Giới thiệu chung về vận đơn và qui trình lập vân đơn
Khái niệm, chức năng, vai trò của vận đơn
Vận đơn đường biển (B/L) là tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, được cấp bởi người chuyên chở hoặc đại diện của họ Chứng từ này được phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp.
Người cấp vận đơn thường là người chuyên chở, chủ tàu hoặc người được họ ủy quyền, những cá nhân hoặc tổ chức có phương tiện chuyên chở hàng hoá hoặc kinh doanh chuyên chở hàng hoá Khi cấp vận đơn, người chuyên chở, chủ tàu hoặc đại diện của họ phải ký vào vận đơn và ghi rõ tư cách pháp lý Trên thực tế, vận đơn thường được ký bởi người chuyên chở, chủ tàu, thuyền trưởng hoặc đại lý của họ, thể hiện trách nhiệm và tư cách pháp lý rõ ràng.
Vận đơn đường biển được phát hành dưới dạng bản gốc và bản sao, trong đó bản gốc thường được phát hành theo bộ, có thể gồm một hoặc nhiều bản gốc giống nhau Để thanh toán tiền hàng qua phương thức tín dụng chứng từ, người bán cần xuất trình đầy đủ bộ vận đơn gốc Bộ vận đơn gốc sẽ được chuyển qua hệ thống ngân hàng đến tay người nhận để thực hiện việc nhận hàng.
Để nhận được hàng, người nhận phải xuất trình một bản vận đơn gốc cho người chuyên chở Khi bản vận đơn gốc đã được xuất trình để nhận hàng, các bản khác sẽ tự động mất giá trị Thông thường, các bản sao sẽ được cấp theo yêu cầu và có ghi chú "Copy-Non Negotiable" để phân biệt với bản gốc.
Vận đơn đường biển có 3 chức năng quan trọng sau đây:
Là biên lai nhận hàng để chở của người chuyên chở
Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng xác nhận việc người chuyên chở đã nhận hàng hóa để vận chuyển Nó cung cấp thông tin về số lượng, khối lượng và tình trạng bên ngoài của hàng hóa Tại cảng đến, người chuyên chở có trách nhiệm giao hàng cho người nhận đúng theo khối lượng và tình trạng ban đầu, khi người nhận xuất trình vận đơn hợp lệ.
Là chứng từ sở hữu những hàng hóa mô tả trên vận đơn
Người cầm vận đơn trong tay sẽ có quyền đòi sở hữu hàng hoá ghi trên đó.
Vận đơn, với tính chất sở hữu của nó, được coi là chứng từ lưu thông (Negotiable Document) Qua việc mua bán và chuyển nhượng vận đơn, người ta có thể thực hiện giao dịch mua, bán và chuyển nhượng hàng hóa được ghi trên vận đơn đó.
Là bằng chứng của hợp đồng vận tải đã được ký kết giữa các bên
Vận đơn không phải là một hợp đồng vận tải, vì chỉ có chữ ký của một bên, nhưng nó có giá trị tương đương với hợp đồng vận tải đường biển Vận đơn điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở và người gửi hàng, cũng như giữa người chuyên chở và người nhận hàng hoặc người cầm vận đơn Nó liên quan đến toàn bộ hành trình của hàng hóa từ khi rời cảng của người bán đến khi cập cảng tại nước người mua, bao gồm việc thanh toán tiền hàng giữa người bán và ngân hàng đại diện của người mua, cũng như giao dịch thanh toán giữa người mua và ngân hàng tín dụng phát hành L/C tại nước người mua.
Chứng từ vận tải không phải là vận đơn đường biển không thể kiểm soát việc giao hàng tại nơi đến, cũng như không cho phép người mua bán hàng trong quá trình vận chuyển bằng cách chuyển giao chứng từ Do đó, trong vận tải đường biển, người chuyên chở yêu cầu người nhận hàng phải có vận đơn đường biển để nhận hàng Vận đơn đường biển có tính chất pháp lý đặc biệt và hiện vẫn chưa được thay thế bởi bất kỳ phương tiện điện tử nào.
1.3.1 Đối với người xuất khẩu
Vận đơn đường biển là tài liệu chứng minh rằng người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho người mua thông qua người chuyên chở, theo đúng quy định của hợp đồng mua bán Chỉ khi hàng hóa được giao trong tình trạng tốt và đúng thời gian, người chuyên chở mới cấp vận đơn sạch cho người bán Lúc này, người bán đã chuyển giao toàn bộ trách nhiệm về hàng hóa cho người chuyên chở.
Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng trong quy trình thanh toán tiền hàng Sau khi giao hàng, người xuất khẩu sử dụng vận đơn cùng với các chứng từ khác để lập bộ chứng từ thanh toán theo hợp đồng mua bán hoặc L/C Với bộ vận đơn sạch và hợp lệ, người xuất khẩu có quyền yêu cầu ngân hàng đại diện thanh toán, từ đó hàng hóa mới có thể chuyển đổi thành tiền tệ.
1.3.2 Đối với người chuyên chở:
Vận đơn đường biển được phát hành bởi người chuyên chở tại cảng xuất phát cho người gửi hàng, đóng vai trò như biên lai nhận hàng Sau khi giao hàng tại cảng đến và thu hồi vận đơn gốc, tài liệu này trở thành bằng chứng xác nhận rằng người chuyên chở đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo thỏa thuận.
1.3.3 Đối với người nhập khẩu
Người nhập khẩu hoặc đại diện có quyền yêu cầu người chuyên chở giao hàng tại cảng đến khi xuất trình vận đơn gốc Người chuyên chở chỉ giao hàng cho người xuất trình đầu tiên vận đơn đã cấp tại cảng đi, điều này chứng minh rằng người mua đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền hàng với ngân hàng theo quy định của hợp đồng mua bán.
Vận đơn đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người mua xác định số lượng và tình trạng hàng hóa mà người bán gửi tại cảng đi, đồng thời hỗ trợ theo dõi và thống kê việc thực hiện hợp đồng mua bán.
Phân loại vận đơn
2.1 Căn cứ vào tình trạng xếp dỡ a Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on Board B/L)
Vận đơn là tài liệu do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp khi hàng hóa đã được xếp lên tàu Trạng thái hàng hóa đã được xếp lên tàu được ghi rõ trên vận đơn.
Khi vận đơn ghi rõ "nhận để xếp" hoặc "đã nhận hàng," thuyền trưởng cần ký thêm ghi chú "đã xếp hàng lên tàu" kèm theo ngày, tháng, năm Điều này nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên tàu, đảm bảo tính hợp lệ của quá trình vận chuyển.
Nếu vận đơn có ghi “shipped on board”, không cần bổ sung thông tin nào khác để xác nhận việc xếp hàng, vì ngày ký vận đơn đã là ngày hàng được xếp lên tàu và cũng là ngày giao hàng Đối với vận đơn nhận để xếp (Received for shipment B/L), cần lưu ý các quy định liên quan.
Vận đơn do người chuyên chở cấp khi nhận hàng để xếp lên tàu ghi trên B/L, tức là hàng hóa chưa được xếp lên tàu Loại vận đơn này có thể bị ngân hàng từ chối thanh toán, trừ khi L/C quy định cho phép.
2.2 Căn cứ vào khả năng lưu thông của vận đơn a Vận đơn theo lệnh (Order B/L)
Là vận đơn trên đó không ghi rõ tên, điạ chỉ của người nhận hàng mà ghi chữ
“theo lệnh” (to order) hoặc có ghi tên người nhận đồng thời ghi thêm chữ “hoặc theo lệnh” (or order)
Vận đơn theo lệnh có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu, cho phép người nhận hàng chỉ nhận được khi người gửi hàng ký hậu Ký hậu có thể thực hiện dưới dạng trống hoặc chỉ định cho một người cụ thể Nếu vận đơn không có chữ ký hậu, chỉ người gửi hàng mới có quyền nhận hàng.
Vận đơn cho người nhận là loại vận đơn ghi rõ tên và địa chỉ của người nhận hàng, không có hoặc đã bị xóa cụm từ “or order” Chỉ người nhận được ghi trên vận đơn mới có quyền nhận hàng, và loại vận đơn này không thể chuyển nhượng thông qua việc ký hậu.
Là vận đơn trên đó:
Có ghi rõ chữ “cho người cầm” (to bearer)
Phát hành theo lệnh nhưng không ghi tên người nhận hay người hưởng lợi nào
Phát hành theo lệnh cho một người hưởng lợi và người đó đã ký hậu để trống mà không chỉ định một người hưởng lợi khác.
2.3 Căn cứ vào nhận xét ghi chú trên vận đơn a Vận đơn sạch (Clean B/L)
Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L) là loại vận đơn không ghi rõ các điều khoản liên quan đến khuyết điểm của hàng hóa hoặc bao bì Trên vận đơn này, không có bất kỳ ghi chú, nhận xét tiêu cực hay bảo lưu nào về tình trạng bên ngoài của hàng hóa.
Vận đơn có ghi chú hoặc nhận xét tiêu cực về hàng hóa và bao bì sẽ không được ngân hàng chấp nhận để thanh toán Do đó, việc đảm bảo vận đơn hoàn hảo là rất quan trọng trong quy trình thanh toán hàng hóa.
2.4 Căn cứ vào hành trình a Vận đơn đi thẳng (Direct B/L)
Vận đơn đi suốt (Through B/L) là loại vận đơn được sử dụng khi hàng hóa được vận chuyển từ cảng xuất phát đến cảng đích bằng một con tàu mà không cần chuyển tải dọc đường.
Vận đơn vận tải đa phương thức (Multimodal Transport B/L) là loại vận đơn được áp dụng khi hàng hóa được vận chuyển từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng cuối cùng bằng nhiều tàu của các người chuyên chở khác nhau, trong đó hàng hóa có thể phải chuyển tải sang tàu biển khác trong quá trình vận chuyển.
Vận đơn đa phương thức là loại vận đơn được áp dụng khi hàng hóa được vận chuyển từ địa điểm xuất phát đến địa điểm đích bằng hai hoặc nhiều phương thức vận tải khác nhau.
2.5 Một số loại vận đơn chứng từ khác a Vận đơn do người giao nhận cấp
Vận đơn do người giao nhận cấp là các loại vận đơn được phát hành bởi FIATA (Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận), bao gồm nhiều loại khác nhau.
Vận đơn vận tải đa phương thức của FIATA (FBL) được cấp bởi người giao nhận khi thực hiện chuyên chở hàng hóa qua nhiều phương thức vận tải hoặc vận tải đường biển Trong quá trình cấp vận đơn, người giao nhận đảm nhận vai trò là người chuyên chở hoặc người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO).
Giấy chứng nhận vận tải (FCT) là tài liệu do người giao nhận cấp cho người gửi hàng, xác nhận nghĩa vụ của người giao nhận trong việc giao hàng tại cảng đến thông qua một đại lý được chỉ định.
Vận đơn gom hàng (House B/L) là loại vận đơn do người giao nhận cấp cho người gửi hàng lẻ khi cung cấp dịch vụ gom hàng trong vận tải đường biển và hàng không Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party B/L) được phát hành khi hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng thuê tàu chuyến, trên đó ghi rõ "sử dụng với hợp đồng thuê tàu" Cuối cùng, vận đơn đã xuất trình tại cảng gửi (B/L Surrendered) là một hình thức quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa.
Nội dung trên vận đơn
Phía trên cùng bên trái: Tên địa chỉ người phát hành vận đơn
Vận đơn có hai loại chính: Vận đơn chuyển nhượng (Negotiable) cho phép thanh toán qua thư tín dụng, và Vận đơn không chuyển nhượng (Non-negotiable) mà ngân hàng không chấp nhận thanh toán khi người bán xuất trình.
Tên vận đơn: Phổ biến trong thực tế là Combine Transport B/L.
Shipper: Tên, địa chỉ người gửi hàng
Người nhận hàng (Consignee) có thể được xác định qua ba trường hợp khác nhau Đối với vận đơn đích danh (Straight B/L), tên và địa chỉ của người nhận hàng được ghi rõ Trong trường hợp vận đơn theo lệnh (Order B/L), có thể ghi “To order of ” hoặc chỉ cần ghi “To order”, mặc định theo lệnh của Shipper, người này sẽ ký hậu (endorse) vận đơn, có thể ký hậu để trống hoặc ký hậu đích danh Đối với B/L to Bearer, không cần ghi địa chỉ Thực tế, trên vận đơn thường ghi “To order of the Bank” vì ngân hàng thường là bên giữ vận đơn.
Notify party: Địa chỉ cần thông báo đến, có 2 trường hợp cụ thể:
1 Nếu phần Consignee có ghi rõ địa chỉ: Ghi trùng địa chỉ của Consignee ở phần trên, hoặc phần này để trống và được mặc định là địa chỉ của Consignee.
2 Nếu phần Consignee chỉ ghi “To order of the shipper” hoặc “To order” thì ở phần này có 2 trường hợp:
Ghi rõ tên và địa chỉ thông báo của người nhận hàng
Để trống, tuy nhiên phải đối chiếu với địa chỉ của người nhận hàng được ghi trong manifest.
Pre-carriage by: Ghi tên người chuyên chở trước đó.Thực tế thường bỏ trống
Place of receipt: Tên nơi nhận hàng.
Tên tàu biển và số chuyến (Voy No.) là thông tin quan trọng trong vận chuyển đường biển Vận đơn được sử dụng cho các tàu chợ (Liner), bao gồm cả tàu Feeder, hoạt động theo các tuyến cố định và lịch trình đã được lên kế hoạch trước.
Port of loading: Tên cảng xếp hàng.
Port of discharge: Tên cảng dỡ hàng.
Place of delivery: Tên nơi giao hàng.
The particulars provided by the shipper include essential information about the goods, such as the container number and seal number, the total number of containers or packages, a detailed description of the type of container or goods, the gross weight, and the measurement unit.
Tổng số container hoặc kiện hàng mà người chuyên chở đã nhận cần được ghi rõ ràng trong vận đơn để tránh tranh chấp giữa người chuyên chở và chủ hàng sau này Nếu không chỉ định số lượng và đơn vị tính cụ thể cho từng kiện hàng, khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng, mức bồi thường sẽ được tính theo toàn bộ container, dù chỉ một phần trong đó bị thiệt hại.
Rủi ro đối với người chuyên chở là rất lớn, bởi vì giới hạn bồi thường được xác định theo từng container, cao hơn nhiều so với giới hạn bồi thường tính theo từng kiện hàng trong container.
Danh mục cước (Tariff item) gồm: Cước vận chuyển (Freight) và các phụ phí khác Cước này chia thành hai loại: Trả trước (Prepaid), Trả sau (Collect)
Số bản gốc (No of originals): Trong thực tế một bộ vận đơn gốc thường được phát hành 3 bản gốc.
Nơi và ngày phát hành vận đơn (B/L) thường là nơi hàng xuất phát, giúp hải quan xác định xuất xứ hàng hóa Ngày phát hành thường trùng với ngày hàng được xếp lên tàu, nhưng có thể là ngày trước đó nếu là vận đơn nhận hàng để xếp, hoặc sau đó nếu cước phí chưa được thanh toán hoặc cần bổ sung hàng hóa.
The bill of lading can be signed by various parties, including the Carrier, represented as "By as Carrier," the shipping line's agent, noted as "By as Agent for as Carrier," the ship's captain, indicated as "By as Master of ," or an individual acting on behalf of the captain, described as "By on behalf of as Master of ".
Ngày ký vận đơn là ngày giao hàng, với vận đơn nhận để xếp (Received for shipment B/L), ngày ký có thể là khoảng thời gian từ khi người chuyên chở nhận hàng đến khi hàng được xếp lên tàu Đối với vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L), ngày ký có thể tính từ khi tàu cập cảng đến khi rời cảng Mặc dù có thể xảy ra trường hợp ký tiến hoặc ký lùi vận đơn, nhưng cần tuân thủ hiệu lực của L/C Tuy nhiên, hành vi này có thể được coi là gian lận và không được khuyến khích, vì nếu xảy ra hậu quả, hãng chuyên chở sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.
3.2 Mặt thứ hai Đây là những điều khoản điều chỉnh mối quan hệ của các bên tham gia: qui định trách nhiệm của các bên, quyền của người chuyên chở như những miễn trách, quyền được giữ hàng, quyền được đấu giá hàng trong trường hợp đặc biệt ; qui định luật điều chỉnh vận đơn và toà án phán quyết khi có tranh chấp xảy ra
Mặt này do hàng tàu đưa ra in sẵn, không được sửa đổi bổ sung; gồm có:
Các khái niệm: Carrier, Merchant, Goods….
Việc thuê chuyên chở và bảo đảm.
Trách nhiệm của người chuyên chở.
Miễn trách cho người chuyên chở.
Trách nhiệm của người gửi hàng.
Các điều khoản về xếp, dỡ, giao hàng.
Những mô tả về hàng hoá.
Những vấn đề ảnh hưởng tới việc chuyên chở hàng hoá.
Điều khoản với những hàng hoá đặc biệt, hàng nguy hiểm.
Việc thông báo và việc giao hàng.
