Lý luận chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương trong Doanh Nghiệp
Đặc điểm, vai trò, vị trí của tiền lương và các khoản trích theo tiền lương trong doanh nghiệp
1.1.1.Bản chất và chức năng của tiền lương
Tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động, phản ánh giá trị của sản phẩm xã hội dựa trên thời gian, chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến Nó có thể được biểu hiện bằng tiền hoặc sản phẩm và đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích người lao động tuân thủ kỷ luật, đảm bảo năng suất lao động và tiết kiệm chi phí, từ đó hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
1.1.2.1.Vai trò của tiền lương
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của người lao động, vì đây là nguồn thu nhập chính giúp họ duy trì cuộc sống Người lao động làm việc chủ yếu để nhận được tiền lương từ doanh nghiệp, đảm bảo cuộc sống tối thiểu cho bản thân và gia đình Đồng thời, tiền lương cũng là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động, tương xứng với giá trị sản phẩm mà họ đã tạo ra.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối người sử dụng lao động và người lao động Khi mức lương không hợp lý, người lao động sẽ không đảm bảo được ngày công, kỷ luật lao động và chất lượng công việc, dẫn đến doanh nghiệp không đạt được tiết kiệm chi phí và lợi nhuận cần thiết Điều này gây thiệt hại cho cả hai bên Do đó, việc xác định mức lương hợp lý là cần thiết để đảm bảo lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp, đồng thời khuyến khích tinh thần làm việc và sự tự giác của người lao động.
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, bên cạnh các khoản khác như trợ cấp BHXH, tiền thưởng và tiền ăn ca Chi phí tiền lương đóng vai trò quan trọng trong cấu thành giá thành sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Việc tổ chức sử dụng lao động hợp lý và hạch toán tốt giúp tính toán chính xác thù lao lao động, từ đó thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan Điều này không chỉ kích thích người lao động chú ý đến thời gian, kết quả và chất lượng công việc mà còn nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động.
1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới tiền lương Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc hoặc chức danh, thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khoẻ, trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương cao hay thấp
+Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định.
Một ngày làm việc cần đủ 8 giờ; nếu không đủ, điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản xuất sản phẩm và năng suất lao động, từ đó tác động đến mức lương của người lao động.
Ngày công là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiền lương của người lao động, với quy định tiêu chuẩn là 22 ngày làm việc trong tháng Khi số ngày làm việc của người lao động thay đổi, dù tăng hay giảm, tiền lương của họ cũng sẽ được điều chỉnh tương ứng.
Cấp bậc và chức danh của cán bộ công nhân viên (CBCNV) ảnh hưởng trực tiếp đến mức lương cơ bản mà họ nhận được Mức lương này được xác định dựa trên hệ số phụ cấp cao hoặc thấp theo quy định của nhà nước, do đó, lương của CBCNV cũng bị ảnh hưởng đáng kể.
+Số lượng chất lượng hoàn thành cũng ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương.
Sản xuất nhiều sản phẩm chất lượng tốt và vượt chỉ tiêu sẽ giúp tăng cao mức lương Ngược lại, nếu sản lượng thấp hoặc chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu, lương sẽ bị giảm.
Độ tuổi và sức khỏe đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lương Những người lao động trong độ tuổi 30-40 thường có sức khỏe tốt hơn và hiệu suất làm việc cao hơn so với những người ở độ tuổi 50-60, ngay cả khi họ thực hiện cùng một công việc.
Trang thiết bị, kỹ thuật và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lương Sử dụng trang thiết bị cũ kỹ sẽ dẫn đến sản phẩm kém chất lượng và hiệu quả sản xuất thấp hơn so với việc áp dụng công nghệ hiện đại Do đó, số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành sẽ bị ảnh hưởng, từ đó tác động trực tiếp đến tiền lương của người lao động.
Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp
1.2.1 Hình thức tiền lương theo thời gian: Tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định theo 2 cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng
- Lương thời gian giản đơn được chia thành:
Lương tháng là khoản tiền trả cho người lao động dựa trên thang bậc lương quy định, bao gồm lương cấp bậc và các phụ cấp (nếu có) Hình thức trả lương này thường áp dụng cho nhân viên làm việc trong lĩnh vực quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các ngành không liên quan đến sản xuất.
Lương ngày được xác định bằng cách chia lương tháng cho tổng số ngày làm việc theo quy định Đây là căn cứ quan trọng để tính toán trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động, cũng như để chi trả lương trong các ngày hội họp, học tập và theo hợp đồng lao động.
Lương giờ được xác định bằng cách chia lương ngày cho tổng số giờ làm việc trong ngày theo quy định Đây là cơ sở để tính toán phụ cấp cho những giờ làm thêm.
- Lương thời gian có thưởng: là hình thức tiền lương thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất.
Hình thức tiền lương theo thời gian chỉ tính đến thời gian làm việc thực tế, nhưng chưa liên kết chặt chẽ với chất lượng và kết quả lao động Do đó, các doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp khuyến khích vật chất và kiểm tra kỷ luật lao động để nâng cao ý thức tự giác, kỷ luật và năng suất làm việc của người lao động.
1.2.2 Hình thức tiền lương theo sản phẩm
Hình thức lương theo sản phẩm là cách tính lương dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã nghiệm thu Để áp dụng hình thức này, cần xây dựng định mức lao động và đơn giá lương hợp lý cho từng loại sản phẩm, công việc, được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, cùng với quy trình kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm một cách chặt chẽ.
1.2.2.1 Theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm.
Hình thức trả lương theo sản phẩm có thưởng kết hợp giữa lương trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ thưởng trong sản xuất Điều này bao gồm các loại thưởng như thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng tăng năng suất lao động và thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm khuyến khích hiệu quả làm việc và cải thiện kết quả sản xuất.
Hình thức trả lương theo sản phẩm luỹ tiến bao gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương dựa trên tỷ lệ luỹ tiến, phụ thuộc vào mức độ vượt định mức lao động của người lao động Phương pháp này phù hợp cho những khâu sản xuất quan trọng, nơi cần đẩy nhanh tiến độ hoặc khuyến khích công nhân sáng tạo để vượt qua định mức lao động.
1.2.2.2 Theo sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất như: công nhân trường hợp này căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất.
Hình thức tiền lương theo khối lượng công việc là phương pháp trả lương dựa trên sản phẩm, thường áp dụng cho các công việc lao động đơn giản và các nhiệm vụ đột xuất, chẳng hạn như khoán bốc vác và khoán vận chuyển nguyên vật liệu cũng như thành phẩm.
Ngoài tiền lương và bảo hiểm xã hội, công nhân viên có thành tích xuất sắc trong sản xuất và công tác còn được nhận thưởng Việc tính toán tiền thưởng sẽ dựa trên các quyết định và chế độ khen thưởng hiện hành.
Tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng, căn cứ vào kết quả bình xét A,B,C và hệ số tiền thưởng để tính.
Tiền thưởng cho các sáng kiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư và tăng năng suất lao động sẽ được xác định dựa trên hiệu quả kinh tế cụ thể.
Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT và KPCĐ
nghiệp do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp gồm:
Tiền lương của người lao động bao gồm mức lương cơ bản trong thời gian làm việc thực tế cùng với các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ và phụ cấp theo khu vực.
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất, do những nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép.
Các khoản phụ cấp thường xuyên bao gồm: phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, phụ cấp thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp công tác lưu động và phụ cấp cho những người có tài năng trong lĩnh vực khoa học - kỹ thuật.
- Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại : tiền lương chính, tiền lương phụ.
+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính: gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp.
Tiền lương phụ là khoản tiền được chi trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính, cũng như trong các trường hợp nghỉ phép, nghỉ lễ tết hoặc khi ngừng sản xuất mà vẫn được hưởng lương theo quy định.
Trong hạch toán kế toán tiền lương, tiền lương chính của công nhân sản xuất được ghi nhận trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm Trong khi đó, tiền lương phụ của công nhân được phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các sản phẩm liên quan, dựa trên tiêu chí phân bổ phù hợp.
1.3.2 Quỹ bảo hiểm xã hội
Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập 20% từ tổng quỹ lương thực tế của doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ cán bộ công nhân viên về mặt tinh thần và vật chất trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn, hoặc mất sức lao động.
Quỹ BHXH được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương của công nhân viên Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp hàng tháng trích lập 20% tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 5% trừ vào lương của người lao động.
Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động, cụ thể:
- Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản.
- Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp.
- Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động.
Chi công tác quản lý quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) là một phần quan trọng trong hệ thống an sinh xã hội hiện nay Theo quy định hiện hành, toàn bộ số tiền trích từ BHXH sẽ được nộp vào cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm, nhằm đảm bảo chi trả cho các trường hợp nghỉ hưu và nghỉ mất sức lao động.
Doanh nghiệp hàng tháng chi trả bảo hiểm xã hội (BHXH) cho công nhân viên (CNV) trong trường hợp ốm đau, thai sản, dựa trên các chứng từ hợp lý và hợp lệ Cuối tháng, doanh nghiệp cần thực hiện thanh quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
1.3.3 Quỹ Bảo Hiểm Y Tế Quỹ BHYT là khoản tiền được tính toán và trích lập theo tỉ lệ quy định là 3% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động Cơ quan Bảo Hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỉ lệ nhất định mà nhà nước quy định cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm.
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương của công nhân viên Cụ thể, doanh nghiệp trích quỹ BHXH với tỷ lệ 3% trên tổng tiền lương thực tế trong tháng, trong đó 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% trừ vào lương của người lao động Quỹ BHYT nhằm tài trợ cho người lao động tham gia đóng góp trong các hoạt động khám chữa bệnh.
Theo quy định hiện hành, toàn bộ quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) sẽ được nộp cho cơ quan chuyên trách để quản lý và cấp phát cho người lao động thông qua hệ thống y tế.
Kinh Phí Công Đoàn là 2% trên tổng quỹ lương thực tế của doanh nghiệp, được trích lập nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động và duy trì hoạt động của công đoàn.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp hàng tháng trích 2% kinh phí công đoàn từ tổng tiền lương thực tế trả cho công nhân viên, và khoản này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Một phần kinh phí công đoàn sẽ được nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, trong khi phần còn lại được giữ lại để chi cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp Kinh phí này nhằm phục vụ cho các hoạt động của tổ chức công đoàn, bảo vệ và chăm lo quyền lợi cho người lao động.
Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để đảm bảo quản lý lao động và tiền lương hiệu quả trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán lao động cần thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như theo dõi, ghi chép và phân tích dữ liệu liên quan đến nhân sự và chi phí lao động.
Tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động là rất quan trọng Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo tính đúng đắn và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương cùng các khoản liên quan khác cho người lao động.
Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động là rất cần thiết để đảm bảo việc chấp hành các chính sách và chế độ về lao động và tiền lương Đồng thời, việc theo dõi tình hình sử dụng quỹ tiền lương cũng góp phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.
Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương Cần mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương theo đúng quy định và phương pháp hiện hành.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc phân bổ chi phí tiền lương và các khoản liên quan, các bộ phận và đơn vị sử dụng lao động cần thực hiện việc tính toán phân bổ một cách hợp lý Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh mà còn đảm bảo rằng các đối tượng chi phí được phân bổ đúng cách, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Lập báo cáo kế toán để phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương trong doanh nghiệp là rất cần thiết Qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực và chi phí lao động Dựa trên những phân tích này, cần đề xuất các biện pháp khai thác tiềm năng lao động một cách hiệu quả, nhằm nâng cao năng suất lao động và tối ưu hóa quỹ tiền lương.
Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.1 Hạch toán số lượng lao động: Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người nghỉ với lý do gì.
Mỗi ngày, tổ trưởng hoặc người phụ trách sẽ thực hiện việc chấm công cho từng nhân viên làm việc thực tế tại nơi quản lý Cuối tháng, bộ phận kế toán tiền lương sẽ tổng hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng.
1.5.2 Hạch toán thời gian lao động:
Bảng Chấm Công là tài liệu quan trọng để hạch toán thời gian lao động, giúp theo dõi ngày công làm việc, nghỉ việc và nghỉ bảo hiểm xã hội của từng nhân viên Từ đó, Bảng Chấm Công cung cấp căn cứ để tính toán lương và bảo hiểm xã hội cho từng cá nhân, đồng thời hỗ trợ quản lý lao động hiệu quả trong doanh nghiệp.
Hằng ngày, tổ trưởng hoặc người được uỷ quyền sẽ chấm công cho từng nhân viên dựa trên tình hình thực tế của bộ phận, ghi nhận vào bảng chấm công theo các ký hiệu quy định Cuối tháng, bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan sẽ được ký và chuyển cho bộ phận kế toán để kiểm tra, đối chiếu và tính lương, bảo hiểm xã hội Kế toán tiền lương sẽ dựa vào ký hiệu chấm công để tính số ngày công tương ứng, với quy định mỗi ngày công là 8 giờ, và nếu có giờ lẻ sẽ được ghi thêm dấu phẩy Bảng chấm công có thể tổng hợp thông tin theo ngày, giờ và nghỉ bù, giúp phòng kế toán tổng hợp thời gian lao động của từng nhân viên Tùy thuộc vào điều kiện và đặc điểm sản xuất, đơn vị có thể áp dụng các phương pháp chấm công khác nhau.
Chấm công hàng ngày là quy trình mà người lao động sử dụng ký hiệu để ghi nhận thời gian làm việc tại đơn vị hoặc tham gia các hoạt động khác như họp Mỗi ngày, một ký hiệu riêng biệt sẽ được dùng để đánh dấu sự có mặt và thời gian làm việc của nhân viên.
Chấm công theo giờ là phương pháp ghi nhận số giờ làm việc của người lao động trong ngày Mỗi công việc sẽ được đánh dấu bằng các ký hiệu quy định và số giờ thực hiện công việc đó sẽ được ghi bên cạnh ký hiệu tương ứng.
Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm.
1.5.3.Hạch toán kết quả lao động: Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động Phiếu này được lập thành 02 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành là tài liệu cần thiết cho doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm hoặc theo khối lượng công việc Đây là phương thức trả lương tiên tiến, phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt.
1.5.4.Hạch toán tiền lương cho người lao động: Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời gian động cũng như số ngày công lao động của người sau đó tại từng phòng ban, tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động ngoài Bảng Chấm Công ra thì các chứng từ kèm theo là bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành.
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu quan trọng dùng để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời kiểm tra việc chi trả lương trong các đơn vị sản xuất kinh doanh Nó cũng đóng vai trò là căn cứ để thống kê lao động và tiền lương Mỗi tháng, bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận như phòng, ban, tổ, nhóm, và phải tương ứng với bảng chấm công.
Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như:
Bảng chấm công và các tài liệu như bảng tính phụ cấp, trợ cấp, cùng phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành là những chứng từ quan trọng Bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào những tài liệu này để thực hiện các công việc liên quan đến quản lý tài chính và chi trả.
Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương……… 15 1 Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ….15 2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp vào cột “ ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay
Từ Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ kế toán liên quan, cần lập Bảng phân bổ tiền lương cùng với các khoản trích theo lương để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác quản lý tài chính.
1.6.Hạch toán tổng hợp và các khoản trích theo lương 1.6.1.Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau:
Mẫu số 01-LĐTL là bảng chấm công, mẫu số 02-LĐTL dùng để thanh toán tiền lương, mẫu số 03-LĐTL là phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, mẫu số 04-LĐTL là danh sách người lao động hưởng BHXH, và mẫu số 05-LĐTL là bảng thanh toán tiền thưởng.
Mẫu số 06-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn chỉnh Mẫu số 07-LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ
Mẫu số 08-LĐTL là hợp đồng giao khoán, trong khi mẫu số 09-LĐTL là biên bản điều tra tai nạn lao động Ngoài ra, kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
1.6.2.1 Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 334- Phải trả công nhân viên Và tài khoản TK 338- Phải trả, phải nộp khác.
TK 334 ghi nhận các khoản phải trả cho công nhân viên, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác Bài viết này sẽ phân tích tình hình thanh toán các khoản này, giúp hiểu rõ hơn về nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhân viên.
Kết cấu của TK 334- Phải trả CNV Bên Nợ
+ Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác đã trả đã ứng trước cho CNV
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV
+Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác phải trả CNV
Dư có: Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả CNV
Dư nợ: (cá biệt) Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả
Tiền lương phải trả công Các khoản khấu trừ vào nhân sản xuất
Thanh toán tiền lương và các Khoản khác cho CNV bằng TM Tiền lương phải trả nhân viên phân xưởng
Thanh toán lương bằng sản phẩm Tiền lương phải trả nhân viên Bán hàng, quản lý DN
TK3331 TK3383 BHXH phải trả
Sơ đồ 1.1: Hạch toán các khoản phải trả CNV
+ Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác : Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội
Kết cấu của tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác.
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan
+ BHXH phải trả công nhân viên.
+ Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý.
+ Kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK 511.
+ Các khoảnđã trả, đã nộp khác.
+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chưa xác định rõ nguyên nhân).
+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể trong và ngoài đơn Vị.
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ BHXH, BHYT trừ vào lương công nhân viên.
+ BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.
+ Các khoản phải trả phải nộp khác.
Dư Có : + Số tiền còn phải trả, phải nộp khác.
+ Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết.
Dư Nợ : ( Nếu có ) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
TK 338 có 6 tài khoản cấp 2
3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết.
3388 – Phải trả, phải nộp khác.
BHXH trả thay Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Lương CNV 19% tính vào chi phí SXKD
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH, BHYT trừ vào Hoặc chi BHXH, KPCĐ tại DN lương công nhân viên 6%
Sơ đồ 1.2: Hạch toán các khoản trích theo lương
1.6.2.2 Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng tháng căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan khác kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” Kế toán ghi:
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 -Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641-Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241-XDCB dở dang
Có TK 334-Phải trả công nhân viên Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi:
+Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ:
Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334- Phải trả công nhân viên +Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng năng suất lao động:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334- Phải trả công nhân viên Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
TK 334 - Phải trả công nhân viên (CNV) bao gồm các khoản khấu trừ từ lương như tạm ứng chi không sử dụng hết, bồi thường vật chất, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) mà CNV phải nộp, cùng với thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho ngân sách nhà nước.
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Có TK 138 -Phải thu khác
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
Mỗi tháng, dựa trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên, các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ sẽ được trích theo tỷ lệ quy định và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động.
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp.
Nợ TK 627 - Chi phí sán xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.
BHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương công nhân viên:
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.
Tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên khi CNV bị ốm đau, thai sản:
Nợ TK 338(3383) - Phải trả, phải nộp khác.
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên.
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên trách.
Nợ TK 338 Phải trả, phải nộp khác.
Khi chi tiêu sử dụng kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp:
Nợ TK 338(3382) - Phải trả, phải nộp khác.
Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Hình thức sổ kế toán
sổ kế toán là hoàn toàn khác nhau có thể áp dụng một trong bốn hình thức sau:
+ Nhật Ký Chung: Là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm:
Sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết là những công cụ quan trọng trong kế toán Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính đều phải được ghi chép vào sổ nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung, theo trình tự thời gian và định khoản kế toán Sau đó, thông tin từ sổ nhật ký sẽ được chuyển vào Sổ Cái để phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.3: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung
Nhật Ký Sổ Cái là hình thức kế toán trực tiếp và đơn giản, nổi bật với số lượng và loại sổ, cấu trúc sổ cũng như hình thức Nhật Ký Chung Đặc điểm chính của hình thức kế toán này là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trong sổ Nhật ký – Sổ Cái Sổ này là một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, nơi ghi nhận các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc làm căn cứ cho việc ghi chép.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.4: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
+ Nhật Ký Chứng Từ: Hình thức này có đặc trưng riêng về số lượng và
Sổ quỹ tiền mặt và sổ tài sản
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ/ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp Nhật Ký Chứng Từ số 1-10 cung cấp cái nhìn chi tiết về hình thức kế toán này, nơi các nghiệp vụ kinh tế được hệ thống hoá theo bên Có của tài khoản Nó phân tích các nghiệp vụ này dựa trên tài khoản đối ứng Nợ, kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Nhật Ký Chứng Từ cũng cho phép hạch toán tổng hợp và chi tiết trên cùng một sổ kế toán, tạo ra một quy trình ghi chép hiệu quả và hợp lý.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.5: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Thẻ và sổ kế toán chi tiết (theo đối tượng)
Bảng tổng hợp chi tiết (theo đối tượng)
Chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán phát triển từ Nhật Ký Chung và Nhật Ký Sổ Cái, giúp tách biệt việc ghi Nhật Ký và ghi sổ cái thành hai bước độc lập Phương pháp này không chỉ thuận tiện cho việc phân công lao động trong kế toán mà còn khắc phục những hạn chế của hình thức Nhật Ký Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của chứng từ ghi sổ là sử dụng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Chứng từ Ghi Sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc có nội dung kinh tế tương tự Tại Công ty SXTM và Dịch Vụ Phú Bình, hình thức kế toán được áp dụng là Chứng Từ Ghi Sổ.
Số lượng và các loại sổ dùng trong hình thức chứng từ- ghi sổ sử dụng các sổ tổng hợp chủ yếu sau:
- Sổ chứng từ- Ghi sổ – Sổ nhật ký tài khoản
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ- Nhật ký tổng quát
- Sổ cái tài khoản- Sổ tổng hợp cho từng tài khoản -Sổ chi tiết cho một số đối tượng
Sổ quỹ và sổ tài sản
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng
Chứng từ ghi sổ (theo phần hành)
Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.6: Tổ chức hạch toán theo hình thức Chứng từ – ghi sổ
Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Sản Xuất, Thương mại và Dịch Vụ Phú Bình……… 26 2.1 Khái quát chung về Công Ty Sản Xuất, Thương mại và Dịch Vụ Phú Bình
Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty Sản xuất Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình
và Dịch Vụ Phú Bình.
Công Ty Sản Xuất Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình, thành lập vào ngày 26 tháng 9 năm 2002, là một Công Ty TNHH với 2 thành viên do Ông Nguyễn Sỹ Cư làm giám đốc Địa chỉ trụ sở chính của công ty nằm tại số 2 khu tập thể ga Yên Viên, Thị Trấn Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội Công ty hoạt động chủ yếu trong các ngành nghề kinh doanh đa dạng.
Công ty chuyên buôn bán tư liệu sản xuất và tiêu dùng, cũng như chế biến nông sản thực phẩm và thủy hải sản Từ những ngày đầu chỉ có một văn phòng đại diện với 20 nhân viên, đến nay công ty đã mở rộng ra 5 văn phòng đại diện tại các tỉnh thành và có tổng cộng 100 lao động.
- Văn phòng 1 : Số 86 ngõ 155 đường Trường chinh- Thanh xuân – Hà nội.
- Văn phòng 2 : Tổ 5 Phường Cao thắng Thành phố Hạ Long Tỉnh Quảng Ninh.
- Văn phòng 3 : Số 31 đường 10 Quán trữ - Kiến an - Hải Phòng.
- Văn phòng 4 : Số 50 chân cầu Ka Long Thị xã Móng Cái.
- Văn phòng 5 : Thôn Đình Cả Thị xã Bắc Ninh.
Công ty hiện đang kinh doanh các sản phẩm chủ yếu như nước mắm, mắm tôm, ma gi và tương ớt Đến tháng 9, công ty sẽ mở rộng danh mục sản phẩm bằng cách thêm nhiều mặt hàng mới.
Công ty chuyên cung cấp cá đông lạnh, hải sản tươi sống, cá tẩm ướp và dưa cà muối, với quy trình sản xuất hiện tại vẫn mang tính thủ công Nguyên liệu như mắm cốt được mua từ Phan Thiết và Nha Trang, sau đó vận chuyển bằng đường sắt đến Ga Yên Viên, nơi các nguyên liệu được chứa trong bể và pha chế theo yêu cầu của Giám đốc Nước mắm cốt sau khi bơm ra bể pha chế sẽ được chế biến thành nhiều loại với mức giá khác nhau như 4 nghìn, 6 nghìn, 10 nghìn, 15 nghìn… Sau đó, nước mắm sẽ được lọc, đóng chai, dán nhãn và đóng thùng Các sản phẩm khác cũng được sản xuất theo quy trình tương tự Công ty có bộ máy quản lý tập trung, với chức năng gọn nhẹ và chuyên sâu.
Giám đốc là vị trí cao nhất trong công ty, đại diện cho tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm pháp lý đối với mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Dưới Giám đốc là 2 phó giám đốc:
+ Phó giám đốc điều hành kinh doanh: Chịu trách nhiệm quản lý điều hành các trưởng văn phòng về phương hướng kinh doanh và phát triển thị trường.
Phó giám đốc giám sát có trách nhiệm chỉ đạo và điều động nhân lực, đồng thời quản lý việc giám sát các đại lý của công ty Vị trí này cũng đảm nhận việc quản lý nguồn vốn gửi điểm của công ty một cách hiệu quả.
Phòng kế toán nghiệp vụ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện nghiêm ngặt chế độ tài vụ của Công Ty theo quy định của nhà nước và chỉ đạo từ ban giám đốc Nhiệm vụ bao gồm hoàn thành quyết toán sổ sách, lập báo cáo tài chính, lưu trữ và bảo mật hồ sơ chứng từ Phòng cũng đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc về chế độ tiền lương và thưởng, đồng thời quản lý trực tiếp các quỹ của công ty và báo cáo kịp thời tình hình tài chính cho giám đốc.
Sự phát triển đáng kể của công ty được thúc đẩy bởi tính năng động sáng tạo của bộ máy quản lý cùng với nhiệt huyết của cán bộ công nhân viên trong công việc.
Doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty trong quý 4 năm 2004 đã tăng lên 5.780.426.000 đồng so với 5.268.740.870 đồng trong quý 4 năm 2003, trong khi lợi nhuận sau thuế cũng tăng từ 249.352.010 đồng lên 313.060.980 đồng Sự tăng trưởng này cho thấy công ty đang phát triển mạnh mẽ và đạt được lợi nhuận, từ đó tạo dựng niềm tin cho cán bộ công nhân viên, khuyến khích họ làm việc hăng say và góp phần nâng cao đời sống của họ.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Sản xuất Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình
và Dịch Vụ Phú Bình
Công ty Phú Bình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung chuyên sâu, với mỗi nhân viên trong phòng kế toán được phân công phụ trách một công việc cụ thể Nhờ đó, công tác kế toán tại công ty được thực hiện một cách hoàn chỉnh và hiệu quả, tránh tình trạng chồng chéo công việc Phòng kế toán của công ty gồm 7 thành viên, bao gồm 2 phó giám đốc, 4 kế toán và 1 thủ quỹ.
Chức năng của giám đốc tài chính là chỉ đạo và quản lý toàn bộ hoạt động tài chính kế toán trong công ty, đảm bảo tuân thủ các chế độ chính sách của nhà nước về quản lý tài chính.
Nhiệm vụ của kế toán bao gồm ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản liên quan, lập báo cáo và cung cấp số liệu, tài liệu theo yêu cầu của giám đốc công ty và cơ quan quản lý nhà nước Đồng thời, kế toán cũng phải lập kế hoạch tài chính và tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý công ty.
Kế toán trưởng có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán tại công ty Vị trí này đảm nhận việc theo dõi chung và hướng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các nhiệm vụ của nhân viên kế toán.
Kế toán tổng hợp là quá trình tập hợp tất cả các chi phí chung và các hoạt động dịch vụ của công ty Nó bao gồm việc duy trì Sổ Cái tổng hợp cho tất cả các phần hành, giúp ghi chép và quản lý tài chính một cách hiệu quả.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh Công việc này bao gồm việc tính toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương, đồng thời phân bổ chi phí lương và chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Kế toán vật tư là quá trình theo dõi chi tiết lượng hàng hóa và dụng cụ được xuất ra cho các văn phòng, cũng như lượng hàng hóa mua vào của công ty Vào cuối tháng, dựa trên các chứng từ xuất nhập vật tư, kế toán sẽ tính toán số tiền phát sinh và lập báo cáo tài chính liên quan.
Thủ quỹ là người có trách nhiệm phản ánh các hoạt động thu, chi và tồn quỹ tiền mặt hàng ngày Công việc của thủ quỹ bao gồm việc đối chiếu số dư quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện kịp thời những sai sót, từ đó đảm bảo rằng số dư tiền mặt thực tế luôn khớp với số liệu ghi chép trong sổ sách.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức công tác kế toán
Thực trạng thực hiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Sản xuất Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình
Phó giám đốc giám sát Phó giám đốc điều hành
Kế toán vật tư Thủ quỹ
2.2.1 Đặc điểm về lao động của Công Ty sản xuất, Thương mại và Dịch
Công ty Phú Bình chuyên sản xuất và kinh doanh hàng tiêu dùng, không yêu cầu tất cả nhân viên phải có trình độ đại học, ngoại trừ các trưởng văn phòng đại diện và nhân viên kế toán Tỷ lệ nhân viên có trình độ trung cấp và công nhân tại công ty chiếm 75% tổng số cán bộ công nhân viên, thể hiện sự đa dạng trong đội ngũ lao động.
STT CHỈ TIÊU SỐ CNV TỶ TRỌNG
Bảng biểu 2.2: Đặc điểm lao động của công ty
2.2.2 Phương pháp xây dựng quỹ lương tại Công Ty sản xuất, Thương mại và Dịch Vụ Phú Bình.
Quỹ tiền lương của Công Ty Phú Bình được xác định là 22% tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Mỗi tháng, phòng kế toán sẽ tổng hợp doanh số từ tất cả các văn phòng đại diện và tính toán quỹ lương bằng cách nhân tổng doanh thu với 22% Đây là cách Công Ty quản lý quỹ tiền lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên.
Ví dụ: Doanh thu của Công Ty tháng 12 năm 2004 đạt 441.089.000 đồng thì quỹ lương của Công Ty sẽ là 441.089.000 x 22% = 97.039.581 đồng.
2.2.2.1 Xác định đơn giá tiền lương.
Quy định về đơn giá tiền lương tính cho sản phẩm, công việc của Công
Ty được tính như sau: ở văn phòng Hà Nội tiền lương khoán cho tháng 12 của 3 người Hùng, Thuận, Sơn là 3.150.000 Tháng 12 Hùng làm 24 công, Thuận làm
26 công Sơn làm 26 công Vậy đơn giá lương ngày của 3 người sẽ là:
2.2.2.2 Nguyên tắc trả lương và phương pháp trả lương.
Công ty thực hiện việc chi trả lương thông qua thủ quỹ, dựa trên các chứng từ như "Bảng Thanh Toán Tiền Lương" và "Bảng Thanh Toán BHXH" Khi nhận lương, công nhân viên phải ký tên vào bảng thanh toán Nếu công nhân viên chưa nhận lương trong tháng, thủ quỹ sẽ lập danh sách chuyển thông tin của họ từ bảng thanh toán sang bảng kê cho những người chưa nhận lương.
Hình thức tính lương của công ty.
Ví dụ: Ở bảng phân bổ tiền lương + Bảng thanh toán tiền lương doanh thu toàn bộ Công Ty.
441.089.000 x 22% = 97.039.5 đồng Sau đó: Tính lương cho từng bộ phận.
Lương của từng bộ phận được tính bằng công thức: Lương từng bộ phận = Hệ số từng bộ phận x Quỹ lương Để chia lương theo cấp bậc, ta sử dụng công thức lương 1 ngày công x số công Tổng lương của mỗi bộ phận bao gồm lương cấp bậc và lương năng suất.
Ví dụ: Văn Phòng Hành Chính
97.039.581 x 0,084 = 8.149.694 đồng Lương của từng bộ phận( cấp bậc và năng suất)
Văn phòng hành chính lương cấp bậc là: 7.845.164đồng Quỹ lương là : 8.149.694 đồng Lương năng suất =Quỹ lương – Lương cấp bậc
= 8.149.694 – 7.845.164 = 304.530 đồng Lương năng suất sẽ chia lại theo tổng ngày công của bộ phận
Lương năng suất x ngày công của từng người Sau đó cộng lại
= Số lương của từng người Căn cứ vào bậc lương và ngày công của từng người trong bộ phận ta tính được lương năng suất như sau:
Ví dụ: Văn phòng hành chính:
Hồ Ngọc Chương bậc lương: 575.400 đồng Lương 1 ngày công là 22.130 tháng 12 lương thời gian 100% là 3 công vậy lương năng suất là:
22.130 x 3 = 66.390 đồng Sau đó cộng với mức lương sản phẩm là số lương của từng người
Hồ Ngọc Chương lương sản phẩm là : Số ngày công x lương 1 ngày công x hệ số lương sản phẩm ( hệ số này do công ty quy định)
22.130 x 26 x 2,33 = 1.348.008 đồng Vậy tổng số lương của Hồ Ngọc Chương là:
Công nhân làm khoán theo sản phẩm sẽ nhận mức lương 1.414.398 đồng khi vượt mức kế hoạch được giao Cụ thể, nếu vượt 10% định mức, hệ số lương sẽ là 1,24; vượt 15% sẽ là 1,78; và vượt 20% sẽ là 2,46.
Công ty sẽ thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên hai lần trong tháng: lần đầu vào ngày 15 với khoản tạm ứng và lần thứ hai vào ngày 30, khi công ty thanh toán số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ.
Hình thức trả lương này đã khuyến khích người lao động chú ý đến doanh thu của công ty, giúp các bộ phận nỗ lực nâng cao hiệu suất làm việc và phù hợp với mô hình kinh doanh hàng tiêu dùng.
2.2.3 Hạch toán các khoản trích theo lương tại Công Ty sản xuất,
Thương mại và Dịch Vụ Phú Bình.
2.2.3.1 Quỹ bảo hiểm xã hội( BHXH): Dùng để chi trả cho người lao động trong thời gian nghỉ do ốm đau theo chế độ hiện hành BHXH phải được tính là 20% BHXH tính trên tổng quỹ lương trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty, 5% do người lao động đóng góp tính trừ vào lương, công ty nộp hết 20% cho cơ quan bảo hiểm.
Tổng quỹ lương của công ty tháng 12 là: 97.039.581 đồng Theo quy định công ty sẽ nộp BHXH với số tiền là:
Trong đó người lao động sẽ chịu là: 97.039.581 x 5% = 4.852.980 đồngCòn lại 15% công ty sẽ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là: 14.555.937 đồng
Cụ thể với CBCNV thì kế toán chỉ tính và trừ 5% Nguyễn văn Sỹ số lương nộp bảo hiểm là: 986.700 đồng vậy số tiền nộp BHXH sẽ là 986.700 x 5%
Số tiền mà công ty phải chịu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh sẽ là:
Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được sử dụng để chi trả cho những người tham gia trong thời gian khám chữa bệnh, với tỷ lệ 3% tính trên tổng quỹ lương Trong đó, 2% sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty, còn 1% sẽ được trừ từ lương của người lao động.
Theo quy định công ty sẽ nộp BHYT với số tiền là:
Người lao động sẽ đóng bảo hiểm y tế với số tiền là 970.396 đồng, chiếm 1% trên tổng lương 97.039.581 đồng Công ty sẽ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 2% tương đương 1.940.791 đồng Đối với Nguyễn Văn Sỹ, với mức lương bảo hiểm là 986.700 đồng, số tiền nộp bảo hiểm y tế sẽ là 9.867 đồng (1% của 986.700 đồng), trong khi công ty sẽ chịu 2% vào chi phí sản xuất kinh doanh, tương đương 19.734 đồng.
2.2.3.3 Kinh phí công đoàn( KPCĐ): Dùng để duy trì hoạt động của công đoàn doanh nghiệp được tính trên 2% tổng quỹ lương 1% nộp cho công đoàn cấp trên 1% giữ lại tại Doanh nghiệp 2% KPCĐ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
Theo quy định công ty sẽ nộp KPCĐ với số tiền là:
Hiện nay tại Công Ty Phú Bình các khoản trích theo lương ( BHXH, BHTY, KPCĐ ) được trích theo tỷ lệ quy định của nhà nước:
Tổng số bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và kinh phí công đoàn (KPCĐ) phải trích theo lương bao gồm tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ phải thu từ người lao động.
+ Khoản BHXH trích theo lương của CBCNV = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CBCNV x 20% = 97.039.581 x 20% = 19.407.916 đồng
+ Khoản BHYT trích theo lương của CBCNV = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CNCNV x3% = 97.039.581 x 3% = 2.911.187 đồng
Trong tổng số 25% ( BHXH, BHYT, KPCĐ ) có 19% tính vào chi phí SXKD : 97.039.581 x 19% = 18.437.520 đồng
+ Số BHXH phải trả vào chi phí SXKD là 15% = 97.039.581 x 15% 14.555.937
+ Số BHYT phải trả vào chi phí SXKD là 2% = 97.039.581 x 2% = 1.940.792 đồng + Số KPCĐphải trả vào chi phí SXKD là 2% = 97.039.581 x 2% 1.940.792 đồng
Tại Công Ty Phú Bình, hai khoản bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) mà người lao động phải đóng được tính là 6% và sẽ được trừ trực tiếp vào lương khi chi trả.
97.039.581 x 6% = 5.822.375 đồng Nguyễn Văn Sỹ sẽ nộp tổng số tiền là: 986.700 x 6% = 59.202 đồng
2.2.4 Các kỳ trả lương của Công Ty sản xuất, Thương mại và Dịch Vụ
Tại Công Ty Phú Bình hàng tháng Công Ty có 2 kỳ trả lương vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng
Kỳ1: Tạm ứng cho CNV đối với những người có tham gia lao động trong tháng.
Kỳ 2: Sau khi tính lương và các khoản phải trả cho CNV trong tháng doanh nghiệp thanh toán nốt số tiền còn được lĩnh trong tháng đó cho CNV sau khi đã trừ đi các khoản đi khấu trừ.
2.2.5 Thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công
Ty Sản Xuất, Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình.
Căn cứ vào các chứng từ gốc chủ yếu như:
-Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Xác nhận các ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.
Công Ty Phú Bình áp dụng hai hình thức trả lương: theo doanh thu và theo thời gian Hình thức trả lương theo doanh thu được tính dựa trên tổng doanh thu của toàn công ty.
Nhận xét chung về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công Ty Sản xuất, Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình
3.1.1 Nhận xét chung về công tác kế toán của Công Ty.
Bộ phận kế toán là một phần thiết yếu trong mỗi công ty, đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh doanh và tạo dựng lòng tin cho cán bộ công nhân viên Hệ thống sổ sách của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, với phương pháp trả lương phù hợp cho nhân viên Phòng kế toán được bố trí khoa học, hợp lý và phân công rõ ràng theo từng phần hành cụ thể Đội ngũ cán bộ kế toán đều có trình độ chuyên môn cao và năng lực điều hành hiệu quả trong công ty.
3.1.2 Nhận xét về công tác kế toán lao động tiền lương trích BHXH,
BHYT, KPCĐ tại Công Ty.
Hạch toán tiền lương là hệ thống thông tin quan trọng giúp kiểm soát các hoạt động tài sản và các mối quan hệ kinh tế trong quá trình phân phối, trao đổi và tiêu dùng.
Kế toán tiền lương là một bộ phận cấu thành của kế toán nói chung nó được tách ra do nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Kế toán tiền lương ngày càng trở nên quan trọng vì nó gắn liền với lợi ích kinh tế của người lao động và tổ chức Phương pháp hạch toán cần phải xuất phát từ nhu cầu của cả người lao động và doanh nghiệp Tất cả các doanh nghiệp, bao gồm Công Ty Sản Xuất Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình, cần nhận thức rõ tầm quan trọng của lao động và tuân thủ các nguyên tắc công bằng trong việc trả lương Mức lương phải hợp lý với tình hình sản xuất kinh doanh; nếu không, người lao động sẽ cảm thấy chán nản và không tích cực làm việc, dẫn đến tình trạng thiếu hụt lao động và ảnh hưởng xấu đến sự phát triển của công ty.
Để thu hút nhân tài và phát huy tối đa khả năng sáng tạo của người lao động, công ty cần trả lương xứng đáng với sức lao động của họ Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lao động mà còn gia tăng giá trị sản lượng, thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Để quản lý tiền lương hiệu quả, cán bộ kế toán và nhà quản lý cần thường xuyên nghiên cứu các chính sách về tiền lương, áp dụng một cách khoa học và hợp lý Việc cải tiến quy trình quản lý lương và các khoản trích theo lương là cần thiết, đồng thời phải kiểm tra và áp dụng các phương pháp trả lương công bằng, phù hợp với trách nhiệm công việc của từng nhân viên Điều này sẽ khuyến khích người lao động làm việc hăng say và gắn bó với công ty.
Để nâng cao chất lượng lao động, công ty cần có một cơ cấu lương hợp lý, đảm bảo người lao động có trình độ tay nghề cao và được đào tạo bài bản Sức khỏe và khả năng của nhân viên cũng cần được xem xét để bố trí công việc phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành kế hoạch Đồng thời, công ty phải quản lý và sử dụng thời gian lao động hiệu quả nhằm nâng cao thu nhập.
Hiện nay, với sự phát triển nhanh chóng của lao động kỹ thuật và công nghệ, các doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao kỹ thuật công nghệ cho người lao động, vì đây là yếu tố quyết định năng suất lao động Để đạt được điều này, công ty cần liên tục cải thiện và nâng cấp trang thiết bị, tài sản cố định nhằm phát huy khả năng lao động, từ đó tăng thu nhập cho công ty và cải thiện đời sống cho người lao động thông qua mức lương nhận được.
Trong công ty, ngoài tiền lương dựa trên số lượng và chất lượng lao động, người lao động còn được hưởng thu nhập từ quỹ BHXH khi gặp các trường hợp như ốm đau, tai nạn, thai sản, và mất sức Công ty tuân thủ nghiêm ngặt việc trích nộp các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của nhà nước Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, công tác kế toán cần ghi chép chính xác và kịp thời, vì vậy việc sử dụng máy vi tính là rất cần thiết để giải phóng sức lao động và cung cấp thông tin nhanh chóng Việc xác định quỹ lương và tính toán lương cho công nhân viên, cũng như các khoản phải nộp theo hình thức trả lương sản phẩm, là những nhiệm vụ quan trọng trong kế toán lao động tiền lương.
3.1.3 Ưu điểm: Với hình thức trả lương theo doanh thu và với mức lương ổn định và tăng dần của Công Ty đã làm cho Cán Bộ Công Nhân Viên thực sự tin tưởng và gắn bó với Công Ty cùng với sự điều hành của ban lãnh đạo cũng như sự lao động hiệu quả của phòng kế toán, các công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương luôn đảm bảo sự công bằng hợp lý chính xác đã làm cho CNCNV yên tâm lao động, nhiệt tình hăng say cho công việc Do vậy Công
Ty đã ngày càng phát triển hơn, đời sống CBCNV ngày càng được đảm bảo và nâng cao.
3.1.4 Nhược điểm: Do các văn phòng đại diện ở xa lên sự cập nhật các chứng từ còn chậm hơn nữa sự giám sát quản lý các văn phòng vẫn còn buông lỏng do vậy các chứng từ về tiền lương, BHXH… đôi khi cũng chưa thật chính xác, chưa thật hợp lý Do vậy Công Ty cần phải đưa ra chính sách quản lý thật đúng đắn, chặt chẽ để công tác kế toán hoạt động có hiệu quả hơn, chính xác hơn.
3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Để công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công
Công ty SXTM và Dịch Vụ Phú Bình đã phát huy hiệu quả của công tác kế toán tiền lương, góp phần nâng cao mức sống cho người lao động và thúc đẩy sự phát triển của công ty Tiền lương không chỉ là thu nhập chính của người lao động mà còn là động lực gắn bó với công việc, giúp doanh thu năm 2004 tăng trưởng so với năm 2003 Để tối ưu hóa vai trò của kế toán tiền lương, cần có sự nghiên cứu và cải tiến liên tục về hình thức trả lương, nhằm quản lý lao động hiệu quả và nâng cao năng suất Việc cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác về tình hình sản xuất kinh doanh là điều cần thiết, do đó, ban giám đốc và phòng kế toán cần quản lý tốt các hình thức trả lương hiện tại.
Công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương được tổ chức hiệu quả sẽ giúp quản lý chặt chẽ, thúc đẩy việc thực hiện chính sách lao động của đảng và nhà nước Việc tính toán và phân bổ chính xác tiền lương cùng các khoản trích theo lương không chỉ hạ thấp giá thành sản phẩm mà còn tăng thu nhập cho người lao động, nâng cao lợi nhuận cho công ty Để nâng cao hiệu quả quản lý lao động tiền lương, kế toán cần kết hợp mô hình hạch toán phù hợp với thực trạng của công ty, từ đó đề xuất phương thức quản lý tối ưu nhất cho việc sử dụng lao động.
Công ty Ty Sản Xuất Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình cam kết góp phần giải quyết vấn đề công bằng trong trả lương, không chỉ trong nội bộ mà còn tại các nơi sử dụng lao động Điều này giúp công ty duy trì sự tồn tại và phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Dựa trên lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Sản Xuất Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện công tác hạch toán tiền lương phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đồng thời phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và đưa phương pháp quản lý đạt kết quả cao hơn.
Qua thời gian thực tập tại Công Ty Sản Xuất Thương Mại và Dịch Vụ Phú Bình, tôi nhận thấy bộ phận kế toán, đặc biệt là quản lý tiền lương, đã có sự phát triển ổn định sau 3 năm Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế Việt Nam, công ty cần áp dụng các biện pháp để cập nhật và hòa nhập với chế độ kế toán mới, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và đồng bộ với nhịp độ chung của nền kinh tế.
1 Giáo Trình Lý Thuyết Hạch Toán Kế Toán – Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân do Tiến Sỹ Nguyễn Thị Đông chủ biên- Nhà xuất bản Tài Chính T11/1999
