QUẢN TRỊ DỰ ÁN - CHƯƠNG IV : HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ pptx

Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 1 TRƯỜNG ĐH LẠC HỒNG TRƯỜNG ĐH LẠC HỒNGTRƯỜNG ĐH LẠC HỒNG TRƯỜNG ĐH LẠC HỒNG KHOA QUẢN TRỊ KHOA QUẢN TRỊ KHOA QUẢN TRỊ KHOA QUẢN TRỊ – –– – KINH TẾ QUỐC TẾ KINH TẾ QUỐC TẾKINH TẾ QUỐC TẾ KINH TẾ QUỐC TẾ CHƯƠNG IV: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN TS Nguyễn Văn Tân 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 2 CHƯƠNG 4: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Hoạch định dự án. Sơ đồ thanh ngang. Sơ đồ CPM. Sơ đồ PERT. Điều chỉnh tiến độ dự án. Điều hòa nguồn lực. Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 2 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 3 4.1.HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN 4.1.1. Giới thiệu hoạch định dự án 4.1.2. Các bước hoạch định dự án 4.1.3. Các tiêu chuẩn đánh giá việc hoạch định dự án thành cơng 4.1.4. Những vấn đề thường gặp trong hoạch định dự án 4.1.5. Các cơng cụ hoạch định và lập tiến độ 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 4 4.1.1.GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DA Mục đích của việc hoạch định:  Phân tích: là để dự tính cơng việc thực hiện như thế nào, thứ tự thực hiện cùng với các nguồn tài ngun cần thiết. Mỗi cơng việc có thể được nhận biết rõ ràng.  Dự báo: là việc dự đốn những khó khăn có thể xảy ra, lập kế hoạch để khắc phục những khó khăn đó và dự báo những rủi ro để tác động vào chúng làm giảm đến mức thấp nhất. Ngành xây dựng rất cần  Thiết lập nguồn lực: là để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẳn có và nguồn tài ngun khan hiếm cho mỗi dự án hoặc cho các dự án kết hợp với nhau, hoặc cho tổ chức nói chung  Phối hợp và kiểm sốt: là để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các cơng việc của các đối tác và của nhà thầu tham gia trong dự án, và cũng cung cấp cơ sở để ước tính và kiểm sốt thời gian và chi phí  Cung cấp dữ liệu: là để dữ liệu hoạch định được sử dụng cho việc chuẩn bị những kế hoạch trong tương lai Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 3 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 5 4.1.1.GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DA Lợi ích của việc hoạch định: Lợi ích đối với nhà thầu: _ Khi cơng việc được nghiên cứu chi tiết và được vẽ thành sơ đồ Gantt hay sơ đồ mạng thì nhà thầu sẽ biết rõ về cơng việc hơn, do đó sẽ tránh được việc thực hiện cơng việc bừa bãi _ Một kế hoạch thích hợp kết hợp với việc kiểm sốt chi phí sẽ ngăn ngừa tổn thất về tiền bạc và giúp giảm bớt gánh nặng về tài chính của nhà thầu _ Cung cấp lao động được đòi hỏi hàng tuần cho mỗi hoạt động có thể được dự báo phù hợp nếu kế hoạch được xây dựng rõ ràng 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 6 4.1.1.GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DA Lợi ích của việc hoạch định: Lợi ích đối với nhà thầu (tiếp theo): _ Vấn đề sẽ đơn giản hơn cho việc tạo ra những bảng tiến độ khác nhau từ chương trình hoạch định chung. Chẳng hạn như bảng tiến độ cung cấp NVL, bảng tiến độ sản xuất, bảng tiến độ của các thầu phụ, _ Một kế hoạch được chuẩn bị thích hợp sẽ hỗ trợ rất nhiều việc điều phối các thầu phụ _ Kế hoạch xác định rõ các giai đoạn khác nhau trong dự án _ Cung cấp những tiêu chuẩn để đo lường thực tế _ Kiểm sốt được các hợp đồng trong tương lai Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 4 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 7 4.1.1.GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DA Lợi ích của việc hoạch định:  Lợi ích đối với khách hàng: khách hàng sẽ biết chính xác thời gian cần thiết để xây dựng và vốn đầu tư của họ có hiệu quả theo tiến triển của cơng tác xây dựng khơng  Lợi ích đối với kiến trúc sư và kỹ sư: Sau khi các nhà thầu chuẩn bị một bức tranh rõ ràng, súc tích của cơng trình và mục tiêu cho những vận hành khác nhau, họ sẽ gửi phác thảo này tới các kiến trúc sư và kỹ sư. Và với những thơng tin này các kiến trúc sư và kỹ sư sẽ dự báo tốc độ tiến triển cho tất cả các hoạt động chính  Lợi ích đối với các đối tác liên quan trong hợp đồng: nhà tư vấn, nhà thầu phụ, chun gia, nhà cung cấp và cơ quan địa phương,… biết được dự án có mấy giai đoạn, khi nào cơng việc sẽ được thực hiện và do đó họ sẽ có thể có những kế hoạch thích hợp cho mình 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 8 4.1.1.GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DA Chi phí của việc hoạch định: Lĩnh vực Chi phí hoạch định/ Tổng chi phí dự án (%) Ngành cơng nghiệp hóa dầu Những dự án thường xun thay đổi thiết kế, đòi hỏi nhà hoạch định làm việc tồn phần trên cơng trường Những dự án CN phức hợp Những dự án cơng nghiệp phức tạp Những dự án thiết kế với một ít thay đổi sau hợp đồng 2-4 1-2 0,5 Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 5 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 9 4.1.2.CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Xác định mục tiêu Xác định cơng việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực và tài chính Lập tiến độ Kế hoạch kiểm sốt 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 10 4.1.2.CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DA Xác định mục tiêu: chúng ta đưa ra các chỉ tiêu hoặc tiêu chí, mà sau này chúng được dùng là căn cứ để đánh giá sự hồn thành của dự án. Mục tiêu được đáng giá thơng qua tiêu chuẩn SMART Specific: cụ thể Measurable: đo lường được Assignable: Phân cơng được Realistic: tính thực tiễn Time-Bound: Giới hạn thời gian Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 6 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 11 4.1.2.CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DA Xác định cơng việc: xác định phạm vi dự án; xác định và mơ tả mọi hoạt động chính của dự án; mơ tả kết quả của dự án; dự tính thời gian, ngân sách và các nguồn lực cần thiết khác; xác định các tiêu chuẩn nghiệm thu dự án Cơng cụ hỗ trợ xác định cơng việc là cấu trúc phân tích cơng việc hay gọi tắc là cấu trúc phân việc_ WBS (Work Breakdown Structure). 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 12 4.1.2.CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DA Cấu trúc phân việc_ WBS (Work Breakdown Structure) là cơng cụ quản lý dự án quan trọng nhất và là cơ sở cho tất cả các bước lập kế hoạch và giám sát khác. WBS là phương pháp xác định có hệ thống các cơng việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các cơng việc nhỏ dần nhằm mục đích: _ Tách dự án thành các cơng việc với mức độ chi tiết và cụ thể _ Xác định tất cả các cơng việc _ Cho phép ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các u cầu kỹ thuật khác một các hệ thống _ Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 7 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 13 WBS dạng sơ đồ khối Ngơi nhà Xây dựng hệ thống nước hệ thống điện Ống nước Cống thốtMóng Tường, mái Dây dẫn Thiết bị 1.0.0 Dự án thiết kế và cài đặt hệ thống phần mềm 1.1.0 Hệ thống được cài đặt 1.1.1 Phân tích các u cầu 1.1.2 Thiết kế sơ bộ 1.1.3 Thiết kế chi tiết 1.1.4 Chạy thử hệ thống 1.2.0 Các thành phầm Software 1.2.1 Xem lại các u cầu 1.3.0 Sổ tay hướng dẫn sử dụng 1.3.1 Phân tích các u cầu 1.4.0 Các khóa đào tạo 1.4.1 Phân tích các u cầu WBS dạng liệt kê 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 14 4.1.2.CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DA Tổ chức: ở bước này cần thực hiện: Xác định nhu cầu nhân sự; Tuyển dụng giám đốc và cán bộ dự án; Tổ chức Ban quản lý dự án; Phân cơng cơng việc/ trách nhiệm/quyền lực cho các thành viên trong Ban quản lý dự án; Kế hoạch tổ chức để phối hợp và giao tiếp với các bên liên quan khác Cơng cụ: Biểu đồ trách nhiệm.; Biểu đồ tổ chức; Sơ đồ dòng thơng tin Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 8 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 15 Biểu đồ trách nhiệm Thiết lập kế hoạch 6 2 1 3 3 3 3 Xây dựng cấu trúc 5 1 3 3 3 3 Thiết kế phần cứng 2 3 1 4 4 4 Thiết kế phần mềm 2 3 4 1 4 Thiết kế giao diện 2 3 1 4 4 4 Thiết kế kế hoạch giới thiệu 5 3 5 4 4 4 1 Chuẩn bị nguồn nhân lực 3 1 1 1 Chuẩn bị chi phí cho thiết bị 3 1 1 1 1. Trách nhiệm thực hiện chính 3. Phải được tham khảo 2. Giám sát chung 4. Có thể được tham khảo 5. Phải được thơng báo 6. Thơng qua cuối cùng Phó chủ tịch GĐ điều hành GĐ dự án GĐ kỹ thuật GĐ phần mềm GĐ sản xuất GĐ Marketing 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 16 4.1.2.CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DA Kế hoạch tài chính và nguồn lực: Dự kiến nguồn lực cần thiết cho mọi hoạt động và lồng ghép vào ngân sách của dự án Lập hệ thống kiểm sốt tài chính dựa vào quy định của nhà nước, cơng ty hoặc nhà tài trợ Lập kế hoạch tài chính: ở đâu, khi nào, bao nhiêu, và cho việc gì? Chuẩn bị dự tốn về dòng tiền, kể cả những chi tiêu bất ngờ Cơng cụ: phân tích dòng tiền và phân tích rủi ro Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 9 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 17 4.1.2.CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DA Lập tiến độ: Dự kiến thời gian cần thiết để hồn thành mỗi hoạt động Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi hoạt động Xác định trình tự cần thiết cho các hoạt động Xác định các hoạt động quan trọng và dự kiến các rủi ro Xác định sự cân đối giữa thời gian và chi phí Cơng cụ: Sơ đồ GANTT, Sơ đồ CPM, Sơ đồ PERT 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 18 4.1.2.CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DA Kế hoạch kiểm sốt: Xác định các cách đo tiến độ theo giai đoạn Xác định cơ chế kiểm sốt: ai, khi nào và làm thế nào để kiểm sốt tiến độ thực hiện Xác định các tiêu chuẩn chất lượng Thực hiện việc quản lý rủi ro: xác định, phân tích các rủi ro liên quan và phác thảo đối sách cho các rủi ro. Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 TS Nguyễn Văn Tân 10 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 19 Xếp hạng các ảnh hưởng rủi ro Mục tiêu Các mức đánh giá ảnh hưởng của rủi ro đối với các mục tiêu của dự án rất thấp (0.05) Thấp (0.1) Trung bình (0.2) Cao (0.4) Rất cao (0.8) Chi phí Chi phí tăng khơng đáng kể Chi phí tăng <5% Chi phí tăng 5-7% Chi phí tăng 10-20% Chi phí tăng >20% Tiến độ Tiến độ trể khơng đáng kể Tiến độ trể <5% Tiến độ trể 5-7% Tiến độ trể 10-20% Tiến độ trể>20% Phạm vi Phạm vi giảm khơng đáng kể Phạm vi của những khu vực phụ bị ảnh hưởng Phạm vi của những khu vực chính bị ảnh hưởng Việc giảm phạm vi của dự án có thể khơng được khách hàng chấp nhận Hạng mục kết thúc dự án khơng sử dụng hiệu quả Chất lượng Chất lượng giảm khơng đáng kể Một số đặc tính khơng quan trọng bị ảnh hưởng Việc giảm chất lượng đòi hỏi phải được khách hàng thơng qua Việc giảm chất lượng khơng được khách hàng chấp nhận Hạng mục kết thúc dự án khơng thể sử dụng hiệu quả 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 20 Ma tr ận xác suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng của rủi ro Xác suất xảy ra (P) Mức ảnh hưởng của rủi ro đối với các mục tiêu của dự án (I) 0.05 0.1 0.2 0.4 0.8 0.9 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72 0.7 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56 0.5 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40 0.3 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24 0.1 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08 Điểm số rủi ro= P*I [...]... giảng 8 RÚT NGẮN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN c) Rút ngắn các cơng tác của dự án: 4) Nếu rút ngắn thời gian dự án xuống thêm một tuần nữa (12 tuần) Chi phí rút ngắn đơn vị của cơng tác trên đường găng: Đường găng A-C-E-G-H Cơng tác A,C: khơng thể rút ngắn được nữa; cơng tác E: 1.000USD (min); cơng tác G: 2.000USD; cơng tác H: 3.000USD Đường găng B-D-G-H Cơng tác D: khơng thể rút ngắn được nữa; Cơng tác B,G: 2.000USD(min);... phí dự án là 308.000+1.000=309.000USD 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 67 RÚT NGẮN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Giả sử rút ngắn cơng tác A, có 2 đường găng mới là A-C-E-G-H và B-D-G-H 3 3 1 1 2 0 0 A C 4 2 1 1 10 3 0 3 E 4 1 F 6 0 3 3 3 TS Nguyễn Văn Tân H 12 2 7 G 5 B 3 9/30/2010 14 14 12 12 D 3 4 5 7 7 7 TS Nguyễn Văn Tân 68 34 Trường ĐH Lạc Hồng Bài giảng 8 RÚT NGẮN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN c) Rút ngắn các cơng tác của dự án: 3)... đặt và kiểm tra hệ thống C,D 2 2 2,5 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 59 4.5 ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Rút ngắn tiến độ dự án Vấn đề điều chỉnh tiến đ : CPM là sơ đồ mạng dạng xác định, PERT cũng như CPM nếu Te được xác định Cả 2 chỉ xem xét yếu tố thời gian của dự án, ở phần này chúng ta xem xét kết hợp cả yếu tố thời gian lẫn yếu tố chi phí của dự án Thực tế cho thấy, thời gian mong muốn hồn thành dự án. .. Hồng Bài giảng 8 RÚT NGẮN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN c) Rút ngắn các cơng tác của dự án: 1) Dựa vào sơ đồ mạng ban đầu: _Đường găng A-C-E-G-H; _S=15 tuần; _Chi phí của dự án: CP=308.000USD 2) Rút ngắn thời gian dự án xuống một tuần (14 tuần) _Nhận thấy chi phí rút ngắn đơn vị ở các cơng tác A,C,E trên đường găng là nhỏ nhất (1.000USD) _Vậy chọn một trong các cơng tác sau đây để giảm 1 tuần : A hoặc C hoặc E _ Sau... của dự án: 3) Nếu rút ngắn thời gian dự án xuống thêm một tuần (13 tuần) Chi phí rút ngắn đơn vị của cơng tác trên đường găng: Đường găng A-C-E-G-H Cơng tác A: khơng thể rút ngắn được nữa; cơng tác C,E: 1.000USD (min), cơng tác G: 2.000USD, cơng tác H: 3.000USD Đường găng B-D-G-H Cơng tác B: 2.000USD; cơng tác D: 1.000USD (min), cơng tác G: 2.000USD, cơng tác H: 3.000USD _ Chi phí tăng lên nhỏ nhất... CP=1.000+1.000=2.000USD Vậy chọn một trong các cơng tác sau đây để giảm 1 tuần : C và D hoặc D và E hoặc G _ Sau khi rút ngắn chi phí sẽ tăng thêm 2.000USD hay tổng chi phí dự án là 309.000+2.000=311.000USD 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 69 RÚT NGẮN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Giả sử rút ngắn cơng tác C và D, 2 đường găng khơng đổi là A-C-E-G-H và B-D-G-H 2 2 1 1 2 0 0 A C 4 1 1 1 10 2 0 3 E 4 1 F 6 0 3 3 3 TS Nguyễn Văn Tân... CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC HOẠCH ĐỊNH DA THÀNH CƠNG Nội dung: hoạch định cần rõ ràng, khơng mơ hồ Hoạch định nên đầy đủ các chi tiết cần thiết nhưng khơng nên q chi tiết vì nó sẽ làm cho dự án trở nên phức tạp hơn Có thể hiểu được: mọi người có thể dễ dàng hiểu được mục tiêu của cơng việc và thực hiện nó như thế nào Có thể thay đổi được: một hoạch định dự án hiệu quả là nó dễ dàng thay đổi, cập nhật và sửa... dụng được: hoạch định phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm sốt tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thơng tin 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 21 4.1.4.NHỮNG VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG HOẠCH ĐỊNH DA Mục tiêu của cơng ty khơng rõ ràng ở những cấp thấp hơn Hoạch định q nhiều cơng việc trong thời gian q ngắn Ước tính về tài chính khơng đủ Hoạch định dựa trên dữ liệu khơng đầy đủ Tiến trình hoạch định khơng... học quản lý Dễ sử dụng, dễ hiểu và khơng đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý, và là cách sử dụng tốt nhất cho các dự án khơng phức tạp và có mối quan hệ giữa các cơng việc đơn giản Phân tích sơ đồ mạng: một cơng cụ phân tích theo logic và rất mạnh Hiệu quả đối với các dự án phức tạp Là một sơ đồ gồm tồn bộ khối lượng của một bài tốn lập kế hoạch Là một kỹ thuật phân tích định lượng giúp cho nhà quản lý dự án. .. lý dự án lập kế hoạch, tiến độ thực hiện, giám sát và kiểm sốt những dự án lớn và phức tạp 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 23 4.2 SƠ ĐỒ THANH NGANG Sơ đồ thanh ngang (sơ đồ Gantt ): một trong những cơng cụ cổ điển nhất hiện vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L Gantt , một trong những nhà tiên phong trong lĩnh vực khoa học quản lý . HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN TS Nguyễn Văn Tân 9/30/2010 TS Nguyễn Văn Tân 2 CHƯƠNG 4: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Hoạch định dự án. Sơ đồ thanh. QUẢN TRỊ KHOA QUẢN TRỊ KHOA QUẢN TRỊ KHOA QUẢN TRỊ – –– – KINH TẾ QUỐC TẾ KINH TẾ QUỐC TẾKINH TẾ QUỐC TẾ KINH TẾ QUỐC TẾ CHƯƠNG IV: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP