TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM V-OFFICE Mã hiệu dự án: VTsoft1_QT06_16006_VOKHN

TRUNG TÂM PHẦN MỀM VIETTEL TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM V-OFFICE Mã hiệu dự án: VTsoft1_QT06_16006_VOKHN Mã hiệu tài liệu: HDSD_VTsoft1_QT06_16006_VOKHN _Ipad_Kdt _v1.0 TÊN MODULE: KÝ ĐIỆN TỬ HỆ ĐIỀU HÀNH ỨNG DỤNG: IPAD ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG: TẤT CẢ NGƯỜI DÙNG Hà Nội, 08/2018 v1.1 BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI Ngày Vị trí thay đổi thay đổi A* Nguồn gốc Đầu mối KH M, 017 2/53 Toàn A Ghi *A – Tạo mới, M – Sửa đổi, D – Xóa bỏ D 11/10/2 Mô tả thay đổi Thêm Thêm v1.0 TRANG KÝ Người lập: Lê Thị Hà Ngày NVKT Người xem xét: Vũ Quang Chúc Ngày TSP Người phê duyệt: Vũ Quang Chúc TSP Ngày v1.1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích ý nghĩa Tài liệu: 1.2 Phạm vi tài liệu: 1.3 Cấu trúc Tài liệu: TỔNG QUAN 2.1 Luồng nghiệp vụ chức bị ảnh hưởng 2.2 Mô tả bước quy trình GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 4.1 Văn trình ký Error! Bookmark not defined 4.1.1 Thêm văn trình ký Error! Bookmark not defined 4.1.2 Tìm kiếm văn trình ký Error! Bookmark not defined 4.1.3 Trình ký văn Error! Bookmark not defined 4.1.4 Xem chi tiết văn Error! Bookmark not defined 4.2 Văn xét duyệt 4.2.1 Tìm kiếm văn xét duyệt 4.2.2 Xem chi tiết văn 10 4.2.3 Xét duyệt văn 11 4.3 Văn ký duyệt 19 4.3.1 Tìm kiếm văn ký duyệt 19 4.3.2 Xem chi tiết văn Error! Bookmark not defined 4.3.3 Ký duyệt văn Error! Bookmark not defined 4.4 Văn ký nháy 38 4.4.1 Tìm kiếm văn ký nháy 38 4.4.2 Xem chi tiết văn Error! Bookmark not defined 4.4.3 Ký nháy văn Error! Bookmark not defined 4.5 Văn ban hành 47 4.5.1 Tìm kiếm văn ban hành 47 4.5.2 Xem chi tiết văn 48 4.5.3 Ban hành văn 49 4/53 v1.1 GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích ý nghĩa Tài liệu: Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn cho người dùng hiểu biết cách sử dụng Module Ký điện tử hệ thống Voffice Ipad Làm tài liệu đào tạo cho cán triển khai đào tạo 1.2 Phạm vi tài liệu: Tài liệu áp dụng cho hệ thống Voffice với chức module Ký điện tử gồm: văn chờ ký duyệt, văn ký duyệt, văn từ chối ký duyệt, văn chờ xét duyệt, văn xét duyệt, Văn chờ ký nháy, văn ký nháy,văn từ chối ký nháy, văn người ký sau từ chối, ban hành văn Tương ứng với chức năng, phân quyền người dùng hệ thống thành vai trò sau: o Nhân viên o Văn thư o Lãnh đạo o Thủ trưởng Thuật ngữ Định nghĩa KDT Ký điện tử Ghi 1.3 Cấu trúc Tài liệu: Tài liệu gồm phần, bố trí sau: Phần 1: Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục tiêu, phạm vi, thuật ngữ cấu trúc tài liệu, đối tượng sử dụng Tài liệu Phần 2: Giới thiệu chức chương trình.ghi nhận tài liệu 5/53 v1.1 Phần 3: Hướng dẫn sử dụng chức nêu Phần 6/53 v1.1 TỔNG QUAN 2.1 Luồng nghiệp vụ chức bị ảnh hưởng Dưới luồng nghiệp vụ module Ký điện tử 2.2 Mơ tả bước quy trình 7/53 v1.1 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG Các chức module Ký điện tử STT Chức dụng từ chối văn từ chối văn đạo/ Thủ trưởng nháy từ chối ký nháy văn Ban hành văn Cho phép người dùng ban hành văn Lãnh 8/53 sử Văn chờ ký Cho phép người dùng thực ký Tất người dùng nháy tượng Văn chờ ký Cho phép người dùng ký duyệt Nhân viên/ Lãnh duyệt Đối Văn chờ xét Cho phép người dùng xét duyệt Văn thư duyệt Mô tả sau ký duyệt đạo/ Thủ trưởng/ Văn thư v1.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 4.1 Văn chờ xét duyệt 4.1.1 Tìm kiếm văn xét duyệt Bước 1: Vào menu xét duyệt văn bản/ văn chờ xét duyệt Bước 2: Nhập từ khóa tìm kiếm vào tìm kiếm nhấn nút search 9/53 v1.1 Hệ thống hiển thị văn chờ user đăng nhập xét duyệt mà có trích yếu văn bản, số ký hiệu chứa từ khóa nhập vào 4.1.2 Xem chi tiết văn Bước 1: Tìm kiếm văn (như trên) Bước 2: Trên danh sách văn bản, click vào Trích yếu nội dung văn muốn xem chi tiết -> Màn hình Chi tiết hiển thị: 10/53 v1.1 Hệ thống hiển thị văn chờ user đăng nhập ký nháy mà có trích yếu văn bản, số ký hiệu chứa từ khóa nhập vào 4.3.2 Xem chi tiết văn Bước 1: Tìm kiếm văn (như trên) Bước 2: Trên danh sách văn bản, click vào Trích yếu nội dung văn muốn xem chi tiết -> Màn hình Chi tiết hiển thị: 39/53 v1.1 4.3.3 ký nháy văn Để thực ký nháy, người dùng thực bước: Bước 1: Vào menu Ký văn bản/ văn chờ ký nháy 40/53 v1.1 Bước 2: Tìm kiếm văn chờ ký duyệt(như trên) Bước 3: Thực ký duyệt/ Từ chối văn Có cách để ký nháy: - 41/53 Cách 1: ký cách click vào icon ký duyệt chi tiết văn v1.1 Bước 1: Mở chi tiết văn bản(như trên) Bước 2: Click vào icon Bước 3: Nhấn nút hình chi tiết Hệ thống hiển thị sau: để ký duyệt để từ chối ký để hủy việc ký + ký duyệt: Xem mục 4.2.4 +Từ chối ký: Hệ thống hiển thị thơng báo xác nhận có từ chối ký hay khơng? Chọn Có để thực từ chối Chọn Không để hủy việc từ chối Sau từ chối văn hiển thị danh sách văn từ chối ký duyệt 42/53 v1.1 - Cách 2: ký nháy cách click vào file trình ký Bước 1: Click vào file trình ký chi tiết văn Hệ thống hiển thị hình cho phép ký từ chối Thao tác ký, từ chối tương tự cách 43/53 v1.1 - 44/53 Cách 3: Ký nháy cách click vào icon xem tất văn v1.1 Bước 1: click vào icon Hệ thống hiển thị cảnh báo, nhấn Có để mở file, Khơng để hủy bỏ thao tác Bước 2: Nhấn icon 45/53 toolview v1.1 Hệ thống hiển thị hình cho phép ký, từ chối giống cách ký - Cách 4: Ký nhanh Bước 1: Vào menu ký văn bản/ văn chờ ký nháy Bước 2: Vuốt sang phải vào văn Bước 3: Nhấn nút cách ký trên) 46/53 để ký duyệt để từ chối (thao tác thực giống v1.1 4.4 Văn ban hành 4.4.1 Tìm kiếm văn ban hành Bước 1: Vào menu Ký băn bản/ Ban hành văn Bước 2: Nhập từ khóa tìm kiếm vào tìm kiếm nhấn nút search 47/53 v1.1 Hệ thống hiển thị văn chờ user đăng nhập ban hành, mà văn có trích yếu nội dung văn bản, số ký hiệu chứa từ khóa tìm kiếm vừa nhập 4.4.2 Xem chi tiết văn Bước 1: Tìm kiếm văn (như trên) Bước 2: Trên danh sách văn bản, click vào Trích yếu nội dung văn muốn xem chi tiết -> Màn hình Chi tiết hiển thị: 48/53 v1.1 4.4.3 Ban hành văn Để thực ban hành văn bản, người dùng thực bước: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống, vào menu Ký văn -> Văn ban hành 49/53 v1.1 Bước 2: Tìm kiếm văn ban hành Bước 3: Thực ban hành/ Hủy ban hành văn + Ban hành văn bản: click vào icopn hình cho phép nhập thơng tin văn ban hành: 50/53 để ban hành Hệ thống hiển thị v1.1 Tiếp tục click vào icon để ban hành Hệ thống hiển thị xác nhận: Nhấn Đồng ý để ban hành Nhấn Hủy để hủy ban hành Sau ban hành, văn chuyển đến cho người trình ký văn thư đơn vị ban hành + Hủy ban hành văn bản: Click vào icon hiển thị hình nhập lý hủy ban hành (bắt buộc nhập) 51/53 để hủy ban hành Hệ thống v1.1 Tiếp tục click vào icon để hủy ban hành, hệ thống hiển thị thông báo hủy thành công 4.4.4 Chuyển văn Bước 1: Tìm kiếm văn (như trên) Bước 2: Nhấn icon hình chi tiết văn Hệ thống hiển thị hình nhập thông tin để chuyển văn 52/53 v1.1 Bước 3: Nhấn icon để hủy bỏ việc chuyển văn để chuyển văn Hệ thống hiển thị thông báo chuyển văn thành công sau: 53/53