4
Giới thiêu về công ty
-Địa chỉ : 20 Cộng Hoà, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM -Điện thoại : (84-8) 39112824 – 39112825
-Fax : (84-8) 39112826 -Email : dnco@ hcm.vnn.vn -Mã số thuế : 0301873093 do Cục Thuế TP.HCM Cấp
-Đăng ký KD : 073527 do Sở Kế hoạch và Đầu Tƣ TP.HCM Cấp
-Vốn điều lệ : 5.000.000.000 VNĐ -Người đại diện pháp lý : Nguyễn Đình Quang
Lịch sử hình thành và sự phát triển của công ty
1.2.1 Lịch sử hình thành của công ty:
Vào cuối thập niên 90, nhu cầu thiết kế và xây dựng nhà ở cùng các công trình thiết thực ngày càng cấp bách, đòi hỏi đội ngũ kỹ sư thiết kế và công nhân xây dựng có tay nghề cao Để đáp ứng nhu cầu này, Công ty TNHH XD&TM Đình Nguyễn, viết tắt là Đình Nguyễn Co.ITD, đã được thành lập vào năm 1999 và hoạt động cho đến nay.
1.2.2 Sự phát triển của công ty:
Chỉ sau hai năm hoạt động, Đình Nguyễn Co., ITD đã tăng vốn từ 600 triệu đồng lên 5 tỷ đồng, mở rộng quy mô và vượt qua khó khăn ban đầu nhờ chiến lược kinh doanh được người tiêu dùng chấp nhận Công ty chú trọng bảo vệ an toàn cho con người, thiết bị thi công và tài sản của nhà đầu tư, đồng thời cam kết bảo vệ môi trường và xây dựng các công trình bền vững với chất lượng và giá cả hợp lý Đình Nguyễn Co., ITD đảm bảo bàn giao công trình đúng tiến độ và bảo hành chu đáo, nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà đầu tư Công ty luôn mong muốn hợp tác với các chủ đầu tư trong thiết kế và thi công các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông cũng như trang trí nội thất và ngoại thất.
Ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của công ty
Mua bán máy móc, thiết bị, phụ tùng, vật tƣ,vật liệu xây dựng, trang trí nội thất, điện-điện tử-kỹ nghệ lạnh, kim khí điện máy
Cho thuê máy móc, thiết bị ngành xây dựng, điện công nghiệp
Dịch vụ thương mại, đại lý ký gửi hàng hoá
Thiết kế thi công hệ thống điện nước sau điện kế, công trình dân dụng, công nghiệp, sửa chữa nhà và trang trí nội thất
Xây dựng sữa chữa cầu đường, nạo vét kênh rạch, san lấp mặt bằng
Tƣ vấn xây dựng đấu thầu, dịch vụ môi giới nhà đất
Sản xuất sản phẩm trang trí từ gỗ, inox, sắt, nhôm, sản xuất lắp dựng khung kèo thép
Công ty sở hữu đội ngũ kỹ sư và kiến trúc sư không chỉ có tay nghề cao mà còn dày dạn kinh nghiệm thực tế từ nhiều dự án đã thực hiện Nhờ đó, đội ngũ này luôn có cái nhìn trực quan về phối cảnh kiến trúc tổng thể và có khả năng nắm bắt, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng.
Trong 10 năm hoạt động và phát triển, công ty luôn gắn bó và đặt hết tâm huyết của mình vào lĩnh vực thi công, xây dựng những dự án, công trình với những quy mô và tầm cỡ nhất định Công ty đã trực tiếp tƣ vấn, thiết kế và thi công nhiều công trình lớn như: xây dựng nhà xưởng cho tập đoàn UNIKA Việt Nam, Công ty VIE-PAN ở
KCX Tân Thuận, trung tâm BOWLING Đầm Sen…
Trang trí nội, ngoại thất là bước cuối cùng và rất quan trọng trong việc hoàn thiện một công trình, giúp tạo nên vẻ đẹp độc đáo cho từng dự án Nhận thức rõ tầm quan trọng này, công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào trang thiết bị, máy móc hiện đại cùng đội ngũ nhân lực chất lượng, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Công ty không chỉ hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, xây dựng và trang trí nội thất, mà còn tham gia mạnh mẽ vào thương mại, đặc biệt là thương mại thép, bao gồm các sản phẩm như thép xây dựng, thép tấm, thép lá, và thép U, I, V.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH XD&TM Đình Nguyễn chuyên cung cấp dịch vụ xây dựng và thương mại, bao gồm thiết kế, thi công và sửa chữa các công trình giao thông công cộng như nhà ở, cầu đường, kênh rạch và mặt bằng.
Ngiêng cứu thị trường, nắm vững nhu cầu thị trường từ đó tìm kiếm khách hàng mở rộng thị trường tiêu thụ
Tổ chức tìm kiếm khai thác, sử dụng hợp lý các nguồn hàng
Tổ chức quá trình mua, dự trữ, bảo quản, bán hàng, tổ chức quá trình thiết kế thi công, sữa chữa các công trình theo hợp đồng
Không ngừng hoàn thiện cơ cấu, tổ chức quản lý mạng lưới kinh doanh của công ty theo hướng gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả
Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực pháp luật đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước, thực hiện công tác thống kê kế toán và nghĩa vụ đối với xã hội cũng như người lao động Doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của mình.
1.5.Sơ đồ và đặc điểm tổ chức của bộ máy quản lý của công ty:
1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
1.5.2 Đặt điểm tổ chức của bộ máy quản lý công ty:
Ban điều hành phương tiện thiết bị xe máy thi công và cung cấp vật tƣ
Ban điều hành các công trường công ty trúng thầu thi công
Là người có thẩm quyền cao nhất điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh
Giám đốc là người đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên và chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh cũng như kết quả hoạt động của công ty Ông/bà là người quyết định và lãnh đạo trực tiếp các bộ phận chức năng, hướng dẫn cấp dưới về mục tiêu thực hiện và theo dõi tiến trình hoạt động của các đơn vị trực thuộc.
Người có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các ban về kinh tế và kỹ thuật trong các công trình xây dựng theo hợp đồng mà công ty đã ký kết với đối tác.
Người triển khai quyết định của giám đốc và điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn và xây dựng kế hoạch, tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh thương mại Họ cũng có nhiệm vụ lập báo cáo định kỳ để trình lên giám đốc.
Phòng kế toán tài chính:
Tham mưu cho giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện chế độ quản lý tài chính và tiền tệ theo quy định của Bộ Tài chính Ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời sự diễn biến của các nguồn vốn, vốn vay, và giải quyết các loại vốn phục vụ huy động vật tư, nguyên liệu, hàng hóa trong kinh doanh Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê và phân tích hoạt động kinh doanh để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của công ty.
Phòng tổ chức hành chánh:
Nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm thực hiện các công việc hành chính như tiếp nhận, phát hành và lưu trữ công văn, giấy tờ, tài liệu Đồng thời, bộ phận cũng quản lý nhân sự và nghiên cứu, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty Ngoài ra, họ còn thực hiện các công việc liên quan đến chế độ chính sách, lương bổng và khen thưởng Công tác quản trị cũng bao gồm việc tiếp nhận và lưu trữ công văn từ cấp trên, sau đó chuyển giao cho các bộ phận liên quan.
Nhiệm vụ của công ty bao gồm tiếp cận và mở rộng thị trường, phân đoạn thị trường phù hợp với mục tiêu kinh doanh, quảng cáo sản phẩm mới, tìm kiếm khách hàng, và thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm Ngoài ra, công ty còn quản lý các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và đại lý, thực hiện các giao dịch cùng các hoạt động sản xuất trong và ngoài nước.
Thu thập thông tin thị trường về các sản phẩm của công ty để đảm bảo phù hợp với sở thích người tiêu dùng, nghiên cứu nhu cầu thị trường và khám phá các thị trường mới, đồng thời hỗ trợ giám đốc trong việc ký kết hợp đồng.
Tiếp nhận và điều động công nhân viên, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp, đồng thời theo dõi thông tin về giá cả và biến động thị trường để thiết lập định mức và chỉ tiêu Ngoài ra, cần kiểm tra chất lượng công trình để đảm bảo hiệu quả sản xuất.
Quản lý và tổ chức xây dựng cơ bản theo quy chế và pháp luật hiện hành, đồng thời nghiên cứu ứng dụng tiến bộ kỹ thuật vào thi công nhằm nâng cao tay nghề công nhân và nghiệp vụ nhân viên Theo dõi tiến độ thi công, quản lý kiểm tra nguyên vật liệu nhập và xác định mức tiêu hao hợp lý Tổ chức nghiệm thu khối lượng công trình và duyệt quyết toán công trình hoàn thành.
Chúng tôi chuyên thiết kế các công trình dân dụng, công nghiệp, trang trí nội ngoại thất, showroom và văn phòng, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền.
Chúng tôi trực tiếp tổ chức và thực hiện thi công các công trình xây dựng theo đúng bản vẽ và tiến độ đã đề ra, dưới sự hướng dẫn của phòng kỹ thuật và chỉ đạo từ Giám đốc.
Mỗi phòng ban trong công ty có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau dưới sự điều hành của Ban Giám Đốc, nhằm tối ưu hóa lợi ích cho công ty.
Sơ đồ và đặt điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
1.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
1.6.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ kế toán Cần thiết phải thiết lập cơ cấu kế toán một cách hợp lý, gọn nhẹ và hiệu quả để cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho người sử dụng Đồng thời, điều này cũng giúp nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán Để đáp ứng những yêu cầu này, việc tổ chức bộ máy kế toán cần dựa vào hình thức tổ chức công tác kế toán, đặc điểm tổ chức, quy mô sản xuất kinh doanh và hình thức phân công quản lý.
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
NHÂN VIÊN THỐNG KÊ ĐỊNH MỨC TẠI
Các đội sản xuất phải xem xét lượng tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính, đồng thời đáp ứng yêu cầu về trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ quản lý cũng như cán bộ kế toán.
Giám đốc cần được hỗ trợ trong việc tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán và tài chính, đảm bảo thông tin kinh tế được thực hiện theo cơ chế quản lý mới và tuân thủ pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, cũng như điều lệ kế toán trưởng hiện hành Đồng thời, cần hướng dẫn công tác hạch toán, ghi chép sổ sách và xử lý chứng từ kế toán một cách chính xác và hiệu quả.
Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng như một cố vấn trong việc điều hành doanh nghiệp, yêu cầu kiến thức đa dạng về lý thuyết thống kê, luật thương mại và quản trị tài chính Họ có trách nhiệm tập hợp và lưu trữ các chứng từ liên quan, đồng thời lập báo cáo cho đơn vị về các công trình trọng điểm khi có phát sinh.
Kế toán nguyên vật liệu:
Theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho vật liệu của công ty là nhiệm vụ quan trọng Mỗi ngày, cần ghi nhận và tổng hợp số liệu để gửi cho bộ phận kế toán thanh toán Đồng thời, việc theo dõi chi tiết hàng hóa của từng khách hàng và thực hiện kiểm kê định kỳ vào cuối tháng là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho.
Nhiệm vụ chính của vị trí này là lập bảng thanh toán lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty Người đảm nhiệm sẽ thực hiện việc trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn theo quy định của pháp luật.
Theo dõi công việc thu chi của công ty là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc quản lý tiền mặt với chứng từ hợp lệ Đảm bảo chi trả lương cho công nhân đúng hạn và theo dõi các giao dịch qua ngân hàng để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
Kế toán tài sản cố định:
Nhiệm vụ chính của việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ) là theo dõi số lượng, chất lượng và giá trị hiện có của TSCĐ, đồng thời ghi nhận tình hình tăng giảm Qua đó, việc hạch toán vào sổ chi tiết giúp quản lý chặt chẽ các hoạt động sử dụng, mua sắm, sửa chữa, tính khấu hao, thanh lý và nhượng bán TSCĐ.
Sơ đồ và trình tự ghi sổ chứng từ kế toán của công ty
1.7.1.Sơ đồ chứng từ kế toán của công ty:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1.7.2 Trình tự ghi sổ chứng từ kế toán của công ty:
Dựa trên chứng từ gốc, cần lập chứng từ ghi sổ và ghi rõ tài khoản đối ứng cho các nghiệp vụ kinh tế nhằm giảm thiểu số lần ghi sổ.
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, sau đó đánh số thứ thự và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ký ở sổ chứng từ ghi sổ rồi lấy số liệu ghi vào sổ các tài khoản
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép vào sổ kế toán chi tiết, dựa trên các chứng từ kèm theo Việc ghi chép này sẽ được thực hiện cho các tài khoản liên quan theo chứng từ ghi sổ.
Cuối tháng, kế toán sử dụng số liệu từ sổ cái để lập bảng đối chiếu số phát sinh trong tài khoản Việc đối chiếu này bao gồm việc so sánh số liệu ở bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản với bảng chi tiết số phát sinh Dựa trên số liệu từ bảng cân đối số phát sinh, kế toán sẽ tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
Chế độ chính sách áp dụng tại công ty
Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01-01 và kết thúc ngày 31-12 hàng năm
Ngôn ngữ sử dụng trong kế toán: Tiếng Việt
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ, công ty sẽ thực hiện việc chuyển đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo tỷ giá của Ngân Hàng tại thời điểm thực hiện chuyển đổi.
Tổ chức chứng từ kế toán tại doanh nghiệp:
Hệ thống chứng từ tại công ty:
- Hoá đơn tài chính; - Phiếu thu;
- Phiếu chi, phiếu nhập; - Phiếu xuất
Hệ thống sổ kế toán:
- Sổ quỹ tiền mặt; - Sổ cái;
- Sổ nhật ký bán hàng; - Sổ nhật ký chung
Hệ thống cáo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán; - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
- Thuyết minh báo cáo tài chính; - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Hình thức sổ kế toán tại công ty:
Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Toàn bộ công tác kế toán đều đƣợc áp dụng trên máy vi tính
Sổ kế toán mà công ty áp dụng:
- Sổ quỹ tiền mặt :TK 111
- Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng : TK112
- Sổ chi tiết bán hàng : TK511
- Sổ chi tiết TK : TK 621,622,627,642
Nhật ký sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sử dụng cho một
TK phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng Sổ cái được ghi một lần vào cuối tháng, sau khi đã khóa sổ và kiểm tra đối chiếu với số lượng trên các nhật ký chứng từ.
Hình thức mở và khoá sổ kế toán:
Mở sổ kế toán: đầu niên độ kế toán, công ty tiến hành mở sổ kế toán theo danh mục đã đăng ký với cơ quan nhà nước
Khoá sổ kế toán: cuối kỳ hạch toán(tháng, quý, năm)
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Phương pháp hạch toán: kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá thực tế hàng tồn kho: bình quân gia quyền
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
- Tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ - xuất trong kỳ
Hệ thống tài khoản sử dụng:
TK 112 là tài khoản tiền gửi ngân hàng, bao gồm các loại tài khoản như TK 11211 cho tiền gửi ngân hàng CT, TK 11212 cho tiền gửi ngân hàng NN-PT, TK 11213 cho tiền gửi ngân hàng SACOMBANK, TK 11214 cho tiền gửi ngân hàng NH PĐCN NTP, và TK 11215 cho tiền gửi ngân hàng QĐ.
-TK 11218 Tiền gửi Ngân hàng ĐT – PT Việt Nam
-TK 131 Phải thu khách hàng -TK 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ -TK 1331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của HH -TK 1332 Thuế GTGT hàng nhập kho
-TK 331 Phải trả người bán -TK 333 Thuế và các khoản phải nộp cho NN -TK 3331 Thuế GTGT phải nộp
TK 3388 là tài khoản dùng để ghi nhận các khoản phải trả, phải nộp khác TK N411 phản ánh nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp TK 421 ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối, trong khi TK 511 thể hiện doanh thu từ hoạt động bán hàng TK 515 ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính, và cuối cùng, TK 621 phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
-TK 622 Chi phí NC trực tiếp
-TK 632 Gía vốn hàng bán -TK 635 Chi phí tài chình -TK 642 Chi phí quản lý DN
-TK 911 Xác định kết quả kinh doanh
Công ty sở hữu đội ngũ kỹ sư thiết kế tài năng và công nhân xây dựng lành nghề, cùng với nguồn tài chính vững mạnh, giúp nâng cao chất lượng phục vụ cho các công trình Chế độ đãi ngộ tốt cho công nhân viên và sự quan tâm đến đời sống của họ tạo ra một môi trường làm việc an toàn và thoải mái.
Do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu, công ty Đình Nguyễn cũng gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh.
Nhƣng BGĐ công ty đã có những chiến lƣợc đúng đắn và kịp thời đã đƣa Đình Nguyễn thoát khỏi những khủng hoảng và ngày càng phát triển
Bảng số liệu Thu – Chi của công ty trong quý 4/2008 và quý 4/2009:
Tên TK Thu Chi Thu Chi
Nhìn vào bảng số liệu ta thấy:
Tình hình Thu bằng TM của công ty ở 2 quý có sự chênh lệch, cụ thể là giảm từ
Trong quý 4/2009, tổng nguồn thu giảm mạnh từ 12.748.342.493 xuống còn 9.100.741.100, tương ứng với mức giảm 3.647.601.390, chiếm tỷ lệ -21,18% Sự suy giảm này có thể ảnh hưởng đáng kể đến nguồn vốn bằng tiền mặt tại công ty.
Trong quý 4 năm 2008, tổng mức tiền mặt của công ty đạt 40.408.018.173, nhưng đã giảm xuống còn 8.939.413.368 vào quý 4 năm 2009, tương ứng với mức giảm 31.468.604.787, chiếm tỷ lệ giảm 77,88% Sự sụt giảm này cho thấy công ty đã thực hiện các chính sách hợp lý nhằm giảm chi tiêu tiền mặt, đồng thời tích trữ nguồn vốn cần thiết để đáp ứng nhu cầu tài chính trong tương lai.
Tình hình Thu bằng TGNH của công ty ở 2 quý cũng có sự chênh lệch, cụ thể tăng từ
Trong quý 4 năm 2009, tổng số tiền đạt 19.866.083.774, tăng 10.430.564.853 so với quý 4 năm 2008, tương đương với tỷ lệ tăng trưởng 110,55% Bên cạnh đó, tình hình chi bằng TGNH cũng ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể, từ 9.416.266.661 lên 19.864.520.292, với mức tăng 10.430.253.631, chiếm tỷ lệ 110,77%.
Dựa vào bảng số liệu thống kê, có thể nhận thấy sự chênh lệch giữa Thu – Chi bằng TM và TGNH, cho thấy công ty đang ngày càng chuyển sang giao dịch qua TGNH Điều này không chỉ đảm bảo an toàn trong giao dịch mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ.
18
Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, tồn tại dưới dạng tiền tệ với tính thanh khoản cao nhất Nó bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển Với tính lưu động cao, vốn bằng tiền được sử dụng chủ yếu để mua sắm hoặc chi phí Trong báo cáo tài chính, vốn bằng tiền được phản ánh ở nhóm tài khoản 11X.
TK 112:Tiền gửi ngân hàng
2.1.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ:
Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc và kim khí quý Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại quỹ được thực hiện bởi thủ quỹ của doanh nghiệp.
Kế toán quỹ tiền mặt đảm nhiệm việc mở sổ kế toán để ghi chép liên tục và theo trình tự các giao dịch thu chi liên quan đến tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc và đá quý hàng ngày.
Thủ quỹ hàng ngày cần kiểm kê số tiền mặt thực tế và so sánh với sổ quỹ tiền mặt cùng sổ kế toán Khi phát hiện sự chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục.
-TK sử dụng: TK 111 -Nội dung kết cấu của TK 111:
SDĐK:Tiền mặt tồn quỹ
- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ nhập quỹ
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ
- Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
PS: tổng phát sinh Nợ SDCK:Tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ
- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu xuất quỹ
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ
- Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
PS: tổng phát sinh Có
TK 1113:Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
- Chứng từ và thủ tục hạch toán:
- Phiếu thu (01.TT) - Phiếu chi (01.TT)
- Biên lai thu tiền (06.TT) - Bảng kiểm kê quỹ
Bảng kê vàng bạc đá quý bao gồm phiếu thu chi do kế toán lập thành 3 liên Sau khi hoàn tất thông tin và ký tên, phiếu được chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị (đối với phiếu chi) để duyệt Thủ quỹ sẽ sử dụng phiếu làm căn cứ cho việc nhập, xuất quỹ, giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp (hoặc nhận tiền), và 1 liên lưu tại nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
2.1.1.1 Kế toán tiền tại quỹ là đồng Việt Nam:
Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1/ Thu tiền mặt từ việc bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính, doanh thu khác và nhập quỹ:
Có TK 3331 2/ Thu nợ của khách hàng hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng và nhập quỹ:
Có TK 131 3/ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ:
Có TK 112(1121) 4/ Nhận tiền ký cƣợc, ký quỹ ngắn hoặc dài hạn và nhập quỹ:
Có TK 334, 338(3388) 5/ Thu hồi tiền ký cƣợc, ký quỹ ngắn hoặc dài hạn và nhập quỹ:
Có TK 144, 244 6/ Thu hồi vốn từ các khoản đầu tƣ ngắn, dài hạn và nhập quỹ:
Có TK 121, 128, 221, 222, 228 7/ Chi tiền mặt để mua sắm hàng hoá, vật tƣ, TSCĐ hoặc cho đầu tƣ XDCB:
Có TK 111(1111) 8/ Các khoản chi phí hoạt động SXKD và hoạt động khác đã đƣợc chi bằng tiền mặt:
Có TK 111(1111) 19/ Chi tiền mặt để thanh toán các khoản nợ phải trả:
Có TK 111(1111) 10/ Chi tiền mặt để hoàn trả các khoản nhận ký cƣợc, ký quỹ ngắn hoặc dài hạn:
Có TK 111(1111) 11/ Chi tiền mặt để ký cƣợc, ký quỹ ngắn hoặc dài hạn:
Khi kiểm kê quỹ tiền mặt, nếu phát hiện có sự chênh lệch so với số liệu trong sổ kế toán nhưng chưa xác định được nguyên nhân, cần ghi nhận tình trạng này để chờ xử lý.
-Nếu chênh lệch thừa - căn cứ vào bảng kiểm kê quỹ, kế toán ghi:
Có TK 338(3381) -Nếu chênh lệch thiếu - căn cứ vào bảng kiểm kê quỹ, kế toán ghi:
Sơ đồ tổng hợp kế toán tiền mặt (VND)
112 111-Tiền mặt(1111) 112 Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt Gửi tiền mặt vào ngân hàng
222, 223, 228 222, 223, 228 Thu hồi CK vốn đầu tƣ (giá gốc) Đầu tƣ ngắn, dài hạn bằng tiền mặt
141, 144, 244 641, 642, 811 Thu hồi nợ phải thu, ký cƣợc Chi tạm ứng và chi phí phát ký quỹ, bằng tiền mặt sinh bằng tiền mặt
Nhận trợ cấp, trợ giá từ NSNN 152, 153, 156
211, 217, 611 338,344 Mua vật tƣ, hàng hoá, công cụ,
Nhận ký quỹ, ký cƣợc TSCĐ,…bằng tiền mặt
411 Nhận vốn đƣợc cấp, góp bằng Thanh toán nợ phải trả tiền mặt bằng tiền mặt
Doanh thu và thu nhập khác liên quan đến ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt là những yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính Việc phát hiện tiền mặt thừa hoặc thiếu khi kiểm kê là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính Số liệu từ các mục như 511, 515, 711, 144 và 244 cho thấy tầm quan trọng của việc theo dõi và kiểm soát tiền mặt trong doanh nghiệp.
2.1.1.2 Kế toán tiền tại quỹ là ngoại tệ:
Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1/ Doanh thu bán chịu phải thu bằng ngoại tệ:
Nợ TK 131 (tỷ giá thực tế )
Có TK 511 2/ Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng ngoại tệ:
-Trường hợp lãi tỷ giá:
Nợ TK 111(1112) (tỷ giá thực tế)
Có TK 131 (tỷ giá giao dịch)
Có TK 515 -Trường hợp lỗ tỷ giá:
Nợ TK 111(1112) (tỷ giá thực tế)
Có TK 131 (tỷ giá giao dịch) 3/ Doanh thu bán hàng thu bằng ngoại tệ:
Nợ TK 111(1112) (tỷ giá thực tế)
Có TK 511 (tỷ giá thực tế) 4/ Mua sắm vật tƣ, hàng hoá,TSCĐ phải chi bằng ngoại t ệ:
Nợ TK 152, 156, 211, 213 (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ)
Có TK 111(1112) (theo tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ)
Có TK 515 - Chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ
Khi tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ, khoảng chênh lệch tỷ giá sẽ được ghi nhận vào bên Nợ tài khoản 635.
5/ Các khoản chi phí phát sinh phải chi bằng ngoại tệ:
Nợ TK 627 (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ)
Có TK 111(1112) (theo tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ)
Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ
Khi tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thấp hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ, khoản chênh lệch tỷ giá sẽ được ghi nhận vào bên Nợ tài khoản 635.
6/ Phản ánh khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ về việc mua chịu vật tƣ, hàng hoá, TSCĐ hoặc đƣợc cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 151, 152, 153, 156 (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ)
Có TK 331 (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả) 7/ Chi ngoại tệ để trả nợ người bán:
Nợ TK 331 (theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ)
Có TK 111(1112) (theo tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ)
Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải trả lớn hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ
Khi tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả thấp hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ, khoản chênh lệch tỷ giá sẽ được ghi nhận vào bên Nợ tài khoản 635.
Điều chỉnh tỷ giá vào cuối kỳ:
Cuối kỳ hạch toán, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để đánh giá lại số dư ngoại tệ trong tài khoản vốn bằng tiền.
Nếu tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng vượt quá tỷ giá đã được ghi nhận trong sổ kế toán, khoản chênh lệch tăng này sẽ được kế toán ghi sổ.
Nếu tỷ giá thực tế bình quân liên Ngân hàng thấp hơn tỷ giá đã ghi nhận trong sổ kế toán, kế toán sẽ ghi nhận khoản chênh lệch giảm.
Sơ đồ tổng hợp kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) 151,153, 156, 211,217
D.thu, thu nhập khác p/sinh Mua vtƣ, hhoá, TSCĐ, bằng NT GIAI bằng ngoại tệ (TGTT) (TGGS) (TGTT) ĐOẠN (đồng thời ghi Nợ TK 007) 515 635 SẢN 131, 136, 138 Lãi Lỗ XUẤT Thu nợ phải thu bằng ngoại tệ
KINH (đồng thời ghi Có TK 007) DOANH TGGS TGTT 311, 315, 331
515 635 T.toán nợ phải trả, vay bằng NT
(đồng thời ghi Nợ TK 007) Lãi Lỗ
(đồng thời ghi Có TK 007)
Mua vtƣ, hhoá, TSCĐ, bằng NT
(TGGS) (TGTT) GIAI 413 ĐOẠN Lãi Lỗ TRƯỚC
HOẠT 311, 315, 341 ĐỘNG T toán nợ phải trả, vay bằng NT
Đánh giá tỷ giá ngoại tệ cuối năm cho thấy sự chênh lệch tỷ giá tăng do việc đánh giá lại ngoại tệ, trong khi chênh lệch tỷ giá giảm cũng do đánh giá lại ngoại tệ.
2.1.2 Kế toán Tiền gửi ngân hàng:
Kế toán các khoản ứng trước
Các khoản ứng trước là các khoản tạm ứng, tạm chi, tạm gửi theo những quy tắc riêng , vẫn thuộc vốn và tài sản của doanh nghiệp
Các khoản ứng trước được phản ánh ở nhóm TK 14 và nhóm TK 24, bao gồm:
TK 142, 242 - Chi phí trả trước ngắn, dài hạn
TK 144, 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc ngắn,dài hạn
2.2.1 Kế toán các khoản tạm ứng cho công nhân viên trong doanh nghiệp:
Công nhân viên trong doanh nghiệp có thể ứng trước một khoản tiền hoặc vật tư nhằm thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết công việc đã được phê duyệt Việc này giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong quá trình làm việc.
- Phải là người của doanh nghiệp
- Người nhận tạm ứng được sử dụng theo mục đích
- Kế toán sẽ mở sổ theo dõi kế toán chi tiết từng đối tƣợng đã chi tạm ứng
Các chứng từ sử dụng:
- Giấy đề nghị tạm ứng (03.TT) -Phiếu chi (02:TT)
- Báo cáo thanh toán tạm ứng (04.TT) -Các chúng từ khác :hoá đơn mua hàng,
Tài khoản sử dụng: TK 141 Nội dung kết cấu của TK 141
-Số tiền đã tạm ứng cho cán bộ công nhân -Các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số viên của DN chi tiêu thực tế đã đƣợc duyệt
-Số tạm ứng chi không hết phải nộp lại quỹ hoặc bị khấu trừ lương
PS: tổng phát sinh Nợ PS: tổng phát sinh Có SDCK:Số tiền tạm ứng chƣa thanh toán
Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1/ Khi tạm ứng tiền cho công nhân viên chức của doanh nghiệp, căn cứ vào phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng đã đƣợc duyệt, kế toán ghi:
Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng cần lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc liên quan Kế toán sẽ kiểm tra các chứng từ và đối chiếu với các khoản chi tạm ứng để xác định số chi thừa hoặc thiếu Đồng thời, kế toán cũng căn cứ vào nội dung kinh tế của từng khoản chi trên các chứng từ gốc để ghi sổ kế toán cho phù hợp.
-Trường hợp số thực chi đã được duyệt nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng Căn cứ vào số thực chi kế toán ghi sổ:
Có TK 141 Khoản tiền tạm ứng thừa nhập lại quỹ hoặc khấu trừ lương của người nhân tạm ứng:
Trong trường hợp số tiền thực chi đã được phê duyệt lớn hơn số tiền đã tạm ứng, kế toán sẽ căn cứ vào bản thanh toán tạm ứng đã được duyệt cùng với phiếu chi thanh toán bổ sung cho người nhận tạm ứng để thực hiện ghi chép.
Có TK 141 (Theo số tiền đã tạm ứng)
Có TK 111 (Số đƣợc chi thêm)
Sơ đồ tổng hợp kế toán tạm ứng:
152, 153 141-Tạm ứng 111, 112 Tạm ứng bằng vật liệu, dụng cụ Kết chuyển vào TK liên quan khi quyết toán chi tạm ứng đƣợc phê duyệt
Nhập lại quỹ Số chi thêm (số chi đƣợc duỵệt > số đã nhận tạm ứng)
Tạm ứng bằng tiền Số chi Khấu trừ vào lương không hết
2.2.2 Kế toán các khoản chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn:
2.2.2.1 Kế toán chi phí trả trước ngắn hạn:
Chi phí trả trước ngắn hạn là các khoản chi phí đã phát sinh nhưng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán Những khoản chi phí này thường có giá trị lớn và không thể ghi nhận toàn bộ trong kỳ phát sinh, do đó, chúng sẽ được phân bổ dần cho các kỳ kế toán tiếp theo.
Để phản ánh chính xác chi phí tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, cần đảm bảo tính ổn định của chi phí giữa các kỳ hạch toán, từ đó tạo ra sự tương xứng giữa doanh thu và chi phí trong cùng một kỳ.
Các loại chi phí trả trước bao gồm chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định (TSCĐ), chi phí bảo hành cho hàng hóa và tài sản, chi phí liên quan đến công cụ và dụng cụ có giá trị lớn, cũng như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đang chờ kết chuyển.
Nội dung kết cấu của TK 142
TK 142-Chi phí trả trước ngắn hạn
-Các khoản chi phí trả trước phát sinh -Phân bổ chi phí trả trước vào các chờ phân bổ đối tƣợng chịu chi phí có liên quan
PS: tổng phát sinh Nợ PS: tổng phát sinh Có SDCK:Các khoản chi phí trả trước chờ phân bổ
Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1/ Căn cứ vào các chứng từ có liên quan để phản ánh chi phí trả trước thực tế phát sinh:
Có TK 111,112: Trả trước tiền thuê TSCĐ cho nhiều kỳ hạch toán
Có TK 2413: Gía trị công việc sửa chữa lớn TSCĐ đã hoàn thành, bàn giao chờ phân bổ
Có TK 152: Gía trị công cụ, dụng cụ xuất kho chờ phân bổ
Có TK 111,112: Tiền mua bảo hiểm tài sản,…
2/ Hàng tháng hoặc định kỳ xác định mức phân bổ chi phí trả trước để tính vào các đối tƣợng chịu chi phí có liên quan Mức phân bổ đƣợc xác định nhƣ sau:
Chi phí trả trước thực tế phát sinh theo từng loại Mức phân bổ cho từng kỳ Số kỳ dự kiến phân bổ
Sơ đồ tổng hợp kế toán chi phí trả trước ngằn hạn:
111, 112, 152 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn 241, 623, 627
153, 241, 331, 334 641, 642 CPTT ngắn hạn p/sinh có liên quan Đ/kỳ p/bổ CP trả trước ngắn đến nhiều kỳ kế toán trong năm hạn vào chi phí SXKD Thuế GTGT 133 152, 138
Khi xuất các chứng từ như CC và DC, nếu giá trị bồi thường vật chất lớn hơn khoản bồi thường đã sử dụng trong năm, cần phải phân bổ cho nhiều người liên quan đến việc làm hỏng hoặc mất mát chứng từ đó Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý tài sản.
Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế p/sinh P/bổ g/trị CC, DC vào chi phí lớn phải p/bổ vào các kỳ trong năm SXKD (các kỳ trong năm)
P/bổ chi phí sửa chữa TSCĐ
111, 112,… vào chi phí SXKD trong kỳ Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến 212 tài sản thuê tài chính CP t/tiếp ban đầu liên quan đến
DN trả trước lãi tiền vay cho bên h/động thuê tài chính được ghi cho vay nguyên giá TSCĐ thuê tài chính
635, 241, 627 Đ/kỳ p/bổ lãi tiền vay theo số phải trả tửng kỳ
2.2.2.2 Kế toán chi phí trả trước dài hạn:
Hạch toán TK 242 cần tôn trọng một số quy định sau:
Chỉ hạch toán vào TK 242 những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động SXKD trên một năm tài chính;
Các loại chi phí nêu trên sẽ được ghi nhận ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính hiện tại nếu chúng chỉ liên quan đến năm này, mà không cần phản ánh vào tài khoản 242.
Việc phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong từng kỳ hạch toán cần dựa vào tính chất và mức độ của từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức phù hợp.
Kế toán cần theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước dài hạn, bao gồm việc phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí trong từng kỳ hạch toán và số dư còn lại chưa được phân bổ.
TK sử dụng:TK 242 Nội dung kết cấu của TK 242
TK 242- Chi phí trả trước dài hạn
-Chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong -Các khoản chi phí trả trước dài hạn phân kỳ bổ vào chi phí hoạt động SXKD trong kỳ
Tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có liên quan đến các khoản chi phí trả trước dài hạn chưa được tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của năm tài chính.
Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1/ Khi phát sinh các khoản chi phí thành lập DN, đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của DN mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm a Nếu chi phí phát sinh không lớn thì ghi nhận toàn bộ vào chi phí SXKD trong kỳ:
Khi phát sinh chi phí lớn, cần phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong nhiều năm tài chính, các chi phí này sẽ được tập hợp vào tài khoản 242 Các tài khoản liên quan bao gồm TK 111, 112, 152, 153, 331 và 334.
Có TK 111, 112, 152, 331, 334, 338,… c Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí SXKD:
Có TK 242 2/ Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều năm:
Có TK 111, 112,… Định kỳ tiến hành phân bổ theo tiêu thức phân bổ hợp lý chi phí thuê TSCĐ, cơ sở hạ tầng vào chi phí SXKD:
Kế toán các khoản cầm cố, ký cƣợc, ký quỹ
TK sử dụng:TK 144 Nội dung kết cấu của TK 144 144- Cầm cố, ký cƣợc, ký quỹ SDĐK:
Giá trị tài sản khi cầm cố và số tiền ký cược, ký quỹ là những yếu tố quan trọng trong giao dịch tài chính Số tiền này không chỉ phản ánh giá trị của tài sản mà còn ảnh hưởng đến số tiền mà người cầm cố sẽ nhận lại hoặc sử dụng để thanh toán Việc hiểu rõ giá trị và số tiền ký cược, ký quỹ giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong các giao dịch tài chính.
- Khoản bị phạt trừ vào tiền ký cƣợc, ký quỹ do không thực hiện đúng hợp đồng
PS: tổng phát sinh Nợ PS: tổng phát sinh Có SDCK:Gía trị tài sản còn cầm cố hoặc số tiền còn đang ký cƣợc, ký quỹ
Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1/ Chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để ký cƣợc, ký quỹ:
Có TK 111, 112 2/ Khi nhận lại tiền ký cƣợc,ký quỹ:
Có TK 144 -Trường hợp không thực hiện đúng quy định của hợp đồng bị phạt trừ tiền ký cược, ký quỹ:
Có TK 144, 244 -Trường hợp dùng tiền ký cược, ký quỹ để thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp:
Có TK 144 3/ Mang tài sản đem cầm cố để đƣợc vay tiền:
- Nếu là vật tƣ, hàng hóa:
- Nếu là máy móc, phương tiện vận tải:
Có TK 144, 244 4/ Nhận lại tài sản đem cầm cố:
-Nhận lại vật, hàng hóa:
Trường hợp dùng tài sản cầm cố để thanh toán nợ vay:
Nếu giá thực tế lớn hơn giá ghi sổ của tài sản mang đi cầm cố thì khoản chênh lệch đƣợc hạch toán vào TK 711
Sơ đồ tổng hợp kế toán tài sản cầm cố, ký cƣợc ngắn và dài hạn:
144, 244 – cầm cố, ký cƣợc ngắn và dài hạn
Ký cƣợc, ký quỹ ngắn và dài hạn Nhận lại các khoản ký cƣợc, ký quỹ bằng tền
211 211 Nguyên Cầm cố bằng Nhận lại TSCĐ đƣa đi cầm cố giá TSCĐ 214
214 Giá trị Giá trị hao mòn hao mòn 811
111, 112 Bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền ký quỹ
Ký quỹ mở L/C Trừ vào nợ phải trả người bán hoặc nợ vay
331 Khi nhận đƣợc hoá đơn hồ sơ trả tiền cho người bán của hàng nhập khẩu
39
Kế toán vốn bằng tiền
Với sự thay đổi trong cơ chế quản lý và tự chủ tài chính hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) cần chú trọng đến việc sử dụng vốn bằng tiền để đạt hiệu quả kinh tế cao Thanh toán qua ngân hàng không chỉ đáp ứng yêu cầu của SXKD mà còn giúp tiết kiệm vốn, tăng thu nhập và thúc đẩy quá trình quay vòng vốn lưu động nhanh chóng.
Thủ tục lập và trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt:
Kế toán tiền mặt sử dụng các chứng từ liên quan đến thu, chi và tồn quỹ tiền mặt như phiếu thu và phiếu chi Những chứng từ này cần có chữ ký đầy đủ của người thu, người nhận, và người cho phép xuất quỹ, bao gồm Giám đốc hoặc người được ủy quyền cùng kế toán Sau khi thực hiện thu hoặc chi tiền, thủ quỹ sẽ đóng dấu "đã thu tiền" hoặc "đã chi tiền" để xác nhận giao dịch.
Cuối ngày, thủ quỹ sử dụng các chứng từ để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ Báo cáo này đi kèm với các chứng từ như phiếu thu và phiếu chi, sau đó được chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ.
Người nộp tiền cần viết giấy đề nghị nộp tiền và giao cho kế toán thanh toán Kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu gồm 3 liên, ghi đầy đủ thông tin và sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt Sau khi được duyệt, phiếu thu sẽ được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục nhập quỹ Khi thủ quỹ nhập đủ số tiền, họ sẽ ghi số tiền thực tế vào phiếu thu, ký tên và đóng dấu “đã thu tiền” Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi vào sổ quỹ, liên 2 giao cho người nộp tiền, và liên 3 sẽ được lưu lại trong cuốn sổ.
Người nhận tiền cần viết giấy đề nghị chi tiền, sau đó đề nghị này sẽ được thủ trưởng đơn vị và kế toán phê duyệt Kế toán sẽ kiểm tra kỹ các điều kiện chi tiền và thủ tục giấy tờ trước khi lập phiếu chi Thủ quỹ sẽ thực hiện thủ tục xuất quỹ, lập 3 liên phiếu chi, có chữ ký của người lập phiếu và xác nhận đã nhận đủ tiền từ người nhận (ghi rõ số tiền) Cuối cùng, thủ quỹ ký tên và đóng dấu, trong đó một liên phiếu chi sẽ được kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ.
Trình tự ghi sổ tiền mặt:
Mỗi ngày, khi thực hiện các giao dịch thanh toán tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu Thu – Chi và ghi vào sổ quỹ tiền mặt Từ sổ quỹ, kế toán sẽ chuyển thông tin vào sổ chi tiết tiền mặt để ghi vào chứng từ ghi sổ Cuối tháng hoặc theo định kỳ, kế toán sẽ ghi chép vào sổ cái tài khoản 111.
Phương pháp ghi: kết cấu sổ cái bao gồm 7 cột
Cột 1 : ghi ngày tháng kế toán ghi sổ cái
Cột 2, 3 : ghi số hiệu chứng từ sổ cái liên quan, tên khách hàng giao dịch
Cột 4 : ghi tóm tắt nội dung kinh tế phát sinh
Cột 5 : ghi số hiệu TK đối ứng
Cột 6 : ghi số tiền phát sinh bên nợ tương ứng cùng 1 dòng với phiếu Thu - Chi Cột 7 : ghi số tiền phát sinh bên có
Cuối kỳ kế toán tổng hợp số tiền
Sổ chi tiết tiền mặt Chứng từ ghi sổ Sổ cái
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12 /2009 làm tăng quỹ tiền mặt:
1 Ngày 1/12/2009 rút TGNH ĐT – PT Việt Nam về nhập quỹ TM (số chứng từ 441/PT)
2 Ngày 3/12/2009 rút TGNH Quân Đội về nhập quỹ TM (số chứng từ 330/PT)
3 Ngày 10/12/2009 rút TGNH ĐT – PT Việt Nam về nhập quỹ TM (số chứng từ 453/PT)
4 Ngày 22/12/2009 rút TGNH Quân Đội về nhập quỹ TM (số chứng từ 399/PT)
5 Ngày 24/12/23009 rút TGNH Quân Đội vế nhập quỹ TM (số chứng từ 343/PT)
6 Ngày 31/12/2009 rút TGNH ĐT – PT Việt Nam về nhập quỹ TM (số chứng từ 478/PT)
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2009 làm giảm quỹ tiền mặt:
1.Ngày 1/12/2009 thanh toán chi chí tiếp khách cho công ty CP DV – DL Mê Kông (số chứng từ 1206/PC)
2 Ngày 8/12/2009 thanh toán tiền phí thuê mặt bằng của công ty CP Cộng Đồng bằng tiền mặt (số chứng từ 1215/PC)
3 Ngày 145/12/2009 nộp tiền vào TK ngân hàng ĐT – TP Việt Nam (số chứng từ 326/PC)
4 Ngày 22/12/2009 nộp tiền vào TK ngân hàng Quân Đội (số chứng từ 265/PC)
5 Ngày 28/12/2009 nộp tiền vào TK ngân hàng ĐT – PT Việt Nam (số chứng từ 333/PC)
6 Ngày 31/12/2009 chi lương tháng 12/2009 (số chứng từ 1234/PC)
CTY TNHH XD & TM ĐÌNH NGUYỄN Mẫu số 01 - TT
20 Cộng Hoà – P4 – Q.Tân Bình (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU TIỀN MẶT Số phiếu : 441/PT
Ngày 01 tháng 12 năm 2009 Liên số : 1
-Họ và tên người nộp: Ngân hàng ĐT – PT Việt Nam -Địa chỉ :
-Về khoản : Rút TGNH về nhập quỹ TM -Số tiền : 200.000.000
-Bẳng chữ : Hai trăm triệu đồng chẵn Kèm theo : 0 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm triệu đồng chẵn
Người nộp Thủ quỹ Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CTY TNHH XD & TM ĐÌNH NGUYỄN Mẫu số 02 - TT
20 Cộng Hoà – P4 – Q.Tân Bình (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI TIỀN MẶT Số phiếu : 1233 /PC
Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Liên số : 1
- Người nhận tiền: BHXH TP.HCM
- Về khoản : Nộp BHXH quý 4/2009
Đã nhận đủ số tiền là Mười chín triệu sáu trăm lẻ tám ngàn đồng chẵn, kèm theo 0 chứng từ gốc.
Người nộp Thủ quỹ Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Công ty TNHH XD & TM Đình Nguyễn hiện đang mở tài khoản giao dịch tại nhiều ngân hàng như Ngân hàng Công Thương, Sacombank, Quân Đội, ACB, Đầu tư & Phát Triển Việt Nam, và Phương Đông Khi doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, việc gửi vào ngân hàng yêu cầu quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch, bao gồm tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá bình quân do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam công bố, nhằm ghi sổ kế toán chính xác.
Chứng từ sử dụng để hạch toán:
Giấy báo có, giấy báo nợ Bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc nhƣ: ủy nhiệm chi – thu, séc chuyển khoản,…
Phương pháp ghi sổ TGNH:
Mỗi loại tiền gửi tại mỗi Ngân hàng đƣợc mở riêng một sổ tiền gửi để theo dõi
Căn cứ ghi: căn cứ vào giấy báo nợ, có của ngân hàng
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2009 làm tăng quỹ TGNH:
1 Ngày 1/12/2009 thu tiền HĐSC của công ty TNHH Dƣợc phẩm AAA và nộp vào
TK ngân hàng Quân Đội (số chứng từ 256)
2 Ngày 9/12/2009 thu tiền hợp đồng của trường Tiểu học Tân Thạnh Đông 3 và nộp vào TK ngân hàng Quân Đội (số chứng từ 261)
3 Ngày 15/12/2009 vay KU 238642 của Ngân hàng ĐT – PT Việt Nam (số chứng từ
4 Ngày 22/12/2009 thu LD của công ty CP ĐTXD Toàn Lộc bằng TGNH Quân Đội (số chứng từ 264)
5 Ngày 31/12/2009 nộp tiền vào TK ngân hàng Quân Đội (số chứng từ 274/PC)
6 Ngày 31/12/2009 nộp tiền vào TK ngân hàng ĐT – PT Việt Nam (số chứng từ 338/PC)
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2009 làm giảm quỹ TGNH:
1 Ngày 7/12/2009 thanh toán hợp đồng 073578 bằng TGNH ĐT – PT Việt Nam (số chứng từ 448)
2 Ngày 10/12/2009 thanh toán tiền vay KU 230073 bằng TGNH ĐT – PT Việt Nam (số chứng từ 457)
3 Ngày 21/12/2009 thanh toán tiền hợp đồng 184388 bằng TGNH Quân Đội (số chứng từ 388)
4 Ngày 30/12/2009 thanh toán tiền hợp đồng 177901 bằng TGNH Quân Đội (số chứng từ 356)
Số : 265 UNC ỦY NHIỆM CHI
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ
Lập ngày 22 tháng 12 năm 2009 Tên đơn vị trả tiền : Công ty CP ĐTXD Toàn Lộc
Mã số đơn vị SDNS : Tài khoản :
Tại kho bạc Nhà nước, Ngân hàng Sacombank là đơn vị nhận tiền cho Công ty TNHH XD & TM Đình Nguyễn, có địa chỉ tại 20, Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM Số tài khoản giao dịch là 10.111.0024.000.4.
Tại Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng TM CP Quân Đội Chi nhánh TP.HCM thực hiện thanh toán và chuyển tiền cho công ty CP ĐTXD Toàn Lộc theo hóa đơn số 264.
Số tiền ghi bằng số : 30.000.000
Số tiền ghi bằng chữ : Ba mươi triệu đồng chẵn ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN KBNN A GHI SỔ NGÀY 23 /12 /2009
Kế toán trưởng Chủ tài khoản Kế toán Kế toán trưởng Giám Đốc
NGÂN HÀNG A GHI SỔ KBNN B HOẶC NGÂN HÀNG B GHI SỔ
Kế toán Kế toán trưởng Giám Đốc Kế toán Kế toán trưởng Giám Đốc
Ngân hàng ĐT –PT Việt Nam
SỔ HẠCH TOÁN CHI TIẾT
Ngày : 1/12/2009 Tài khoản :1011100240004 Loại tiền:VND Khách hàng :70014 CTY TNHH XD – TM ĐINH NGUYEN Số dƣ đầu ngày:230,708,760.00
Số giao dịch Nợ/Có Phát sinh Nợ Phá sinh Có TT09350016848 C 0.00 200,000,000.00
Ngày : 2/12/2009 Ngày lập phiếu Kiểm toán Kế toán trưởng
SỔ CÁI Tên TK:1111 – “ Tiền mặt Việt Nam ” Chứng từ
1215/PC 8/12 Phí thuê MB của công ty Cộng Đồng
265/PC 22/12 Nộp tiền vào NH
31/12 Chi lương nhân viên tháng 12/2009 3341 42.335.360
Số dƣ đầu kỳ : 16.768.584.277 Cộng phát sinh : 4.698.380.581 5.844.437.307
SỔ CÁI Tên TK: 11215 – “ TGNH Quân Đội ” Chứng từ
274/PT 31/12 Nộp tiền vào TK 1111 50.000.000
Số dƣ đầu kỳ : 31.876.550 Cộng phát sinh : 5.170.117.250 1.150.943.836
SỔ CÁI Tên TK:11218 – “ TGNH Đầu Tƣ & Phát triển ” Chứng từ
Số dƣ đầu kỳ : 230.708.760 Cộng phát sinh : 2.936.630.540 2.779.593.630
SỔ CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT
Thu Chi Số dƣ đầu kỳ 16.768.584.277
Rút TGNH ĐT – PT về nhập quỹ
SỔ CHI TIẾT QUỸ TGNH QUÂN ĐỘI
Thu Chi Số dƣ đầu kỳ 31.876.550
2/12 329 Rút TGNH nhập quỹ TM 1111 30.000.000 1.876.550
SỔ CHI TIẾT TGNH ĐT – PT VIỆT NAM
Thu Chi Số dƣ đầu kỳ 230.708.760
1/12 441 Rút TGNH về nhập quỹ TM 1111 200.000.000 30.708.760
31/12 481 Rút TGNH về nhập quỹ TM 1111 180.700.999 387.745.670
