QUẢN TRI HÀNG tồn KHO CTY TNHH NEWSTAR

Cơ sở lý luận chung về Quản trị hàng tồn kho

Khái niệm Hàng tồn kho

Định nghĩa hàng tồn kho theo chuẩn mực số 2: Hàng tồn kho bao gồm:

 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đường hoặc gửi đi gia công chế biến.

 Hàng hoá mua để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi gia công, chế biến, hàng gửi bán.

 Hàng hoá thành phẩm: thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi bán.

 Sản phẩm dở dang: sản phẩm chƣa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành nh chƣa làm thủ tục nhập kho.

 Chi phí dịch vụ dở dang.

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong tỷ lệ tài sản của doanh nghiệp, vì nó không chỉ là nguồn doanh thu chính mà còn tạo ra thu nhập bổ sung cho doanh nghiệp Đây là những tài sản đã sẵn sàng để bán hoặc sẽ được đưa ra thị trường trong thời gian tới.

Việc để hàng tồn kho quá lâu có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh, dẫn đến chi phí dự trữ, chi phí thanh lý và cải tiến hàng hóa lỗi thời Ngược lại, không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng là một rủi ro, vì doanh nghiệp có thể mất đi doanh thu tiềm năng và thị phần nếu giá tăng cao mà không còn hàng để bán.

Khái niệm Quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho là quá trình quản lý bao gồm lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và phân phối vật tư Mục tiêu của quản trị hàng tồn kho là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực nhằm phục vụ khách hàng và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Quản trị hàng tồn kho là quá trình kiểm soát và quản lý sự luân chuyển của hàng hóa trong chuỗi giá trị, bắt đầu từ giai đoạn sản xuất cho đến phân phối.

Vai trò, ý nghĩa của công tác Quản trị hàng tồn kho

Để tối ưu hóa hoạt động sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp cần đảm bảo cung ứng và dự trữ hiệu quả các loại vật tư, đồng thời sử dụng chúng một cách tiết kiệm Việc này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất làm việc.

- Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch.

- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tƣ, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Kiểm tra tình hình cung cấp vật tư và đối chiếu với hoạt động sản xuất, kinh doanh cùng tình hình kho bãi là cần thiết để báo cáo kịp thời cho bộ phận thu mua, từ đó có biện pháp khắc phục hiệu quả.

- Đảm bảo có đủ hàng hoá, thành phẩm để cung ứng ra thị trường…

Công tác quản trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả, cần phải duy trì nguồn vật tư và năng lượng đầy đủ về số lượng, kịp thời về thời gian và chính xác về chất lượng.

Sinh viên: Hà Thị Minh Hằng

Lớp QT1003N 6 quy định về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm là yếu tố bắt buộc trong quá trình sản xuất Việc tuân thủ quy cách phẩm chất chất lượng là cần thiết để đảm bảo hiệu quả và thành công trong sản xuất sản phẩm.

Doanh nghiệp sản xuất cần nguồn vật tư và năng lượng để duy trì hoạt động Việc đảm bảo cung cấp vật tư và năng lượng cho sản xuất là yếu tố thiết yếu, là điều kiện chung cho mọi lĩnh vực sản xuất trong xã hội.

Doanh nghiệp thương mại cần duy trì nguồn hàng phong phú để tồn tại và phát triển Việc đảm bảo cung ứng đủ hàng hoá không chỉ phục vụ nhu cầu thị trường mà còn góp phần vào sự phát triển của xã hội.

1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho (tồn kho dự trữ).

 Đối với các mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu thường phụ thuộc vào:

Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu thường được phân loại thành ba loại chính: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ thời vụ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có tính chất sản xuất theo mùa.

- Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường.

- Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp.

- Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp.

- Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu cung ứng.

 Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân tố ảnh hưởng bao gồm:

- Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm.

- Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm.

- Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

 Đối với mức tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm thường chịu ảnh hưởng của các nhân tố:

- Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

- Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng.

- Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.

1.1.5 Các loại hàng tồn kho. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò nhƣ một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh nhƣ dự trữ - sản xuất – và tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng được diễn ra đồng bộ Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một Doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhƣ lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra hàng tồn kho giúp Doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của Doanh nghiệp Đối với các Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các Doanh nghiệp bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh.

Các Doanh nghiệp sản xuất thường có 3 loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất:

1.1.5.1 Tồn kho nguyên vật liệu.

Tồn kho nguyên vật liệu là các loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua để phục vụ sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu cơ bản và bán thành phẩm Việc duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp thuận lợi trong hoạt động mua sắm và sản xuất, đặc biệt là bộ phận cung ứng có thể tận dụng giá chiết khấu khi mua số lượng lớn Hơn nữa, khi dự đoán giá nguyên vật liệu tăng hoặc khan hiếm trong tương lai, việc giữ một lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nguồn cung kịp thời với chi phí ổn định.

Bộ phận sản xuất cần duy trì một lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu phù hợp để thực hiện kế hoạch sản xuất hiệu quả và sử dụng tối ưu các phương tiện sản xuất cũng như nhân lực Điều này giải thích lý do tại sao các bộ phận sản xuất và cung ứng vật tư trong doanh nghiệp luôn mong muốn có một lượng lớn hàng tồn kho sẵn có.

1.1.5.2 Tồn kho sản phẩm dở dang.

Tồn kho sản phẩm dở dang là các mặt hàng đang ở một giai đoạn nào đó trong quy trình sản xuất, chẳng hạn như trong quá trình lắp ráp hoặc sơn Những sản phẩm này có thể đang được trung chuyển giữa các công đoạn hoặc đang được lưu giữ tại một vị trí nào đó, chờ đợi để tiếp tục bước tiếp theo trong quá trình sản xuất.

Tồn trữ sản phẩm dở dang là yếu tố thiết yếu trong hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại, mang lại sự độc lập cho từng công đoạn Nó hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất hiệu quả và giảm thiểu chi phí phát sinh do ngừng trệ hoặc thời gian nhàn rỗi Do đó, các doanh nghiệp thường duy trì mức tồn trữ hợp lý Thông thường, doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài hơn sẽ có mức tồn trữ sản phẩm dở dang lớn hơn.

Tồn kho thành phẩm là những sản phẩm đã hoàn tất quá trình sản xuất và đang chờ được tiêu thụ Điều này không bao gồm các thiết bị quy mô lớn và các loại máy móc đặc biệt như khí tài quân sự, máy bay và lò nung.

Lớp QT1003N 9 phản ứng hạt nhân thường được đặt hàng trước khi sản xuất, trong khi các sản phẩm tiêu dùng và công nghiệp khác được sản xuất hàng loạt và lưu trữ trong kho để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ dự kiến trong tương lai.

Việc duy trì một lượng thành phẩm tồn kho đủ lớn mang lại lợi ích thiết thực cho cả bộ phận sản xuất và Marketing trong doanh nghiệp Đối với Marketing, kho hàng dồi dào giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tiêu thụ không chắc chắn trong tương lai, đồng thời giảm thiểu thiệt hại do mất doanh số và uy tín khi không có hàng giao kịp thời Về phía sản xuất, việc giữ lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép sản xuất hàng loạt, từ đó giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị nhờ vào việc phân bổ chi phí cố định cho số lượng sản phẩm lớn.

1.1.6 Xác định lƣợng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch

(lƣợng vật tƣ cần dùng).

Các loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng như một tấm đệm an toàn cho các doanh nghiệp sản xuất, giúp cân bằng giữa các giai đoạn dự trữ, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Nó mang lại sự linh hoạt cho bộ phận sản xuất và marketing, cho phép doanh nghiệp lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu và lập kế hoạch sản xuất hiệu quả Ngoài ra, hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp bảo vệ trước những biến động và sự không chắc chắn về nhu cầu sản phẩm Đối với các doanh nghiệp thương mại, như bán sỉ và bán lẻ, hàng tồn kho cũng giữ vai trò tương tự, tạo ra sự ổn định giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong chu kỳ sản xuất kinh doanh.

Các Doanh nghiệp sản xuất thường có 3 loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất:

1.1.5.1 Tồn kho nguyên vật liệu.

Tồn kho nguyên vật liệu là các loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua để phục vụ cho quá trình sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu cơ bản và bán thành phẩm Việc duy trì mức tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mua sắm và sản xuất, đồng thời bộ phận cung ứng có thể mua với số lượng lớn để nhận giá chiết khấu từ nhà cung cấp Hơn nữa, khi doanh nghiệp dự đoán giá nguyên vật liệu sẽ tăng hoặc nguồn cung sẽ khan hiếm trong tương lai, việc giữ một lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cung ứng đầy đủ và kịp thời với chi phí ổn định.

Bộ phận sản xuất cần duy trì một lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu phù hợp để thực hiện các kế hoạch sản xuất và tối ưu hóa việc sử dụng phương tiện sản xuất cùng nhân lực Điều này giải thích tại sao các doanh nghiệp luôn muốn giữ một số lượng lớn hàng tồn kho nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình sản xuất và cung ứng vật tư.

1.1.5.2 Tồn kho sản phẩm dở dang.

Tồn kho sản phẩm dở dang là các mặt hàng đang ở một giai đoạn nào đó trong quy trình sản xuất Chúng có thể là sản phẩm đang trong quá trình lắp ráp, sơn, hoặc đang được vận chuyển giữa các công đoạn Ngoài ra, sản phẩm dở dang cũng có thể được lưu trữ tại một địa điểm nào đó, chờ đợi bước tiếp theo trong quy trình sản xuất.

Tồn trữ sản phẩm dở dang là yếu tố quan trọng trong hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại, giúp mỗi công đoạn có mức độ độc lập và tối ưu hóa kế hoạch sản xuất Việc duy trì mức tồn trữ hợp lý không chỉ giảm thiểu chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất mà còn hạn chế thời gian nhàn rỗi Do đó, doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài thường cần mức tồn trữ sản phẩm dở dang lớn hơn để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

Tồn kho thành phẩm là các sản phẩm đã hoàn tất quá trình sản xuất và đang chờ được tiêu thụ Trừ những thiết bị quy mô lớn và đặc biệt như máy móc công nghiệp, khí tài quân sự, máy bay và các lò, tồn kho này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Lớp QT1003N 9 phản ứng hạt nhân thường được đặt hàng trước khi sản xuất, trong khi các sản phẩm tiêu dùng và công nghiệp khác được sản xuất hàng loạt và lưu trữ trong kho để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ dự kiến trong tương lai.

Việc duy trì một lượng tồn kho thành phẩm đủ lớn mang lại lợi ích cho cả bộ phận sản xuất và Marketing trong doanh nghiệp Từ góc độ Marketing, tồn kho lớn giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tiêu thụ không chắc chắn trong tương lai, giảm thiểu thiệt hại về doanh số và uy tín do thiếu hàng hoặc giao hàng chậm Đối với nhà sản xuất, việc này cho phép sản xuất số lượng lớn sản phẩm, từ đó giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị nhờ phân bổ chi phí cố định cho số lượng lớn sản phẩm.

Xác định l ƣợng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch (l ƣợng vật tƣ cần dùng)

(lƣợng vật tƣ cần dùng).

Lƣợng vật tƣ cần dùng là số lượng vật tƣ được sử dụng hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch, nhằm đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu tổng sản lƣợng Ngoài ra, cần tính đến nhu cầu vật tƣ cho chế thử và sửa chữa máy móc thiết bị.

Việc xác định chính xác lượng vật tư cần thiết là yếu tố quan trọng để lập kế hoạch mua sắm hiệu quả Mỗi loại vật tư sẽ được tính toán cụ thể theo quy cách và kích cỡ tương ứng ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại để phục vụ cho toàn công ty.

Khi thực hiện tính toán, cần dựa vào định mức tiêu dùng vật tư cho mỗi đơn vị sản phẩm, cũng như nhiên liệu cho sản xuất, chế thử và sửa chữa trong kỳ kế hoạch Phương pháp tính toán sẽ được áp dụng linh hoạt tùy thuộc vào từng loại vật tư và sản phẩm, cũng như các đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp.

 Để xác định nhu cầu vật tƣ cho kỳ kế hoạch của doanh nghiệp cần căn cứ vào

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch.

- Định mức tiêu hao vật tƣ cho một đơn vị sản phẩm.

- Tình hình giá cả vật tư trên thị trường.

 Xác định lƣợng vật tƣ cần dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm có định mức vật tƣ theo công thức sau: m

Vcd : Lƣợng vật tƣ cần dùng cho năm kế hoạch.

Mij : Là định mức vật tƣ loại j dùng để sản xuất một đơn vị sản phẩm loại i hoặc cho một chi tiết sản phẩm loại i.

Qi : Là số sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch, hoặc khối lƣợng chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.

N : Là số sản phẩm mà công ty sản xuất trong kỳ kế hoạch.

Để xác định nhu cầu vật tư cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm chưa có định mức chính xác, cần áp dụng phương pháp tính toán theo hệ số biến động Công thức này giúp ước lượng nhu cầu vật tư một cách hiệu quả và chính xác.

Vcd: Lƣợng vật tƣ cần dùng cho năm kế hoạch

Nbc: Lƣợng vật tƣ đã sử dụng trong năm báo cáo.

Tsx: Nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch.

Hệ số sử dụng vật tư trong năm kế hoạch so với năm báo cáo phản ánh hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Định mức tiêu hao vật tư là tiêu chuẩn quy định lượng nguyên vật liệu và nhiên liệu tối đa cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm, dựa trên điều kiện tổ chức và kỹ thuật cụ thể trong thời kỳ kế hoạch Việc thiết lập định mức tiêu hao vật tư mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tối ưu hóa chi phí sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Định mức tiêu hao vật tư là yếu tố quan trọng trong việc xác định các chỉ tiêu kế hoạch và cân đối tài chính trong doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ mua bán chính xác và ký kết hợp đồng hiệu quả với các đối tác cũng như các đơn vị cung cấp vật tư.

Định mức tiêu hao vật tư là yếu tố quan trọng giúp tổ chức cấp phát vật tư hợp lý và kịp thời cho các bộ phận sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và cân đối Nó không chỉ là chỉ tiêu biến động mà còn cần được đổi mới và hoàn thiện thường xuyên, phù hợp với tiến bộ khoa học kỹ thuật, sự cải tiến trong quản lý và trình độ tay nghề của công nhân.

Phương pháp xác định định mức tiêu hao vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán định mức vật tư cho doanh nghiệp Các định mức này được xác định dựa trên đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, từ đó lựa chọn phương pháp xây dựng phù hợp Hiện nay, có ba phương pháp chính để xây dựng định mức tiêu hao vật tư.

- Phương pháp phân tích tính toán

- Phương pháp thử nghiệm sản xuất

Xác định l ƣợng tồn kho nguyên vật liệu cần mua (lƣợng vật t ƣ cần mua)

Sau khi xác định lượng vật tư cần thiết và dự trữ, doanh nghiệp cần tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định số lượng vật tư cần mua từ thị trường trong nước và quốc tế, nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch đề ra.

Xác định lƣợng vật tƣ cần mua theo công thức sau: Vcm

Vcm : Lƣợng vật tƣ cần mua

Vcd : Lƣợng vật tƣ cần dùng.

Vd2 : Lƣợng vật tƣ dự trữ đầu kỳ kế hoạch ( cuối năm báo cáo) Vd1 : Lƣợng vật tƣ tồn kho cuối kỳ kế hoạch.

Lượng vật tư tồn kho vào cuối năm được xác định từ đầu năm kế hoạch, nhằm đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra bình thường.

Lƣợng vật tƣ tồn kho đầu kỳ được tiến hành theo công thức: Vd1=(Vk

- Vk : Lƣợng vật tƣ tồn kho ở thời điểm kiểm kê.

- Vnk: Lƣợng vật tƣ nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.

- Vx : Lƣợng vật tƣ xuất kho để dùng từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.

Các chi phí liên quan đến tồn kho

Chi phí đặt hàng (Ordering costs)

Chi phí đặt hàng bao gồm các khoản như chi phí giao dịch, vận chuyển và giao nhận hàng hóa, được tính theo đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng Khi doanh nghiệp đặt hàng từ nguồn cung cấp bên ngoài, chi phí này bao gồm các khoản như chuẩn bị yêu cầu mua hàng, lập đơn hàng, thương lượng, nhận và kiểm tra hàng hóa, vận chuyển và thanh toán Sự biến động giá cả và chi phí phát sinh trong quá trình này ảnh hưởng đến tổng chi phí đặt hàng Ngược lại, khi đơn đặt hàng được cung cấp từ nội bộ, chi phí chủ yếu chỉ bao gồm chi phí sản xuất và các khoản chi phát sinh từ việc khấu hao máy móc và duy trì hoạt động sản xuất.

Chi phí cho mỗi lần đặt hàng bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi, trong đó chi phí giao nhận và kiểm tra hàng thường thay đổi theo số lượng hàng đặt Do đó, trong nhiều mô hình quản lý hàng tồn kho đơn giản như mô hình EOQ, người ta giả định rằng chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định và không phụ thuộc vào số đơn vị hàng được mua.

Chi phí tồn trữ (Carrying costs)

Chi phí tồn trữ là tổng hợp các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian nhất định, được tính theo đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng hoặc tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng tồn kho Các thành phần chính của chi phí tồn trữ bao gồm chi phí lưu giữ và bảo quản, chi phí hư hỏng và thiệt hại do hàng hóa lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế và chi phí đầu tư vào hàng tồn kho.

Chi phí lưu giữ và bảo quản hàng hóa bao gồm chi phí kho hàng, trong đó nếu doanh nghiệp thuê kho, chi phí này tương đương với tiền thuê phải trả Nếu kho thuộc sở hữu doanh nghiệp, chi phí sẽ là chi phí cơ hội sử dụng kho Bên cạnh đó, chi phí lưu giữ còn bao gồm khấu hao thiết bị hỗ trợ như băng chuyền và xe nâng chuyên dụng, cùng với tiền lương cho nhân viên quản lý kho và điều hành.

Hàng tồn kho chỉ có giá trị khi có khả năng bán được Chi phí lỗi thời phản ánh sự giảm giá trị hàng tồn kho do tiến bộ công nghệ và thay đổi xu hướng, khiến cho việc tiêu thụ hàng trở nên khó khăn Bên cạnh đó, chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giá trị do các yếu tố lý hóa, như chất lượng hàng hóa bị biến đổi hoặc bị hư hại.

Chi phí tồn trữ bao gồm các khoản chi phí bảo hiểm hàng tồn kho để bảo vệ trước các rủi ro như mất cắp, hỏa hoạn và thảm họa tự nhiên Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm về các loại thuế tài sản và các loại thuế khác theo quy định của chính quyền địa phương và chính phủ, dựa trên giá trị hàng tồn kho của mình.

Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho được đo lường bằng tỷ suất sinh lợi yêu cầu của

Lớp QT1003N 17 nguồn vốn này nhấn mạnh rằng việc đầu tư vào hàng tồn kho được coi là có "rủi ro trung bình" Do đó, chi phí sử dụng vốn bình quân của doanh nghiệp sẽ được áp dụng để xác định chi phí cho nguồn vốn đầu tư vào hàng tồn kho Nếu doanh nghiệp đánh giá đầu tư vào hàng tồn kho có rủi ro cao hơn hoặc thấp hơn mức bình quân, cần thực hiện điều chỉnh chi phí sử dụng vốn bình quân để phản ánh đúng mức độ rủi ro này.

Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi sử dụng lãi suất vay ngắn hạn để tính chi phí đầu tư vào hàng tồn kho, dẫn đến việc đánh giá thấp chi phí thực sự Các khoản nợ vay lãi suất thấp cần được bù trừ với nguồn tài trợ bổ sung có chi phí vốn cổ phần cao hơn Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho tạo ra chi phí cơ hội, phản ánh lợi nhuận bị mất khi doanh nghiệp chọn đầu tư vào hàng tồn kho thay vì các tài sản khác Do đó, chi phí cơ hội thường tương đương với chi phí sử dụng vốn bình quân của doanh nghiệp trong hầu hết các quyết định đầu tư vào hàng tồn kho.

Chi phí tồn trữ bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi, tương tự như chi phí đặt hàng Hầu hết các chi phí tồn trữ sẽ thay đổi theo mức độ hàng tồn kho, trong khi một số chi phí như thuê kho và khấu hao thiết bị kho lại tương đối cố định trong ngắn hạn Tuy nhiên, nhiều mô hình quản lý hàng tồn kho, như mô hình EOQ, thường coi chi phí tồn trữ là chi phí khả biến trên mỗi đơn vị hàng tồn kho.

Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết) (Stockout costs) 14

Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết xảy ra khi doanh nghiệp không thể đáp ứng nhu cầu, dẫn đến chi phí đặt hàng khẩn cấp và thiệt hại từ việc ngừng sản xuất Khi nguyên vật liệu trong kho cạn kiệt, doanh nghiệp phải chịu những khoản chi phí này, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và gây ra sự gián đoạn trong hoạt động Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng để giảm thiểu các thiệt hại và duy trì sự ổn định trong sản xuất.

Lớp QT1003N 18 đã chỉ ra rằng việc ngừng trệ sản xuất gây thiệt hại và phát sinh chi phí Khi hàng tồn kho thành phẩm cạn kiệt, doanh nghiệp có thể mất lợi nhuận ngắn hạn do khách hàng chuyển sang mua sản phẩm từ đối thủ Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu hiện tại mà còn dẫn đến mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng quyết định đặt hàng từ các doanh nghiệp khác trong tương lai.

Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả - mô hình EOQ

Mô hình EOQ

Mô hình EOQ là công cụ quản lý hàng tồn kho quan trọng giúp xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Mô hình này dựa trên mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng Khi số lượng sản phẩm trong mỗi lần đặt hàng tăng, số lần đặt hàng giảm, dẫn đến chi phí đặt hàng thấp hơn nhưng chi phí tồn trữ lại cao hơn Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là cân bằng giữa chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng, nhằm giảm thiểu tổng chi phí tồn kho.

Lượng hàng tồn kho cho mỗi lần đặt hàng được ký hiệu là Q Khi doanh nghiệp hết hàng, họ sẽ tiếp tục đặt mua Q đơn vị hàng mới Tại thời điểm đầu kỳ, lượng hàng tồn kho là Q và đến cuối kỳ là 0, do đó, số lượng tồn kho bình quân trong kỳ được tính toán dựa trên sự thay đổi này.

Gọi C là chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho thì tổng chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong kỳ là :

Chi phí lưu giữ hàng Chi phí đặt hàng

0 Q * Quy mô đặt hàng Đường biểu diễn mối quan hệ giữa chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, tổng chi phí theo các mức sản lƣợng tồn kho

Gọi S là lƣợng hàng tiêu thụ trong kỳ nên số lần đặt hàng trong kỳ là:

Gọi O là chi phí cho mỗi lần đặt hàng thì tổng chi phí đặt hàng trong kỳ là :

Gọi T là tổng chi phí thì :

Từ công thức đã trình bày, chúng ta có thể xác định số lượng vật tư và hàng hóa tối đa cần hợp đồng cung cấp cho mỗi lần Bằng cách đạo hàm hai vế theo biến Q, chúng ta sẽ có được kết quả chính xác cho việc tính toán này.

Tổng chi phí tồn kho dự trữ sẽ là tối thiểu khi = 0, khi đó:

Q* là lượng hàng dự trữ tối ưu, đại diện cho số lượng hàng hóa được cung cấp với chi phí thấp nhất Đây cũng là số lượng vật tư, hàng hóa tối đa được cung cấp trong mỗi lần giao hàng.

Độ dài thời gian dự trữ tối ưu của một chu kỳ hàng tồn kho, ký hiệu là T*, được xác định bằng cách chia số lượng đặt hàng tối ưu Q* cho nhu cầu sử dụng hàng tồn kho bình quân mỗi ngày (S/365), với giả định một năm có 365 ngày Thời gian này thể hiện khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng kế tiếp nhau và được tính bằng đơn vị ngày.

Công thức trên cũng có thể được viết lại nhƣ sau:

Mô hình EOQ mở rộng

Mô hình EOQ dựa trên một số giả định quan trọng như nhu cầu hàng tồn kho, thời gian chuẩn bị giao hàng, chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ Tuy nhiên, trong thực tế, một số giả định này có thể không còn giá trị, ảnh hưởng đến phân tích số lượng đặt hàng tối ưu Do đó, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa các giả định và tác động của chúng đến quy trình quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết.

Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) giả định rằng thời gian chuẩn bị giao nhận hàng là bằng 0, tức là việc cung cấp hàng tồn kho diễn ra ngay lập tức Tuy nhiên, trong thực tế, thường có một khoảng thời gian giữa khi đặt hàng và khi hàng được nhận tại kho Khoảng thời gian này có thể bao gồm thời gian sản xuất, đóng gói và vận chuyển hàng hóa.

Nếu thời gian chuẩn bị giao hàng là cố định, số lượng đặt hàng tối ưu Q* không bị ảnh hưởng bởi việc đặt hàng lại Trong thực tế, doanh nghiệp thường đặt hàng trước n ngày trước khi hết hàng tồn kho Số ngày n tương ứng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng Điểm đặt hàng lại, ký hiệu là Qr, là mức tồn kho tại đó thực hiện đơn đặt hàng tiếp theo Giả định rằng nhu cầu về hàng tồn kho không thay đổi theo thời gian, Qr được xác định bằng thời gian chuẩn bị giao nhận hàng n nhân với nhu cầu sử dụng hàng tồn kho trong một ngày.

Với S/365 là nhu cầu hàng tồn kho trong một ngày.

Chiết khấu theo số lượng

Khi doanh nghiệp đặt hàng với số lượng lớn, nhà cung cấp thường áp dụng giá chiết khấu, giúp tiết kiệm chi phí sản xuất, chi phí đơn hàng và chi phí vận chuyển Nhiều doanh nghiệp khuyến khích khách hàng đặt hàng số lượng lớn bằng cách cung cấp chiết khấu theo số lượng Hình thức chiết khấu này làm thay đổi chi phí mua trên mỗi đơn vị, phụ thuộc vào số lượng hàng được đặt Phương pháp này có thể được sử dụng để xác định ảnh hưởng của chiết khấu theo số lượng đối với số lượng đặt hàng tối ưu.

Mô hình EOQ cho phép tính toán mức sinh lợi ròng hàng năm khi số lượng đặt hàng tăng từ tồn kho EOQ lên mức cần thiết để nhận chiết khấu Mức sinh lợi ròng hàng năm được xác định bằng tiết kiệm từ chiết khấu trên tổng cầu hàng năm, trừ đi bất kỳ gia tăng nào trong chi phí hàng tồn kho Nếu mức sinh lợi ròng hàng năm là dương, số lượng đặt hàng tối ưu sẽ là số lượng cần thiết để hưởng chiết khấu Ngược lại, nếu không, lượng đặt hàng tối ưu sẽ giữ ở giá trị EOQ.

Mô hình kiểm soát hàng tồn kho theo rủi ro

Trong mô hình EOQ, việc phân tích dựa trên giả định rằng nhu cầu và mức sử dụng hàng tồn kho là ổn định và thời gian giao nhận không thay đổi Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhu cầu hàng tồn kho thường biến động theo mùa hoặc do các yếu tố ngẫu nhiên, dẫn đến dự báo không chính xác Thời gian giao hàng cũng có thể bị ảnh hưởng bởi trì hoãn, đình công và thiên tai, làm tăng nguy cơ thiếu hụt hàng tồn kho Để giảm thiểu thiệt hại, nhiều doanh nghiệp bổ sung lượng hàng tồn kho an toàn để ứng phó với những biến động không lường trước Việc xác định mức tồn kho an toàn và số lượng đặt hàng tối ưu trong điều kiện thực tế là phức tạp, nhưng có thể tóm lược rằng mức tồn kho an toàn tối ưu sẽ gia tăng khi có sự không chắc chắn về nhu cầu và thời gian giao hàng, cũng như khi chi phí thiệt hại do hết hàng tăng lên Điều này đòi hỏi cân nhắc giữa chi phí thiệt hại do hết hàng và chi phí lưu trữ hàng tồn kho bổ sung.

1.3.2 Hệ thống quản lý hàng tồn kho Just – In – Time (phương pháp tồn kho bằng không).

Hệ thống quản lý hàng tồn kho Just-In-Time (JIT) là một chiến lược trong quản lý sản xuất nhằm giảm chi phí và thời gian sản xuất bằng cách loại bỏ các quy trình không hiệu quả JIT tập trung vào việc cung cấp hàng hóa đúng thời điểm và đúng số lượng cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất, giúp duy trì mức tồn kho bằng 0 và giảm thiểu lãng phí.

Mô hình tồn kho bằng 0 là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp có quy trình sản xuất lặp lại Kỹ thuật Just-In-Time thay thế việc sản xuất lô hàng lớn bằng dòng sản xuất liên tục với số lượng nhỏ Việc áp dụng hệ thống Just-In-Time yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, vì bất kỳ gián đoạn nào trong chuỗi cung ứng đều có thể dẫn đến tổn thất cho nhà sản xuất, bao gồm chi phí ngừng sản xuất và mất doanh thu.

Kỹ thuật Just-In-Time giúp giảm thiểu thời gian sản xuất và chi phí tồn kho, mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lớn và nhỏ.

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TƢ VẤN QUẢN LÝ VÀ ĐÀO TẠO LÊ MẠNH VÀ NHIỆM VỤ TƢ VẤN CHO CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN

Giới thiệu về Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh

Sơ lƣợc quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh

và đào tạo Lê Mạnh.

Công ty TNHH Tư vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh được thành lập vào ngày 17 tháng 10 năm 2009, theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0204003226, do Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp.

Tên Công ty: Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh

Tên giao dịch: LE MANH MANAGEMENT CONSULTANT AND

Tên viết tắt: CTM Địa chỉ trụ sở chính: 19/109 Nguyễn Bỉnh Khiêm – Phường Đằng Giang – Quận Ngô Quyền – Thành phố Hải Phòng

Mã số thuế: 0200996934 Điện thoại: 0313.261355

Email: ctm.manhledinh@gmail.com

Webside: www.lemanh.com.vn Vốn điều lệ: 500.000.000 đồng

Chủ tịch kiêm Giám đốc: Ông Lê Đình Mạnh

Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

1 Hoạt động tƣ vấn quản lý:

- Tƣ vấn xây dựng hệ thống văn bản điều hành nội bộ cho doanh nghiệp, xây dựng quy chế, xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp

- Tƣ vấn xây dựng chiến lƣợc, lập kế hoạch kinh doanh

- Tƣ vấn xây dựng hệ thống phân phối, tiêu thụ hàng hoá

- Tư vấn chuyển giao kiến thức, phương pháp và quản lý công nghệ mới cho

3 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận

Các trung tâm và đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động có bốn hoạt động chính, bao gồm việc hỗ trợ tìm kiếm việc làm, cung cấp thông tin thị trường lao động, tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho người lao động Những hoạt động này không bao gồm tư vấn và môi giới lao động cho các doanh nghiệp.

5 Giáo dục khác chƣa được phân vào đâu:

-Đào tạo kỹ năng trong kinh doanh

-Đào tạo kỹ năng phỏng vấn xin việc

Đào tạo quản trị nhân sự, quản trị sản xuất, quản trị marketing và quản trị chiến lược là những lĩnh vực quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc đào tạo phân tích hoạt động kinh doanh và lập, thẩm định dự án đầu tư cũng đóng vai trò then chốt trong việc ra quyết định và tối ưu hóa nguồn lực.

- Sản xuất phần mềm máy tính

7 Cài đặt phần mềm máy tính

8 Hoạt động của các điểm truy cập internet

9 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

10 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

11 Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện

12 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi)

13 Bán buôn đồ dùng gia đình (không bao gồm dƣợc phẩm)

14 Sản xuất giường, tủ, ghế, bàn

15 Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện)

16 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa)

17 Bán buôn hàng may mặc

19 Bán buôn tre, nứa, gỗ chế biến

21 Bán buôn gạch xây, ngói, đá, sỏi

22 Bán buôn kính xây dựng

24 Bán buôn gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh

25 Môi giới hàng hoá (không bao gồm môi giới tài chính, bất động sản, chứng khoán, bảo hiểm)

26 Dịch vụ hỗ trợ khác liên quan tới vận tải chƣa được phân vào đâu: dịch vụ giao nhận, dịch vụ kê khai hải quan

27 Photo, chuẩn bị tài liệu: dịch vụ đánh máy soạn thảo văn bản

28 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chƣa được phân vào đâu: dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá

29 Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

30 Sửa chữa máy tính và thiết bị ngoại vi

Chủ tịch kiêm Giám đốc

P Tài chính kế toán P Kinh doanh P NC và phát triển P Tƣ vấn – đào tạo Được thành lập từ cuối năm 2009, Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo LêMạnh đang từng bước khẳng định mình trên lĩnh vực Tư vấn quản lý và đào tạo Bên cạnh đó Công ty cũng tham gia vào một số ngành nghề kinh doanh thương mại khác nhằm mục đích mang lại lợi nhuận để phát triển lĩnh vực kinh doanh chính Do mới thành lập nên Công ty không tránh khỏi những khó khăn về nhân lực nh với sự quyết tâm của Giám đốc và các nhân viên trong Công ty thì CTM đang dần chiếm được cảm tình của các khách hàng và đối tác.

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH T ƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh 25

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh

Ghi chú: Đường trực tuyến Đường chức năng

Tổng số lao động: 12 ng ƣời Trong đó:

 Lao động chính thức: 7 nhân viên

 Lao động mùa vụ: 5 nhân viên

 Các cộng tác viên: Gồm các lực lƣợng thạc sĩ, tiến sĩ, các cán bộ quản lý ở các doanh nghiệp và các cơ quản quản lý nhà nước.

Hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh

quản lý và đào tạo Lê Mạnh.

- Tƣ vấn quản lý doanh nghiệp.

- Tƣ vấn thành lập doanh nghiệp.

- Tƣ vấn thay đổi đăng ký kinh doanh.

- Tƣ vấn chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

- Tƣ vấn xây dựng hệ thống văn bản nội bộ.

- Tƣ vấn dự án đầu tƣ.

- Tƣ vấn xây dựng chiến lƣợc kinh doanh.

- Tƣ vấn xây dựng hệ thống tiêu thụ hàng hóa.

- Tƣ vấn chuyển giao kiến thức, công nghệ.

- Tƣ vấn và tuyển dụng nhân sự.

- Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Tài chính – kế toán – thuế

- Lập và phân tích dự án đầu tƣ

2.1.3.3 Lĩnh vực thương mại và dịch vụ khác:

- Thiết kế website và cung cấp phần mềm máy tính

- Quảng cáo xúc tiến thương mại

- Kinh doanh thiết bị, văn phòng phẩm.

- Kinh doanh thiết bị điện, vật liệu điện

- Dịch vụ hoa tươi nghệ thuật cao cấp.

Nhiệm vụ tư vấn cho Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar 27 CHƯƠNG III 29 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY

Kể từ khi thành lập, Công ty đã nhanh chóng được khách hàng và đối tác ghi nhận Hiện tại, Công ty đang tích cực cung cấp dịch vụ tư vấn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

+ Công ty TNHH Thương mại Chấn Phong

+ Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar

+ Công ty TNHH Vạn Hồng

+ Công ty TNHH TM – XNK Duy Quỳnh

+ Công ty TNHH TL Elecequip

Là nhân viên của phòng Nghiên cứu và Phát triển tại Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh, tôi được cử đến Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar để thu thập thông tin phục vụ cho công tác tư vấn Chính vì lý do này, tôi đã chọn đề tài này cho khóa luận tốt nghiệp của mình.

Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar chuyên sản xuất và thương mại các sản phẩm điện tử như đầu karaoke, đầu thu hình kỹ thuật số, loa đài và đầu đĩa Tuy nhiên, công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho do lượng hàng lớn, dẫn đến tình trạng mất hàng thường xuyên Hơn nữa, sự chồng chéo trong công tác quản lý giữa các phòng ban cũng gây ra nhiều thách thức Để khắc phục những vấn đề này, Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar đã quyết định hợp tác với Công ty TNHH Tư vấn quản lý và đào tạo.

Lớ p : QT1003N 34 tạo Lê Mạnh để nhận được sự hỗ trợ về mặt chuyên môn trong công tác quản lý.

Nhiệm vụ tư vấn cho Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar không chỉ đơn thuần là thiết lập quy trình xuất nhập hàng và quản lý kho, mà còn nhằm tạo ra giá trị lâu dài cho công ty Sản phẩm tư vấn của Công ty TNHH Tư vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh cần hỗ trợ các phòng ban chức năng khác, đồng thời góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho NewStar.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY

TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI NEWSTAR

Giới thiệu về Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Phát triển Th ƣơng mại

- Công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar đăng kí điều lệ công ty vào ngày

23 tháng 12 năm 2002 với trụ sở tại số 70 – Cát Cụt – Lê Chân – Hải phòng.

- Vốn điều lệ lúc đó của Công ty là 1.500.000.000 đồng (tiền mặt) do 2 thành viên góp vốn với tỷ lệ 70% và 30%.

Công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar được thành lập theo luật doanh nghiệp của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam vào ngày 12 tháng 6 năm 1999 và đã đăng ký kinh doanh tại Sở.

Kế hoạch và Đầu tư tại thành phố Hải Phòng bao gồm việc thành lập công ty với các thành viên góp vốn, chia lợi nhuận và chịu trách nhiệm theo phần vốn góp Công ty được Nhà nước công nhận và hoạt động hợp pháp, tuân thủ các quy định pháp luật Doanh nghiệp có quyền tự chủ trong kinh doanh, sở hữu tài sản, và thừa kế vốn, tài sản cùng các quyền lợi hợp pháp khác, tất cả đều được pháp luật bảo vệ.

(Trích: Điều lệ công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar ngày 23/12/2002)

Vào ngày 06 tháng 01 năm 2003, Công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar chính thức được Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty đã bắt đầu hoạt động tại Trung tâm thương mại Chợ Sắt, Phường Hồng Thái, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng.

Sau hơn 5 năm hoạt động, công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar đã có những bước phát triển đáng kể và quyết định mở rộng sản xuất Vào ngày 01 tháng 06 năm 2008, hội đồng thành viên đã họp và nhất trí chuyển trụ sở chính từ Tầng 3 Trung tâm thương mại chợ Sắt, Phường Phạm Hồng Thái, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng về Số 124 - Hạ Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng, nơi hiện nay là trụ sở chính của công ty Đồng thời, công ty cũng đã tăng vốn điều lệ lên 5.000.000.000 đồng, vẫn do hai thành viên góp vốn.

Công ty đã hoạt động hơn 7 năm, một khoảng thời gian vừa phải trong bối cảnh cạnh tranh với những tên tuổi lớn, đặc biệt trong kỷ nguyên công nghệ phát triển nhanh chóng.

Mặc dù đã hoạt động trên thị trường một thời gian, công ty vẫn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, trang thiết bị và nguồn nhân lực Tuy nhiên, công ty đã khẳng định được vị trí của mình trong lĩnh vực sản phẩm nghe nhìn tại khu vực miền Bắc Việt Nam.

Qua 7 năm xây dựng và phát triển, rút ra những kinh nghiệm quý báu của các doanh nghiệp cùng ngành, công ty đã lựa chọn công nghệ tích hợp, tối ưu từ các nước công nghiệp điện tử nổi tiếng nhƣ Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc,…sao cho phù hợp với đặc điểm thị hiếu, khả năng kinh tế của người tiêu dùng Sự lựa chọn đó là cả một quá trình từ lý thuyết đến thực tế sử dụng, tiếp thu những ý kiến đánh giá, nhận xét của các chuyên gia, khách hàng Để từ đó, nâng cáo những ƣu điểm và hạn chế những nhƣợc điểm.

Newstar hiện đang cung cấp hơn 20 dòng sản phẩm điện tử nghe nhìn, bao gồm DVD, MIDI KARAOKE, LOA và ÂM LY Các sản phẩm của Newstar nổi bật với tính năng hiện đại và đẳng cấp, mang đến trải nghiệm âm thanh vượt trội cho người dùng.

Lớp QT1003N 37 được thiết kế thân thiện với người tiêu dùng, sở hữu khả năng giao tiếp đa kết nối và đa ứng dụng Sản phẩm này phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng trong thời đại công nghệ điện tử và tin học phát triển, giúp khai thác tối đa giá trị gia tăng từ sản phẩm.

Newstar cam kết phát huy kết quả ban đầu và đầu tư toàn diện vào nhân lực và công nghệ để trở thành thương hiệu cạnh tranh mạnh mẽ Chúng tôi hướng tới phát triển bền vững theo định hướng của Nhà nước, đồng thời chú trọng đến tính tiện ích, thẩm mỹ và văn hóa Đặc biệt, chúng tôi sẽ cải thiện quy trình cung ứng sản phẩm và dịch vụ trước, trong và sau bán hàng để đáp ứng cao nhất yêu cầu của người tiêu dùng.

Newstar cam kết xây dựng thương hiệu và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế Chúng tôi gửi gắm thông điệp mạnh mẽ đến khách hàng và đối tác: “Hãy cùng NEWSTAR thắp sáng niềm tự hào của THƯƠNG HIỆU VIỆT”.

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Phát triển Thương mại

Phòng kinh doanh

 Số lượng nhân viên: 10 người.

 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh.

- Mỗi một nhân viên kinh doanh đi thị trường phải có ý thức bảo quản phương tiện mà mình được giao.

Mỗi ngày, sau khi kết thúc việc bán hàng, cần phải cẩn thận cho tiền và sổ sách vào tủ sắt và khóa niêm phong lại Việc này giúp đảm bảo rằng vào buổi sáng hôm sau, có thể nộp ngay cho kế toán Đồng thời, cũng cần thực hiện việc kiểm kê hàng tồn kho ngay lập tức để tránh nhầm lẫn trong quá trình quản lý.

- Sau khi đi công tác về phải kiểm tra, rửa xe, bảo dƣỡng, đảm bảo an toàn cho phươngtiện.

- Nếu làm thất thoát, hỏng hóc do lỗi cá nhân phải bồi thường 100% theo giá thị trường.

- Nhân viên kinh doanh phải ký quỹ 5.000.000 đồng, cho phép trừ dần vào lương trong kỳ, mỗi tháng 500.000 đồng.

Phân xưởng sản xuất

 Quản đốc phân xưởng: 1 người

Chịu trách nhiệm kiểm tra và điều chỉnh số lượng lao động giữa các tổ để đáp ứng nhu cầu sản xuất hàng ngày Thực hiện báo cáo về sự biến động lao động hàng tháng và hàng quý cho Ban giám đốc Công ty cùng với Phòng Hành chính tổng hợp.

- Quản lý chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào kho.

Lập kế hoạch sản xuất cho đơn vị, xác định chỉ tiêu về năng suất và chất lượng là rất quan trọng Cần phân bổ lao động hợp lý và tổ chức triển khai sản xuất cho các nhóm, nếu có, để đảm bảo hiệu quả công việc.

- Sau khi nhận tài liệu kỹ thuật và quy trình – Công nghệ của đơn mã hàng, thực hiện triển khai sản xuất cho công nhân trong tổ.

Quản đốc Phân xưởng cần đánh giá chính xác tay nghề của từng công nhân để phân chia quy trình sản xuất hợp lý Việc theo dõi và giám sát năng suất dây chuyền sản xuất thường xuyên là rất quan trọng để có các biện pháp điều hòa công việc hiệu quả.

- Có trách nhiệm kiểm tra, giám sát về chất lƣợng các chi tiết và các công đoạn trên dây chuyền.

 Đối với công nhân sản xuất: 19 người.

- Phải sử dụng các trang bị an toàn bảo hộ đầy đủ.

- Có trách nhiệm bảo vệ tài sản an toàn khi sản xuất.

- Đồ đạc, dụng cụ sản xuất phải gọn gàng – bảo đảm an toàn chống cháy nổ trong sản xuất.

Công nhân giao nhận tại phân xưởng hoặc tổ sản xuất thực hiện việc nhận phụ kiện và linh kiện theo quy trình kiểm soát giao hàng nghiêm ngặt Trong quá trình nhận, họ có trách nhiệm kiểm tra và phát hiện các linh kiện, phụ kiện không phù hợp, đồng thời báo cáo ngay với Quản lý để có phương án xử lý kịp thời.

Công nhân cần thực hiện nghiêm túc công đoạn được phân công theo hướng dẫn và tự kiểm tra chất lượng công việc trước khi chuyển giao cho công đoạn tiếp theo Trong quá trình sản xuất, nếu phát hiện chi tiết, phụ kiện hoặc linh kiện không đạt yêu cầu, hoặc công đoạn trước không đúng quy cách, công nhân phải ngay lập tức thông báo cho Tổ trưởng để có biện pháp giải quyết kịp thời.

Kho

Kho là không gian lưu trữ quan trọng, nơi chứa các linh kiện đầu vào phục vụ cho quá trình lắp ráp, đồng thời cũng là nơi bảo quản các thành phẩm trước khi đưa ra thị trường tiêu thụ.

- Chịu trách nhiệm chính về kho hàng và kho linh kiện.

- Chịu trách nhiệm và báo cáo trực tiếp trước lãnh đạo Công ty về vật tư hàng hoá.

Xây dựng và triển khai kế hoạch công việc bao gồm nhân sự, định mức và công việc cụ thể, đồng thời thiết lập sơ đồ kho Việc giám sát kết quả thực hiện các kế hoạch này sẽ được thực hiện thông qua việc đánh giá hiệu quả hoạt động tại các kho.

Để đảm bảo hoạt động kho hàng vận hành trơn tru và an toàn, cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để giải quyết kịp thời các sự việc phát sinh, đồng thời thực hiện đúng các quy định về nhập kho, xuất kho, xếp dỡ, lưu kho, bảo quản, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường.

- Cấm tất cả những người không có nhiệm vụ vào kho.

Vào buổi sáng, phụ kho thực hiện việc kiểm kê hàng tồn kho của các xe bán hàng vừa trở về Sau khi kiểm tra xong hàng tồn, thủ kho sẽ ký xác nhận, tạo điều kiện cho nhân viên bán hàng viết yêu cầu của họ.

Thủ kho hàng ngày thực hiện nhiệm vụ xuất kho và nhập kho dựa trên phiếu do phòng kế toán cung cấp Sau khi hoàn tất quá trình xuất nhập, thủ kho ghi chép chi tiết vào thẻ sổ để đảm bảo số liệu về nhập, xuất và tồn kho chính xác Ngoài ra, thủ kho cần thường xuyên đối chiếu chứng từ xuất nhập với phòng kế toán để duy trì tính chính xác trong công việc.

Vào cuối tuần, thủ kho cần thực hiện việc chốt số liệu nhập, xuất và tồn kho để đối chiếu với phòng kế toán Cuối tháng, thủ kho cũng phải phối hợp với kế toán để kiểm kê số lượng hàng tồn thực tế tại kho.

Thủ kho chịu trách nhiệm chính khi xảy ra mất mát hoặc thiếu hụt hàng hóa và linh kiện điện tử trong kho.

- Bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho theo trình tự khoa học.

- Tham gia kiểm kê theo sự phân công.

- Thủ kho phải ký quỹ trách nhiệm bằng 02 tháng lương của mình, đồng ý cho trừ dần vào lương hàng tháng, mỗi tháng 15% lương.

- Không ký phiếu xuất kho cho hàng hoá ra cổng nếu thấy có nghi ngờ.

- Được quyền kiểm kê đột xuất/ định kỳ các xe hàng hoặc các kho hàng trong Công ty.

- Được quyền điều phối sản phẩm giữa các kho với nhau khi thấy cần thiết.

- Điều phối, bố trí công việc của phụ kho.

- Đề nghị khen thưởng, kỷ luật cho các cá nhân có thành tích, sang kiến tăng hiệu quả của kho

- Không cho người vào kho do mình quản lý nếu thấy không đảm bảo an toàn

- Kiến nghị tăng lương, bổ nhiệm, bãi nhiệm, tuyển dụng, thôi việc của thủ kho.

- Giúp việc cho thủ kho, tổ chức sắp xếp bố trí vật tƣ sản xuất và hàng hoá trong kho.

- Chịu trách nhiệm trực tiếp với thủ kho và chịu trách nhiệm liên đới trước Lãnh đạo điều hành sản xuất về phần việc được phân công.

- Là người trực tiếp nhập, xuất hàng hoá, vật tư linh kiện cho xưởng SX, cho các xe đi bán hàng thị trường.

- Được quyền yêu cầu kiểm tra đột xuất các xe hàng hoặc các kho hàng trong Công ty khi có nghi ngờ.

Theo quy định, doanh nghiệp có quyền từ chối xuất hàng nếu Phiếu xuất kho không có đủ chữ ký cần thiết hoặc thiếu chữ ký của người có thẩm quyền yêu cầu xuất.

- Có quyền từ chối thực hiện việc xuất nhập vật tƣ hàng hoá và báo cáo ngay với cấp trên khi thấy có dấu hiệu không minh bạch.

- Không cho người lạ vào kho nếu thấy không đảm bảo an toàn.

- Đề nghị khen thưởng, kỷ luật đối với mọi cá nhân làm việc tại kho.

- Đánh giá, nhận xét hiệu quả hoạt động của Kho.

- Kiến nghị tăng lương, bổ nhiệm, bãi nhiệm của mọi cá nhân làm việc tại kho.

Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Phát triển Th ƣơng mại NewStar.44 3.1.5 Các loại sản phẩm chủ yếu

BẢNG 1: BẢNG KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Đơn vị tính: VNĐ

Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2008 Tiền %

1.Doanh thu bán hàng và 5.498.602.48 4.269.330.45 1.229.272.02 28,7%

2.Các khoản giảm trừ doanh

3.Doanh thu thuần về bán 5.498.602.48 4.269.330.45 1.229.272.02 28,7%

4.Giá vốn hàng bán 4.715.062.31 4.003.669.79 711.492.524 17,8% 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

6.Doanh thu hoạt động tài 720.139 372.787 347.352 93,2%

7.Chi phí tài chính 295.217.963 183.192.697 112.025.266 61,2% Trong đó, lãi vay 295.217.963 183.192.697 112.025.266 61,2% 8.Chi phí bán hàng 626.623.433 664.638.975 (38.015.542) -5,7% 9.Chi phí quản lý doanh 617.260.850 508.818.556 108.442.294 21,3% 10.Lợi nhuận thuần từ (754.841.941 (1.090.616.77 335.774.832 -30,8%

14.Tổng lợi nhuận kế toán (751.811.370 (1.090.616.77 338.805.403 -30,1% 15.Chi phí thuế thu nhập

16.Chi phí thuế thu nhập

18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Phát triển Thương mại Newstar)

Nhìn vào bảng trên ta thấy doanh thu thuần năm 2009 đã tăng 28,7% so với năm

Năm 2008, giá trị tương đương là 1.229.272.022 đồng, với mức tăng từ 4.269.33.458 đồng lên 5.498.602.480 đồng Giá vốn sản phẩm hiện tại quá cao, chiếm đến 79% tổng chi phí của Công ty Do đó, Công ty cần xem xét lại giá vốn hàng bán, nếu không sẽ không còn lợi nhuận, chưa kể đến các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Khi Công ty cắt giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý lại tăng 21,3%, tương đương 108.442.294 đồng, cho thấy cần chú trọng hơn đến quản lý để tránh lãng phí tài nguyên và kiểm soát chặt chẽ Nếu giảm chi phí quản lý song song với chi phí bán hàng, Công ty sẽ tiết kiệm đáng kể Đồng thời, nâng cao hiệu quả sản xuất là yếu tố quan trọng để tăng doanh thu và lợi nhuận.

3.1.5 Các loại sản phẩm chủ yếu

Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar không chỉ chuyên cung cấp các thiết bị điện tử mà còn mở rộng kinh doanh sang các mặt hàng phụ như tủ lạnh, phích cắm nước, quạt, đèn phun sương và tivi Dưới đây là bảng giá các sản phẩm chủ yếu của công ty.

BẢNG 02: BẢNG GIÁ CÁC SẢN PHẨM KINH DOANH CHỦ YẾU Đơn vị tính: VNĐ

TT CHỦNG LOẠI NHÃN HIỆU GIÁ (CHƢA THUẾ VAT) ĐẦU MIDI KARAOKE 6 SỐ

BÁN BUÔN BÁN LẺ Đ/chiếc Đ/chiếc

9 MIDI 2222 NEWSTAR 980.000 1.200.000 ĐẦU DVD, EVD, MPEG4

6 DVD 1004 NEWSTAR 410.000 450.000 ĐẦU THU KỸ THUẬT SỐ

7 Âm ly Newstar, Jagua 8 xò

Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty

Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar cung cấp đa dạng sản phẩm với quy trình lắp ráp tương tự nhau Mỗi sản phẩm được lắp ráp qua các công đoạn khác nhau, và mỗi công đoạn đều có mức giá riêng biệt.

 Quy trình sản xuất tại phân xưởng

KCS Kho thành phẩm Đóng gói

Kho linh kiện Lắp ráp Kỹ thuật

Mỗi buổi sáng, tổ trưởng kiểm tra khu vực lắp ráp dựa vào số lượng sản phẩm được khoán trong ngày Sau đó, tổ trưởng lập giấy yêu cầu vật tư cần thiết và gửi cho phòng kế toán để họ thực hiện phiếu xuất kho linh kiện phục vụ cho quá trình lắp ráp Đây là quy trình chuẩn bị vật tư sản xuất của tổ trưởng.

- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất linh kiện cho lắp ráp.

- Linh kiện được chuyển về phân xưởng và bắt đầu lắp ráp sản phẩm: lắp mặt, l, lắp vỉ.

- Sau công đoạn lắp ráp, bộ phận kỹ thuật sẽ thực hiện lắp cơ cho sản phẩm, chạy thử sản phẩm.

Bộ phận KCS có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ máy để phát hiện lỗi ở bất kỳ vị trí nào Nếu phát hiện lỗi, họ sẽ chuyển thông tin cho bộ phận kỹ thuật để khắc phục Ngược lại, nếu không có lỗi, sản phẩm sẽ được chuyển đến bộ phận đóng gói.

Bộ phận đóng gói thực hiện việc vệ sinh, dán tem và hoàn thiện quy trình đóng gói sản phẩm Sau khi hoàn tất, bộ phận này thông báo cho phòng kế toán để lập phiếu nhập kho thành phẩm, sau đó chuyển sản phẩm xuống kho cho thủ kho tiến hành kiểm đếm và nhập kho.

BẢNG 03: BẢNG ĐỊNH MỨC KHOÁN CHO TỪNG BỘ PHẬN

Vị trí ĐVT DVD MIDI KTS LOA BMB

Thay mắt và hoàn thiện máy đ/c 500

- Mức khoán sản phẩm này được dùng làm căn cứ để tính lương cho công nhân dựa trên số lƣợng sản phẩm hoàn thành nhập kho.

- Để lắp ráp được 1 sản phẩm thì bao gồm rất nhiều loại linh kiện, với 1 chiếc đầu đĩa DVD thì cần phải có những loại linh kiện sau:

BẢNG 04: BẢNG LINH PHỤ KIỆN LẮP ĐẦU DVD

STT Mã hàng Tên Số lƣợng Đơn vị

2 VNFU Vỉ nguồn FU-2A 1 chiếc

3 VHDJ29D Vỉ hình DVD DJ29D – 2CH (969) 1 chiếc

4 DV3268 – 850 Cơ nhựa 3268 mắt 850 1 chiếc

5 GND Giắc nguồn DVD 1 chiếc

6 DND Dây nguồn DVD 1 chiếc

7 TMNN Tem mặt nhôm New 1 chiếc

8 VAD8202 Vỉ AV – DVD 8202D-J 1 chiếc

13 HDD Hướng dẫn sử dụng DVD 1 quyển

21 TSX Tem sản xuất 1 chiếc

22 TVT Tem vỡ trong 2 chiếc

23 PBH Phiếu bảo hành 1 chiếc

Hiện tại, Công ty chưa áp dụng hiệu quả định mức sản xuất sản phẩm trong năm nay do thói quen sản xuất theo lượng nguyên vật liệu có sẵn Công ty vẫn duy trì phương pháp sản xuất dựa trên số lượng nguyên vật liệu trong kho mà không xem xét đến nhu cầu sản phẩm trên thị trường.

Nhân viên quản lý điều hành các hoạt động của Công ty theo chỉ đạo của Giám đốc, trong khi công nhân sản xuất nỗ lực để gia tăng sản lượng Tuy nhiên, đã có sự tranh cãi giữa bộ phận lắp ráp và bộ phận đóng gói, dẫn đến tình trạng sản phẩm dở dang bị ứ đọng tại phân xưởng, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất của Công ty.

Việc phân công công việc chưa hợp lý đã gây ra xung đột giữa bộ phận kỹ thuật và bộ phận đóng gói Kỹ thuật không thể ngừng công việc của mình để chuyển sang đóng gói đầu KTS, dẫn đến sự căng thẳng và cãi vã giữa hai bộ phận.

Tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty

Quy trình bán hàng và giao hàng bao gồm việc nhân viên bán hàng cung cấp sản phẩm kèm theo các giấy tờ cần thiết như hóa đơn giá trị gia tăng, lệnh điều xe, phiếu xác nhận hàng tồn, yêu cầu xuất nhập hàng và hóa đơn giao nhận khi thực hiện giao dịch với các đại lý.

 Tình hình tiêu thụ sản phẩm:

Trong những năm qua, Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar đã chứng kiến sự biến động trong tiêu thụ sản phẩm, với nhu cầu thị trường về sản phẩm điện tử, đặc biệt là đầu đĩa DVD, tăng cao Sản phẩm này chiếm gần 60% tổng số hàng hóa tiêu thụ của công ty trong năm 2008 và 2009, cho thấy sự thành công trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Công ty hiện đang tập trung vào sản phẩm đầu thu hình kỹ thuật số, một mặt hàng chiến lược mới phát triển trong những năm gần đây Sản phẩm này đặc biệt phù hợp với khách hàng không sử dụng truyền hình cáp Tuy nhiên, do là sản phẩm mới, lượng tiêu thụ vẫn chưa đạt mức cao.

BẢNG 05: BẢNG TIÊU THỤ THEO CHỦNG LOẠI SẢN PHẨM

Tiêu thụ Tỷ trọng Tiêu thụ Tỷ trọng Đầu DVD, EVD, MPEG4 5.943 55,7% 7.485 58,9% Đầu MIDI KARAOKE 6 số 1.406 13,2% 1.070 8,5% Đầu thu KTS 2.165 20,3% 2.915 22,9%

Sản lượng tiêu thụ năm 2009 chỉ tăng 19,09% so với năm 2008, tương đương với 2.038 sản phẩm, cho thấy mức tăng trưởng không đáng kể Khi xem xét chi tiết từng loại sản phẩm, điều này càng trở nên rõ ràng hơn.

- Mặt hàng chủ yếu của Công ty là đầu DVD chỉ tăng thêm được 3,2% năm

2009 (từ 5.943 chiếc lên 7.485 chiếc) Đầu thu hình KTS cũng tăng nhẹ 2,6%.

Trong bối cảnh thị trường, mặc dù có sự tăng nhẹ ở các mặt hàng chủ yếu và hàng chiến lược, nhưng một số mặt hàng khác lại ghi nhận mức giảm đáng kể Cụ thể, đầu Midi karaoke 6 số đã giảm 4,7% so với năm trước.

Sự biến động trong doanh số có thể xuất phát từ chất lượng sản phẩm không ổn định, dẫn đến tỷ lệ sản phẩm lỗi cao và gia tăng số lượng hàng bảo hành tại Công ty Hơn nữa, bộ phận chăm sóc khách hàng chưa hoạt động hiệu quả, gây ra sự không hài lòng từ phía khách hàng đối với sản phẩm.

BẢNG 06: BẢNG TIÊU THỤ SP THEO KẾ HOẠCH VÀ THỰC TẾ

Lớ p : QT1003N 64 Đơn vị tính: chiếc

Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế

BẢNG 07: BẢNG DOANH THU TỔNG HỢP Đơn vị tính: VNĐ

Năm 2008, Công ty không đạt kế hoạch tiêu thụ 11.200 chiếc, thực tế chỉ tiêu thụ được 10.673 chiếc, dẫn đến doanh thu giảm từ 4.787.144.640 đồng năm 2007 xuống còn 4.269.330.458 đồng Nguyên nhân có thể do thị trường mới không hiệu quả Theo số liệu kế toán, tồn kho năm 2008 lên tới 8.808 chiếc, trong đó 7.102 chiếc là thành phẩm và 1.706 chiếc là hàng bảo hành Nếu Công ty không có giải pháp cho công tác bán hàng, sẽ ảnh hưởng đến vốn lưu động và hiệu quả sản xuất.

Năm 2009, sản lượng sản phẩm tiêu thụ có sự biến động nhẹ, với thực tế tiêu thụ tăng 411 chiếc so với kế hoạch Công ty đã vượt mức kế hoạch đề ra 3,3%, dẫn đến doanh thu tăng thêm 1.224.272.022 đồng trong năm.

Năm 2009, doanh thu của Công ty đạt được là một nỗ lực đáng kể của Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên Theo số liệu từ phòng kế toán, doanh thu tại Nam Định và Thái Bình chiếm tỷ trọng cao nhất, đạt 25% Trong khi đó, năm 2008, Thái Nguyên, Phú Thọ, Hà Nội và Yên Bái là các tỉnh có doanh thu cao nhất, chiếm 29% tổng doanh thu.

Năm 2009, Công ty đã mở rộng hệ thống đại lý và cửa hàng đến Nam Định và Thái Bình Tại khu vực này, khách hàng đã nhận thấy sản phẩm của Công ty có giá cả cạnh tranh hơn so với các đối thủ, từ đó chấp nhận và ủng hộ sản phẩm.

Doanh thu năm 2009 tăng lên nhờ vào sự gia tăng sản lượng tiêu thụ, tuy nhiên chi phí sản xuất cũng tăng do sản lượng vượt mức kế hoạch.

Lớp QT1003N 66 đã tiến hành mua thêm nguyên vật liệu, dẫn đến việc tăng lượng thành phẩm tồn kho Cụ thể, theo thống kê năm 2009, tổng số tồn kho đạt 7.810 chiếc, trong đó có 4.641 chiếc là thành phẩm và 3.169 chiếc là hàng bảo hành.

So sánh số lượng hàng bảo hành giữa năm 2008 và 2009 cho thấy số lượng tăng 1.463 chiếc, tương đương 85,8% Điều này cho thấy công tác quản lý chất lượng nguyên vật liệu và kiểm soát chất lượng sản phẩm chưa hiệu quả, dẫn đến lượng sản phẩm tồn kho cao và tăng chi phí sửa chữa, tồn trữ và bảo quản Để giảm chi phí và tăng lợi nhuận, công ty cần thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng đầu vào và đầu ra một cách chặt chẽ hơn.

Quy trình xuất nhập hàng tồn kho

 Nhập hàng, hàng đổi của nhà cung cấp (BM-K-02)

Khi nhập hàng từ các nhà cung cấp vào kho, kế toán kho cần phối hợp cùng thủ kho và phụ kho để kiểm tra hàng hóa Việc này bao gồm lập bảng kê kiểm hàng nhập theo mẫu quy định, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hàng hóa nhập kho.

BM-K-02 để xác định chính xác số liệu thực tế nhập kho, dựa theo kết quả này lập phiếu nhập kho.

Khi nhận hàng đổi từ nhà cung cấp, thủ kho cần ghi nhận vào bảng kê hàng nhập BM-K-02, xác định rõ nhà cung cấp, số lượng và chủng loại hàng đổi để kế toán kho có cơ sở lập phiếu nhập kho cho hàng đổi này.

- Sau khi kiểm kê giao bản kê các loại hàng thực nhận cho KTT làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu, xác nhận với các nhà cung cấp.

 Nhập hàng mua ngoài (BM-KT-01)

Khi mua hàng theo phiếu yêu cầu hoặc lệnh giám đốc, người mua dựa vào phiếu đề xuất để tạm ứng Trước khi nhập hàng vào kho, người mua phải làm đề nghị thanh toán Kế toán kho sẽ lập phiếu nhập kho dựa trên đề nghị thanh toán, và thủ kho sẽ nhận hàng, kiểm tra số lượng theo phiếu nhập kho để xác nhận, làm cơ sở cho việc thanh toán.

 Nhập hàng đổi mới của phòng bảo hành (BM-KT-01)

Nhân viên giao nhận của phòng bảo hành sẽ mang phiếu yêu cầu đến quản lý hoặc tổ trưởng tổ sản xuất để kiểm tra và ký duyệt Sau khi được phê duyệt, phiếu yêu cầu sẽ được chuyển cho kế toán kho để lập phiếu nhập kho Thủ kho sẽ dựa vào phiếu nhập kho của kế toán để thực hiện việc nhận hàng.

 Nhập hàng từ xưởng (BM-KT-01)

Để quản lý quy trình nhập kho hiệu quả, bộ phận đóng gói hoặc quản lý cần sử dụng phiếu yêu cầu báo số lượng hàng hóa nhập kho, từ đó kế toán kho sẽ lập phiếu nhập Thủ kho sẽ dựa vào phiếu nhập kho này để thực hiện việc nhận hàng, với sự xác nhận từ bộ phận đóng gói, quản lý hoặc tổ trưởng.

 Nhập hàng đổi của dây chuyền, xuất linh kiện đổi (BM-KT-01)

Khi linh kiện hỏng không thể sửa chữa, tổ trưởng sẽ ký phiếu yêu cầu đổi linh kiện cho tổ mình Đây là cơ sở để kế toán kho lập phiếu nhập linh kiện hỏng và phiếu xuất linh kiện đổi Thủ kho sẽ dựa vào các phiếu này để thực hiện việc nhập linh kiện hỏng và xuất linh kiện đổi cho tổ sản xuất.

 Nhập, xuất hàng cho nhân viên bán hàng và kho Bạch Đằng (BM-KD-01)

Nhân viên bán hàng cần lấy phiếu "xác nhận hàng tồn và đề nghị nhập, xuất hàng" từ bộ phận kế toán để kiểm tra hàng tồn kho hoặc trên xe Sau khi nhận phiếu, họ sẽ chuyển cho thủ kho để xác nhận số lượng hàng tồn Dựa vào số lượng này, nhân viên kinh doanh sẽ đề xuất số hàng nhập trả kho và số hàng xuất thêm cho chuyến tiếp theo.

Dựa trên đề nghị về số lượng hàng nhập trả kho và hàng xuất thêm, kế toán kho sẽ lập phiếu nhập kho và xuất kho Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu của kế toán kho để thực hiện việc nhập và xuất hàng.

 Xuất linh kiện cho sản xuất (Mẫu lệnh sản xuất)

Mỗi ngày, Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ phát lệnh sản xuất cho phân xưởng Tổ trưởng nhận lệnh và chuyển đến phòng kế toán, nơi kế toán kho lập phiếu xuất kho linh kiện để phục vụ sản xuất Tổ trưởng sau đó sẽ mang phiếu xuất kho để thực hiện quy trình tiếp theo.

Lớ p : QT1003N 75 phiếu xuất kho của kế toán kho giao cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào đó để xuất linh kiện cho sản xuất.

 Xuất đổi bảo hành cho nhà cung cấp (BM-K-02)

Khi xuất hàng đổi cho nhà cung cấp, kế toán kho yêu cầu thủ kho lập bảng kê chi tiết về linh kiện hỏng để lập phiếu xuất kho hàng đổi Bảng kê này không chỉ giúp ghi nhận thông tin hàng đổi mà còn là cơ sở để đối chiếu với nhà cung cấp.

 Xuất đổi bảo hành cho phòng bảo hành (BM-KT-01)

Nhân viên giao nhận của phòng bảo hành cần viết phiếu yêu cầu số lượng linh kiện cần thiết để bảo hành, kèm theo bảng kê linh kiện hỏng đã được thay thế, gửi lên phòng kế toán để lập phiếu xuất kho linh kiện bảo hành và nhập kho linh kiện hỏng Hàng ngày, họ phải ghi nhận kết quả công việc của từng nhân viên bảo hành, bao gồm số linh kiện đã thay thế, số linh kiện còn lại và lý do cho số linh kiện chưa được thay thế.

Quy trình xuất nhập hàng tồn kho hiện tại thiếu tính linh hoạt, đặc biệt khi phải xử lý nhiều loại hàng cùng một lúc Điều này gây khó khăn cho thủ kho trong việc đáp ứng kịp thời, dẫn đến việc chậm trễ trong quá trình sản xuất của công ty và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh.

Trong quá trình xuất nhập linh phụ kiện và hàng hoá, kế toán trưởng luôn có mặt để kiểm tra hàng và cầm phiếu xuất, nhập trước khi chuyển cho thủ kho Vào chiều ngày 21/01/2010, có hai xe hàng được nhập kho, phần lớn hàng được chuyển thẳng vào kho bên xưởng lắp ráp mà không qua kho chính, chỉ có một số lô hàng vỏ lắp đầu kỹ thuật số được chuyển vào kho nhưng không có phiếu nhập kho Thủ kho không ra kiểm hàng mà chỉ ở trong kho, và khi được hỏi lý do, thủ kho chỉ trả lời mơ hồ rằng “chị làm ở trong này rồi” Hơn nữa, thủ kho cũng không biết hàng nhập về là gì, trong khi kế toán trưởng nhận hoá đơn đỏ vào phòng theo quan sát của nhóm trưởng Nguyễn Thị Bích Liên.

Từ khi nhận chức Thủ kho cho đến ngày 22/01/2010, Thủ kho vẫn chưa nắm rõ tình hình hàng tồn kho cũng như quy trình xuất nhập hàng, tên hàng và linh kiện Trong nhiều trường hợp, khi nhân viên từ xưởng lắp ráp đến lấy linh kiện, Thủ kho phải nhờ người bên xưởng hỗ trợ trong việc này.

Thái độ làm việc của thủ kho rất thiếu nhiệt tình, chậm chạp và không linh hoạt Vào ngày 22/01/2010, khi hỏi về danh mục hàng hóa và số lượng tồn trong kho, thủ kho chỉ nhớ một phần hàng hóa, còn linh kiện thì không thể nhớ Kiểm tra thực tế cho thấy số lượng hàng tồn trong kho cao hơn so với số ghi trên thẻ kho Điều này cho thấy thông tin hàng hóa không do thủ kho nhập mà là do phòng kế toán thực hiện Nếu không có sự liên kết chặt chẽ giữa phòng kế toán và kho, sẽ dễ dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa mà Giám đốc không thể phát hiện.

Tổ chức theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu dự trữ

Lượng nguyên vật liệu cho sản xuất luôn biến động, vì vậy cần theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu dự trữ để điều chỉnh kịp thời Tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar, công tác này được thực hiện nhằm đảm bảo rằng dự trữ thực tế phù hợp với định mức.

Xác định số lượng cụ thể của từng loại nguyên vật liệu lắp ráp đang có trong kho tại một thời điểm nhất định là rất quan trọng Điều này giúp đưa ra các biện pháp hiệu quả để giải quyết tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm kê nguyên vật liệu trong kho.

- Thấy rõ được trách nhiệm vật chất của thủ kho trong công tác quản lý hàng tồn kho.

Việc theo dõi tình hình tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất giúp xác định mức độ lãng phí hay tiết kiệm vật tư Điều này cũng cho phép đánh giá chất lượng vật tư bảo quản, phát hiện các vấn đề như hỏng hóc hay giảm chất lượng Ngoài ra, việc xác định số lượng vật tư hư hỏng, nguyên nhân gây ra và các biện pháp khắc phục là rất cần thiết để tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Hiện nay, việc theo dõi nguyên vật liệu lắp ráp được thực hiện bởi nhân viên kho, sử dụng hệ thống thẻ kho theo mẫu để hỗ trợ quá trình này.

06 – TT ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm

 Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ nguyên vật liệu cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho.

Phòng kế toán sẽ tạo thẻ và ghi nhận các thông tin quan trọng như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư và sản phẩm Sau đó, thẻ này sẽ được giao cho thủ kho để quản lý và ghi chép hàng ngày.

Hằng ngày, nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu ghi chép thông tin từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho vào các cột tương ứng trên thẻ kho, mỗi chứng từ sẽ được ghi một dòng Cuối ngày, họ sẽ tính toán số lượng tồn kho để theo dõi tình hình hàng hóa.

Vào cuối tháng, nhân viên kế toán vật tư sẽ đến kho để nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của nhân viên quản lý kho, sau đó tiến hành ký xác nhận vào thẻ.

BẢNG 08: BẢNG THEO DÕI SỰ BIẾN ĐỘNG DỰ TRỮ CỦA NGUYÊN

VẬT LIỆU Đơn vị tính: VNĐ

Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế

Bảng chi phí nguyên vật liệu lắp ráp được tổng hợp từ các chi tiết nhỏ, phản ánh kế hoạch và thực tế trong năm 2008 và 2009.

Năm 2008, Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar đã không tổ chức theo dõi nhu cầu thị trường một cách chặt chẽ đối với sản phẩm của mình, dẫn đến việc tồn kho nguyên vật liệu lên tới 176.676.405 VNĐ Hàng điện tử có xu hướng giảm giá trị nhanh chóng do sự thay đổi công nghệ, và lượng nguyên vật liệu tồn đọng này không chỉ gây lãng phí vốn lưu động mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.

Năm 2009, Công ty đã mở rộng thị trường tại các tỉnh miền Trung và sản phẩm của Công ty đã nhận được sự ủng hộ mạnh mẽ từ khách hàng, dẫn đến doanh số tiêu thụ cao Tuy nhiên, theo kế hoạch, Công ty dự kiến chi 5.300.000.000 VNĐ cho nguyên vật liệu lắp ráp, nhưng thực tế đã chi tới 6.088.044.547 VNĐ, cho thấy nguồn cung nguyên vật liệu không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, mặc dù vẫn còn tồn kho.

2008 vẫn có thể tận dụng được một số loại.

Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar đã đạt được những kết quả tích cực trong việc tổ chức theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu dự trữ trong kho Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý kho.

Việc theo dõi nguyên vật liệu trong kho cho phép Công ty kiểm soát số lượng từng loại nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào, từ đó giúp công tác kiểm kê trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.

Việc theo dõi biến động nguyên vật liệu giúp Công ty xác định lượng nguyên vật liệu cần mua trong tương lai, từ đó có biện pháp quản lý hiệu quả số lượng nguyên vật liệu và vật tư dư thừa.

Công tác này cũng giúp cho Công ty biết được trong quá trình sản xuất có xảy ra tình trạng lãng phí nguyên vật liệu, vật tƣ không.

Công ty đang gặp vấn đề trong quản lý dự trữ nguyên vật liệu và vật tư, dẫn đến tình trạng tồn kho quá mức, gây lãng phí vốn lưu động và chi phí bảo quản Việc thống kê số lượng nguyên vật liệu qua thẻ kho hàng ngày cho thấy sự thiếu hiệu quả trong công tác quản lý này.

Phân tích chi phí vật t ƣ , nguyên vật liệu ở Công ty

3.4.5.1 Phân tích chi phí vật tƣ, nguyên vật liệu trong cơ cấu giá thành

Công ty chúng tôi chuyên sản xuất hàng điện tử, với sản lượng sản xuất và tiêu thụ vượt qua 10.000 sản phẩm mỗi năm Do đó, chi phí nguyên vật liệu hàng năm lên đến hàng tỷ đồng Việc quản lý chặt chẽ các yếu tố chi phí này là rất quan trọng để kiểm soát giá thành và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

BẢNG 09: BẢNG GIÁ THÀNH CHO TỪNG CÔNG ĐOẠN LẮP RÁP

Công đoạn 2 Lắp vỉ hình, vỉ nguồn 500 600

Công đoạn 3 Lắp cơ thử máy, kiểm tra và hoàn thiện sản phẩm.

- Để lắp ráp 1 chiếc đầu DVD thì tiền công cho công nhân trực tiếp sản xuất là: 3.400* 19 người = 64.600 đồng

- Chi phí nguyên vật liệu dùng cho lắp ráp 1 chiếc đầu là : 246.511 đồng

- Các chi phí sản xuất chung bao gồm điện, nước phục vụ cho lắp ráp vào khoảng: 5.000 đồng

- Nhƣ vậy tổng chi phí để lắp ráp ra 1 chiếc đầu DVD là : 316.111 đồng

- Cộng thêm các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì giá bán buôn 1 chiếc đầu DVD là khoảng 420.000 đồng.

Công ty cần lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu hợp lý để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt nguyên liệu cho sản xuất Việc thiếu nguyên vật liệu sẽ buộc Công ty phải mua thêm, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất.

Chi phí nguyên vật liệu tăng lên sẽ dẫn đến giá sản phẩm của lớp QT1003N 83 cũng tăng theo, gây khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm vì giá của công ty cao hơn so với đối thủ cạnh tranh.

3.4.5.2 Phân tích các chi phí liên quan đến tồn kho.

Chi phí đặt hàng bao gồm các khoản chi như giao dịch, vận chuyển và giao nhận hàng, được tính theo đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng Khi doanh nghiệp đặt hàng từ nguồn cung cấp bên ngoài, chi phí này bao gồm chi phí chuẩn bị yêu cầu mua hàng, lập đơn hàng, thương lượng qua điện thoại và các thư giao dịch, cũng như chi phí nhận, kiểm tra hàng hóa, vận chuyển và thanh toán.

- Ở Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar chi phí đặt hàng năm 2009 được tổng hợp nhƣ sau:

+ Chi phí đặt hàng một lần mua linh kiện lắp ráp đầu DVD: 2.000.000đồng

+ Chi phí đặt hàng một lần mua linh kiện lắp ráp loa BMB: 5.100.000đồng

+ Chi phí đặt hàng một lần mua linh kiện lắp ráp đầu Midi: 1.200.000đồng

+ Chi phí đặt hàng một lần mua linh kiện lắp ráp đầu KTS: 1.000.000đồng

Chi phí tồn trữ là tổng hợp các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian nhất định Các thành phần của chi phí này bao gồm chi phí lưu giữ và bảo quản, chi phí hư hỏng và thiệt hại do hàng tồn kho lỗi thời, chi phí bảo hiểm, thuế, cùng với chi phí đầu tư vào hàng tồn kho.

Chi phí tồn trữ tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar năm 2009 bao gồm các khoản chi phí liên quan đến lưu giữ hàng tồn kho, bảo quản hàng hóa, và thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời.

+ Lương, thưởng cho nhân viên trông kho năm 2009 là : 23.869.044 đồng

+ Chi phí lưu giữ hàng và chi phí bảo quản: 30.000.000 đồng

+ Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời: 184.256.000 đồng

Theo số liệu từ Phòng Kế toán, chi phí lưu kho của Công ty năm 2009 đạt 238.125.044 đồng Mặc dù Công ty sản xuất nhiều mặt hàng đa dạng, chi phí lưu trữ và bảo quản không đáng kể, nhưng chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời lại chiếm tỷ trọng lớn Hơn nữa, việc mua linh kiện theo từng lô, mỗi lô khoảng 200 chiếc, gây khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng từng linh kiện, dẫn đến linh kiện hỏng làm tăng chi phí nguyên vật liệu và chi phí lưu kho.

3.4.5.2.3 Chi phí thiệt hại khi không có hàng

Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar hiếm khi để xảy ra tình trạng hết hàng, nhờ vào việc luôn dự trữ một lượng hàng hóa và thành phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng tại các tỉnh Điều này giúp công ty có khả năng giao hàng ngay lập tức mà không cần thời gian chờ đợi.

Vào năm 2009, Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu chiếm tới 61% lượng hàng tồn kho, giúp giảm thiểu tình trạng ngừng trệ sản xuất Do đó, chi phí thiệt hại khi không có hàng là rất nhỏ.

Nhận xét chung công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar

3.5.1 Những kết quả đạt đƣợc.

Dù thị trường gặp nhiều khó khăn, công ty vẫn thành công trong việc tìm kiếm khách hàng mới, dẫn đến sản phẩm tiêu thụ mạnh mẽ và doanh thu tăng cao.

Công ty đã nỗ lực đa dạng hóa nguồn cung cấp để cải thiện chất lượng nguyên vật liệu nhập khẩu, nhằm ngăn chặn tình trạng nguyên vật liệu kém chất lượng ảnh hưởng đến sản phẩm và uy tín với khách hàng.

Công ty đã thiết lập định mức vật tư cho quá trình lắp ráp và sản xuất nhằm giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu và ngăn chặn tình trạng ứ đọng tồn kho.

Nhanh chóng nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng là yếu tố quan trọng để phát triển sản phẩm cạnh tranh Việc đa dạng hóa sản phẩm và nghiên cứu thử nghiệm những sản phẩm mới sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu thị trường hiệu quả hơn.

Để tăng cường doanh số bán hàng, Công ty đã triển khai các chính sách quảng cáo và khuyến mại thông qua chương trình chăm sóc khách hàng mới Đồng thời, để nâng cao uy tín, Công ty cũng cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như bảo hành và đổi mới sản phẩm cho những sản phẩm bị lỗi hoặc hỏng.

Công ty đã triển khai các chính sách mới nhằm giữ chân người lao động và nâng cao tinh thần làm việc, bao gồm việc áp dụng hệ thống điểm thưởng tích lũy Nhân viên làm việc vượt định mức, tố giác hành vi gian lận, hoặc làm thêm giờ sẽ được cộng điểm thưởng, và vào cuối tháng, số điểm này sẽ được quy đổi thành tiền thưởng Đồng thời, công ty cũng thực hiện các biện pháp xử phạt đối với những hành vi gian lận và vi phạm quy chế, đảm bảo sự công bằng trong quản lý.

3.5.2 Những mặt còn tồn tại.

Mặc dù công ty nỗ lực kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu nhập khẩu, nhưng chất lượng vẫn bị ảnh hưởng, dẫn đến việc tăng chi phí tồn kho.

Mặc dù công ty đã thiết lập định mức nguyên vật liệu và theo dõi sự biến động của chúng, nhưng công tác thực hiện vẫn chưa hiệu quả, dẫn đến lượng nguyên vật liệu tồn kho năm 2009 quá lớn Điều này không chỉ gây lãng phí vốn lưu động mà còn làm tăng chi phí lãi vay.

Lớ p : QT1003N 86 không có vốn cho sản xuất, kinh doanh.

Trình độ nhân viên kho còn hạn chế dẫn đến việc sắp xếp hàng tồn kho và theo dõi không khoa học, gây chậm trễ và ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình sản xuất.

Chính sách điểm thưởng tích lũy hiện tại không đủ hấp dẫn, với mức phạt cao hơn mức thưởng, khiến nhân viên không hài lòng và tạo ra bầu không khí làm việc nặng nề Nỗi bức xúc về lương thưởng gia tăng do lương thấp, thời gian làm việc dài, và phụ cấp ít ỏi, không đủ để trang trải cuộc sống, thậm chí không có cả quà Tết Tình trạng này đang khiến nhiều lao động rời bỏ Công ty, và nếu không có cải thiện, hoạt động sản xuất sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng khi những công nhân tay nghề cao ra đi, dẫn đến khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Công ty đang gặp phải vấn đề nghiêm trọng về quản lý khi Kế toán trưởng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đồng thời đảm nhiệm vai trò thủ quỹ và có quyền xuất hàng trong kho Thủ kho cũ là cháu của Kế toán trưởng, dẫn đến việc mọi hoạt động trong kho đều bị kiểm soát bởi người này Hơn nữa, Kế toán trưởng nắm giữ danh sách khách hàng chủ chốt và có quyền quyết định khi nào báo cáo cho Giám đốc, gây khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động của Giám đốc Việc giao quá nhiều quyền cho Kế toán trưởng đã dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc thu hồi quyền lực, và nếu buộc phải sa thải, Giám đốc sẽ mất đi danh sách và thông tin quan trọng của Công ty.

- Ngoài ra, việc mất hàng còn xảy ra ở cả công đoạn sản xuất, công đoạn bán hàng, chứng tỏ việc kiểm soát rất lỏng lẻo.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẲM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ

HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay đang biến động, các doanh nghiệp Việt Nam cần xác định vị thế của mình trên thị trường nội địa để tồn tại và cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ nước ngoài Giá cả và chất lượng sản phẩm là hai yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh Để đạt được điều này, các doanh nghiệp phải tập trung vào việc giảm giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình.

Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar đang đối mặt với việc một số khách hàng rời bỏ sản phẩm do hai tiêu chí dịch vụ và chất lượng còn hạn chế Đồng thời, giá nguyên vật liệu đầu vào tăng cao buộc công ty phải nâng giá sản phẩm Để hạ giá thành, công ty cần cải thiện tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật tư, vì chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm.

Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh hàng điện tử cần một lượng lớn nguyên vật liệu đầu vào, dẫn đến nhu cầu vốn lưu động cao để duy trì dự trữ Việc đảm bảo đủ nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hóa sẽ mang lại hiệu quả và lợi ích tối ưu cho công ty.

Sau thời gian nghiên cứu về Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar và áp dụng kiến thức từ giảng đường, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại công ty này.

Giải pháp 1: Chuyển đổi vị trí của kho và sắp xếp lại hàng hoá trong kho 75 1 Cơ sở của giải pháp

4.1.1 Cơ sở của giải pháp.

Hiện trạng kho hàng của Công ty cho thấy diện tích không đủ lớn để chứa hàng, dẫn đến việc hàng hóa thường xuyên phải để bên phân xưởng hoặc bên ngoài kho Điều này gây ra tình trạng không thể kiểm soát hàng hóa, vì kho hàng chỉ chịu trách nhiệm về hàng trong kho, khiến thủ kho không thể quản lý hàng bên ngoài Hệ quả là mất mát hàng hóa và khó khăn trong việc kiểm soát kho.

Khi xuất hàng từ bộ phận đóng gói cho nhân viên bán hàng hoặc khi nhân viên mang hàng về bảo hành, thủ kho cần phải ra ngoài để kiểm soát quá trình xuất nhập hàng, dẫn đến việc kho không có người quản lý.

Trong kho chính, có hai khu vực chính là kho linh kiện và kho thành phẩm, nhưng việc kiểm soát số lượng linh phụ kiện lắp ráp thường gặp khó khăn do chúng dễ bị lẫn vào khu vực chứa thành phẩm Mặc dù kho thành phẩm áp dụng phương pháp phân chia theo lô, nhưng việc sắp xếp lại gặp trở ngại khi một loại sản phẩm nào đó quá nhiều, dẫn đến tình trạng tràn sang lô khác hoặc ra lối đi Sự tích tụ hàng hóa không thể di chuyển kịp thời đã làm cho việc sắp xếp trật tự trong kho trở nên kém khoa học và linh hoạt, gây khó khăn trong việc kiểm soát số lượng và chủng loại hàng hóa tồn kho.

4.1.2 Nội dung của giải pháp.

Qua quá trình quan sát và phân tích, tôi nhận thấy rằng nhu cầu tiêu thụ hàng hóa ngày càng gia tăng, dẫn đến sự tăng trưởng trong lượng hàng hóa và nguyên vật liệu Do đó, kho hàng hiện tại sẽ được chuyển đổi vị trí với phân xưởng lắp ráp để đáp ứng nhu cầu này hiệu quả hơn.

- Do phân xưởng lắp ráp chỉ có 2 dây chuyền lắp ráp nên chuyển sang bên kho sẽ phù hợp hơn mà lại không gây lãng phí không gian.

Trong quá trình chuyển kho, việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế là rất cần thiết Hiện nay, thủ kho không thể nắm rõ toàn bộ số lượng hàng tồn kho, trong khi đó, phòng kế toán cũng gặp khó khăn trong việc kiểm soát số liệu trên sổ sách.

Khi thực hiện chuyển kho, cần thiết phải điều chỉnh quyền hạn và nghĩa vụ của thủ kho để tránh việc kế toán trưởng hay nhân viên phòng kế toán nắm giữ quyền của thủ kho Thực tế cho thấy, kế toán trưởng hoặc bất kỳ nhân viên nào trong phòng kế toán đều có khả năng xuất hàng mà không cần sự hiện diện của thủ kho.

Thành phẩm Thành phẩm Thành phẩm Kho linh kiện

4.1.3 Nhận xét và đánh giá hiệu quả của giải pháp.

Chuyển đổi vị trí kho hàng sẽ nâng cao khả năng kiểm soát hàng hóa, giúp quản lý hiệu quả hơn Theo sơ đồ, nếu kho chính được chuyển đến vị trí mới, nó sẽ bao quát cả kho hàng hóa và kho bảo hành Số liệu năm 2009 cho thấy lượng hàng bảo hành lên tới 3.169 chiếc, một con số không nhỏ, cho thấy tầm quan trọng của việc tối ưu hóa vị trí kho hàng.

D ây ch uy ền 2 Đ ón g gó

Sản phẩm dở dang hàng này lại nằm ngoài tầm kiểm soát của thủ kho.

Kho mới có diện tích rộng rãi, đảm bảo đủ chỗ cho hàng hóa mới về mà không lo thiếu không gian Ngoài ra, phân xưởng mới còn cung cấp nhiều không gian cho bộ phận đóng gói và các sản phẩm dở dang đang chờ hoàn thiện.

Công ty cần bổ sung một phụ kho thực thụ để hỗ trợ thủ kho trong việc kiểm soát và quản lý hàng hóa xuất nhập trong kho Hiện tại, hai phụ kho của công ty chỉ đảm nhiệm công việc xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa mà không có quyền hạn cần thiết để thực hiện nhiệm vụ kiểm soát.

Giải pháp này giúp công ty xử lý hiệu quả hàng hóa lỗi thời và linh phụ kiện hỏng bằng cách thanh lý chúng Việc bán thanh lý không chỉ giảm chi phí bảo quản và lưu kho hàng năm mà còn giải phóng không gian, giúp kiểm soát hàng tồn kho dễ dàng hơn và nắm bắt được số lượng thực tế của từng loại hàng trong kho.

4.1.4 Tính khả thi của giải pháp.

Chuyển đổi vị trí kho là một quá trình đơn giản, không tốn nhiều thời gian và chi phí Với sự huy động đầy đủ nhân lực và vật lực trong công ty, việc di dời kho có thể hoàn thành chỉ trong vòng 3 ngày.

- Lƣợng thành phẩm tồn kho có thể đủ để xuất bán do đó việc ngừng sản xuất trong

3 ngày cuối tuần không bị ảnh hưởng nhiều.

- Kho mới không bị dột và ẩm ƣớt khi có mƣa, thuận lợi cho việc bảo quản hàng tồn kho, do vậy tính khả thi là cao.

Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar đã triển khai giải pháp chuyển đổi vị trí kho và sắp xếp lại hàng hoá từ ngày 18 tháng 06 năm 2010 Giám đốc công ty nhận định rằng giải pháp này không chỉ khả thi mà còn giúp quản lý kho dễ dàng hơn, đồng thời tạo điều kiện làm việc thoải mái hơn cho nhân viên.

Giải pháp 2: Xây dựng quy trình xuất hàng bán và nhập hàng thừa trở lại kho 79 1 Cơ sở của giải pháp

4.2.1 Cơ sở của giải pháp.

Kể từ khi thành lập, công ty đã gặp phải vấn đề trong quy trình xuất nhập hàng, dẫn đến tình trạng mất hàng thường xuyên Việc thất thoát hàng hóa xảy ra ở nhiều khâu, bao gồm sản xuất, đóng gói sản phẩm dở dang, nhập kho hàng thừa và xuất bán.

Lỗ hổng lớn nhất tại kho hàng của Công ty nằm ở quy trình xuất hàng đi bán và nhập hàng thừa trở lại kho Việc mất hàng ở đây có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau.

+ Trình độ và kinh nghiệm của thủ kho còn hạn chế, chƣa biết cách làm việc.

+ Có sự móc ngoặc từ trước giữa các nhân viên với nhau.

+ Quá nhiều người không cần thiết kiểm soát quá trình xuất hàng lên xe.

+ Không có người kiểm soát trong kho khi thủ kho ra ngoài giám sát quá trình xuất nhập hàng.

Việc kiểm soát hàng hóa giữa sổ sách và thực tế không được thực hiện hàng ngày, dẫn đến tình trạng hàng xuất nhập không được ghi chép kịp thời vào thẻ kho để đối chiếu với chứng từ kế toán Sự chậm trễ này có thể gây ra sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng trên sổ sách.

+ Quy trình xuất nhập hàng hiện tại không linh hoạt, nếu có nhiều hàng cùng xuất và nhập một lúc sẽ khiến cho thủ kho bị rối.

+ Ai cũng có thể vào kho mọi lúc Phiếu xuất nhập phần lớn chƣa có đầy đủ chữ ký (thủ kho, người nhận, người phê duyệt).

4.2.2 Nội dung của giải pháp.

Mục đích xây dựng quy trình xuất nhập hàng là để thống nhất việc bán hàng và nhập hàng tồn kho, nhằm ngăn ngừa tình trạng mất mát hàng hóa và nâng cao hiệu quả kiểm soát kho.

Trong giải pháp này, tôi chỉ đề cập đến quy trình xuất hàng bán và nhập hàng thừa về kho, trong khi các quy trình xuất nhập khác có thể được điều chỉnh theo quy trình này để đảm bảo tính thuận tiện Đối với linh phụ kiện lắp ráp, vào đầu giờ, Phân xưởng cần lập kế hoạch sản xuất cụ thể để Thủ kho có thể xuất hàng ngay, tránh tình trạng xuất hàng lắt nhắt và giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình xuất nhập.

Nguyên tắc: hàng phải được xuất tại khu xuất hàng (kho) theo phiếu xuất của

Phòng Kế toán đƣa xuống.

- Căn cứ vào phiếu yêu cầu của Phòng Kinh doanh, Kế toán kho viết phiếu xuất kho theo số lƣợng hàng, quy cách, chủng loại được yêu cầu.

- Người nhận hàng mang phiếu xuất kho cho thủ kho.

Thủ kho cần kiểm tra phiếu xuất kho để xác nhận đầy đủ chữ ký Nếu phiếu hợp lệ, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa yêu cầu xuất Nếu hàng hóa còn đủ, thủ kho sẽ xuất hàng; nếu không còn, cần thông báo ngay cho Phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh để chờ quyết định.

Trách nhiệm Quy trình Biểu mẫu

Thủ kho Khu nhận hàng Phiếu xuất kho

Người nhận hàng Kiểm tra lại hàng

Bảo vệ Kiểm tra lại hàng lên xe Sổ ghi chép

- Người nhận hàng không được phép tự do đi lại trong kho, trừ khi có sự cho phép của thủ kho.

Hàng hóa sẽ được giao cho người nhận tại kho sau khi đã chuẩn bị đúng yêu cầu Người nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, quy cách, chủng loại, nhãn mác và ký nhận trước khi mang hàng đi Sau khi hàng đã rời khỏi kho, Thủ kho không còn trách nhiệm về bất kỳ thiếu hụt nào; người nhận hàng sẽ chịu trách nhiệm nếu có vấn đề xảy ra Nếu hàng hóa đủ, người nhận có thể lấy hàng; nếu thiếu, cần thông báo ngay cho Thủ kho để bổ sung, và nếu thừa, người nhận phải trả lại kho.

Tại cổng lên xe, hàng hóa phải được bảo vệ kiểm soát chặt chẽ Bảo vệ có nhiệm vụ ghi chép chi tiết từng chuyến hàng, giám sát quá trình xếp hàng lên xe, đảm bảo số lượng hàng hóa chính xác và theo dõi sự cẩn thận của nhân viên trong việc xếp hàng.

- Sau mỗi lần xuất hàng,Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để vào thẻ kho ngay, tránh để lâu khó kiểm soát.

- Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên:

+ Liên 1: Phòng Kế toán lưu

+ Liên 3: Nhân viên nhận hàng (Phòng Kinh doanh) lưu

+ Liên 4: Lập thành bộ chứng từ lưu nội bộ

 Quy trình nhập hàng bán còn thừa về kho:

Nguyên tắc: hàng thừa nhập kho phải được nhập tại kho theo đúng phiếu nhập kho do Phòng Kế toán lập.

- Nhân viên bán hàng về phải làm ngay phiếu xác nhận hàng tồn và yêu cầu nhập lại kho chuyển cho Phòng Kế toán để lập phiếu nhập kho.

- Kế toán kho căn cứ vào phiếu yêu cầu của nhân viên bán hàng viết phiếu nhập kho chuyển cho Thủ kho.

Hàng thừa cần được đưa đến vị trí yêu cầu của Thủ kho để kiểm tra Thủ kho sẽ xác minh phiếu nhập kho, số lượng, chủng loại, quy cách, tình trạng hàng và chữ ký Tất cả hàng bán còn thừa phải được mở thùng để kiểm tra xem có đủ số lượng hàng, pin, list, dây cắm, điều khiển và xốp hay không Nếu đầy đủ, hàng sẽ được nhập kho; nếu thiếu, Thủ kho sẽ thông báo cho nhân viên bán hàng và lập biên bản kiểm kê Biên bản này phải ghi rõ ngày tháng, lý do lập và có chữ ký của người lập cùng nhân viên bán hàng Biên bản kiểm kê sẽ được photo thành 3 bản: một bản gốc lưu tại Thủ kho, một bản gửi cho Phòng Kinh doanh và một bản cho Phòng Kế toán.

Trách nhiệm Quy trình Biểu mẫu

Lập phiếu xác nhận hàng tồn

Kế toán Viết phiếu nhập kho 02 - VT

Thủ kho Khu nhận hàng

Kiểm tra hàng Đủ Thiếu

Phiếu nhập kho. Thẻ kho.

Biên bản kiểm kê hàng nhập kho.

Sau khi nhân viên hoàn tất việc ký biên bản kiểm hàng, thủ kho sẽ tiến hành nhập hàng vào kho và sắp xếp theo chỉ dẫn Thủ kho cần ghi chép vào thẻ kho ngay lập tức để đảm bảo quản lý hàng hóa hiệu quả.

4.2.3 Tính khả thi của giải pháp.

Quy trình quản lý kho hàng hiện nay trở nên dễ dàng hơn nhờ vào việc Công ty đã thực hiện chuyển đổi vị trí kho và sắp xếp lại hàng hóa Khi có cả xuất và nhập hàng, Thủ kho vẫn có thể duy trì sự tổ chức và không bị rối Phụ kho có trách nhiệm lấy hàng theo đúng phiếu xuất, trong khi Thủ kho sẽ kiểm tra lại hàng trước khi giao cho nhân viên bán hàng Trong quá trình này, Thủ kho vẫn có thể quan sát và kiểm soát việc xuất hàng một cách hiệu quả.

Thủ kho giữ vai trò quyết định cao nhất trong kho, đảm bảo rằng không ai có thể tự do ra vào mà không có sự cho phép của mình Điều này giúp tăng cường quản lý và kiểm soát hàng hóa trong kho một cách chặt chẽ hơn.

Khi có kế hoạch sản xuất rõ ràng, quá trình xuất linh phụ kiện sẽ diễn ra nhanh chóng, giúp duy trì liên tục hoạt động sản xuất mà không bị gián đoạn Việc xuất hàng một lần thay vì nhiều lần sẽ giảm thiểu nguy cơ nhầm lẫn trong quá trình xuất và nhập hàng, tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.

Một số kiến nghị khác

Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar hiện chưa thực hiện công tác dự báo nhu cầu sản phẩm một cách rõ ràng Mọi đơn đặt hàng đều phụ thuộc vào lệnh của Giám đốc, trong khi các phòng ban chức năng chưa có bất kỳ tính toán nào cho quy trình này.

Công ty đang gặp khó khăn trong công tác bán hàng do nhiều lỗ hổng, dẫn đến tình trạng hàng hoá bị mất, doanh thu giảm và khách hàng rời bỏ Để khắc phục tình hình này, Giám đốc Công ty thường xuyên tham gia vào hoạt động bán hàng theo tuyến, giao hàng cho khách hàng ở các tỉnh nhằm thu thập thông tin và xác định nguyên nhân gây ra tình trạng mất hàng và suy giảm doanh thu.

Lượng hàng nhập về để lắp ráp hoàn toàn phụ thuộc vào lệnh của Giám đốc, trong khi Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Thủ kho không thực hiện việc tính toán hay theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, hàng hóa và thành phẩm.

Công ty chưa xây dựng phương pháp tính toán hàng tồn kho, dẫn đến khó khăn trong việc tổng hợp các chi phí liên quan như chi phí tồn trữ và chi phí bảo quản.

- Một điểm nữa mà em nhận thấy đó là việc thừa thiếu hàng tồn kho tại Công ty.

Có những thời điểm lƣợng hàng tồn kho tại Công ty quá nhiều nh cũng có thời điểm lƣợng hàng tồn kho lại quá ít.

- Khi lƣợng hàng tồn kho thừa sẽ dẫn đến việc:

+ Tốn kém chi phí bảo quản, chi phí tồn trữ.

+ Vốn bị ứ đọng lại tại hàng tồn kho.

+ Thiếu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải đi vay, dẫn đến việc chi phí lãi vay phải trả cao.

+ Hàng hoá bị lỗi mốt do công nghệ thay đổi.

- Khi lƣợng hàng tồn kho thiếu sẽ dẫn đến việc:

+ Không có hàng để cung cấp cho thị trường khi nhu cầu tăng cao.

+ Việc sản xuất bị gián đoạn do không có nguyên vật liệu.

+ Trong thời gian chờ hàng công nhân sẽ không có việc làm dẫn đến doanh thu giảm,….

Mặt hàng điện tử thường có tính chất mùa vụ, với nhu cầu gia tăng vào dịp cuối năm Tuy nhiên, do thiếu kế hoạch sản xuất, Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar đã từng gặp phải tình trạng thừa và thiếu hàng.

Để giảm chi phí tồn trữ cho Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar, việc tính toán lượng hàng dự trữ tối ưu hiện tại là rất khó khăn Do đó, tôi đề xuất công ty nên thực hiện giám sát thường xuyên hàng tồn kho theo tuần, tháng, quý và năm.

Việc giám sát hàng tồn kho nên bắt đầu từ Phòng Kế toán, nơi nắm rõ thông tin về hàng tồn kho Đồng thời, Phòng Kinh doanh cũng cần theo dõi chặt chẽ sự biến động nhu cầu sản phẩm để điều chỉnh hướng sản xuất phù hợp Nhân viên quản lý kho hàng cần giám sát tình hình hàng tồn để đưa ra ý kiến kịp thời với lãnh đạo Nếu thực hiện tốt các công việc này, việc quản lý hàng tồn kho sẽ hiệu quả hơn, giúp tránh tình trạng thừa thiếu hàng.

Tiêu đề	Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Quản Trị Hàng Tồn Kho Tại Công Ty TNHH Phát Triển Thương Mại NewStar
Tác giả	Hà Thị Minh Hằng
Người hướng dẫn	Kỹ Sư Lê Đình Mạnh
Trường học	Đại học Dân Lập Hải Phòng
Chuyên ngành	Quản trị Kinh Doanh
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2010
Thành phố	Hải Phòng

Định dạng
Số trang	129
Dung lượng	436,76 KB

Tài liệu tham khảo	Loại	Chi tiết
1. Tài chính Doanh nghiệp hiện đại – PQS.TS Trần Ngọc Thơ	Khác
2. Quản trị tài chính Doanh nghiệp - Trường Đại học Tài chính Kế toán Hà Nội	Khác
3. Quản trị Marketing - Philip Kotler	Khác
4. Tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và Đào tạo Lê Mạnh	Khác
5. Tài liệu của Công ty TNHH Phát triển Thương mại NewStar	Khác