Khái niệm chi phí chất lượng
Chi phí chất lượng (COQ) lần đầu tiên được giới thiệu trong cuốn Sổ tay chất lượng của Dr Joseph M Juran vào năm 1951 và đã được áp dụng rộng rãi tại Mỹ sau đó.
Năm 1961, Hiệp hội chất lượng Mỹ (American Society for Quality) đã thành lập tiểu ban chi phí chất lượng nhằm phát triển kỹ thuật tính toán và thúc đẩy áp dụng COQ trong ngành công nghiệp Trong những năm 50-60, thuật ngữ COQ đã được sử dụng rộng rãi tại Đông Âu Tuy nhiên, việc phổ biến COQ bắt đầu từ năm 1979 sau khi tác phẩm "Chất lượng là thứ cho không" (Quality is Free) của Philip B được phát hành.
Crosby ra đời, và hiện nay, COQ đang được các doanh nghiệp ở các nước phát triển áp dụng như một công cụ hiệu quả trong quản lý chất lượng.
Khái niệm về Chi phí chất lượng (COQ) thường bị nhầm lẫn, nhưng thực chất COQ đề cập đến chi phí phát sinh từ sự thiếu chất lượng hoặc chi phí để đảm bảo chất lượng sản phẩm Một số tác giả gọi những chi phí này là "cost of Poor Quality", trong khi đó, chi phí chất lượng kém thường chỉ nhấn mạnh đến chi phí thiệt hại Theo Crosby, COQ bao gồm giá của sự thỏa mãn (giá của việc tuân thủ) - chi phí phòng ngừa và đánh giá, cùng với giá của sự không thỏa mãn (giá của việc không tuân thủ) - chi phí thiệt hại COQ cũng được đề cập trong nhiều hệ thống quản lý chất lượng, như TQM và các tiêu chuẩn BS4778.
Theo quan niệm truyền thống, các nhà sản xuất xác định chất lượng sản phẩm dựa trên một bộ tiêu chuẩn quy cách đã được thiết lập Trong bối cảnh này, COQ (Cost of Quality) được hiểu là tổng hợp tất cả các chi phí liên quan đến việc đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn đã định Điều này bao gồm cả chi phí cho các sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn.
Theo quan điểm hiện đại, chất lượng sản phẩm và dịch vụ được xác định dựa trên sự hài lòng của khách hàng Chất lượng không chỉ đơn thuần là đáp ứng các tiêu chuẩn mà còn là khả năng phù hợp với các yêu cầu và mong đợi của khách hàng Nhiều định nghĩa về COQ (Cost of Quality) đã được đưa ra từ góc nhìn này, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Tiêu chuẩn BS 4778, COQ là những khoản chi tiêu bởi nhà sản xuất, người sử dụng và cộng đồng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ.
Tiêu chuẩn BS 6143, COQ là những chi phí đảm bảo chất lượng cũng như những tổn thất do không đạt chất lượng.
Tiêu chuẩn BS EN ISO 8402 và COQ đề cập đến các chi phí phát sinh nhằm đảm bảo chất lượng đạt yêu cầu, cũng như những tổn thất do không đạt được mức chất lượng đó.
Bản chất của COQ (Cost of Quality) là tổng hợp tất cả chi phí cần thiết để đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, cùng với các chi phí phát sinh từ việc không đáp ứng những yêu cầu đó.
Phân loại chi phí chất lượng
Chi phí chất lượng thông thường được chia thành các loại:chi phí phòng ngừa,chi phí thẩm định/đánh giá và chi phí thiệt hại.
Chi phí phòng ngừa là khoản chi tiêu nhằm ngăn chặn việc sản xuất sản phẩm kém chất lượng, thường được lập kế hoạch và thực hiện trước khi sản xuất Những chi phí này bao gồm lập kế hoạch chất lượng, phát triển phương pháp đo lường và thiết bị thử nghiệm, đánh giá và chứng nhận thiết kế, cũng như bảo trì thiết bị đo lường và thử nghiệm Ngoài ra, chi phí phòng ngừa còn liên quan đến việc đảm bảo chất lượng nhà cung cấp, đào tạo nhân viên về chất lượng, thực hiện kiểm tra chất lượng, phân tích dữ liệu đầu vào và báo cáo dữ liệu chất lượng, cùng với các chương trình cải tiến chất lượng.
Chi phí đánh giá/ thẩm định là tất cả các chi phí liên quan đến các hoạt động đo lường và giám sát chất lượng.
Chi phí đánh giá và thẩm định là cần thiết để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất theo đúng thiết kế Chi phí này bao gồm các yếu tố như chứng nhận trước sản xuất, kiểm tra đầu vào, thử nghiệm trong phòng thí nghiệm, kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu, phân tích và báo cáo kết quả, thử nghiệm sản phẩm tại hiện trường, đánh giá tồn kho và lưu hồ sơ.
Chi phí thiệt hại phát sinh khi nhu cầu của khách hàng không được đáp ứng, có thể phân chia thành hai loại: chi phí thiệt hại bên trong và chi phí thiệt hại bên ngoài.
Chi phí thiệt hại bên trong là những khoản chi phí phát sinh khi sản phẩm sản xuất không đạt tiêu chuẩn chất lượng đã được thiết kế, và những vấn đề này được phát hiện trước khi sản phẩm được giao cho khách hàng.
Chi phí này bao gồm các khoản như: chi phí loại bỏ phế phẩm, chi phí thay thế và sửa chữa, chi phí phân tích nguyên nhân phế phẩm, chi phí kiểm tra và thử nghiệm lại, lỗi từ nhà thầu phụ, các khoản cho phép và nhượng bộ cho những thay đổi, chi phí giảm phẩm cấp và thời gian chết.
Chi phí thiệt hại bên ngoài phát sinh khi sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn chất lượng thiết kế và chỉ được phát hiện sau khi đến tay khách hàng Những chi phí này bao gồm: chi phí xử lý phàn nàn của khách hàng, bồi thường trong thời gian bảo hành, chi phí cho sản phẩm bị loại bỏ hoặc trả lại, các khoản nhượng bộ, thiệt hại giảm doanh thu do mất khách hàng và thị phần, chi phí thu hồi sản phẩm, cùng với trách nhiệm liên quan đến sản phẩm.
Các tổ chức kinh doanh đa dạng về quy mô và lĩnh vực hoạt động, do đó có những đặc điểm riêng biệt Việc phân loại chi phí thành các nhóm như chi phí phòng ngừa, chi phí đánh giá/thẩm định, và chi phí thiệt hại bên trong và bên ngoài sẽ phụ thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp.
Các mô hình chi phí chất lượng
Các nhà quản lý chất lượng đã phát triển các mô hình để phân tích mối quan hệ giữa các loại chi phí chất lượng (COQ) Hai mô hình chính được sử dụng phổ biến là mô hình COQ truyền thống và mô hình COQ hiện đại, giúp mô tả xu hướng biến đổi giữa các loại chi phí này.
Mô hình truyền thống chỉ ra rằng khi mức chất lượng phù hợp là 0%, chi phí thiệt hại F đạt 100% Khi doanh nghiệp đầu tư vào hoạt động phòng ngừa P và thẩm định A, mức chất lượng phù hợp sẽ tăng lên, dẫn đến giảm chi phí tổng hợp COQ đến mức tối ưu Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tiếp tục gia tăng chi phí phòng ngừa và thẩm định một cách quá mức, chi phí thiệt hại sẽ giảm về gần zero, mức chất lượng phù hợp sẽ đạt 100%, nhưng COQ sẽ tăng mạnh Điều này cho thấy tồn tại một điểm chất lượng tối ưu trong mô hình và có một quy luật đánh đổi giữa chi phí thiệt hại và chi phí phòng ngừa, thẩm định.
Mô hình truyền thống cho rằng để đạt được chất lượng cao, doanh nghiệp cần đầu tư vào các hoạt động phòng ngừa và đánh giá Tuy nhiên, hạn chế của mô hình này là không khuyến khích các doanh nghiệp nỗ lực cải tiến chất lượng Một trong những mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp là nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Mức chất lượngphù hợp Mức chất lượng phù
Mô hình COQ truyền thống và hiện đại đều hướng tới việc tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp COQ, hay Chi phí Chất lượng, là một khoản chi phí mà doanh nghiệp cần quản lý hiệu quả Do đó, các doanh nghiệp luôn có xu hướng tối thiểu hóa chi phí để nâng cao lợi nhuận, nhằm đạt được mức COQ tối ưu nhất.
Mô hình truyền thống chỉ mang tính lý thuyết và phù hợp với môi trường sản xuất tĩnh, nhưng sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã làm thay đổi quy trình sản xuất và phát triển lực lượng sản xuất Mối quan hệ giữa các COQ hiện nay mang tính động, dẫn đến việc các nhà nghiên cứu đã đề xuất mô hình COQ hiện đại để đáp ứng với thực tế này.
Mô hình COQ hiện đại thể hiện tác động của đường cong kinh nghiệm, cho thấy doanh nghiệp chỉ đạt được COQ tối ưu khi chất lượng đạt 100% Khi chất lượng giảm xuống 0%, chi phí thiệt hại đạt mức tối đa, dẫn đến COQ cực đại Tuy nhiên, khi doanh nghiệp chú trọng vào hoạt động phòng ngừa và đánh giá, chi phí thiệt hại sẽ giảm mạnh, kéo theo COQ giảm Mặc dù ban đầu chi phí đánh giá tăng, nhưng nhờ vào cải tiến và đào tạo chất lượng, chi phí này sẽ giảm dần trong khi chi phí phòng ngừa chỉ tăng nhẹ Nếu doanh nghiệp duy trì các hoạt động phòng ngừa và đánh giá ổn định trong thời gian dài, COQ sẽ giảm xuống mức tối ưu, khuyến khích các doanh nghiệp nỗ lực cải tiến chất lượng toàn diện và thực hiện chương trình COQ để đạt lợi ích lâu dài Mô hình COQ hiện đại phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay.
Vai trò việc áp dụng COQ
COQ là một phương pháp đánh giá hiệu suất tổng hợp của quản lý chất lượng
Trong các hệ thống kế toán tài chính truyền thống, chi phí chất lượng (COQ) thường bị ẩn giấu trong các loại chi phí khác, như chi phí chứng nhận thiết kế nằm trong chi phí quản lý chung, hay chi phí làm lại và bảo hành được tính vào chi phí dịch vụ Điều này dẫn đến việc đo lường hiệu quả quản lý chất lượng trở nên khó khăn.
COQ là thước đo chính xác sự cố gắng về chất lượng “ Chất lượng là điều có thể có được mà không mất tiền.
Chất lượng sản phẩm không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Việc không thực hiện đúng ngay từ đầu dẫn đến lãng phí tài nguyên như nguyên vật liệu, nhân công, và thời gian, làm giảm uy tín và doanh số bán hàng Nếu doanh nghiệp đảm bảo chất lượng, có thể tăng tỷ suất lợi nhuận từ 5%-10% Lợi nhuận được tính bằng doanh số trừ tổng đầu vào và tổng lãng phí, do đó, việc cải thiện chất lượng sẽ giảm thiểu lãng phí và tăng doanh thu Các phương pháp như Six Sigma, Kaizen, và 5S giúp giảm lỗi và tối ưu hóa nguồn lực Sự cân bằng giữa chất lượng và chi phí là yếu tố quyết định để sản phẩm hoặc dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trường, từ đó gia tăng doanh thu và thị phần cho doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lượng là doanh thu/COQ(1), lợi nhuận/COQ (2),COQ/tổng chi phí
Việc áp dụng COQ kết hợp với nỗ lực cải tiến chất lượng đã giúp tăng các chỉ tiêu (1) và (2), đồng thời giảm chỉ tiêu (3), điều này chứng tỏ rằng hệ thống quản lý chất lượng đang hoạt động hiệu quả.
COQ là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các chỉ tiêu hành động.
Việc xác định chi phí phòng ngừa, thẩm định, và thiệt hại trong doanh nghiệp cung cấp cho ban lãnh đạo những con số chính xác để nhận diện các khu vực hoạt động kém hiệu quả Cụ thể, chi phí thiệt hại được thể hiện qua tỷ lệ chi phí thiệt hại/COQ, giúp xác định tỷ lệ phần trăm thiệt hại so với tổng chi phí chất lượng Các chỉ tiêu phần trăm này cho phép doanh nghiệp theo dõi xu hướng biến động giữa các loại chi phí và đề ra biện pháp khắc phục Mặc dù chi phí chất lượng không phải là chỉ tiêu tuyệt đối, nhưng nó giúp xác định những tình huống mà biện pháp sửa chữa có thể mang lại lợi nhuận Chi phí càng cao thì càng cần áp dụng biện pháp sửa chữa, từ đó COQ góp phần phát hiện vấn đề chất lượng và yêu cầu sử dụng các công cụ thống kê để tìm ra nguyên nhân gốc rễ, đồng thời tạo áp lực cho việc xây dựng chương trình cải tiến chất lượng hiệu quả.
COQ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức và cam kết về chất lượng trong doanh nghiệp Việc thu thập COQ giúp cung cấp các chỉ tiêu cụ thể, từ đó nâng cao nhận thức của cả lãnh đạo và nhân viên về tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm và dịch vụ đối với sự tồn tại của công ty Sự cam kết này không chỉ đảm bảo chất lượng mà còn giảm chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh và coi đó là trách nhiệm của mỗi nhân viên Qua đó, văn hóa công ty được củng cố, tạo sự đồng thuận trong việc thực hiện chất lượng đồng bộ trong tổ chức.
Chúng tôi đang khởi xướng một nghiên cứu đặc biệt nhằm xác định nguồn gốc của những nhầm lẫn và sai sót, cũng như nhu cầu huấn luyện cần thiết Việc này sẽ giúp tăng cường chi phí phòng ngừa hiệu quả hơn trong tương lai.
Chúng tôi đặc biệt chú trọng cải tiến thông tin giữa các giao diện giữa nhà cung cấp và khách hàng nội bộ, cũng như giữa các phòng ban như Marketing, Thiết kế, Sản xuất, Kinh doanh và Mua sắm.
Nhân viên tài chính, kế toán và quản lý chất lượng sẽ tiếp tục được giao nhiệm vụ thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến COQ.
- Xây dựng và duy trì các mục tiêu về chất lượng của cả tổ chức và các khu vực đặc biệt tính theo COQ.
Hệ thống chi phí chất lượng
Mục tiêu của hệ thống tính COQ cần được doanh nghiệp xác định ngay từ đầu để tránh khó khăn và ảnh hưởng đến chiến lược áp dụng Việc này giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách sử dụng số liệu thu thập về COQ Ban đầu, mục tiêu COQ có thể là xác định những khu vực gặp vấn đề về chất lượng, sau đó hướng đến việc giảm chi phí trong toàn bộ chi phí liên quan đến chất lượng của tổ chức.
Các giai đoạn thiết lập hệ thống tính chi phí chất lượng :
* Nhận dạng các yếu tố của chi phí chất lượng dùng trong bảng kiểm tra
Bắt đầu thu thập số liệu về chi phí chất lượng là bước quan trọng cho các tổ chức Những tổ chức chưa thiết lập hệ thống tính chi phí trong các phòng ban sẽ cần nỗ lực nhiều hơn trong giai đoạn này so với những tổ chức đã có hệ thống sẵn có.
*Tính các chi phí có thể quy trực tiếp về “chức năng chất lượng”
*Tính chi phí mà tất cả các phòng ban và tổ chức khác phải gánh chịu một cách tương tự.
Các chi phí chất lượng cần được ghi nhớ trong một danh sách để đảm bảo hiệu quả cho các bước tiếp theo.
*Tính những chi phí của sự sai hỏng “đã đưa vào ngân sách”.
Tính toán chi phí phát sinh từ những sai hỏng ngoài kế hoạch là rất quan trọng, bao gồm cả vật liệu bị hỏng và chi phí gia công trùng lặp Những chi phí này cần được ghi lại trong các bản kê khai của phòng ban chịu trách nhiệm về sai hỏng hoặc phòng ban thực hiện công việc hiệu chỉnh Việc ghi chép đầy đủ các chi phí này giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng theo dõi trong quá trình quản lý.
Phát hiện và tính toán các chi phí phát sinh do sai hỏng giữa các bộ phận phòng ban là rất quan trọng, bao gồm cả thời gian điều tra của phòng chất lượng và các phòng khác Những chi phí này thường không được ghi nhận trong các hệ thống hiện có, do đó có thể cần thực hiện ước tính ban đầu để đảm bảo tính chính xác.
Mọi phòng ban trong tổ chức đều có trách nhiệm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tính toán chi phí liên quan Việc này cần sự phối hợp giữa các phòng ban, dưới sự giám sát của phòng quản lý chất lượng và hỗ trợ từ phòng kế toán Các kết quả thu thập hàng tháng, quý, năm sẽ được ghi nhận trong báo cáo của từng phòng Phòng chất lượng sẽ tổng hợp, đối chiếu với thông tin từ phòng tài chính kế toán để phân tích và đưa ra kết luận, từ đó đề xuất các phương hướng điều chỉnh và cải tiến hệ thống tính chi phí chất lượng.
rủi ro và yêu cầu khi áp dụng chi phí chất lượng
Việc xác định mục tiêu COQ không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm và xung đột lợi ích giữa các thành viên và phòng ban trong doanh nghiệp COQ có thể trở thành công cụ cạnh tranh giữa các phòng ban và nhân viên, làm che lấp nguyên nhân thực sự của vấn đề chất lượng Sự tính toán COQ mang tính cạnh tranh sẽ cản trở cá nhân và quản lý chịu trách nhiệm về sai sót, đặc biệt khi quyết định của họ ảnh hưởng tích cực đến người hoặc phòng ban khác.
Yêu cầu khi triển khai COQ Để việc triển khai COQ thành công trong doanh nghiệp cần:
Sự cam kết của ban lãnh đạo là yếu tố then chốt trong việc xác định giá trị chất lượng của toàn bộ tổ chức Các cam kết và mục tiêu về Chất lượng Tổng thể (COQ) cần được nêu rõ trong chính sách chất lượng, đảm bảo tính cụ thể, đo lường được và tạo sự đồng thuận giữa các thành viên Điều này không chỉ thúc đẩy sự hợp tác mà còn giúp giảm thiểu chi phí quản lý chất lượng hiệu quả.
-Một hệ thống kế toán giá thành; việc thiết kế và thực hiện một mạng lưới để nhận dạng,báo cáo và phân tích các chi phí chất lượng
Quản lý chi phí chất lượng là quá trình tổ chức một nhóm chuyên trách nhằm chỉ đạo và phối hợp toàn bộ hệ thống chi phí chất lượng Nhóm này có nhiệm vụ xác định và đạt được các mục tiêu thực tế liên quan đến chi phí chất lượng, đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực.
Huấn luyện về việc tính giá chất lượng cần được tích hợp chặt chẽ vào các kế hoạch đào tạo, giúp mọi người nhận thức rõ ràng về mối liên hệ giữa tài chính và chất lượng sản phẩm.
Tuyên truyền về chi phí chất lượng là rất quan trọng, vì vậy cần trình bày các mục tiêu chi phí chất lượng một cách dễ hiểu cho mọi cán bộ nhân viên Ví dụ, có thể trưng bày sản phẩm sai hỏng kèm theo bảng giá và sử dụng biểu đồ để minh họa các sai sót cùng chi phí phát sinh từ chúng Nếu có thể, các tài liệu này nên bao gồm hướng khắc phục để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vấn đề và cách giải quyết hiệu quả.
Tham gia hành động vì chi phí chất lượng là việc xây dựng các kế hoạch nhằm tối đa hóa sự tham gia của cán bộ công nhân viên Điều này bao gồm các biện pháp khuyến khích, đề xuất, thảo luận và đánh giá ý tưởng để biến chúng thành hành động cụ thể Các đội hành động về chất lượng, như "nhóm chất lượng" và các tổ cải tiến chất lượng, được tổ chức rộng rãi trong công ty nhằm đạt được mục tiêu này.
Phần hai : thực trạng quản lý chi phí chất lượng tại công ty Vetco
Giới thiệu
Vào giữa thập niên 1980, chính sách mở cửa của chính phủ Việt Nam đã thúc đẩy sự phát triển của nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là ngành gia công xuất khẩu Với nguồn lao động dồi dào và chi phí thấp, ngành may gia công xuất khẩu trở thành một lợi thế quan trọng của Việt Nam Sự phát triển này đã dẫn đến nhu cầu lớn về nguyên vật liệu may, đặc biệt là các loại chỉ may.
Gartex là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp chỉ cho ngành công nghiệp và gia dụng Sau sự sụp đổ của thị trường Liên Xô cũ và Đông Âu vào năm 1989, nhiều công ty may gia công đã phải điều chỉnh thị trường và nâng cao yêu cầu chất lượng sản phẩm xuất khẩu Trong bối cảnh đó, Gartex cùng nhiều công ty nội địa khác đã mất dần thị phần vào tay chỉ nhập khẩu Tuy nhiên, tập đoàn C, một nhà sản xuất và phân phối chỉ may và chỉ thêu hàng đầu của Anh, đã phát hiện tiềm năng lớn tại Việt Nam và quyết định hợp tác với Gartex để thành lập công ty liên doanh Vetco.
Vetco, được thành lập vào năm 1989, chính thức hoạt động sản xuất từ năm 1992 sau một thời gian chỉ phân phối sản phẩm từ tập đoàn C Hiện nay, Vetco đã trở thành công ty dẫn đầu thị trường trong lĩnh vực sản xuất chỉ may và chỉ thêu tại Việt Nam Công ty cung cấp ba loại sản phẩm chính là Start, Tulip và Rose, phục vụ khách hàng trên khắp các miền đất nước.
Việt Nam hiện có khoảng 600 xí nghiệp may với vốn đầu tư nước ngoài, liên doanh và nhà nước, bao gồm các tên tuổi lớn như Việt Tiến, Agtex, Sài Gòn 2, Sài Gòn 3, Garmex2 Ngoài ra, còn hơn 100 văn phòng đại diện của các công ty quốc tế như Marubeni (Nhật Bản), MSA (Hàn Quốc), Nike (Mỹ), Gollas (Đức) Sản phẩm thêu của các công ty này cũng đã xuất khẩu sang nhiều thị trường quốc tế, bao gồm Indonesia, Hồng Kông và Philippines.
Hiện nay, Vetco có 550 cán bộ công nhân viên, và ban lãnh đạo coi nguồn nhân lực là yếu tố then chốt cho sự phát triển của công ty Do đó, việc phát triển và quản lý nguồn nhân lực luôn là ưu tiên hàng đầu Hàng năm, Vetco thực hiện kế hoạch đào tạo và huấn luyện nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên Sơ đồ tổ chức của công ty được thể hiện trong hình 3.
Trư ở n g p h ò n g đ ả m b ả o c h ấ t lư ợ n g Tr ư ở n g p h ò n g p h ụ c v ụ k h á ch h à n g Tr ư ở n g p h ò n g ti ê u t h ụ n ộ i đ ịa Tr ư ở n g p h ò n g ti ê u t h ụ c ô n g n g h iệ p Tr ư ở n g p h ò n g t à i ch ín h Tr ư ở n g p h ò n g k ế to á n G iá m đ ố c p h á t tr iể n G iá m đ ố c ch i n h á n h H à N ộ i
Sự phát triển của công ty:
Kể từ khi thành lập, công ty đã phát triển ổn định, mặc dù phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong những năm gần đây Khách hàng không chỉ chú trọng đến giá cả mà còn quan tâm đến chất lượng sản phẩm Từ năm 1992 đến 1996, sau năm năm hoạt động, công ty đã tăng gấp ba lần đầu tư và gấp sáu lần doanh thu.
Chính sách sản xuất của công ty chủ yếu dựa trên đơn đặt hàng, mang lại nhiều lợi thế trong việc thực hiện hệ thống Just-In-Time (JIT) với mức tồn kho tối thiểu Mặc dù lý thuyết JIT khuyến khích không tồn kho và hoạt động theo hệ thống kéo, nhưng tại công ty, việc áp dụng JIT lại có sự kết hợp với yếu tố tồn kho, tạo nên một mô hình sản xuất đặc thù.
Mặc dù lượng hàng tồn kho của công ty rất thấp, nhưng công ty chỉ duy trì một lượng hàng tối thiểu để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Thông thường, hàng tồn kho bao gồm những mặt hàng phổ biến mà khách hàng thường xuyên yêu cầu.
Vetco sản xuất cả chỉ may lẫn chỉ thêu, quy trình sản xuất của hai loại sản phẩm này tương tự nhau: a Chuẩn bị nguyên liệu:
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
- Cân và pha chế hoá chất, thuốc nhuộm
- Chuẩn bị sợi mộc, thực hiện đánh xốp nếu sử dụng sợi mộc nội địa b Nhuộm
Hoá chất, thuốc nhuộm và sợi mộc đã được kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng để tiến hành nhuộm Tùy vào từng trường hợp cụ thể, quy trình nhuộm sẽ được bố trí hợp lý Quy trình nhuộm được chia thành ba loại chính.
- Nhuộm theo quy trình IC là nhuộm sản phẩm chỉ màu.
- Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu trung bình
Nhuộm theo quy trình 2C chỉ tập trung vào việc tạo ra màu sắc đậm cho sản phẩm, đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình sản xuất Giám đốc sản xuất đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhuộm đúng màu trong một buổi thảo luận với khách hàng mới, khẳng định rằng công ty có trách nhiệm đảm bảo độ chính xác trong từng lần nhuộm Để đạt được điều này, công ty đã đầu tư bốn máy quang phổ nhằm phân tích công thức màu, đảm bảo cung cấp đầy đủ các màu sắc mà khách hàng yêu cầu.
Chỉ sau khi được nhuộm mới chuyển sang khăn hồ.
Trước khi hồ nhân viên vận hành phải đảm bảo rằng hồ đã được chuẩn bị sẵn sàng d Vắt:
Sau khi hồ được vắt bằng máy ly tâm, quá trình kiểm tra chất lượng sẽ diễn ra Nếu hồ đạt yêu cầu, nó sẽ được chuyển sang khâu sấy Ngược lại, nếu không đạt, hồ sẽ được tẩy, hiệu chỉnh hoặc đánh lại trước khi tiếp tục.
Chỉ sau khi vắt được chuyển sang công đoạn sấy khô bằng máy sấy sóng cao tần cho tới khi đạt được độ ẩm yêu cầu h Đánh ống:
Quá trình đánh ống gồm đánh côn và đánh cốp. k Hoàn tất:
Chỉ sau khi được đánh ống sẽ được chuyển sang công đoạn đóng gói, bao bì, dán nhãn và chuyển sang kho thành phẩm.
Khả năng thực hiện chất lượng:
Từ năm 1992, Vetco đã nỗ lực cải tiến năng suất thông qua các chương trình đơn giản hóa công việc và xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả Tuy nhiên, phải đến năm 1996, công ty mới chính thức cam kết đạt chứng nhận ISO 9000 Sau một năm chuẩn bị, Vetco đã thành công trong việc nhận chứng nhận ISO 9002.
Vetco đã khẳng định vị thế dẫn đầu thị trường Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất chỉ may và chỉ thêu, nhờ vào chất lượng sản phẩm vượt trội và sự tin tưởng từ khách hàng đối với dịch vụ của công ty.
Công ty đã xây dựng được niềm tin vững chắc từ khách hàng nhờ vào khả năng thực hiện đúng cam kết về thời gian, màu sắc và chất lượng sản phẩm với chi phí hợp lý.
Công ty cam kết xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp chính nhằm đảm bảo dịch vụ tốt nhất và nguyên vật liệu chất lượng ổn định, đồng thời giảm thiểu chi phí cho cả hai bên Hiện tại, công ty hợp tác với các nhà cung cấp như Công ty China Thread chuyên cung cấp sợi mộc và BASF cung cấp hóa chất, thuốc nhuộm Ngoài ra, công ty cũng duy trì giao dịch thường xuyên với các ngân hàng như Vietcombank và Hongkongbank.
Thực trạng lập kế hoạch quản lý chi phí chất lượng 16 3 Thực trạng tổ chức thực hiện quản lý chi phí chất lượng
Mục tiêu chi phí chất lượng :
Chương trình chi phí chất lượng (COQ) tại Vetco giúp làm rõ các chỉ số tài chính và nhấn mạnh những chi phí không phù hợp do thiếu sót trong quy trình Việc đo lường COQ không chỉ nâng cao nhận thức về chất lượng trong toàn công ty mà còn thay đổi văn hóa làm việc, khuyến khích mọi người chú ý đến chất lượng thay vì chỉ tập trung vào lợi nhuận từ các khoản chi tiêu cho ngăn ngừa Thông qua COQ, công ty có thể phát hiện các vấn đề chất lượng và khu vực cần cải thiện, từ đó kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch chi phí chất lượng :
* Chương trình COQ của công ty được thực hiện làm hai giai đoạn :
Giai đoạn đầu tiên kéo dài một năm, có mục tiêu chứng minh hiệu quả của chương trình ISO 9002 Giai đoạn này tập trung vào việc thu thập và phân tích dữ liệu trước khi nhận giấy chứng nhận vào tháng Giêng năm 1997, trong khoảng thời gian bốn tháng.
- Giai đoạn hai sẽ triển khai chương trình COQ trong toàn công ty
Nhóm hoạch định COQ đã được thành lập với sự tham gia của các thành viên từ mọi phòng ban, ngoại trừ phòng kế toán và tài chính Mặc dù hai phòng này không trực tiếp liên quan đến chất lượng sản phẩm, nhưng họ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ báo cáo dữ liệu liên quan đến COQ.
Thành viên phòng Đảm bảo chất lượng giữ vai trò chủ chốt, trong khi các phòng ban khác hỗ trợ Giai đoạn đầu, họ gặp nhiều thách thức trong việc xác định chất lượng sản phẩm và thiết lập các tiêu chuẩn đo lường.
* Các loại chi phí chất lượng:
Sau khi nhóm hoạch định chất lượng định nghĩa chất lượng sản phẩm là sự thoả mãn khách hàng 100% Họ phân COQ ra làm 4 nhóm:
Chi phí phòng ngừa là những khoản chi liên quan đến các hoạt động thiết kế nhằm ngăn chặn khuyết tật trong sản phẩm hoặc dịch vụ Các chi phí này bao gồm lập kế hoạch chất lượng, nghiên cứu và phân tích quy trình sản xuất, thử nghiệm, đào tạo nhân viên, cùng với một số chi phí khác như văn phòng phẩm, điện thoại và fax.
- Chi phí lập kế hoạch chất lượng: chi phí liên quan đến thời gian làm việc của nhân viên lập kế hoạch chất lượng.
Chi phí nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất bao gồm các yếu tố như thời gian làm việc của nhân viên, chi phí nguyên liệu, điện nước, hơi, và khấu hao thiết bị phục vụ cho quá trình nhuộm thử.
- Huấn luyện : chi phí cho giảng viên mời về công ty họăc học phí cho nhân viên tham dự các khoá học bên ngoài.
- Chi phí khác : chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại , fax, sách vở, tài liệu….
Chi phí thẩm định bao gồm các khoản chi liên quan đến việc đo lường và đánh giá nhằm đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ Những chi phí này bao gồm thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra quá trình và kiểm tra cuối cùng, cũng như bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử nghiệm Ngoài ra, còn có chi phí kiểm tra từ các cơ quan bên ngoài và các khoản chi khác như văn phòng phẩm, điện thoại, fax, và phương tiện đi lại để đưa mẫu ra ngoài kiểm tra.
Chi phí thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào bao gồm các khoản chi phí liên quan đến nguyên liệu sử dụng, như sợi mộc, hóa chất, và nhuộm thử Ngoài ra, thời gian làm việc của nhân viên để thực hiện các thử nghiệm và kiểm tra cũng là một yếu tố quan trọng trong tổng chi phí này.
Chi phí kiểm tra quá trình bao gồm các yếu tố như thời gian làm việc của nhân viên, chi phí cho các mẫu kiểm tra và khấu hao thiết bị phục vụ cho việc đánh giá chất lượng.
Các mẻ nhuộm Quá trình pha chế hồ
Hồ Quá trình hồ Quá trình đánh conesoft Quá trình vắt Quá trình chuẩn bị sợi mộc trước khi nhuộm
Quá trình sấy Quá trình nhuộm Quá trình đánh cone,cop Độ bền mầu của các mẻ nhuộm
Quá trình đóng gói thành phẩm Quá trình pha chế thuốc nhuộm
Chi phí kiểm tra cuối cùng là khoản chi phí liên quan đến thời gian làm việc của nhân viên nhằm kiểm tra sản phẩm trước khi nhập kho hoặc giao cho khách hàng.
Chi phí bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử nghiệm là khoản chi trả cho trung tâm giám định, nhằm đảm bảo các thiết bị này hoạt động chính xác và hiệu quả Việc đầu tư vào bảo trì và hiệu chỉnh giúp nâng cao độ tin cậy của thiết bị kiểm tra, từ đó đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Chi phí chứng thực từ cơ quan bên ngoài bao gồm các khoản chi cho việc gửi mẫu và thanh toán cho các tổ chức chứng thực như trung tâm Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng và Viện Pasteur.
- Các chi phí khác: các chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax, chi phí đi lại để đem mẫu đi thử
Chi phí hư hỏng bên trong là những khoản chi phát sinh trước khi sản phẩm hoặc dịch vụ được phân phối đến tay khách hàng Những chi phí này bao gồm các khoản liên quan đến việc phát hiện hư hỏng, như phế phẩm, chi phí làm lại, kiểm tra và thử nghiệm lại, cũng như các khoản giảm giá.
Chi phí phế phẩm là khoản chi phí phát sinh từ việc loại bỏ các sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng Những phế phẩm này thường xuất hiện khi thành phẩm không đạt tiêu chuẩn về cường lực, chiều dài hoặc bị hư hại trong quá trình sấy.
Chi phí làm lại là khoản chi phí phát sinh khi cần thực hiện lại các mẻ nhuộm, hồ, và các quy trình khác do chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu Tuy nhiên, những mẻ này vẫn còn khả năng sửa chữa, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian trong quá trình sản xuất.
Thực trạng giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng
Việc giám sát và đánh giá hiệu quả quản lý chất lượng do Phòng chất lượng và nhóm hoạch định chi phí thực hiện chủ yếu dựa vào các báo cáo tài chính và kế toán Tuy nhiên, nhiều khoản chi phí hư hỏng bên ngoài cần phải ước đoán, gây khó khăn trong quá trình đánh giá Mặc dù vậy, thông qua bảng báo cáo và biểu đồ COQ, chúng ta có thể có cái nhìn sơ bộ về hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng của công ty.
Oct-96 Dec-96 Feb-97 Apr-97 Jun-97 Aug-97 Oct-97
Chi phí chất lượng trước khi nhận giấy chứng nhận ISO 9002 (trước tháng 1/97) cao hơn so với sau khi nhận chứng nhận Cụ thể, chi phí chất lượng tháng 10/96 là 18.827 USD và tháng 12/96 là 28.906 USD Ngược lại, chi phí chất lượng trong các tháng sau khi nhận chứng chỉ, như tháng 2/97 là 11.005 USD, tháng 4/97 là 15.833 USD, cho thấy sự giảm đáng kể.
P:chi phí ngăn ngừa A: chi phí dánh giá/ thẩm định là 18102$,8/97 là 10548$, 10/97 là 10642$ Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đã thực hiện cắt giảm chi phí chất lượng.
Việc cắt giảm chi phí chủ yếu tập trung vào giảm thiểu chi phí hư hỏng bên trong, với số liệu cho thấy chi phí này đã giảm đáng kể từ tháng 10/96 đến tháng 10/97 Cụ thể, chi phí hư hỏng bên trong trong các tháng trước khi nhận chứng chỉ cao hơn so với các tháng sau đó Trong khi đó, chi phí ngăn ngừa, đánh giá/thẩm định và chi phí hư hỏng bên ngoài vẫn ổn định, cho thấy công ty đã quản lý hiệu quả các khoản chi này Tuy nhiên, nhiều khoản chi phí hư hỏng bên ngoài vẫn chưa được xác định rõ, yêu cầu công ty cần thu thập và ước tính chính xác Để thực hiện điều này, sự hợp tác từ các phòng ban như khách hàng, marketing, kinh doanh, tài chính và kế toán là cần thiết để phản ánh nhu cầu và các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Xét về cơ cấu các loại chi phí chất lượng trong công ty qua các tháng trước và sau khi nhận chứng chỉ
Biểu đồ cơ cấu COQ
Biểu đồ cơ cấu COQ cho thấy chi phí ngừa và chi phí đánh giá/thẩm định đã tăng lên sau khi nhận chứng chỉ, dẫn đến việc giảm rõ rệt chi phí hư hỏng bên trong Trong giai đoạn đầu, chi phí đánh giá/thẩm định cao hơn chi phí ngăn ngừa là điều hợp lý theo quy luật biến đổi của COQ Điều này chứng tỏ rằng việc chú trọng vào các hoạt động làm đúng ngay từ đầu giúp giảm thiểu chi phí thiệt hại do lỗi gây ra, như thể hiện qua số liệu tháng 2/97 và tháng 10/97.
Chi phí đánh giá/thẩm định cao cũng góp phần giảm các chi phí hư hỏng bên trong chẳng hạn như các tháng 2/97,8/97,10/97.
Phân tích cho thấy, sau khi nhận chứng chỉ ISO9002, chi phí chất lượng giảm rõ rệt, chứng minh hiệu quả của chương trình chất lượng COQ Việc triển khai COQ cung cấp dữ liệu về hư hỏng do chất lượng kém, giúp cán bộ công nhân viên, đặc biệt là ban lãnh đạo, nhận thức được tầm quan trọng của việc thực hiện đúng ngay từ đầu Chương trình này ước tính tiết kiệm được 27,000 USD/năm, đồng thời đạt được các mục tiêu như làm rõ các chỉ tiêu tài chính, nhận diện chi phí không phù hợp, nâng cao nhận thức về chất lượng trong toàn công ty, cam kết thực hiện chương trình chất lượng, xây dựng văn hóa chất lượng, và góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cũng như uy tín của công ty.
Việc giám sát và đánh giá hiệu quả chương trình chất lượng của công ty gặp nhiều hạn chế do thiếu thông tin nguồn và thiết kế biểu mẫu thu thập chi phí chất lượng chưa hoàn chỉnh Điều này cản trở khả năng phát hiện các khu vực trục trặc và các khâu có vấn đề về chất lượng, dẫn đến khó khăn trong việc phân tích nguyên nhân và cải tiến chất lượng Để khắc phục tình trạng này, công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin chi phí chất lượng và hoàn thiện biểu mẫu thu thập COQ.
Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý chi phí chất lượng tại công ty Vetco
Để nâng cao hiệu quả của chương trình quản lý chi phí chất lượng, công ty cần tiếp tục củng cố các phương pháp đã áp dụng trong giai đoạn một Việc hoàn thiện hệ thống tính chi phí chất lượng sẽ giúp nhận diện và thu thập dữ liệu chính xác, đồng thời loại bỏ các chi phí không cần thiết trước khi triển khai giai đoạn hai.
Việc triển khai chương trình COQ cần kết hợp với các chương trình cải tiến chất lượng toàn doanh nghiệp Trong giai đoạn đầu, công ty nên duy trì hoặc tăng nhẹ ngân sách cho hoạt động phòng ngừa và thẩm định, mặc dù chi phí thẩm định có thể cao hơn chi phí phòng ngừa Sau này, chi phí phòng ngừa có thể vượt quá chi phí thẩm định, nhưng điều này sẽ giúp giảm thiểu chi phí hư hỏng, nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo lợi thế cạnh tranh Để phát hiện các vấn đề về chất lượng, công ty cần hoàn thiện hệ thống kế toán và thu thập dữ liệu COQ theo từng bộ phận và quy trình sản xuất Việc thống kê rõ ràng các loại chi phí chất lượng trong báo cáo sẽ hỗ trợ phân tích và điều chỉnh chương trình một cách hiệu quả, giúp loại bỏ các khoản chi không cần thiết và giảm thiểu tính trùng lặp.
Đào tạo về chi phí chất lượng cho nhân viên là một vấn đề quan trọng mà công ty cần chú trọng Chương trình đào tạo này nên được tích hợp vào kế hoạch huấn luyện, giúp mọi nhân viên hiểu rõ các khía cạnh tài chính liên quan Việc đào tạo không chỉ dành riêng cho nhóm hoạch định chi phí chất lượng mà còn mở rộng ra toàn bộ công ty như một hình thức tuyên truyền về chất lượng Điều này không chỉ nâng cao nhận thức về chất lượng mà còn tạo ra cam kết thực hiện từ tất cả mọi người, từ đó hỗ trợ triển khai COQ hiệu quả hơn nhờ vào việc thu thập dữ liệu chính xác.
Để thực hiện các công việc liên quan đến chất lượng, cần có sự cam kết từ lãnh đạo cấp cao và toàn thể cán bộ công nhân viên trong việc xác định giá trị chính xác của chất lượng, điều này phải được thể hiện rõ trong chính sách chất lượng của công ty Mục tiêu về chi phí chất lượng cần được xác định rõ ràng trước khi triển khai từng giai đoạn của chương trình, nhằm tránh những mục tiêu mơ hồ có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên liên quan Việc này rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro cho chương trình và nâng cao hiệu quả quản lý cũng như cải tiến chất lượng trong công ty.
