NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN
QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN
1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi tổ chức, các nhà quản lý luôn chú trọng đến việc kiểm soát nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và giảm thiểu rủi ro Để đạt được những mục tiêu này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phù hợp và hiệu quả.
Sau đây là một số quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ phổ biến hiện nay:
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các quy định và thủ tục do đơn vị kiểm toán xây dựng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định Hệ thống này có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, đồng thời đảm bảo lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý Ngoài ra, nó còn giúp bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị.
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục do Hội đồng quản trị thiết lập nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và chặt chẽ hoạt động của đơn vị Các thủ tục này yêu cầu tuân thủ các chính sách quản lý, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa và phát hiện sai sót hoặc gian lận, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của ghi chép kế toán, cũng như lập báo cáo đúng thời hạn.
- Theo Ủy ban các nhà tài trợ COSO (Committee of Sponsoring Organization):
Kiểm soát nội bộ là một quá trình được điều hành bởi người quản lý, Hội đồng quản trị và nhân viên trong tổ chức, nhằm đảm bảo đạt được ba mục tiêu quan trọng một cách hợp lý.
Tính chất đáng tin cậy của các báo cáo tài chính.
Các luật lệ và quy định được tuân thủ
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”.
KSNB là một quá trình toàn diện, bao gồm nhiều hoạt động liên tục và liên kết chặt chẽ trong tổ chức Nó bao gồm các chính sách, thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, đồng thời ngăn ngừa và phát hiện sai phạm.
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB có 3 mục tiêu cơ bản sau:
Đối với tính tuân thủ, KSNB đảm bảo việc tuân thủ luật pháp và các quy định một cách hợp lý, đồng thời hướng dẫn mọi thành viên trong đơn vị chấp hành các chính sách và quy định nội bộ, từ đó góp phần đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Đối với báo cáo tài chính, KSNB cần đảm bảo tính trung thực và độ tin cậy, đồng thời tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và tối ưu hóa nguồn lực của đơn vị, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin Qua đó, KSNB không chỉ nâng cao uy tín mà còn giúp mở rộng thị phần và thực hiện hiệu quả các chiến lược kinh doanh.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) có mục tiêu rộng lớn, bao quát mọi hoạt động và đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của đơn vị Do đó, khi thiết kế hệ thống KSNB, nhà quản lý cần kết hợp hài hòa các mục tiêu để xây dựng một hệ thống KSNB hiệu quả nhất.
1.1.3 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Bảo vệ tài sản của đơn vị là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản và tài liệu Cần thực hiện các biện pháp để ngăn chặn hư hỏng, mất mát, lãng phí, lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
- Bảo đảm độ tin cậy và tính chính xác của thông tin, các báo cáo tài chính.
Đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý là rất quan trọng, nhằm giúp mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ nội quy công ty cũng như các quy định của pháp luật.
Giảm thiểu nguy cơ rủi ro trong kinh doanh là rất quan trọng, giúp ngăn chặn, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm cũng như gian lận trong các hoạt động và bộ phận của doanh nghiệp.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thu Trang 5
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Thông tin và truyền thông
Giám sát Đánh giá rủi ro
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù các doanh nghiệp có sự khác biệt về ngành nghề và mục tiêu hoạt động, nhưng hầu hết đều xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) dựa trên những khung cơ bản tương tự Hiện nay, Ủy ban các nhà tài trợ COSO (Committee of Sponsoring Organization) được xem là khung nền tảng phổ biến nhất cho hệ thống KSNB, bao gồm 5 yếu tố chính.
Sơ đồ 1: Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO
1.1.4.1 Môi trường kiểm soát (Control Environment)
Sắc thái chung của một tổ chức đóng vai trò quyết định trong việc hình thành ý thức kiểm soát của từng cá nhân trong tổ chức, đồng thời là nền tảng vững chắc cho tất cả các bộ phận khác của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.4.2 Đánh giá rủi ro (Risk Assessment) Đơn vị phải nhận biết với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan.
1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát (Control Activities)
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN
2.1 Tổng quan về ngân hàng VietinBank chi nhánh Quảng Trị 2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển
Ngân hàng TMCP Công thương chi nhánh Quảng Trị được thành lập theo quyết định số 025/QĐ-HĐQT-NHCT1 vào ngày 28/03/2003 và chính thức khai trương vào ngày 02/04/2003 Đây là chi nhánh cấp 1 thuộc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, có trụ sở tại 236 Hùng Vương, Đông Hà, Quảng Trị Khi mới thành lập, chi nhánh có 23 cán bộ, bao gồm 5 phòng tổ trực thuộc Hội đồng quản trị.
Tính đến nay, mạng lưới chi nhánh tại tỉnh bao gồm một trụ sở chính và 6 phòng giao dịch, trong đó có 2 phòng giao dịch loại I và 4 phòng giao dịch loại II Đồng thời, số lượng lao động tại chi nhánh cũng đã tăng trưởng qua từng năm.
Kể từ khi thành lập, chi nhánh đã đối mặt với nhiều khó khăn, bao gồm việc tiếp cận thị trường mới và thiếu thốn cơ sở vật chất cũng như điều kiện làm việc Mặc dù khởi đầu không thuận lợi, nhưng nhờ sự chỉ đạo của Ban giám đốc và nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, chi nhánh đã vượt qua thử thách và ngày càng khẳng định được vị thế của mình so với các ngân hàng khác trong khu vực.
Ngân hàng TMCP Công thương Quảng Trị đã hoạt động gần 9 năm và đạt nhiều thành tích nổi bật, xây dựng được lòng tin vững chắc từ khách hàng Chi nhánh VietinBank Quảng Trị không ngừng cải tiến và hoàn thiện các sản phẩm dịch vụ, phấn đấu trở thành ngân hàng đa năng với hoạt động an toàn và hiệu quả Với phương châm “Tin cậy, hiệu quả, hiện đại”, VietinBank Quảng Trị là sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng, góp phần nâng cao giá trị cuộc sống.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thu Trang 21
Hình ảnh: Trụ sở chính Ngân hàng VietinBank chi nhánh Quảng Trị Địa chỉ: 236 Hùng Vương, Đông Hà, Quảng Trị
2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của nó Một doanh nghiệp với cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo ra môi trường làm việc thông thoáng, năng động và nâng cao hiệu quả kinh doanh Ngược lại, cơ cấu tổ chức chồng chéo có thể gây cản trở cho hoạt động của đơn vị Dưới đây là cơ cấu tổ chức bộ máy của Ngân hàng Công thương Quảng Trị.
Sơ đồ 2: Bộ máy tổ chức chi nhánh VietinBank Quảng Trị
Chú thích: Quan hệ trực tuyến
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thu Trang 23
PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
PHÓ GIÁM ĐỐC TÍN DỤNG
PHÓ GIÁM ĐỐC TÍN DỤNG
PHÒNG TIỀN TỆ KHO QUỸ
PHÒNG TIỀN TỆ KHO QUỸ
Giám đốc chi nhánh ngân hàng là người đứng đầu, có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động của ngân hàng Họ trực tiếp điều hành các hoạt động theo kế hoạch của NHCT Việt Nam, đồng thời đảm bảo sự phát triển phù hợp với định hướng của Đảng và Nhà nước Giám đốc cũng có nhiệm vụ điều phối bộ máy hoạt động một cách nhịp nhàng, an toàn và hiệu quả.
Phó giám đốc tín dụng là người được giám đốc ủy quyền quản lý và chuyên trách các hoạt động tín dụng tại chi nhánh Người này có trách nhiệm phê duyệt tất cả các hoạt động trong phạm vi quyền hạn được giao.
Phó giám đốc thường trực là người đại diện cho giám đốc trong việc điều hành các hoạt động và công việc chung của chi nhánh khi giám đốc vắng mặt Họ hỗ trợ giám đốc trong việc chỉ đạo một số nghiệp vụ và tham gia thảo luận cùng giám đốc để thực hiện các nghiệp vụ của chi nhánh một cách hiệu quả.
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng, tổ:
Theo quyết định số 541/QĐ-QTI-TCHC ngày 01/02/2009 của Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Công thương Quảng Trị, các phòng ban được quy định rõ về chức năng và nhiệm vụ của mình.
Phòng khách hàng doanh nghiệp
Bộ phận nghiệp vụ ngân hàng trực tiếp giao dịch với các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ nhằm khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, quản lý sản phẩm tín dụng theo quy định hiện hành và hướng dẫn của NHCT Việt Nam Đồng thời, bộ phận cũng chịu trách nhiệm quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp.
Phòng khách hàng cá nhân
Phòng nghiệp vụ là đơn vị trực tiếp giao dịch với cá nhân và hộ gia đình nhằm khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ Nơi đây thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, quản lý sản phẩm tín dụng theo quy định và hướng dẫn của NHCT Việt Nam Đồng thời, phòng cũng đảm nhận việc quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho khách hàng cá nhân và hộ gia đình.
Tổ quản lý rủi ro
Tổ quản lý rủi ro và nợ có vấn đề có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc chi nhánh về quản lý rủi ro, giám sát danh mục cho vay và đầu tư, đồng thời đảm bảo tuân thủ các giới hạn tín dụng cho từng khách hàng Tổ cũng thực hiện thẩm định và tái thẩm định khách hàng, dự án và phương án vay vốn, cùng với việc đánh giá và quản lý rủi ro trong toàn bộ hoạt động ngân hàng theo chỉ đạo của NHCT Việt Nam và Giám đốc chi nhánh NHCT Quảng Trị.
Chịu trách nhiệm quản lý và xử lý các khoản nợ có vấn đề, bao gồm nợ cơ cấu lại thời hạn, nợ quá hạn và nợ xấu Quản lý, khai thác và xử lý tài sản đảm bảo nợ vay theo quy định của Nhà nước nhằm thu hồi nợ gốc và lãi vay Theo dõi và thu hồi các khoản nợ đã được xử lý rủi ro một cách hiệu quả.
Phòng kế toán giao dịch
Phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng và quản lý tài chính nội bộ tại chi nhánh Nơi đây cung cấp các dịch vụ ngân hàng liên quan đến thanh toán và xử lý hạch toán giao dịch Đồng thời, phòng cũng quản lý hệ thống giao dịch trên máy, đảm bảo việc hạch toán tiền mặt cho từng giao dịch viên theo đúng quy trình của NHNN và NHCT Việt Nam Ngoài ra, phòng còn thực hiện tư vấn cho khách hàng khi họ sử dụng các sản phẩm của ngân hàng.
Phòng tiền tệ kho quỹ
Phòng tiền tệ kho quỹ đảm nhiệm việc quản lý an toàn kho quỹ và quỹ tiền mặt theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng Công thương Việt Nam Nhiệm vụ của phòng bao gồm việc ứng và thu tiền cho các phòng giao dịch, thanh toán viên, tiếp quỹ ATM, cũng như thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt với khách hàng.
Phòng tổ chức hành chính
MỘT SỐ BIỆN PHÁP KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI
HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN
TẠI CHI NHÁNH VIETINBANK QUẢNG TRỊ
Trong nghiên cứu này, tôi đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại chi nhánh VietinBank Quảng Trị, đặc biệt là trong quy trình cho vay khách hàng cá nhân.
Sau đây là một số biện pháp cụ thể:
VietinBank Quảng Trị hướng tới mục tiêu "Phát triển an toàn, hiệu quả và bền vững", do đó, chi nhánh cần thiết lập một chính sách cho vay hợp lý và hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đảm bảo sự phát triển bền vững.
Chính sách cho vay của chi nhánh ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam cần tập trung phát huy các thế mạnh địa phương trong giai đoạn mới Đồng thời, cần hạn chế đầu tư vào những ngành nghề thiếu lợi thế cạnh tranh để giảm thiểu rủi ro tín dụng.
Biện pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện và đạt được kết quả của các thủ tục kiểm soát Nếu môi trường kiểm soát yếu kém, các thủ tục này sẽ khó có thể đạt được mục tiêu đề ra hoặc chỉ mang tính hình thức.
Về triết lý và phong cách lãnh đạo của nhà quản lý
Ban giám đốc và lãnh đạo các phòng, tổ cần nâng cao chuẩn mực đạo đức và tính chính trực để xây dựng một môi trường văn hóa tích cực trong tổ chức Điều này nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho tất cả nhân viên tại chi nhánh Đồng thời, cần giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của họ trong quá trình KSNB và khuyến khích họ cam kết tham gia đầy đủ vào quá trình này.
Về chính sách nhân sự
Trong hoạt động tín dụng, con người đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và giảm thiểu rủi ro tín dụng, nhưng cũng là nguyên nhân gây ra tổn thất nghiêm trọng Các kết luận từ thanh tra NHNN cho thấy nhiều khoản vay kém chất lượng xuất phát từ việc thẩm định sơ sài và hồ sơ không đầy đủ Nguyên nhân chủ yếu là do trình độ nhận thức của cán bộ tín dụng và quản lý rủi ro chưa sâu, dẫn đến hạn chế trong việc thẩm định phương án kinh doanh và giám sát hoạt động của khách hàng, từ đó không phát hiện kịp thời các rủi ro tiềm ẩn.
Chi nhánh cần xây dựng đội ngũ cán bộ tín dụng và cán bộ quản lý rủi ro có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn vững vàng Để đạt được điều này, cần tăng cường công tác đào tạo định kỳ và tổ chức các chương trình họp, học tập kinh nghiệm giữa ban lãnh đạo và nhân viên Đồng thời, cần chú trọng đào tạo nghiệp vụ thẩm định, đánh giá rủi ro tín dụng và kỹ thuật xử lý nợ cho cán bộ quản lý rủi ro nhằm nâng cao chất lượng tín dụng.
Chi nhánh cần xây dựng chế độ khen thưởng và kỷ luật dựa trên chất lượng tín dụng và hiệu quả công việc của từng cán bộ Điều này sẽ nâng cao tính trách nhiệm trong các quyết định cho vay của cán bộ, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.
Để nâng cao tinh thần làm việc của CBTD và CBQLRR, cần xây dựng một môi trường làm việc nghiêm túc nhưng thoải mái, giảm bớt áp lực Chính sách đãi ngộ hợp lý sẽ góp phần hạn chế rủi ro do nhân viên thiếu tập trung và trách nhiệm trong công việc.
Cần chú trọng hơn đến đời sống của cán bộ nhân viên để tạo điều kiện thuận lợi, giúp họ yên tâm công tác và cống hiến hết mình cho Chi nhánh.
Biện pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại VietinBank Quảng Trị đã tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như phân chia trách nhiệm, kiểm soát vật chất và kiểm tra độc lập Để nâng cao hiệu quả của thủ tục này, cần thiết phải thiết kế lại theo những hướng cải tiến phù hợp.
Phân chia trách nhiệm hợp lý
Tổ quản lý rủi ro cần được giao nhiệm vụ chuyên trách trong việc thẩm định khách hàng, đánh giá phương án vay vốn và thẩm định tài sản bảo đảm Nhân viên tín dụng của phòng Khách hàng Doanh nghiệp chỉ có trách nhiệm đề xuất.
Nguyễn Thị Phương Thu Trang 93 chỉ xuất thẩm định mà không tham gia vào công tác thẩm định, điều này giúp đảm bảo tính độc lập và nâng cao chất lượng thẩm định một cách chính xác hơn.
Tăng cường giám sát sau khi cho vay
Chi nhánh cần tăng cường giám sát sau cho vay để đảm bảo hiệu quả kinh tế, xã hội và an toàn ngân hàng Cần thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát chéo nhằm đảm bảo tính khách quan Định kỳ, nhân viên không trực tiếp thẩm định khoản vay nên kiểm tra thực tế chất lượng nợ, đánh giá toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh, tiến độ thực hiện phương án và tình hình tài sản bảo đảm.
Lãnh đạo phòng cần xem xét và đánh giá nội dung kiểm tra việc sử dụng vốn vay của CBTD, đồng thời ký xác nhận kiểm soát trên biên bản kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình kiểm soát nội dung làm việc.
Một số vấn đề cần phải xem xét đến sau cho vay như:
- Kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng xem có đúng với mục đích hay không
