Luận văn Khảo sát việc định từ khóa tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện Học viện Báo chí và Tuyên truyền nghiên cứu về thực trạng định từ khóa và đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng định từ khóa tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện Học viện Báo chí và tuyên truyền.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VAN HOA, THE THAO VA DU LICH TRUONG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NOL
—"
VU THI HONG LUYEN
KHẢO SÁT VIỆC ĐỊNH TỪ KHỐ
TẠI TRUNG TÂM THƠNG TIN-TƯ LIỆU-THƯ VIỆN HQC VIEN BAO CHi VA TUYEN TRUYEN
Chuyên ngành: ` KHOA HỌC THƯ VIỆN
Mã số: 623220
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYÊN THU THẢO
HÀ NỘI-2008
Trang 2Danh mục từ vỉ Đanh sách các bảng biết Mở đi
Chuong 1: TU KHOA VOI TRUNG TAM THONG TIN-TU LIEU-
THU’ VIEN HOC VIEN BAO CHi VA TUYEN TRUYEN 1.1 Vài nét về TVHVBCTT
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của TVHVBCTT
1.1.3 Vai trò của ngơn ngữ từ khố trong hoạt động tra cứu tại TVHVBCTT 1.2 Đặc điểm vốn tài liệu của TVHVBCTT, 1.2.1 Về nội dung 1.2.2 Về hình thức 1.3 Yêu cầu đối v: 1.3.1 Từ khoá về nội dung tài liệu 1.3.2 Từ khoá về hình thức 1.4 Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc định từ khoá tại TVHVBCTT
1.4.1 Lĩnh vực nội dung tài liệu 1.4.2 Đối tượng người dùng tin
1.4.3 Trình độ và kinh nghiệm của cán bộ định từ khoá 1.4.4 Phương tiện hỗ trợ định từ khoá
Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG ĐỊNH TỪ KHOÁ TẠI
TRUNG TAM THONG TIN-TU LIEU-THU' VIEN
Trang 3
nội dung tài liệu
2.2.2 Dịch các khái niệm đặc trưng sang ngơn ngữ từ khố 2.2.3 Hồn chỉnh tập hợp từ khoá 2.2.4 Trình bày từ khoá trong biểu ghi 2.3 Chất lượng định từ khoá 2.3.1 Chất lượng phản ánh nội dung tài liệu 2.3.2 Chất lượng từ khoá độc lập 2.4 Nhận xét 2.4.1 Vé quy trình định từ khoá 2.4.2 Về chất lượng định từ khoá
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG ĐỊNH TỪ KHOÁ
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-TƯ LIỆU-THƯ VIỆN
HỌC VIEN BAO CHi VA TUYEN TRUYE!
3.1 Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác định từ kho:
3.2 Kiểm soát, hiệu đính từ khoá trong cơ sở dữ liệ
Trang 4BTK CSDL HVBCTT NDT TVHVBCTT TVQGVN Bộ từ khoá Cơ sở dữ liệu Học viện Báo chí và Tuyên truyền Người dùng tin
Trung tâm Thông tin-Tư liệu-Thư viện Học viện
Trang 5Tên bảng Trang
Bang 1.1 Cơ cầu nội dung vốn tài ligu 17 So dé 1: Cơ cấu nội dung vốn tai liệ 18 Bảng 1.2 Danh mục các CSDL được TVHVBCTT xây dựng 19 Bảng 2.1 Danh sách tài liệu được dùng đễ khảo sát chất
lượng định từ khoá 31
Bảng 2.2 Kết quả phông vẫn về quy trình định từ khoá 32 Bảng 2.3 Đánh giá cách thức phân tích nội dung và chọn lọc
các khái niệm đặc trưng nội dung tài liệ 4 Bảng 2.4 Cách thức diễn đạt từ khoá và hoàn chỉnh quá
trình định từ khoá của cán bộ định từ khoá “4 So dé 2: Định từ khoá nhờ bộ từ khoá 45 Bảng 2.5 Kết quả khảo sát chất lượng định từ khoá 5 Bảng 2.6 Minh hoạ các lỗi về nội dung và hình thức của từ
khoá trong 150 biểu ghỉ 59
Trang 6
Trong những thập niên gần đây, công nghệ thông tin đang thâm nhập mạnh mẽ và hiệu quả vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Nó đưa đến những biến đổi to lớn trong việc tin học hoá các quá trình làm việc,
nâng cao chất lượng sản xuất
Như mọi ngành khoa học khác, guồng máy thư viện cũng vận hành theo vòng quay của sự phát triển Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong lĩnh vực thư viện đã trở thành phổ biến và được coi là tiêu chí của thư viện hiện đại, nhằm mục đích nâng cao chất lượng các khâu
công tác của thư viện: Thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác để
sử dụng thông tin với hiệu quả cao nhất
Để đáp ứng yêu cầu đào tạo của Học viện Báo chí và Tuyên truyền
(Trực thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh), từ năm 2005 Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện thuộc Học viện Báo
chí và Tuyên truyền (TVHVBCTT) đã bắt đầu áp dụng máy tính vào việc
xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) sách, luận văn, luận án, báo và tạp chí
'Việc áp dụng máy tính ở TVHVBCTT làm cho công tác quản lý vốn tài
liệu được thuận lợi hơn, khi mà số lượng sách báo, tạp chí, luận văn, luận
án, đề tài khoa học, ngày càng tăng lên Đồng thời, mở ra khả năng sử dụng một ngôn ngữ tư liệu mới, đó là ngôn ngữ từ khố Ngơn ngữ từ khố là ngôn ngữ mô tả nội dung tài liệu và tìm tin với khả năng kết hợp linh hoạt, dễ dàng và đa diện Ngôn ngữ từ khố thuộc loại ngơn ngữ hậu kết hợp, dựa trên ngôn ngữ tự nhiên và trình tự sắp xếp theo vần chữ cái nên
Trang 7CSDL Chất lượng định từ khoá có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng phục
vụ thông tin, đặc biệt là việc tìm tin
Học viện Báo chí và Tuyên truyền (HVBCTT) có nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng ở bậc đại học và sau đại học những cán bộ trên lĩnh vực báo
chí, xuất bản, xã hội học; các giảng viên lý luận chính trị của các trường Đảng và đoàn thê Hoạt động chủ yếu của HVBCTT là nghiên cứu, giảng day va hoc tap TVHVBCTT 1a noi lưu giữ nhiều tài liệu về các chuyên ngành đào tạo của HVBCTT Để người dùng tin có thể khai thác được nguồn tư liệu này, việc xây dựng CSDL là rất cần thiết, trong đó các từ
khoá là một trong những điểm truy cập quan trọng đề tìm tỉn
Thực tế qua hơn 2 năm xây dựng cơ sở dữ liệu ở TVHVBCTT cho thấy chất lượng từ khoá trong các CSDL chưa cao Hiện tượng này có thể đo nhiều nguyên nhân: cán bộ xử lý chưa được qua các lớp đào tạo cơ bản, chưa có kinh nghiệm trong công việc này; có thể do tính đa dạng của một ngơn ngữ từ khố khơng được kiểm sốt, hoặc được kiểm soát ở mức độ
thấp Hiện trạng sử dụng từ khoá như vậy, khi tra cứu tin sẽ xảy ra tình
Trang 9
từ khoá trong các CSDL
~ Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm TT-TL-TV Học viện Báo chí và Tuyên truyền từ năm 2005 đến nay
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở đánh giá hiện trạng định từ khoá trong các CSDL, tìm ra các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động này tại TVHVBCTT
- Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích trên, luận văn cần giải quyết các nhiệm vụ
Sau:
+ Nghiên cứu vai trò của ngơn ngữ từ khố, các yêu cầu và những yếu tố ảnh hưởng đối với việc định từ khoá tại TVHVBCTT,
+ Khảo sát hiện trạng định từ khoá tại TVHVBCTT
+ Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng định từ khoá tại TVHVBCTT
5 Phương pháp nghiên cứu:
Luận văn đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - — Tổng quan tải liệu
- — Chọnmẫu
- Quan sát, trao đôi trực tiếp
Trang 106 Ý nghĩa thực tiễn của luận văn
Luận văn đã góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác định từ khoá tại TVHVBCTT, dựa trên những đánh giá hiện trạng và đưa ra các giải pháp cụ thé
7 Bố cục của luận văn:
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Từ khoá với Trung tâm Thông tìn -Tư liệu -Thư viện Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Chương 2: Khảo sát thực trạng định từ khoá tại Trung tâm Thông tìm ~ Tự liệu ~ Thư viện Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Trang 11CHUONG I
TU KHOA VOI TRUNG TAM THONG TIN-TU LIEU- THU VIEN HQC VIEN BAO CHi VA TUYEN TRUYEN
1.1 VÀI NÉT VÈ TVHVBCTT
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của TVHVBCTT
Học viện Báo chí và Tuyên truyền tiền thân là trường Tuyên giáo Trung ương — là trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng ở bậc đại học và sau
đại học những cán bộ chủ chốt trên lĩnh vực báo chí, xuất bản, xã hội học và tuyên truyền Đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý, giảng viên các chuyên ngành
lý luận Mác ~ Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh [3]
Học viện Báo chí và Tuyên truyền được thành lập theo Nghị quyết số 36 ~ NQ/TW ra ngày 16/01/1962 của Ban Bí thư Trung ương Đảng Đã qua nhiều lần đổi tên trường, đến năm 2005 theo Nghị quyết số 52/ NQ-TW ngày 30/07/2005 của Bộ Chính trị Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam về đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học và Quyết định số 149/QÐ - TW ngày 02/08/2005 của Bộ Chính trị Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (nay là Học viện Chính trị- Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh), trong đó Phân viện Báo chí và Tuyên truyền được chuyển thành Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Cùng với sự hình thành và phát triển của Học viện Báo chí và Tuyên truyền, TVHVBCTT cũng được ra đời từ năm 1962 Có thể chia quá trình
hình thành và phát triển của Trung tâm làm 3 giai đoạn sau:
Trang 12Trung Ương và trường Đại học Nhân dân) với số vốn tài liệu ban đầu chỉ có sần 9000 bản sách với 2 cán bộ làm công tác thư viện Năm 1983, sau khi sát nhập với trường Nguyễn Ái Quốc V, số lượng sách tăng lên 226.600 bản sách tiếng Việt và 3000 bản sách ngoại văn (Tiếng Nga, Anh, Pháp), số cán bộ thư viện tăng lên 19 người Giai đoạn này Thư viện là một bộ phận nằm trong
Phòng Tư liệu - Thư viện
Giai đoạn 2 (Tir nam 1990 — 2006) là thời kỳ Thư viện hoạt động độc lập, trở thành Phòng Thư viện trực thuộc Ban Giám đốc Phân viện Báo chí và
Tuyên truyền Trải qua nhiều lần di chuyền địa điểm làm việc, năm 2004 Thư viện được xây mới một toà nhà 3 tầng với tổng diện tích sử dụng hơn 3000 mẽ Phòng làm việc, bộ phận phục vụ, kho tàng sạch sẽ, sáng sa, thoáng mát,
trang thiết bị tương đối hiện đại
Giai đoạn 3: Ngày 1⁄4/2006 Thư viện có quyết định trở thành Trung
tâm Thông tin-Tư liệu-Thư viện (Quyết định số 7§82/QĐ-HVCTQG ngày 04/5/2006), đánh dấu một bước chuyển biến mới Số cán bộ hiện có của Trung tâm là 17 người (1 tiến sĩ, 5 thạc sĩ, 10 cử nhân trong đó có 4 cán bộ
đang học cao học, 1 cán bộ trung cấp) Trung tâm có 2 phòng trực thuộc là
Phòng Thư viện và Phòng Thông tin — Website
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của TVHVBCTT
Trang 13ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên trong HVBCTT
'Từ chức năng trên TVHVBCTT có những nhiệm vụ sau:
1 Nghiên cứu, đề xuất các phương hướng, chủ trương, kế hoạch phát triển vốn tư liệu khoa học xã hội, khoa học chuyên ngành phủ hợp với nhiệm vụ đảo tạo và nghiên cứu khoa học của HVBCTT, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tư liệu đó
2 Tổ chức cho cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên khai thác và sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tư liệu do thư viện quản lý
~ Xử lý, sắp xếp tải liệu theo chuyên ngành đảo tạo của nhà trường ~ Xây dựng các phương tiện tra cứu và hướng dẫn sử dung dé ban doc tìm được tài liệu nhanh chóng và phủ hợp
~ Thông báo kịp thời những tài liệu mới được bổ sung như: sách, tạp chí, luận văn, luận án
- Tổ chức các loại phòng phục vụ bạn đọc: Phòng đọc cho cán bộ, giảng viên, phòng đọc mở cho sinh viên, phòng mượn tổng hợp, phòng mượn sách giáo trình, các tài liệu kinh điển
~ Tổ chức kiểm kê định kỳ các kho tài liệu theo quy định
- Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Trung tâm
3 Duy trì và phát triển các mối quan hệ nhằm trao đổi nghiệp vụ, chia sẻ nguồn lực thông tin đối với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Học viện
Trang 144 Phối hợp với các khoa, phòng trong việc sử dụng, khai thác nguồn tài liệu nội sinh; xây dựng, bổ sung tủ sách cho từng khoa, phòng mang tính chất chuyên sâu về lĩnh vực mà khoa, phòng đó đảm nhiệm theo kinh phí được duyệt hàng năm
5 Chủ động đề xuất việc quy hoạch đội ngũ cán bộ của Trung tâm, có kế hoạch thường xuyên tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, cho cán bộ thư viện để không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ
6 Thu nhận lưu chiều những xuất bản phẩm do HVBCTT xuất bản, các luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoá luận tốt nghiệp bảo vệ tại HVBCTT hoặc người viết là cán bộ, sinh viên HVBCTT, kỷ yếu hội thảo, kỷ yếu khoa học, những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu các cấp đã được nghiệm thu tai HVBCTT
7.Quản lý có hiệu quả nguồn kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm
Tóm lại, để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ nêu trên, TVHVBCTT cần phải có những biện pháp tích cực nhằm đổi mới hoạt động của mình một cách toàn diện, lấy việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin
làm mục tiêu và động lực
1.1.3 Vai trò của ngôn ngữ từ khoá trong hoạt động tra cứu tại TVHVBCTT
Trang 15đối nhỏ các đơn vị từ vựng của ngôn ngữ này ta có thể xây dựng được các mệnh đề mà trên thực tế có thể diễn tả được bắt kỳ khái niệm nào
«_ Các loại ngơn ngữ từ khố
Các ngơn ngữ từ khố được phân loại theo mức độ hình thức hoá thuật ngữ như sau:
~ Ngôn ngữ từ khoá tự do: là ngơn ngữ từ khố được xây dựng bằng cách lựa chọn tự do theo quan điểm của chuyên gia định từ khố dé mơ tả các khái niệm mà tài liệu đề cập đến Các khái niệm này được mô tả bằng các từ (hoặc cụm từ) trong các tài liệu đó hoặc do chính các chuyên gia đặt ra, không cần
thâm tra theo một từ điển sẵn có nào
- Ngôn ngữ từ khoá kiểm soát: gồm 2 loại chính
+ Từ điển từ khoá quy ước: là tập hợp của các tên khái niệm quy ước dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin tư
liệu Chỉ những tên khái niệm này mới được sử dụng để đưa vào mẫu tìm
+ Thesaurus tìm tin (gọi tắt là thesaurus): là một từ điển tên khái niệm có
cấu trúc ngữ nghĩa xác định dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm
tin trong hệ thống thông tin tư liệu Cấu trúc ngữ nghĩa của thesaurus bao gồm
các quan hệ : tương đương, phân cấp và liên đới, hỗ trợ cho việc định từ khoá và tìm tin [9,tr4]
TVHVBCTT ngay tir khi bắt đầu định từ khoá đã sử dụng ngơn ngữ từ khố kiểm sốt với cơng cụ hỗ trợ là Bộ từ khoá của TVQGVN Công cụ này đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện trong việc kiểm soát từ vựng,
lựa chọn thuật ngữ để mô tả chính xác nội dung tài liệu một cách đúng đắn và
Trang 16Xét về độ tiện lợi cho chuyên gia định từ khoá, thì sử dụng ngôn ngữ tự do là tiện lợi nhất vì không cần phải đối chiếu, thay thế các từ khoá tự do bằng các từ khoá kiểm soát Nhưng, xét theo quan điểm người tìm tin thì ngơn ngữ kiểm sốt càng chặt chẽ thì việc tìm tin càng dễ dàng, chính xác Nhờ các quan hệ ngữ nghĩa của thesaurus người dùng tin có thể xây dựng yêu cầu tìm tin một cách chắc chắn, nhận kết quả tìm chính xác, hoặc mở rộng phạm vi tìm đến những khái niệm rộng hơn, hẹp hơn nhằm xem xét đối tượng tìm
[9.r6]
Ngôn ngữ từ khoá ngày nay được sử dụng rộng rãi trong việc tạo lập các CSDL thư mục của các cơ quan thông tin — thư viện trong nước và trên thế giới CSDL thư mục là tập hợp các dữ liệu về các tài liệu được tổ chức
dưới hình thức thuận tiện cho tìm tin tự động hoá Hiện nay trong các CSDL
thư mục từ khoá trở thành một dấu hiệu tìm tin rất quan trọng Từ khoá được
dùng để phản ánh nội dung của tài liệu hay nội dung của yêu cầu tin đưa vào CSDL, được xử lý và dùng như là một dấu hiệu tìm tin theo nội dung
Để thực hiện việc tim tin bằng từ khoá, ứng với mỗi tài liệu văn bản được lưu trữ trong hệ thống phải có một tập hợp từ khoá, thể hiện đầy đủ những đặc trưng về nội dung chính được hàm chứa trong tài liệu Tập hợp từ khoá này sẽ thay thé cho tài liệu trong CSDL Người tìm tin căn cứ vào các từ khoá này để tìm ra tài liệu phù hợp với yêu cầu tin của mình
Một trong những mục tiêu quan trọng của xử lý thông tin là thiết lập các điểm truy nhập mà theo đó, người dùng tin có thể nhanh chóng và dễ dàng, tìm đến và khai thác những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ Nếu như
mục tiêu của công đoạn mô tả thư mục là thiết lập điểm truy nhập về tên tài
liệu, tác giả tài liệu va các yếu tổ liên quan đến xuất bản tài liệu thì mục tiêu
Trang 17từ ngữ Từ điểm truy nhập này, người dùng tin có thể tiếp cận và khai thác một/ một số tài liệu có nội dung được thể hiện bằng tập hợp các từ ngữ phù hợp với yêu cầu của họ Đây là vai trò quan trọng nhất của từ khoá trong hệ
thống tìm tin tư liệu
Nếu như trước đây khi chưa có ngơn ngữ từ khố, người dùng tin tại
TVHVBCTT chỉ có thể tìm tài liệu theo tên tác giả, theo tên tài liệu hay các
chủ đề được tổ chức theo bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt ‘Nam xuất bản Việc tra cứu này được tiến hành một cách thủ công, tìm trên các phích của hệ thống mục lục Khi TVHVBCTT tiến hành tự động hoá hoạt động tra cứu thì người dùng tin có thể tra cứu theo tên tác giả, tên tải liệu, các
yếu tố xuất bản như năm xuất bản, nhà xuất bản, Nhưng chỉ khi xuất hiện
ngôn ngữ từ khoá đã giúp cho việc tra cứu thông tin của người dùng tin có nội
dung sâu sắc hơn, cụ thể hơn, chính xác hơn, đầy đủ hơn, với số lượng vô
cùng Với ngơn ngữ từ khố người dùng tin có thẻ tìm được chính xác những, tài liệu mà họ cần Ngoài ra họ còn có thể mở rộng phạm vi tìm tới những tài liệu có liên quan tới chủ đề cần tìm hay thu hẹp phạm vi tìm lại với sự hỗ trợ
của các toán tử tìm AND, OR, NOT Trong tra cứu theo ngôn ngữ từ khoá các
tài liệu sẽ được hệ thống hoá theo đối tượng nghiên cứu của tài liệu.Việc tra cứu này không thể có được trong tra cứu theo các mô tả thư mục, theo phan loại tài liệu Như vậy ngơn ngữ từ khố giữ vai trò quan trọng là cầu nối giữa người dùng tin và tài liệu
1.2 DAC DIEM VON TAI LIEU CUA TVHVBCTT
Đặc điểm vốn tài liệu của TVHVBCTT được luận văn xem xét ở 2 khía
Trang 181.2.1 Về nội dung
Học viện Báo chí và Tuyên truyền đào tạo cán bộ chuyên ngành lý luận lĩnh
chính trị, báo chí, xuất bản, xã hội học Vì vậy, vốn tài liệu tại thư viện về vực lý luận chính trị, khoa học xã hội, báo chí là chính, ngoài ra là các lĩnh vực liên quan
Số liệu cụ thể được trình bảy ở bảng 1.1[7] Bảng 1.1 Cơ cấu nội dung vốn t STT Ngành khoa học Số lượng | Tỷ lệ%
Trang 19Các thể loại và số lượng vốn tài liệu truyền thống tại TVHVBCTT tính
đến tháng 4 năm 2008 gồm
Sach: 48.679 cuén
_ Luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp: 615 cuốn Công trình nghiên cứu khoa học: 125 cuốn
© Tài liệu tra cứu:452 cuốn
Bao, Tap chi: 215 loai 919 680% % 54.37% 883 210% E Chủ nghĩa Mác - Lênin, Hổ Chí Minh BXã hội chínhtị Tổng loại BNghiên cứu văn học Các ngành khoa học khác Sơ đồ 1: Cơ cầu nội dung vấn tài liệu b Các CSDL nội sinh
Trang 205171 biểu ghi, được tổ chức trong 3 CSDL: CSDL Sách, CSDL Luận án, 'CSDL Báo, Tap chí
© CSDL Sach : bao quát toàn bộ tên sách bổ sung về thư viện từ năm 1951 đến nay (đối với kho sách phòng đọc) và những tên sách nhập về Thư viện từ năm 1995 đến nay (đối với kho sách phòng mượn)
+ _CSDL Luận án: Bao quát toàn bộ các đề tài luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp đã được bảo vệ, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu từ năm 1995 đến nay © CSDL Bao, Tap chi: Gém cac bao, tap chí đóng lưu hiện có tại
Thư viện HVBCTT
Các CSDL do TVHVBCTT xây dựng được thẻ hiện trong bang 1.2 Bảng 1.2 Danh mục các CSDL được TVHVBCTT xây dựng (tinh dén ngày 10 /4/2008) STT Ten CSDL Số lượng biểu ghỉ | Nam bat dau xây dựng 1 |CSDLSách 4634 2005 2 |CSDL Luậnán 406 2006 3 | CSDL báo, tạp chí 131 2007
Trong 3 CSDL hién có tại TVHVBCTT thì chỉ có 2 CSDL có sử dụng
ngơn ngữ từ khố tiếng Việt để mô tả nội dung tài liệu: CSDL Sách, CSDL
Trang 211.3 CAC YEU CAU BOI VỚI VIEC DINH TU KHOA TẠI TVHVBCTT
Định từ khoá tại Thư viện HVBCTT cần đáp ứng các tiêu chuẩn ISO 5963, tiêu chuẩn ISO 2788 ([14][15]jvề quy trình định từ khoá, yêu cầu chung đối với từ khoá: đảm bảo tính chính xác, khách quan, đơn nghĩa, đầy đủ; các từ khoá được lựa chọn và gán cho tài liệu phải được kiểm soát bằng Bộ từ khoá đang sử dụng tại TVHVBCTT Bên cạnh đó, các từ khoá tại Thư viện cần bao quát tất cả các lĩnh vực mà vốn tải liệu tại TVHVBCTT đề cập
đến
Luận văn xem xét các yêu cầu đối với việc định từ khoá tại TVHVBCTT ở 2 khía cạnh : Từ khoá về nội dung tài liệu và Từ khoá về hình thức
1 Từ khoá về nội dung tài
Diện bao quát nội dung của từ khoá tại TVHVBCTT gồm những phạm trù sau:
> Từ khoá chỉ tên các tư tưởng, các chủ nghĩa
Ví dụ: Chủ nghĩa Mác-Lênin, Chủ nghĩa tư bản, Chủ nghĩa để quốc, Tư tưởng Hỗ Chí Minh, Tư tưởng Mao Trạch Đông, Tư tưởng phong kiến,v.v
> _ Từ khoá chỉ tên các triết gia, chính trị gia
Ví dụ: Hồ Chí Minh; Mác, Các; Lênin, V.I; Ănghen, Ph.; Phơbách,L.; Lê Duẫn,v.v
> Từ khoá chỉ tên các nhà bác học, nhà văn, nha thơ
Trang 22Ví dụ: Nhà Lý, Nhà Lê, Nhà Trần, Lê Đại Hành, Lê Thánh Tông, Lý Nhân Tơng,v.v
> Từ khố chỉ tên các đảng phái chính trị
Ví dụ: Đảng cộng sản Việt Nam, Đảng nhân dân cách mạng Lào, Đảng Bônsêvích, Đảng công nhân, Đảng dân chủ,v.v
> Từ khoá chỉ tên các chuyên ngành đào tạo trong HVBCTT Ví dụ: Báo chi, Xuất bản, Xã hội học, Xây dựng Đảng, v.v
> _ Từ khoá chỉ tên các cuộc cách mạng, các cuộc kháng chiến
Ví dụ: Cách mạng tháng Mười Nga, Cách mạng tháng Tám, Cách mạng dân tộc dân chủ, Kháng chiến chống Mỹ, Kháng chiến chống Pháp,v.v
> _ Từ khoá chỉ tên các cơ quan đoàn thể, tổ chức chính quyền
Ví dụ: Hội liên hiệp phụ nữ, Huyện uỷ, Đảng bộ, Ban chấp hành Trung ương Đảng, Đoàn TNCS Hỗ Chí Minh,v.v
> _ Từ khoá chỉ các lĩnh vực hoạt động trong Đảng
Ví dụ: Kiểm tra Đảng, sinh hoạt Đảng, Đảng viên, cơ sở Đảng,
Đảng, Điều lệ Đảng,v.v
> Từ khoá chỉ các bộ luật, các văn bản pháp luật Vi du: Bộ luật, luật, Hiến pháp, pháp lệnh, v.v
> _ Từ khoá chỉ các lĩnh vực hoạt động trong báo chí
Ví dụ: Đài tiếng nói Việt Nam, Đài truyền hình, Phóng viên, Chương trình, Phát thanh,v.v
Trang 23Ví dụ: Thông tắn xã Việt Nam, Thời báo kinh tế Việt Nam, Báo Công an nhân dân, Báo Thanh niên, Tạp chí Thẻ thao,v.v
> _ Từ khoá chỉ địa danh
Ví dụ: Hà Nội, Yên Bái, Trung Quốc, Lào, Nga, Hà Tây,v.v
> Từ khoá chỉ thời gian, thời kỳ lịch sử
Ví dụ: Văn học hiện đại, Lịch sử trung đại, Thế kỉ 10, 1945 — 1954, 1981 ~ 1991, 1972
1.3.2 Từ khoá về hình thức
'Từ khoá về hình thức tai liệu của TVHVBCTT có thể được cụ thể hoá thêm bằng những từ như sau
> Đối với sách: Giáo trình, Sách giáo khoa, Sách hướng dẫn, Sách tra cứu, Sách tham khảo, Sách chuyên khảo, Số tay, Cẳm nang, Sách đọc thêm, Từ điển, Bách khoa thư, Niên giám, v.v
> Đối với luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp, công trình nghiên cứu khoa học: luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, luận văn cử nhân, khố luận, cơng trình nghiên cứu,v.v
> Đối với tác phẩm văn học: Tiểu thuyết, hồi kí, truyện ngắn, bút kí, kịch,v.v
1.4 MOT SO YEU TO ANH HUONG DEN VIEC DINH TUKHOA TAI TVHVBCTT
Việc định từ khoá tại TVHVBCTT chịu nhiều ảnh hưởng của một số yếu tố cơ bản sau: Lĩnh vực nội dung tai liệu, người dùng tin, cán bộ định từ
Trang 241.4.1 Lĩnh vực nội dung tài liệu
Bản chất của việc định từ khoá là sử dụng từ vựng khoa học để mô tả nội dung tài liệu, do vậy đặc điểm nội dung tài liệu có ảnh hưởng nhiều và trong một số lĩnh vực, có thể chỉ phối việc lựa chọn từ khoá Vốn tài liệu tại
TVHVBCTT chi yéu thuộc nhóm tài liệu khoa học xã hội và nhân văn Đặc điêm của nhóm tài liệu này là:
- Đối tượng nghiên cứu của nội dung tải liệu thường là đối tượng vô
hình
- Tân số xuất hiện các đối tượng mới thường không cao như trong lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và công nghệ
~ Có sự hiện diện của các tài liệu phản ánh hoạt động của các cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và những tài liệu này, ngoài giá trị khoa học còn mang giá trị lịch sử Do đó, các yêu cầu về nội dung và hình thức từ khoá, cũng như cách chọn và phân loại từ khoá chính, từ khoá phụ cần được chỉ tiết hoá thật cụ thể để tránh làm sai lệch nội dung tài liệu và giảm hiệu quả đáp ứng yêu cầu tin của tài liệu
Với đặc điểm của nhóm tài liệu này đã tạo thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện kiểm soát từ vựng Nhưng lại khó áp dụng các yêu cầu đối với từ khoá Ví dụ: yêu cầu hiện đại, yêu cầu khách quan và yêu cầu thông dụng có thể không hoàn toàn phù hợp với một số tài liệu phản ánh lịch sử hoạt động của Đảng cộng sản Việt Nam vì trong nội dung tài liệu loại này, có những đối tượng chỉ xuất hiện một lần và gắn liền với ngừ cảnh nội dung tài
liệu; Hoặc khi định từ khoá tài liệu phản ánh hoạt động của một tô chức xã
Trang 25
chuyên gia, đặc biệt là các chuyên gia am hiểu về giá trị lịch sử của nội dung một số tài liệu đã đề cập [4.tr.39-40]
1.4.2 Đối tượng người dùng tin
Một trong những vai trò quan trọng của từ khoá là đảm bảo cho việc tìm thông tin theo nội dung tài liệu, tức là tìm ra những tài liệu có nội dung phủ hợp với yêu cầu của người dùng tin (NDT) Do đó, việc hệ thống tìm tin phục vụ NDT nào cũng sẽ chỉ phối việc định từ khoá Sự chỉ phối này xuất phát từ một trong số các đặc điểm yêu cầu tin của những nhóm NDT khác nhau của hệ thống Đó là đặc điểm nghề nghiệp, thể hiện ở chỗ NDT làm những nghề khác nhau thì mục đích tìm tin và độ sâu thông tin của yêu cầu tin sẽ khác nhau Hay nói cách khác, nghề nghiệp là một trong những yếu tố tạo nên "tập quán tìm tin" của NDT
NDT tai TVHVBCTT cé 2 nhóm chủ yếu sau: - NDT [a cán bộ lãnh đạo, quan ly
- NDT là giảng viên, cán bộ nghiên cứu, sinh viên
Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý thường có nhu cầu tin về những vin dé có tính chất tổng hợp Do đó yêu cầu tin của họ có thể không chỉ liên quan đến từ khố mơ tả đối tượng bậc 1 của nội dung tài liệu mà còn đến các từ khoá (hệ khái niệm) mô tả nhóm đối tượng có đặc tính chung Cho nên, trong quá trình định từ khoá cần xem xét bổ sung các từ khố mơ tả đối tượng bậc trên gần nhất của đối tượng bậc 1
Trang 26diện của đối tượng bậc 1, đặc biệt khi phân biệt từ khoá chính và từ khoá phụ [4,tr41-42]
1.4.3 Trình
à kinh nghiệm của cán bộ định từ khoá
Định từ khoá là một quá trình xử lý tài liệu mang tính chủ quan nhiều hơn Người định từ khoá cần có kiến thức đầy đủ về lĩnh vực đề tài của các tài liệu mà họ mô tả Những năm kinh nghiệm của một người định từ khoá cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng định từ khoá, cũng như khả năng tập trung khi làm việc, khả năng đọc lướt, hiểu nhanh nội dung tải liệu Họ cần hiểu rõ các thuật ngữ được đề cập đến trong các tài liệu đó cũng như các nguyên tắc và phương pháp của các ngôn ngữ mô tả đặc thù Một người định từ khoá để đạt được hiệu quả cao khi họ được cung cấp những quy trình, quy tắc chính xác, tỉ mi và hướng dẫn cụ thể
Cán bộ định từ khoá tại TVHVBCTT có rất ít kinh nghiệm trong công tác này Hơn nữa, họ không được đào tạo, hướng dẫn cụ thể, cung cấp những kiến thức cơ bản về công tác định từ khoá Nhóm cán bộ định từ khoá không ổn định, thường xuyên luân chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác Khi cần xử lí nhanh tài liệu mới nhập hay tài liệu hồi cố đã sử dụng cả sinh viên thực tập, thuê cán bộ làm hợp đồng Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng định từ khoá, khi mà họ chưa hiểu rõ và có kiến thức đầy đủ về lĩnh vực mà
họ mô tả
1.4.4 Phương tiện hỗ trợ định từ khoá
Trang 27từ vựng; kiểm soát từ đa nghĩa, đồng nghĩa và có sẵn sự hỗ trợ, chi din cho người định từ khoá tới những thuật ngữ rộng, hẹp, thuật ngữ tru tiên hay thuật ngữ liên quan Chất lượng định từ khoá còn phụ thuộc vào khả năng của ngôn ngữ từ khoá thích ứng với người dùng đến mức độ nào Các ngôn ngữ này phải có khả năng chấp nhận dễ đàng các thuật ngữ mới hoặc các thay đổi trong thuật ngữ, và nhanh chóng tiếp thu các phản hồi về ngôn ngữ từ các yêu cầu của người dùng Về mặt này chính sách cập nhật thuật ngữ thường xuyên
được coi là rất cần thiết
Phương tiện hỗ trợ chính trong việc định từ khoá tại TVHVBCTT là Bộ
từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam Đây là bộ từ khoá đa ngành, bao quát tất cả các lĩnh vực chuyên ngành cả khoa học tự nhiên và khoa học xã hội Trong khi đó nội dung vốn tài liệu của Thư viện chỉ chuyên sâu về lĩnh
vực khoa học xã hội và nhân văn, đặc biệt là mảng lý luận chính trị, báo chí,
xuất bản Điều này đã gây ra những khó khăn khi định những tài liệu có tính chất chuyên sâu Bên cạnh đó là việc cập nhật thuật ngữ không được diễn ra thường xuyên, có nhiều thuật ngữ mới chưa được kiểm soát như: Quan hệ công chúng, An tồn giao thơng,
Hiện tại TVHVBCTT chưa có quy định hay hướng dẫn cụ thể cho việc sử dụng những thuật ngữ mới hay những thuật ngữ phái sinh mà việc sử dụng đều đo ý chủ quan của mỗi người định từ khố
Ngồi bộ từ khoá, cán bộ định từ khố khơng sử dụng các loại từ điển
Trang 28CHƯƠNG 2
KHAO SAT THUC TRANG DINH TU KHOA
TAI TRUNG TAM THONG TIN - TU LIEU — THU’ VIEN
HQC VIEN BAO CHi VA TUYEN TRUYEN
Định từ khố (Mơ tả nội dung tài liệu bằng từ khoá) là một trong những công đoạn quan trọng của quy trình xử lý thông tin Để thực hiện mục đích tìm tin, ứng với mỗi tài liệu được lưu trữ trong hệ thống phải có một danh sách từ khoá tương ứng (gọi là mẫu tìm) mang đầy đủ các dấu hiệu đặc trưng, sao cho người tìm tin chỉ việc căn cứ vào các từ khoá đó như những khoá tra mà tìm ra tài liệu theo đúng vấn đề mà tài liệu đó đề cập tới, phù hợp với ý muốn của người tìm
Bắt đầu từ năm 2005, TVHVBCTT tiến hành xây dựng CSDL cho các kho tài liệu Và cũng từ đó, công tác định từ khoá được các cán bộ thư viện thực hiện Thư viện đã sử dụng Bộ từ khoá (BTK) của Thư viện Quốc gia Việt Nam xuất bản năm 2005 làm công cụ hỗ trợ cho việc định từ khoá Diện bao quát đề tài của BTK mang tính chất đa ngành, liên quan đến tất cả mọi lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, văn học nghệ thuật, y học, Trong khi đó, HVBCTT là một trường đại học chuyên ngành lý luận chính trị, báo chí nên tài liệu trong Thư viện có nội dung về các lĩnh vực chính trị - xã hội, triết học, chủ nghĩa Mác-Lênin, Tư tưởng Hỗ Chí Minh, báo chí chiếm đa số Do đó, BTK này chưa đáp ứng đủ nhu cầu cho việc định từ khoá tại Thư viện Nhưng BTK vẫn là phương tiện hỗ trợ chính cho cán bộ định từ khoá trong việc kiểm soát từ Chính vì vậy, xét đến thời điểm luận văn nghiên cứu, phương pháp định từ khoá tại TVHVBCTT là phương pháp định
Trang 29Do vậy, trước khi đi vào mô tả thực trạng việc định từ khoá tại TVHVBCTT, luận văn sẽ giới thiệu về BTK đang được sử dụng tại TVHVBCTT và những quy định cụ thể (Phụ lục 5) trong đó để làm cơ sở so sánh, đánh giá chất lượng định từ khoá tại TVHVBCTT Sau đó, luận văn xem xét việc định từ khoá ở hai khía cạnh: thực trạng quy trình định từ khoá và chất lượng định từ khoá
2.1 GIỚI THIỆU VỀ BỘ TỪ KHOÁ ĐANG SỬ DỤNG TẠI TVHVBCTT
BTK là tập hợp các từ khoá được sắp xếp và hoàn thiện, thông thường là theo trật tự chữ cái Các từ trong BTK tuân theo quy tắc đơn nghĩa, nghĩa là một từ khoá ứng với một khái niệm và ngược lại một khái niệm chỉ có một từ phản ánh Chỉ những từ trong BTK mới được sử dụng để định từ khoá Việc đưa các từ mới vào danh mục phải được kiểm soát chặt chẽ So với các từ khoá tự do, mỗi khái niệm ở đây được mô tả bằng một từ khoá duy nhất nên tránh được những trường hợp đồng nghĩa và đa nghĩa do quan điểm khác
nhau của người định từ khoá
Nhờ có tập hợp các thuật ngữ được kiểm soát, người định từ khoá sẽ thực hiện sự thống nhất trong việc định từ khoá cho mỗi CSDL và người tìm tin có thể xây dựng yêu cầu tìm tin dễ dàng, chắc chắn và chính xác
BTK được dùng làm công cụ cơ bản để cán bộ thư viện xử lí tài liệu và độc giả tra cứu
BTK hiện dang được sử dụng tại TVHVBCTT là BTK của Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) xuất bản năm 2005 BTK này đã được TVQGVN tiến hành cập nhật, bổ sung thêm lượng từ khoá mới và chỉnh lí từ BTK năm 1997 Trong quá trình chỉnh lí, nhóm chinh lí đã tham khảo nhiều
Trang 30
ngành, các bộ bách khoa toàn thư, các BTK khác, bảng danh mục đơn vị hành chính Việt Nam (Theo quyết định số 124/2004 của Thủ tướng Chính phủ), qui định viết hoa.v.v cũng như đã tham khảo ý kiến đóng góp của các chuyên gia, các cán bộ thông tin — thư viện
BTK được biên soạn trên cơ sở xử lí, lựa chọn và rút ra những từ khoá phủ hợp từ 43.000 từ khoá tự do và từ khoá kiểm soát từ các CSDL khác nhau của TVQGVN (CSDL sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Đức và CSDL luận án tiến sĩ khoa học) [8]
Cấu trúc BTK và những quy định cụ thể trong việc sử dụng BTK được trình bày trong Phụ lục 5
* Ngoài ra thư viện còn có các quy định sau: - Tit cả các từ khoá chữ cái đầu phải viết hoa
- Đối với tắt cả các tài liệu dù được trình bảy bằng ngôn ngữ nào, từ khoá cũng mô tả chỉ bằng tiếng Việt
2.2 QUY TRÌNH ĐỊNH TỪ KHỐ
Định từ khố là hoạt động mô tả hay nhận dạng tài liệu bằng những thuật ngữ thể hiện nội dung chính của tài liệu Định từ khố khơng liên quan đến việc mô tả một tài liệu dưới dạng vật lý (các yếu tố thư mục), mặc dù những thuật ngữ này có thể nằm trong từ khoá chủ để nếu thông tin này cho phép người dùng tin xác định chính xác hơn có hay không tài liệu đưa ra là phủ hợp với yêu cầu của họ Trong định từ khoá, những khái niệm được rút ra từ tài liệu là cả một quá trình phân tích sâu nội dung tài liệu, sau đó thể hiện những khái niệm bằng ngơn ngữ từ khố của hệ thống tìm tin cụ thể Cả việc phân tích và chuyển thể nên được thực hiện với sự hỗ trợ của các công cụ
Trang 31Luận văn tiến hành nghiên cứu thực tế việc áp dụng quy trình định tir khoá tại TVHVBCTT, bao gồm các công đoạn: 1/Phân tích nội dung và chọn lọc các khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu; 2/Dich các khái niệm đặc trưng sang ngôn ngữ từ khố; 3/ Hồn chỉnh q trình định từ khố; Cơng đoạn trình bày từ khoá trong biểu ghỉ chưa được thư viện thực hiện nên luận văn sẽ không tiến hành khảo sát Tuy nhiên, luận văn vẫn nghiên cứu xem xét quan điểm của từng cán bộ về vấn đề này, từ đó sẽ đưa ra những kiến nghị thích hợp,
Để khảo sát thực trạng quy trình định từ khoá, luận văn đã tiến hành phỏng vấn và thu thập, phân tích kết quả định từ khoá của 100% số cán bộ định từ khoá tại TVHVBCTT (04 cán bộ) bằng cách phát cho mỗi cán bộ 3 tài liệu để xử lý Như vậy, tổng số có 04 cán bộ tham gia phỏng vấn và số tài liệu phát ra là 12 tài liệu
Danh sách các tài liệu được chọn để khảo sát chất lượng định từ khoá được liệt kê ở bang 2.1
Việc phỏng vấn được tiến hành với các câu hỏi sau:
1 Anh (chị) đã được hướng dẫn về phương pháp định từ khoá chưa ? Ở đâu?
2 Anh (chi) hiểu từ khoá là gì ?
3 Anh (chị) định từ khoá theo những bước (công đoạn) nào ? 4 Các yêu cầu đối với từ khoá ?
5 Khi sử dụng bộ từ khoá anh (chị) có gặp khó khăn nao không ?
Trang 32Bảng 2.1: Danh sách tài liệu được dùng để khảo sát chất lượng định từ khoá
TT Tên tài liệu Từ khoá
1_—_ | Đối ngoại Việt Nam thời kỳ đổi mới | Ngoại giao%Việt Nam 2 | Hồ Chí Minh về đạo đức Đạo đức%⁄Đạo đức cách —_
mạng%Hồ Chí Minh%Chuẩn mực
3 | Hôn nhân và gia đình các dân tộc | Dân tộc học%ViệtNam% Tày, Nùng và Thái ở Việt Nam Người dân tộc%óNgười thiểu
ó%Dân tộc Tày% Dân tộc 'Nùng%Dân tộc Thái 4 | Luật doanh nghiệp tư nhân Luật kinh tế%Việt
Nam%Luật doanh nghiệp tư nhân 5 | Pháp lệnh bảo hộ quyền tác giả Pháp lệnh%Quyền tácgiá%Bản quyền 6 |Mỹ học Mác-Lênin Mĩ học Mác-Lênin%Tư tưởng%Mĩ học%4Lí luận 7 | Nước Mỹ sau sự kiện 11-9 Mỹ%Khủng bố quốc tế%Sự kiện lịch sử 11-9-2001 8 | Người Dao ở Việt Nam Dân tộc%Dao%Việt Nam®%Người dân tộc 9 | Tìm hiểu lịch sử chữ quốc ngữ Chữ quốc ngữ%Lịch sử%Ngôn ngữ học 10_ | Văn kiện hội nghị lần thứ chín Ban | Đảng cộng sản Việt
chấp hành Trung ương khố IX: Nam®%Văn kiện
11 | Quan hệ đặc biệt hợp tác toàn diện | Quan hệ%ViệtNam%Lào% Việt Nam - Lào trong giai đoạn | Thời hiện đại94Quan hệ quốc
1954-2000 tế
12 | Việt Nam những sự kiện lịch sử | Lịch sử%Việt Nam%Hiện đại 1919-1945
Trang 33Bảng 2.2 Kết quả phỏng vẫn về quy trình định từ khoá Số câu hỏi Câu trả lời Số người 1 |a Chưa 1 b Rồi trường đại học 3 2 — |a Từ khoá là những vấn đề được đề cập đến 2 trong nội dung tài liệu
b Từ khoá là chủ đề của tài liệu 2 3 |a.- Phân tích nội dung tài liệu và chọn lọc các 3
khái niệm đặc trưng
~ Dịch các khái niệm đặc trưng sang ngôn ngữ từ khố
~ Hồn chỉnh quá trình định từ khoá
b Không biết gồm những bước gì 1 4 a Phản ánh chính xác nội dung, ngắn gọn, đủ 3 nghĩa, thơng dụng, kiểm sốt từ b Chuẩn, ngắn gọn 1 5 | a Khong tìm được từ khoá thích hop b Không có khó khăn gì
Trang 34nên khi sử dụng bộ từ khoá có đến 3⁄4 cán bộ không tìm được từ khoá phù hợp với nội dung tài liệu 2 1 Phân tích nội dung và chọn lọc các khái m đặc trưng nội dung tài liệu
Phân tích nội dung là bước đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định đưa ra nội dung chính của tài liệu Các tài liệu giống nhau có thể được định từ khoá khác nhau ở mỗi trung tâm thông tin Và có thể được định từ khoá khác nhau nếu nhóm người dùng tin quan tâm đến lĩnh vực này nhưng ở khía cạnh khác Lúc đó người định từ khoá phải đặt ra một vài câu hỏi về một vấn đề như : chủ dé tài liệu là gì ?; Tại sao vấn đề đó lại được bổ sung vào vốn tài liệu của thư viện 2; Linh vực nào người dùng tin quan tâm 2 [13.tr.8]
Để phân tích và xác định chính xác nội dung tài liệu cần dựa vào việc đọc khái quát tài liệu Người định từ khoá hiếm khi có thể đọc toàn bộ tài liệu một cách cẩn thận Chính vì vậy, việc đọc lướt được tán thành, nhưng phải đảm bảo rằng những thông tin có ích không được bỏ qua Những phần quan trọng của tài liệu cần được xem xét kỹ và chú ý đặc biệt như: nhan đề tài liệu, bài tóm tắt, mục lục, lời giới thiệu hay lời mở đầu, kết luận, những chú thích của các tranh minh hoạ, biểu đồ, bảng biểu; những từ và cụm từ gạch chân, in đậm Tắt cả các yếu tố phải được người định từ khoá xem xét, đánh giá trong việc nghiên cứu tài liệu Định từ khoá chỉ căn cứ vào nhan dé tài liệu là không chính xác, thay vào đó là xem đầy đủ bài tóm tắt Nhiều khi với mục đích hấp dẫn độc giả, nhất là trong lĩnh vực văn học nghệ thuật, nhan đề có thể hoàn toàn xa rời chủ đề, mang tính chất châm ngôn hoặc quảng cáo [15,tr2]
Trang 35phương diện nghiên cứu của đối tượng và phương pháp nghiên cứu đặc thù được đề cập trong nội dung tài liệu Trong đó:
Đối tượng nghiên cứu của tài liệu là một phần của thực tại khách quan (sự vật, hiện tượng khách quan), được đưa vào nghiên cứu và phản ánh trong tài liệu — đây là đặc trưng quan trọng nhất của tài liệu Trong một tài liệu có thể có một hoặc nhiều hơn một đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu có thể là đối tượng bậc 1, bậc 2
Phương diện nghiên cứu của đối tượng là thông tin trả lời cho các câu hỏi: đối tượng được nghiên cứu ở khía cạnh, quan điểm, góc độ nào, hoặc chịu tác động gì?; Nội dung nghiên cứu liên quan đến địa điểm, thời điểm nào 2; Thể loại tài liệu và cách thức trình bày có gì đặc biệt 2 Phương diện của đối tượng cũng được phân thành 2 bậc: phương diện bậc 1 và phương diện bậc 2 căn cứ vào mối quan hệ với đối tượng nghiên cứu
Trang 36có một số thuật ngữ chuyên ngành hẹp không nằm trong bộ từ khoá kiểm soát nên đã xuất hiện các từ khoá phát sinh Đặc điểm thứ hai chỉ phối cách thức phân tích nội dung tài liệu, đó là các dạng tài liệu khác nhau trong hệ thống Voi dạng tài liệu là luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học cần đặc biệt quan tâm đến mô tả phương diện, phương pháp và kết quả nghiên cứu của tài liệu Đây là những đặc điểm đòi hỏi người cán bộ định từ khoá cần phải nắm vững trong quá trình phân tích nội dung tài liệu
Luận văn đã tiến hành phỏng vấn 04 cán bộ định từ khoá của thư viện về cách thức phân tích nội dung tài liệu của họ trong khi định từ khoá tài liệu
Kết quả như sau:
- 4/4 cán bộ cho rằng khi phân tích tài liệu cần phải đọc các yếu tố nhan đề tài liệu, mục lục, lời giới thiệu, đọc lướt hay đọc toàn văn tài liệu
khi cần thiết
- 4/4 cán bộ cho rằng sau khi phân tích tài liệu cần tìm ra các khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu Trong đó 2/4 cán bộ nêu chính xác các khái niệm đặc trưng của tài liệu là đối tượng nghiên cứu, phương diện và phương pháp nghiên cứu; 2/4 cán bộ trả lời không chính xác khái niệm
~ 4/4 cán bộ cho rằng với những loại hình tài liệu khác nhau cần chú ý tới các đặc trưng của từng loại để phân tích nội dung tài liệu được hiệu quả
nhất
Phân tích tài liệu do các cán bộ xử lý cho thay:
- Lượng tài liệu phân tích đúng đối tượng và phương diện nghiên cứu là 9/12 tài liệu
Trang 37- Lượng tài liệu phân tích thiếu đặc trưng nội dung là: 1/12 tài liệu 'Như vậy, tắt cả các cán bộ định từ khoá tại Thư viện đều biết các yếu tố cần phải đọc để rút ra được nội dung chính của tài liệu Tuy nhiên, họ lại không biết phân tích tài liệu theo các đặc trưng của chúng Họ không biết đặt ra các câu hỏi về phương diện và phương pháp nghiên cứu dễ trả lời sau khi phân tích nội dung tài liệu Với họ, sau khi đọc tài liệu chủ yếu trả lời cho một câu hỏi chung là: tài liệu viết về vấn đề gì Mặc dù đã khẳng định là, với những loại hình tài liệu khác nhau thì việc phân tích nội dung tài liệu phải chú ý tới đặc trưng riêng của từng loại Tuy nhiên, khi xử lý tài liệu, các cán bộ
thư viện đã hầu như bỏ qua phương pháp nghiên cứu cũng như kết quả nghiên
cứu của tài liệu Điều này chứng tỏ sự kết hợp giữa lý thuyết và thực tế trong
việc phân tích nội dung tài liệu chưa tốt
Có trường hợp người cán bộ định từ khoá chưa nắm rõ cách thức phân tích nội dung tài liệu khi xử lý vẫn cho kết quả đúng Kết quả đúng này là do cán bộ xử lý tai liệu theo thói quen, cảm tính Điều này đã dẫn đến hiện tượng, có nhiều từ khoá thừa, không liên quan đến đặc trưng nội dung của tài liệu
Kết quả điều tra về cách thức phân tích nội dung và chọn lọc các đặc
trưng nội dung tài liệu của cán bộ định từ khoá được trình bảy ở bảng 2.3
2.2.2 các khái đặc trưng sang ngơn ngữ từ khố
Từ khố là từ hoặc cụm từ ôn định, đơn nghĩa được sử dụng dé mô ta
nội dung chính của tài liệu và dé tim tin trong hệ thống tìm tin tư liệu
Trang 38Cán bộ định từ khoá đối chiếu các từ ngữ mô tả đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu với các từ thể hiện khái niệm tương ứng có sẵn trong BTK Lite nay có 2 trường hợp xảy ra:
- Có từ ngữ tương ứng trong BTK Khi đó từ ngữ tương ứng này được chọn làm từ khố
- Khơng tìm thấy từ ngữ tương ứng trong BTK Khi đó cần xem xét các nguyên nhân
+ Do đặc trưng nội dung tài liệu chưa được mô tả đúng với từ ngữ mang khái niệm tương ứng trong BTK hoặc mô tả không phù hợp với các quy ước về từ vựng của BTK Khi đó phải xem xét lại các yêu cầu về từ khố để mơ tả cho phủ hợp
+ Do dac trưng nội dung tài liệu là những khái niệm mới chưa được đưa vào BTK Khi đó cần tham khảo ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực đề tài của tài liệu và xem xét bổ sung kịp thời từ khoá mới vào BTK
+ Do đặc trưng nội dung tài liệu quá sâu so với diện bao quát dé tài của hệ thống Khi đó cần tìm từ khố mơ tả ở bậc cao hơn gần nhất trong BTK [4.tr31-32]
Khi diễn đạt từ khoá cần quan tâm đến đặc điểm đối tượng NDT NDT ở đây chủ yếu là các nhà nghiên cứu, các giảng viên và sinh viên Nhu cầu tin của họ không chỉ là một vấn đề hay các khía cạnh của một chuyên ngành cụ thể ma còn về nhiều vấn đề liên quan khác Cho nên cần đặc biệt chú trọng tới việc mô tả các đối tượng bậc 2 và phương diện của đối tượng bậc 1
Kết quả phỏng vấn cho thấy:
- 4/4 cán bộ khẳng định từ khoá là từ dùng dé mô tả nội dung chính của
Trang 39- 2⁄4 cán bộ cho rằng các từ khoá định cho một tài liệu phải phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu đó, 2/4 cán bộ cho rằng chỉ cần phản ánh chủ đề của
tài liệu
-3/4 can bộ cho rằng các thuật ngữ trong tài liệu được chọn làm từ khoá đã đáp ứng các yêu cầu về nội dung, hình thức của từ khoá và có từ khoá tương ứng trong BTK sẽ giữ nguyên, nếu chưa đáp ứng yêu cầu của từ khoá thì cần phải được chỉnh sửa , lựa chọn thuật ngữ phù hợp trong BTK 1⁄4 cán bộ còn lại cho rằng không cần phải chỉnh sửa gì, cứ lấy từ khoá trong tài liệu
ra là chuẩn xác
- 3/4 cán bộ cho rằng từ khoá phải đảm bảo độ chính xác, ngắn gọn, đủ nghĩa thông dụng, khách quan, kiểm soát từ 1⁄4 cán bộ còn lại cho rằng cần đảm bảo chuẩn, ngắn gọn
- 2⁄4 cán bộ cho rằng cần đặc biệt chú trọng tới các từ khoá mô tả các đối tượng bậc 2 và phương diện của đối tượng bậc 1 do đặc thù của đối tượng
NDT
- 4/4 cán bộ cho rằng trong một số trường hợp có thê bỏ sung thêm từ
khoá mới, đặc biệt các lĩnh vực chuyên ngành hẹp mà các thuật ngữ này chưa được kiểm soát trong BTK
Phân tích tài liệu do cán bộ xử lý cho thấy:
Lượng tài liệu được định từ khoá dựa chủ yếu vào các thuật ngữ trong
tài liệu mà không có sự chỉnh sửa cho phù hợp là 3/12 tài liệu
Trang 40phân tích các kết quả do họ xử lý vẫn có những lỗi về yêu cầu ngắn gọn, súc tích, khách quan, đơn nghĩa; vi phạm những quy ước trong BTK về sử dụng từ ưu tiên để mô tả hoặc sử dụng đồng thời cả từ ưu tiên và không tru tiên như tài liệu 4, tài liệu 5 Các cán bộ còn bổ sung thêm các từ khố nhưng khơng chính xác dẫn đến hiện tượng vừa thừa, vừa thiếu từ khoá
Kết quả điều tra về cách thức diễn đạt từ khoá của cán bộ thư viện được trình bay 6 bang 2.4
2.2.3 Hoàn chỉnh tập hợp từ khoá
Sau khi xác định được các từ khố của tài liệu, cơng việc tiếp theo là hoàn chỉnh quá trình định từ khố Mục đích của cơng đoạn này là đảm bảo độ đầy đủ , chính xác và hiệu suất đáp ứng yêu cầu tin của các từ khoá đã chọn Việc hoàn chỉnh quá trình định từ khố bao gồm hồn chỉnh về mặt định lượng và hoàn chinh về mặt định tính
Hoàn chỉnh về mặt định lượng là kiểm tra xem các từ khoá đã phản ánh đầy đủ các yếu tố cần thiết của nội dung tài liệu hay chưa bằng cách đối chiều các từ khoá đã chọn với kết quả phân tích nội dung tài liệu Nếu chưa đầy đủ phải bổ sung các từ khố cịn thiếu
Hồn chỉnh về mặt định tính là bổ sung thêm từ khoá trong trường hợp đối tượng, phương diện đối tượng nghiên cứu của tài liệu mới xuất hiện, cần xem xét đưa chúng vào nhóm/lïnh vực phù hợp trong BTK mà thư viện đang sử dụng, đồng thời xem xét bổ sung thêm từ khố mơ tả đối tượng, phương diện đối tượng bậc cao hơn gần nhất trong BTK vào danh sách từ khoá của tài
liệu