QUÁT CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
Giới thiệu về Tổng Công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans
Lịch sử hình thành và phát triển
Ngày 14 tháng 10 năm 1975, công ty Kho Vận Cấp 1 – tiền thân của Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS ngày nay được thành lập
Năm 1991 – bắt kịp những thay đổi của thị trường, Xí Nghiệp Vận Tải Giao Nhận Kiểm Kiện, sau đó là Liên doanh Shing Việt lần lượt ra đời.
Tính đến năm 2012, Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS đã sở hữu đội ngũ hơn 380 cán bộ công nhân viên, hoạt động trong các lĩnh vực như kinh doanh kho bãi, xăng dầu, và dịch vụ giao nhận vận tải cả trong nước lẫn quốc tế, cùng với cảng thông quan nội địa SOTRANS đã khẳng định được thương hiệu mạnh mẽ trên thị trường trong và ngoài nước, với tốc độ tăng trưởng hàng năm đạt từ 20 đến 35%.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS
( Nguồn : Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS Hà Nội )
Lĩnh vực kinh doanh của công ty:
Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, bao gồm vận tải đường biển, vận tải hàng không, vận tải đa phương thức, dịch vụ giao nhận kho vận, hàng công trình và hàng dự án.
Thủ tục hải quan), dịch vụ kho (kho chứa hàng, kho ngoại quan), cảng thông quan nội địa (ICD) và kinh doanh xăng dầu.
Giới thiệu về Chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam - SOTRANS Hà Nội được thành lập vào ngày 1 tháng 6 năm 1999 theo Quyết định số 107/QĐ-KVMN Với tên giao dịch là "SOTRANS IFF - Văn phòng chi nhánh Hà Nội", công ty có trụ sở tại số 12, đường Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Hà Nội.
SOTRANS Hà Nội là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải và dịch vụ Logistics tại Hà Nội Công ty hoạt động rộng rãi tại các tỉnh miền Bắc Việt Nam, phục vụ các khu vực quan trọng như cảng Hải Phòng, cảng Cái Lân và sân bay quốc tế Nội Bài.
Văn phòng đại diện Công ty Kho vận miền Nam tại Hà Nội hoạt động với chức năng và lĩnh vực kinh doanh tương tự như Xí nghiệp đại lý Giao nhận Vận tải quốc tế, do đó thực hiện hạch toán kinh doanh theo mô hình của Xí nghiệp.
Từ tháng 7/2003, SOTRANS chính thức hoạt động dưới hình thức Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam tại Hà Nội, theo Quyết định số 74/QĐ-KVMN ngày 17/7/2003 của Công ty Kho vận miền Nam.
Hà Nội hạch toán kinh doanh độc lập, hàng năm nộp lãi cho công ty.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh Đứng đầu Chi nhánh là Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị mình Giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh có các trưởng phòng được Giám đốc phân công phụ trách lĩnh vực chuyên môn và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao Cụ thể như sau:
2 Phòng quản lý: Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kế toán.
3 Phòng kinh doanh: Phòng Nghiệp vụ kinh doanh, Phòng Đại lý, Phòng Giao nhận.
1 Trạm giao nhận tại Hải Phòng.
Hai phòng quản lý chịu trách nhiệm tuyển dụng, quản lý nhân sự, quyết toán file và ứng trước tiền hàng cho phòng kinh doanh Ba phòng kinh doanh cùng với trạm giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện giao dịch, hỗ trợ công tác chuyên môn và xử lý các phát sinh trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cả quốc tế lẫn nội địa.
1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh
Mục tiêu hoạt động của công ty:
Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS được thành lập với mục tiêu huy động và quản lý hiệu quả nguồn vốn, lao động, và tài sản để phát triển sản xuất kinh doanh Chúng tôi cam kết cải tiến kỹ thuật và chất lượng, nâng cao quản lý, mở rộng thị trường, và tăng cường sức cạnh tranh Đồng thời, công ty đảm bảo việc làm cho người lao động, cải thiện đời sống, tăng cổ tức cho cổ đông, và đóng góp tích cực vào ngân sách nhà nước.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh bao gồm:
Vận tải đa phương thức
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN
Đối với hàng nhập
Đối với nhân viên kinh doanh hàng nhập, việc tìm hiểu thông tin khách hàng là rất quan trọng Điều này bao gồm việc phân khúc thị trường và nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty mà họ dự định liên lạc, giúp tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả hơn Nhân viên cần xác định rõ những thông tin cần khai thác từ khách hàng để tiết kiệm thời gian cho cả hai bên Sau khi đã chuẩn bị, bước tiếp theo là liên lạc trực tiếp với khách hàng để xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy doanh số.
Khi lần đầu liên lạc với khách hàng, cần tiết kiệm thời gian của họ bằng cách nhanh chóng thu thập các thông tin quan trọng như: người phụ trách chính (bao gồm số di động và địa chỉ email), mặt hàng cần vận chuyển, khối lượng hàng, thông tin về đối thủ cạnh tranh (nếu có), cảng xuất và cảng nhập, cùng với các điều kiện nhập hàng như FOB, CIF, EXW.
Sau khi gửi bảng báo giá, nên liên hệ lại với khách hàng trong 1-2 ngày để giới thiệu chi tiết về dịch vụ của Sotrans và thu thập phản hồi về giá cả, dịch vụ, cũng như các yêu cầu khác như cảng dỡ, thời gian nhận hàng, và dịch vụ giao nhận Dựa trên những phản hồi này, nhân viên kinh doanh sẽ báo cáo cho nhân viên hỗ trợ và lãnh đạo phòng để xin ý kiến về các yêu cầu đặc biệt của khách hàng, từ đó điều chỉnh bảng giá và gửi lại cho khách nếu cần.
Để xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, việc thường xuyên liên lạc và theo sát nhu cầu của họ là rất quan trọng Khi khách hàng đồng ý với giá cước và dịch vụ của Sotrans, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá hoặc ký hợp đồng vận chuyển Sau khi dịch vụ được xác nhận, nhân viên sẽ tiến hành đặt chỗ với Hãng tàu, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết như loại hàng, khối lượng, số kiện, phương thức vận chuyển, ngày đóng hàng, ngày khởi hành dự kiến và ngày dự kiến đến.
Sau khi nhận được xác nhận từ nhân viên hỗ trợ, nhân viên kinh doanh sẽ lập giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu và gửi cho khách hàng theo mẫu chuẩn, yêu cầu khách hàng xác nhận lại qua Fax có chữ ký Đồng thời, nhân viên hỗ trợ sẽ cung cấp thông tin về đại lý của Sotrans để khách hàng thông báo cho người gửi hàng chuẩn bị giao hàng Cuối cùng, nhân viên sẽ mở file và thực hiện dự trù chi phí liên quan.
Nhân viên kinh doanh cần mở file và thực hiện dự trù chi phí sản xuất hàng hóa với sự phê duyệt của lãnh đạo phòng Trước khi tiến hành lô hàng, họ phải hoàn tất phiếu kiểm soát quá trình và chuyển file cùng thông tin khách hàng như số điện thoại, số fax, địa chỉ email và người liên hệ cho nhân viên hỗ trợ để theo dõi File này bao gồm các thông tin quan trọng như dự trù chi phí đã được phê duyệt, phiếu kiểm soát quá trình, bảng chào giá xác nhận từ khách hàng, hợp đồng (nếu có), giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu và các thông tin liên lạc như số điện thoại, fax, giá mua, giá bán, cùng hãng vận chuyển được chọn.
Nhân viên kinh doanh cần chuyển file cho nhân viên hỗ trợ trước khi đại lý nhận hàng từ người gửi Khi nhận được file, nhân viên hỗ trợ phải trao đổi ngay nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ để nắm bắt tình hình và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.
Đối với nhân viên hỗ trợ kinh doanh hàng nhập a) Theo dõi các lô hàng nhập freehand:
Nhân viên kinh doanh hoặc khách hàng cần cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về các lô hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam hoặc từ một quốc gia thứ ba Các yêu cầu này sẽ giúp đảm bảo quy trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
Điều kiện giao hàng: EXW, FOB…
Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
Số hợp đồng (Contract number), số PO (Purchase Order number), tên hàng…
Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có)
Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong (Ready date/
Hình thức và thời hạn thanh toán
Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)
Khi nhận yêu cầu báo giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ sẽ yêu cầu đại lý nước ngoài cung cấp thông tin về giá vận chuyển, lịch tàu, giá vận chuyển nội địa và các thủ tục hải quan tại nước xuất khẩu (bao gồm cả phí Exworks nếu có) Giá cước hàng nhập cũng có thể được lấy trực tiếp từ các hãng tàu tại Việt Nam Thông thường, quá trình kiểm tra giá cả và lịch tàu sẽ được thực hiện từ nhiều đại lý và hãng tàu khác nhau, nhằm lựa chọn dịch vụ tốt nhất, uy tín và giá cả cạnh tranh, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Khi làm việc với các đại lý, cần lưu ý đến đặc tính riêng và công nợ của từng đại lý Đối với các đại lý mới, cần kiểm tra kỹ khả năng cung cấp hàng hóa và tham khảo ý kiến của trưởng hoặc phó phòng trước khi quyết định sử dụng họ Đồng thời, yêu cầu Phòng hành chính chuẩn bị hợp đồng đại lý một cách kịp thời.
Nhận hồ sơ từ nhân viên kinh doanh bao gồm đầy đủ dự trù chi phí, phiếu kiểm soát ISO có chữ ký của trưởng/ phó phòng và Giám đốc, ghi rõ đại lý, hãng tàu, giá mua, giá bán và giá bán báo đại lý Hồ sơ lô hàng cần có bản sao bảng báo giá đã được khách hàng ký xác nhận, giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu có chữ ký khách hàng, cùng với các yêu cầu đặc biệt như Surrender House Bill/Lading, làm C/O, và thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, fax hoặc email.
Cung cấp thông tin chi tiết về đại lý nước ngoài của SOTRANS cho nhân viên kinh doanh và khách hàng, giúp họ chỉ đạo nhà cung cấp thực hiện giao hàng đúng theo kế hoạch.
Thông báo cho đại lý nước ngoài các thông tin sau về lô hàng:
Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
Điều kiện giao hàng: Exworks, Door to door hay FOB, FCA,…
Chi tiết hàng hoá: Tên hàng, số kiện, số khối, khối lượng, số hợp đồng (Contract number), số PO (Purchase Order number) liên quan đến lô hàng (nếu có),…
Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time)
Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong (Ready date/ Delivery date)
Hãng tàu/ người gom hàng (co-loader) được sử dụng.
Phương thức thanh toán trên Master Bill / Lading và House Bill / Lading:
Giá mua, giá bán cho đại lý.
Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)
Đại lý cần liên hệ với người gửi hàng và nhà cung cấp để xác nhận thông tin lô hàng, bao gồm số lượng hàng hóa, phương thức đóng gói, số đơn hàng, lịch trình xếp hàng, lịch tàu và điều kiện giao hàng.
Thông báo cho khách hàng và tư vấn về phương thức vận chuyển tiết kiệm nhất, như LCL hoặc FCL Nếu sử dụng giá của hãng tàu tại Việt Nam, yêu cầu họ cung cấp thông tin chi tiết về đại lý nước ngoài và liên hệ với đại lý để sắp xếp xuất hàng tại nước xuất khẩu.
Nếu khách hàng đồng ý, họ sẽ xác nhận với đại lý và yêu cầu đại lý tổ chức việc nhận hàng theo kế hoạch đã được thống nhất.
Đối với hàng xuất
Đối với nhân viên kinh doanh hàng xuất, việc tìm hiểu thông tin khách hàng là rất quan trọng Họ cần phân khúc thị trường và nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty mà mình dự định liên lạc, nhằm tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả hơn Điều này giúp nhân viên nắm bắt thông tin cần thiết để khai thác từ khách hàng, từ đó tiết kiệm thời gian cho cả hai bên Sau khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng, nhân viên sẽ tiến hành liên lạc với khách hàng để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình.
Lần thứ 1: Khi liên lạc với khách hàng lần đầu tiên tránh làm mất nhiều thời gian của khách hàng, cố gắng khai thác nhanh các thông tin sau:
Người phụ trách chính (số di động và địa chỉ mail)
Đối thủ cạch tranh (nếu được)
Điều kiện xuất hàng; FOB, CIF, EXW, DDU, DDP…
Sau khi gửi bảng báo giá, bạn nên liên lạc lại với khách hàng trong vòng 1-2 ngày để hẹn gặp trực tiếp, nhằm giới thiệu chi tiết về dịch vụ của Sotrans Đây cũng là cơ hội để nhận phản hồi từ khách hàng về giá cả, dịch vụ, cũng như các yêu cầu khác như thời gian xuất hàng, loại container, vấn đề lấy vận đơn, nợ cước, ký lùi vận đơn và dịch vụ giao nhận.
Sau khi tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh và lãnh đạo phòng về các yêu cầu đặc biệt như nợ cước, hoa hồng hay ký lùi vận đơn Dựa trên những thông tin này, họ sẽ xem xét và điều chỉnh bảng giá mới để gửi lại cho khách hàng nếu cần thiết.
Để xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, việc duy trì liên lạc thường xuyên là rất quan trọng, giúp đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của họ Khi khách hàng đã đồng ý với giá cước và dịch vụ của Sotrans, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá hoặc tiến hành thương thảo để ký kết hợp đồng vận chuyển Sau đó, cần liên hệ đặt chỗ với Hãng tàu và xác nhận từ phía Hãng tàu để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Khi KH đồng ý dịch vụ: nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu booking ngay cho bộ phận hỗ trợ gồm các thông tin sau:
Ngày khởi hành dự kiến
Sau khi nhận thông tin xác nhận từ nhân viên hỗ trợ, nhân viên kinh doanh sẽ gửi thông tin đến khách hàng và yêu cầu họ xác nhận lại Đồng thời, cần mở các file liên quan và tiến hành dự trù chi phí cho dự án.
Nhân viên kinh doanh mở file và lập dự trù chi phí sản xuất hàng hóa với sự phê duyệt của lãnh đạo phòng Trước khi thực hiện lô hàng, họ kiểm soát quá trình và chuyển file cùng thông tin khách hàng, bao gồm số điện thoại, số fax, địa chỉ email và người liên hệ, cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh để tiếp tục theo dõi.
Dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của lãnh đạo phòng
Phiếu kiểm soát quá trình
Bảng chào giá có xác nhận của khách hàng
Giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu có xác nhận của khách hàng
Số điện thoại, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyển được chọn
Nhân viên kinh doanh cần gửi file cho nhân viên hỗ trợ trước thời hạn đóng hàng để theo dõi tiến trình đóng gói của khách hàng Nếu có bất kỳ điều gì không rõ ràng khi nhận file, nhân viên hỗ trợ phải nhanh chóng trao đổi với nhân viên kinh doanh để hiểu rõ tình hình và quản lý hàng hóa hiệu quả.
Nhân viên hỗ trợ kinh doanh hàng xuất cần tiếp nhận yêu cầu và thông tin về các lô hàng xuất từ nhân viên kinh doanh hoặc khách hàng, bao gồm cả hàng xuất từ Việt Nam và các nước thứ ba Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, yêu cầu nhân viên kinh doanh và khách hàng cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan.
Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
Điều kiện giao hàng: CIF, DDU, DDP,…
Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có)
Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày giao hàng (Ready date/ Delivery date)
Hình thức và thời hạn thanh toán
Khi xử lý lô hàng, cần lưu ý các yêu cầu đặc biệt về loại hàng hóa, quy định của nước nhập khẩu như kiện hàng, quy trình hun trùng và trọng lượng cho phép để tư vấn chính xác cho khách hàng Khi nhận yêu cầu báo giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ sẽ kiểm tra giá hợp đồng hiện có hoặc yêu cầu đại lý cung cấp thông tin về giá vận chuyển, lịch tàu và thủ tục hải quan (DDU/DDP charge) Việc thương lượng giá cước hàng xuất cũng có thể thực hiện trực tiếp với các hãng tàu tại Việt Nam, đảm bảo lựa chọn dịch vụ uy tín với giá cả cạnh tranh nhất Sau khi nhận được xác nhận từ nhân viên kinh doanh hoặc khách hàng, cần gửi yêu cầu đặt chỗ (booking request) cho hãng tàu Cuối cùng, sau khi nhận được Booking Note, cần kiểm tra thông tin để đảm bảo chính xác.
Sau khi gửi Booking Note qua fax cho khách hàng, cần gọi điện xác nhận họ đã nhận được tài liệu này và lưu trữ trong hồ sơ Lưu ý đặc tính và công nợ của từng đại lý, đặc biệt là đối với các đại lý mới, cần kiểm tra khả năng làm hàng và tham khảo ý kiến của trưởng/phó phòng trước khi yêu cầu Phòng hành chính lập hợp đồng đại lý Nhận file từ nhân viên kinh doanh với đầy đủ dự trù chi phí, phiếu kiểm soát ISO có chữ ký của trưởng/phó phòng và Giám đốc, ghi rõ thông tin về đại lý, hãng tàu, giá mua, giá bán và phí đại lý, kèm theo Bảng báo giá đã ký và Booking Confirmation Thường xuyên liên hệ với khách hàng và hãng tàu để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình đóng hàng, như thay đổi số lượng, phương thức đóng hàng, lịch tàu và thanh lý hải quan, cho đến khi hàng được xếp lên tàu và khởi hành.
2.2.2.Hàng xuất chỉ định (dành cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh) a) Nhận thông tin hàng hoá từ đại lý hoặc khách hàng bằng fax hoặc email về tình trạng lô hàng bao gồm:
Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc.
Điều kiện giao hàng: EXW, FOB, …
Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)
Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày giao hàng (Ready date/
Điều kiện thanh toán ( CC/PP)
Hướng dẫn xuất hàng ( nếu nhận từ đại lý )
Khi xử lý lô hàng, cần lưu ý đặc biệt về thông tin và tình hình hàng hóa, đồng thời xác nhận với khách hàng và hãng vận chuyển về lịch trình và phương tiện vận chuyển Đặc tính riêng và công nợ của từng đại lý cũng cần được xem xét để quyết định điều kiện thanh toán Đối với các đại lý mới, cần kiểm tra kỹ khả năng làm hàng và khả năng thanh toán, cũng như tham khảo ý kiến của trưởng/phó phòng trước khi tiến hành hợp tác và yêu cầu Phòng hành chính lập hợp đồng đại lý Sau khi đại lý xác nhận, tiến hành đặt chỗ cho hãng tàu và mở file theo dõi hồ sơ liên quan.
Giấy xác nhận đặt chỗ của khách hàng
Copy bản hướng dẫn và xác nhận của đại lý
Booking Note của hãng tàu
Phiếu kiểm soát quá trình ISO (có chữ ký của người thực hiện và lãnh đạo phòng/ bộ phận duyệt)
Để đảm bảo quy trình làm hàng diễn ra suôn sẻ, cần có phương án dự trù được ký duyệt bởi trưởng/phó phòng và Giám Đốc Nhân viên hỗ trợ kinh doanh sẽ thực hiện booking notes trên hệ thống và gửi cho khách hàng để tiến hành đóng hàng (LCL) hoặc gửi booking của hãng tàu (FCL) Trước khi gửi, nhân viên phải kiểm tra kỹ các chi tiết trên booking note và gọi điện xác nhận với khách hàng sau khi gửi fax hoặc email Đồng thời, cần lập danh sách đóng hàng lẻ và các hướng dẫn đặc biệt cho bộ phận đóng hàng lẻ, kèm theo báo giá Cuối cùng, theo dõi quá trình đóng hàng và hướng dẫn khách hàng về các thủ tục cần thiết như nhận container rỗng, kho đóng hàng, thời gian đóng hàng, vấn đề lưu container và thanh lý Hải quan cho đến khi hàng được xếp lên tàu.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI SOTRANS HÀ NỘI .25 3.1 Định hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới
3.1 Định hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới
Trong thời gian tới, Chi nhánh SOTRANS Hà Nội sẽ nỗ lực vượt qua khó khăn và cải thiện những điểm yếu để phát triển mạnh mẽ hơn Định hướng phát triển của Chi nhánh đã được xác định rõ ràng trong các cuộc họp quan trọng hàng năm.
Tăng sức cạnh tranh bằng uy tín chất lượng dịch vụ, tận dụng lợi thế sức mạnh hệ thống SOTRANS.
Giữ ổn định thị trường, đối tác, khách hàng châu Âu, tập trung thị trường Mỹ - Nhật - Trung Quốc
Tiếp tục phát triển ,củng cố các tuyến vận tải đa phương thức, biển ,hàng không,
Tổ chức hội nghị sales - marketing nhằm giới thiệu sản phẩm và quảng bá thương hiệu trong lĩnh vực dịch vụ logistics Đồng thời, ban hành quy chế đánh giá thành tích để xét thưởng cho đội ngũ sales - marketing.
Để tăng cường tiếp cận thị trường, cần thu thập thông tin từ khách hàng tại Việt Nam và phối hợp với các đại lý để đẩy mạnh khai thác khách hàng từ nước ngoài.
Tạo lập uy tín và quan hệ tốt với các hãng tàu, hãng hàng không để có thể xin được giá cạnh tranh.
Chi nhánh sẽ tổ chức các chương trình đào tạo ngắn hạn và buổi thảo luận chuyên đề nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của nhân viên Mục tiêu là giúp nhân viên thành thạo kỹ năng giao dịch và thao tác nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công việc, giảm thiểu chi phí hành chính và chi phí kinh doanh.
SOTRANS Hà Nội sẽ đầu tư vào trang thiết bị mới để cải thiện môi trường làm việc và tăng tốc độ xử lý công việc Đây là những điểm chính trong chiến lược phát triển của công ty trong thời gian tới.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển
3.2.1.Đầu tư nghiên cứu thị trường
Mở rộng thị trường và khai thác những tiềm năng mới là mục tiêu chính của Chi nhánh, giúp đa dạng hóa thị trường và mở rộng phạm vi kinh doanh Điều này không chỉ mang lại cơ hội phát triển mà còn giúp giảm thiểu tác động tiêu cực khi thị trường truyền thống gặp biến động.
Mở rộng thị trường có thể diễn ra theo hai hướng: mở rộng theo chiều rộng và mở rộng theo chiều sâu.
Mở rộng thị trường theo chiều rộng là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý.
Chi nhánh hiện đã mở rộng hoạt động ra nhiều châu lục, nhưng vẫn còn một số thị trường chưa được khai thác tiềm năng, đặc biệt là châu Phi và Trung Đông, chủ yếu do các yếu tố bất ổn chính trị.
Mở rộng thị trường theo chiều sâu nhằm đa dạng hóa dịch vụ của Chi nhánh trong cùng một khu vực địa lý, từ đó thu hút thêm khách hàng và gia tăng doanh thu cũng như thị phần Điều này không chỉ giúp khai thác tối đa tiềm năng của thị trường hiện tại mà còn giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
3.3.2.Đầu tư phát triển nguồn nhân lực Nâng cao trình độ cho nhân viên
Nhân sự là yếu tố quyết định thành công trong hoạt động kinh doanh của mọi công ty Chất lượng nguồn lực nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Công ty sở hữu đội ngũ nhân lực có trình độ và kinh nghiệm cao sẽ có khả năng phát triển nhanh chóng và bền vững hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
Công ty cần triển khai chính sách thu hút nhân tài và nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên Việc gửi nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn do các cơ quan chuyên môn tổ chức sẽ giúp cập nhật kiến thức mới, từ đó nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ Đồng thời, công ty cũng cần xây dựng các chính sách hấp dẫn để thu hút những nhân tài chất lượng về làm việc.
Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên
Môi trường làm việc trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Một không gian làm việc sôi nổi và đoàn kết sẽ khuyến khích sự nhiệt tình, năng động và sáng tạo của nhân viên, từ đó cải thiện hiệu suất công việc Việc mở rộng các hoạt động tập thể giúp cán bộ công nhân viên có cơ hội tìm hiểu, gắn bó và đoàn kết với nhau hơn.
Để xây dựng một môi trường làm việc thuận lợi trong công ty, việc áp dụng các chính sách hợp lý và rõ ràng là rất quan trọng Những chính sách này giúp cán bộ công nhân viên hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình, từ đó nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với công việc.
3.3 Một số giải pháp khác
Ngoài những giải pháp nêu trên, công ty có thể đưa ra những giải pháp khác như :
Đầu tư kho bãi tạo hướng kinh doanh mới
Hạn chế tối đa ảnh hưởng xấu của tính thời vụ, tạo thế chủ động trong kinh doanh
Đầu tư thêm các thiết bị phục vụ công tác giao nhận vận tải dưới sự hỗ trợ kinh phí của văn phòng Công ty
Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, việc tăng cường hoạt động quảng bá thương hiệu và tạo hướng kinh doanh mới là vô cùng cần thiết Các doanh nghiệp cần phát triển các ngành nghề mới trong lĩnh vực logistics để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong và ngoài nước Điều này không chỉ giúp tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh mà còn góp phần xây dựng và quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả, hướng tới một chiến lược dài hạn và bền vững trong tương lai.
