Giới thiệu về doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Yamaguchi Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: Yamaguchi Vietnam joint stock company
Địa chỉ: Thôn Minh Hoà 2, xã Minh Khai, huyện Hoài Đức, TP Hà Nội
Đại diện theo pháp luật: Ông Đỗ Xuân Minh - Chức danh Giám đốc
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Yamaguchi Việt Nam bắt đầu từ một xưởng sản xuất nhỏ, chuyên gia công các sản phẩm như khuôn kẹo bánh và linh kiện cơ khí Sau 5 năm phát triển, Yamaguchi đã trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ gia công cơ khí uy tín, với cam kết chất lượng và trách nhiệm đối với khách hàng Nhờ vào hệ thống máy móc hiện đại và đội ngũ công nhân lành nghề, công ty liên tục cho ra mắt những sản phẩm chất lượng cao với giá thành cạnh tranh.
Công ty cổ phần Yamaguchi được thành lập vào ngày 28/02/2011 với sự góp vốn của 3 thành viên, ban đầu chỉ có diện tích văn phòng và nhà xưởng khoảng 30m2 cùng với 1 máy tiện cơ và 1 máy phay cơ Qua thời gian, công ty đã mở rộng quy mô sản xuất, với tổng diện tích văn phòng và nhà xưởng tăng lên 210m2 vào năm 2012 và 360m2 vào năm 2013 Đến năm 2014, công ty có 15 nhân viên làm việc tại văn phòng 120m2 và 60 nhân viên tại nhà xưởng 360m2 Từ việc sản xuất hàng tiêu thụ trong nước, Yamaguchi đã chuyển hướng sang sản xuất hàng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản và các khu chế xuất.
Ngày 03/08/2015 đăng ký thay đổi lần cuối cùng, nâng mức vốn điều lệ lên: 5.000.000.000 VND.
Sau hơn 5 năm hoạt động, Công ty Yamaguchi Việt Nam đã nỗ lực đạt được mục tiêu và gặt hái nhiều thành công, khẳng định vị thế trong tâm trí khách hàng và tạo dựng niềm tin với người lao động Công ty đã tạo việc làm cho hơn 110 lao động với mức thu nhập bình quân từ 4.500.000 đ đến 15.000.000 đ/người/tháng Đặc biệt, số lượng lao động, đặc biệt là lao động có trình độ, đã tăng nhanh chóng trong giai đoạn 2013 – 2015.
Biểu 1: Số lượng và trình độ cán bộ công nhân viên của công ty trong năm 2013-2015:
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số lượng lao động Người 50 75 105
Sản phẩm của công ty được công nhận về chất lượng vượt trội và mẫu mã đẹp, phân phối rộng rãi tại nhiều tỉnh như Hà Nội, Đà Nẵng, Bắc Ninh, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Thanh Hóa, Quảng Bình, và TP Hồ Chí Minh Công ty chủ yếu xuất khẩu sản phẩm sang thị trường Nhật Bản và các khu chế xuất, dẫn đến sự tăng trưởng liên tục trong kết quả kinh doanh qua các năm.
Biểu 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2013-2015
STT Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Doanh thu BH và cung cấp DV 14.089.414.467 31.700.574.793 53.862.750.436
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 310.163.793 143.806.159
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính 2.921.450 11.854.943 10.295.457
- Trong đó: Chi phí lãi vay 209.462.355 898.765.149
8 Chi phí quản lý kinh doanh 3.478.857.791 6.086.694.497 9.787.590.795
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 79.725.821 303.625.025 1.738.003.155
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Ngành nghề kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của Doanh nghiệp
Các dịch vụ thế mạnh của Yamaguchi bao gồm:
- Thiết kế đồ gá: Thiết kế đồ gá hàn, Thiết kế đồ gá thông dụng, Thiết kế đồ gá dùng trong sản xuất hàng loạt
- Gia công cơ khí: Gia công phay đa năng, tiện đa năng, cắt gọt tự động, ren, Gia công lỗ sâu, Gia công rãnh, Gia công nhựa,
- Gia công cơ khí CNC: Gia công trung tâm (Kiểu đứng), Gia công phay CNC, Gia công tiện CNC, Gia công phay lỗ trong, Gia công tiện phức hợp,
- Gia công sản phẩm thử nghiệm: Thử nghiệm kiểu nhiều lỗ nhựa, Chế tạo mô hính, Gia công thử nghiệm sản phẩm nhựa
- Chế tạo đồ gá: Chế tạo đồ gá dùng để sản xuất hàng loạt, đồ gá thường, đồ gá hàn
- Gia công mài: Mài mặt phẳng, mài ống, mài mặt trong
- Khuôn nhựa: Gia công linh kiện, Gia công Plate
- Khuôn cao su: Gia công phụ kiện khuôn cao su, Gia công linh kiện
- Linh kiện máy móc: Chế tạo van, Chế tạo cúp nối, Chế tạo trục, con lăn
- Linh phụ kiện khác: Chế tạo mô hình
Các sản phẩm thế mạnh của Yamaguchi bao gồm :
- Pin dùng cho khuôn mẫu
- Thiết kế, chế tạo vỏ khuôn
- Vòi phun sương (Đồng đỏ) dùng cho nhà máy thép
- Cổng rót liệu cho khuôn mẫu
- Vòi phun ống cao su trong Ô tô
- Chi tiết máy (Linh kiện máy móc)
- Cút nối (Hệ thống truyền khí)
Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp:
Doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu lợi nhuận, chú trọng quản lý vốn theo chính sách nhà nước để bù đắp chi phí và khai thác nguồn lực hiệu quả Họ linh hoạt trong cơ chế thị trường, đẩy mạnh xuất khẩu và tăng thu ngoại tệ, từ đó từng bước nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Trên cơ sở đó, một số chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp được cụ thể hoá như sau:
- Tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước
- Bảo đảm hạch toán đầy đủ và phù hợp với chế độ của nhà nước
- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lí vốn, tài sản, tiền lương
Nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp là rất quan trọng để tăng cường sức cạnh tranh và mở rộng thị trường Việc thực hiện hiệu quả các biện pháp cải tiến chất lượng không chỉ giúp nâng cao giá trị sản phẩm mà còn thu hút khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc nghiên cứu và áp dụng các phương pháp nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Quản lí, đào tạo đội ngũ công nhân viên theo kịp sự đổi mới của đất nước.
Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của công ty
Tất cả sản phẩm của doanh nghiệp được sản xuất qua quy trình công nghệ khép kín, sử dụng hệ thống máy móc hiện đại và tự động, chủ yếu nhập khẩu từ Nhật Bản, kết hợp với sự khéo léo của đội ngũ công nhân lành nghề.
Gồm 5 giai đoạn như sau:
Sơ đồ 01: Quy trình công nghệ sản xuất vỏ khuôn
Sơ đồ 02: Quy trình công nghệ sản xuất vòi phun
Cắt phôi theo kích thước trên bản vẽ
Tạo khuôn thô bằng máy phay
Làm nguội và lắp ráp Cắt, gọt, giũa trên máy CNC
Cắt phôi theo kích thước trên bản vẽ
Set máy tạo thân ren theo yêu cầu của bản vẽ
Lắp ráp để tạo ra vòi phun
Tạo ra thân vòi phun và hoa đà
Nguyên liệu đồng vàngH17 và F14
Trong quá trình sản xuất, chúng tôi sử dụng các nguyên liệu chất lượng cao như thép hộp S50C, đồng vàng H17, H19, H22, đồng vàng đặc tròn F10, F12, F14, đồng đỏ và inox 303, 304 Tất cả nguyên liệu đều được mua từ các nhà cung cấp uy tín như công ty TNHH sản xuất Việt Nhật và công ty TNHH đầu tư và thương mại Vạn Xuân Việc lựa chọn nguyên liệu được thực hiện một cách nghiêm ngặt, đảm bảo chỉ những nguyên liệu đạt tiêu chuẩn mới được sử dụng, nhằm quyết định chất lượng sản phẩm cuối cùng Những nguyên liệu không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ.
Quá trình sản xuất hiện đại sử dụng máy móc tiên tiến như máy phay vạn năng, máy CNC và máy tiện Okuma, giúp tạo ra các sản phẩm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu.
Quy trình công nghệ trong phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp được thực hiện khép kín và được giám sát chặt chẽ bởi đội ngũ nhân viên kỹ thuật có chuyên môn cao.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Doanh nghiệp
Bộ máy quản lý của Doanh nghiệp bao gồm:
- Ban lãnh đạo: 3 người (1 giám đốc và 2 phó giám đốc).
- Các phòng ban: Phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự, phòng sản xuất, phòng kế toán, phòng mua, phòng IT.
Sơ đồ 03 Bộ máy quản lý
Thiết bị khoa học kỹ thuật
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật và điều hành chung doanh nghiệp, chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh Họ có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các vấn đề hàng ngày, đưa ra quyết sách và chủ trương cho doanh nghiệp, đồng thời phải chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của đơn vị.
Phó giám đốc là người thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc ủy quyền, trực tiếp quản lý và điều hành các công việc được giao Họ còn có trách nhiệm giao việc, kiểm tra tiến độ và duy trì mối quan hệ giữa ban giám đốc và các phòng ban, phân xưởng sản xuất.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc xác định các mặt hàng kinh doanh, nghiên cứu thị trường và nhu cầu của khách hàng Bộ phận này cũng đề xuất các chiến lược và biện pháp kinh doanh phù hợp theo từng tháng, quý, năm, đồng thời thực hiện báo cáo định kỳ cho giám đốc doanh nghiệp.
Bộ phận dụng cụ cắt không chỉ đảm nhận các nhiệm vụ sản xuất mà còn tham gia vào hoạt động kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, lập báo giá và thông báo đơn hàng cho bộ phận kế toán để thực hiện hóa đơn bán hàng.
Phòng sản xuất có vai trò quản lý phân xưởng và nhân công lao động, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ sản xuất hiệu quả Phòng này chịu trách nhiệm về quy trình sản xuất, định mức tiêu hao vật tư, thiết bị và chất lượng sản phẩm Ngoài ra, phòng sản xuất còn tổ chức quản lý lao động, tuyển dụng, xây dựng định mức tiền lương, thực hiện chế độ BHXH và theo dõi công tác trả lương Để nâng cao tay nghề cho công nhân, phòng cũng tổ chức bồi dưỡng đào tạo và lập kế hoạch đào tạo cho cán bộ kỹ thuật Các bộ phận sản xuất như bộ phận làm khuôn, vòi phun, hàng Fujikin, hàng đơn chiếc và KCS đều thuộc sự quản lý của phòng sản xuất.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hạch toán kế toán cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức và kiểm soát các hoạt động kế toán theo chuẩn mực và quy định của Bộ Tài chính Đây là bộ phận thiết yếu trong doanh nghiệp hạch toán độc lập, có chức năng tổng hợp, dự báo hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện quyết toán với Nhà nước và nghiên cứu thị trường, giúp doanh nghiệp duy trì hợp đồng và nguồn vốn đầu tư.
Phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự, bao gồm sắp xếp nhận sự, điều chỉnh lương bổng, khen thưởng và kỷ luật Ngoài ra, phòng còn phụ trách tiếp nhận, thuyên chuyển công tác, cho thôi việc và lập kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên Phòng cũng đảm bảo thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước để bảo vệ quyền lợi của người lao động Bên cạnh đó, phòng hành chính nhân sự còn quản lý mua sắm văn phòng phẩm, công tác lễ tân, điều động xe và công tác bảo vệ, tự vệ của công ty.
Phòng mua có trách nhiệm tiếp nhận các đề nghị cấp vật tư và công cụ dụng cụ từ xưởng, cùng với các yêu cầu mua hàng từ bộ phận kinh doanh Nhiệm vụ của phòng là tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp để đáp ứng các yêu cầu này và tiến hành đặt mua hàng một cách hiệu quả.
Phòng IT chịu trách nhiệm thiết lập và cài đặt các chương trình cần thiết cho từng máy tính cá nhân, chẳng hạn như phần mềm Misa cho phòng kế toán, kết nối máy in và cài đặt phần mềm diệt virus BKAV Ngoài ra, phòng IT còn sửa chữa các lỗi phần mềm và kỹ thuật máy tính, đồng thời thực hiện bảo trì và bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.
Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán ở Doanh nghiệp
Bộ máy kế toán
Để tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả, trước tiên cần xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận và mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban liên quan trong công ty.
Tổ chức hạch toán cần phải đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu, với việc phân công trách nhiệm một cách hợp lý và khoa học Việc áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp sẽ giúp quản lý chặt chẽ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty cổ phần Yamaguchi Việt Nam tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, cũng như phù hợp với trình độ quản lý hiện tại.
Hình thức tập trung trong kế toán đề cập đến việc toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp Các thành viên trong phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra và phân loại các chứng từ phát sinh tại doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp gồm 07 nhân viên, được tổ chức và bố trí dựa trên yêu cầu nhiệm vụ kế toán, trình độ của nhân viên và đặc điểm hoạt động của tổ chức.
Kế toán trường (Kế toán tổng hợp)
XSX Kế toán vốn bằng tiền, kế toán ngân hàng
Kế toán bán hàng và xác định KQKD
Kế toán công nợ, kho, thủ quỹ
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thấnh sản phẩm, kế toán TSCĐ và vật tư
Sơ đồ 04: Bộ máy kế toán của doanh nghiệp
Chức năng của các bộ phận trong bộ máy kế toán như sau:
Kế toán trưởng đồng thời là Kế toán tổng hợp :
Theo dõi và quản lý các khoản tiền lương cùng các khoản trích theo lương cho toàn bộ công nhân viên trong doanh nghiệp là rất quan trọng Đồng thời, tham gia vào việc tính toán lương phải trả cho cán bộ và công nhân viên cũng là nhiệm vụ cần thiết để đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong chế độ đãi ngộ.
Người chịu trách nhiệm chính về công tác kế toán trước Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức và quản lý bộ máy kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời trực tiếp giám sát các kế toán phụ trách các phần hành kế toán trong doanh nghiệp.
Người có trách nhiệm lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị doanh nghiệp cần tổng hợp chứng từ từ các phần hành, tính toán số tiền phát sinh và đối chiếu số dư với các sổ chi tiết Họ cũng phải lập bảng cân đối tài khoản và bản cân đối kế toán, kiểm tra tính chính xác của ghi chép kế toán ở tất cả các bộ phận Công việc này liên quan đến hạch toán của các đơn vị phụ thuộc vào kết quả kinh doanh toàn doanh nghiệp, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của kế toán trưởng.
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thấnh sản phẩm , kế toán TSCĐ và vật tư :
Ghi chép và theo dõi chi phí sản xuất là nhiệm vụ quan trọng để tính giá thành sản phẩm cho từng loại sản phẩm Cần tập hợp các chi phí này để xác định giá thành đơn vị sản phẩm chính xác Ngoài ra, thực hiện các công việc khác theo sự phân công của kế toán trưởng cũng là một phần trong trách nhiệm của nhân viên kế toán.
Chịu trách nhiệm ghi chép và phản ánh kịp thời số lượng TSCĐ, theo dõi tình hình tăng giảm và phân bổ khấu hao chính xác Cần kiểm tra chặt chẽ, phân bổ đúng đắn chi phí khấu hao vào các đối tượng sử dụng TSCĐ, theo dõi từng nguồn hình thành và lập báo cáo TSCĐ theo quý, năm Đồng thời, ghi chép và theo dõi sự biến động của hàng tồn kho cũng rất quan trọng.
Kế toán vốn bằng tiền, kế toán ngân hàng:
Chịu trách nhiệm mở sổ kế toán và theo dõi nguồn tiền mặt hàng ngày, quản lý tiền tại quỹ, phân tích và phân loại chứng từ hợp lệ khi hạch toán, đồng thời hỗ trợ kế toán trưởng trong việc xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
Rút tiền và chuyển tiền thanh toán cho các nhà cung cấp theo kế hoạch của kế toán công nợ, đồng thời thực hiện hồ sơ vay ngân hàng Ngoài ra, cần hạch toán sổ phụ ngân hàng và tiến hành đóng sổ ngân hàng vào cuối mỗi tháng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán XSX đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi kho nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) tại xưởng sản xuất Họ cần quản lý các đơn hàng để gửi yêu cầu xuất hóa đơn cho bộ phận kế toán bán hàng tại văn phòng Ngoài ra, kế toán XSX cũng theo dõi tạm ứng của xưởng với văn phòng và thực hiện hoàn ứng định kỳ Việc giám sát thu chi của XSX và tập hợp chứng từ để gửi lên văn phòng hạch toán là những nhiệm vụ không thể thiếu trong công việc của họ.
Kế toán công nợ, kho và thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán hoá đơn chuyển khoản và theo dõi công nợ Công việc này bao gồm việc lập kế hoạch thanh toán cho các nhà cung cấp, theo dõi tình hình kho và thực hiện kiểm kê định kỳ vào cuối mỗi tháng Ngoài ra, kế toán cần khớp số liệu giữa sổ sách và thực tế, quản lý thu chi hàng ngày, kiểm kê quỹ và đảm bảo khớp sổ quỹ vào cuối ngày.
Kế toán bán hàng và xác định KQKD:
Xuất hóa đơn theo yêu cầu của nhân viên kinh doanh và xưởng sản xuất, đồng thời theo dõi công nợ phải thu Đôn đốc nhân viên kinh doanh thu hồi nợ đúng hạn và đối chiếu công nợ phải thu cuối kỳ với khách hàng khi có yêu cầu.
- Tính các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ mà doanh nghiệp phải trả, tính BHXH phải trả cho cán bộ, công nhân viên được hưởng BHXH (Nếu có).
Tổ chức hạch toán ban đầu, ghi chép, xử lý, ghi sổ kế toán và các nghiệp vụ về lương và các khoản trợ cấp.
Các chính sách kế toán Doanh nghiệp đang áp dụng
- Doanh nghiệp đang sử dụng chứng từ và hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006 – QĐ/BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Đồng tiền kế toán:VND
- Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến ngày 31/12
- Kỳ kế toán: theo quý và theo năm.
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá xuất của hàng tồn kho: Theo phương pháp bình quân cả kỳ
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố đinh: Phương pháp đường thẳng
Hình thức kế toán Doanh nghiệp đang áp dụng
Công ty cổ phần Yamaguchi Việt Nam áp dụng hình thức Nhật Ký Chung trong kế toán máy tính, mang lại sự đơn giản trong việc ghi chép Các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào sổ Nhật Ký Chung dựa trên chứng từ gốc, theo trình tự thời gian và nội dung của từng nghiệp vụ.
Phản ánh mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản).
Việc hạch toán nghiệp vụ và lập báo cáo kế toán được thực hiện hoàn toàn trên máy tính, với hệ thống máy tính ở phòng kế toán và phòng kinh doanh được kết nối mạng, giúp chuyển dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán không chỉ giảm bớt công việc ghi chép mà còn tránh sự trùng lặp, tăng tốc độ xử lý thông tin, từ đó cho phép lập các báo cáo tài chính kịp thời, đáp ứng nhu cầu quản lý.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Sổ Cái các tài khoản;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trước khi triển khai phần mềm kế toán, kế toán viên cần thiết lập các tham số hệ thống phù hợp với quy trình kế toán của công ty, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Đồng thời, việc mã hóa các danh mục đối tượng quản lý cũng cần được thực hiện một cách hợp lý và khoa học.
Công ty Cổ phần Yamaguchi Việt Nam đang áp dụng hệ thống phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 R85 để hỗ trợ công việc cho các kế toán viên, giúp giảm bớt khối lượng công việc Hàng ngày, kế toán viên kiểm tra và phân loại chứng từ gốc theo đối tượng và nghiệp vụ phát sinh trước khi nhập liệu Việc kiểm tra tính chính xác của số liệu trên máy với chứng từ gốc là rất quan trọng Phần mềm sẽ thực hiện các bút toán hạch toán, phân bổ và kết chuyển, đồng thời tạo ra các báo cáo kế toán từ số liệu ban đầu sau khi thực hiện một số thao tác nhất định.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ kế toán
Tệp số liệu chi tiết
Tập hợp số liệu tổng hợp tháng
Lên báo cáo Tổng hợp số liệu cuối tháng
Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán
Trước khi triển khai phần mềm kế toán, kế toán viên cần khai báo các tham số hệ thống phù hợp với quy trình kế toán của công ty và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành Đồng thời, việc mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý cũng phải được thực hiện một cách hợp lý và khoa học.
Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán trên phần mềm kế toán
Hàng ngày, kế toán viên dựa vào chứng từ gốc để kiểm tra và phân loại chứng từ theo đối tượng và nghiệp vụ phát sinh Sau đó, họ xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn.
Kế toán cần kiểm tra tính chính xác và khớp đúng số liệu giữa máy tính và chứng từ gốc Máy tính thực hiện các bút toán hạch toán, phân bổ và kết chuyển, đồng thời tạo ra các báo cáo kế toán từ số liệu ban đầu sau các thao tác nhất định Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Vào cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính (BCTC) Quá trình đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã được nhập trong kỳ.
Cuối tháng và cuối năm, các sổ kế toán tổng hợp cùng với sổ kế toán chi tiết cần được in ra giấy, sau đó được đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Giới thiệu phần mềm kế toán công ty đang áp dụng
Hiện nay Công ty Cổ phần Yamaguchi Việt Nam đang sử dụng phần mềm kế toán máy MISA SME.NET 2012 R85.
1.6.4.1 Một số đặc điểm của phần mềm:
- Mô hình hoá chức năng, quy trình làm việc bằng sơ đồ trên màn hình.
- Giao diện trực quan bằng tiếng Việt, dễ nhập liệu.
- Quản lý tiền tệ theo nhiều đơn vị tiền tệ.
- Quản lý chi tiết vật tư hàng hoá theo: mã hàng, nhóm hàng, nguồn gốc, kho hàng, nhà cung cấp, người mua, vv…
Quản lý tài sản cố định bao gồm các yếu tố quan trọng như mã tài sản, tên tài sản, nguyên giá, giá trị còn lại, hao mòn lũy kế và nguồn hình thành tài sản Việc theo dõi chi tiết các thông tin này giúp đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài sản và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
- Quản lý công nợ phải thu - phải trả chi tiết từng khách hàng theo từng hoá đơn.
- Quản lý chi phí và tính giá thành đến từng đơn hàng, sản phẩm, công trình.
- Xác định hiệu quả kinh doanh đến từng ngành nghề, hoạt động kinh doanh, nhóm hàng, mặt hàng, công trình, nhân viên, thị trường.
- Tất cả các báo cáo đều có thể lọc số liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau.
Đảm bảo an toàn dữ liệu với mức độ bảo mật cao, hệ thống cho phép phân quyền chi tiết cho từng kế toán, đồng thời dễ dàng tích hợp các chức năng mới phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
1.6.4.2 Màn hình hệ thống của phần mềm
1.6.4.3 Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy
GIỚI THIỆU VỀ CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỦA
Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động Nó chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
- Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam
- Các loại ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định và được theo dõi chi tiết riêng từng loại ngoại tệ.
Các loại vàng, bạc, kim khí và đá quý được định giá bằng tiền tại thời điểm phát sinh dựa trên giá thực tế Đồng thời, việc theo dõi chi tiết về số lượng, trọng lượng và quy cách phẩm chất của từng loại cũng được thực hiện một cách cẩn thận.
Vào cuối mỗi kỳ, kế toán cần điều chỉnh các loại ngoại tệ theo giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ tình hình biến động của các khoản mục vốn bằng tiền Việc kiểm tra và giám sát chặt chẽ tuân thủ các quy định và thủ tục quản lý vốn bằng tiền là rất quan trọng.
Tiền mặt là nguồn vốn quan trọng mà thủ quỹ phải quản lý, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, doanh nghiệp cần duy trì một lượng tiền mặt nhất định Tuy nhiên, tiền mặt mang lại rủi ro cao và chi phí cơ hội lớn, vì vậy cần phải tính toán định mức tồn quỹ hợp lý, phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh và kế hoạch sản xuất cụ thể.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo nguyên tắc không kiêm nhiệm Họ phải quản lý các khoản thu chi tiền mặt và không được tham gia vào công tác kế toán hay trực tiếp mua bán hàng hóa và nguyên liệu.
- Là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính.
Khi quản lý các khoản tiền gửi ngân hàng, kế toán cần mở sổ theo dõi chi tiết để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và ngân hàng, cần ghi nhận theo chứng từ của ngân hàng Số chênh lệch này sẽ được theo dõi riêng trên tài khoản phải thu hoặc phải trả khác và phải thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu và xác minh.
Các khoản thu chi bằng ngoại tệ
Việc hạch toán được thực hiện bằng cách quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Công ty Cổ phần Yamaguchi Việt Nam chủ yếu sử dụng VNĐ làm đơn vị tiền tệ, tuy nhiên, do đặc thù xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa, công ty cũng thường xuyên giao dịch bằng các ngoại tệ như USD, JPY, EUR, SGD, GBP và CNY với các đối tác nước ngoài.
2.1.3 Ảnh minh họa phần mềm
- Bảng kê vàng, bạc, đá quý
Kế toán tiền gửi ngân hàng
- Bảng sao kê của ngân hàng, sổ phụ ngân hàng
- Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản
2.1.5 Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền, chi tiền
Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền:
Sơ đồ 07: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt:
2.1.6 Tài khản sử dụng và hạch toán :
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng ( mở chi tiết theo từng ngân hàng)
2.1.7 Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
TK 511 TK 112 Xuất quỹ tiền mặt gửi NH
Bán hàng thu bằng tiền mặt
Xuất quỹ tiền mặt, vàng bạc, Thu tiền mặt từ HĐTC kim khi quý, đá quỹ mang thế chấp
Xuất quỹ TM mua HH
TK 112 TK133 Rút tiền gửi NG về nhập quỹ
TK 131, 136, 138, 141 TK 211,214 và chi cho XDCB TSCĐ Thu nợ từ các khoản phải thu
TK 144, 244 TK 121,221 Nhận lại các khoản ký quỹ, KCNH Xuất quỹ tiền mặt mua CK
TK 344, 338 TK 128,222 Nhận ký quỹ, ký cược Xuất quỹ TM góp vốn LD hoặc cho vay ngắn hạn
TK 3381 TK 331,336,338 Tiền thừa chờ xử lý Xuất TM chi các khoản phải trả
Sổ cái tiền mặt, sổ cái tiền gửi ngân hàng;
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: VNĐ, ngoại tệ.
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt:
Kế toán nguyên vật liệu
Vật liệu là yếu tố cơ bản trong sản xuất nước, đóng vai trò là tài sản dự trữ được mua bằng vốn lưu động của công ty Trong quá trình sản xuất, vật liệu sẽ bị tiêu hao và biến đổi để tạo thành sản phẩm cuối cùng Giá trị của vật liệu được chuyển toàn bộ vào giá thành sản phẩm mới, do đó chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành Việc lựa chọn vật liệu chất lượng và phù hợp là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- NVL chính: thép hình S50C các loại ; đồng vàng H17, H19, H22; đồng vàng đặc tròn F10, F12, F14; đồng đỏ; inox 303, 304.
- NVL phụ: bu lông, lò xo, bạc dẫn hướng GBAM, chốt dẫn hướng GPJL, chốt đẩy, chốt xiên AP, chốt hồi RP4TH.
- Doanh nghiệp hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo từng thứ, từng chủng loại quy cách ở từng kho và ở từng địa điểm bảo quản sử dụng.
- Tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ.
- Áp dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL “thẻ song song”
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi liên tục tình hình nhập xuất và tồn kho của vật liệu, hàng hóa Phương pháp này phản ánh thường xuyên các nghiệp vụ thu mua, nhập hoặc xuất vật tư trên các sổ sách kế toán, giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình hàng tồn kho.
Các tài khoản kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh số lượng và tình hình biến động của vật tư, hàng hóa Nhờ đó, giá trị của vật tư và hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định một cách chính xác tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá HTK đầu kỳ + Trị giá HTK nhập trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.
2.2.3 Ảnh minh họa phần mềm kế toán
Hợp đồng kinh tế, hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho và xuất kho, cũng như bảng phân bổ nguyên liệu và vật liệu là các tài liệu quan trọng trong quản lý hàng hóa và tài chính của doanh nghiệp Những tài liệu này không chỉ giúp theo dõi quy trình nhập xuất hàng hóa mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch kinh tế.
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ; Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng; Bảng kê mua hàng,…
Tài khoản 152: “Nguyên vật liệu”
2.2.6 Quy trình thu mua nhập kho NVL:
Khi nhận hợp đồng đặt mua sản phẩm hoặc lập kế hoạch sản xuất, phòng vật tư sẽ căn cứ vào yêu cầu về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, cũng như lượng tồn kho hiện có để xây dựng kế hoạch thu mua Nguyên vật liệu khi đến công ty sẽ được ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại, với kết quả được ghi vào biên bản kiểm nghiệm Sau khi kiểm kê, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn, chứng từ và biên bản kiểm kê.
Phiếu nhập kho được lập thành ba liên: Liên 1 được lưu tại phòng vật tư, Liên 2 do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, và Liên 3 được chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 9: Quy trình thu mua, nhập kho nguyên vật liệu
Nhu cầu NVL phục vụ sản xuất
Lập kế hoạch thu mua NVL
Kiểm nghiệm NVL nhập kho
Lập phiếu nhập kho NVL
Thủ kho giữ để ghi thẻ kho
Chuyển cho phòng kế toán
2.2.7 Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 10: Quy trình luân chuyển chứng từ phiếu nhập kho
Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp NVL Sổ chi tiết TK152
2.2.8 Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
TK331;111;112;311,… TK621 Tăng do mua ngoài, do nhận ĐĐH Xuất để sx sản phẩm
Xuất cho SXC, QL, VP Thuế GTGT được khấu trừ
Thừa phát hiện khi kiểm kê Kiểm kê phát hiện thiếu
Sơ đồ 12: Hạch toán các nghiệp vụ liên quan tới vật tư
Kế toán TSCĐ
TSCĐ trong doanh nghiệp là những tài sản quan trọng và có giá trị lớn, đóng vai trò chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh Giá trị của TSCĐ được chuyển dần vào giá trị sản phẩm và dịch vụ qua từng chu kỳ sản xuất.
- Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ là :
Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên.
Có giá trị theo quy định hiện hành (theo quy định hiện nay là từ 30.000.000 đồng trở lên)
- Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh;
- TSCĐ bị hao mòn và giá trị của nó được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì;
- TSCĐ giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ:
Đảm bảo theo dõi kịp thời số lượng và tình hình biến động của từng loại tài sản cố định (TSCĐ) trong toàn doanh nghiệp và từng đơn vị sử dụng Điều này giúp bảo vệ an toàn cho hiện vật, đồng thời tối ưu hóa việc khai thác và sử dụng tài sản, đảm bảo đạt hiệu suất tối đa.
Mỗi doanh nghiệp cần lập bộ hồ sơ cho tất cả tài sản cố định (TSCĐ) của mình Hồ sơ này phải bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ liên quan khác.
Tổ chức việc phân loại, thống kê và đánh số tài sản cố định (TSCĐ) là nhiệm vụ quan trọng trong phòng kế toán và đơn vị sử dụng Cần lập thẻ riêng cho từng đối tượng TSCĐ để theo dõi chi tiết và đảm bảo tính chính xác trong sổ theo dõi TSCĐ.
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán.
- Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính DN phải tiến hành kiểm kê TSCĐ.
Mọi trường hợp thiếu hay thừa đều phải lập biên bản tìm ra nguyên nhân và xử lý.
Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu chính xác về tài sản cố định (TSCĐ) là rất quan trọng Việc này giúp theo dõi số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ, cũng như tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp Qua đó, doanh nghiệp có thể giám sát chặt chẽ quá trình mua sắm, đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả.
Việc phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của tài sản cố định (TSCĐ) trong quá trình sử dụng là rất quan trọng Điều này giúp tính toán và ghi nhận chính xác số khấu hao cũng như chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị liên quan.
- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ
Tham gia vào công tác kiểm kê và kiểm tra định kỳ hoặc bất thường, đồng thời đánh giá lại tài sản cố định (TSCĐ) khi cần thiết Tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ tại doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực.
TSCĐ của doanh nghiệp bao gồm các loại máy móc như máy phay vạn năng, máy CNC, máy tiện Okuma, cùng với các phương tiện vận tải như xe tải Mitsubishi, xe bán tải, xe container và xe ô tô con Toyota, phục vụ cho việc chuyên chở hàng hóa và vật tư trong doanh nghiệp.
2.3.2 Phân loại và đánh giá TSCĐ
- Là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanh nghiệp thành các loại, các nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo tiêu thức nhất định.
- Phân loại dựa theo hình thái biểu hiện:
TSCĐ hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
- PL theo quyền sở hữu:
- Phân loại theo nguồn hình thành:
TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp.
TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung.
TSCĐ nhận vốn góp liên doanh.
TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay.
- Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng:
TSCĐ dùng trong doanh nghiệp.
TSCĐ bảo quản, nhận giữ hộ.
- Xác định nguyên giá tài sản cố định: tại doanh nghiệp TSCĐ chủ yếu do mua sắm ở bên ngoài Nguyên giá TSCĐ được xác định:
Nguyên giá TSCĐ = giá mua (không có VAT) + Chi phí thu mua, lắp đặt chạy thử + thuế nhập khẩu (nếu có)
Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá của TSCĐ - Giá trị hao mòn của
- Doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp khấu hao thẳng để tính mức khấu hao hàng tháng Việc trích khấu hao được thực hiện theo nguyên tắc
Mức trích khấu hao Mức trích khấu hao năm bình quân tháng 12 tháng
- Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01- TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02-TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành Mẫu số 03-TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu số 04-TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05-TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số 06-TSCĐ
Công ty sử dụng nhiều loại chứng từ để quản lý tài sản cố định (TSCĐ), bao gồm hợp đồng mua bán, chuyển nhượng và thuê mướn TSCĐ; hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT); thẻ TSCĐ; cùng với phiếu thu và phiếu chi.
Mức trích khấu hao TSCĐ bình quân hàng năm Nguyên Giá
- TK 211: “Tài sản cố định hữu hình”
- TK213: “Tài sản cố định vô hình”
- TK 214:”Hao mòn tài sản cố định”
- Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: Tài khoản 111; 112; 133; 331; 441; 414;…
2.3.5 Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 13: Quy trình luân chuyển chứng từ về TSCĐ
2.3.6 Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
Thanh toán ngay Giá trị hao mòn Khấu hao TSCĐ luỹ kế ở các bộ phận
TK1332 TK 811 VAT khấutrừ Giá trị còn lại
TK331 chưa thu hồi Trả tiền cho Phải trả TK 711 Người bán người bán Thu hồi từ thanh lý
TK 411 giá nhượng bán Nhận cấp phát vốn TK 1381
Tk 412 TK 412 Giá trị còn lại của TSCĐ Đánh giá tăng TSCĐ TK 412 Đánh giá giảm TSCĐ
Hạch toán sửa chữa TSCĐ
- Khi phát sinh chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ hữu hình sau khi ghi nhận ban đầu:
Nợ TK 241 : XDCB dở dang
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- Khi công việc hoàn thành, TSCĐ đưa vào sử dụng:
Nếu thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá
Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình
Có TK 241: XDCB dở dang
Nếu không thoả mán điều kiện ghi tăng nguyên giá
Có TK 241: XDCB dở dang
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Doanh nghiệp chỉ áp dụng một hình thức trả lương duy nhất, đó là trả lương theo thời gian, từ các phòng ban cho đến nhân viên quản lý phân xưởng và công nhân trực tiếp sản xuất.
Bảng chấm công, bảng tính lương và các khoản trích theo lương là những tài liệu quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi, giấy tạm ứng và giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc chi trả lương cho nhân viên.
- Tài khoản 334 : “Phải trả công nhân viên”
- Tài khoản 338:” Phải trả và phải nộp khác”
Tài khoản 338 còn được chi tiết thành:
3382: Kinh phí công đoàn 3383: Bảo hiểm xã hội3389: Bảo hiểm thất nghiệp 3384: Bảo hiểm y tế
2.4.4 Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 14: Trình tự luân chuyển chứng từ tiền lương
2.4.5 Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương theo quy định
Kể từ ngày 01/12/2015, doanh nghiệp phải áp dụng mức đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp và Kinh phí công đoàn theo quy định tại điều 5, điều 14, và điều 18 của Quyết định 959/QĐ-BHXH ban hành ngày 09/09/2015.
Loại Bảo Hiểm tham gia Doanh nghiệp
2.4.6 Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
Các khoản khấu trừ Tiền lương của công nhân vào thu nhập của CNV trực tiếp sản xuất
TK 3383; 3384 TK627 Phần đóng góp Tiền lương của cho quỹ BHYT, BHXH nhân viên phân xưởng
TK 111 TK641;642 Thanh toán lương, thưởng Nhân viên bán hàng,
BHXH và các khoản khác quản lí doanh nghiệp TK 353
Các khoản trích theo lương NLĐ chịu
Hạch toán các khoản trích theo lương
TK334 TK622;627; 641;642 BHXH trả trực tiếp Các khoản trích tính vào
Cho công nhân viên chi phí kinh doanh(24%)
Nộp BHXH, BHYT, và KPCĐ là các khoản trích trừ vào thu nhập của người lao động, với tỷ lệ 10,5% cho cơ quan quản lý Các khoản này được ghi nhận qua TK 111 và 112, đồng thời chi tiêu KPCĐ tại cơ sở BHXH cũng cần được quản lý chặt chẽ.
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
- Báo cáo NVL sử dụng cho từng đơn đặt hàng, bảng tổng hợp chi phí SXKD
Tài khoản 154: “Chi phí SX, KD dở dang”
- Tài khoản 154 dùng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm ở đơn vị.
- Chi phí sản xuất kinh doanh, hạch toán trên tài khoản 154 phải được chi tiết theo địa điểm phát sinh chi phí (1541-Xưởng sản xuất 1; 1542- XSX2)
- Chi phí sản xuất, kinh doanh phản ánh trên Tài khoản 154 gồm những chi phí sau:
Chi phí nguyên vật liệu, vật liêu trực tiếp;
Chi phí nhân công trực tiếp;
Chi phí sản xuất chung.
Bên Nợ Bên Có ghi nhận các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến quy trình sản xuất sản phẩm.
- Giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm đã chế tạo xong nhập kho hoặc chuyển đi bán
- Trị giá phế liệu thu hồi,giá trị sản phẩm hỏng không sửa chữa được.
- Trị giá nguyên liệu,vật liệu ,hàng hoá gia công xong nhập lại kho.
Chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công trực tiếp vượt mức bình thường không được tính vào trị giá hàng tồn kho, mà phải được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ kế toán.
Chi phí sản xuất, kinh doanh còn dở dang cuối kỳ.
2.5.3 Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
2.6.1 Kế toán doanh thu, thu nhập
2.6.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán.
Trong quá trình kinh doanh, các chứng từ sử dụng quan trọng bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê hàng gửi đi bán đã tiêu thụ, phiếu thu, giấy báo nợ và giấy báo có từ ngân hàng Những tài liệu này đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý tài chính và theo dõi giao dịch.
Tài khoản 511, được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, bao gồm ba tài khoản cấp 2: Tài khoản 5111 ghi nhận doanh thu từ bán hàng hóa, Tài khoản 5112 ghi nhận doanh thu từ bán các thành phẩm, và Tài khoản 5113 ghi nhận doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 15: Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh:
Các khoản thuế tính trừ Doanh thu bán hàng vào doanh thu đã thu tiền
TK 521 TK 311,315 Khoản chiết khấu Doanh thu được kết chuyển chuyển thẳng để trả nợ
TK 531 TK 131 Hàng bán bị trả lại Doanh thu bán hàng kết chuyển chưa thu tiền
TK 532 TK 3331 Khoản giảm giá hàng VAT đầu ra bán kết chuyển
TK 911 Cuối kỳ KC DTT XĐKQ
2.6.1.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính là tổng hợp các khoản thu và lãi phát sinh từ các hoạt động liên quan đến vốn của doanh nghiệp, bao gồm thu lãi, thu nhập từ cho thuê tài sản, lợi nhuận từ hoạt động đầu tư, giao dịch chứng khoán và cổ tức.
Chứng từ sử dụng Phiếu thu, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu tính lãi, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT.
TK 515: doanh thu hoạt động tài chính
Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
VAT đầu ra phải nộp Cổ tức được chia
TK 911 TK 3387 Cuối kỳ KC để xác định K/c lãi hàng trả chậm, kết quả KD trả góp
Ck thanh toán được hưởng
Lãi do thanh toán nợ bằng ngoại tệ
2.6.1.3 Kế toán thu nhập từ hoạt động khác
Thu nhập khác là những khoản thu nhập phát sinh ngoài hoạt động chính của doanh nghiệp, bao gồm thu nhập từ việc nhượng bán và thanh lý tài sản cố định, cũng như các khoản thuế được hoàn lại từ ngân sách.
Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Biên bản vi phạm hợp đồng, Phiếu thu, Biên lai nộp thuế, nộp phạt.
Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
TK3331 TK 711 TK 111,112, 131 VAT phải nộp Thu từ nhượng bán, thanh lý TS
TK 911 TK 111, 112, Kết chuyển xác định Thu được bồi thường kết quả vi phạm HĐ
2.6.1.4 Kế toán các khoản làm giảm doanh thu
- TK 521 – Chiết khấu thương mại
- TK 531 – Hàng bán bị trả lại
- TK 532 – Giảm giá hàng bán
Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Số tiền CKTM, GGHB Cuối kỳ KC HBBTL thực tế PS
2.6.2 Kế toán chi phí, giá vốn
2.6.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là giá thành sản xuất thực tế của những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán được trong kỳ kế toán.
Phương pháp tính giá vốn hàng bán
Việc tính giá hàng xuất kho được tính theophương pháp “bình quân gia quyền” cả kỳ.
Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng
TK 632 – Giá vốn hàng bán
Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
TK 156 TK 632 TK 155, 156 Xuất sp bán cho KH Nhập kho hàng bị trả lại
TK 159 TK 159 Trích lập DP Hoàn nhập DP
TK 157 Xuât gửi bán Hàng GB Cuối kỳ KC xác đã tiêu thụ định KQ
2.6.2.2 Kế toán chi phí tài chính
Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí và lỗ liên quan đến hoạt động vốn và đầu tư tài chính, chẳng hạn như lỗ từ chuyển nhượng chứng khoán, lỗ từ góp vốn liên doanh, cùng với các chi phí vay và di vay.
Phiếu tính lãi, Phiếu chi
TK 635 – Chi phí tài chính
Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ Kế toán chi phí tài chính
CP liên quan tới đầu tư Hoàn nhập DP Cho vay, góp vốn
Lỗ do chuyển nhượng CK
Lỗ do kinh doanh NTệ xác định KQKD
CK thanh toán cho người mua
PB lãi mua hành trả chậm trả góp
DP giảm giá đầu tư CK
TT lãi vay hàng kỳ
2.6.2.3 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Những chi phí này bao gồm tiền lương cho nhân viên bán hàng, tiền hoa hồng và chi phí vật liệu bao bì, tất cả đều được tính trong kỳ kế toán.
- Bảng lương và các khoản trích theo lương, phiếu chi, phiếu xuất kho
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT.
TK 6421 – Chi phí bán hàng Tài khoản 6421 không có số dư cuối kỳ và chia thành 7 tài khoản cấp 2:
TK 64211: Chi phí nhân viên
TK 64212: Chi phí vật liệu bao bì
TK 64213: Chi phí dụng cụ đồ dùng
TK 64214: Chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 64215: Chi phí bảo hành
TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 64218: Chi phí khác bằng tiền
2.6.2.4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi cho công tác quản lý, hành chính và các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, phát sinh trong kỳ kế toán.
- Bảng lương và các khoản trích theo lương
- Phiếu xuất kho, phiếu chi
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 6422 không có số dư cuối kỳ và chia thành 8 tài khoản cấp 2:
TK 64221: Chi phí nhân viên quản lý
TK 64222: Chi phí vật liệu quản lý
TK 64223: Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 64224: Chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 64225: Thuế, phí và lệ phí
TK 64226: Chi phí dự phòng
TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 64228: Chi phí khác bằng tiền
Hạch toán nghiệp vụ phát sinh: CPBH và CPQLDN
Sơ đồ Kế toán CPBH và CPQLDN
TK 334,338 TK 6421, 6422 TK 111, 138 Lương và các khoản trích Các khoản ghi giảm theo lương của NV BH, QL CP BH, QL
TK152,153 TK 911 VL,CCDC dùng cho CK kết chuyển CP
BH, QL XĐ kết quả
CP DV mua ngoài PS VAT TK 133 đầu vào
2.6.2.5 Kế toán chi phí khác
Chi phí khác bao gồm các khoản chi phí phát sinh từ các sự kiện hoặc nghiệp vụ không liên quan đến hoạt động chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí thanh lý tài sản cố định, chi phí nhượng bán tài sản cố định và tiền phạt do vi phạm hợp đồng.
Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, Biên bản vi phạm hợp đồng, Biên lai nộp thuế, nộp phạt, Phiếu chi
Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ Kế toán chi phí khác
TK 111,112 TK 811 TK 911 Chi thanh lý, nhượng CK kết chuyển bán TS XĐ kết quả
TK 211,213 Gtri còn lại của TS khi TL, NB
TK 111,338 Phạt do VP HĐ
CL lỗ khi đem VT
2.6.2.6 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế trực thu, áp dụng trực tiếp lên thu nhập chịu thuế của các cơ sở sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ Mức thuế này được tính sau khi đã trừ đi các khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
- Tờ khai thuế TNDN tạm nộp, biên lai nộp thuế
- Báo cáo quyết toán thuế TNDN hàng năm
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Các chứng từ kế toán có liên quan
TK 821 – chi phí thuế TNDN Tài khoản 821 không có số dư cuối kỳ và có 2 tài khoản cấp 2:
TK 8211 - Chi phí thuế TNDN hiện hành
TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại
Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ Kế toán chi phí thuế TNDN hiện hành
Thuế TNDN hiện hành = Thu nhập chịu thuế * Thuế suất thuế TNDN
TK 3334 TK 821 TK 3334 Thuế TNDN tạm nộp Ghi giảm số thuế phải nộp
KC CP thuế TNDN KC XĐ KQKD
2.6.3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh là chỉ số phản ánh hiệu quả của hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp sau một khoảng thời gian nhất định, được thể hiện qua số tiền lãi hoặc lỗ.
Phiếu kết chuyển, Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 16: Trình tự luân chuyển chứng từ xác định kết quả kinh doanh
Kết quả = Doanh thu – Chi phí
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ Kế toán xác định kết quả kinh doanh
TK 632 TK 911 TK 511,512 Kết chuyển GVHB KC doanh thu
KC CPTC và CP khác KC DTTC và TN khác
KC CPBH, CPDLDN KC nếu lỗ
Báo cáo kế toán tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp gồm:
- Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B 01 – DNN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : Mẫu số B 02 – DNN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Mẫu số B 03 – DNN
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính : Mẫu số B 09 – DNN
2.8 Báo cáo kế toán quản trị
Cuối mỗi kỳ, hoặc khi có yêu cầu từ ban quản lý, bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc lập và in ấn các báo cáo quản trị Những báo cáo này sẽ được trình bày cho ban giám đốc và các phòng ban chức năng khi cần thiết.
Báo cáo quản trị gồm các báo cáo sau:
- Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG
Vấn đề tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Yamaguchi Việt Nam được tổ chức hoàn thiện, cung cấp thông tin hạch toán đầy đủ để đáp ứng yêu cầu quản lý Đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực và chuyên môn cao, làm việc với trách nhiệm Mỗi nhân viên phụ trách một phần hành kế toán cụ thể, đảm bảo tính chuyên môn hóa trong công việc.
Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản và báo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành cùng với các sửa đổi bổ sung Các tài khoản kế toán được phân chia thành các tiểu khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Doanh nghiệp áp dụng sổ Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, điều này phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh của họ.
Nhiều doanh nghiệp không trích trước lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất, mặc dù số lượng công nhân nghỉ phép trong năm là khá lớn Sự không đồng đều trong thời gian nghỉ phép giữa các tháng đã gây ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và làm tăng chi phí nhân công trực tiếp, từ đó tác động đến giá thành sản phẩm trong các kỳ hạch toán.
- Doanh nghiệp không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho điều đó làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp.
- Việc cập nhập các văn bản, các quy định mới về thuế, kế toán còn chậm.
- Doanh nghiệp nên áp dụng việc trích lập dự phòng và trích trước lương nghỉ phép đế phòng ngừa rủi ro trong sản xuất kinh doanh.
- Thường xuyên cập nhập các văn bản mới để làm đúng chế độ và tránh bị phạt do không nắm được quy định mới.
Tổ chức áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Hiện nay, doanh nghiệp đã trang bị máy vi tính cho phòng kế toán và áp dụng các ứng dụng tin học vào công tác hạch toán, giúp giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán và tiết kiệm thời gian Việc tính toán và hạch toán hoàn toàn được thực hiện trên phần mềm kế toán MISI SME.NET R85, kết hợp với công cụ hỗ trợ MS Excel.
- Văn phòng có kết nối internet đảm bảo việc tìm kiếm thông tin và xử lý các tình huống thuận tiện hơn.
Trình độ sử dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán của nhân viên phòng kế toán không đồng đều, dẫn đến khó khăn trong việc xử lý khối lượng công việc lớn, làm tiêu tốn nhiều thời gian.
