Hoạt động nhập khẩu máy móc tại công ty máy xây dựng và thương mại Việt Nhật: Thực trạng và giải pháp

LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hoạt động nhập khẩu đã và đang giúp cho người tiêu dùng trong nước có điều kiện được tiếp cận với các chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện đại v

LỜI MỞ ĐẦU1 Tính cấp thiết của đề tài

Hoạt động nhập khẩu đã và đang giúp cho người tiêu dùng trong nướccó điều kiện được tiếp cận với các chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện đại vớigiá cả thấp Và đối với toàn bộ nền kinh tế, nhập khẩu làm tăng hiệu quả sửdụng các nguồn lực sản xuất, tập trung sản xuất những mặt hàng mà mình cólợi thế, tăng năng suất thông qua hoạt động nhập khẩu trang thiết bị kĩ thuâtvà khoa học sản xuất hiện đại Trong đó hoạt động nhập khẩu máy móc xâydựng là quan trọng và cần thiết với quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đấtnước hiện tại, cung cấp tư liệu cho sản xuất xây dựng, khai thác và góp phầnthúc đẩy xuất khẩu Hoạt động này không đơn giản cho các đối tượng thicông công trình, khai thác, xây dựng nếu muốn tiến hành hiệu quả là vì liênquan đến nghiệp vụ thương mại quốc tế

Công ty Việt Nhật CMT là một công ty TNHH, tiến hành hoạt độngkinh doanh với thị trường quốc tế: như Nhật Bản, Singapore, Hàn quốc…công việc trọng yếu là nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng từ nước ngoài,một loại sản phẩm mà thị trường trong nước chưa thể đáp ứng được về nướcvà bán lại cho các công ty xây dựng, khai thác, công trình thi công Để nhậpkhẩu máy móc, thiết bị xây dựng, Việt Nhật CMT cần một nguồn ngoại tệlớn Vì vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị đểkhông làm lãng phí ngoại tệ của công ty là cần thiết Xuất phát từ lí do trên,

em đã quyết định lựa chọn đề tài : “ Hoạt động nhập khẩu máy móc tạicông ty máy xây dựng và thương mại Việt Nhật: Thực trạng và giải pháp”

làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Đề tài được thực hiện nghiên cứu với mục đích phân tích và đánh giáthực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng tại công

ty máy xây dựng và thương mại Việt Nhật CMT, đưa ra một số giải pháp nhằmhoàn thiện hoạt động nhập khẩu tại công ty.

3 Phạm vi nghiên cứu

Chuyên đề chỉ tập trung nghiên cứu tổng quan về nội dung hoạt độngnhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng, tại doanh nghiệp thương mại xuất khẩunhập khẩu, đi sâu nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động nhập khẩu, cácđiểm yếu và mạnh của hoạt động lấy công ty Việt Nhật CMT làm điểmnghiên cứu Thời gian nghiên cứu từ năm 2007 đến 2009.

4 Phương pháp nghiên cứu

Chuyên đề sử dụng các phương pháp nghiên cứu biện chứng, duy vậtlịch sử, phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp- quy nạp diễn dịch và khảosát thực tiễn làm phương pháp cơ bản được sử dụng trong quá trình triển khainghiên cứu.

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨUCỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI

Tên công ty : CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNGMẠI VIỆT NHẬT

Tên giao dịch: VIET NHAT CONSTRUCTION MACHINES ANDTRADING COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: VIET NHAT CMT.,LTD

Địa chỉ trụ sở chính: số 89, ngõ 270/1 đường Hoàng Hoa Thám,Phường Thuỵ Khê, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Phòng 402, toà nhà Thăng Long Ford, 105 LángHạ, Đống Đa, Hà Nội.

Điện thoại: 8470811 Fax: 8470811

Kho máy và kho hàng: Km1+500 Quốc lộ 5, Sài Đồng, LongBiên, Hà Nội.

Email: president@cmtgroup.com.vn Website: www.cmtgroup.com.vn

Kể từ ngày thành lập Việt Nhật CMT đã không ngừng phát triển, khẳngđịnh vị thế và thương hiệu của mình trên thị trường cạnh tranh khốc liệt củatiến trình Hội nhập kinh tế Quốc tế và khu vực Năm 2004 là nhà phân phốicủa Sumitomo, đến 2005 hàng loạt các hãng ITM, CF, VERCO cấp chứngchỉ công nhận công ty là nhà phân phối độc quyền của họ Năm 2006, công tyđược nhận bằng khen của UBND thành phố Hà Nội về thành tích xuất khẩuvà nhập khẩu và giấy chứng nhận là hội viên chính thức của phòng thươngmại và công nghiệp Việt Nam.

Năm 2007, công ty đã được cấp chứng nhận là nhà phân phối độcquyền của Sumitomo Đây là một lợi thế quan trọng cho công ty tạo niềm tinvững chắc cho khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ VìSumitomo là một trong bốn công ty mạnh nhất ở Nhật Bản do vậy là đại lýđộc quyền của công ty này Việt Nhật CMT sẽ được trợ giúp rất nhiều về tàichính và kỹ thuật Mặt khác thương hiệu Sumitomo còn khá mới mẻ với thịtrường Việt Nam, khoảng 6-7 năm gần đây mới có mặt trên thị trường nước tanên đây là yếu tố quan trọng mở ra một tương lai tốt cho công ty.

Năm 2008 là năm mà công ty Sumitomo đã rót vốn đầu tư khá nhiềuvào thị trường Việt Nam Là đại lý độc quyền của Sumitomo nên Việt NhậtCMT cũng tham gia vào các hoạt động, đem lại rất nhiều kinh nghiệm vàtiếng tăm của công ty Điển hình là các hoạt động đầu tư vào xây dựng màđặc biệt là đầu tư vào các công trình thủy điện trong đó đặc biệt có công trìnhthủy điện Sông Ông và một số khu công nghiệp liên doanh với các công ty

trong nước Công ty còn tham gia vào các buổi triển lãm sản phẩm củaSumitomo tại trung tâm triển lãm Giảng Võ vào năm 2009 nhằm giới thiệucác sản phẩm của Sumitomo có mặt tại thị trường Việt Nam.

Thương hiệu Việt Nhật CMT đã trở nên quen thuộc và chiếm được cảmtình của nhiều khách hàng trong các lĩnh vực Máy xây dựng, máy công trình,thiết bị phụ tùng công nghiệp và thuỷ điện….

Tôn chỉ của công ty : “ Thành công của các bạn là uy tín của chúng tôi”Việt Nhật CMT luôn cam kết mang lại những sản phẩm và dịch vụ tốt nhấtcho khách hàng của mình.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý

1.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Ngành, nghề kinh doanh

- Buôn bán máy móc, thiết bị, phụ tùng, vật tư phục vụ các ngành giao thôngvận tải, xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, kiểm định đolường.

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi- Cho thuê thiết bị thi công, xây dựng, thiết bị nâng hạ nền móng, hầm lò- Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, công nghiệp

- Mua bán xe ô tô, phụ tùng, phụ kiện, các bộ phận phụ trợ khác của xe ô tôvà máy móc thiết bị phục vụ sửa chữa xe ô tô

- Kinh doanh dịch vụ gia công, sửa chữa, lắp đặt bảo hành, bảo trì các loạimáy móc Công ty kinh doanh

- Đầu tư và xây dựng các công trình năng lượng

- Mua bán máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất năng lượng và các phụ tùngthay thế của chúng

Chức năng của công ty

Tổ chức quá trình lưu thông các máy móc và thiết bị xây dựng trongnước và nước ngoài, cụ thể là nhập khẩu từ thị trường nước ngoài chủ yếu làNhật Bản theo nhu cầu trong nước, phù hợp với việc thực hiện các công trìnhthi công xây dựng, khai thác… Thực hiện chức năng tiếp tục sản xuất trongkhâu lưu thông thông qua hoạt động trao đổi, mua bán hàng hoá trong nước,cũng như thực hiện các dịch vụ trước và sau bán hàng Gắn sản xuất với thịtrường, gắn nền kinh tế nước ta với nền kinh tế thế giới, thực hiện chính sách mởcủa nền kinh tế Chức năng thực hiện giá trị hàng hoá, dịch vụ đáp ứng tốt nhucầu trong lĩnh vực xây dựng, khai thác, công nghiệp; thúc đẩy sản xuất pháttriển, đảm bảo lưu thông thông suốt.

Nhiệm vụ của công ty

Tiếp tục mở rộng kinh doanh, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinhdoanh Ngày càng hoàn thiện dịch vụ thương mại, đảm bảo cho hàng hoá củacông ty được lưu thông thông suốt, đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu trong lĩnhvực cung ứng máy móc thiết bị xây dựng Góp phần giải quyết những vấn đềkinh tế xã hội quan trọng của đất nước: Vốn, việc làm, công nghệ… Không

ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý mạng lưới kinh doanh Thực hiện đầy đủcác nghĩa vụ với nhà nước, xã hội và người lao động

1.1.2.2 Tổ chức bộ máy của công ty

Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh (máy xây dựng vàthương mại), từ thị trường hoạt động rất rộng lớn (trong nước và nướcngoài), tính chất của công ty là công ty TNHH, nên ta thấy quy mô của côngty được tổ chức theo sơ đồ ở dưới đây.

Cụ thể có:

01 Giám đốc kiêm chủ tich hội đồng quản trị: Là người chịu toàn bộtrách nhiệm về công ty trước pháp luật, lãnh đạo cao nhất, có quyền năng lớnnhất.

01 phó giám đốc: chịu trách nhiệm quản lý và thiết lập dự án, phối hợpcùng các bộ phận chức năng khác.

Phòng tài chính kế toánBộ phận kinh doanh

Bộ phận bảo trì và sửa chữa bảo dưỡngBộ phận kho vận

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty Viet Nhat CMT

Nguồn: Phòng tài chính kế toán

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

Bộ phận kinh doanh

Phòng tài chính kế toánBộ phận bảo trì

và sửa chữa

Phó giám đốcBan quản lý và thiết lập dự án

Bộ phận kho vận

Phòng Sumimoto

Phòng phụ tùng

Phòng xuất nhập khẩu

Phòng vận hành máy

Phòng Marketing

Quan hệ khách hàng

Đội kỹ sư

Đội bảo hành

Đội cung cấp dịch vụ

Phòng tài chính

Kế toán trưởng

Đội máy

Đội phụ tùng

1.1.3 Đặc điểm các nguồn lực của công ty Việt Nhật CMT

Số lượng hiện tại 60 người, trình độ đại học chiếm chủ yếu Với từngnhiệm vụ của mình, tạm thời chuyên môn của ho đều thực hiện được khá ổn.Nhưng việc nâng cao hơn nữa tính chuyên nghiệp vẫn là một đòi hỏi bức thiết

Trình độ ngoại ngữ của nhân viên công ty là gần 100%: 10 người thànhthạo tiếng Nhật và tiếng Trung Và hầu hết công ty đều có khả năng sử dụngtiếng Anh như ngôn ngữ thứ 2.

Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty Viet Nhat CMT giai đoạn 2007 – 2009

Cơ cấu(%)

Cơ cấu(%)

Cơ cấu(%)

2008/2007 2009/20081 Theo giới tính

Bảng 1.1 cho thấy sự chênh lệch giữa lao động nam và lao động nữ là khálớn, lao động chỉ chiêm 28% tổng số lao động trong đó lao động nam chiếm72% gấp gần 2,5 lần lao động nữ Nhưng cũng dễ hiểu cho sự chênh lệch đó dođặc điểm ngành nghề là nhập khẩu và kinh doanh máy móc thiết bị nên khối laođộng kỹ thuật nhiều mà khối này đa phần la lao động nam, còn lao động nữ chủyếu ở khối lao động văn phòng và giao dịch Nhìn chung thấy rằng công ty cótrình độ đại học chiếm chủ yếu, một con số lý tưởng cho bất kỳ một doanhnghiệp nào kinh doanh lĩnh vực này Nhưng thực tế giáo dục như hiện nay,mang nặng tính chất bằng cấp và hình thức trình độ cán bộ trong thời kỳ hộinhập còn nhiều hạn chế và còn phải cố gắng nhiều

1.2 KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNGVÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT

Các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, khối lượng hàng hoá thưchiện được qua 3 năm gần đây nhất được thể hiện trong bảng báo cáo kết quảtài chính sau

Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty Viet Nhat CMT giaiđoạn 2007-2009

Nguồn: Phòng tài chính kế toán

Qua bảng số liệu ta thấy kết quả kinh doanh của công ty liên tục tăng quacác năm từ 2007 đến 2009 Thấy hoạt động kinh doanh và tiêu thụ của doanhnghiệp đã có sự tăng khá nhanh Doanh thu năm 2007 là 70.799 triệu đồng,doanh thu năm 2008 đã đạt 126.289 triệu đồng tăng 55.490 triệu đồng tưong

đương tăng 78,38% so với doanh thu năm 2007 Doanh thu năm 2009 tăng63830 triệu đồng so với năm 2008 và119320 triệu đồng so với năm 2007.Tưongứng tăng 50,54%so với 2008 và tăng 168,53% so với năm 2007 Như vậy, cácnăm tăng trưởng không đều nhau, nguyên nhân là do sự khủng hoảng kinh tế sựtrượt giá nên nhu cầu mua sắm máy móc giảm đi, các công trình ứ đọng khôngthi công nên máy móc cần mua sắm phụ tùng thay thê cũng giảm đi vì vậy cáchợp đồng của công ty bị giảm sút lượng hàng nhập về để phân phối cũng giảm.Sau thời kỳ khủng hoảng đến năm 2009 kinh tế dần phục hồi nhu cầu đầu tưmua sắm máy móc và các công trình lại tiếp tục được thi công nên các hợp đồngmua sắm đặt hàng với công ty tăng lên công ty lại đặt hàng với các nhà sản xuấtnhập với số lượng lớn hơn nên cũng được hưởng lợi ích từ những khoản khuyếnmại

Bảng 2.1 cho thấy rằng lợi nhuận cả trước và sau thuế của doanhnghiệp có sự thay đổi Từ năm 2007 đến năm 2008 lợi nhuận trước và sauthuế tăng cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty phát triển bình thường.Do điều kiện kinh tế ổn định và nhu cầu về máy xây dựng tăng cao do nhucầu về xây dựng và khai thác lớn và đặc biệt trong năm 2008 công ty đượcchứng nhận là đại lý độc quyền của Sumitomo đó cũng là một động lực mộtcơ hội giúp công ty hoạt động tốt hơn Nhưng ta thấy năm 2009 lại là nămxuống dốc tột bậc của lợi nhuận trước và sau thuế đang trên đà phát triểnmạnh của năm trước đó mà năm 2009 lại tụt xuống mặc dù doanh thu vẫntăng Điều đó chứng tỏ công ty đang có những chiến lược riêng của mình chiphí đầu tư để cho sự phát triển tương lai nhưng cũng phản ánh phần nào hoạtđộng quản trị chi phí của công ty chưa thực sự hợp lý nên làm lượng chi phítăng nhanh nên lợi nhuận thu được sẽ giảm đi.

1.3 QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT

1.3.1 Nghiên cứu thị trường

Tìm hiểu nhu cầu trong nước

Nhu cầu về máy móc và thiết bị xây dựng không ngừng tăng lên trongthời gian gần đây Không những vậy nhu cầu này còn biến động và thay đổikhó lường do tình hình thị trường địa chính, các nhà đầu tư vào Việt Nam, thịtrường chứng khoán bất ổn v.v Là công ty tư nhân, lợi nhuận là yếu tố sốngcòn hàng đầu nên công ty ngay từ buổi đầu đã rất coi trọng công tác nghiêncứu thị trường nói chung và thị trường trong nước nói riêng được xúc tiếnmạnh mẽ Bởi vốn chỉ là một công ty chưa đủ lớn, so với các công ty nhànước còn bị nhiều yếu thế hơn, nên khách hàng biết đến chưa nhiều Chính vìvậy công ty có hẳn một phòng ban có tên phòng Marketing là một bộ phậnchuyên trách đảm nhiệm công việc này.

Trong phần này bộ phận Marketing có nhiệm vụ tìm hiểu cầu máy mócvà thiết bị xây dựng trên thị trường trong nước và một số nước sẽ xuất khẩu.Nắm bắt được nhu cầu các khách hàng của mình:

+ Nhu cầu về máy khai thác trong công nghiệp khai khoáng và khaithác than Nhu cầu về máy xây dựng phục vụ cho các công trình xây dựngnhà ở dân dụng, công trình kiến trúc, làm đường, giao thông, thủy điện, ximăng, trồng rừng… Đó là máy có chất lượng và làm việc hiệu quả mà trongnước chưa sản xuất được cần phải đi nhập khẩu của nước khác

+ Nhu cầu về các thiết bị phụ tùng sửa chữa thay thế nhằm bảo dưỡng,nâng cấp, sửa chữa máy móc Nhu cầu về cung cấp các công nhân viên kỹthuật sủa chữa bảo dưỡng máy cùng vận hành hướng dẫn sử dụng máy

 Xuất phát từ trình độ không thành thạo và chuyên sâu về kinh tếquốc tế của các khách hàng có nhu cầu sử dụng các máy móc thiêt bị xây

dựng trên Nên xuất hiện một nhu cầu mang lại chỗ đứng cho doanh nghiệpthương mại nhập khẩu đó là nhu cầu về đối tượng chịu trách nhiệm giúp mìnhnhập khẩu các máy móc thiết bị trên theo đúng yêu cầu của công trình thi công

Hiện tại thị phần của công ty với khách hàng của mình như sau:- Các khu công nghịêp khai khoáng và khai thác than

- Các doanh nghiệp xây dựng các công trình dân

Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh

Quanh khu vực Gia Lâm gần đường quốc lộ 5 và ở Bắc Ninh, Hưng

Yên có rất nhiều kho bãi, các công ty cùng mặt hàng lĩnh vực kinh doanhgiống Việt Nhật CMT

Đối thủ lớn nhất không chỉ của Việt Nhật CMT mà còn là của rất nhiềudoanh nghiệp tư nhân khác nữa là công ty của Bộ thương mại trực thuộc nhànước, cùng một loạt các công ty cổ phần khác Do các yếu tố liên quan đếnnhà nước nên các hợp đồng lớn số lượng nhiều hoặc các hợp đồng của cáccông trình nhà nước thường tin tưởng vào những công ty lớn như vậy

Tiếp theo đó là các công ty đi trước và đã nhanh chân trong việc trởthành đại lý độc quyền phân phối máy mới của một số hãng máy lớn nhưHITACHI, KOMATSU, CATERPILER…

Loại đối thủ cạnh tranh lớn thứ hai là các công ty làm đại lý cho cáchãng máy nổi tiếng KOMATSU, KOBELKO, CATERPILER,… Họ đượccác công ty chính quốc giúp đỡ nhiều về mặt tài chính, kinh doanh và nhanhchóng tạo dựng được hình ảnh của mình tại Việt Nam do đây là thương hiệuvốn đã có tiếng tại Việt Nam.

Cuối cùng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn lại: họ có nhiều lợi thếnhưng đây không phải là điều đáng lo ngại nhất của Việt Nhật CMT

Nghiên cứu thị trường nước nhập khẩu

Đây là nội dung quan trọng nhưng do đối tác thường cố định ít khi thayđổi nên công tác nghiên cứu nghiêm túc ban đầu thường được làm tư liệu cholần sau

Với đối tác là bên Nhật bản, ít khi phải lo lắng vì họ nổi tiếng là đối táctin cậy, có chăng cần nghiên cứu phương thức làm việc của họ để hai bêncùng phối hợp hoạt động cho khớp nhau, bởi không thể vỗ tay bằng một bàntay cần cả sự nghiêm túc của cả hai bên

Nghiên cứu công nghệ nguồn tại đất nước đó ra sao?

Công tác lưu trữ thông tin: công ty có các giá để tài liệu lớn, mỗi cơ sở dữliệu có liên quan đến bộ phận nào thì được để tại giá sách của bộ phận đó Nhữngtài liệu quan trọng đặc biệt tại phòng Giám đốc có , kế toán cùng quản lý.

1.3.2 Hoạt động lập kế hoạch nhập khẩu

Sau khi hoàn thành các bước nghiên cứu thị trường ở trên, công ty tiếnhành lập kế hoạch nhập khẩu với các nội dung cụ thể:

Kế hoạch cho máy móc hay thiết bị

- Nhập loại máy gì, phụ tùng gì: Loại máy, thương hiệu cần nhập- Số lượng là bao nhiêu, chất lượng phải đảm bảo các yêu cầu gì?:máy cũ hay mới, nếu cũ thì đã sử dụng được bao lâu, khí thải cho phép vớimôi trường, các thông số kỹ thuật đòi hỏi đáp ứng

- Giá cả tối đa có thể chấp nhận được để vẫn đảm bảo có lãi, giá thấpnhất dự định sẽ đạt được để có lãi cao nhất và đảm bảo khả năng cạnh tranhcao về giá với đối thủ cạnh tranh

Kế hoạch với nhà xuất khẩu

- Giá nhập khẩu cao nhất có thể chấp nhận được để đảm bảo có lãi,mức thấp nhất dự kiến sẽ đạt được.

- Lựa chọn nhà xuất khẩu nào để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu máy mócthiết bị và phương thức nhập khẩu sử dụng.

- Các quyền lợi cần đạt được và tìm cách tối thiểu hóa các nghĩa vụ vớibên xuất khẩu: trong đàm phán, ký kết hợp đồng, thực hiện và sau thực hiện.

- Các chỉ tiêu chung trong kế hoạch kinh doanh

Doanh thu, lợi nhuận, tiến độ thời gian, tốc độ chu chuyển vốnGiá vốn hàng nhập khẩu

Chi phí nhập khẩu liên quan: chi phí giao dịch đàm phán, phí vậnchuyển, bảo hiểm

Cơ sở để doanh nghiệp làm kế hoạch nhập khẩu căn cứ vào

- Kế hoạch kinh doanh chung của công ty: đầu năm hay đầu các kỳcông ty thường có một bản kế hoạch kinh doanh chung về các mục tiêu cầnđạt được trong năm,

1.3.3 Hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu máymóc xây dựng

Đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài để đặt hàng

Hoạt động đàm phán này chủ yếu được thực hiện bằng các phương tiệnthông tin liên lạc: Điện thoai, Internet, Chat voice, Fax, Telex

Hầu như công ty đều tiến hành đàm phán gián tiếp vì bạn hàng ở quá xavà đa số lại là những bạn hàng tin cậy lâu năm, ở những nơi thương mại điệntử đang rất phát triển độ tin cậỵ ở nước đó được coi là ổn định.

Ban đầu nhân viên phòng xuất nhập khẩu vào trang Web bán hàng củacông ty đó xem xét các mặt hàng mà họ chào đón và viết email hỏi giá, thựchiện hoàn giá, tiến hành giao dịch trực tuyến bước đầu qua chatvoice

Đồng thời bên bán gửi các bản Fax và các hình ảnh, thông số kỹ thuậtcụ thể thêm nữa về sản phẩm

Nhân viên phòng xuất nhập khẩu sau khi phân tích ra quyết định cóchấp nhận mua hay không và đề bạt lên giám đốc xin ý kiến quyết định.

Được sự chấp thuận và ý kiến chỉ đạo của giám đốc, công ty sẽ tiếnhành đàm phán cao hơn nữa về các điều khoản trong hợp đồng về giá cả, điềukiện nhập khẩu, thời gian.

Không đám phán trực tiếp bằng việc gặp mặt nhau tại một địa điểm màcông ty thường dùng phương pháp đàm phán gián tiếp qua các thiết bị cáccách đã nói trên.

Đàm phán trong và ngoài nước để bán

Công việc của bộ phận kinh doanh tuy rất quan trọng nhưng ít được đềcập trong đề tài này.

Có thể bán hàng thẳng không qua kho, hoặc nhập về kho rồi mới đembán Nều là hợp đồng xuất khẩu qua nước ngoài thì công ty thường sử dụngphương pháp tạm nhập tái xuất Bạn nhập khẩu hàng của công ty chủ yếu làthị trường các nước kém phát triển hơn như Lào,Campuchia, hoặc có khi làMông cổ.

Công ty đang cố gắng hướng mũi tấn công ra thị trường Châu Phi vàTrung Đông Đây là một hướng mới trong công tác tìm đầu ra của công ty.

1.3.4 Hoạt động triển khai thực hiện kế hoạch

Xin giấy phép nhập khẩu

Nhờ chính sách khuyến khích nhập khẩu những loại máy móc thiết bịxây dựng hiện nay trong nước chưa sản xuất được nên công ty không phảilàm thủ tục này Bộ phận phòng kinh doanh SUMITOMO có trách nhiệm tìmsố hiệu của sản phẩm và đưa ra các thông tin thu được cách xin giấy phépnhập khẩu Việc công ty luôn cẩn thận và chủ động tra cứu những danh mụcphải có giấy phép nhập khẩu sẽ tránh việc không nhập khẩu nhầm những loạimáy móc gây ảnh hưởng đến sản xuất trong nước, bảo hộ trong nước Đểđược xin giấy phép nhập khẩu, người của phòng nhập khẩu nhận giấy giớithiệu của công ty và đến Bộ thương mại vì những mặt hàng của công ty làhàng mậu dịch.

Làm thủ tục thanh toán ban đầu quốc tế

Công ty Việt Nhật CMT thường sử dụng ba hình thức thanh toán saulàm chủ yếu: TT - chuyển tiền bằng điện, tín dụng chứng từ - L/C không hủyngang, hoặc nhờ thu đổi chứng từ Ngân hàng quen thuộc là Vietcombank.

+ Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu quy định thanh toán bằng phương thức

chuyển tiền thì công ty phải trả trước một phần tiền hàng theo quy định, bộphận kế toán tài chính sẽ thực hiện phần này.

Công ty cử nhân viên đến ngân hàng để làm thủ tục chuyển số tiền trảtrước cho người bán Chỉ khi nào người bán nhận được giấy báo có từ ngân hàngvề số tiền mà công ty trả trước thì họ mới tiến hành các công việc tiếp theo.

Làm đơn xin chuyển tiền với nội dung như sau: tên địa chỉ ngườichuyển tiền, số tài khoản, ngân hàng mở tài khoản, họ tên cùng địa chỉ củangười hưởng lợi số tài khoản và ngân hàng mở tài khoản của họ, lí do chuyểntiền, số tiền phải chuyển.

Bản sao hợp đồng xuất nhập khẩu trong đó có điều khoản quy định phảitrả trước số tiền cần chuyển.

Phải có giấy phép nhập khẩu nếu hàng thuộc diện quản lý bằng giấyphép nhập khẩu

+ Nếu thanh toán bằng phương thức đổi chứng từ trả tiền CAD thì:Công ty đến ngân hàng được chỉ định trong hợp đồng để thực hiện kýbiên bản ghi nhớ về việc thanh toán với bốn nội dung:

- Quy đinh thanh toán bằng CAD

- Cam kết ký quỹ 100% giá trị hợp đồng

- Quy định về bộ chứng từ người bán phải cung cấp- Phân chia phí thanh toán

Chuyển đủ số tiền vào ngân hàng để lập tài khoản tín thác thanh toáncho người bán.

Còn bên xuất khẩu : khi nhận được thông báo từ ngân hàng là ngườimua đã ký quỹ đủ và tài khoản tín thác ban đầu hoạt động thì phải cử ngườiđến ngân hàng để kiểm tra nội dung biên bản ghi nhớ: 2 nội dung quy định vềchứng từ và phân chia chi phí sau đó mới tiến hành các công việc tiếp theo.

+ Nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ: L/C Người mua sẽ đến ngân hàng xin mở L/C.

Viết đơn xin mở L/C: sử dụng mẫu đơn xin mở L/C của ngân hàng mởL/C, đọc kỹ hợp đồng để hoàn thành các nội dung trong đơn xin mở L/C, tôntrọng sự thống nhất của những quy định trên hợp đồng với những nội dungtrong đơn xin mở L/C.

Ký quỹ mở L/C theo quy định của ngân hàng: Người mua sẽ phải yêucầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản ký quỹ chỉ đểphục vụ cho việc thanh toán theo L/C sẽ phát hành.

Người mua khi nhân được L/C từ ngân hàng thông báo chuyển đến,phải kiểm tra cẩn thận các nội dung trong đó để đảm bảo: thống nhất với cácquy định trên hợp đồng, thực hiện đúng các quy định trên L/C rồi mơí tiếnhành các công việc tiếp theo.

Giục người bán giao hàng

Sau khi thanh toán bước đầu xong giục người bán giao hàng nhanhchóng để đẩy nhanh tiến độ hoạt động của nhập khẩu Bên bán dưới áp lựccủa sự thúc giục và sự đảm bảo về thanh toán sẽ bắt đầu ngay công việc giaohàng, để hai bên cùng phối hợp đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng.

Thuê phương tiện vận tải

Công ty thuê tàu ở cảng Hải phòng đến cảng YOKOHAMA của Nhật bảnhay các cảng khác của nước bạn để nhận hàng theo hình thức mua giá FOB.

Có khi hàng quá khó đòi hỏi tầu chuyên dụng mà Việt Nam hiện naychưa có, và không thể vận chuyển hoặc cước phí không chênh lệch so với bênViệt Nam là mấy: công ty để bên đối tác thuê tàu.

Có chăng công việc chuấn bị ở đây là các phương tiện vận tải để nhậnhàng dỡ hàng về kho bãi hoặc vận chuyển đến nơi cho khách hàng

Mua bảo hiểm cho hàng hóa

Bảo Việt Việt Nam là lựa chọn hàng đầu và thường xuyên của công ty,không như trước đây và với các hàng hóa các đặc biêt khác mà Bảo Việtkhông đảm đương được, hiện tại các hàng hoàn toàn có thể được mua bảohiểm tại đây Thường là điều kiện C.

Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ thanh toán

Bộ phận tài chính kế toán và người của phòng xuất nhập khẩu phải làmthật kỹ giai đoạn này vì từ đây các tranh chấp có thể xảy ra, khi không pháthiện các sai phạm trong đó hoặc làm sai các yêu cầu trong đó Các loại cầnkiểm tra

- Lệnh thanh toán: thông thường sử dụng làm hối phiếu- Chứng từ gửi hàng

- Vận đơn vận tải

- Phiếu đóng gói hàng hóa

- Giấy chứng nhận về số lượng hàng hóa- Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

- Chứng từ bảo hiểm theo giá CIF hoặc CIP

Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Khai báo và nộp tờ khai hải quan trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hàngvề đến của nhập khẩu là công ty đã phải hoàn tất công việc này tại trụ sở chicục Hải quan.

Bộ hồ sơ hải quan công ty phải nộp: Tờ khai hàng nhập khẩu; Hóa đơnthương mại; Vận đơn đường biển ( Bản sao); Phiếu đóng gói hàng hóa; Hợpđồng nhập khẩu; Hợp đồng ủy thác; Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa; Cácloại chứng từ khác thuộc mặt hàng nhập khẩu.

Hiện nay công ty phải tự kê khai tính thuế và ghi lên tờ khai hải quan.Công ty không phải chịu thuế nhập khẩu nhìn vào bảng thuế suất phải nộp tathấy rõ lợi thế này của công ty Thậm chí thuế giá trị gia tăng cũng được ưuái hơn chỉ phải chịu thường là 5% cho các loại hàng hóa mà công ty nhậpkhẩu, giá bị tính thuế là giá CIF theo cam kết trong quy định của WTO.

Máy móc, thiết bị được coi là hàng phân luồng xanh nên được miễnkiểm tra.

Đây là hàng nhập khẩu về để tiêu dùng trên tư cách tư liệu sản xuất nênphải nộp thuế ngay khi thông quan.

Bộ phận tài chính kế toán sẽ chịu trách nhiệm đến kho bạc nhà nước đểnộp thuế.

Nhập khẩu máy móc thiết bị từ những nơi xa xôi, lại có khối lượngnặng nên vận chuyển chủ yếu theo đường biển với địa điểm cảng đến là cảngHải Phòng.

Công ty chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện CIF, CIR mọi việc thuê tàusẽ do bên bán chịu trách nhiệm

Thanh toán và nhận bộ chứng từ

Thanh toán bằng L/C có nhược điểm bên bán có thể lập chứng từkhống, gửi đến ngân hàng và nếu công ty không kiểm tra kỹ bộ chứng từ,không tìm hiểu đối chiếu xem xét kỹ chứng từ mà vẫn thanh toán sẽ gây tìnhtrạng chậm trễ trong việc giao hàng, không nhận được hàng, vậy công táckiểm tra chứng từ của công ty ít được chú trọng vì sự tin tưởng tốt vào mốiquan hệ bạn hàng lâu năm với bên nước bạn.

Nhận hàng từ người vận tải và giám định chất lượng hàng hóa nếu có

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp lệ để nhận hàng từ người xuất khẩugửi cho công ty qua ngân hàng, công ty chuẩn bị về hành động:

Chuẩn bị kho bãi, thuê trước các phương tiện vận tải, nhân lực để tiếpnhận hàng tại cảng Hải Phòng đưa về kho bãi tại Gia Lâm-Hà Nội

Khi hàng đến nơi, cắt cử người theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàngtừ người vận tải: Nhận và ký chấp nhận vào thông báo sẵn sàng hãng tàuchuyển bến  Xuất trình B/L gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giaohàng Kiểm tra sơ bộ hầm tàu xem có vấn đề gì đặc biệt không  Cuối cùngtổ chức tiếp nhận bốc dỡ hàng và làm biên bản quyết toán nhận hàng với ta

Trong hợp đồng Việt Nhật CMT luôn quy quy định rõ ràng về thời giangiao hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số chuyến để việc nhận hàng được dễ dàng

Bên bán sẽ gửi cho Việt Nhật CMT : tên tàu, số và trọng lượng hàng, trịgiá hóa đơn, số vân đơn, ngày tàu khởi hành và các thông tin khác có liên quan

Công ty thường cắt cử nhân viên có trình độ am hiểu về máy móc vàthiết bị xây dựng để kiểm tra cẩn thận số lượng chất lượng hàng nhập về xemcó đúng với hợp đồng đã ký kết hay không và xem xét các tổn thất nếu có đểtiến hành khiếu nại đòi bồi thường

Khiếu nại và đòi bồi thường nếu có

Một điều tối kỵ là xảy ra các tranh chấp khiếu nại do các sai lầm củahoạt động triển khai của công ty

1.4 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHHMÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIÊT NHẬT

1.4.1 Giá trị nhập khẩu của công ty TNHH máy xây dựng và thương mạiViệt Nhật giai đoạn 2007 - 2009

Có hai loại chính trong danh mục nhập khẩu của công ty là máy móc và phụtùng, tuy phụ tùng chỉ chiếm một phần nhỏ trong kim ngạch nhập khẩu nhưngnó đang tăng dần tỷ trọng qua các năm, và sắp trở thành một hạng mục kinhdoanh chủ yếu, bởi năm 2005 công ty đã triển khai việc cung cấp thiết bịchính hãng OEM của các hãng nổi tiếng thế giới Lấy được phụ tùng chínhhãng là cách giảm chi phí và nâng cao chất lượng Kim ngạch cụ thể của hailoại trên được thể hiện ở bảng sau

Bảng 3.1: Kim ngạch nhập khẩu của công ty Việt Nhật CMT giai đoạn2007 – 2009

Đơn vị: Triệu USD

Bảng 3.1 cho thấy kim ngạch nhập khẩu của công ty tăng qua các năm.Cụ thể năm 2007 đạt 6,879 triệu USD, năm 2008 là 8,269 triệu USD tăng20,21% so với năm 2007 và năm 2009 là 10,06 triệu USD tăng 21,66% so vớinăm 2008 Trong đó kim ngạch nhập khẩu máy móc luôn chiếm hơn 80%tổng kim ngạch nhập khẩu, nhưng tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu máy mócgiảm dần qua các năm Điều đó cho thấy công ty đang mở rộng nhập khẩu

thêm các loại phụ tùng Ngoài ra cũng có thể thấy được rằng cơ cấu kim

ngạch nhập khẩu của các loại máy móc, thết bị không thay đổi mấy qua 3 nămgần đây Máy xúc đào, máy ủi, máy san là ba loại có kim ngạch nhập khẩuchiếm tỷ trọng cao so với các loại máy móc nhập khẩu khác, cao nhất là máyxúc đào đạt 1,759 triệu USD năm 2007, năm 2008 đạt 2,110 triệu USD, năm2009 đạt 2,569 triệu USD chiếm tỷ trọng tương ứng là 28,73%, 28,52% và

28,78% tổng kim ngạch nhập khẩu máy móc Máy xúc đào và máy san là hai

loại máy được ưa chuộng nhất, công ty nên có loại hàng này dự trữ trong khobãi của mình để bán cho khách hàng có nhu cấu lấy ngay Trong thiết bị thìphin lọc và thiết bị bám đất cũng được nhập khẩu nhiều nhất Biểu hiện là hailoại phụ tùng này chiếm tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu phụ tùng vàcó giá trị kim ngạch nhập khẩu tăng qua các năm Cụ thể, phin lọc nhập khẩunăm 2007 là 0,212 triệu USD, năm 2008 là 0,259 triệu USD tăng 22,17% sovới 2007, năm 2009 là 0,318 triệu USD tăng 22,78% so với 2008; chiếm tỷtrọng tương ứng là 36,87%, 33,33%, 28,02% tổng kim ngạch nhập khẩu phụtùng.

1.4.2 Thị trường nhập khẩu của công ty Việt Nhật CMT

Đúng như chính tên của mình Việt Nhật CMT chủ yếu giao dịch đối tácvới bạn hàng Nhật Bản Nhưng nền kinh tế Mỹ lại là nước đúng đầu thế giớivề loại máy này, và Trung Quốc hiện đang là nền kinh tế phát triển mạnh, nêncông ty còn nhập khẩu của cả Mỹ và Trung Quốc và Singapore… Tuy nhiên

có sự khác biệt giữa máy xây dựng và phu tùng, phụ tùng công ty nhập chủyếu từ bên Trung Quốc chứ ít nhập từ Nhật Bản

Bảng 4.1: Kim ngạch nhập khẩu tính theo thị trường của công ty ViêtNhật CMT giai đoạn 2007-2009

Đơn vị: Triệu USD

Tên nước nhập khẩu2007Giá trị nhập khẩu20082009

Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu

Kim ngạch nhập khẩu máy móc, thiết bị của công ty từ các thị trườngđều tăng qua 3 năm Năm 2008, đứng đầu về tốc độ tăng trưởng kim ngạchnhập khẩu là thị trường các nước khác, tăng 105,15% so với 2007 Tiếp theolà thị trường Singapore tăng 30,37%, thị trường Trung Quốc tăng 20,39% vàcuối cùng là thị trường Nhật Bản tăng 17,9% so với 2007 Nhưng đứng đầu vềkim ngạch nhập khẩu là thị trường Nhật Bản, đạt 6,252 triệu USD tăng 17,9%so với 2007 và thấp nhất là thị trường nước khác đạt 0,199 triệu USD Năm2009, thị trường đạt tốc độ tăng trưởng kim ngạch lớn nhất là thị trườngSingapore, tăng 60,00% so với 2008 Theo sau là thị trường Trung quốc tăngtrưởng 21,71%, thị trường Nhật Bản tăng 20,19% và thị trường khác tăng17,08% Giá trị kim ngạch nhập khẩu đạt cao nhất vẫn là thị trường Nhật Bản7,514 triệu USD, thấp dần thị trường Trung Quốc là 1,710 triệu USD, thịtrường Singapore là 0,603 triệu USD và thấp nhất là thị trường các nước khác0,233 triệu USD.

Công ty có nhiều nhà cung cấp nhưng hàng công ty nhập hàng của 2hãng Sumitomo và Yanmar là chủ yếu Nếu chia theo số lượng máy nhập theonhà cung cấp ta có thể chia máy nhập của công ty theo các hãng như sau

Hình 1.1: Cơ cấu máy nhập khẩu theo hãng sản xuất của công ty ViệtNhật CMT năm 2009

CÁC LOẠI MÁY NHẬP

SumitomoYanmarLoại khác

Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu

Nhìn trên biểu đồ ta thấy công ty nhập đến 60% máy của Sumitomo,điều này cũng dễ hiểu do Việt Nhật CMT là đại lý độc quyền cho Sumitomonên khi nhập máy của Sumitomo công ty được rất nhiều sự hỗ trợ về kỹ thuậtvà vốn cũng như các chính sách khuyến mại Một bạn hàng hữu hảo nữa củacông ty phải kể đến đó la Yanmar số lượng máy nhập cũng lên tới 30% tổngsố máy đã nhập trong thời gian qua Các nhà cung cấp của công ty đều là cácbạn hàng lâu năm nên sức ép từ nhà cung cấp đến công ty khá mờ nhạt.Nhưng để phục vụ cho các chiến lược phát triển trong tương lai công ty vẫntiếp xúc và nhập khẩu máy móc của các nước khác như Italia, Hàn Quốc vàSingapore nó chiếm khoảng 10% số lượng hàng nhập về Để nắm thế chủđộng hơn và không bị nhà cung cấp gây sức ép thì công ty phải mở rộng thêmcác mối hàng mình khác Phải tổ chức tìm kiếm thông tin của các thị trườngkhác nữa

1.4.3 Thị trường tiêu thụ máy móc, thiết bị của công ty Viet Nhat CMT

Là nhà đại lý phân phối nên thị trường của Viet Nhat CMT chủ yếu làthị trường trong nước Công ty luôn sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu về máymóc xây dựng và các phụ tùng cho bất cứ khách hàng nào trên 64 tỉnh thành

phố một cách nhanh nhất với chất lượng cao Ngoài cung cấp cho thị trườngtrong nước còn có thị trường Lào, Campuchia, Mông Cổ, sắp tới trong tươnglai gần là thị trường các nước Châu Phi Với thị trường tiêu thụ không lớnnhưng cường độ cạnh tranh của các công ty đối thủ cạnh tranh cũng tương đốilớn nên công ty phải luôn đáp ứng các hợp dồng một cách nhanh chóng chínhxác và chất lượng tốt nhất là sự lựa chọn của các khách hàng.

Thị trường miền bắc chiếm khoảng 70% các hợp đồng đặt hàng, miềnnam chiếm khoảng 20% số lượng hợp đồng, còn lại là thị trường miền trung.Miền Nam một thị trường khá tiềm năng và rộng lớn nhưng phần trăm lượnghợp đồng chiếm thì không lớn Đây cũng là vấn đề mà công ty quan tâm, xemxét thấy khả năng cạnh tranh của công ty ở thị trường này là không cao docông ty vẫn chưa có trụ sở đại diện giao dịch trong đó.Vì vậy công ty đangxúc tiến hoàn tất công việc để có thể xây dựng một trụ sở giao dịch cho côngty ở trong Thành Phố Hồ Chí Minh để có thể khai thác tốt hơn thị trường này.Với các sản phẩm chính hãng được nhập là một lợi thế cho công ty có khảnăng cạnh tranh trên thị trường, tạo niềm tin cho khách hàng có nhu cầu Bạnhàng trong nước: khu khai thác than Quảng Ninh, tập đoàn công nghiệp vàcác công ty các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khai khoáng, xây dựngcông nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy điện, xi măng…

1.4.4 Sản phẩm nhập khẩu của công ty TNHH máy xây dựng và thươngmại Việt Nhật

Sản phẩm chính mà công ty cung cấp cho thị trường là các máy xâydựng và các phụ tùng khác Là nhà nhập khẩu công ty nhập các máy móc thiếtbị và phụ tùng của nhiều hãng nổi tiếng trên thế giới khác nhau bán trên thịtrường Việt Nam nên ta có thể tạm chia sản phẩm mà công ty nhập như sau:

Máy xây dựng của hãng Sumitomo( Nhật Bản)

Chế tạo, sản xuất máy xây dựng là một lĩnh vực kinh doanh hết sức thànhcông của Sumitomo - một trong những tập đoàn hùng mạnh và lâu đời bậcnhất tại Nhật Bản Chỉ được sản xuất tại thành phố Chiba, Nhật Bản và toànbộ quá trình thiết kế, sản xuất, phân phối được kiểm soát vô cùng chặt chẽ,máy xây dựng mang thương hiệu Sumitomo ngày càng nổi tiếng trên toàn cầubởi chất lượng, sự hoàn hảo và độ tin cậy

Là đại lý độc quyền của Sumitomo tại Việt Nam, công ty không chỉcung cấp đến khách hàng tất cả các loại máy xúc đào thủy lực có trọng lượngtừ 7 đến 80 tấn mà còn cung cấp các dịch vụ bảo hành, bảo trì, tư vấn kỹ thuậtvà cung cấp phụ tùng chính hãng cho toàn bộ các sản phẩm này Hai sảnphẩm hay được nhập nhất

Máy rải bê tông atfan

Công ty có thể cung cấp máy rải thảm nhãn hiệu Sumitomo có chiềurộng lớp rải từ 2,3 đến 6,0 m.

Máy xây dựng của hãng Yanmar (Nhật Bản)

Yanmar không phải là một thương hiệu quen thuộc tại thị trường ViệtNam Với gần 100 năm kinh nghiệm từ ngày sản xuất những chiếc động cơdiesel đầu tiên, ngày nay, động cơ, máy phát điện, máy thủy, máy xây dựng,