6 kiem tra lanh dao va quan ly tran van binh

6- CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ LËp kÕ hoạch Tổ chức iều khin Kiểm tra Dẫn đến Xác lập mục đích, thành lập chiến lợc phát triển kế hoạch cấp nhỏ để điều hành hoạt động Quyết định nhng gỡ phải làm, làm nh làm việc ịnh hớng, động viên tất bên tham gia giải mâu thuẫn Theo dõi hoạt động để chắn chúng đợc hon thnh nh kế hoạch ạt ®−ỵc mơc ®Ých ®Ị cđa Tỉ chøc Định nghĩa z z z Chức Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực kế hoạch vạch tiến hành điều chỉnh cần thiết nhằm đạt kết dự kiến Kiểm soát trình áp dụng chế phương pháp để đảm bảo hoạt động thành đạt phù hợp với mục tiêu, kế hoạch chuẩn mực tổ chức Là trình hệ thống q nhà quản lý điều chỉnh hoạt động tổ chức hoạt động quán với mong đợi đề kế hoạch để giúp hoạt động đạt đuợc tiêu chuẩn định trước việc thực Mục đích q trình kiểm sốt z Giúp nhà quản trị nhận thấy khuyết z điểm hệ thống tổ chức, sở tiến hành định điều chỉnh kịp thời Bảo đảm tồn trì tính hiệu cá nhân, nhóm, phận tổ chức o o Kiểm soát người thừa hành Kiểm sốt người quản lý Vai trị chức Kiểm Soát z Là nhu cầu nhằm hoàn thiện z z z z định quản lý Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực kế hoạch có hiệu cao Đảm bảo việc thực thi quyền lực nhà tổ chức Giúp tổ chức theo sát đối phó với thay đổi môi trường Kiểm tra tạo điều kiện cho trình hồn thiện đổi Vai trị chức Kiểm Sốt LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SỐT Tiến trình đưa định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật phân bố nguồn lực tổ chức Vạch hoạt động kết dự kiến Đo lường nhằm đảm bảo hoạt động kết phù hợp với kế hoạch, mục tiêu tiêu chuẩn vạch Giúp trì, rà sốt hoạt động kết thực tế Vạch mục tiêu mục đích Cung cấp thông tin cần thiết, thời điểm CÁC LOẠI KIỂM SỐT z Kiểm sốt phịng ngừa Kiểm sốt nhằm ngăn ngừa sai lầm, sai sót trình điều hành hoạt động doanh nghiệp hoạt động vượt phạm vi cho phép gây hậu xấu - Ví dụ: đặt hệ thống thiết bị cảnh báo tốc độ chạy tàu z Kiểm soát hiệu chỉnh Nhằm thay đổi hành vi không mong muốn đem lại hiệu phù hợp với tiêu chuẩn hay nguyên tắc vạch – Ví dụ: Kiểm sốt dự trữ Kiểm soát phản hồi z Kiểm tra thực sau hoạt động xảy Ỉ cung cấp thơng tin hữu hiệu để lập kế hoạch cải tiến động thúc đẩy nhân viên – Vd: xây dựng biểu đồ nhân CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SỐT Ki ểm tra Kiểm tra phịng ừa phịngng ngừa ĐĐẦU ẦU VVÀO ÀO (Inputs) (Inputs) Ki ểm tra Kiểm tra hi ệu ch ỉnh hiệu chỉnh QU Á TRÌNH QUÁ TRÌNH CHUY ỂN ĐĐỔI ỔI CHUYỂN ((Tranformation Tranformation Process) Process) Ki ểm so át Kiểm soát ph ản hhồi ồi phản ĐĐẦU ẦU RA RA (Outputs) (Outputs) CÁC NGUỒN KIỂM SỐT z Kiểm sốt nhóm có quyền lợi doanh nghiệp – z Kiểm soát doanh nghiệp – z Xuất phát từ chiến lược chế thức nhằm theo đuổi mục tiêu Thể qua quy chế, nguyên tắc, tiêu chuẩn, ngân sách hoạt kiểm tra nội Kiểm sốt nhóm – z Từ áp lực bên doanh nghiệp khách hàng, cổ đông doanh nghiệp, quan nhà nước, định chế tài chính… Chuẩn mực giá trị thành viên nhóm chia sẻ trì thơng qua phần thưởng hình phạt nội Kiểm sốt cá nhân – – Có ý thức Khơng có ý thức TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT BBắt đđầu ầu ựng ccác ác tiêu ẩn th ực hi ện XXây âyddựng tiêuchu chuẩn thực Đo ờng vi ệc th ực hi ện Đolư lường việc thực So ánh vi ệc th ực hi ện vvới ới tiêu ẩn Sossánh việc thực tiêuchu chuẩn Ph ản hhồi ồi lạlại i vvới ới ccác ác sai ch Phản sailệlệch Nếu chấp nhận Tiếp tục Nếu có lệch lạc CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH Xây dựng tiêu chuẩn – – – Là tiêu nhiệm vụ cần thực tiêu thực kế hoạch Ví dụ như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, tiêu tài Một doanh nghiệp có nhiều hệ thống tiêu chuẩn Yêu cầu: z z Tiêu chuẩn đề phải hợp lý Có khả thực thực tế CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH Đo lường việc thực (tiến hành Kiểm tra) so sánh việc thực với tiêu chuẩn – – Nếu tiêu chuẩn đưa cách hợp lý có phương tiện xác định cách chuẩn xác việc đo lường thực thực tế dễ dàng Nếu không xác định tiêu chuẩn rõ ràng sử dụng tiêu chuẩn mờ tín nhiệm khách hàng, tôn trọng bạn hàng kinh doanh… CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH Phản hồi điều chỉnh sai lệch – – Phân tích nguyên nhân gây sai lệch Khắc phục điều chỉnh sai lệch cách tổ chức lại máy xí nghiệp, phân công lại phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục tiêu… CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TRA PHẢN HỒI KÕt qu¶ thùc tÕ KÕt qu¶ mong muèn Đo l−êng kÕt qu¶ thùc tÕ So sánh thực tế với tiêu chuẩn Xác định sai lệch Thực điều chỉnh Chơng trènh điều chỉnh Phân tích nguyên nhân NGUYấN TC KIM SOT Kiểm soát gắn liền với kết mong muốn z – Tính khách quan z – – Nếu thực kiểm tra với định kiến có sẵn không cho đuợc nhận xét kết mức đối tượng kiểm tra, kết bị sai lệch Tính tồn diện z – Kiểm soát phải kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra Phải lựa chọn xác định phạm vi kiểm tra hợp lý toàn diện, phải xác định đuợc trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối tượng cần kiểm tra Tính thời điểm Tính chấp nhận Các hoạt động kiểm sốt Trong q trình điều hành hoạt động doanh nghiệp người ta tiến hành hoạt động kiểm soát lĩnh vực sau: Kiểm soát hành chính: Kiểm sốt q trình thực ngun tắc, thủ tục hành chính, việc tuân thủ hệ thống phân cấp quyền lực từ xuống Các hoạt động kiểm soát … Kiểm soát thị trường: Kiểm tra mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng, tiến triển mức thị phần doanh nghiệp, hoạt động đồng khâu hệ thống phân phối, … Kiểm sốt tài chính: Kiểm sốt mức sinh lợi, khả tốn, vịng quay vốn, vòng quay hàng tồn kho, … Một số tỷ số tài thơng dụng Loại Tỷ số Cách tính Thể Khả sinh lợi Mức doanh lợj vốn - Lợi nhuận sau thuế - Vốn kinh doanh Đo lường khả sinh lợI vốn kinh doanh Tính khoản Tỷ số luân chuyển tài sản lưu động - Tài sản lưu động - Tổng nợ ngắn hạn Đo lường khả trả nợ ngắn hạn Các tỷ số hoạt động Vòng quay vốn lưu động - Doanh thu - Vốn lưu động bình quân kỳ Đo lường hiệu suất sử dụng vốn lưu động Đòn cân nợ Tổng nợ/Tổng tài sản - Tổng nợ - Tổng tài sản Đo lường khả tự tài trợ doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát … Kiểm sốt máy móc thiết bị: Kiểm sốt hệ số sử dụng máy móc thiết bị Kiểm sốt chi phí: Kiểm sốt định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sử dụng lao động, phân tích biến động giá thành sản phẩm, … Kiểm sốt chất lượng: Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), xây dựng biểu đồ chất lượng, biểu đồ nhân quả, … Xây dựng kế hoạch hành động z z Đề xuất vận dụng nội dung khoa học quản lý: Tổ chức máy, ủy thác công việc, tạo động lực làm việc, tăng hiệu qủ trình định, kiểm sốt quản lý, Vào cơng việc thực tế mà Anh/Chị đảm nhận Nếu tên đề xuất, để đưa đề xuất, mục tiêu cần đạt được, phạm vi tác động đề xuất, giải pháp cụ thể (nhân sự, kinh phí, chế cính sách, ) để đưa đề xuất vào áp dụng Bài tập lớp Mét doanh nghiÖp nhËn thÊy r»ng doanh thu cđa năm tăng 10% Nhng nm dân số khu vực ¶nh h−ëng cđa doanh nghiƯp tăng 2% vµ thu nhËp cuả hộ gia đỡnh tng 5% Biết hệ số đàn hồi theo thu nhập sản phẩm doanh nghiệp = HÃy xác định mức tng doanh thu thùc sù sù cè g¾ng chđ quan cđa doanh nghiƯp mang l¹i  ... phòngng ngừa ĐĐẦU ẦU VVÀO ÀO (Inputs) (Inputs) Ki ểm tra Kiểm tra hi ệu ch ỉnh hiệu chỉnh QU Á TRÌNH QUÁ TRÌNH CHUY ỂN ĐĐỔI ỔI CHUYỂN ((Tranformation Tranformation Process) Process) Ki ểm so át Kiểm... Kiểm tra thực sau hoạt động xảy Ỉ cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch cải tiến động thúc đẩy nhân viên – Vd: xây dựng biểu đồ nhân CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SỐT Ki ểm tra Kiểm tra. .. Kiểm sốt gắn liền với kết mong muốn z – Tính khách quan z – – Nếu thực kiểm tra với định kiến có sẵn không cho đuợc nhận xét kết mức đối tượng kiểm tra, kết bị sai lệch Tính tồn diện z – Kiểm soát