Quản lý dự án ngày nay! doc

M 11 - 1 QUALITY Negotiations Good-enuf Dot-bomb Priorities GO! Churn Ambiguity QLDA NGÀY NAY!!! “Knowledge is of two kinds: We know a subject ourselves, or where can find information about it” Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể, hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông tin ở đâu về nó Samuel Johnson, 1709-1784 M 11 - 3 HTTT QLDA: Sự Cần Thiết Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu cho việc quản lý dự án. Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án đang ở đâu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và chất lượng. Định luật 80-20: thiết yếu thì ít mà tầm thường thì nhiều (There will be the vital few and trivial many). M 11 - 4 HTTT QLDA: Sự Cần Thiết  Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và phân phối thông tin là cần thiết cho mỗi DA.  HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập để tạo nền tảng cho dự án vận hành.  HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, và kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp cho các bên liên quan (stakeholders) một “kho” thông tin về tình trạng của dự án. M 11 - 5 HTTT QLDA: Định Nghĩa  Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ, hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu hết các khía cạnh của DA.  Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và cung cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA. M 11 - 6 HTTT Trong Hệ Thống QLDA Hệ Thống Hệ Thống QLDAQLDA Văn HoáVăn Hoá Kiểm SoátKiểm Soát Thông TinThông Tin Nhân SựNhân Sự HHỗ ỗ Trợ từ Trợ từ Tổ ChứcTổ Chức Hoạch Hoạch ĐịnhĐịnh Nguồn: Cleland và Ireland, 2002 HTTT QLDA M 11 - 7 HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin  Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ  Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA  Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA  Thông tin kinh nghiệm (historical information)  Các tập tin từ các DA khác  Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước  Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA trước  Thông tin về DA hiện thời (current project information)  Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho những công việc đang thực hiện  Vật liệu đã thay thế  Hồ sơ nhân viên cũ  Hợp đồng đã thanh lý M 11 - 8 Thông Tin: Các Thuộc Tính  Đúng đắn (accurate)  Chính xác (precise)  Đáng tin cậy (reliable)  Mức độ chi tiết (level of detail)  Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác  Toán học và các con số M 11 - 9 Nhu Cầu Thông Tin Các Bên Loại Thông Tin Cần Chủ đầu tư/Khách hàng •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA Lãnh đạo công ty •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên •Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA M 11 - 10 Nhu Cầu Thông Tin Các Bên Loại Thông Tin Cần Giám Đốc DA •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên •Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ thuật •Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết định quan trọng Trưởng phòng chức năng •Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứng của họ •Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc trách nhiệm của họ •Yêu cầu tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm của họ [...]...M 11 - 11 QuẢN LÝ THƠNG TIN TRONG DỰ ÁN Sự cần thiết của hệ thống thơng tin quản lý dự án (HTTT QLDA) Khái niệm về HTTT QLDA Các thuộc tính của thơng tin Nhu cầu thơng tin của các đối tượng khác nhau trong DA u cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT... của máy chủ lớn cùng với việc lưu trữ dự trữ trùng lặp (off-site mirror backup)  Hệ thống kết nối tốc độc cao với tất cả người sử dụng  Lưu trữ thơng tin cục bộ để địa phương hóa dữ liệu M 11 - 16 HTTT QLDA: Phần Mềm  Khả năng:  Hỗ trợ một hoặc nhiều DA  Quản lý dữ liệu cho tất cả các giai đoạn của DA  Thỏa mãn nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau: quản lý, QLDA, hoạch đinh và lên tiến độ, kế... web trong QLDA Các chiến lược phát triển HTTT QLDA M 11 - 12 Nhu Cầu Thơng Tin Các Bên Thành Viên DA Loại Thơng Tin Cần •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi về mục tiêu DA •Các u cầu mới cho dự án •Giải quết vần đề •Thay đổi về phân cơng cơng việc M 11 - 13 “Kho” Kiến Thức Của DA HTTTQLDA (Luu trữ kiến thức) Đầu Vào (Thơng tin của tổ chức) Ban DA Cơ sở dữ liệu Ban DA M 11 - 14 HTTT QLDA: Giá... Các Mặt Khác Nhau M 11 - 21 Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân Biểu Thị Cập Nhật Bằng Primavera M 11 - 22 M 11 - 23 Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân Biểu Đồ Tiến Độ Thực Hiện Từng Tháng M 11 - 24 CÁC CƠNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG  Các cơng cụ phân tích: Tư liệu hóa (documenting) hệ thống hiện hữu và định rõ những u cầu cho hệ thống mới  Thu thập dữ liệu (data collection)  Biểu đồ (charting)  Từ điển (dictionary)  Các cơng... thú vị Ảnh hưởng thái độ Hồn thiện, phát triển các quan hệ Hành động M 11 - 29 MƠ HÌNH Q TRÌNH TRUYỀN ĐẠT Thôg n điệ p Quá trìnhm ã Thôg n hó a điệ p và kêh kêh n n Quá trìnhgiả i m ã Thôg n điệ p nhậ n dự đượ c đò nh Phả n Quá trìnhgiả i m ã hồ i Quá trình m hó ã a N ồ vớthôg tin gu n i n N i nhậ thôg điệ gườ n n p đượ giao tiế c p và ra phả hồ đưa n i M 11 - 30 Q TRÌNH TRUYỀN ĐẠT  Các yếu tố của q... VĂN HỐ  Chỉ dẫn chung  Sự khác biệt trong hành vi thể hiện sự khác biệt về những giá trị văn hố  Cố xác định những giả định và giá trị của nền văn hố của mình để thấy những thiên vị của bản thân  Tránh việc cho văn hố của mình là tốt hơn cả  Cần nhận thức về và tiên đốn về những khác biệt trong các giá trị, chuẩn mực, và hành vi của những người ở nền văn hố khác và tơn trọng sự khác biệt đó M 11... VĂN HỐ  Sự khác biệt về truyền đạt giữa các nền văn hóa:      Chú trọng vào nhiệm vụ hay phát triển quan hệ Vai trò của truyền đạt viết (văn bản) Vai trò của các cuộc họp Phong cách tranh luận và lý giải Mức độ hình thức trong truyền đạt giữa các cá nhân  Phong cách trình bày miệng  Các hành vi truyền đạt phi ngơn ngữ . thuộc trách nhiệm của họ M 11 - 11 QuẢN LÝ THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án (HTTT QLDA) Khái niệm về HTTT QLDA Các. thiết yếu cho việc quản lý dự án. Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án đang ở đâu so