CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ
Cơ sở lý luận về chi phí kinh doanh và phân tích chi phí kinh doanh
Chi phí được định nghĩa là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán, bao gồm tiền chi ra, khấu trừ tài sản, hoặc phát sinh nợ, dẫn đến giảm vốn chủ sở hữu, không tính các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu (Theo VAS 01 “Chuẩn mực chung”, Quyết định số 165/2002/QT-BTC, ngày 31/12/2002).
- Khái niệm chi phí kinh doanh:
Chi phí kinh doanh là khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp cần chi trả để thực hiện các hoạt động kinh doanh Đây là những hao phí liên quan đến lao động sống, lao động vật hóa và các khoản chi khác trong quá trình hoạt động Chi phí này phản ánh quá trình chuyển dịch vốn kinh doanh vào giá thành sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích kinh tế doanh nghiệp.
- Khái niệm chi phí mua hàng:
Chi phí mua hàng bao gồm các khoản chi phí bằng tiền hoặc tài sản liên quan đến quá trình mua sắm vật tư và hàng hóa Những chi phí này phát sinh từ giai đoạn giao dịch và ký kết hợp đồng cho đến khi hàng hóa đã được nhập kho hoặc chuyển đến địa điểm bán Chi phí mua hàng có tính chất khả biến và là một phần quan trọng trong giá vốn hàng bán.
(2008), Phân tích kinh tế doanh nghiệp thương mại, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội).
Chi phí bán hàng bao gồm tất cả các chi phí cần thiết liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
Phân tích kinh tế doanh nghiệp thương mại, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội).
- Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quản lý kinh doanh và hành chính Đây là những chi phí gián tiếp, ổn định và không phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa mua vào hay bán ra, theo PGS.TS Trần Thế Dũng (2008) trong cuốn "Phân tích kinh tế doanh nghiệp thương mại".
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong một kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, và đóng góp vào việc tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, theo chuẩn mực kế toán số 14.
1.1.2 Một số vấn đề lý thuyết liên quan đến phân tích chi phí kinh doanh 1.1.2.1 Phân loại chi phí kinh doanh
Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với đặc điểm và công dụng khác nhau Để quản lý và kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện các định mức chi phí, doanh nghiệp cần phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau Việc này giúp xác định phương hướng đúng đắn và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực như vật tư, tiền vốn và lao động.
Chi phí kinh doanh được phân loại dựa trên nội dung kinh tế và mục đích sử dụng, bao gồm các khoản mục như chi phí nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, và chi phí bằng tiền khác.
Chi phí nhân viên bao gồm tổng tiền lương, các khoản phụ cấp lương, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm xã hội (BHXH) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) được trích theo lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm tất cả các khoản chi cho nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ và đồ dùng văn phòng, phục vụ cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Chi phí khấu hao tài sản cố định là tổng số tiền đã trích khấu hao từ các tài sản cố định, phục vụ cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là số tiền trả cho các dịch vụ mua ngoài phục vụ hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí khác bằng tiền: là toàn bộ các chi phí khác phục vụ hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
* Căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, chi phí đóng gói, vận chuyển, giới thiệu và bảo hành sản phẩm Ngoài ra, chi phí trực tiếp còn bao gồm chi phí vật liệu bao bì, công cụ, dụng cụ, đồ dùng, cũng như chi phí khấu hao tài sản cố định tại các bộ phận bảo quản hàng hóa như kho, cửa hàng và bến bãi.
Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí chung của doanh nghiệp, bao gồm chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Trong đó, chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí gián tiếp không phụ thuộc vào quá trình tiêu thụ sản phẩm.
* Căn cứ vào tính chất biến đổi chi phí: chi phí khả biến, chi phí cố định và chi phí hỗn hợp.
Chi phí bất biến là những khoản chi phí không thay đổi theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp, nhưng lại thay đổi khi tính cho một đơn vị hoạt động Trong doanh nghiệp, chi phí bất biến bao gồm các khoản như chi phí khấu hao tài sản cố định và lương của nhân viên quản lý.
Chi phí khả biến là những chi phí thay đổi theo tỷ lệ với doanh thu bán hàng trong một kỳ Mặc dù khi tính toán cho mỗi đơn vị hoạt động, chi phí này có tính ổn định, không thay đổi Các khoản chi phí thuộc loại này bao gồm lương của nhân viên bán hàng theo doanh thu, chi phí quảng cáo dựa trên doanh thu và chi phí vật liệu bao gói.
Nội dung phân tích chi phí kinh doanh
Phân tích tình hình thực hiện chi phí kinh doanh giúp đánh giá sự biến động của các chỉ tiêu chi phí giữa kỳ phân tích và kỳ gốc, từ đó nhận diện tác động đến doanh thu bán hàng Việc xác định mức tiết kiệm hay lãng phí về chi phí là rất quan trọng Đặc biệt, trong trường hợp có biến động giá cả hàng hóa, cần loại trừ yếu tố giá trong doanh thu bán hàng để có đánh giá chính xác về tình hình chi phí kinh doanh.
Trong doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh cần được sử dụng hiệu quả để tạo ra doanh thu, từ đó bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận Để đánh giá tính hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh, cần xem xét sự biến động của chi phí này liên quan đến hiệu quả thực hiện chỉ tiêu doanh thu.
Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh có liên hệ tới doanh thu bán hàng sử dụng các chỉ tiêu sau đây:
* Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là chỉ tiêu quan trọng phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
* Tổng mức chi phí kinh doanh
Tổng mức chi phí kinh doanh là tổng hợp các khoản chi phí mà doanh nghiệp chi ra cho các hoạt động kinh doanh trong một kỳ Nó bao gồm chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến hàng hóa bán ra và chi phí tài chính.
Tổng mức chi phí kinh doanh tỷ lệ thuận với tổng mức lưu chuyển hàng hóa, nghĩa là khi tổng lưu chuyển thay đổi, chi phí kinh doanh cũng sẽ thay đổi Tuy nhiên, chỉ tiêu này không phản ánh đầy đủ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và chất lượng quản lý của doanh nghiệp trong kỳ Do đó, việc sử dụng chỉ tiêu tỷ suất chi phí kinh doanh là cần thiết để đánh giá chính xác hơn.
* Tỷ suất chi phí kinh doanh
Tỷ suất chi phí kinh doanh là chỉ số phản ánh tỷ lệ phần trăm (%) giữa Tổng chi phí và Tổng doanh thu, cho thấy khả năng quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp Để quản lý chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tổng chi phí có thể thay đổi nhưng vẫn phải mở rộng quy mô, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hóa, doanh thu và lợi nhuận Nếu tỷ lệ tăng chi phí nhỏ hơn tỷ lệ tăng doanh thu sau khi loại trừ yếu tố giá, tỷ suất chi phí sẽ giảm, cho thấy quản lý chi phí hiệu quả Ngược lại, nếu tỷ lệ tăng doanh thu nhỏ hơn tỷ lệ tăng chi phí, tỷ suất chi phí sẽ tăng, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang lãng phí chi phí và quản lý chưa tốt.
1.2.2 Phân tích chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động
Trong hoạt động kinh doanh thương mại, có ba chức năng cơ bản: mua hàng, bán hàng và quản lý doanh nghiệp Để đánh giá chính xác tình hình quản lý và chất lượng công tác quản lý, chi phí kinh doanh được phân loại thành ba loại tương ứng với các chức năng hoạt động.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Phân tích chi phí theo các chức năng hoạt động giúp xác định tỷ trọng và sự biến động của các khoản mục chi phí, từ đó đánh giá mức độ hợp lý trong việc phân bổ và sử dụng chi phí Để thực hiện phân tích này, cần tính toán tỷ trọng chi phí của từng khoản mục trong tổng chi phí, cũng như tỷ suất chi phí tổng thể và riêng lẻ Cuối cùng, việc so sánh sự thay đổi về số tiền, tỷ lệ và tỷ trọng chi phí sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về ảnh hưởng của chi phí đến kết quả kinh doanh.
1.2.2.1 Phân tích chi tiết chi phí khâu mua
Phân tích chi tiết các khoản mục chi phí mua hàng giúp đánh giá tình hình tăng, giảm và nguyên nhân của chúng, từ đó xác định tính hợp lý của sự biến động này Khi doanh thu bán hàng hoặc giá vốn hàng bán tăng, sự gia tăng các khoản mục chi phí mua hàng là hợp lý Để thực hiện phân tích, cần lập biểu 11 cột, tính tỷ trọng và tỷ suất chi phí của từng khoản mục trong tổng chi phí mua hàng Sau đó, so sánh sự thay đổi về số tiền, tỷ lệ, tỷ trọng và tỷ suất chi phí, cũng như tỷ lệ tăng, giảm của tổng chi phí mua hàng và từng khoản mục với doanh thu.
1.2.2.2 Phân tích chi tiết chi phí khâu bán
Phân tích chi tiết các khoản mục chi phí bán hàng giúp đánh giá tình hình biến động giữa các kỳ về số tiền và tỷ trọng, từ đó xác định tính hợp lý của sự tăng giảm Các khoản chi phí có thể thay đổi, nhưng nếu doanh thu bán hàng tăng với tỷ lệ lớn hơn chi phí, thì được xem là hợp lý Để thực hiện phân tích, lập biểu 11 cột để tính tỷ trọng chi phí từng khoản mục trong tổng chi phí bán hàng và tỷ suất chi phí chung Sau đó, so sánh sự tăng giảm về số tiền, tỷ lệ, cũng như thay đổi tỷ trọng và tỷ suất chi phí Cuối cùng, cần so sánh tỷ lệ tăng giảm của tổng chi phí bán hàng và từng khoản mục với doanh thu để có cái nhìn tổng quát hơn.
1.2.2.3 Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
Phân tích các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp giúp đánh giá sự biến động giữa các kỳ và so sánh với các chỉ tiêu định mức sử dụng Nếu chi phí vượt quá các chỉ tiêu này, điều đó cho thấy sự không hợp lý trong quản lý tài chính.
Để phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, chúng ta cần lập biểu 11 cột và tính toán tỷ trọng chi phí của từng khoản mục trong tổng chi phí quản lý Đồng thời, cần xác định tỷ suất chi phí của tổng chi phí quản lý và tỷ suất chi phí của từng khoản mục riêng lẻ Sau khi có các số liệu, việc so sánh sự tăng, giảm về số tiền, tỷ lệ và sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí là rất quan trọng Cuối cùng, cần so sánh tỷ lệ tăng, giảm của tổng chi phí quản lý doanh nghiệp và từng khoản mục chi phí với doanh thu để có cái nhìn tổng quát hơn về hiệu quả quản lý chi phí.
1.2.3 Phân tích chi phí tiền lương
Phân tích chi phí tiền lương giúp doanh nghiệp hiểu rõ và đánh giá toàn diện việc sử dụng quỹ lương trong kỳ Điều này không chỉ phản ánh tình hình tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân tích tổng hợp chi phí tiền lương sử dụng các chỉ tiêu sau:
Tổng quỹ lương là chỉ tiêu quan trọng thể hiện toàn bộ chi phí tiền lương mà doanh nghiệp chi trả trong một kỳ, phục vụ cho các hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu này bao gồm cả quỹ lương dành cho lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Tỷ suất tiền lương: là chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa tổng quỹ lương trên tổng doanh thu của doanh nghiệp trong kỳ.
Tỷ suất CP tiền lương = Tổng quỹ lương x 100 % Tổng doanh thu
- Mức lương bình quân: là chỉ tiêu phản ánh mức lương bình quân mà người lao động nhận được trên một đơn vị thời gian ( năm, tháng ) Công thức:
- Năng suất lao động bình quân: được tính trên cơ sở tổng giá trị hoặc hàng hóa tiêu thụ và số lao động sử dụng của công ty.
Năng suất lao động BQ
Phân tích tổng hợp chi phí tiền lương trong doanh nghiệp không chỉ dựa vào các chỉ tiêu cơ bản mà còn xem xét số lượng lao động, sự biến động của tỷ suất chi phí tiền lương, cũng như tốc độ tăng giảm của các chỉ tiêu này Bên cạnh đó, việc đánh giá mức tiết kiệm hay lãng phí trong chi phí tiền lương cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN TÙNG LÂM
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến phân tích chi phí kinh
2.1.1 Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại và phát triển Tùng Lâm
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm, được thành lập vào ngày 07 tháng 09 năm 2007, hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh số 0103013573 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp.
Tên giao dịch: Tung Lam investment construction trading and development joint stock company. Địa chỉ trụ sở kinh doanh: Ngọc Chi – Vĩnh Ngọc – Đông Anh – HN
Mã số thuế: 0102360121 Điện thoại: 043.8811218 Nguồn vốn kinh doanh: 21.000.000.000 tỷ tại thời điểm thành lập công ty năm 2007.
Từ khi thành lập, công ty đã tích cực tham gia thi công nhiều công trình trong các lĩnh vực xây dựng và lắp đặt điện nước, luôn đảm bảo chất lượng và tiến độ cho cả các dự án lớn lẫn nhỏ trong nước.
2.1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Ngành nghề kinh doanh của công ty:
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi.
- Xây dựng các đường dây và trạm điện đến 35 KV.
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, trang trí nội thất.
- Cho thuê vật tư, xe, máy, thiết bị thi công.
- Đúc ép cọc bê tông cốt thép.
Công ty đã áp dụng công nghệ hiện đại để phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh, đặc biệt thông qua hoạt động sản xuất và đấu thầu xây dựng Chúng tôi khai thác hiệu quả nguồn vốn, tài nguyên và nhân lực của đất nước nhằm nâng cao uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường xây dựng, đồng thời đảm bảo cuộc sống cho toàn thể cán bộ, công nhân viên.
Công ty áp dụng phương thức khoán gọn trong tổ chức sản xuất, giao các công trình và hạng mục cho các đội thi công Công ty đã nhận thầu nhiều loại công trình như dân dụng, công nghiệp và giao thông thủy lợi, đồng thời bước đầu tiếp cận thành công công nghệ hiện đại phục vụ cho hoạt động xây dựng.
2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán của công ty
Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, trong đó ban lãnh đạo và các phòng ban có mối quan hệ chức năng hỗ trợ lẫn nhau.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng hàng đầu
Phòng kế toán tài chính
Phòng kinh tế kỹ thuật
Phòng tư vấn xây dựng
Phòng hành chính nhân sự Đội thi công đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, với chất lượng kế toán phụ thuộc vào trình độ, khả năng thành thạo và sự phân công nhiệm vụ hợp lý Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung tại phòng kế toán, nơi các bộ phận thu thập, phân loại và chuyển giao chứng từ để được xử lý hiệu quả.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Phòng kế toán của công ty gồm 7 thành viên, bao gồm 1 kế toán trưởng và 6 kế toán viên Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế hoạch, quản lý tài chính và vốn theo kế hoạch, đồng thời tổ chức chu chuyển vốn phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Người này cũng kiểm soát việc sử dụng vốn và hướng dẫn các chế độ tài chính đúng nguyên tắc Các kế toán viên thực hiện nhiệm vụ của mình theo sự phân công từ kế toán trưởng.
2.1.1.4 Khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm
Kế toán tiền mặt, TG
Kế toán vật tư thuế
KT công nợ phảithu, CPSX
KT công nợ phải trả, TSCĐ
Bảng 2.1: Bảng chỉ tiêu đánh giá tình hình HĐKD của công ty năm 2011, 2012 Đơn vị tính: VNĐ.
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2011 Chênh lệch (2012/2011)
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần BH & cung cấp DV
5 Lợi nhuận gộp BH & cung cấp DV
6 Doanh thu hoạt động tài chính
7 Chi phí tài chính 4.675.271.036 7.792.118.393 (3.116.847.357) (40) Trong đó: Chi phí lãi vay 4.675.271.036 7.792.118.393 (3.116.847.357) (40)
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD
14 Tổng lợi nhuận trước 1.492.553.385 1.902.356.874 (409.803.489) (21,54) thuế
15 Chi phí thuế TNDN doanh nghiệp
16 Lợi nhuận sau thuế TNDN
( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm)
Qua bảng số liệu cho ta thấy lợi nhuận sau thuế thu nhập của công ty năm
2012 so với năm 2011 giảm 307.352.617 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm 21,54%.
Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012 giảm 11.393.856.177 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 5% Sự sụt giảm này cho thấy hiệu quả kinh doanh của công ty kém hơn so với năm 2011.
Giá vốn hàng bán năm 2012 giảm 8.752.520.464 đồng, tương đương với tỷ lệ 4,27% so với năm 2011 Nguyên nhân chủ yếu là do chính phủ cắt giảm đầu tư công và thị trường bất động sản đóng băng, dẫn đến sự suy giảm trong lĩnh vực xây dựng.
Chi phí tài chính năm 2012 đã giảm 3.116.847.357 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 40% so với năm 2011 Sự giảm sút này cho thấy công ty đã sử dụng nguồn vốn vay ít hơn trong năm 2012 so với năm trước.
Thu nhập khác, chi phí khác năm 2012 so với năm 2011 đều giảm Điều đó dẫn đến lợi nhuận khác của công ty cũng giảm.
Lợi nhuận trước thuế năm 2012 giảm 102.450.872 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 21,54% so với năm 2011 Nguyên nhân chính dẫn đến sự sụt giảm này là do nền kinh tế gặp khó khăn, đầu tư công giảm, thị trường bất động sản suy thoái, thắt chặt tín dụng và lãi suất vay cao, ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của công ty trong năm 2012.
2.1.2 Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến chi phí kinh doanh tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại và phát triển Tùng Lâm 2.1.2.1 Nhân tố khách quan
Nhóm các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp, không nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp, có ảnh hưởng sâu rộng đến tất cả các doanh nghiệp Những nhân tố này thuộc về môi trường kinh tế vĩ mô và môi trường kinh doanh, bao gồm nhiều yếu tố quan trọng khác nhau.
* Tình hình kinh tế Việt Nam :
Năm 2011, nền kinh tế Việt Nam trải qua nhiều biến động nhưng đã đạt được những thành tựu quan trọng nhờ nỗ lực vượt bậc Mặc dù vẫn tồn tại một số yếu kém trong quản lý, kinh tế nước ta đã ứng phó hiệu quả với tình hình phức tạp, ghi nhận mức tăng trưởng khá Sự ổn định của nền kinh tế vĩ mô được cải thiện và lạm phát được kiềm chế dần.
Về xây dựng, đầu tư phát triển, giá trị sản xuất xây dựng năm 2011 tăng.
Trong năm 2011, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm ghi nhận lợi nhuận sau thuế đạt 1.426.767.656 đồng Tuy nhiên, năm 2012, do tác động của nhiều yếu tố, bao gồm cả nghị quyết 11 thắt chặt cung tiền, nền kinh tế Việt Nam gặp nhiều khó khăn, dẫn đến lợi nhuận của công ty giảm 307.352.617 đồng so với năm trước.
Kết quả phân tích thực trạng chi phí kinh doanh tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại và phát triển Tùng Lâm thông qua dữ liệu sơ cấp
tư xây dựng thương mại và phát triển Tùng Lâm thông qua dữ liệu sơ cấp 2.2.1 Kết quả điều tra
Bảng 2.2: Kết quả điều tra khảo sát thực trạng chi phí tại công ty
STT Nội dung câu hỏi Kết quả
Theo ý kiến của ông/bà, trong quá trình phân tích, chỉ tiêu quan trọng nhất là chi phí kinh doanh, với điểm số 60/100 Doanh thu bán hàng và lợi nhuận kinh doanh lần lượt có điểm số 0/100 và 20/100, trong khi hiệu quả sử dụng vốn cũng chỉ đạt 20/100.
2 Việc tiến hành phân tích chi phí kinh doanh có ảnh hưởng đến lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty không? a Có 5/5 100 b Không 0/5 0
3 Theo ông/ bà việc quản lý các khoản mục chi phí kinh doanh có ảnh hưởng đến chi phí chung của công ty hay không? a Có 5/5 100 b Không 0/5 0
4 Ông/ bà cho biết thực trạng quản lý chi phí kinh doanh của công ty? a.Tốt 0/5 0 b Bình thường 1/5 20 c Chưa tốt 4/5 80
5 Việc thực hiện tiết kiệm chi phí kinh doanh tại công ty có hiệu quả không? a Có 4/5 80 b Không 1/5 20
Trong các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh, việc thực hiện tiết kiệm đi đôi với hiệu quả là cần thiết nhất, đạt điểm 5/5 Tiếp theo, tăng năng suất lao động cũng là một biện pháp quan trọng, với điểm số 4/5 Cuối cùng, tiến hành quản lý chi phí kinh doanh gắn với việc xây dựng định mức và kế hoạch chi phí cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí.
Qua bảng tổng hợp điều tra trên tổng hợp thu thập được các kết quả sau:
Theo kết quả khảo sát, 60% phiếu điều tra cho rằng chỉ tiêu chi phí kinh doanh là yếu tố quan trọng cần được phân tích Tất cả các phiếu thu về đều đồng ý rằng việc phân tích chi phí kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của công ty.
Để tiết kiệm chi phí hiệu quả cho công ty, cần thực hiện các giải pháp như: kết hợp tiết kiệm với hiệu quả, nâng cao năng suất lao động, và quản lý chi phí kinh doanh chặt chẽ, đồng thời xây dựng định mức kế hoạch chi phí hợp lý.
- Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí tại công ty là chưa tốt
- Việc quản lý các khoản mục chi phí sẽ ảnh hưởng đến chi phí chung của công ty.
Cuộc phỏng vấn 1: Ông Trần Văn Đương – Giám đốc công ty
Công ty hiện đang gặp khó khăn trong việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh Để khắc phục tình trạng này, xin Ông cho biết các biện pháp mà Công ty đang thực hiện và sẽ triển khai trong tương lai để cải thiện hiệu quả chi phí.
Trước tình hình lạm phát gia tăng, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đạt mục tiêu lợi nhuận do giá cả đầu vào tăng cao Để đối phó, nhiều doanh nghiệp chọn giải pháp tiết kiệm chi phí, nhưng điều này không chỉ đơn thuần là cắt giảm chi phí mà còn cần phải đảm bảo rằng các khoản chi được sử dụng hợp lý nhằm gia tăng doanh thu Các khoản chi cần chú ý bao gồm chi phí vận chuyển, dự trữ, bảo quản, đồ dùng văn phòng, và chi phí điện nước, điện thoại Bên cạnh đó, việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên cũng rất quan trọng để cải thiện năng suất lao động, thông qua việc đào tạo nhân viên có ý thức trách nhiệm trong việc sử dụng chi phí một cách hợp lý.
Cuộc phỏng vấn 2: Anh Vũ Xuân Lợi – Kế toán trưởng
Anh cho biết tại sao việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh của công ty chưa được tốt?
Công ty hiện chưa có bộ phận phân tích kinh tế, do đó, phòng kế toán đảm nhận việc này, thường thực hiện vào cuối kỳ kế toán năm hoặc theo yêu cầu của ban giám đốc vào cuối mỗi quý Hệ quả là việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh chưa hiệu quả So với năm 2011, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty năm 2012 đã tăng, với tỷ lệ tăng chi phí lớn hơn tỷ lệ tăng doanh thu Trong năm tới, công ty sẽ tập trung vào việc quản lý chặt chẽ các khoản chi phí này.
Kết quả phân tích thực trạng chi phí kinh doanh tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại và phát triển Tùng Lâm
tư xây dựng thương mại và phát triển Tùng Lâm 2.3.1 Phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu
Bảng 2.3: Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh Đơn vị tính: đồng
4 Mức độ tăng giảm TSCF (%) ∆F’ = F’1 – F’0
5 Tốc độ tăng giảm TSCF (%)
6 Mức độ tiết kiệm (lãng phí) về chi phí UF = ∆F’ x M1
( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại và Phát triển Tùng Lâm năm 2011, 2012)
Trong năm 2012, chi phí kinh doanh của công ty giảm 2.345.679.889 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 12,44%, trong khi tổng doanh thu cũng giảm 20.222.861.613 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 9,32% Tỷ lệ giảm chi phí nhỏ hơn tỷ lệ giảm doanh thu, dẫn đến tỷ suất chi phí giảm 0,19% và công ty tiết kiệm được 373.925.643 đồng Điều này cho thấy công ty có hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng chi phí Tuy nhiên, để tăng doanh thu trong các kỳ tới, công ty cần xây dựng các phương hướng kinh doanh hiệu quả và áp dụng biện pháp cụ thể để xử lý kịp thời các khoản chi bất hợp lý, nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
2.3.2 Phân tích chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động
2.3.2.1 Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động
Bảng 2.4: Phân tích chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 So sánh tăng giảm
TSCP (%) Chi phí bán hàng 2.011.741.223 9,49 0,93 2.212.915.345 11,74 1,12 201.174.122 10 2,25 0,19 Chi phí QLDN 11.399.866.929 53,76 5,25 11.969.860.275 63,47 6,08 569.993.346 5 9,71 0,83 Chi phí Tài chính 7.792.118.393 36,75 3,59 4.675.271.036 24,79 2,38 (3.116.847.357) (40) (11,96) (1,21)
( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm năm 2011, 2012)
Chi phí kinh doanh năm 2012 giảm 2.345.679.889 đồng so với năm 2011, tương ứng với tỷ lệ giảm 12,44% Sự giảm này nhỏ hơn tỷ lệ tăng doanh thu, dẫn đến tỷ suất chi phí giảm 0,19% Dưới đây là chi tiết các khoản mục chi phí.
Chi phí bán hàng năm 2012 đã tăng 201.174.122 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 10% và tỷ trọng tăng 2,55% so với năm 2011 Tuy nhiên, tỷ lệ tăng của chi phí bán hàng lớn hơn tỷ lệ tăng doanh thu, dẫn đến tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0,19% Điều này không có lợi cho công ty, vì sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh.
Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2012 đã tăng 569.993.346 đồng, tương ứng với tỷ lệ 5% và tỷ trọng 9,71% Sự gia tăng chi phí bán hàng lớn hơn doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0,83% Điều này cho thấy công ty chưa đạt hiệu quả trong quản lý và sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp Do đó, công ty cần xác định nguyên nhân và áp dụng biện pháp khắc phục để tiết kiệm chi phí này.
Chi phí tài chính của công ty năm 2012 đã giảm 3.116.847.357 đồng so với năm 2011, tương ứng với tỷ lệ giảm 40% và tỷ trọng giảm 11,96% Sự gia tăng doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí tài chính đã dẫn đến việc tỷ suất chi phí tài chính giảm 1,21% Điều này cho thấy công ty đã có sự chủ động hơn trong quản lý tài chính trong năm 2012.
Tỷ lệ tăng tổng chi phí thấp hơn tỷ lệ tăng tổng doanh thu là dấu hiệu tích cực Tuy nhiên, khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhanh hơn doanh thu, điều này dẫn đến tỷ trọng và tỷ suất chi phí gia tăng, gây bất hợp lý Để cải thiện hiệu quả quản lý chi phí kinh doanh, công ty cần giảm tỷ lệ tăng, tỷ trọng và tỷ suất chi phí bán hàng cùng chi phí quản lý.
2.3.2.2 Phân tích chi tiết chi phí bán hàng
Bảng 2.5: Phân tích chi tiết chi phí bán hàng Đơn vị tính: đồng
Các chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 So sánh tăng giảm
CP vật liệu bao bì 49.287.659 2,45 0,02 34.742.771 1,57 0,02 (14.544.888) (29,51) (0,88) 0
CP đồ dùng, dụng cụ 407.578.772 20,26 0,19 562.744.372 25,43 0,28 155.165.600 38,07 5,17 0,09
CP dịch vụ mua ngoài 637.721.968 31,7 0,29 572.481.199 25,87 0,29 (65.240.769) (10,23) (5,83) 0
Tổng chi phí bán hàng
( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm năm 2011, 2012)
Năm 2012, tổng chi phí bán hàng tăng 201.174.122 đồng, tương ứng với mức tăng 10% so với năm 2011, trong khi doanh thu lại giảm 20.222.861.613 đồng, với tỷ lệ giảm 9,32% Sự gia tăng chi phí bán hàng lớn hơn mức giảm doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0,19%, điều này cho thấy tình hình tài chính không khả quan.
Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí ta thấy:
Chi phí nhân viên bán hàng đang chiếm tỷ trọng lớn và có mức tăng cao trong tổng chi phí bán hàng của công ty Năm 2012, chi phí này đã tăng 128.992.847 đồng, tương ứng với tỷ lệ 19,31%, vượt quá tỷ lệ tăng doanh thu, dẫn đến tỷ suất chi phí tăng 0,1% Sự gia tăng chi phí nhân viên bán hàng lớn hơn doanh thu đã gây ra lãng phí, vì vậy công ty cần xác định nguyên nhân và áp dụng các biện pháp khắc phục hiệu quả.
Chi phí đồ dùng dụng cụ năm 2012 đã tăng 155.165.600 đồng, tương ứng với tỷ lệ 38,07% so với năm 2011 Mặc dù doanh thu cũng tăng, nhưng tỷ lệ tăng chi phí cao hơn, dẫn đến tỷ suất chi phí gia tăng 0,09% Điều này cho thấy sự không hợp lý và gây lãng phí trong việc quản lý chi phí.
Chi phí dịch vụ mua ngoài năm 2012 đã giảm 65.240.769 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 10,23% so với năm 2011 Sự giảm chi phí này nhỏ hơn tỷ lệ tăng doanh thu, cho thấy sự tiết kiệm và hợp lý trong quản lý tài chính.
Chi phí vật liệu bao bì và khấu hao tài sản cố định trong năm 2012 đã giảm so với năm 2011 Tỷ lệ tăng của các khoản mục này nhỏ hơn tỷ lệ tăng doanh thu, điều này cho thấy sự hợp lý trong quản lý chi phí.
Qua phân tích chi tiết chi phí bán hàng, công ty đã quản lý hiệu quả một số khoản mục như chi phí vật liệu bao bì, khấu hao tài sản cố định và chi phí dịch vụ mua ngoài Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những khoản mục chưa được kiểm soát tốt như chi phí nhân viên và chi phí đồ dùng, dụng cụ, dẫn đến lãng phí Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty cần có biện pháp quản lý chặt chẽ các khoản chi phí chưa hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí.
2.3.2.3 Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
Bảng 2.6: Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị tính: đồng
Các chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 So sánh 2012 / 2011
CP nhân viên quản lý 4.752.604.519 41,69 2,19 5.142.251.972 42,96 2,61 389.647.453 8,19 1,27 0,42
CP vật liệu quản lý 321.476.247 2,82 0,15 165.184.072 1,38 0,08 (156.292.175) (48,62) (1,44) (0,07)
CP đồ dùng văn phòng
Thuế, phí và lệ phí 249.657.086 2,19 0,12 171.169.002 1,43 0,09 (78.488.084) (31,44) (0,76) (0,03)
CP dịch vụ mua ngoài 4.000.213.302 35,09 1,84 4.140.374.667 34,59 2,1 140.161.365 3,5 (0,5) 0,26
( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm năm 2011, 2012)
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2012 đã tăng 569.993.346 đồng, tương đương với mức tăng 5% so với năm 2011 Mặc dù doanh thu cũng tăng, nhưng tỷ lệ tăng chi phí quản lý lớn hơn, dẫn đến tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 0,83%.
Chi phí nhân viên quản lý là khoản mục chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp Năm 2012, chi phí này tăng 389.647.453 đồng, tương ứng với tỷ lệ 8,19%, lớn hơn tỷ lệ tăng doanh thu, dẫn đến tỷ suất chi phí tăng 0,42% Điều này cho thấy công ty đã chú trọng hơn đến chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên, tuy nhiên, việc tăng này vẫn chưa thực sự hợp lý và gây lãng phí cho công ty.
Trong năm 2012, công ty đã ghi nhận sự giảm đáng kể về chi phí vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, thuế phí và lệ phí, cùng với chi phí bằng tiền khác so với năm 2011 Cụ thể, chi phí vật liệu quản lý giảm 156.292.175 đồng (48,62%), chi phí đồ dùng văn phòng giảm 5.984.930 đồng (8,33%), thuế và lệ phí giảm 78.488.084 đồng (31,44%), và chi phí bằng tiền khác giảm 111.044.707 đồng (37,9%) Sự gia tăng doanh thu cao hơn tỷ lệ tăng của các khoản chi phí này đã dẫn đến việc giảm tỷ suất chi phí, lần lượt là 0,07%, 0,03% và 0,04% Điều này cho thấy công ty đã quản lý và sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, góp phần tiết kiệm đáng kể.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM TIẾT KIỆM CHI PHÍ KINH
Các kết luận và phát hiện qua phân tích chi phí kinh doanh tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại và phát triển Tùng Lâm
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm đã hoạt động gần 6 năm, trải qua nhiều khó khăn trong những năm đầu khởi nghiệp Từ số lượng dự án đầu tư ít ỏi, công ty đã đạt được sự phát triển đáng kể trong hoạt động kinh doanh và quản lý chi phí Phân tích sự biến động chi phí trong năm qua cho thấy công ty đã cải thiện hiệu quả sử dụng nguồn lực và tối ưu hóa chi phí, góp phần vào sự tăng trưởng bền vững.
2011, 2012, ta có thể thấy công ty đã đạt được những thành công sau:
Mặc dù tình hình kinh tế không ổn định, quá trình đô thị hóa tại các thành phố lớn đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của công ty, với nhu cầu xây dựng tăng cao từ người dân Từ những năm đầu với ít dự án, công ty đã mở rộng quy mô đầu tư và hiện sở hữu nhiều dự án trên khắp các tỉnh thành Sự mở rộng này không chỉ làm tăng năng suất lao động mà còn tạo việc làm cho nhiều người, giúp tăng doanh thu và cải thiện tình hình tài chính Công ty đã thực hiện quản lý chi phí hợp lý, đảm bảo lợi ích cho mình, nghĩa vụ với nhà nước và người lao động.
Trong những năm gần đây, công ty đã ghi nhận sự gia tăng đáng kể về quy mô vốn, với cơ cấu tài sản hiện đại hơn và doanh thu tăng nhanh, đồng thời đạt được lợi nhuận Công tác tài chính được chú trọng, với các phương pháp quản lý và sử dụng vốn hiệu quả, thu hồi nợ kịp thời và bàn giao công trình đúng tiến độ Để đạt được những thành tựu này, công ty đã tối ưu hóa nguồn nhân lực bằng cách giảm bớt lao động dư thừa và tuyển chọn nhân viên có năng lực phù hợp với công việc.
3.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân 3.1.2.1 Những mặt tồn tại
Mặc dù Công ty đã đạt được một số kết quả tích cực, tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh vẫn chưa hợp lý Các khoản chi phí đều tăng, với tốc độ tăng nhanh hơn doanh thu Phân tích cho thấy chi phí nhân viên quản lý, khấu hao tài sản cố định và chi phí dịch vụ mua ngoài năm 2012 đều tăng so với năm 2011 Mặc dù một phần do mở rộng quy mô hoạt động, nhưng sự gia tăng này vẫn không tốt, cho thấy cơ cấu chi phí chưa hợp lý và còn nhiều khoản chi không cần thiết, dẫn đến lãng phí.
Vậy nguyên nhân của những tồn tại này là do đâu?
Kế hoạch chi phí kinh doanh sẽ được phòng kế toán, do kế toán trưởng phụ trách Vào đầu kỳ, kế toán trưởng sẽ thiết lập định mức chi phí bằng cách nghiên cứu dữ liệu trước đây, thực hiện so sánh chuẩn và xem xét diễn biến giá cả trên thị trường Sau đó, kế toán trưởng sẽ thu thập thông tin về chi phí thực tế để xác định chi phí đầu kỳ.
Khảo sát cho thấy có sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tiễn do biến động thị trường và sự thay đổi bất ngờ của một số khoản chi phí, đặc biệt trong bối cảnh thị trường hiện nay không ổn định, lạm phát cao và giá cả hàng hóa dao động Điều này dẫn đến việc phân tích và đánh giá tình hình chi phí kinh doanh chưa chính xác, làm giảm hiệu quả của các biện pháp dự đoán và chuẩn bị ứng phó với biến động thị trường.
Quản lý chi phí kinh doanh là yếu tố quan trọng, nhưng thực tế cho thấy nhiều công ty chưa thực hiện thường xuyên và đều đặn, chỉ tiến hành phân tích vào cuối kỳ kế toán Điều này dẫn đến việc theo dõi chi phí không chính xác và không kịp thời với biến động thị trường Một số khâu trong quản lý chi phí còn yếu kém, chưa theo dõi sát sao các khoản mục chi phí, đặc biệt là trong việc sử dụng chi phí tiếp khách, hội nghị, và các dịch vụ điện thoại, điện nước, gây ra lãng phí Thêm vào đó, hiện tượng chiếm dụng vốn do chủ đầu tư chậm thanh toán khi quyết toán công trình hoàn thành cũng làm tăng chi phí cho công ty.
Những giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại và phát triển Tùng Lâm
Chi phí kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty, vì vậy việc quản lý và sử dụng chi phí một cách hợp lý là rất quan trọng Công ty cần áp dụng các biện pháp hiệu quả để kiểm soát tốc độ tăng chi phí đồng thời nâng cao lợi nhuận Dưới đây là những giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm.
* Tăng cường tiết kiệm chi phí kinh doanh
Chi phí kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp; do đó, việc giảm chi phí sẽ dẫn đến việc tăng lợi nhuận tương ứng.
Chính vì vậy, biện pháp tăng cường tiết kiệm chi phí, chống lãng phí sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa kiểm soát chi phí và tiết kiệm chi phí với cắt giảm chi phí Tiết kiệm chi phí không chỉ là cắt giảm mà là sử dụng chi phí một cách hợp lý, giảm thiểu các khoản chi không cần thiết và tránh lãng phí Mặc dù chi phí có thể tăng, nhưng tốc độ tăng chi phí phải nhỏ hơn tốc độ tăng doanh thu để đảm bảo lợi nhuận cao Ngoài ra, việc tiết kiệm chi phí cần được thực hiện đồng thời với hiệu quả ở tất cả các bộ phận, phòng ban, nhằm ngăn chặn tham ô và lãng phí.
Để giảm bớt chi phí, các khoản mục chi phí trên báo cáo thu nhập cần được kiểm tra kỹ lưỡng, đặc biệt là những khoản chiếm tỷ lệ cao nhất so với doanh số bán hàng, như chi phí giá vốn hàng bán Giảm 10% chi phí giá vốn sẽ giúp giảm tổng chi phí 5%, trong khi việc giảm 10% các chi phí cố định như lãi vay hay tiền thuê chỉ giảm tổng chi phí khoảng 1% Việc xác định khoản mục tốn kém nhất sẽ giúp phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả Công ty nên áp dụng công nghệ họp trực tuyến để tiết kiệm chi phí đi lại và tăng lợi nhuận Thay vì sử dụng xe công, nên trả phụ cấp đi đường cho nhân viên để tiết kiệm chi phí bảo hiểm, xăng xe và bảo trì Ngoài ra, cần đánh giá lại tài sản cố định để xác định những tài sản đã hết thời hạn sử dụng và điều chỉnh khấu hao cho hợp lý.
Để quản lý hiệu quả tài sản cố định, công ty nên thực hiện khấu hao nhanh định kỳ hàng quý và hàng năm Việc bảo quản và sử dụng máy móc thiết bị theo quy trình là rất quan trọng, nhằm khai thác tối đa công suất sử dụng đồng thời bảo vệ tài sản Công ty cũng nên tận dụng các tài sản cố định còn hiệu quả trước khi quyết định thay mới Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, công ty có thể tiết kiệm bằng cách lắp đặt hệ thống năng lượng mặt trời, thay bóng đèn cao áp bằng bóng đèn compact, tắt thiết bị điện không cần thiết, và nâng cao ý thức sử dụng dịch vụ của nhân viên để tránh lãng phí.
Chi phí in ấn là một khoản đáng kể trong doanh nghiệp, vì vậy cần chú ý đến việc mua giấy, đổ mực, bảo trì máy in, và tái sử dụng các bản in một mặt không còn giá trị Để tiết kiệm chi phí, công ty cần lập kế hoạch quản lý chi phí cho từng bộ phận và từng bước trong quy trình kinh doanh, đồng thời hoàn thiện công tác quản lý tài chính và chi phí.
* Xây dựng kế hoạch chi phí kinh doanh hoàn chỉnh và hợp lý
Công ty cần xây dựng một kế hoạch chi phí kinh doanh hoàn chỉnh và hợp lý do tình hình quản lý và sử dụng chi phí hiện tại chưa hiệu quả và thiếu định mức cụ thể Việc này sẽ giúp kiểm soát các khoản chi phí, đồng thời áp dụng các biện pháp ngăn ngừa sai sót và biến động trong quá trình quản lý và sử dụng chi phí.
Để đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả, Công ty cần lập kế hoạch chi tiết về chi phí, đặc biệt chú trọng vào các khoản chi lớn như chi phí tiền lương, kế hoạch vay vốn và huy động vốn, nhằm sử dụng nguồn lực đúng mục đích và tránh lãng phí Ngoài ra, cần có kế hoạch khấu hao tài sản cố định và chi phí cho dịch vụ bên ngoài Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cần dựa trên dự toán chi phí từ các bộ phận và kế hoạch mua vào, bán ra để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.
Lập kế hoạch chi phí là biện pháp phòng ngừa hiệu quả, giúp khắc phục những sai sót từ các năm kinh doanh trước và giảm thiểu lãng phí Tuy nhiên, kế hoạch này thường không chính xác do sự biến động của thị trường và các yếu tố khách quan không lường trước Do đó, công ty cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng khoản mục chi phí, nhằm giảm thiểu tác động của những biến động và nhân tố ảnh hưởng trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Công ty cần lập định mức chi phí dựa trên phân tích hoạt động và dữ liệu trước đây, đồng thời so sánh với diễn biến giá cả thị trường và chiến lược phát triển Việc thu thập thông tin về chi phí thực tế không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán mà còn cần sự tham gia của các phòng ban khác để nâng cao khả năng xử lý thông tin chi phí Các chi phí phải được phân loại cụ thể và Công ty cần phân tích định kỳ biến động giá cả thị trường, so sánh với định mức đã thiết lập để xác định sự khác biệt Sau khi điều tra nguyên nhân biến động chi phí, Công ty sẽ lập kế hoạch chi tiết chi phí kinh doanh nhằm kiểm soát chi phí hiệu quả trong từng bộ phận.
* Kết hợp quản lý chi phí kinh doanh với các mục tiêu tăng trưởng
Nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với thách thức quản lý chi phí trong bối cảnh doanh thu tăng lên sau những đợt suy thoái kinh doanh gần đây Để hoạt động hiệu quả hơn, họ đã tìm kiếm nhiều giải pháp nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí trở nên cấp bách hơn bao giờ hết.
Nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức được rằng quản lý chi phí là phần không thể tách rời của chiến lược tăng trưởng kinh doanh, dẫn đến việc các nhà quản trị cấp cao thường bỏ qua vấn đề này Chi phí quá cao có thể hạn chế khả năng đầu tư cho các kế hoạch phát triển, trong khi đối thủ có chi phí hiệu quả hơn có thể đạt lợi nhuận tương tự hoặc cao hơn, đồng thời vẫn có nguồn lực cho các hoạt động như marketing và đổi mới Ngược lại, nếu chỉ tập trung vào cắt giảm chi phí mà không đầu tư cho tăng trưởng dài hạn, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng đình trệ, tăng trưởng chậm lại và dần dần mất vị thế cạnh tranh Do đó, các nhà quản trị cần thiết lập mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh thu để thúc đẩy sự gắn kết giữa quản lý chi phí và chiến lược tăng trưởng bền vững.
Công ty cần phân biệt rõ ràng giữa các khoản chi phí đóng góp vào sự tăng trưởng lợi nhuận và những khoản chi phí có thể cắt giảm, nhằm chuyển phần tiết kiệm vào các lĩnh vực tăng trưởng và sinh lời Đặc biệt, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại và Phát triển Tùng Lâm cần tập trung vào việc cắt giảm chi phí trong quản lý doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khấu hao tài sản cố định.
Công ty cần thiết lập điều kiện phù hợp để quản lý chi phí hiện tại, bắt đầu bằng việc xây dựng hệ thống báo cáo tài chính chi tiết cho từng bộ phận Ban quản lý cũng nên áp dụng các phương pháp mới để giám sát chi phí và ngăn ngừa chi tiêu không hợp lý Đồng thời, việc lập danh sách “các chi phí trung tâm” dưới sự quản lý của ban quản trị cao cấp sẽ giúp quản lý tốt hơn các chi phí quan trọng và nhận diện những khoản ngân sách có thể tiết kiệm, đảm bảo đạt được các mục tiêu cơ bản và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Công ty cần kiểm soát chặt chẽ chi phí tham gia đấu thầu dự án đầu tư, nhằm tiết kiệm chi phí quản lý và đảm bảo rằng tốc độ tăng chi phí không vượt quá tốc độ tăng doanh thu.
Điều kiện thực hiện
Công ty nên thành lập một bộ phận phân tích kinh tế độc lập để theo dõi và đánh giá kịp thời tình hình kinh tế Việc này sẽ giúp đưa ra các biện pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Công ty cần xây dựng kế hoạch quản lý và sử dụng chi phí cho từng bộ phận, phòng ban, cũng như từng giai đoạn trong quá trình hoạt động kinh doanh để đảm bảo hiệu quả tài chính và tối ưu hóa nguồn lực.
- Công ty cần hoàn chỉnh công tác quản lý tài chính, quản lý chi phí.
