TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM V -OFFICE

TRUNG TÂM PHẦN MỀM VIETTEL - TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM V -OFFICE Mã hiệu dự án: VTsoft1_QT06_16006_VOKHN Mã hiệu tài liệu: HDSD_VTsoft1_QT06_16006_VOKHN _Iphone_Qlvb_v1.0 TÊN MODULE: QUẢN LÝ VĂN BẢN HỆ ĐIỀU HÀNH ỨNG DỤNG: IPHONE ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG: TẤT CẢ NGƯỜI DÙNG Hà Nội, 10/2017 v1.1 BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI Vị A* trí M, thay D đổi 12/10/2017 Tồn A Ngày thay đổi Nguồn gốc Đầu mối Mô tả thay đổi KH *A – Tạo mới, M – Sửa đổi, D – Xóa bỏ Thêm Thêm Ghi v1.0 TRANG KÝ Người lập: Lê Thị Hà Ngày NVKT Người xem xét: Vũ Quang Chúc Ngày TSP Người phê duyệt: Vũ Quang Chúc Ngày TSP v1.1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích ý nghĩa Tài liệu: 1.2 Phạm vi tài liệu: 1.3 Cấu trúc Tài liệu: GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 3.1 Tìm kiếm, xem chi tiết Văn 3.2 Chuyển Văn 3.3 Xem luân chuyển đơn vị thu hồi văn 14 3.3.1 Xem luân chuyển đơn vị 14 3.3.2 Thu hồi văn 18 3.4 Lưu văn 26 3.5 Tạo công việc từ công văn 26 v1.1 GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích ý nghĩa Tài liệu: Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn cho người dùng hiểu biết cách sử dụng Module Quản lý văn hệ thống Voffice Làm tài liệu đào tạo cho cán triển khai đào tạo 1.2 Phạm vi tài liệu: Tài liệu áp dụng cho hệ thống Voffice với chức module Quản lý văn gồm: Tìm kiếm Văn bản, Xem chi tiết Văn bản, Chuyển Văn bản, tạo việc từ văn Thuật ngữ Định nghĩa QLVB Quản lý văn Ghi 1.3 Cấu trúc Tài liệu: Tài liệu gồm phần, bố trí sau: Phần 1: Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục tiêu, phạm vi, thuật ngữ cấu trúc tài liệu, đối tượng sử dụng Tài liệu Phần 2: Giới thiệu chức chương trình.ghi nhận tài liệu Phần 3: Hướng dẫn sử dụng chức nêu Phần v1.1 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG Các chức module Văn STT Chức Tìm kiếm, xem chi tiết Văn Mơ tả Tìm kiếm, xem chi tiết Văn người dùng tạo nhận Chuyển Văn tới người dùng khác Chuyển văn hệ thống Xem luồng luân chuyển văn Xem luân người dùng, cách thu hồi văn chuyển thu chuyển cho người dùng khác hồi văn hệ thống Tạo việc từ văn Giao việc cho nhân viên phòng ban từ văn Giao nhiệm vụ từ văn Giao nhiệm vụ cho đơn vị cấp Đối tượng sử dụng Người dùng toàn hệ thống Người dùng toàn hệ thống Người dùng toàn hệ thống Người dùng toàn hệ thống Người dùng cấu hình lãnh đạo/ thủ trưởng hệ thống v1.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 3.1 Tìm kiếm, xem chi tiết Văn Bước 1: Vào menu công văn/ danh sách văn chưa xử lý( chưa đọc, xử lý, lưu, tất cả) Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm nhấn nút tìm kiếm v1.1 Hệ thống hiển thị danh sách cơng văn có trích yếu nội dung văn bản, số ký hiệu chưa nội dung vừa nhập vào tìm kiếm 3.2 Chuyển Văn Chức dùng để chuyển Văn cho người dùng khác hệ thống Bước 1: Tìm kiếm Văn cần chuyển Bước 2: Nhấn icon hình chi tiết văn bản, Hệ thống hiển thị cho phép chọn đơn vị, cá nhân nhóm cá nhân để chuyển v1.1 v1.1 a Chuyển cho đơn vị Bước 1: Click chọn đơn vị Bước 2: Tích chọn đơn vị cần chuyển văn nhấn Đồng ý v1.1 b Chuyển cho cá nhân 10 v1.1 18 v1.1 3.3.2 Thu hồi văn Bước 1: Vào menu Công văn/ danh sách công văn xử lý 19 v1.1 Bước 2: Click mở danh sách cá nhân chuyển 20 v1.1 Bước 3: Click vào icon Hệ thống hiển thị danh sách cá nhân chuyển văn 21 v1.1 Bước 4: Tích chọn cá nhân nhấn Thu hồi Hệ thống hiển thị xác nhận có thu hồi hay khơng? Chọn có để thu hồi Chọn không để hủy việc thu hồi văn 22 v1.1 23 v1.1 Bước 5: Sau văn thu hồi, thông tin cá nhân nhận văn danh sách hiển thị Đã thu hồi 24 v1.1 3.4 Lưu văn 25 v1.1 Bước 1: Vào menu Công văn/ danh sách công văn chưa xử lý để lưu văn Hệ thống hiển thị thơng báo lưu thành cơng Khi Bước 2: Nhấn icon văn khỏi danh sách công văn chưa xử lý hiển thị danh sách công văn lưu 3.5 Tạo công việc từ công văn Bước 1: Vào menu Công văn/ danh sách công văn chưa xử lý (hoặc công văn chưa đọc, xử lý, lưu, tất cả) Bước 2: Nhấn icon Hệ thống hiển thị hình tạo việc 26 v1.1 Bước 3: Nhập thông tin sau: - Tích chọn việc giao đi, việc cá nhân - Tên công việc - Nội dung - Người giao việc - Người thực - Loại cơng việc - Nhóm công việc - Tần suất cập nhật - - Ngày bắt đầu Ngành 27 v1.1 - Ngày hoàn thành - Trạng thái Nguồn gốc Chú ý: thông tin đánh dấu * bắt buộc nhập để lưu lại thông tin vừa nhập Hệ thống thông báo tạo việc thành Bước 4: Nhấn icon cơng Khi cơng việc vừa tạo hiển thị danh sách công việc chi tiết văn 3.6 Giao nhiệm vụ cho đơn vị cấp Bước 1: Vào menu Công văn/ danh sách công văn chưa xử lý (hoặc công văn chưa đọc, xử lý, lưu, tất cả) 28 v1.1 Bước 2: Nhấn icon Hệ thống hiển thị hình giao nhiệm vụ cho đơn vị cấp 29 v1.1 30 v1.1 Bước 3: Nhập thông tin hình Tạo nhiệm vụ 31 v1.1 Chú ý: thông tin đánh dấu * bắt buộc nhập Bước 4: Nhấn icon để lưu lại thông tin vừa nhập Hệ thống thông báo giao nhiệm vụ thành công Khi nhiệm vụ vừa giao hiển thị danh sách nhiệm vụ chi tiết văn 32