QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN - ĐẶC ĐIỂM VỂ TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CỤ ĐIỆN 1
Qúa trình hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty cổ phần Khí Cụ Điện 1
Tên viết tắt: VINAKIP Địa chỉ: phường Xuân Khanh, Thị xã Sơn Tây, Hà Nội
Người đại diện công ty: Ông Phùng Đệ- Tổng giám đốc
Vốn điều lệ: 34.000.000.000 ( ba mươi tư tỷ Việt Nam đồng) Điện thoại: 04 3383 8033
Fax: 04 3383 8405 – 3383 9221 Website: www.vinakip.vn
Công ty Khí cụ điện I (VINAKIP), tiền thân là Nhà máy sản xuất Đồ Điện, có trụ sở chính tại phường Xuân Khanh, thị xã Sơn Tây, Hà Nội Là thành viên của Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện thuộc Bộ Công nghiệp nặng, công ty được thành lập vào ngày 11 tháng 1 năm 1967 và đã trải qua nhiều lần đổi tên.
- Năm 1967: Nhà máy sản xuất Đồ Điện.
- Năm 1968: Nhà máy chế tạo Khí Cụ Điện 1.
- Năm 1996: Công ty Khí Cụ Điện 1.
Theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, VINAKIP đã thực hiện cổ phần hóa, với phương án chính thức được phê duyệt vào tháng 12/2003 Kết quả là Công ty Khí cụ điện 1 đã được chuyển đổi thành Công ty cổ phần Khí cụ điện 1.
Cùng với quá trình phát triển, từ cuối năm 2000, VINAKIP đã tiến hành xây dựng
Hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) của VINAKIP đã được chuyển đổi từ tiêu chuẩn ISO 9002:1994 sang ISO 9001:2000 (nay là ISO 9001:2008) vào cuối năm 2002 Để đáp ứng nhu cầu khách hàng về chất lượng và mẫu mã sản phẩm, công ty đã đầu tư vào thiết bị công nghệ hiện đại, cải tiến và đổi mới sản phẩm một cách nhanh chóng Các thiết bị như CNC để gia công khuôn mẫu, thiết bị ép phun tự động và thiết bị dập uốn tự động đã được đưa vào sử dụng Đặc biệt, vào năm 2008, VINAKIP đã đầu tư dây chuyền sản xuất dây và cáp điện nhằm cung cấp cho thị trường sản phẩm dây điện chất lượng cao.
Công ty VINAKIP, với phương châm “sản xuất thân thiện với môi trường”, đã đầu tư vào hệ thống xử lý nước thải và khí thải từ năm 2007, nhằm cải thiện môi trường làm việc cho phân xưởng mạ và tẩy rửa Vào cuối năm 2010, VINAKIP triển khai Hệ thống Quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2010 để kiểm soát và giảm thiểu tác động đến môi trường, tuân thủ yêu cầu pháp luật và nâng cao hiệu quả sản xuất Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thiết bị điện tại Việt Nam, VINAKIP tự hào cung cấp các sản phẩm thiết bị điện dân dụng và công nghiệp đa dạng, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng cao, đồng thời hướng tới sự phát triển bền vững.
Công ty sản xuất đang thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế bằng cách đổi mới dây chuyền sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm Điều này không chỉ giúp hạ giá thành mà còn đáp ứng nhu cầu thị trường hiện tại Quy mô kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, phản ánh sự chuyển mình linh hoạt để phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế.
Biểu số 1:Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2012 - 2014
TT Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1 Doanh thu BH và cung cấp DV 217.416.352.450 243.930.258.919 265.280.847.420
2 Các khoản giảm trừ DT 0 0 0
6 DT hoạt động tài chính 1.998.148.537 621.448.386 2.161.216.192
10 LN thuần từ hoạt động KD 13.855.319.476 14.437.738.830 15.550.762.289
14 Tổng lợi nhuận trước thuế 14.307.547.091 14.508.102.021 15.553.086.798
Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý
Công ty cổ phần Khí Cụ Điện 1là công ty chuyên kinh doanh và sản xuất các thiết
Ngoài ra doanh nghiệp còn sản xuất các sản phẩm phục vụ nhu cầu tiêu dùng như : ổ cắm , bảng điện, dịch vụ sửa chữa đồ điện.
1 Đặc điểm về tổ chức sản xuất.
Công ty khí cụ điện I là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, có tư cách pháp nhân và hoạt động hạch toán độc lập Công ty quản lý tài sản theo quy định của Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện và tuân thủ pháp luật nhà nước Dưới sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc, công ty tối ưu hóa việc quản lý và sử dụng tài sản nhà nước để đạt hiệu quả cao Ngoài ra, công ty có quyền bán, cho thuê hoặc cho thuê lại những tài sản không sử dụng hoặc chưa khai thác hết công suất, đồng thời được phép nâng cấp tài sản cố định theo yêu cầu đổi mới công nghệ và phát triển sản xuất.
2 Đặc điểm quy trình công nghệ:
Từ khi thành lập cho đến năm 1989, công ty chủ yếu hoạt động với quy trình sản xuất đơn giản, tập trung vào việc chế tạo các sản phẩm có công suất thấp, như khởi động.
Từ những năm 1990, ngành sản xuất điện tại Việt Nam đã chuyển mình theo cơ chế thị trường, tập trung vào việc đáp ứng đơn đặt hàng từ ngành điện lực và khách hàng nước ngoài Công ty đã đầu tư đổi mới thiết bị sản xuất, áp dụng dây chuyền bán tự động để nâng cao công suất và chất lượng sản phẩm Các sản phẩm như tủ điện trạm 600A, áp tô mát 600A, và khởi động từ 100A đã được sản xuất để đáp ứng nhu cầu của ngành điện lực Bên cạnh đó, công ty cũng cung cấp các mặt hàng tiêu dùng chất lượng cao như bảng điện, chấn lưu và cầu dao, được người tiêu dùng tin tưởng.
Hiện nay, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty đã áp dụng phương pháp khoán sản xuất đến từng phân xưởng Mỗi phân xưởng sẽ tiến hành kiểm nghiệm sản phẩm ở từng công đoạn và thực hiện kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho.
3 Đặc điểm về tổ chức quản lý.
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất của Công ty khí cụ điện 1
Phòng quản lý chất lượng
Phân xưởng 1 phòng Bảo vệ
Phòng kế toán tài vụ
Bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty khí cụ điện I được tổ chức gồm 01 Tổng Giám đốc, 01 Phó Tổng Giám đốc, 02 Giám đốc chuyên môn và 07 phòng ban.
03 phân xưởng trực thuộc Ban giám đốc.
Trong đó có: 52 kỹ sư, đại học, 40 cán bộ trung cấp kỹ thuật và gần 600 công nhân kỹ thuật và nhân viên.
Giám đốc công ty có trách nhiệm nhận vốn, đất đai, tài sản và các nguồn lực khác được nhà nước giao cho quản lý và sử dụng Ông/bà có toàn quyền quyết định và là người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty về việc sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn.
Chỉ đạo, điều hành chính về công tác tổ chức và kế toán tài chính của công ty.
Phó giám đốc công ty có nhiệm vụ dự thảo và theo dõi thực hiện các kế hoạch sản xuất, đồng thời chịu trách nhiệm về khâu kỹ thuật và hỗ trợ Giám đốc Ngoài ra, Phó giám đốc còn chỉ đạo và điều hành công tác hành chính, quản trị, bảo vệ, cũng như công tác thi đua và khen thưởng trong công ty.
- Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ thực hiện và quản lý công tác tổ chức lao động, tiền lương, hành chính quản trị
Phòng kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản, vật tư và tiền vốn của doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của phòng là cung cấp thông tin tài chính đầy đủ và kịp thời về hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng và quý Ngoài ra, phòng còn tham mưu cho ban giám đốc các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh liên tục.
Phòng kế hoạch sản xuất chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho các đơn đặt hàng sản xuất, theo dõi tiến độ thực hiện, và tổng hợp, phân tích kết quả sản xuất theo định kỳ hàng tuần và hàng tháng.
Phòng Kinh doanh đảm nhiệm việc lập kế hoạch cung ứng và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời thực hiện các yêu cầu về sản xuất Ngoài ra, phòng còn tổ chức nghiên cứu các chiến lược thị trường, giới thiệu sản phẩm và quản lý giá bán hiệu quả.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thiết kế phần mềm cho trung tâm gia công, đồng thời áp dụng công nghệ khuôn mẫu để theo dõi tiến trình công nghệ Đội ngũ nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cũng như cải tiến các phương pháp công nghệ cũ, nhằm không ngừng đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đảm bảo tính ổn định trong chất lượng sản phẩm.
Phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện đánh giá chất lượng sản phẩm định kỳ hàng năm Họ theo dõi kết quả đánh giá, khắc phục các vấn đề phát sinh và đề xuất xử lý các vi phạm trong hệ thống quản lý chất lượng Ngoài ra, phòng cũng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và dụng cụ đầu vào, cũng như kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất Đối với những cá nhân hoặc đơn vị gây ra nhiều sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng, phòng sẽ đề nghị biện pháp xử lý phù hợp.
Phòng thiết bị chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật các thiết bị và năng lượng, bao gồm lập kế hoạch đầu tư cho việc mua sắm, lắp đặt, sửa chữa và bảo trì các thiết bị điện cùng hệ thống cung cấp nước Ngoài ra, phòng cũng hướng dẫn công nhân về quy trình vận hành các thiết bị và năng lượng một cách hiệu quả.
- Các phân xưởng sản xuất:
+ Phân xưởng I : Có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm như: áp tô mát, khởi động từ, công tắc công nghiệp.
+ Phân xưởng II : Có nhiệm vị sản xuất sản phẩm : Cầu dao sứ, Hộp , tủ , bảng điện.
+ Phân xưởng III : Phân xưởng lắp ráp và hoàn thiện sản phẩm của toàn công ty.
ĐẶC ĐIỂM CỦA BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỪNG PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CỤ ĐIỆN
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Kế toán doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và cung cấp thông tin để kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh Tại Công ty khí cụ điện I, việc đào tạo đội ngũ kế toán được chú trọng nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường Bộ máy kế toán có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê, đồng thời tư vấn cho giám đốc về tài chính và hoạt động sản xuất Công ty cũng thực hiện hạch toán kế toán và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn và kiểm tra các chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước Điều này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung từ giám đốc, kế toán trưởng và các nhân viên kế toán, đồng thời phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và yêu cầu thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ 1 : Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty khí cụ điện I ( VINAKIP )
Trưởng phòng tài chính kế toán
Kế toán tiền lương, bảo hiềm
Kế toán phải trả người bán
Kế toán doanh thu công nợ phải thu
- Trưởng phòng tài chính kế toán:
+ Thực hiện các nhiệm vụ tài chính kế toán của công ty theo quy định của pháp luật, Điều lệ và quy chế tài chính của công ty.
Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng các quy chế quản lý tài chính và chi phí, đồng thời thiết lập quy trình nghiệp vụ phù hợp với quy định pháp luật và đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty.
+ Quản lý, giám sát việc sử dụng tài sản, vốn, chi phí của Công ty.
+ Tổ chức giám sát việc thực hiện nghiệp vụ hạch toán, kế toán.
+ Tổ chức thức hiện các hoạt động liên quan đến hệ thống quản lý môi trường thuộc phạm vi chức năng của đơn vị.
+ Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng giám đốc phân công.
+ Lập kế hoạch tài chính năm.
+ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm.
+ Lập báo cáo thống kê tháng (năm) gửi Tổng công ty và Bộ Công Thương.
+ Cập nhật các chính sách thuế, kế toán mới ban hành để áp dụng tại công ty.
Mở sổ kế toán quỹ tiền mặt và ghi chép liên tục các khoản thu chi hàng ngày là rất quan trọng Điều này giúp theo dõi xuất nhập quỹ tiền mặt và tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm một cách chính xác.
+ Kiểm soát chứng từ trước khi thanh toán Phối hợp với bộ phận kế toán liên quan để kiểm soát chứng từ đầu vào.
Hạch toán các giao dịch thu chi tiền mặt là rất quan trọng Cần kiểm tra và đối chiếu số liệu với thủ quỹ vào cuối mỗi ngày và cuối tháng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
+ Nhập liệu vào phần mềm và lưu trữ chứng từ liên quan.
+ Quản lý toàn bộ các tài khoản tại ngân hàng của Công ty.
+ Kiểm tra đính đúng đăn, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ.
+ Kế toán nguồn kinh phí sự nghiệp được cấp.
Nhập liệu vào phần mềm kế toán và thực hiện định khoản cho các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ, bao gồm tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và tiền vay ngân hàng.
+ Phối hợp với Kế toán công nợ để theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp và thanh toán của khách hàng.
+ Lập báo cáo kế toán ngân hàng.
- Kế toán doanh thu, công nợ, phải thu:
Ghi chép kịp thời các khoản doanh thu, công nợ và phải thu là rất quan trọng, giúp lập báo cáo chính xác về tình hình tài chính cho ban lãnh đạo Điều này không chỉ phản ánh sự phát sinh của các khoản mục tài chính mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định chiến lược.
+ Quản lý, kiểm tra việc thanh toán công nợ, phải thu.
+ Quản lý các hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà phân phối.
Theo dõi và đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và các phiếu xuất nhập kho là rất quan trọng, đồng thời cần ký xác nhận thẻ kho để đảm bảo tính chính xác Việc theo dõi chặt chẽ tình hình xuất nhập tồn kho của các kho cũng giúp quản lý hiệu quả hơn.
+ Lưu trữ bảo quản chứng từ thuộc phạm vi nhiệm vụ được phân công.
- Kế toán phải trả người bán:
+ Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ.
Cập nhật hàng ngày bảng kê các khoản phải trả cho nhà cung cấp để báo cáo cho ban lãnh đạo Cuối năm, thực hiện đối chiếu công nợ với nhà cung ứng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán và chốt số liệu cuối năm.
+ Thực hiện lưu trữ chứng từ liên quan.
- Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ:
Mỗi tháng, việc tính lương cho khối sản xuất trực tiếp dựa trên phiếu nhập kho thành phẩm Đồng thời, bảng chấm công sẽ được sử dụng để xác định lương phép, thời gian làm việc và lương năng suất cho công nhân.
+ Tổng hợp thanh toán lương cho toàn công ty trước ngày 25 hàng tháng.
+ Hàng tháng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí của doanh nghiệp.
+ Tiến hành bảo quản lữu trữ chứng từ.
+ Hàng ngày, cập nhật hóa đơn đầu vào và kiểm tra hóa đơn đầu vào để làm căn cứ kê khai thuế.
+ Đầu năm, kê khai và nộp thuế môn bài, làm công tác xác nhận số thuế đã nộp năm trước.
+ Hàng tháng , lập tờ khai thuế GTGT.
+ Tổ chức ghi chép, tổng hợp kịp thời số liệu về TSCĐ hiện có của công ty.
+ Hàng tháng, tính toán và phân bổ trích khấu hao TSCĐ vào chi phí của công ty
+ Tiến hành lập thẻ TSCĐ, lưu trữ toàn bộ chứng từ, hồ sơ liên quan tới việc tăng giảm TSCĐ.
+ Thực hiện kiểm kê TSCĐ cuối năm.
+ Giữ tiền mặt và chịu trách nhiệm về mọi sự thất thoát tiền mặt của công ty.
Thực hiện giao dich với ngân hàng Chi các khoản chi khi có đủ chứng từ hợp lệ.
+ Lập bảng tính Exel , mở sổ quỹ riêng để theo dõi chi tiết việc xuất nhập quỹ tiền mặt.
+ Cập nhật, quản lý và giúp kế toán trưởng lập toàn bộ hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường.
Lập danh mục hồ sơ và tài liệu lưu hành, bao gồm danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài và công văn thuộc đơn vị Đồng thời, tiến hành bảo quản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của phòng kế toán tài chính một cách hiệu quả.
+ Thực hiện lập bảng chấm công
+ Theo dõi việc nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên.
1 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty.
Các chính sách kế toán chung :
Công ty cổ phần Khí Cụ Điện 1 áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, được ban hành ngày 22/12/2014 bởi Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: : Được tính theo năm dương lịch, năm tài chính được bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12.
- Hình thức kế toán áp dụng: nhật kí chứng từ trên phần mềm kế toán.
- Đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng: Việt Nam Đồng ( VNĐ)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm: phương pháp giản đơn.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được ghi nhận ban đầu theo nguyên tắc giá gốc Tuy nhiên, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, nếu hàng tồn kho có giá trị thuần có thể thực hiện được, thì cần ghi nhận theo giá trị thuần đó.
+ Giá trị tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
+ Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
- Phần mềm kế toán sử dụng: ASIA ACCOUNTING 2005
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán:
Các sổ sách kế toán mà công ty hiện đang áp dụng gồm:
Quy trình kế toán tại công ty:
Công ty sử dụng hình thức Nhật Ký Chứng từ kết hợp với kế toán trên máy tính, giúp hạch toán và lập báo cáo một cách hiệu quả Các máy tính trong phòng kế toán và phòng kinh doanh được kết nối mạng, đảm bảo việc chuyển số liệu nhanh chóng và kịp thời Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán không chỉ giảm bớt công việc ghi chép mà còn tránh trùng lặp nghiệp vụ, tăng tốc độ xử lý thông tin và cung cấp báo cáo tài chính kịp thời cho quản lý.
Sơ đồ1: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA ACCOUNTING 2005, được phát triển bởi công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA theo hợp đồng với công ty cổ phần Khí Cụ Điện 1 Phần mềm này có nhiều đặc điểm nổi bật, hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý và theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Mô hình hoá chức năng, quy trình làm việc bằng sơ đồ trên màn hình.
- Giao diện trực quan bằng tiếng Việt, dễ nhập liệu.
- Quản lý tiền tệ theo nhiều đơn vị tiền tệ.
- Quản lý chi tiết vật tư hàng hoá theo: mã hàng, nhóm hàng, nguồn gốc, kho hàng, nhà cung cấp, người mua, vv…
Quản lý tài sản cố định là quá trình theo dõi chi tiết các thông tin quan trọng như mã tài sản, tên tài sản, nguyên giá, giá trị còn lại, hao mòn lũy kế và nguồn hình thành tài sản Việc này giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tài sản, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý về đầu tư và bảo trì.
- Quản lý công nợ phải thu - phải trả chi tiết từng khách hàng theo từng hoá đơn.
- Quản lý chi phí và tính giá thành đến từng đơn hàng, sản phẩm, công trình.
- Xác định hiệu quả kinh doanh đến từng ngành nghề, hoạt động kinh doanh, nhóm hàng, mặt hàng, công trình, nhân viên, thị trường.
- Tất cả các báo cáo đều có thể lọc số liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau.
Tổ chức các phần hành kế toán cụ thể
1 Kế toán vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động Nó chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
- Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ những nguyên tắc sau :
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam
Các loại ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định và được theo dõi chi tiết cho từng loại trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”.
Các loại vàng, bạc, kim loại và đá quý được định giá bằng tiền tại thời điểm phát sinh dựa trên giá thực tế Đồng thời, việc theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng và quy cách phẩm chất của từng loại cũng được thực hiện một cách cẩn thận.
Kế toán vốn bằng tiền cần phải đảm bảo việc phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số dư hiện có cũng như tình hình biến động của các khoản mục vốn bằng tiền Đồng thời, cần thực hiện kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc tuân thủ các quy định và thủ tục quản lý liên quan đến các khoản mục này.
Đặc điểm Công ty cổ phần Khí Cụ Điện 1 có vốn bằng tiền gồm 2 loại: tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng.
Tiền mặt được quản lý tại quỹ công ty, với các nghiệp vụ chủ yếu như thu tiền bán hàng, tạm ứng, chi trả lương, và chi phí mua nguyên vật liệu Cuối ngày, thủ quỹ có trách nhiệm chốt số tiền tồn quỹ và kiểm tra đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác.
Công ty đã mở tài khoản tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Sơn Tây, thực hiện các giao dịch chủ yếu qua hình thức chuyển khoản Cuối tháng, kế toán đối chiếu sổ phụ do ngân hàng cung cấp với sổ kế toán để kiểm tra sự biến động của tiền gửi ngân hàng.
- Biên bản kiểm kê quỹ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng:
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Giấy báo nợ giấy báo có.
- Biên bản đối chiếu số dư tiền ngân hàng.
CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CỤ ĐIỆN Mẫu số 01- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số:12 Ngày 31 tháng 01 năm 2016 số phiếu: 10
Liên: 1 Định khoản số tiền 400.000.000 Nợ: 1111
Về khoản: rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI NỘP TIỀN NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ QUỸ
400.000.000 VNĐBốn trăm triệu Việt Nam Đồng
- Tài khoản 112- tiền gửi ngân hàng.
1.3 Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt.
Sơ đồ 1:Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Người thực hiện Mô tả quá trình
Bộ phận mua hàng, nhân viên có nhu cầu tạm ứng hoặc thanh toán tạm ứng
Giám đốc, phó giám đốc (4)
Bốn trăm triệu Việt Nam Đồng
Hợp đồng mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng…
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ
Thủ quỹ, bộ phận mua hàng, nhân viên có nhu cầu tạm ứng, thanh toán tạm ứng
Cụ thể hóa quy trình:
Bộ phận mua hàng cần thực hiện thanh toán cho hàng hóa, hoặc nhân viên cần tạm ứng, thanh toán tạm ứng cần chuẩn bị các chứng từ liên quan như hợp đồng mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (kèm chứng từ gốc), và giấy đề nghị chi tiền để nộp cho kế toán thanh toán.
(2) Kế toán thanh toán nhận được bộ chứng từ cần duyệt chi và kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ.
(3) Kế toán trưởng kiểm tra lại và kí vào chứng từ duyệt chi, giấy đề nghị chi tiền
Sau khi hoàn tất, các đề xuất sẽ được chuyển cho Giám đốc và phó Giám đốc để phê duyệt, dựa trên quy định và hạn mức phê duyệt của công ty Đối với các khoản chi nhỏ, kế toán có quyền tự cân đối.
Khi nhận được đề nghị chi tiền, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu chi gồm ba liên Đối với các giao dịch tiền mặt tại quỹ, kế toán thanh toán sẽ thực hiện việc lập phiếu chi Trong trường hợp giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ lập ủy nhiệm chi.
(6) Kế toán trưởng kí phiếu chi.
Nhập liệu, lưu trữ bảo quản
Khi thực hiện quy trình chi tiền, cần chuyển liên 2 và 3 của phiếu chi cho thủ quỹ Thủ quỹ sẽ xuất quỹ để chi tiền, sau đó ký vào phiếu chi Người nhận tiền cũng phải ký vào phiếu chi, giữ lại liên 3, trong khi liên 2 sẽ được trả lại cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ.
(8) Thủ quỹ trả liên 2 phiếu chi cho kế toán tiền mặt nhập vào máy tính và lưu giữ.
Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Người thực hiện Mô tả quá trình
Khách hàng, nhân viên có nhu câu nộp tiền
Thủ quỹ, người nộp tiền (4)
Bộ phận kế toán liên quan
Cụ thể hóa quy trình:
(1) +(2) Khi khách hàng, nhân viên có nhu cầu nộp tiền, kế toán thanh toán lập
(3) Chuyển phiếu thu cho Kế toán trưởng kí duyệt.
(4) Thủ quỹ thu tiền, kí nhận vào phiếu thu liên 2,3 ; giao cho người nộp tiền liên 3, ghi sổ quỹ.
(5) Thủ quỹ chuyển trả liên 2 phiếu thu cho kế toán tiền mặt để nhập dữ liệu vào máy tính.
(6) Kế toán thanh toán chuyển liên 2 phiếu thu cho bộ phận ké toán liên quan để nhập dữ liệu vào máy tính.
(7) Phiếu thu được chuyển trả cho kế toán tiền mặt để lưu giữ
Hình 1: Ảnh minh họa phần mềm
Biểu 1: Trích sổ cái tài khoản 111
Công ty cổ phần Khí Cụ Điện 1
PS Nợ PS Có Số dư
PC:246 01/12 01/12 Cửa hàng Vân Chiến thanh toán tiền hàng
PC:247 01/12 01/12 Lê Ánh Tuyết chi tiền tiếp khách 642 5.670.000 4.679.317.345
Tổng phát sinh 760.476.000 555.440.049 Phát sinh lũy kế 4.340.685.555 4.500.068.803
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Tại công ty cổ phần Khí Cụ Điện 1, nguyên vật liệu được phân loại thành:
- Nguyên vật liệu chính trực tiếp của công ty gồm: Thép CT3 các loại, đồng đỏ các loại, nhôm,nhựa comforit, cao su, vít ,bu lông,
- Vật liệu phụ gồm : bao bì, nhãn mác, dây buộc
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Mẫu 1: Mẫu phiếu nhập kho
CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CỤ ĐIỆN 1 Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Họ tên người giao: Dương Thị Bích Thuận
- Theo hóa đơn số 207 ngày 29 tháng 2 năm 2016 của Cty TNHH SX & TM Quang Huy
- Lý do nhập: Phục vụ sản xuất
- Nhập tại kho: VT0001 Kho vật tư – Linh kiện T2
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Theo Thực chứng từ nhập Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng tiền hàng: 350.000.000 Thuế suất 10% thuế giá trị gia tăng: 35.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 385.000.000
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng đều phải ký và ghi rõ họ tên của mình trên phiếu nhập kho, hoặc đại diện của bộ phận có nhu cầu nhập cũng cần thực hiện việc này.
Mẫu 2: Mẫu phiếu xuất kho
CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CỤ ĐIỆN 1 Mẫu số 02 – VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Địa chỉ (bộ phận): Xưởng 3
- Lý do xuất kho: Lắp ổ cắm 3N- ĐN- TL- K2
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đơn Giá
1 Vít 3×6 BN đầu dẹt V36-C Cái 80.000,00 80.000 ̸Ÿ
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Không VND
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Tài khoản 152: “ Nguyên vật liệu”
- Tài khoản 153: “ Công cụ dụng cụ”
- Tài khoản 133: “ Thuế VAT đầu vào được khấu trừ”
- Tài khoảng 331: “ Phải trả nhà cung cấp”
2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu.
Người thực hiện Mô tả quy trình
Phòng kế hoạc sản xuất
Trưởng phòng kế hoạch sản xuất
Giám đốc, phó giám đốc
Kế hoạch sử dụng NVL, CCDC
Kế hoạch nhập NVL, CCDC
Kế hoạch nhập NVL, CCDC
Kế hoach mua NVL, CCDC
Cụ thể hóa quy trình:
(1) Phòng kế hoạch sản xuất căn cứ vào kế hoạch sản xuất để lập kế hoạch sử dụng NVL, CCDC.
Kế toán kho hàng nhận kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) để kiểm tra lượng tồn kho hiện có Dựa trên kết quả kiểm tra, kế toán sẽ lập kế hoạch nhập NVL và CCDC phù hợp.
(3) Kế hoạch nhập NVL, CCDC được trình cho trưởng phòng kế hoạch sản xuất xem xét.
(4) Giám đốc hoặc Phó giám đốc kí duyệt cho kế hoạch nhập vật tư.
Kế hoạch mua NVL, CCDC
(5) Phòng kinh doanh tiến hành việc mua hàng, giao dịch với nhà cung cấp vật tư.
Hàng hóa được chuyển giao cho thủ kho để thực hiện quy trình nhập kho Thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho có 2 liên, trong đó người giao hàng và nhân viên phòng kinh doanh sẽ cùng ký tên xác nhận trên phiếu.
(7) Thủ kho giữ lại liên 1 phiếu nhập kho, liên 2 chuyển cho kế toán kho hàng liên 2 để theo dõi nhập xuất tồn vật tư.
(8) Phiếu nhập kho được chuyển cho kế toán trưởng kí duyệt.
(9) Kế toán kho hàng nhập dữ liệu vào máy tính.
(10)Kế toán bộ phận liên quan ghi sổ kế toán liên quan.
(11) Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lưu trữ chứng từ theo quy định.
Hình 1:Ảnh minh họa phần mềm:
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu.
Dựa trên yêu cầu sản xuất kinh doanh của từng phân xưởng, đề nghị sẽ được gửi lên Ban Giám đốc để phê duyệt Phòng kế toán, cụ thể là kế toán kho hàng, sẽ lập phiếu xuất kho Chứng từ đề xuất nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho", do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu thực hiện Phiếu này có thể được lập cho một hoặc nhiều loại nguyên vật liệu tại cùng một kho.
3 liên( 1 liên người lĩnh giữ, 1 liên gửi lên Phòng kế sản xuất, 1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán)
3 Tổ chức kế toán tài sản cố định.
TSCĐ (Tài sản cố định) trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng như tư liệu lao động chính và các tài sản có giá trị lớn Chúng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và giá trị của TSCĐ được chuyển dần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ trong từng chu kỳ sản xuất.
Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ là :
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
- Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên.
- Có giá trị theo quy định hiện hành (theo quy định hiện nay là từ 30.000.000 đồng trở lên)
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ:
