LỜI CAM ĐOAN BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ( NGUYỄN THỊ HƯƠNG TRÀ Lớp CQ5441 03 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HƯƠNG.
NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP
Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm phần mềm kế toán
1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán a Hệ thống thông tin kế toán
HTTT là tập hợp các nguồn lực và công cụ được tổ chức thành một thể thống nhất nhằm thực hiện quá trình xử lý thông tin Quá trình này bao gồm các bước quan trọng như thu nhận, lưu trữ, xử lý và truyền tin.
HTTT KT là một thành phần của hệ thống thông tin, bao gồm các nguồn lực như con người và thủ tục, cùng với các công cụ phần cứng và phần mềm Mục đích của HTTT KT là thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu kinh tế - tài chính, cũng như các loại dữ liệu khác, nhằm cung cấp thông tin kinh tế cho các đối tượng sử dụng thông qua các báo cáo kinh tế.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTT KT) là bộ phận thiết yếu trong việc tạo ra và xử lý thông tin kinh tế cho các doanh nghiệp Nó bao gồm các hoạt động như thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế Các thành phần của hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin tài chính.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT bao gồm 5 thành phần: Con người, dữ liệu KT, thủ tục KT, phần cứng, phần mềm KT.
Con người là thành phần quyết định trong hệ thống thông tin kế toán, đảm bảo tính chính xác của toàn bộ quy trình Họ thực hiện các thủ tục kế toán để chuyển đổi dữ liệu đã thu thập thành các báo cáo tài chính Con người trong lĩnh vực này bao gồm nguồn nhân lực và tổ chức công tác kế toán trong từng doanh nghiệp.
Dữ liệu kế toán là tập hợp các số liệu và thông tin cần thiết cho việc xử lý thông tin kinh tế trong hệ thống thông tin kế toán, giúp hỗ trợ quyết định của lãnh đạo và điều hành doanh nghiệp Nó đóng vai trò cầu nối giữa con người và hệ thống máy tính Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin, dữ liệu kế toán bao gồm các tệp từ điển, tệp danh mục, tệp chứng từ máy và tệp số dư tài khoản kế toán.
Thủ tục KT: thủ tục KT là các quy trình, quy tắc xử lý các nghiệp vụ
KT được xác định trong hệ thống thông tin kế toán theo các chế độ và chuẩn mực hiện hành, bao gồm quy trình lập, kiểm tra, xử lý và hoàn chỉnh chứng từ Quá trình này cũng bao gồm việc lựa chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, lập và chuyển giao chứng từ, cũng như trình bày các báo cáo kế toán Mục tiêu cuối cùng là cung cấp thông tin cho người dùng và lưu trữ các chứng từ một cách hiệu quả.
Phần cứng là hệ thống thiết bị điện tử có khả năng lưu trữ và tổ chức thông tin với khối lượng lớn, đồng thời xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh và chính xác Nó bao gồm các hệ thống máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.
Phần mềm kế toán là ứng dụng sử dụng ngôn ngữ lập trình để tự động hóa các thủ tục kế toán, giúp máy tính thực hiện các nhiệm vụ kế toán thay cho con người.
5 thành phần này có mối liên hệ chặt chẽ vơi nhau.
Con người và phần cứng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin kinh tế thông qua các thủ tục kỹ thuật, giúp phần mềm có khả năng xử lý dữ liệu kinh tế Dữ liệu kinh tế chính là cầu nối giữa con người và phần cứng, tạo điều kiện cho sự tương tác hiệu quả trong quá trình xử lý thông tin.
Phần mềm kế toán là một trong năm thành phần của hệ thống thông tin kế toán, bao gồm tập hợp các chương trình, dữ liệu và tài liệu cần thiết để mô tả quy trình kế toán bằng ngôn ngữ lập trình Nó cho phép máy tính hiểu và xử lý dữ liệu kế toán thay cho con người Thông qua phần mềm kế toán, người dùng có thể thực hiện các tác vụ như nhập chứng từ, lưu trữ chứng từ, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán một cách hiệu quả.
1.1.1.0 Đặc điểm phần mềm kế toán
PMKT là công cụ quan trọng giúp ghi chép, lưu trữ và tính toán dữ liệu dựa trên các chứng từ đầu vào, bao gồm cả chứng từ nội bộ và bên ngoài Kết quả đầu ra của PMKT là các báo cáo và sổ sách liên quan, cung cấp thông tin cần thiết theo yêu cầu.
Phần mềm kế toán (PMKT) giúp tự động hóa quá trình báo cáo tài chính bằng cách trích xuất thông tin trực tiếp từ cơ sở dữ liệu (CSDL) mà không cần ghi chép thủ công vào các sổ sách trung gian Các chứng từ đầu vào được xử lý để tạo ra báo cáo cuối kỳ, trong khi các sổ kế toán cũng là đầu ra quan trọng của hệ thống.
Con người là yếu tố đầu tiên quyết định độ chính xác của đầu ra PMKT ngay trong quá trình nhập dữ liệu đầu vào cho phần mềm.
PMKT không trình bày chi tiết toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng cần đảm bảo in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính và Công ty.
1.1.2 Các thành phần của phần mềm kế toán a Một thành phần kế toán thường có các thành phần sau:
Cơ sở dữ liệu (Database) là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu, phản ánh thực trạng hiện tại và quá khứ của doanh nghiệp Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được phân chia thành hai phần: một phần liên quan đến cấu trúc nội bộ của cơ quan, bao gồm thông tin về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị, và phần còn lại phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ, như thông tin về sản xuất, mua bán và giao dịch.
Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng có mối quan hệ với nhau, trong đó các Query và View là những thành phần quan trọng, tương tự như bảng, nhưng được lọc chọn để chỉ hiển thị các thông tin cần thiết.
Nhận thức chung về công tác kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp
• Thuyết minh báo cáo tài chính
Thuyết minh báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng nhằm giải thích và cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo Nội dung này bổ sung cho các bảng báo cáo khác, giúp người đọc hiểu rõ hơn về thực trạng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.2 Nhận thức chung về công tác kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp.
1.2.1 Những khái niệm chung về Tài sản cố định
Tài sản cố định là những tư liệu lao động chính và các tài sản có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh Giá trị của tài sản cố định được chuyển dịch dần dần vào giá trị của sản phẩm và dịch vụ được tạo ra trong các chu kỳ sản xuất.
Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, được doanh nghiệp sở hữu và sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng các tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình.
Tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm những tài sản hữu hình có cấu trúc độc lập hoặc nhiều bộ phận riêng lẻ liên kết với nhau để thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định Nếu thiếu bất kỳ bộ phận nào, toàn bộ hệ thống sẽ không thể hoạt động Để được công nhận là TSCĐ, tài sản phải đáp ứng đồng thời bốn tiêu chuẩn cụ thể.
Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó
Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy
Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên
Theo quy định hiện hành, đối với súc vật làm việc hoặc sản phẩm, nếu từng con súc vật đáp ứng đủ bốn tiêu chuẩn của TSCĐ thì được xem là một TSCĐ hữu hình Tương tự, đối với vườn cây lâu năm, nếu từng mảnh vườn hoặc cây cũng thỏa mãn bốn tiêu chuẩn của TSCĐ, thì chúng cũng được coi là TSCĐ hữu hình.
Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng có giá trị xác định, được doanh nghiệp nắm giữ và sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho thuê Những tài sản này cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình.
Theo TT200/2014/TT-BTC, các nhãn hiệu, tên thương mại, quyền phát hành, danh sách khách hàng và các mục tương tự được hình thành trong nội bộ doanh nghiệp không được công nhận là tài sản cố định vô hình.
Nguyên giá của tài sản cố định (TSCĐ) là tổng hợp tất cả các chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả để sở hữu tài sản đó, tính đến thời điểm tài sản sẵn sàng cho việc sử dụng.
Khấu hao tài sản cố định là quá trình tính toán và phân bổ một cách hệ thống nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất và kinh doanh trong suốt thời gian trích khấu hao.
Giá trị phải khấu hao của tài sản cố định (TSCĐ) được xác định bằng nguyên giá ghi trên báo cáo tài chính, sau khi trừ đi giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó.
Thời gian sử dụng hữu ích: là thời gian mà TSCĐ phát huy được tác dụng cho sản xuất, kinh doanh được tính bằng:
Thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ.
Số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tính thu được từ việc sử dụng TSCĐ.
Giá trị thanh lý là giá trị ước tính thu được khi tài sản hết thời gian sử dụng hữu ích, sau khi đã trừ đi chi phí thanh lý ước tính.
Giá trị hợp lý: là giá trị tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủ sự hiểu biết trong trao đổi ngang giá.
Giá trị còn lại của tài sản cố định (TSCĐ) được xác định bằng cách lấy nguyên giá của TSCĐ trừ đi số khấu hao lũy kế hoặc giá trị hao mòn lũy kế tính đến thời điểm báo cáo.
Giá trị có thể thu hồi là giá trị ước tính sẽ được thu được trong tương lai từ việc sử dụng tài sản, bao gồm cả giá trị thanh lý của tài sản đó.
1.2.2 Xác định nguyên giá Tài sản cố định
Nguyên giá tài sản cố định hữu hình
Nguyên giá TSCĐ hữu hình do mua sắm
Nguyên giá TSCĐ = Giá mua thực tế phải trả +
Các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại)
Các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng
Giá mua thực tế phải trả đã trừ các khoản được chiết khấu thương mại, các khoản được giảm giá
Các chi phí liên quan đến dự án bao gồm chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt và chạy thử (trừ các khoản thu hồi từ sản phẩm và phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia cùng các chi phí trực tiếp khác.
Chi phí lãi vay phát sinh khi mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) đã hoàn thiện, tức là những TSCĐ có thể sử dụng ngay mà không cần qua quá trình đầu tư xây dựng, sẽ không được vốn hóa vào nguyên giá của TSCĐ.