3 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TRONG QUẢN LÝ CÁC CHỨC NĂNG TRONG QUẢN TRỊ LËp kÕ ho¹ch Tỉ chøc iều phối Kiểm tra Dẫn đến Xác lập mục đích, thành lập chiến lợc phát triển kế hoạch cấp nhỏ để điều hành hoạt động Quyết định nhng gỡ phải làm, làm nh làm việc ịnh hớng, động viên tất bên tham gia giải mâu thuẫn Theo dõi hoạt động để chắn chúng đợc hoàn thành nh kế hoạch ạt đợc mục đích ®Ị cđa Tỉ chøc LÝ DO LẬP KẾ HOẠCH z Các nguồn lc ca doanh nghip b hạn chế z Tài nguyên thiên nhiên Ngun lc tỉ chøc nh− sở vật chất, nguồn nh©n lùc, tài Tính không chắn môi trờng quản lý Không thể đoán trớc đợc môi trờng quản lý Không thể đoán chắn đợc hậu kết định Không thể đoán trớc đợc thay đổi môi trờng tác động đến doanh nghiệp LI CH CA LẬP KẾ HOẠCH z z z z z Ứng phã với nhng tỡnh bất định thay đổi ặ thích nghi với thay đổi Phối hợp hoạt động nỗ lực phận tổ chức lại với để hoàn thành mục tiêu Kế hoạch l tảng cho việc phối hợp hoạt động khác tổ chức Một kế hoạch giúp việc phân chia rõ rng công việc v trách nhiệm cá nhân v nhóm từ giúp điều hnh hoạt động chung họ Tập trung nỗ lực nguồn lực vào mục tiêu Tạo động lực tinh thần tập thể cho nhân viên Giúp cho nhà quản lý kiểm tra chất lập kế hoạch z z Thùc chÊt cđa viƯc lËp kÕ ho¹ch lμ xây dựng chương trình hành động, chương trình huy động điều phi cỏc ngun lc nhằm t c mục đích v mục tiêu tổ chức đặt thông qua hợp tác chặt chẽ gia thnh viên tổ chức Lập kế hoạch l khâu trỡnh quản lý, ú lập kế hoạch không tốt dẫn đến kết không thực đợc thực với hiệu không cao Mt doanh nghiệp hoạt động mà khơng có kế hoạch chiến lược giống người mù đường Không bit i õu, v õu? PHN LOạI Kế HOạCH Phân loại theo phạm vi hoạt động z Kế hoạch chiến lợc Kế hoạch tác nghiệp Phân loại theo thời gian z Kế hoạch dài hạn: kế hoạch có thời gian lớn nm Kế hoạch trung hạn: kế hoạch có thời gian lớn nm nhỏ nm Kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch có thời gian nhỏ nm Phân loại theo mức độ cụ thể z – – KÕ ho¹ch thĨ: kÕ ho¹ch thể kế hoạch với mục tiêu đợc xác định rõ Kế hoạch định hớng: kế hoạch định hớng kế hoạch có tính định hớng đa hớng đạo chung Kh chiến lợc V kh tác nghiệp Kế hoạch chiến lợc z Kế hoạch chiến lợc kế hoạch cấp tổ chức, KH thiết lập nhng mục tiêu chung doanh nghiệp vị trí tổ chức với môi trờng z Hoạch định chiến lợc mang tính chất dài hạn sở để phát triển tổ chức z Nội dung hoạch định chiến lợc bao gồm xác định mục đích, triÕt lý kinh doanh, thiÕt lËp thø tù −u tiên để sách z z Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch liên quan đến việc triển khai chiến lợc tỡnh cụ thể thời gian ngắn ặ Kế hoạch tác nghiệp đa chiÕn tht hay b−íc thĨ mµ doanh nghiệp tiến hành để thực kế hoạch chiến lợc Nội dung chủ yếu định chơng trỡnh hoạt động ngắn, sử dụng nguồn lực đà đợc phân bổ để hoàn thành nhiệm vụ Các tính chất k hoch chiến lợc k hoch tác nghiệp Tính chất ảnh hởng Thời gian Khả chuyển đổi Môi trờng Mục tiêu Thông tin Tính chặt chẽ Bản chất Số lợng Kết Thất bại Rủi ro Khả ngời định Tính chất lặp lại K hoch chiến lợc Toàn Dài hạn Thấp Biến đổi Nhiều, mờ, tổng quát Tổng hợp, không đầy đủ Yếu Sáng tạo Lâu dài Nặng nề, bị phá sản Lớn Khái quát vấn đề Một lần, không lặp lại K hoch tác nghiệp Cục Ngắn hạn Cao Xác định ít, rõ ràng Đầy ®đ, chÝnh x¸c Cao Khai th¸c NhiỊu Cã thĨ ®iỊu chỉnh Có thể khắc phục Hạn chế Phân tích tỉ mỷ, toàn diện Lặp lại Phân cấp xõy dng k hoạch tæ chøc Kế hoạch chiến lược Quản lý cao cấp Quản lý trung cấp Kế hoạch tác nghiệp Qun lý trc tip Mục đích nhiệm vụ K hoch chin lc Các mục tiêu Các chiến lợc Các sách: chủ yếu thứ yếu K hoch Các thủ tục quy tắc Các chơng trỡnh: yếu, thứ yếu, phụ trợ Các ngân quỹ: chơng trỡnh đà đợc cấp tiền xếp thứ tự u tiên tiền Sự phân cấp lập kế hoạch Tác nghiệp NéI DUNG CđA LËP KÕ HO¹CH z z z z z z Xác định hệ thống mục tiêu Hoạch định sách lớn, quan trọng Xây dựng chơng trỡnh hành động: Tiến hành làm gỡ Quy mô ịa điểm Thời hạn Ngời phụ trách Làm rõ nhng gỡ sẵn có nhng gỡ thiếu ặ lp d toỏn ngõn sỏch Dù kiÕn tr−íc khã khăn, trë ng¹i cã thĨ xảy dự phòng biện pháp khắc phục, nguồn lực nh trách nhiệm quản lý Xác lập biện pháp kiểm tra hành Các bớc lập kế hoạch Nhận thức hội ánh giá phơng án Xác định mục tiêu Lựa chọn phơng án kế hoạch Xem xét điều kiện tiền đề Xây dựng kế hoạch phụ trợ Xây dựng phơng án Ngân quỹ hoá kế hoạch Các bớc lập kế hoạch Nhận thức hội Ngời quản lý cần phải nhận thức đợc doanh nghiệp đứng trớc nhng hội sản xuất, kinh doanh nói chung Lu ý thời điểm doanh nghiệp đứng trớc nhiều hội khác Nhng bị hạn chế nguồn lực thỡ họ theo đuổi để biến vài hội thành thực Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu Các mục tiêu kế hoạch điểm kết thúc trỡnh thực kế hoạch thỡ doanh nghiệp đến đâu? ạt đến trỡnh độ phát triển với nhng tiêu đặc trng cho trỡnh độ phát triển Lu ý xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt đợc phù hợp gia mục tiêu tổng thể mục tiêu cụ thể, gia mục tiêu dài hạn mục tiêu ngắn hạn Các bớc lập kế hoạch Xem xét tiền đề Các tiền đề lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị trờng, môi trờng doanh nghiệp, với nhng đánh giá trỡnh độ doanh nghiệp, nng lực sản xuất, tiền vốn, khoản dự tr vật t, Xây dựng phơng án Dựa mục tiêu điều kiện tiền đề để xây dựng phơng án lu ý để đạt đợc mục tiêu thỡ doanh nghiệp theo nhiều đờng khác nhau, đờng đòi hỏi nhng khoản chi phí khác nhau, nh đem lại khoản thu nhập khác cho doanh nghiệp ặ nhiều phơng án để lựa chọn Các bớc lập kế hoạch ánh giá phơng án Sau đa đợc phơng án, ta phải tỡm cách đa tiêu chuẩn đánh giá dựa vào mục tiêu điều kiện tiền đề ánh giá định tính định lợng Lựa chọn phơng án ây thời điểm thực đòi hỏi ngời quản lý phải đa định mỡnh dựa vào kết đánh giá phơng án Ngời ta chọn phơng án tối u theo tiêu chuẩn đề cho trờng hợp: Lợi nhuận cc i thu hồi vốn nhanh Các bớc lập kế hoạch Xây dựng kế hoạch phụ trợ (k hoch bo dng, sa cha mỏy móc thiết bị) Lập dự tốn ng©n sách – Lập dự toán ngân quỹ cho việc triển khai thực hin k hoch Các ngân quỹ đảm bảo vật chất có kế hoạch đà đa đợc thực có kết Việc thành lập ngân quỹ yếu tố quan trọng, chúng đảm bảo ngun lc v ti chớnh cần thiết cho việc thực mục tiêu, kế hoạch đề ó cách mà ngời quản lý phân phối ngun lc v ti chớnh mà doanh nghiệp có Việc ngân quỹ hoá kế hoạch công cụ quan trọng kiểm soát quản lý vỡ qua ng©n q ng−êi chđ sÏ thÊy tiỊn cđa đợc chi tiêu, đâu, vào khoản chi phí nh nguồn thu mỡnh Nguyên tắc lập kế hoạch z ể đảm bảo cho tính hiệu việc lập kế hoạch, ngời quản lý cần phải quán triệt số nguyên tắc cn dới đây: Phải chủ động trỡnh lập kế hoạch, gạt bỏ trở ngại, tạo bầu không khí ngời làm việc có kế hoạch Việc lập kế hoạch cần cã sù tham gia cđa ng−êi qu¶n lý ë mäi cấp Việc lập kế hoạch phải có tổ chức Việc lập kế hoạch phải xác định rõ ràng: mục tiêu, tiền đề, chiến lợc, sách phải đợc xác định cụ thể Nguyên tắc lập kế hoạch Kết hợp kế hoạch ngắn hạn kế hoạch dài hạn: tránh tỡnh trạng lập kế hoạch ngắn hạn mà quan tâm thích đáng tới kế hoạch dài hạn ảm bảo tính linh hoạt Chú ý nhận thức chấp nhận thay đổi Lý do: z z z Việc xác định điều kiện tiền đề ban đầu thông qua dự báo không đầy đủ Sự thay đổi môi trờng bầu không khí trị, phát triển ngành, thay đổi công nghệ, Tính cứng nhắc nội tại: cứng nhắc tâm lý việc t theo khuôn mẫu không thích có thay đổi hạn chế đáng kể cho việc lập kế hoạch cứng nhắc sách thủ tục hạn chế khả nng thay đổi điều chỉnh trỡnh thực kế hoạch Cỏc giai đoạn trình lập kế hoạch Giai đoạn I: Cùng phân tích Phân tích mơi trường Phân tích khách hàng Phân tích cạnh tranh Phân tích doanh nghiệp Giai đoạn II: Cùng soạn thảo kế hoạch Giai đoạn III: Các đơn vị soạn thảo tiêu Các tiêu Các tiêu hướng theo tài nguyên hướng theo thị trường Phát triển doanh nghiệp thông qua viễn cảnh tổng thể Phát triển = Hiện trạng Trạng thái lý tưởng Phân tích Tham gia đóng mơi trường khách quan ngồi doanh nghiệp góp xây dựng viễn cảnh tổng thể doanh nghiệp Hành động Dẫn giải, thực kiểm tra kết hàng động phù hợp với viễn cảnh ... ®Ých, triÕt lý kinh doanh, thiÕt lËp thø tù −u tiờn để sách z z Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch liên quan đến việc triển khai chiến lợc tỡnh cụ thể thời gian ngắn ặ Kế hoạch tác nghiệp ®−a chiÕn tht... Tác nghiệp NéI DUNG CđA LËP KÕ HO¹CH z z z z z z Xác định hệ thống mục tiêu Hoạch định sách lớn, quan trọng Xây dựng chơng trỡnh hành động: Tiến hành làm gỡ Quy mô ịa điểm Thời hạn Ngời phụ... Các ngân quỹ đảm bảo vật chất có kế hoạch đà đa đợc thực có kết Việc thành lập ngân quỹ yếu tố quan trọng, chúng đảm bảo ngun lc v ti chớnh cần thiết cho việc thực mục tiêu, kế hoạch đề ó cách