Vai trò của nguyên tắc thống nhất chỉ huy trong quản trị

Vai trò của nguyên tắc thống nhất chỉ huy trong quản trị

1 LÊ HOÀNG LONG

2 LÊ LÂM HỮU LỘC

1 LÊ HOÀNG LONG

2 LÊ LÂM HỮU LỘC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

MỤC LỤC

Chương 1: Cơ sở lý luận 1

1.1 Khái niệm: 3

1.2 Những đặc điểm của sự thống nhất chỉ huy: 5

1.3 Tác dụng, vai trò: 6

Chương 2: Thực trạng 8

2.1 Trong các tổ chức, doanh nghiệp: 8

2.1.1 Thang bậc quản lý 8

2.1.2 Tính thống nhất trong quản lý và điều hành: 8

2.1.3 Sự ủy quyền 9

2.2 Kinh tế 10

2.2.1 Thành quả: 10

2.2.2 Hạn chế: 10

2.3 Giáo dục 12

2.3.1 Quy trình ngược 12

2.3.2 Mạnh ai nấy làm, học sinh gánh đủ 12

Chương 3: Giải pháp 14

3.1 Trong các tổ chức, doanh nghiệp: 15

3.1.1 Thang bậc quản lý 15

3.1.2 Tính thống nhất của quản lý 16

3.1.3 Sự ủy quyền 16

3.2 Kinh tế: 18

3.3 Giáo dục 19

3.4 Những kỹ năng cần có của người chỉ huy: 20

LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, nhu cầu liên kết con người và phối hợp các hoạt động riêng rẽ ngày càng tăng lên Trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, con người phải dựa vào nỗ lực chung như tổ, nhóm hoặc doanh nghiệp Và ở đó ít nhiều đều cần đến một sự chỉ đạo và khi

đó quản lý được xem là một hệ thống bao gồm chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Sự quản lý đó được bắt nguồn từ tính chất cộng đồng dựa trên sự phân công lao động và hiệp tác nhằm đạt một mục tiêu chung

Tuy nhiên hiện nay, việc chỉ đạo và thực hiện lệnh trong công việc hiện nay đang bị vi phạm khá nhiều ở các doanh nghiệp, công ty, và thậm chí là trong bộ máy nhà nước Việc này gây ra nhiều sai phạm trong giải quyết công việc, không thống nhất trong chỉ đạo từ cấp cao xuống cấp thấp, gây khó khăn cho cấp trên khi ra lệnh và khó khăn cho cấp dưới khi thực hiện lệnh Do đó, đòi hỏi trong các tổ chức, doanh nghiệp, công ty cần phải có sự thống nhất về chỉ huy trong quản lý bộ máy để công việc có thể hoàn thành tốt và trong thời gian sớm nhất, ngoài ra còn hạn chế được sai phạm khi ra lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới, tránh tình trạng một người phải nghe theo nhiều cấp trên

Thống nhất chỉ huy trong quản trị là yếu tố rất quan trọng và hết sức cần thiết cho mỗi tổ chức, mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp Vậy các công ty, doanh nghiệp cần phải làm gì để thống nhất chỉ huy trong quản trị? Những giải pháp nhằm thống nhất chỉ huy trong quản trị sẽ được thể hiện rõ qua bài báo cáo này

Chương 1: Cơ sở lý luận

Henri Fayol (1841 – 1925) là một nhà quản trị hành chính người Pháp Ông được xem là “Taylor của Châu Âu” vì có những đóng góp quan trọng trong tiếp cận và quan niệm về quản lý hiện đại

14 nguyên tắc quản trị tổng quát của Henri Fayol:

1 Phân chia công việc

9 Hệ thống quyền hành (tuyến xích lãnh đạo)

1.1 Khái niệm:

Thống nhất chỉ huy là 1 trong 2 nguyên tắc quyết định, phản ánh thực chất của thuyết quản lý Fayol

Thống nhất: tạo thành một mối duy nhất

Chỉ huy: ra lệnh để thuộc cấp thực hiện

Thống nhất chỉ huy: Ra lệnh cho thuộc cấp thi hành theo một đường lối duy nhất, một hệ thống chỉ huy đã định Một người cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh của một người thủ trưởng Với nguyên tắc này, họ không thừa nhận có nhiều kênh, nhiều tuyến cùng chỉ huy, cùng ra lệnh trong sản xuất vì sẽ rối, sẽ

chồng chéo, có khi còn cạnh tranh lẫn nhau (về quyền lực, về uy tín)

1.2 Những đặc điểm của sự thống nhất chỉ huy:

Thống nhất chỉ huy

Nội dung Mỗi cấp dưới chỉ được nhận lệnh từ 1 cấp trên duy

nhất

Tính chất Liên quan đến các hoạt động của nhân viên

Vai trò Cần thiết để sửa chữa các trách nhiệm của từng cấp

dưới

Kết quả Dẫn đến mối quan hệ cấp trên cấp dưới tốt hơn

1.3 Tác dụng, vai trò:

1 Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới tốt hơn: Thống nhất chỉ huy giúp phát triển một mối quan hệ rõ ràng và tốt đẹp hơn giữa cấp trên và cấp dưới

2 Thẩm quyền, trách nhiệm được tổ chức tốt và rõ ràng: Thống nhất chỉ huy cho thấy hiện sự rõ ràng và tổ chức tốt về quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp độ khác nhau của tổ chức

3 Giảm sự trùng lặp công việc: Thống nhất chỉ huy giúp giảm hoặc tránh

sự trùng lặp công việc giữa các cấp làm việc của tổ chức

4 Thống nhất chỉ huy giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kịp thời hoặc nhanh chóng

5 Kỷ luật tốt và hiệu quả: Thống nhất chỉ huy đảm bảo kỷ luật có hiệu lực

và được áp dụng hiệu quả trong tổ chức

6 Phối hợp và làm việc nhóm tốt hơn: Thống nhất chỉ huy đảm bảo sự phối hợp và làm việc theo nhóm tốt hơn

7 Tăng tinh thần và thái độ tích cực của người lao động: Thống nhất chỉ huy làm tăng tinh thần và tạo ra thái độ tích cực giữa các nhân viên trong tổ chức

8 Tăng năng suất: Thống nhất chỉ huy làm tăng năng suất của hàng hóa

và dịch vụ Điều này tạo ra một hình ảnh tốt hơn hoặc uy tín của tổ chức trên thị trường

Chương 2: Thực trạng

2.1 Trong các tổ chức, doanh nghiệp:

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy rất thường hay bị vi phạm ở hầu hết các

tổ chức, ở đây ta nói đến sự thống nhất quản trị trong một khách sạn

2.1.1 Thang bậc quản lý

Vấn đề: người làm bánh muốn tăng lương thì phải đi gặp Giám đốc bộ phận nhà hàng và quầy uống, thay vì gặp bếp trưởng trước là đã vi phạm nguyên tắc tổ chức trong nội bộ Nếu Giám đốc bộ phận nhà hàng & quầy uống chấp nhận tăng lương sẽ làm cho đầu bếp trưởng thấy bị cắt giảm quyền hạn Điều này gây ra mâu thuẫn giữa nhân viên làm bánh và đầu bếp trưởng Đối với người bếp trưởng, anh nhân viên làm bánh và cả Giám đốc nhà hàng

đã vi phạm nghiêm trọng về mặt tổ chức Qua ví dụ trên thấy rằng việc sử dụng hệ thống quản lý thang bậc đôi khi đã gặp phải những vấn đề nan giải,

do đó việc áp dụng quá nghiêm ngặt nguyên tắc này có thể bóp chết tính sáng tạo của tổ chức

2.1.2 Tính thống nhất trong quản lý và điều hành:

Một nhân viên bảo vệ trực thuộc bộ phận nhân sự thường nhắc nhở, khuyến cáo một nữ nhân viên phục vụ bàn về các sai phạm của cô trong khi người quản lý trực tiếp của cô ta là quản đốc nhà hàng Nữ nhân viên này cảm thấy mình có hai ông chủ và trong thực tế cô ta đã xử sự như thế Vấn đề cho thấy

"Vấn đề nan giải” thường xảy ra khi tổ chức phát triển về quy mô và công việc phải được chuyên môn hóa

2.1.3 Sự ủy quyền

Ví dụ về sự ủy quyền hạn chế: Giám Đốc phụ trách bộ phận phòng của một khách sạn lớn cảm thấy mối quan hệ của bộ phận ông với các đại lý du lịch không được tốt Ông yêu cầu Giám Đốc bộ phận đặt phòng sắp xếp, xử lý

dữ liệu về số lượng các lần đặt phòng năm ngoái của các đại lý du lịch ở thị trường chính theo từng vùng địa lý nhất định Trong trường hợp này, Giám Đốc bộ phận đặt phòng không được đưa ra quyết định mà chỉ cung cấp cho Giám Đốc phụ trách bộ phận phòng đã yêu cầu một cách cụ thể

Ví dụ về sự giao toàn quyền: Một bếp trưởng kinh nghiệm được khách sạn giao toàn quyền về chiến lược thức ăn, gồm quyền tái tổ chức hoạt động nhà bếp, quyền thuê mướn, bố trí lại và sa thải nhân viên Ví dụ trên cho thấy nguyên tắc về ủy quyền là quyền hạn được giao phó sẽ tương đồng với trách nhiệm của người đó Không ai có thể chịu trách nhiệm về một số việc nếu không được giao đầy đủ thẩm quyền để thực hiện Nếu bếp trưởng chịu trách nhiệm về nhà bếp của khách sạn nhưng bị hạn chế quyền hạn của mình về nhân sự, người này sẽ cảm thấy là “tay mình bị trói chặt”

đó nguyên nhân trực tiếp là chính sách tiền tệ, tài khóa được thắt chặt, với lãi suất cho vay cao, kéo dài, tăng trưởng tín dụng thấp chưa bằng ½ năm trước; đầu tư, sản xuất, tiêu dùng đều giảm

Tăng trưởng kinh tế vẫn duy trì dù ở mức thấp (5,03%) và là mức tăng trưởng thấp nhất trong 13 năm qua Nhưng điều đáng nói là tăng trưởng quý sau luôn cao hơn quý trước

Kim ngạch xuất khẩu đạt 114,6 tỷ USD tăng 18,3% so với năm 2011, vượt chỉ tiêu kế hoạch Quốc hội đề ra Tất nhiên lần đầu tiên nước ta xuất siêu

là một kết quả đáng trân trọng, nhưng chúng ta chưa vội mừng nếu nhìn vào

cơ cấu xuất nhập khẩu và những gì thực chất do xuất siêu đem lại Đây là kết quả của nhiều biện pháp được Chính phủ ban hành và thực thi trong năm

2012, trong đó có những biện pháp, giải pháp khá tích cực như kích thích tiêu dùng, ổn định giá cả

2.2.2 Hạn chế:

Tuy nhiên, nhìn chung nền kinh tế Việt Nam vẫn đang trong tình trạng rất khó khăn, còn nhiều hạn chế và yếu kém:

 Kinh tế vĩ mô chưa vững chắc, tiềm ẩn nhiều nguy cơ lạm phát

quay trở lại, ở vòng quyết liệt hơn

 Hàng tồn đọng và nợ xấu là hai trở ngại lớn cho kinh tế Việt Nam

“thoát đáy” và “vượt dốc”

 Khu vực doanh nghiệp đã và sẽ tiếp tục gặp nhiều khó khăn, khó

khăn cả về mô hình hoạt động, khả năng tiếp cận vốn với chi phí

hợp lý, về thị trường, về cơ cấu sản phẩm Không ít doanh nghiệp

phải ngừng hoạt động hoặc hoạt động trong khó khăn, kém hiệu

quả

 Thị trường bất động sản bị đình trệ, thị trường tài chính èo uột Bên

cạnh đó cũng phải thấy những lúng túng trong điều hành, sự thiếu

khẩn trương trong tái cơ cấu nền kinh tế, tái cơ cấu doanh nghiệp,

thị trường vốn; chậm chạp trong xử lý nợ xấu, nợ đọng…

Tất cả những điều trên sẽ là những khó khăn tiếp tục trong năm 2013

2.3 Giáo dục

Mới đây, chính người đứng đầu ngành giáo dục - đào tạo khẳng định những yếu kém của chương trình - sách giáo khoa hiện hành là do thiếu một tổng chủ biên

2.3.1 Quy trình ngược

Báo cáo của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT Phạm Vũ Luận khi thay mặt Chính phủ giải trình về chất lượng giáo dục phổ thông mới đây thừa nhận: Chương trình giáo dục phổ thông hiện hành chưa được xây dựng như một chỉnh thể xuyên suốt từ tiểu học đến THPT, từ chương trình cấp học đến từng môn học; không có một tổng chủ biên sách giáo khoa (SGK) từ lớp 1 đến lớp 12 Sở dĩ

có tình trạng này là do ban chỉ đạo đổi mới chương trình giáo dục phổ thông thành lập muộn hơn nhiều so với các ban chỉ đạo biên soạn chương trình cấp học nên hệ thống tổ chức, chỉ đạo và điều hành hoạt động đổi mới chương trình và SGK thiếu sự thống nhất như một chỉnh thể ngay từ đầu.'

Chương trình hiện nay ra đời theo một trình tự ngược:

 Ngày 31.1.1996, Bộ có quyết định thành lập ban soạn thảo chương trình tiểu học cho năm 2000

 Năm 1997 thành lập ban soạn chương trình THCS

 Năm 1998 thành lập ban soạn thảo chương trình trung học phân ban

 Vậy mà đến ngày 12.3.1999 Bộ mới có quyết định thành lập hội đồng chỉ đạo xây dựng chương trình giáo dục phổ thông

2.3.2 Mạnh ai nấy làm, học sinh gánh đủ

Do biên soạn SGK trước, xây dựng chuẩn kiến thức sau và thiếu một tổng chủ biên nên chương trình và SGK hiện hành thể hiện đầy đủ những hậu

quả của quy trình ngược ấy Sau 3 năm triển khai đại trà chương trình - SGK

mới, các chuyên gia của Liên hiệp Các hội khoa học kỹ thuật Việt Nam có

chung nhận định chương trình nặng nề, chồng chéo, không hấp dẫn học sinh

Giáo sư Nguyễn Xuân Hãn chỉ ra rằng, cách làm chương trình - SGK

hiện hành là cắt khúc chương trình phổ thông cho nhiều nhóm làm, nhóm nọ

không biết nhóm kia, theo kiểu “vừa chạy vừa xếp hàng” Với cách làm như

vậy nên chương trình - SGK thường phải chỉnh sửa hằng năm và in lại

Cũng chính vì không có một “nhạc trưởng”, mỗi cấp học, môn học xây

dựng chương trình và viết sách trên cái “lý” của mình nên chưa có một cái

nhìn xuyên suốt cả 3 cấp Hậu quả là nội dung kiến thức rất lỏng lẻo về tính

liên thông, kế thừa giữa các cấp học Có một số phần trùng lặp giữa các cấp

liền nhau Ngược lại, nhiều nội dung cấp học dưới chưa hề được làm quen lại

xuất hiện ở cấp học trên với kiến thức rất khó khiến học sinh thường bị sốc

 Kiểm soát sự thi hành lệnh

 Phải có một hệ thống chỉ huy hữu hiệu

 Cách thi hành phải thống nhất

3.1 Trong các tổ chức, doanh nghiệp:

3.1.1 Thang bậc quản lý

Nguyên tắc cho thấy mọi người trong tổ chức cần có một lãnh đạo và

họ làm việc dưới sự chỉ huy của người này Sơ đồ tổ chức của khách sạn trình bày mô hình chỉ huy theo cấp Bất cứ nhân viên nào cũng có thể tìm ra vị trí của mình trên mô hình thang bậc quản lý bắt đầu bằng ông Tổng giám đốc (GM) Hình kim tự tháp của sơ đồ tổ chức là kết quả sự chỉ huy theo từng cấp với sự kiểm soát được đề cập ở phần trước Quản lý theo thang bậc thường đạt kết quả cao, vì hệ thống này xác định rõ trách nhiệm của cấp trên – cấp dưới cho tất cả lực lượng trong hệ thống Người nhân viên mới, bất luận ở vị trí nào trong tổ chức, cũng biết ngay mình sẽ chịu sự quản lý của ai

Thang bậc còn xác định mối quan hệ công việc của nhân viên với cơ quan Nguyên tắc chỉ huy theo cấp bậc chú ý đến cấp dưới và cả cấp trên Theo cấu trúc chỉ huy thang bậc nhân viên tổ bánh chịu trách nhiệm trước bếp trưởng, bếp trưởng, bếp trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc bộ phận nhà hàng và quầy uống Do đó, nhân viên nướng bánh nên báo cáo với bếp trưởng chứ không nên liên hệ trực tiếp với Giám đốc bộ phận nhà hàng và quầy uống

và không thông qua bếp trưởng Và cơ chế chỉ huy theo thang bậc đã trở thành một trong những nguyên tắc tổ chức

Hay hơn hết là nếu có việc cần gấp để có thể trực tiếp hẳn với nhân viên bên dưới (cấp thấp) nhưng sau đó phải trao đổi lại với người phụ trách theo đúng thang bậc của nó

3.1.2 Tính thống nhất của quản lý

Nhân viên chuyên môn về bảo vệ (hay kế toán, nhân sự, xử lý với các nhân viên không trực thuộc (nếu dựa trên hệ thống “Quản lý theo thang bậc”)

Có khi mệnh lệnh đã mâu thuẫn với nhau từ các cấp trên nên vô cùng rắc rối

Để giải quyết cần bảo đảm các hoạt động được điều phối chặt chẽ, thực hiện theo trình tự hơn là chỉ đưa ra các mệnh lệnh bất nhất

3.1.3 Sự ủy quyền

Khả năng thực hiện thành công một công việc được giao phó của cấp dưới tùy thuộc một phần nào vào sự chỉ đạo và ủy quyền của cấp trên có rõ ràng hay không? Sự ủy quyền có thể cho từ một công việc nhỏ đến toàn bộ trách nhiệm đối với một công việc quan trọng Nhưng với cả cấp trên lẫn cấp dưới phải có sự thỏa thuận về mức độ trách nhiệm, mức độ tự do hành động

và quyền hạn đối với công việc được giao phó

Có nhiều mức độ trong việc giao quyền, mỗi mức độ có tác dụng trong một số hoàn cảnh khác nhau Đây là một số ví dụ minh họa các mức độ khác nhau của sự ủy quyền:

 Thu nhập thông tin cho quyết định của lãnh đạo

 Đưa ra hai hay ba giải pháp rồi lãnh đạo sẽ lựa chọn

 Cho ý kiến về sự phê chuẩn của lãnh đạo

 Có quyền quyết định nhưng phải báo cho lãnh đạo trước khi tiến hành

 Có toàn quyền và thông báo cho lãnh đạo biết kết quả

 Có toàn quyền không cần thiết liên lạc với lãnh đạo trong tất cả mọi vấn đề

Mức độ giao quyền tùy thuộc một phần vào kinh nghiệm của cấp dưới Đối với các nhân viên cấp dưới trẻ, không có kinh nghiệm thì chỉ có thể ủy quyền ở mức độ hạn chế nào đó cho đến khi họ có đủ trình độ đảm đương công việc Quyền hạn được giao sẽ gia tăng khi sự tin cậy của cấp trên đối với cấp dưới gia tăng Biết được phương cách và thời điểm để giao trách nhiệm

và quyền hạn cho thuộc quyền là một trong những kỹ năng đầu tiên mà các giám đốc trẻ phải có

3.2 Kinh tế:

Có giải pháp đúng, có quyết tâm chính trị cao để giải quyết khó khăn của nền kinh tế là cần thiết nhưng quan trọng hơn là chất lượng điều hành và triển khai các giải pháp Đây là vấn đề cốt lõi, sống còn, quyết định sự thành bại trong chủ trương đưa nền kinh tế thoát khỏi sự trì trệ và các nguy cơ tiềm

ẩn

Về vấn đề này, trước hết phải có sự chỉ huy, điều hành thống nhất của

cả nền kinh tế, của từng lĩnh vực, nhóm giải pháp Muốn tái cơ cấu nền kinh

tế, tái cơ cấu doanh nghiệp, tái cơ cấu thị trường tài chính, tái cơ cấu ngân hàng cần có sự chỉ đạo và điều hành thống nhất của một cơ quan, tổ chức chỉ huy làm đầu mối, không thể để từng ngành, từng tập đoàn tự bươn chải, tự tái

cơ cấu Thiếu sự chỉ huy thống nhất sẽ dễ dẫn đến cục bộ, nhỏ lẻ và tạo ra một

cơ cấu kinh tế mới không như mong đợi Tương tự như vậy, vấn đề xử lý nợ xấu, giải quyết hàng tồn kho cũng rất cần sự chỉ huy thống nhất, cần sự vào cuộc một cách quyết liệt của Nhà nước, của cộng đồng doanh nghiêp và các hội kinh tế Cần tập trung giải pháp để khôi phục và phát triển sản xuất kinh doanh và lành mạnh hóa nền tài chính quốc gia cũng như cần phải thấy hết sự khó khăn của sản xuất và thu ngân sách Nhà nước năm 2013