GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG
Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang….…3 1 Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang
1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang
Công ty tư nhân này được thành lập vào tháng 8/2001 và đã hoạt động hiệu quả trong nhiều năm Trong thời gian qua, công ty đã cung cấp đa dạng các mặt hàng vật liệu xây dựng cho các cửa hàng và công trình tại Hà Nội cùng với một số khu vực lân cận.
Công ty Hoàn Trang cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao và thẩm mỹ Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn phục vụ nhiệt tình, kết hợp với quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt và chính sách cải tiến mẫu mã không ngừng Chúng tôi xây dựng một đội ngũ chuyên nghiệp, am hiểu về mẫu mã, chất lượng và giá cả, giúp thấu hiểu nhu cầu của khách hàng và chia sẻ kinh nghiệm để cùng nhau đạt được thành công trong từng dự án.
Hoàn Trang hướng tới việc trở thành nhà cung cấp hàng đầu cho các cửa hàng vật liệu xây dựng trong khu vực, đồng thời cam kết xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với khách hàng Với nguyên tắc “cùng đi tới thành công”, sự thành công của khách hàng chính là động lực thúc đẩy sự phát triển của Hoàn Trang.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp đa dạng sản phẩm gạch ốp lát, thiết bị sứ vệ sinh và sen vòi chất lượng cao cho các cửa hàng tại Hà Nội và khu vực lân cận.
Tên công ty: Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Địa chỉ: Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành – Trâu Quỳ - Gia Lâm – Hà Nội
Mã sồ thuế: 0105822744 Điện thoại: 043.85852258
Fax: : 043.85852258 Email: DienmayHoanTrang@gmail.com
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty được thành lập với trụ sở chính tại Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành, Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội, ban đầu chỉ cung cấp sản phẩm cho thị trường Gia Lâm Sau một năm hoạt động, công ty đã mở rộng thị trường sang các khu vực lân cận và khai trương thêm chi nhánh tại số 120 đường Hoàng Quốc Việt, Ba Đình, Hà Nội.
Trong lĩnh vực kinh doanh, việc mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu khách hàng là ưu tiên hàng đầu của công ty Để đạt được điều này, công ty cung cấp đa dạng hàng hoá với chất lượng đảm bảo và mức giá hợp lý Ban đầu, công ty chỉ hoạt động trên một thị trường nhỏ, nhưng sau khi tiến hành khảo sát, ban lãnh đạo đã nhận thấy những cơ hội phát triển mới.
Hà Nội đang nổi lên như một thị trường tiềm năng trong ngành xây dựng, với quyết định nâng cấp và mở rộng cơ sở hạ tầng cũng như trang thiết bị Đồng thời, thành phố cũng chú trọng bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ công nhân viên, nhằm từng bước tiếp cận và mở rộng ra các khu vực thị trường lân cận.
Hoạt động của công ty
- Cung cấp các mặt hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu :
Công ty chuyên cung cấp gạch men và granit ốp lát cao cấp, với sản phẩm từ các thương hiệu nổi tiếng như Long Hầu, Viglacera, Prime, Mikado, cùng với các sản phẩm nhập khẩu chất lượng từ Venus và Shinchen.
• Thiết bị sứ vệ sinh: American Standard, Viglacera
• Các sản phẩm sen vòi: American Standard, Viglacera, Selta
• Các dịch vụ: Vận tải hàng hoá, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị sứ vệ sinh và sản phẩm sen vòi, bình nóng lạnh.
1.1.2 Hệ thống chức năng của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Giám đốc, phó Giám đốc và các bộ phận được thể hiện dưới đây :
Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
+ Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm quản lý về mọi mặt hoạt động tổ chức, kinh doanh, kỹ thuật
+ Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật
Trong quá trình quản lý nhân sự, việc tuyển dụng, cho thôi việc, khen thưởng và kỷ luật nhân viên cần được thực hiện theo quy chế đã đề ra Đồng thời, các bộ phận trong công ty cần phải ký các báo cáo, văn bản, chứng từ và hợp đồng để đảm bảo tính hợp lệ và cần được xem xét, phê duyệt.
+ Là người đứng sau trợ giúp cho giám đốc, có nhiệm vụ chỉ huy, điều hành cụ thể lĩnh vực do mình nắm giữ
Thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt, người đại diện sẽ trực tiếp truyền đạt chỉ thị từ giám đốc tới các bộ phận Họ có nhiệm vụ giao nhiệm vụ cho từng bộ phận và chịu trách nhiệm quản lý hiệu quả hoạt động của các bộ phận đó.
- Bộ phận Bán hàng: Chủ yếu là bán hàng qua điện thoại
Phó Giám đốc Giám đốc
Tiếp nhận yêu cầu thông tin hàng hóa từ khách hàng, kiểm tra số lượng tồn kho và quy cách sản phẩm, sau đó thông báo lại cho khách hàng về tình trạng hàng hóa.
Cuối kỳ, việc tổng hợp số liệu từ các hoá đơn bán hàng là cần thiết để lập báo cáo chính xác Đồng thời, cần đối chiếu sổ sách và chứng từ với bộ phận kho và kế toán để đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong quản lý tài chính.
Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý và xác nhận tất cả các số liệu chứng từ tài chính của công ty, đồng thời thực hiện giám sát và kiểm tra theo từng vụ việc hoặc theo yêu cầu đột xuất.
Hàng năm sẽ thực hiện quyết toán theo định kỳ của công ty
Xây dựng kế hoạch tài chính là yếu tố quan trọng giúp ban lãnh đạo chủ động trong việc cân đối đầu tư và phát triển kinh doanh Đồng thời, cần phối hợp với các bộ phận để tổ chức thanh quyết toán, nghiệm thu các hợp đồng kinh tế và lập báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc.
+ Bộ phận quản lý tài chính theo đúng pháp lệnh của nhà nước nói chung và của công ty nói riêng
-Bộ phận Thị trường: Đây là phòng có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, chuyên môn cao
Bộ phận này đảm nhận và chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời tư vấn cho giám đốc nhằm định hướng chiến lược trong lĩnh vực thương mại, với mục tiêu đạt hiệu quả cao nhất.
Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá
+Báo cáo những vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hoá để có những quyết định đúng đắn trong việc kinh doanh mặt hàng này
-Bộ phận Kế hoạch hàng hoá:
+Chịu trách nhiệm về việc quản lý kho hàng hoá, nhập từ nhà cung cấp và xuất cho bộ phận bán hàng
+Khảo sát và lập bản dự trù gửi lên ban lãnh đạo. o 1.2 Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá
1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá
Cùng với bộ phận kinh doanh và bán hàng, chúng tôi tiến hành đánh giá và phân loại hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường Việc này được thực hiện thông qua việc tổng hợp các bản dự trù hàng hóa từ các bộ phận liên quan.
Tổ chức và quản lý chứng từ tài khoản cùng sổ sách kế toán một cách hợp lý, ghi chép đầy đủ và chính xác để phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình mua sắm, vận chuyển, bảo quản cũng như nhập - xuất - tồn hàng hóa.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo dưỡng và bảo hành hàng hoá, quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình bảo dưỡng, bảo hành
Tham gia vào việc kiểm tra và đánh giá mẫu mã cũng như chất lượng hàng hóa là rất quan trọng Phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và bảo hành sẽ giúp giảm thiểu chi phí hiệu quả.
+ Quản lý chặt chẽ trong quá trình nhập xuất hàng, tránh tình trạng thất thoát
1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá
Hạch toán chi tiết hàng hoá là một nhiệm vụ quan trọng và phức tạp trong doanh nghiệp, yêu cầu phản ánh đầy đủ giá trị, số lượng và chất lượng vật liệu theo từng người phụ trách Có ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá, và mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp phù hợp với điều kiện của mình.
-Phương pháp thẻ song song
-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá của công ty TNHH kỹ thuật và thương mại cuối tháng lập các báo cáo tài chính
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1.2.3 Chứng từ trong Quản lý hàng hoá
+ Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá + Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho + Hoá đơn cước vận chuyển + Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng hoá
+Bản dự trù hàng hoá 1.2.4 Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang
Quản lý hàng hoá là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh, vì trước khi sản phẩm được đưa ra thị trường, chúng phải trải qua nhiều bước như phân tích, lựa chọn, thu mua, kiểm kê và bảo quản Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm chất lượng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang công tác quản lý hàng hoá
Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá
Phiếu xuất kho Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản
Bảng tính giá thành sản phẩm được giao cho phòng Kế hoạch hàng hoá, nơi thực hiện các hoạt động quản lý hàng hoá Công tác này bao gồm hai bộ phận chính: bộ phận nhập hàng và bộ phận xuất hàng.
Bộ phận này có trách nhiệm tổng hợp các bản dự trù từ các bộ phận và đơn vị trong công ty Sau khi tổng hợp, một bản dự trù chung sẽ được gửi lên ban giám đốc để phê duyệt Sau khi được duyệt, ban giám đốc sẽ chuyển giao cho bộ phận đặt hàng, nơi sẽ lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp.
Khi hàng về cùng với hoá đơn bộ phận nghiệm thu sẽ có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá vật tư
-Nếu như hàng hoá đúng như hoá đơn đặt hàng sẽ cho nhập vào kho
Nếu hàng hóa không đáp ứng tiêu chuẩn như trên hóa đơn, sẽ lập biên bản kiểm nghiệm và không chấp nhận số lượng hàng đó, đồng thời trả lại cho nhà cung cấp Bộ phận xuất hàng sẽ thực hiện quy trình này.
Sau khi nhận hóa đơn từ bộ phận bán hàng, cần kiểm tra lượng hàng tồn kho để đảm bảo phù hợp với số lượng yêu cầu, đặc biệt đối với mặt hàng gạch ốp lát Yêu cầu xuất hàng phải được thực hiện trong cùng một lô, trong một ngày và một ca làm việc, nhằm tránh tình trạng chênh lệch về kích thước và màu sắc của cùng một mã hàng.
Khi kiểm kê hàng hóa, nếu số lượng đáp ứng yêu cầu, tiến hành xuất hàng ngay Ngược lại, nếu hàng không đủ, cần gửi trả lại hóa đơn Tuy nhiên, trong trường hợp số lượng hàng trên hóa đơn lớn, bộ phận xuất hàng sẽ yêu cầu bộ phận nhập hàng bổ sung đủ số lượng cần thiết.
Cuối mỗi ngày, bộ phận quản lý hàng hóa thực hiện kiểm kê và tổng hợp số liệu về số lượng hàng hóa đã nhập, xuất và tồn kho Việc này giúp bộ phận bán hàng nắm rõ tình hình hàng hóa, phục vụ cho công việc bán hàng hiệu quả vào ngày hôm sau.
Khi hàng về nhập vật tư vào trong kho thủ kho phải làm những công việc sau:
- Quản lý nhập hàng hoá:
+ Lập phiếu nhập kho hàng hoá
+ Cập nhật hoá đơn hàng về
Khi hàng hóa đã được nhập kho, công ty có thể lựa chọn hình thức thanh toán linh hoạt, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc mua trả chậm nếu chưa có điều kiện thanh toán và được sự chấp thuận của bên bán.
- Quản lý xuất hàng hoá :
Công ty xuất hàng hóa trực tiếp từ kho đến các bộ phận bán hàng, trong khi thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa dựa trên sổ kho của mình.
+ Nếu hàng hoá trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu thì thủ kho sẽ xuất hàng hoá trực tiếp từ các kho và lập phiếu xuất kho
+ Nếu hàng hoá nào không đủ chất lượng mà đã nhập kho công ty sẽ trả lại
Mặt hàng sẽ được lưu tại kho chờ xử lý; nếu hàng hóa trong kho không đủ, thủ kho phải lập bản dự trù hàng nhập gửi lên ban giám đốc Cuối tuần, tháng và quý, thủ kho gửi thông tin cho phòng kế toán để lập báo cáo sản xuất kinh doanh, bao gồm báo cáo chi tiết hàng hóa và báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn Định kỳ hàng năm, vào cuối năm, thủ kho cùng các bộ phận thực hiện kiểm kê để xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa hiện có Báo cáo được lập định kỳ từ ngày 27 đến ngày 30 của tháng cuối quý và hàng năm từ ngày 1 đến ngày
10 tháng 1 của năm sau Các báo cáo gồm :
-Báo cáo tổng hợp tình hình hàng hoá nhập – xuất – tồn
-Báo cáo chi tiết hàng tồn
Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty
Trong thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá của Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang, tôi đã thu thập được một số nhận xét về tình hình quản lý của công ty Công ty có quy trình quản lý hàng hoá tương đối hiệu quả, nhưng vẫn cần cải thiện một số khía cạnh để nâng cao hiệu suất làm việc Việc phối hợp giữa các phòng ban còn hạn chế, dẫn đến một số vấn đề trong việc tối ưu hóa nguồn lực Ngoài ra, công ty cần chú trọng hơn đến việc đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn, từ đó góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Tại bộ phận kế hoạch hàng hoá có ba máy tính :hai máy tính có cấu hình là 256
MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP, máy còn lại
Công ty hiện đang sử dụng máy tính với cấu hình 512 MB RAM, ổ cứng 80 GB và hệ điều hành Windows XP Tại bộ phận kế toán, máy tính được sử dụng chủ yếu để soạn thảo văn bản và in hóa đơn, phiếu thanh toán Nhân viên chủ yếu ghi chép bằng tay, chỉ có kế toán thực hiện một số công việc liên quan đến máy tính nhưng rất hạn chế Do công ty không sử dụng máy tính thường xuyên, Giám đốc chưa có kế hoạch đào tạo nhân viên về tin học ứng dụng và chưa dự định mua thêm máy tính mới.
Trong công ty, bộ phận quản lý hàng hoá phải xử lý một lượng lớn hàng hoá với hàng trăm mã khác nhau mỗi ngày, dẫn đến việc tính toán phức tạp và dễ nhầm lẫn Quản lý sổ sách cồng kềnh có thể gây ra thất lạc thông tin, khiến Ban Giám đốc không thể nhận được thông tin kịp thời Điều này ảnh hưởng đến khả năng nhanh nhạy và chính xác trong việc xử lý thông tin.
Tính cấp thiết của đề tài
Công ty chuyên cung cấp vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội và vùng lân cận, do đó, việc quản lý số lượng, qui cách và chủng loại hàng hoá cần phải chính xác và nhanh nhạy để đáp ứng nhu cầu thị trường Mặc dù công việc không quá phức tạp, nhưng việc ghi chép và tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, cùng với khả năng tính toán sai sót và quản lý sổ sách phức tạp có thể dẫn đến thất lạc thông tin Vì vậy, việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá là cần thiết để đảm bảo thông tin quản lý chính xác và nhanh chóng Áp dụng công nghệ thông tin và máy tính vào quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần được giải quyết.
Việc theo dõi tình hình nhập xuất và khối lượng tồn kho trong công ty gặp nhiều khó khăn do quy trình thông báo và báo cáo hiện tại mất nhiều thời gian Nhà quản lý phải thu thập thông tin từ các bộ phận, so sánh và lọc dữ liệu, trong khi việc ghi chép tên và ký hiệu hàng hoá chưa thống nhất gây khó khăn trong việc tổng hợp Điều này có thể dẫn đến sai sót trong quản lý khối lượng hàng hoá lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình hạch toán kinh doanh Vì vậy, xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá là cần thiết để cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng trong công tác quản lý.
Việc quản lý hàng hoá bằng máy tính không chỉ giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên bộ phận kế hoạch hàng hoá mà còn giúp họ làm quen với công nghệ Cơ chế tự động hoá trong quản lý giúp loại bỏ công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công, đồng thời mở rộng ứng dụng tin học trong công ty.
Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu
1.5.1 Mục Tiêu Của Đề Tài
Lợi nhuận là mục tiêu chính của mọi doanh nghiệp, do đó việc khắc phục các vấn đề và hạn chế trong quản lý hàng hóa là rất quan trọng Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn cần phát triển và cải tiến hệ thống quản lý hàng hóa để đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh.
Trang là yếu tố quan trọng và cần thiết cho sự phát triển kinh doanh của công ty Đề tài này được xây dựng nhằm khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ, đồng thời hệ thống mới cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống mới cần được tối ưu hóa để nâng cao tính năng sử dụng, bao gồm việc dễ dàng cập nhật các hóa đơn nhập - xuất và cung cấp báo cáo tổng hợp tồn kho theo yêu cầu của nhà quản lý.
-Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ công
-Màn hình giao diện đẹp, bài trí rõ ràng và khoa học
-Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu
-Đảm bảo xử lý thông tin nhanh gọn, chính xác số lượng tồn - nhập - xuất hàng hoá.
1.5.2 Chức năng của đề tài
Hệ thống: Thực hiện quản lý tất cả các thông tin về người dùng và quyền hạn của họ Phần chương trình này bao gồm:
Quản lý nhóm người sử dụng
Quản lý trực tiếp người sử dụng
Danh mục: Thực hiện cập nhật toàn bộ các thông tin được sử dụng chung trong chương trình Phần này bao gồm :
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục loại chứng từ
Cập nhật: Phần này bao gồm toàn bộ các quy trình nhập hoá đơn, chứng từ
Lập bản dự trù hàng nhập
Chi tiết hàng tồn kho
Để xây dựng một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả, cần thực hiện ba bước quan trọng: khảo sát thực tế, phân tích yêu cầu và thiết kế cơ sở dữ liệu Những bước này giúp đảm bảo rằng chương trình quản lý được phát triển đáp ứng đúng nhu cầu và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa.
Khảo sát là công việc thiết yếu nhằm đánh giá hệ thống hiện tại, phát hiện những nhược điểm còn tồn tại Qua đó, chúng ta có thể đề xuất phương án khắc phục và xây dựng bài toán khả thi, giúp tối ưu hóa công tác quản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thống mới.
Phân tích hệ thống hiện tại là bước quan trọng để xây dựng các lược đồ khái niệm cho hệ thống mới Quá trình phân tích này được chia thành hai công đoạn chính, giúp xác định các yêu cầu và cấu trúc của hệ thống tương lai một cách hiệu quả.
+ Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu
+ Phân tích về dữ liệu: Sử dụng lược đồ về dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết
Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết
1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty T NHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang
Phần mềm đó phải đạt được các yêu cầu sau:
Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất
Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý
Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực quan Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Thông tin là những bản tin, thông báo và tài liệu được phát đi từ nguồn phát tin đến đối tượng nhận tin, nhằm cung cấp kiến thức và hiểu biết cho người nhận.
Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, hoạt động để thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một môi trường cụ thể.
Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm con người, quy trình, dữ liệu và thiết bị công nghệ thông tin Đầu vào của HTTT được thu thập từ nhiều nguồn và được xử lý cùng với dữ liệu đã lưu trữ trước đó Kết quả của quá trình xử lý sẽ được gửi đến các mục tiêu cụ thể hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.
Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu Đầu vào của hệ thống đó là các loại chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu…
Xử lý và lưu trữ Thu thập
Hệ thống bao gồm các nguồn lực từ nhà cung cấp và khách hàng, cùng với bộ phận kho hàng bên trong Đích đến của hệ thống này là các phòng ban như kế toán, hành chính, kinh doanh và khách hàng.
2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin
* Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ
A Transaction Processing System (TPS) is an information system designed to collect and process data related to business transactions.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một công cụ quan trọng cung cấp thông tin cần thiết cho việc báo cáo và ra quyết định trong quản lý MIS hoạt động dựa trên việc xử lý các giao dịch và hoạt động của tổ chức, giúp cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình ra quyết định.
Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) là một công cụ thông tin quan trọng, giúp xác định cơ hội ra quyết định và cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
Hệ thống thông tin điều hành (EIS) là công cụ hỗ trợ quản lý, giúp các nhà lãnh đạo thực hiện lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả công việc EIS cung cấp thông tin cần thiết để ra quyết định nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao hiệu suất quản lý trong tổ chức.
Hệ thống chuyên gia (Expert System) là một loại hệ thống thông tin được thiết kế để thu thập và mô phỏng tri thức chuyên môn từ các chuyên gia, nhằm cung cấp lợi ích cho người sử dụng thông thường.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Thông tin là những bản tin, thông báo và tài liệu được truyền tải từ nguồn phát tin đến đối tượng nhận tin, với mục đích cung cấp kiến thức và hiểu biết cho người nhận.
Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, hoạt động để thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một môi trường nhất định.
Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm con người, quy trình, dữ liệu và thiết bị công nghệ thông tin Đầu vào của HTTT được thu thập từ nhiều nguồn và được xử lý cùng với dữ liệu đã lưu trữ trước đó Kết quả của quá trình xử lý này sẽ được chuyển đến các mục tiêu cụ thể hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu.
Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu Đầu vào của hệ thống đó là các loại chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu…
Xử lý và lưu trữ Thu thập
Hệ thống bao gồm các nguồn lực từ nhà cung cấp và khách hàng bên ngoài, cùng với kho hàng bên trong Mục tiêu của hệ thống này là phục vụ cho các phòng ban như phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh và khách hàng.
2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin
* Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ
A Transaction Processing System (TPS) is an information system designed to collect and process data related to business transactions efficiently.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một công cụ quan trọng cung cấp thông tin cần thiết cho việc báo cáo và ra quyết định trong quản lý Hệ thống này hoạt động dựa trên việc xử lý giao dịch và các hoạt động diễn ra trong tổ chức, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) là công cụ thông tin quan trọng giúp xác định cơ hội ra quyết định và cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
Hệ thống thông tin điều hành (EIS) là công cụ hỗ trợ quan trọng cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả hoạt động EIS cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định chiến lược, giúp cải thiện quy trình quản lý và nâng cao hiệu suất tổ chức.
Hệ thống chuyên gia (Expert System) là một loại hệ thống thông tin, được thiết kế để thu thập và mô phỏng tri thức chuyên môn từ các chuyên gia Mục tiêu của hệ thống này là cung cấp lợi ích và hỗ trợ cho người sử dụng thông thường trong việc ra quyết định và giải quyết vấn đề.
Hệ thống truyền thông và cộng tác là một giải pháp thông tin nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa nhân viên, đối tác, khách hàng và nhà cung cấp, từ đó củng cố khả năng hợp tác giữa các bên.
Hệ thống tự động văn phòng (Office automation system) là một giải pháp thông tin giúp tối ưu hóa các hoạt động văn phòng, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện sự phối hợp giữa các nhân viên.
* Phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Thông tin trong một tổ chức được phân loại theo cấp quản lý và được chia nhỏ theo nghiệp vụ mà mỗi cấp phục vụ.
Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho thuộc loại hành chính tác nghiệp, tập trung vào xử lý các nghiệp vụ tài chính để cung cấp thông tin cần thiết Các hệ thống này, thường được gọi là hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ, có đặc trưng hướng nghiệp vụ Thông tin đầu ra từ hệ thống này bao gồm các báo cáo về số lượng và giá trị hàng hoá theo ngày, tháng hoặc năm.
Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin
Phương pháp phát triển hệ thống thông tin bao gồm 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn có các công đoạn cụ thể và kết thúc bằng quyết định tiếp tục hoặc chấm dứt phát triển Quyết định này dựa trên báo cáo từ các phân tích viên Quá trình phát triển hệ thống mang tính lặp lại, có thể cần quay lại giai đoạn trước để sửa chữa sai sót Trong suốt quá trình, các nhiệm vụ như lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo, kiểm soát tiến độ, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống được thực hiện Dưới đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1 của quy trình phát triển hệ thống là đánh giá yêu cầu, nhằm cung cấp dữ liệu chính xác cho lãnh đạo hoặc hội đồng giám đốc, giúp họ đưa ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án Giai đoạn này diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, bao gồm các bước cần thiết để thu thập và phân tích thông tin.
1.1 Làm rõ yêu cầu 1.2 Khảo sát sơ bộ 1.3 Lập dự án sơ bộ 1.4 Đánh giá tính khả thi của dự án 1.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi giai đoạn yêu cầu được đánh giá tích cực, với mục tiêu chính là hiểu rõ vấn đề nghiên cứu, xác định nguyên nhân gốc rễ và các yêu cầu cũng như ràng buộc đối với hệ thống cần phát triển Kết quả của báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định việc tiếp tục hoặc ngừng phát triển hệ thống mới Giai đoạn này bao gồm nhiều công đoạn quan trọng để đạt được các mục tiêu trên.
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thông tin thực tại
2.4 Đưa ra chuẩn đoán, xây dựng mục tiêu của hệ thống 2.5 Viết chi tiết dự án
2.6 Đánh giá tính khả thi 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này xác định các thành phần logic của hệ thống thông tin, giúp loại bỏ vấn đề của hệ thống thực tế và đạt mục tiêu đã đề ra Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin về Outputs, cơ sở dữ liệu (các tệp và quan hệ giữa chúng), các xử lý cần thực hiện và Inputs Mô hình logic cần được người sử dụng xem xét và phê duyệt Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic 3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Viết tài liệu hệ thống
3.5 Hợp thức hoá mô hình logic
Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới thể hiện chức năng mà hệ thống sẽ thực hiện Sau khi mô hình được xác định và phê duyệt bởi người sử dụng, các phân tích viên sẽ tiến hành tìm kiếm các phương án để triển khai hệ thống Việc này bao gồm xây dựng các phương pháp khác nhau nhằm cụ thể hóa mô hình logic, với mỗi phương pháp là một phác thảo chi tiết của mô hình vật lý bên ngoài của hệ thống.
Người sử dụng thường dễ dàng lựa chọn dựa trên các mô hình vật lý chi tiết, nhưng chi phí để xây dựng chúng rất cao Để hỗ trợ người dùng trong việc chọn giải pháp vật lý phù hợp với các mục tiêu đã đề ra, nhóm phân tích viên cần đánh giá chi phí và lợi ích của từng phương án, đồng thời đưa ra những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình bày cho người sử dụng kèm theo một buổi thuyết trình Người sử dụng sẽ chọn phương án đáp ứng tốt nhất yêu cầu của họ trong khi vẫn tuân thủ các ràng buộc của tổ chức Dưới đây là các bước trong giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp.
4.1 Xác định các ràng buộc của tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của dự án 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn này
Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn thiết kế vật lý diễn ra sau khi phương án giải pháp được lựa chọn, bao gồm hai tài liệu chính Đầu tiên, tài liệu chứa đựng tất cả các đặc trưng của hệ thống mới, cần thiết cho việc sử dụng, mô tả cả phần thủ công và các giao diện với phần tin học hóa Các công đoạn trong thiết kế vật lý rất quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềm của hệ thống thông tin Những người phụ trách giai đoạn này cần cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng, thao tác và mô tả hệ thống Các hoạt động chính trong việc triển khai kế hoạch hệ thống bao gồm việc phát triển và hoàn thiện phần mềm, đảm bảo tính khả dụng và hiệu quả cho người dùng.
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Mua sắm phần mềm và lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống
Giai đoạn 7 : Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là quá trình chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận để giảm thiểu va chạm Giai đoạn này bao gồm nhiều công đoạn quan trọng để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác, thử nghiệm và bảo trì 7.4 Đánh giá
Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu
2.3.1 Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp thông tin có cấu trúc, thường được sử dụng trong công nghệ thông tin để lưu trữ và quản lý dữ liệu Thuật ngữ này thường ám chỉ đến một tập hợp các dữ liệu liên kết, đủ lớn để lưu trữ trên các thiết bị như đĩa hoặc băng Dữ liệu trong CSDL được tổ chức dưới dạng các tập tin trong hệ điều hành hoặc được quản lý thông qua các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Hệ cơ sở dữ liệu: Hệ CSDL là một hệ thống gồm 4 thành phần:
-CSDL hợp nhất -Những người sử dụng:
Người sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm tất cả các cá nhân có nhu cầu truy cập, từ người dùng cuối cho đến các lập trình viên phát triển ứng dụng và những người quản lý toàn bộ hệ thống.
Phần cứng của hệ bao gồm các thiết bị nhớ thứ cấp được sử dụng để lưu trữ CSDL
Sự phân loại của các hệ CSDL:
Có hai loại kiến trúc hệ CSDL: tập trung và phân tán
-Các hệ CSDL tập trung: Hệ CSDL cá nhân, hệ CSDL trung tâm, hệ CSDL khách/chủ
-Các hệ CSDL phân tán: Hệ CSDL phân tán thuần nhất, hệ CSDL phân tán không thuần nhất
2.3.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL - Database Management System - DBMS) là phần mềm được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu, hỗ trợ lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin Có nhiều loại HQTCSDL, từ phần mềm nhỏ cho máy tính cá nhân đến các hệ thống phức tạp chạy trên siêu máy tính.
Hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) hiện nay đều sử dụng ngôn ngữ truy vấn cấu trúc (SQL), với những cái tên nổi bật như MySQL và Oracle Các hệ thống này thường hoạt động hiệu quả trên nhiều hệ điều hành khác nhau, bao gồm Windows, Linux, Unix và MacOS, ngoại trừ SQL Server của Microsoft, chỉ tương thích với hệ điều hành Windows.
Các khả năng của một HQTCSDL:
- Khả năng quản lý dữ liệu tồn tại lâu dài
- Khả năng truy nhập các khối lượng dữ liệu lớn một cách hiệu quả
- Hỗ trợ ít nhất một mô hình dữ liệu hay một sự trừu tượng toán học mà qua đó người sử dụng có thể quan sát dữ liệu
Đảm bảo tính độc lập dữ liệu là một yếu tố quan trọng trong thiết kế cơ sở dữ liệu, giúp duy trì sự bất biến của các chương trình ứng dụng khi có thay đổi về cấu trúc trong mô hình dữ liệu Điều này cho phép các chương trình ứng dụng tiếp tục hoạt động ổn định và chính xác, ngay cả khi mô hình dữ liệu được cập nhật hoặc thay đổi.
Hỗ trợ các ngôn ngữ cấp cao nhất dịnh cho phép người sử dụng định nghĩa cấu trúc của dữ liệu, truy nhập và thao tác dữ liệu
Quản trị giao dịch là khả năng đảm bảo truy cập đồng thời và chính xác vào cơ sở dữ liệu (CSDL) từ nhiều người dùng cùng lúc.
Điều khiển truy nhập là khả năng hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu cho những người dùng không được phép, đồng thời kiểm tra tính chính xác của thông tin.
- Phục hồi dữ liêu, có nghĩa là khả năng phục hồi, không làm mất dữ liệu đối với các lỗi hệ thống
Bộ quản lý lưu trữ chịu trách nhiệm truy xuất thông tin từ thiết bị lưu trữ dữ liệu và cập nhật thông tin theo yêu cầu từ các cấp hệ thống phía trên.
Bộ xử lý câu hỏi đảm nhiệm việc điều khiển các câu hỏi và yêu cầu thay đổi dữ liệu, xác định phương pháp tối ưu cho thao tác được yêu cầu, sau đó phát ra lệnh cho bộ quản lý lưu trữ thực hiện thao tác đó.
Bộ quản trị giao dịch đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống bằng cách quản lý các thao tác đồng thời mà không gây cản trở lẫn nhau, đồng thời ngăn ngừa mất dữ liệu ngay cả khi xảy ra lỗi Nó tương tác với bộ xử lý câu hỏi để theo dõi dữ liệu đang được thao tác, nhằm tránh xung đột giữa các hành động, có thể cần trì hoãn một số truy vấn hoặc thao tác cập nhật Ngoài ra, bộ quản trị giao dịch cũng làm việc với bộ quản lý lưu trữ, bởi việc bảo vệ dữ liệu thường yêu cầu lưu trữ nhật ký các thay đổi liên quan đến dữ liệu.
- Các truy vấn là các thao tác hỏi đáp về dữ liệu được lưu trữ trong CSDL
Cập nhật dữ liệu là những thao tác thay đổi thông tin, có thể thực hiện qua một giao diện chung hoặc thông qua giao diện của một ứng dụng cụ thể.
Các thay đổi sơ đồ CSDL thường được thực hiện bởi người dùng có quyền hạn, chủ yếu là các quản trị viên CSDL được cấp phép để thay đổi hoặc tạo lập một cơ sở dữ liệu mới.
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu là quá trình xác định yêu cầu thông tin của người dùng trong hệ thống thông tin mới, thường gặp nhiều phức tạp Công việc này không chỉ đơn thuần là việc phân tích viên gặp gỡ người dùng để hỏi về danh sách dữ liệu cần thiết, mà còn bao gồm việc hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của họ để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
2.4.1 Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu (CSDL) dựa trên thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp thiết kế CSDL cơ bản và cổ điển Quy trình này bao gồm các bước chi tiết để chuyển đổi thông tin đầu ra thành cấu trúc CSDL hợp lý và hiệu quả.
Bước 1 : Xác định các thông tin đầu ra
- Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa bao gồm các yếu tố quan trọng như nội dung, khối lượng, tần suất và địa điểm nhận hàng Các đầu ra của hệ thống này thường là phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và thẻ kho, giúp theo dõi và quản lý hiệu quả quá trình nhập xuất tồn hàng hóa.
Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra, liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra
Mỗi thông tin đầu ra bao gồm các thuộc tính như số phiếu xuất, tên mặt hàng xuất, đơn vị, số lượng, và nhiều hơn nữa Để quản lý hiệu quả, cần liệt kê toàn bộ các thuộc tính này thành một danh sách Đồng thời, cần đánh dấu các thuộc tính lặp (R), tức là những thuộc tính có khả năng nhận nhiều giá trị dữ liệu khác nhau.
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S), bao gồm những thuộc tính được tính toán hoặc phát sinh từ các thuộc tính khác như thành tiền, tổng cộng, và gạch chân các thuộc tính khóa để thể hiện các thông tin đầu ra.
Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh và giữ lại chỉ các thuộc tính cơ sở là điều cần thiết Cần xem xét việc loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý để tối ưu hóa danh sách.
* Thực hiên việc chuẩn hoá mức 1 (1NF)
Chuẩn hoá mức 1 (1NF) yêu cầu rằng trong mỗi danh sách phải loại bỏ các thuộc tính lặp Nếu phát hiện thuộc tính lặp, cần phân tách chúng thành các danh sách con có ý nghĩa quản lý rõ ràng.
- Tiến hành đặt tên , tìm một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh cho danh sách con vừa lập
* Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2NF)
Chuẩn hoá mức 2 (2NF) yêu cầu rằng mỗi thuộc tính trong một danh sách phải phụ thuộc vào toàn bộ khoá, không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu tồn tại sự phụ thuộc như vậy, các thuộc tính phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá cần được tách ra thành một danh sách con mới.
- Lấy toàn bộ khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt danh sách mới một tên riêng phù hợp với nội dung của thuộ tính trong danh sách
* Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF)
Chuẩn hoá mức 3 yêu cầu rằng trong một danh sách, không được phép có sự bắc cầu giữa các thuộc tính Y và Y phụ thuộc vào hàm X Do đó, cần tách chúng thành hai quan hệ riêng biệt, bao gồm quan hệ chứa Z, Y và danh sách cha quan hệ Y và X.
Bước 3 : Tích hợp một tệp để chỉ tạo ra một CSDL
Từ các đầu ra của bước 2, sẽ hình thành nhiều danh sách liên quan đến các đối tượng quản lý, mỗi danh sách tồn tại độc lập Những danh sách mô tả cùng một thực thể sẽ được tích hợp thành một danh sách chung, kết hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của chúng.
Bước 4 : Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
-Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp
-Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho từng bản ghi
Bước 5: Xác định mối liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu bằng cách sử dụng các mũi tên hai chiều để biểu diễn các mối quan hệ Nếu có quan hệ một-nhiều, hãy vẽ hai mũi tên chỉ về hướng đó Việc này giúp hình dung rõ ràng các tệp và sơ đồ liên kết giữa chúng.
Mã hoá dữ liệu là cách thức để thực hiện việc phân loại các đối tượng quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống
Khi xây dựng hệ thống thông tin, việc mã hóa các hàm thức quy ước là rất quan trọng, giúp gắn bó ý nghĩa với các đối tượng cần biểu diễn Mã hóa không chỉ là một bước thiết yếu trong thiết kế hệ thống thông tin mà còn có nhiều phương pháp thực hiện khác nhau.
* Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản.
Đối tượng được phân cấp từ trên xuống dưới, trong khi mã hoá được xây dựng từ trái qua phải, với các chữ số kéo dài về phía bên phải để thể hiện mức độ phân cấp sâu hơn.
* Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra một bởi một quy tắc tạo dãy nhất định
* Phương pháp mã hoá liên tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp
Phương pháp mã hoá theo xeri sử dụng một tập hợp theo dãy, được gọi là xeri, như một giấy phép theo mã quy định.
Phương pháp gợi nhớ là kỹ thuật xây dựng dựa trên đặc điểm của đối tượng, ví dụ như việc sử dụng các chữ cái đầu để tạo ra mã tiền tệ quốc tế như VNĐ cho Việt Nam Đồng và USD cho Đô la Mỹ.
Khái quát hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Basic
CSDL, hay cơ sở dữ liệu, là một kho lưu trữ thông tin quan trọng Trong số nhiều loại CSDL hiện có, cơ sở dữ liệu quan hệ nổi bật nhất và thường được sử dụng trong các ứng dụng quản lý.
- Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các bản ghi, và cột được gọi là trường
- Cho phép lấy về hay còn gọi là truy vấn các tập hợp dữ liệu con từ các bảng
- Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên
Bộ máy CSDL (Engine) là hệ thống chương trình quản lý cơ bản của một cơ sở dữ liệu, đảm nhiệm chức năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) được cấu tạo từ các bảng, mỗi bảng thể hiện một phân nhóm dữ liệu Trong bảng, các mẩu tin là những mẫu dữ liệu riêng lẻ, và mỗi mẩu tin bao gồm các trường Các trường này đại diện cho các phần dữ liệu trong mỗi mẩu tin; ví dụ, trong danh bạ địa chỉ, mỗi mẩu tin có thể chứa các trường như tên, họ, địa chỉ, thành phố, tiểu bang và số điện thoại.
Recordset là một cấu trúc dữ liệu quan trọng cho phép người dùng thao tác với bảng trong cơ sở dữ liệu Nó đại diện cho một tập hợp con các bản ghi được truy xuất từ CSDL, tương tự như một bảng nhưng có những thuộc tính riêng biệt Các Recordset được biểu diễn dưới dạng đối tượng, tương tự như các đối tượng trong giao diện người sử dụng, giúp việc quản lý và xử lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
2.5.2.Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic
Visual Basic (VB) là công cụ hiệu quả và dễ sử dụng nhất để phát triển ứng dụng trên nền tảng MS Windows, cung cấp cho lập trình viên những công cụ mạnh mẽ và toàn diện để xây dựng và phát triển phần mềm.
VB hỗ trợ giao diện đồ họa GUI, cho phép người dùng tạo ra các thành phần giao diện ứng dụng một cách dễ dàng Thay vì phải viết mã để xác định vị trí và hình dáng của các đối tượng, người dùng chỉ cần kéo và thả các đối tượng đã được định nghĩa sẵn lên bề mặt form.
VB cũng hỗ trợ và phối kết hợp với nhiều các ứng dụng có sẵn của Windows như Word, Excel, Access
2.5.3 Cấu trúc một ứng dụng VB
Một ứng dụng là tập hợp các chỉ dẫn được thiết kế để máy tính thực hiện nhiều tác vụ khác nhau Cấu trúc của ứng dụng phản ánh cách tổ chức, lưu trữ và thực hiện các chỉ dẫn này theo một trật tự cụ thể.
Một ứng dụng xây dựng trên VB cơ bản bao gồm form, module, report, Enviroment…
Form là giao diện cho phép người dùng tương tác, bao gồm các đối tượng và điều khiển được thiết kế trên đó Mỗi đối tượng có những đặc tính riêng như tên, kích thước, màu sắc và font chữ Ngoài ra, các đối tượng còn có các sự kiện như On_click và On_Load khi người dùng thao tác Mỗi đối tượng cũng sở hữu những phương thức riêng như SetFocus, Enable và Disable để quản lý hành vi của chúng.
Module chứa các thủ tục sự kiện, bao gồm các đoạn mã và chỉ dẫn, sẽ được thực thi để đáp ứng các sự kiện cụ thể Mỗi điều khiển trên Form tương ứng với một tập hợp thủ tục sự kiện trong module của form đó.
Mã không chỉ liên quan đến một form chỉ định hay điều khiển mà còn có thể được tích hợp trong các module chuẩn (*.bas) Các thủ tục cần thiết để xử lý sự kiện từ những đối tượng khác nhau cũng phải được đặt trong module chuẩn Đặc biệt, lớp module (*.cls) được sử dụng để tạo ra các đối tượng, cho phép gọi các thủ tục bên trong ứng dụng một cách hiệu quả.
2.5.4 Những thao tác áp dụng trên VB
Giao diện người dùng là thành phần quan trọng nhất của một ứng dụng, vì nó chính là cách mà người dùng tương tác với ứng dụng Người dùng không cần quan tâm đến mã thực thi bên dưới; họ chỉ chú ý đến trải nghiệm mà giao diện mang lại Do đó, mức độ thân thiện của ứng dụng phụ thuộc nhiều vào thiết kế giao diện người dùng.
Sử dụng các điều khiển chuẩn của VB là rất quan trọng để thu thập thông tin từ người dùng và hiển thị kết quả Các điều khiển như hộp văn bản, nút lệnh và danh sách có thể được áp dụng trong ứng dụng để tạo ra trải nghiệm tương tác hiệu quả.
- Lập trình với những đối tượng: Những đối tượng là thành phần chủ yếu để lập trình VB Những đối tượng có thể là form, những điều khiển CSDL
Lập trình với thành phần hợp thành cho phép VB tích hợp dễ dàng với các ứng dụng như MS Excel và MS Word Việc này được thực hiện thông qua việc xây dựng các ứng dụng sử dụng thành phần ActiveX, hoặc tạo ra các ActiveX tùy chỉnh ngay trong ứng dụng.
Các ứng dụng có khả năng xử lý nhiều sự kiện từ chuột và bàn phím, bao gồm việc phát hiện vị trí con trỏ chuột và xác định các phím được nhấn, như phím trái, phím phải và các tổ hợp phím như Ctrl, Shift, Alt Nhờ vào các điều khiển phím, người lập trình có thể tạo ra các điều khiển và form để phản ứng với các hành động phím, cũng như phiên dịch và xử lý mã ASCII của ký tự Hơn nữa, các ứng dụng VB còn hỗ trợ sự kiện kéo và thả chuột cùng với các tính năng của OLE.
VB cung cấp khả năng làm việc với văn bản và đồ họa phức tạp, giúp nhấn mạnh các khái niệm quan trọng và chi tiết cần thiết Với các thuộc tính văn bản, người dùng có thể tạo ra sự nổi bật cho thông tin quan trọng Ngoài ra, VB còn cho phép tích hợp đồ họa và hình ảnh, giúp thiết kế các ứng dụng trực quan và hấp dẫn hơn.
- Gỡ rối và quản lý lỗi: Những lỗi có thể xuất hiện trong khi lập trình trên
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG HOÁ
Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá
Kế toán hàng hóa có mối liên hệ chặt chẽ với bộ phận kế toán mua hàng và công nợ phải trả, cùng với bộ phận kế toán bán hàng và công nợ phải thu Các số liệu từ hai bộ phận này được sử dụng để theo dõi và quản lý tình hình xuất nhập tồn hàng hóa hiệu quả Mối quan hệ này được thể hiện rõ trong sơ đồ minh họa.
3.1.1.Ng hiệp vụ nhập kho
Khi nhà cung cấp giao hàng đến công ty, bộ phận nhập hàng sẽ tiến hành kiểm tra gói hàng để xác nhận số lượng hàng hóa có đủ và đúng với đơn đặt hàng đã xác nhận.
Phiếu nhập nội bộ, Phiếu nhập điều chỉnh Phiếu xuất nội bộ, Phiếu xuất điều chỉnh Phiếu xuất điều chỉnh
SỐ LIỆU CHUYỂN TỪ PHÂN HỆ KHÁC SANG Mua hàng,
SỐ LIỆU CHUYỂN ĐÊN CÁC PHÂN HỆ KHÁC T ( ổng hợp )
Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá Báo cáo hàng tồn kho Tổng hợp nhập xuất tồn Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho
Kế toán hàng hóa là một phần quan trọng trong quản lý kho Kế toán viên sẽ sử dụng mã hàng để lập phiếu nhập kho, đảm bảo rằng thủ kho thực hiện nhập hàng đúng theo số phiếu và thông tin đầy đủ Việc này giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong quy trình quản lý hàng tồn kho.
Khi nhận đơn đặt hàng qua các phương tiện khác nhau, nhân viên quản lý bán hàng sẽ tiếp nhận thông tin và thông báo cho kế toán viên để lập phiếu xuất Sau khi phiếu xuất được xác nhận hợp lệ, nó sẽ được chuyển đến bộ phận kho hàng, nơi thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng theo đúng số phiếu xuất đã được cấp.
Nhân viên phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, do đó, khi hàng hóa về kho, mọi thông tin về tình trạng hàng như thiếu hụt hoặc hư hỏng sẽ được báo cáo lên phòng kinh doanh Khi Giám đốc hoặc phòng kinh doanh yêu cầu báo cáo tổng hàng nhập và hàng xuất, thủ kho sẽ dựa vào thông tin từ phiếu xuất, nhập đã được lưu trữ trong hệ thống để tính toán Kết quả tính toán này sẽ được gửi đến Giám đốc hoặc phòng kinh doanh.
Sơ đồ chức năng của hệ thống (BDF)
3.2.1.Khái niệm về mô hình nghiệp vụ:
Mô hình nghiệp vụ là một công cụ quan trọng để mô tả chức năng và mối quan hệ giữa các bộ phận trong một tổ chức, cũng như mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài Mô hình này có thể được thể hiện qua nhiều dạng khác nhau, mỗi dạng sẽ tập trung vào một khía cạnh cụ thể của hoạt động nghiệp vụ.
Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh hoàn toàn về hoạt động của nghiệp vụ
3.2.2.Biểu đồ chức năng của hệ thống
Biểu đồ phân rã chức năng là một trong những cách thể hiện mô hình nghiệp vụ, giúp phân chia các chức năng nghiệp vụ của tổ chức thành những chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc nhất định Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý các chức năng này.
Sơ đồ chức năng của hệ thống( BFD)
Hình 1.4 Sơ đồ chức năng của hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD)
1.Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh
Hình 1.5: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh
Hệ thống quản lý hàng hoá yêu cầu kế toán kho cung cấp thông tin về hàng tồn kho và nhận kết quả để đưa ra quyết định về các mặt hàng cần thiết Sau đó, bộ phận quản lý hàng hoá lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp, và nếu được chấp nhận, nhà cung cấp sẽ giao hàng Khi nhận được hoá đơn bán hàng, bộ phận quản lý hàng hoá sẽ kiểm kho và xuất hàng nếu đáp ứng được yêu cầu Cuối cùng, họ sẽ nộp báo cáo nhập xuất tồn hàng hoá cho bộ phận kinh doanh vào cuối mỗi tháng, quý, năm.
Hệ thống thông tin quản lý hàng hoá
Báo cáo hàng nhập-xuất
Yêu cầu báo cáo yêu cầu thông Kết quả tin
Hình 1.6: Sơ đồ DFD mức đỉnh
Nhà cung Danh mục nhà cấp cung cấp
Tổng hợp xuất nhập tồn
Thông Tin Hàng thiếu, hỏng
Báo cáo NXT Hàng hoá
Hình 1.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục
Yêu cầu xem TT Kết quả hiệu chỉnh
Thông tin Nhập Xuất hàng hoá
Yêu cầu hiệu chỉnh Kết quả
Danh mục hàng hoá Danh mục kho
Hình 1.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục
Kế toán hàng tồn kho
Danh mục nhà cung c ấp
Hình 1.9: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất
3.1 Kiểm tra Hoá Đơn Hoá đơn bán hàng
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Mô hình dữ liệu của cơ sở dữ liệu (CSDL) là một biểu đồ thể hiện các thực thể, thuộc tính của từng thực thể và các mối quan hệ giữa chúng.
3.4.1 Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu
4.1 Xác lập yêu cầu Báo Cáo
4.2 Tính toán và tổng hợp theo yêu cầu
Dữ liệu cần Báo cáo
Phòng kinh doanh Yêu cầu Báo cáo
Tổng hợp NXT Báo cáo hàng nh ập xuất
* Danh mục nhà cung cấp
Khoá chính: So_PN, Ma_HH
Khoá chính: So_PX, Ma_HH
3.4.2 Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL
Một số thuật toán sử dụng trong chương trình
3.5.1.Một số ký hiệu sử dụng trong giải thuật
Khối đầu Khối thao tác Đường mũi tên Khối kiểm tra
Khối kết thúc Khối nhập, xuất thông tin
3.5.2.Thuật toán Đăng nhập chương trình
Hình 1.11: Thuật toán Đăng nhập chương trình
Hiện giao diện chính của chương trình Mật khẩu sai
3.5.3.Thuật toán cập nhật phiếu nhập kho
Hiện danh mục hàng hoá
Nhập mã nhà cung cấp
3.5.4.Cập nhật phiếu xuất kho
Hình 1.12: Cập nhật phiếu xuất kho
Hiện danh mục hàng hoá
Nhập mã khách hàng Nhập số phiếu
Hình 1.13: Thuật toán báo cáo
Nhập điều kiện in báo cáo
Cài đặt, sử dụng và hướng phát triển
Cài đặt phần mềm Hệ thống thông tin quản lý hàng hoá là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, nhằm tích hợp hiệu quả vào hoạt động của tổ chức Mục tiêu chính là giảm thiểu va chạm và đảm bảo khả năng thích ứng với những thay đổi trong suốt quá trình sử dụng Để đạt được điều này, cần tuân thủ một số yêu cầu cụ thể trong quá trình cài đặt.
Khi cài đặt máy tính cần 128MB Ram, ổ cứng 2GB Hard Disk và CPU Pentum II, Có thể sử dụng trong môi trơng Window 1998, Window 2000, Window XP, Window
Với giao diện thân thiện, người dùng có thể dễ dàng đăng nhập vào chương trình Để sử dụng hiệu quả các tính năng, bạn nên cập nhật đầy đủ thông tin trong danh mục từ điển trước khi vào hệ thống mới Sau đó, bạn có thể viết phiếu xuất, phiếu nhập và tạo báo cáo theo yêu cầu.
Nhiều sản phẩm phần mềm đã ra mắt, giúp các nhà quản lý quản lý hệ thống thông tin tài chính hiệu quả Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa không chỉ phục vụ cho các nhà quản lý tài chính mà còn cho nhiều người dùng khác Phần mềm sẽ liên tục được cập nhật, cho phép các phòng ban trong công ty và các chi nhánh liên thông, tạo thành một hệ thống quản lý tài chính thống nhất.
