Chương I Giới thiệu chung về vận đơn và qui trình lập vân đơn
4. kiến đề xuất để khách hàng lập được vận đơn hoàn hảo tại MOL
MOL là một hãng tàu lớn trên thế giới, có hệ thống dịch vụ rất mạnh, hiện đại với lịch sử phát triển lâu đời và mạng lưới rộng khắp. Tại Viêtnam, MOL xác lập hệ thống phục vụ thống nhất trong cả tập đoàn, nên những trục trặc xảy ra trên thực tế khơng nhiều. Để khách hàng có thể làm việc hiệu quả với MOL trong quá trình lập B/L xin đưa ra một vài ý kiến như sau:
4.1. Q trình tìm kiếm thơng tin và đàm phán
Để đàm phán thành công tiến tới ký được hợp đồng dịch vụ với MOL, khách hàng phải phân tích và nhận diện: mục tiêu cần đạt tới khi trong hợp đồng vận chuyển, dự kiến những tình huống, rủi ro bất lợi có thể xảy ra, phương án thay thế, thơng tin từ phía hãng, thơng tin từ phía thị trường, các yếu tố ảnh hưởng,….
Nếu khách hàng được chọn làm đối tác tin cậy, với khả năng hợp tác lâu dài, có thể đưa ra những đề nghị hợp lý để phía hãng xem xét chấp nhận và cung cấp dịch vụ với mức định giá có lợi và nhiều ưu đãi nhất.
Với mỗi khách hàng khi làm việc với MOL, trong quá trình đàm phán, nên đưa ra những nhượng bộ cần thiết, hợp lý, trên tinh thần hợp tác chân thành, thiện chí để càng ngày tạo được một vị thế vững trong hệ thống khách hàng của MOL.
Khách hàng hồn phải tồn chịu trách nhiệm về những thơng tin trong:
Manifest đã gửi cho Hải quan cần được kiểm tra kỹ lưỡng, tránh xảy ra sai sót, vì mỗi lần chỉnh sửa đều mất phí dịch vụ và gây lãng phí thời gian trong hành trình của hàng.
Booking gửi đến Customer Services phải đầy đủ những thông tin chi tiết về địa chỉ liên hệ, những yêu cầu về dịch vụ vận chuyển với MOL, yêu cầu về container phù hợp với hàng hoá…
Và Shipping Instruction nên rõ ràng, hướng dẫn hợp lệ tránh gây nhầm lẫn cho bộ phận Documentation khi phát hành.
4.3. Quá trình xếp hàng đưa đến cảng và nhận B/L đã phát hành
Khách hàng phải đặc biệt chú ý đến những thông tin về thời gian bắt buộc phải rời nơi xếp hàng để đến cảng (CY CUT, DOC CUT), thời gian dự kiến cập cảng và rời cảng (ETA, ETD) trong lịch trình của các tàu. Việc này liên quan đến các khâu: nhận vỏ cont rỗng từ cảng và đóng hàng; làm việc với hải quan để lấy giấy thông quan xuất khẩu và kẹp chì; đưa container đến cảng. Những cơng đoạn này phải được tiến hành liên tục, ăn khớp nhịp nhàng, và tuyệt đối không được xảy ra chậm chễ.
Với vận đơn đã phát hành, khách hàng có những kiểm tra, đối chiếu cần thiết và tồn bộ với kê khai hàng hố từ cảng, liên hệ thơng tin từ phía ngân hàng phát hành L/C để có thể thanh tốn tiền hàng sau này. Tất cả những khâu kiểm tra này đều cần tốc độ, sự tập trung cao chính xác, nên được đảm nhận bởi những người có trách nhiệm, kinh nghiệm, có khả năng bao qt lường trước những tình huống xấu có thể xảy ra và khắc phục kịp thời.
Kết luận chung
Qua ba chương của đề tài thực tập giữa khố tơi đã tìm hiểu chung được về vận đơn đường biển, công tác lập vận đơn của hãng MOL tại văn phịng Hà Nội, và qui trình lập một vận đơn xuất khẩu của khách hàng với MOL. Việc nghiên cứu này đã cho tôi những kinh nghiệm ban đầu khi làm quen với công tác lập vận đơn để thực hiện một lô hàng xuất của nhà xuất khẩu với hãng MOL.
Có thể nói hãng MOL đã xây dựng một qui trình hồn thiện trong công tác lập vận đơn với khách hàng, và trên thực tế việc tuân thủ tuyệt đối theo các ngun tắc của qui trình này, đã có rất ít rủi ro, tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ của MOL với khách hàng. Việc xây dựng và áp dụng một qui trình hồn thiện giúp MOL cung cấp một hệ thống dịch vụ vận tải biển với qui mô và chất lượng đỉnh cao.
Tuy nhiên, bất cứ qui trình nào cũng khơng thể tránh khỏi những khó khăn có thể phát sinh, và trong mọi khâu của nó đều có những lưu ý nhất định. Với nhận thức thu được trong q trình nghiên cứu, từ những phân tích đã trình bày, tơi mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến riêng, nhấn mạnh những lưu ý cần thiết để các khách hàng là nhà xuất nhập khẩu sẽ lập được những vận đơn hoàn hảo tại MOL, nhằm hạn chế tối đa thiệt hại xảy ra. Những ý kiến đưa ra cịn thiếu kinh nghiệm xin nhận được sự góp ý từ phía thày cơ.
Tài liệu tham khảo
1. GS. TS HỒNG VĂN CHÂU: Vận tải – Giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2003;
2. GS. TS HỒNG VĂN CHÂU – Th.S TƠ BÌNH MINH: Incoterm 2000 - Giải thích và hướng dẫn sử dụng, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2002;
3. TS. NGUYỄN NHƯ TIẾN - Hướng dẫn sử dụng vận đơn đường biển trong thương mại và hàng hải quốc tế, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2001;
4. PGS. VŨ HỬU TỬU - Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nhà xuất bản giáo dục, 2006;
5. Mitsui O.S.K Lines (MOL) – Rules on the Handling of Bills of Lading, Effective as from October 1, 1966 (Amended on Mar. 1, 1988);
6. Mitsui O.S.K Lines (MOL) – Combined Transport Bill of Lading, May, 20, 1996; 7. Một số website www.molpower.com en.wikipedia.org http://www.vass.gov.vn contacts.gsa.gov/webforms.nsf www.unzco.com/basicguide
MỤC LỤC
Lời mở đầu....................................................................................................1
Chương I. Giới thiệu chung về vận đơn và qui trình lập vân đơn............3
1. Khái niệm, chức năng, vai trò của vận đơn.................................................3
1.1. Khái niệm................................................................................................3
1.2. Chức năng................................................................................................3
1.3. Vai trò .....................................................................................................4
1.3.1. Đối với người xuất khẩu.......................................................................4
1.3.2. Đối với người chuyên chở.....................................................................5
1.3.3. Đối với người nhập khẩu......................................................................5
2. Phân loại vận đơn.......................................................................................5
2.1. Căn cứ vào tình trạng xếp dỡ...................................................................5
2.2. Căn cứ vào khả năng lưu thông của vận đơn...........................................6
2.3. Căn cứ vào nhận xét ghi chú trên vận đơn...............................................7
2.4. Căn cứ vào hành trình..............................................................................7
2.5. Một số loại vận đơn chứng từ khác..........................................................7
3. Nội dung trên vận đơn ...............................................................................9
3.1. Mặt thứ nhất.............................................................................................9
3.2. Mặt thứ hai.............................................................................................11
Kết luận........................................................................................................12
Chương 2: Giới thiệu về MOL Hà Nội và công tác lập vận đơn của MOL......................................................................................................13
1. Giới thiệu về MOL Hà Nội.......................................................................13
1.1. Giới thiệu...............................................................................................13
1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................13
1.2.1. Sales and Marketing............................................................................13
1.2.2. Customer Services..............................................................................14
1.2.3. Export Documentation........................................................................14
1.3. Chức năng nhiệm vụ của MOL Hà Nội.................................................14
1.4. Thi trường và chất lượng phục vụ..........................................................15
2. Tổng quát về công tác lập B/L của MOL tại Việt Nam............................16
2.1. Loại vận đơn..........................................................................................16
2.2. Tình hình cấp vận đơn...........................................................................16
Nhận xét........................................................................................................20
Chương III. Tìm hiểu qui trình khách hàng lập vận đơn xuất khẩu với MOL Hà Nội................................................................................................21
1. Qui trình lập vận đơn giữa nhà xuất khẩu với MOL Hà Nội.....................21
1.1. Phân tích qui trình chung.......................................................................21
1.2. Phân tích qui trình lập B/L giữa Pacific Co., Ltd và MOL.....................23
2. Phân tích các chứng từ liên quan đến qui trình lập B/L............................25
2.1. Booking Confirmantion ........................................................................25
2.2. Container Unit Packing List – Invoice...................................................27
2.3. Combined Transport Bill of Lading ......................................................28
2.4. Hoá đơn (GTGT) VAT INVOICE ........................................................28
Nhận xét........................................................................................................29
3. Một số khó khăn trong q trình lập B/L..................................................29
3.1. Quá trình liên hệ giữa MOL và khách hàng...........................................29
3.2. Quá trình Booking, Input booking, Booking Confirmation...................30
3.3. Khâu nhận container rỗng, xếp hàng vào container và điều đến cảng....31
3.4. Phát hành vận đơn và thu cước..............................................................31
4. Ý kiến đề xuất để khách hàng lập được vận đơn hoàn hảo tại MOL.........32
4.1. Q trình tìm kiếm thơng tin và đàm phán.............................................32
4.2. Quá trình gửi và nhận thơng tin.............................................................32
4.3. Q trình sắp xếp hàng đưa đến cảng và nhận B/L đã phát hành...........33
Kết luận chung............................................................................................34