Chương I Giới thiệu chung về vận đơn và qui trình lập vân đơn
3. Một số khó khăn trong q trình lập B/L
3.1. Quá trình liên hệ giữa MOL và khách hàng
Từ phía hãng, bộ phận Sales & Marketing tìm kiếm gặp gỡ khách hàng, giới thiệu dịch vụ MOL và chào giá. Có nhiều điểm có thể gây khó khăn trong quá trình chào giá và đàm phán. MOL và khách hàng đều thu thập những thơng tin cơ bản về tình hình dịch vụ, giá cả trên thị trường.
Giai đoạn chuẩn bị trong q trình đàm phán thường có 3 điểm: điểm dừng (giá thấp nhất để bán hay giá cao nhất để mua dịch vụ vận chuyển từ hãng); điểm đề xuất (điểm đưa ra để bắt đầu thương lượng); và điểm mong muốn (điểm hãng và khách hàng muốn đạt được).
Trường hợp thứ nhất là khách hàng chấp nhận ngay, khi giá cho thuê của MOL thấp hơn hoặc bằng giá dự định thuê của khách (ví dụ: giá tối thiểu dự định thuê tàu của khách hàng là 4000USD, nên khi MOL chào giá 3900USD, họ chấp nhận ngay).
Trường hợp thứ hai giá tối đa có thể thuê dịch vụ của khách thấp hơn giá tối thiểu có thể cho thuê của MOL (VD: người thuê chỉ chấp nhận giá 3500USD trong khi giá tối thiểu của hãng là 3600USD), trường hợp này sẽ khơng có đàm phán.
Trường hợp thứ ba phổ biến nhất trong thực tế, đó là cả hãng và khách hàng đều xem xét và tìm đến một sự giao thoa về giá, trong khoảng giá có thể thuê của khách và giá có thể cho thuê của hãng.
Hai bên sẽ thương lượng ở khoảng cách giữa hai điểm dừng của mỗi bên. Ngoài giá cả các bên có thể nhượng bộ trên cơ sở cân nhắc các điều kiện khác như số lượng, điều kiện giao container, uy tín kinh doanh, sức mạnh thương hiệu, mong muốn xâm nhập thị trường, mức độ cạnh tranh, khả năng hợp tác lâu dài…
3.2. Q trình Booking, Input booking, Booking Confirmation
Từ phía khách hàng, họ có thể mắc những sai sót về thông tin cá nhân, địa chỉ liên hệ, yêu cầu đặt dịch vụ tại MOL do chưa tìm hiểu kỹ thơng tin hoặc chưa nắm rõ được tình hình dịch vụ, các tuyến vận chuyển MOL tham gia cung cấp dịch vụ…Có trường hợp khách hàng sau khi đã gửi Cargo Manifest (Bản kê khai chi tiết về hàng hố cho Hải quan),sau đó muốn sửa đổi lại Manifest, thì phí cho mỗi lần sửa thơng tin sai qui định là 40USD.
Từ phía MOL, sau khi nhận được Booking của khách, sẽ tiến hành Input Booking. Bước này rất dễ xảy ra những sai sót trong việc nhập số liệu về thông tin của khách hàng, thơng tin hàng hố, u cầu của khách về loại Container, số chuyến của tàu, ngày dự kiến hàng đến cảng đích…Trong hệ thống của MOL có sự hỗ trợ của mạng nội bộ nhằm tránh sai sót có thể xảy ra, nhưng quá trình này ln địi hỏi sự tập trung cao của nhân viên, nếu không thiệt hại với hãng tàu là chắc chắn
Trong Booking Confirmation việc sắp xếp nhầm lẫn số container, vị trí cảng xếp hàng, số container, đặc biệt là việc thông báo lệch tuyến ngày giờ dự kiến của Feeder, Mother VSS có thể gây thiệt hại rất lớn cho hãng cũng như cho khách hàng bởi nó cịn liên quan đến việc điều Container đến cảng, số tiền phạt container ở tại cảng quá thời gian qui định…
3.3. Khâu nhận container rỗng, xếp hàng vào container và điều đến cảng
Cảng Hải Phòng nhận được Booking CF, sẽ gửi cho Shipper D/O (Delivery Original) để cấp vỏ container rỗng và Shipper sẽ đến cảng nhận. Nếu có trục trặc từ khâu gửi Booking CF, cảng điều MT Container không hợp lý, Shipper yêu cầu đổi vỏ, lúc này sẽ gây thiệt hãi cho hãng, gây chậm chễ trong quá trình xếp hàng vào container của khách, và có thể ảnh hưởng đến tồn bộ hành trình của hàng.
Khi nhận được vở Container từ cảng, có 3 cách Shipper đóng hàng vào container: một là Factory Loading – đóng hàng tại nhà máy; hai là CFS
Loading – đóng hàng tại bãi gom hàng lẻ; ba là CY Loading – đóng hàng tại
bãi container. Dù xếp hàng ở đâu, Shipper cũng phải làm đầy đủ những thủ tục như làm tờ khai giám định hải quan, kẹp chì,… rồi đưa Laden Container (container đã xếp hàng) đến cảng. Thời hạn chậm nhất để Container rời khỏi nơi đóng hàng được ấn định trong Booking CF.
Trong thực tế, nếu khách hàng không đọc kỹ bản Booking Confirmation, chậm chễ trong việc xếp hàng và đưa container đến cảng khơng đúng hạn giao hàng thì tàu sẽ rời cảng theo đúng lịch trình mà khơng đợi hàng đến. Hậu quả là thiệt hại tồn bộ về phía khách hàng, đặc biệt nghiêm trọng đối với những lô hàng lớn, gồm nhiều container.
3.4. Phát hành vận đơn và thu cước
Vận đơn được phát hành theo những thông tin yêu cầu trên S/I do khách hàng gửi đến. Trước khi nhận bill khách hàng sẽ thanh toán nếu cước prepaid. Trường hợp phát hành khơng chính xác những thơng tin đã xác nhận hoặc người gửi hàng sẽ không chấp nhận vận đơn, và tất nhiên không chấp nhận thanh tốn cước.
Với một vận đơn khơng phù hợp với L/C, ngân hàng sẽ không chấp nhận thanh toán tiền hàng, người xuất khẩu sẽ chịu thiệt hại. Hoặc với một B/L phát hành không phù hợp những thông tin về hàng hố, tình trạng của container khi xếp lên tàu, người mua cũng khơng được nhận hàng từ phía hãng tàu tại cảng đến.
Với hãng tàu, không thu được cước coi như hợp đồng dịch vụ thất bại, bên cạnh đó cịn mất rất nhiều thời gian, phụ phí liên quan: phí chứng từ đã phát hành sai, phí giao dịch liên hệ, sửa đổi và xác nhận thông tin liên kết từ cảng tới nơi phát hành vận đơn. Việc phát hành lại vận đơn có thể gây chậm chễ hoặc làm thất bại hành trình của hàng và gây thiệt hại cho các bên liên quan.