấp một phần chỉ phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị,
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn
thu, kinh phí họat động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách Nha nước đảm bảo toàn bộ chỉ phí hoạt động [11,tr.6]
~ Theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 của Bộ Tài chính vi
iệc ban hành Quy định về mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập trong củng một ngành theo hệ thống ngành đọc từ trên xuống, được phân chia thành các cấp như sau:
Trang 22
chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn và quyết tóan Ngân sách của đơn vị mình và công tác kế toán, quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới theo quy định;
~ "Đơn vị dự toán cắp III là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự toán
ngân sách" [3tr3], có trách nhiệm tổ chức, thực hiện cơng tác kế tốn và quyết toán Ngân sách của đơn vị mình và đơn vị sử dụng Ngân sách trực thuộc ( nếu có)
theo quy định
~ Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cắp III được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chỉ tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán theo quy định (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước)" [3,tr.3] Đơn vị này chỉ được mỡ tải khoản giao dịch ở Ngân hàng hoặc Kho bạc khi được cơ quan có thâm quyền cho phép
1.2 NOL DUNG QUAN LY TÀI CHÍNH VÀ CƠ CHẾ TÀI CHÍNH TRONG DƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.2.1 Nội dung quân lý tài chính đơn vị sự nghiệp 4a Lp dye toán thu chỉ ngân sách
Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và
Trang 23
phương pháp này rắt rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động Có thể khái quát mô hình phương pháp lập dự toán này như
Sơ đồ 1.1 dưới đây:
“Quản lý bộ phân
“Các yêu tổ điều chính Ị Các yếu tổ điều chỉnh
tăng trong năm + tăng trong năm I Dự toán năm nay | “Quản lý cấp trên
Trang 24dung cho hoại động giatăng — *—| phương án thaythế | Dự toán năm nay Quản lý cấp trên
Sơ đồ 1.2: Mô hình phương pháp lập dự toán cấp không
Ở Việt Nam hiện nay, trong điều kiện cụ thể ở các đơn vị sự nghiệp,
phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ vẫn là phương pháp được sử
dụng rộng rãi Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của cơ chế tự chủ tài chính, các đơn vị sự nghiệp có thể nghiên cứu và triển khai áp dụng thử nghiệm phương
pháp lập dự toán cấp không cho một số hoạt động tự chú của đơn vị b Tổ chức chấp hành dự toán thu chỉ: Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tai chính, hành chính nhằm bi: các chỉ
su thu chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực Trên cơ sở dự toán ngân sách được giao, các đơn vị sự nghiệp tô chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chỉ được giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả
Trang 25dung hét, đơn vị được chuyển sang năm sau để tiếp tục sir dung;
- Đối với kinh phí chỉ cho hoạt động không thường xuyên: khi điều chinh các nhóm mục chỉ, nhiệm vụ chỉ, kinh phí cuối năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết, thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn hiện hành Để theo dõi quá trình chấp hành dự toán thu chỉ, các đơn vị sự nghiệp cần tiến hành theo dõi chỉ tiết, cụ thẻ từng nguồn
thu, từng khoản chỉ trong kỳ của đơn vị
‘Thue tế cho thấy trong các đơn vị sự nghiệp, nguồn thu thường được
hình thành từ các nguồn:
~ Nguồn kinh phí cấp phát từ ngân sách nhà nước (NSNN) để thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao Đây là nguồn thu mang tính
truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho
hoạt động của các đơn vi sự nghiệp Tuy nhiên, với chủ trương đổi mới ting cường tính tự chủ tài chính cho các đơn vị sự nghiệp, tỷ trọng nguồn thu nay trong các đơn vị sẽ có xu hướng giảm dần nhằm làm giảm bớt gánh nặng đối với NSNN ~ Nguôn thu từ hoạt động sự nghiệp: các khoản thu phí, lệ phí thuộc 'NSNN theo quy định của pháp luật, theo chế độ được phép để lại đơn vị Ví du trong sự nghiệp y t8, các khoản thu sự nghiệp gồm thu viện phí, thu dich
vụ khám chữa bệnh, thu từ thực hiện các biện pháp tránh thai, thu bán các sản phẩm vắc xin phòng bệnh Cùng với việc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ tài chính, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sự nghiệp có xu hướng ngày cảng tăng Điều này đồi hỏi các đơn vị phải tổ chức khai thác các nguồn thu
Trang 26trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
~ Các nguồn khác như nguồn vốn vay của các tổ chức tin dung, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị; nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật
Với các nguồn thu như trên, đơn vị sự nghiệp được tự chủ thực hiện nhiệm vụ (hu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước có thâm quyền quy định Trường hợp cơ quan nhà nước có thấm quyền quy định khung mức thu, đơn vị căn cứ nhu cầu chỉ phục vụ cho hoạt động, khả năng đóng góp của xã hội để quyết định mức thu cụ thể cho phủ hợp với từng loại hoạt động, từng đối tượng, nhưng không được vượt quá khung mức
thủ đo cơ quan có thẩm quyền quy định Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước,
hoạt động, liên doanh, liên kết, đơn vị được quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đám đủ bù đắp chỉ phí và có tích luỹ
Như vậy trong quá trình chấp hành dự toán thu, đối với các đơn vị
được sử dụng nhiều nguồn thu cần phải có những biện pháp quản lý thống nhất nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm Để đạt được các yêu cầu trên đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp phải sử dụng nhiều biện pháp khác nhau trong đó phải tổ chức hệ thống thông tin để ghi nhận đầy đủ, kịp thời và liên tục giám sát quá trình chấp hành dự toán đã được xây dựng Muốn vậy các đơn vị phải tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận các khoản thu, trên cơ sở đó tién hành phân loại các khoản thu,
ghi chép trên hệ thống số sách và định kỳ thiết lập các báo cáo tỉnh hình
Trang 27
trên cơ sở minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả
“Trong đơn vị sự nghiệp công lập, các khoán chỉ bao gồm:
~ Chỉ hoạt động thường xuyên của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao Đây thường là những khoản chỉ thường xuyên, Ổn định để duy trì bộ máy và thực hiện những vụ trong kế hoạch
~ Chỉ không thường xuyên là các khoản chỉ cho mục đích đầu tư phát triền và thực hiện những nhiệm vụ đột xuất được giao như chỉ thực hiện các
nhiệm vụ khoa học và công nghệ, chỉ thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức; chỉ thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia,
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập đều đã được giao triển khai thực hiện cơ chế quản lý tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày
25/4/2006 của Chính phủ về việc quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm
Trang 28đúng dự toán hay không chính là quy chế chỉ tiêu nội bộ Quy chế chỉ tiêu nội bộ bao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chỉ tiêu áp dụng thống nhất trong đơn vị, đảm bảo đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện hoạt động thường xuyên phù hợp với hoạt đông đặc thù của dơn vị, sử dụng kinh phí có hiệu quả và tăng cường công tác quản lý Như vậy quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ để thủ trưởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán kinh phí từ nguồn NSNN cấp cho hoạt động thường xuyên và nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, là cơ sở pháp lý để KBNN kiểm soát chỉ
Một yêu cầu căn bản đối với quản lý chỉ trong các đơn vị sự nghiệp là phải có hiệu quả và tiết kiệm Nguồn lực luôn có giới hạn nhưng nhu cầu không có giới hạn Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vị rộng, đa dạng và
phức tạp dẫn đến nhu cầu chỉ luôn gia tăng với tốc độ nhanh chóng trong khi
khả năng huy động nguồn thu có hạn nên phải tiết kiệm để đạt hiệu quả trong quản lý tài chính Do đó phải tính toán sao cho chỉ phí thấp nhất nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài chính
Muốn vậy các đơn vị phải sử dụng đồng thời nhiều biện pháp khác nhau trong
đó có tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để phản ánh, ghi nhận kịp thời các khoản chỉ (heo từng nội dung chỉ, từng nhóm chỉ mục chỉ và thường xuyên tổ chức phân tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cường quản lý chỉ:
© Quyết tốn thu chi
Trang 29
‘Tom lai, ba khâu công việc trong quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp đều
hết sức quan trọng Nếu như dự toán là phương án kết hợp các nguồn lực
trong dự kiến để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra và là cơ sở để tổ chức chấp hành thì quyết toán là thước đo hiệu quả của công tác lập dự toán Qua đó có thể thấy ba khâu công việc trong quản lý tài chính có quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao Muốn vậy các đơn vị phải có sự chủ động, linh hoạt trong hoạt động đồng thời với việc sử dung ti
kiệm, hiệu quả các nguồn lực Điều này một mặt phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động chức năng, nhiệm vụ được giao, mặt khác phụ thuộc vào cơ cấu tô chức bộ máy quản lý, phương thức hoạt động, cách thức tổ chức kế toán khoa học, Trong đó khi sử dụng công cụ kế toán, các đơn vị phải tổ chức hạch toán kế toán và quyết tốn tồn bộ số thực thu và thực chỉ trong năm, tổ chức thực hiện thống nhất từ khâu chứng từ, tài khoản, biểu mẫu số sách, báo
cáo, Sử dụng nhuần nhuyễn công cụ kế toán sẽ góp phần vào quá trình thu 'thập, xử lý thông tin phục vụ ra quyết định đúng đắn, kịp thời
1.2.2 Cơ chế tài chính trong đơn vị sự nghiệp
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp thực hiện cơ ch tải chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ về việc quy định quyển tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế tải chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập; Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/8/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-
Trang 30điều tại Thông tư số 71/2006/TT-BTC Theo cơ chế tài chính của các đơn vị sự nghiệp có những đặc điểm sau
* Về đặc điểm chung:
~ Thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm vẻ tải chính trong vòng 3 năm, sau 3 năm sẽ xem xét phân loại lại cho phủ hợp;
~ Xây dựng quy chế chỉ tiêu nội bộ làm căn cứ để CBVC thực hiện sau khi đã tổ chức thảo luận rộng rãi dân chủ, công khai trong đơn vi và có ý kiến của tổ chức Cơng đồn đơn vị
~ Mỡ tài khoản tại KBNN để thực hiện thu, chỉ qua KBNN đối với các khoản kinh phí thuộc NSNN theo quy định của Luật NSNN, gồm: Kinh phí 'NSNN cấp; các khoản thu, chi phí và lệ phí thuộc NSNN và các khoản khác của NSNN (nếu có) Được mở tải khoản tại Ngân hàng hoặc KBNN để phản
ánh các khoản thu, chỉ hoạt động dich vụ,
~ Trích tối thiểu 25% số chênh lệch thu lớn hơn chỉ ( nếu có) để lập Quỹ
phát triển hoạt động sự nghiệp;
~ Trả thu nhập tăng thêm ( tiền lương tăng thêm) cho người lao động từ phần kinh phí tiết kiệm chỉ, chênh lệch thu lớn hơn chỉ (nếu có);
~ Trích lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, mức trích
đa không quá 03 tháng tiền lương, tiền công và thu nhập
tăng thêm bình quân thực hiện trong năm
- Kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm hoạt động thường xuyên và các khoản thu sự nghiệp, cuối năm chưa chỉ hết đơn vị được chuyển sang năm sau dé
tiếp tục chỉ
~ Đơn vị sự nghiệp có thu được chủ động sử dụng số biên chế được cấp có
thẩm quyền giao, thực hiện chế độ hợp đồng lao động theo qui định của Bộ Luật
Trang 31* Đặc điểm cơ chế tài chính ở các đơn vị sự nghiệp công lập tự đám bảo và tự đảm báo một phân chỉ phí hoạt động
~ Nếu có các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được cấp có thẳm quyền giao sẽ được vay vốn của các tổ chức tín dụng, huy động vốn của CBVC trong đơn vị để đầu tư mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp, tổ chức hoạt động dịch vụ và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định ccủa pháp luật;
~ Định mức chỉ quản lý và chỉ nghiệp vụ trong quy chế CTNB có thể cao 'hơn hoặc thấp hơn mức chỉ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định;
~ Thu nhập tăng thêm được tính theo quy chế CTNB của đơn vị (đối với đơn vị tự đảm bảo chỉ phí hoạt động) và thu nhập tăng thêm được tính tối đa
không quá 02 lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ trong năm do Nhà nước quy định ( đối với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động);
~ Tạm chỉ trước TNTT: Mức tạm chỉ trước TNTT hàng quý tối đa không
quá 40% số chênh lệch thu lớn hơn chỉ đơn vị xác định được theo quý
~ Khi Nhà nước điều chỉnh mức tiền lương tối thiểu hoặc thay đổi định mức chỉ, chế độ, tiêu chuẩn chỉ ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đâm trang trải các khoản chỉ tăng thêm, từ các nguồn: Thu sự nghiệp, các khoản tiết kiệm chỉ, các quỹ của đơn vị và kinh phí ngân sách nhà nước cấp tăng thêm hàng năm (đối với các đơn vị tự bảo đảm một phần chỉ phí)
* Đặc điểm cơ chế tài chính ở đơn vị sự nghiệp công lập do NSNN bảo đâm toàn bộ chỉ phí hoạt động
~ Định mức chỉ quản lý và chỉ nghiệp vụ trong quy chế CTNB không được vượt quá mức chỉ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định;
~ Thu nhập tăng thêm được tính tối đa không quá 01 lần quỹ tiền lương,
Trang 32~ Tạm chỉ trước TNTT: Mức tạm chỉ trước TNTT hàng quý tối đa không, quá 40% số chênh lệch thu lớn hơn chi đơn vị xác định được theo quý
1.3 NOL DUNG CONG TAC KE TOAN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.3.1 Tổ chức chứng từ kế toán
"Xuất phát từ tính đa dạng và luôn vận động của các đối tượng kế toán, hệ thống chứng từ được sử dụng để cung cấp thông tin đồng thời là phương tiện kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng kế toán Như vậy, tổ chức công tác hạch toán ban đầu các đối tượng kể toán chính là việc thực hiện chức năng thông tin, kiểm tra của kế toán và của các chủ thể quản lý tại đơn vị Tổ
chức chứng từ bao gồm các công việc thế kế bản chứng từ và xây dựng các giai đoạn luân chuyển chứng từ
“Từ phân tích trên, có thể thấy vai trò của tổ chức chứng từ kế toán được xác định là khâu đầu tiên và có ý nghĩa quan trong trong chu trình kế toán Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán và các BCTC, là căn cứ để kiểm tra các thông tin về tình hình tài chính của một đơn vị Hoặc có thể nói chứng từ kế toán là một bức tranh tổng thể toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa về nhiều mặt: pháp lý, quản lý và kế toán
Về mặt pháp lý, với chức năng "sao chụp" nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với trách nhiệm vật chất của các tổ chức cá nhân trong việc xác lập, xác minh, kiểm duyệt và thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ là căn cứ để kiểm tra kế toán, thanh tra, kiểm toán hoạt động của mỗi đơn vị; là căn cứ để giải quyết các tranh
chấp kinh tế, Vì vậy, tô chức tốt chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý của
công tác kế toán ngay từ giai đoạn đầu VẺ mặt quản lý, bằng việc ghỉ chép mọi
Trang 33hiệu quả công tác quản ly Trén géc d6 ké toán, chứng từ là căn cứ đẻ ghi số kế toán, tổ chức tốt chứng từ kế toán tạo điều kiện cho đơn vị mã hóa thông tin và áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác kế toán
Với ý nghĩa đó, muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong đơn vị sự nghiệp một mặt phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tỉnh pháp lý của chứng từ, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, cách thức tổ chức quản lý tại đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp
* Quy trình luân chuyển chứng từ kể tốn: Thơng thường chứng từ kế toán thường được luân chuyển qua các bước sau: (Sơ đỏ 1.3)
Lập Kiểm tra và ký v| Sirdung va
ching tir chứng tir bao quản chứng tir
Sơ đồ 1.3: Quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Buc 1: Lập chứng từ
Là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ Các chứng từ sử dụng có thể tuân thủ thống nhất
Trang 34
“Thực hiện tốt khâu lập chứng từ kế toán là tiền đề quan trọng đẻ nâng cao chất lượng thông tin kế toán, là cơ sở đẻ đưa ra các quyết định, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính, ngăn chặn việc tham 6, tiéu eye trong cquản lý tài sản Việc lập chứng từ kế toán đã ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo ra một cơ sở pháp lý hợp pháp cho các bước tiếp theo của một chu
inh,
Bước 2: Kiểm tra và ký chứng tit trình kế toán tài
Là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên chứng tử kế toán Các yếu tố đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ cần được chú ý xem xét như các yếu tố bắt buộc của chứng từ,
chính xác, hợp lý của số liệu trên chứng từ, chữ ký của những người có liên quan Trường
hợp thông qua kiểm tra nếu phát hiện có sai sót thì kế toán nhất thiết phải yêu cầu cá nhân, tô chức lập chứng từ bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán
Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải được đảm bảo theo đúng quy định ( ký bằng bit bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, 'bằng bút chi, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chứ ký trên chứng từ kế toán dùng để chỉ tiễn phải ký theo từng liên ) Việc mở số đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán , kế toán trưởng ( và người được ủy quyền), Thủ trưởng đơn vị ( và người được ủy quyền) tại các đơn vị sự nghiệp công lập là quy định bắt buộc Số đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý:
nhằm mục đích phục vụ cho công tác kiểm tra khi cần thiết Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong số đăng ký
Bước 3: Sử dụng chứng từ và bảo quản chứng từ
Sau khi được kiểm tra, các chứng từ được phân loại theo địa điểm phát
Trang 35
Sau khi ghi số kế toán, chứng từ phải được bảo quản tại phòng kế toán
lệc kiểm tra, đối chiếu si
để phục vụ cho vi
iéu, khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trừ theo từng loại và theo trình tự thời hạn phát sinh, Tuy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trừ có thể khác nhau Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vi sự nghiệp tuân theo qui định của Luật kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 qui định chỉ tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán và Quyết định số 19/2006/QD-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trường Bộ Tài chính qui định chế độ kế toán HCSN Chế độ hiện hành đã quy định khá cụ thể hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán về nội dung, phương pháp lập, kiểm tra và trình tự
luân chuyển chứng từ
“Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung vẻ tô chức chứng từ kế toán, dựa vào
đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự nghiệp cần tổ
chức chứng từ cho phù hợp, cung cắp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quân lý
1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi chép của hạch toán kế toán nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý của các chủ thể quản lý, tài khoản kể toán được sử dụng để theo đõi và phản ánh tình hình biển động của từng đối tượng hạch toán kế
¡ tượng của kế toán rất đa dạng và luôn vận động nên cần sử dụng nhiều tài khoản khác nhau đề ghi chép các thông tin cân thiết
Trang 36các đơn vị kế toán phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của Nhà nước đồng thời phải phù hợp với hoạt động của đơn vị khi th lập hệ thống tài khoản
'Như vậy, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trong một đơn vị kế toán
thực chất là việc xác lập mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định Trong quá
đó, các đơn vị sự nghiệp cẳn xem xét đến tính phù hợp với cơ chế và chế độ quản lý hiện hành như: qui định về kết cấu, nội dung ghỉ chép của tài khoản và thống nhất quan hệ ghi chép giữa các tài khoản Do nhu cầu sử dụng thông tin của nhiều đối tượng khác nhau, hệ thống tài khoản cần
được xây dựng trên cơ sở tuân thủ chuẩn mực sẽ làm cho thông tin kế toán
cung cắp có tính dễ hiểu và có thể so sánh được Mặt khác, trong quá trình tổ chức hệ thồng tài khoản kế toán các đơn vị sự nghiệp phải tôn trọng tính đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động, Những đặc điểm này có ảnh hưởng đáng kể đến số lượng tài khoản sử dụng cũng như mức độ chỉ tiết của từng tải khoản
Nhờ đó, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng phản ánh và hệ thống hóa được các đối tượng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cho việc tổ chức hệ thống số kế toán sau này
Để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán khoa học và có tính thực tiễn thì các đơn vị sự nghiệp cẳn quan tâm đến các nội dung cụ thể sau:
Thứ nhất, Xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ kế toán tai chính trong đó cần xác định danh mục tài khoản kế toán đơn vị sử dụng Trên cơ sở đó, tiến hành xây dựng các loại tải khoản, nhóm tài khoản và tải khoản trong từng loại, từng nhóm, kế cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chỉ tiết
Trang 37nghiệp cũng có nhu cầu lớn về thông tin quan lý tài chính, quản lý các khoản thu, cl
Các đơn vị có thể nghiên cứu, xây dựng các tài khoản để cung cấp thông tin cho những nghiệp vụ trọng yếu, góp phần theo dõi bổ sung và tăng tính chỉ tiết, kịp thời về những đối tượng đã được theo dồi trên hệ thống tài khoản kế toán tải chính
Thứ ba, Xây dựng ni
định hạch toán trên tài khoản để giới hạn phạm vị thông tin cần phản ánh,
dung, kết cấu cho tài khoản Thực chất đây là quy mục đích sử dụng số liệu trên tai khoản để cung cấp thông tin
Do yéu cầu quản lý ngân sách, hệ thống tài khoản cần được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mục, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản các đơn vị sự nghiệp dựa vào những đặc thủ của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, qui mô hoạt động, hình thức hoạt động, để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp và được bố sung thêm các tài khoản cấp 2,
cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản đã qui định trong hệ thống) để phục vụ yêu
cầu quản lý
‘Tom lại, trên cơ sở các nguyên tắc chung về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp cung cắp thông tin kip thời và hiệu quả cho quá trình quản lý
1.3.3 Vận dụng hình thức số kế toán trong đơn vị sự nghiệp
Tổ chức hệ thống số kế toán là thiết lập cho đơn vị một bộ số kế toán tổng hợp và chỉ tiết có chủng loại, số lượng và hình thức kết cấu theo một
Trang 38chọn, các đơn vị cần đảm bảo tinh thống nhất giữa hệ thống tài khoản với hệ thống số kế toán, bởi số kế toán chính là hình thức biểu hiện cụ thể của các tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép trên tai khoản Trong quá trình tổ
chức hệ thống số kế toán, các đơn vị cần quan tâm đến tính khoa học, tiết
kiệm và tiện lợi cho kiểm tra kế toán Như vậy, khi
ảm bảo các yêu cầu trên, tổ chức hệ thống số kế toán khoa
học, hợp lý sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho lãnh đạo cũng như các cơ quan hữu quan
"Thông thường những nội dung chính trong tổ chức hệ thống số kế toán trong đơn vị sự nghiệp bao gồm:
~ Lựa chọn hình thức kề toán: Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng đơn vị
êu kiện
về quy mô, tính chất hoạt động, yêu cầu thông tin, trình độ cán bộ,
phương tiện vật chất hiện có, để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp
= Lyra chon ching loại và số lượng số kể toán
~ Xây dựng, thiết kế qui trình ghỉ chép sỏ kế tốn: Ghi rư cơng việc hàng ngày, định kỳ kế toán phải tiến hành trên từng loại sổ và trong toàn hệ thống số mà đơn vi sir dung
~ Tổ chức quả trình ghỉ chép vào sổ kế toán: Nội dung này không chỉ là ghi chép các nghiệp vụ đã phán ánh trên chứng từ vào từng loại số sách có liên quan mà còn là thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các loại số kế
toán với nhau nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu của kế toán ~ Tổ chức quả trình bảo quản, lưu trừ số kể toán
Trang 39định chế độ kế toán sự nghiệp Theo quy định hiện hành, tùy vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức kể toán:
Hình thức kế toán Nhật ký Số Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Số Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hóa theo đối tượng kể toán trên cùng một số kế toán tổng hợp là số Nhật ký ~ Số Cái và trong cùng một quá trình ghỉ chép Căn cứ để ghi vào số Nhật ký ~ Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Hình thức Nhật ký - Số Cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép, số liệu kế toán tập trung trên cùng một trang số Trong đó, các nghiệp vụ vừa được phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh, vừa được phân loại theo tải khoản nên để theo dõi số liệu, kiểm tra và đối chiếu Tuy nhiên, tất cả cơng việc kế tốn tổng hợp đều tập trung ở một số Nhật ký ~ Số Cái nên khó phân cơng lao động kế tốn và khuôn khổ số cng kênh khó bảo quản trong niên độ
'Với những ưu, nhược điểm trên, hình thức này chỉ thích hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít lao động kế toán, sử dụng ít tài khoản, khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiễu và trình độ kế toán thấp Thông thường, hình thức này được sử dụng ở các hợp tác xã, hộ kinh doanh gia đình và các đơn vị
HCSN
Trình tự ghi số kế toán theo hình thức Nhật ký -Số Cái được mô tả cụ thể ở sơ đồ 1.4 ( Phy lục 1.1)
Hình thức kề toán Nhật ký chung
Trang 40Vậy, các số kế toán cơ bản theo hình thức này gồm: Sổ Nhật ký, Số Cái
và các số, thẻ kế toán chỉ tiết
Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm nỗi bật là mẫu số được thiết kế đơn
giản, dễ dàng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, kiểm tra đối chiếu giữa các số và việc tin học hóa cơng tác kế tốn Tuy nhiên, việc ghỉ chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể bị trùng lặp giữa các số Nhật ký đặc biệt, hay ghi hai lần vào Sổ Cái mà 'hình thức này không quan tâm khắc phục
'Với những ưu và nhược điểm trên thì việc lựa chọn hình thức Nhật ký chung rất thích hợp với mọi đơn vị hạch toán, trong trường hợp đơn vị sử dụng phần mềm kế toán để xử lý thơng tin kế tốn Bên cạnh đó, đối với kế tốn thủ cơng thì hình thức này chỉ thích hợp với các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, trình độ nhân viên kế tốn khơng cao, số lượng lao động kế toán it
‘Trinh tự ghi số kế toán theo hình thức Nhật ký chung được mô tả cụ thể ở sơ đồ I.5 (Phu luc 1.2)
Hình thức kế toán Chứng từ ghỉ số
Đặc trưng cơ bản của hình thức Chứng từ ghỉ sổ là việc ghỉ số kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi số dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Việc ghỉ
ghi số sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt: + Ghỉ theo trì kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Số đăng ký Chứng từ ghỉ số + Ghi theo nội dung KT của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Số Cái