UBND THÀNH PHỐ HẢI PHỊNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP Số: /QĐ-CĐCN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – hạnh phúc Hải Phòng, ngày tháng 01 năm 2018 QUYẾT ĐỊNH Về việc Ban hành Quy định chế độ họp hoạt động Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải Phịng HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP HẢI PHỊNG Căn Quyết định số: 615/QĐ-BLĐTBXH ngày 11 tháng năm 2007 Bộ trưởng Bộ Lao động, Thương binh Xã hội việc thành lập trường Cao đẳng nghề Công nghiệp Hải phịng sở nâng cấp trường TH Cơng nghiệp Hải Phòng; Quyết định số 1149/QĐ-LĐTBXH, ngày 18 tháng năm 2017 Bộ trưởng Bộ Lao động, thương binh Xã hội việc đổi tên Trường Cao đẳng nghề cơng nghiệp Hải Phịng thành trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải Phịng; Căn Thơng tư số 46/2016/TT-BLĐTBXH, ngày 28 tháng 12 năm 2016 Bộ Lao động, Thương binh Xã hội quy định điều lệ trường; Căn vào Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước; Xét đề nghị ơng Phó Trưởng phịng Tổ Chức - Hành chính, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định chế độ họp hoạt động Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải Phịng Điều Quyết định có hiệu lực kể từ 01 tháng 02 năm 2018 Bãi bỏ qui định trước họp hoạt động Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải Phịng Điều Các ơng (bà) Trưởng phịng, Khoa, Trung tâm, CT Cơng đồn, BT Đồn TN, có trách nhiệm thi hành Quyết định này./ PHÓ HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: (Đã ký) - Như Điều 3, - BGH, - Lưu: TCHC Cao Anh Tuấn UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – hạnh phúc QUY ĐỊNH Ngày CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP HẢI PHỊNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐCN /01/2018 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải Phịng) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng Quy định điều chỉnh việc tổ chức họp hoạt động quản lý, điều hành Trường Cao đẳng Công nghiệp Hải Phòng Điều Đối tượng áp dụng Các họp giao ban Ban giám hiệu; họp giao ban hàng tháng, quý; Các họp chuyên môn: Họp Lãnh đạo nhà trường với phận, họp phòng, khoa, trung tâm, tổ chuyên môn; Họp tham mưu, tư vấn: Cuộc họp lãnh đạo nhà trường với đơn vị trực thuộc, chuyên gia, nhà khoa học; Các họp sơ kết, tổng kết, tập huấn, hội thảo, triển khai, họp hội đồng, họp ban chỉ đạo Điều Mục tiêu 3.1 Giảm bớt số lượng, tiết kiệm thời gian thực hiện, nâng cao chất lượng họp hoạt động Nhà trường 3.2 Nâng cao chất lượng triển khai thực nhiệm vụ công tác nhà trường, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành Hiệu trưởng Ban Giám hiệu 3.3 Kịp thời giải khó khăn, vướng mắc nảy sinh trình thực nhiệm vụ được giao đơn vị, đảm bảo cho nội dung công tác phân công cho phòng, ban, khoa, trung tâm, đơn vị trực thuộc được thực đúng tiến độ thời gian, hoàn thành với chất lượng cao 3.4 Góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, thực cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực hiệu quản lý Nhà trường Điều Ứng dụng khoa học cơng nghệ Trưởng đơn vị cấp có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, vào việc đổi công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để giảm bớt họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng hiệu họp Điều Nguyên tắc tổ chức các họp 5.1 Đảm bảo giải công việc đúng thẩm quyền phạm vi trách nhiệm được phân công; cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền mình lên cấp 5.2 Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành Hiệu trưởng việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành 5.3 Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp họp với việc tổ chức họp cách hợp lý 5.4 Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt Hiệu trưởng Điều Họp tở chức trị, tở chức trị xã hội, tổ chức xã hội, xã hội - nghề nghiệp nhà trường Các tổ chức trên, tổ chức họp theo Điều lệ tổ chức mình được bố trí phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động tổ chức Chương II QUY TRÌNH TỞ CHỨC CUỘC HỌP Điều Xây dựng kế hoạch tổ chức họp 7.1 Căn vào nhiệm vụ, kế hoạch công tác giải pháp thực năm học được nhà trường ban hành, Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền chỉ đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp; phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp Trưởng đơn vị, chủ tịch hội đồng người được ủy quyền xây dựng kế hoạch họp đơn vị, hội đồng mình phụ trách 7.2 Các họp bất thường chỉ được tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp Điều Chuẩn bị nội dung các họp 8.1 Nội dung họp thực theo quy định nhà trường ban hành Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền phân công cho đơn vị chuẩn bị theo mục đích, yêu cầu họp (nếu việc chuẩn bị cần sự phối hợp của nhiều đơn vị thì phải có một đơn vị chủ trì) Trưởng đơn vị, hội đồng người được ủy quyền chuẩn bị nội dung họp đơn vị, hội đồng mình phụ trách 8.2 Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, thảo luận, tham khảo ý kiến họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn 8.3 Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngồi văn cịn phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung 8.4 Các đơn vị, cá nhân được phân công chuẩn bị nội dung họp thì phải chuẩn bị kỹ, chu đáo, đầy đủ, đúng yêu cầu nội dung thời gian 8.5 Đơn vị, cá nhân được phân cơng chuẩn bị nội dung họp khơng hồn thành công tác chuẩn bị nội dung, thời gian theo u cầu được coi khơng hồn thành nhiệm vụ công tác bị xử lý kỷ luật theo quy định nhà trường Điều Giấy mời họp 9.1 Giấy mời họp phải ghi rõ nội dung sau đây: Người triệu tập chủ trì; Thành phần tham dự; Người được triệu tập, người được mời; Nội dung họp, thời gian, địa điểm; Những yêu cầu người được triệu tập, được mời 9.2 Giấy mời họp phải được gửi ngày làm việc bằng văn bản, email, website bảng tin thông báo kế hoạch công tác nhà trường Trường hợp họp bất thường, đột xuất mời trực tiếp gọi điện Điều 10 Thành phần số lượng người tham gia họp 10.1 Căn theo quy định nhà trường tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp để quy định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu + Họp giao ban tháng - Thành phần triệu tập: Ban Giám hiệu, Trưởng phòng, Trưởng khoa, Giám đốc trung tâm Chủ trì: Hiệu trưởng phó Hiệu trưởng được ủy quyền - Thành phần mời dự: Chủ tịch Công đồn Trường, Bí thư Đồn TNCS HCM, đảng ủy viên - Trưởng phịng (hoặc Phó Trưởng phịng) Tổ chức Hành làm thư ký, ghi biên kết luận họp + Họp giao ban Lãnh đạo - Thành phần triệu tập: Ban Giám hiệu- chủ trì: Hiệu trưởng - Trưởng phịng Tổ chức Hành làm thư ký, ghi biên kết luận họp + Họp lãnh đạo nhà trường với phận: ( Họp của BGH với đơn vị được phân công quản lý trực tiếp, họp liên tịch để giải quyết công việc liên quan) Thành phần dự họp: Lãnh đạo nhà trường, trưởng đơn vị- Chủ trì lãnh đạo nhà trường + Họp chuyên môn phịng, khoa, trung tâm, tổ mơn: - Thành phần dự họp: CBVC phòng, khoa, trung tâm - Chủ trì: Trưởng đơn vị - Thành phần mời dự (Đối với c̣c họp quan trọng, cần thiết): BGH, Bí thư chi bộ, tổ trưởng cơng đồn phận họp phịng, khoa, trung tâm; Trưởng phó đơn vị họp tổ chuyên môn + Các họp khác: (Họp tham mưu - tư vấn, họp tập huấn - triển khai, họp ban chỉ đạo, họp Hội đồng, họp làm việc Ban Giám hiệu với đơn vị): Thành phần dự họp theo định Hiệu trưởng, Chủ tịch Hội đồng Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền triệu tập vào tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp 10.2 Người đứng đầu đơn vị được mời họp phải tham dự cử người tham dự họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung, yêu cầu họp Điều 11 Thời gian tiến hành họp, trách nhiệm các đơn vị tổ chức, phục vụ họp 11.1 Họp giao ban lãnh đạo: 01 lần/tháng, vào 9h00 thứ hai, t̀n thứ hàng tháng, khơng q ½ ngày 11.2 Họp giao ban tháng: 01lần/tháng, vào 14h30 thứ hai, t̀n thứ hàng tháng, khơng q ½ ngày 11.3 Họp chuyên môn đơn vị trực thuộc: 01 lần/ tháng khoảng từ thứ ba đến thứ sáu t̀n thứ nhất, khơng q ½ ngày 11.4 Họp giao ban toàn trường quý lần vào 15h30 ngày thứ sáu tuần cuối, tháng cuối quý 1.1.5 Họp Tổ chức trị; Tổ chức Chính trị - Xã hội; Xã hội nghề nghiệp thực theo Điều lệ, kế hoạch Tổ chức kế hoạch cấp 11.6 Các họp khác: Hiệu trưởng, Chủ tịch Hội đồng Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền, trưởng phận, tính chất, nội dung, yêu cầu họp để bố trí thời gian cho phù hợp, đảm bảo thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Thời gian họp được định theo nội dung họp 11.7 Trách nhiệm đơn vị: - Phịng Tổ chức - Hành chính: + Là đơn vị chịu trách nhiệm việc tổ chức, thư ký, lễ tân, khánh tiết họp, hội nghị, hội thảo… + Lên lịch họp họp định kỳ trình Hiệu trưởng (phó Hiệu trưởng) phê duyệt, thông báo Website Nhà trường thông báo tới Trưởng đơn vị Trường hợp ngày họp trùng với ngày nghỉ lễ thì chuyển vào ngày sau liền kề, trường hợp thay đổi lịch thì thông báo bằng văn - Các họp khác (mang tích chất chun mơn, chun đề…) đơn vị phụ trách chuyên môn được phân công chủ trì phối hợp phịng Tổ chức, Hành thực - Phịng Quản trị - Đời sống: Chịu trách nhiệm sở vật chất phục vụ họp, phối hợp với Phịng Tổ chức Hành cơng tác lễ tân, khánh tiết - Các đơn vị: Phối hợp với phịng Tổ chức-Hành chính, Phịng Quản trị-Đời sống để tổ chức họp đơn vị mình được phân công phụ trách Điều 12 Những yêu cầu tiến hành họp 12.1 Mỡi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành cho phù hợp với tính chất, yêu cầu, nội dung vấn đề điều kiện, hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải công việc 12.2 Người chủ trì người được phân công chỉ trình bày tóm tắt, ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi vấn đề đưa họp 12.3 Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào nội dung họp, vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý, thực 12.4 Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng, cụ thể, thể được đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp; nội dung chưa kết luận cần phân công đơn vị, cá nhân tiếp tục nghiên cứu, thảo luận định thời gian thống để kết luận Điều 13 Trách nhiệm người chủ trì họp 13.1 Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp 13.2 Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự họp được trình bày ý kiến mình cách hợp lý 11.3 Điều khiển họp theo đúng mục đích, u cầu đặt 13.4 Có ý kiến kết luận họp trước kết thúc họp 13.5 Giao trách nhiệm cho đơn vị, cá nhân triển khai thực kết luận họp đơn vị, cá nhân văn thông báo kết họp đến đơn vị, cá nhân có liên quan để thực (đối với họp giao ban thường kỳ Phịng Tổ chức-Hành văn thông báo kết họp) Điều 14 Trách nhiệm người tham dự họp 14.1 Nghiên cứu tài liệu, văn họp văn cần thiết có liên quan trước đến dự họp 14.2 Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu họp gửi văn đúng hạn quy định họp có yêu cầu gửi văn trước 14.3 Phải dự họp đúng thành phần, đến họp đúng tham dự đủ thời gian họp Chỉ trường hợp đột xuất được đồng ý người chủ trì thì người tham dự rời họp trước kết thúc 14.4 Trong dự họp: - Phải tuân thủ điều hành người chủ trì, tôn trọng ý kiến người khác, thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng; - Trình bày ý kiến tham gia thảo luận họp phải ngắn gọn, rõ ý, thẳng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ trì họp quy định cho phép - Không được làm việc riêng xử lý công việc không liên quan đến nội dung họp như: đọc sách, báo, chơi trị chơi máy điện thoại, máy tính; khơng hút thuốc lá; không dự họp tình trạng say rượu; không gọi nghe điện thoại họp; 14.5 Nếu họp muộn phút (khơng có lý đáng khơng được đồng ý người chủ trì), không tham dự hết thời gian họp vi phạm quy định khác quy định được coi vi phạm nội quy, chế độ trừ vào kết đánh giá, phân loại thi đua hàng tháng xem xét thi đua - khen thưởng theo quy định hành nhà trường, thành phố, bộ, ngành nhà nước 14.6 Người được cử họp thay, sau họp phải báo cáo lại cho cấp trưởng nội dung, nghị họp Điều 15 Biên họp thông báo kết họp 15.1 Nội dung, diễn biến họp phải được ghi thành biên loại sổ biên họp tương ứng với nội dung họp nhà trường (sổ họp giao ban tháng, sổ họp ban chỉ đạo, sổ họp hội đồng…) + Trong trường hợp cần thiết theo yêu cầu người chủ trì, nội dung họp phải được trích ghi thành biên riêng, vào sổ theo dõi sổ biên nhà trường + Các loại sổ biên họp phải được quản lý chặt chẽ, lưu trữ lâu dài (sổ họp giao ban tháng trưởng phịng Tổ chức - Hành quản lý; sổ họp ban chỉ đạo hội đồng thư ký hội đồng/ban chỉ đạo quản lý, sổ họp chuyên môn phận trưởng phận cử người quản lý) Định kỳ ngày 30 tháng 12 hàng năm sổ họp của tổ chuyên môn, của Khoa, của Phòng,, sổ họp giao ban tháng, kế hoạch, biên bản, kết luận cuộc họp nộp cho Phịng tổ chức hành lưu trữ để phục vụ công tác quản lý, tra, kiểm tra, kiểm định 15.2 Biên họp phải gồm nội dung sau: a) Thời gian họp, người chủ trì, người ghi biên (thư ký), thành phần được triệu tập (mời tham dự); số có mặt, số vắng mặt, nêu rõ lý vắng mặt người b) Những vấn đề được trình bày thảo luận họp c) Ý kiến phát biểu người tham dự họp d) Kết luận người chủ trì họp định được đưa ra, thống họp e) Chữ ký thư ký người chủ trì họp Biên họp được thư ký thông qua họp 15.3 Thông báo kết luận họp bằng văn (nếu có) phải gồm nội dung sau đây: - Mục đích, thời gian, nội dung tiến trình họp - Các ý kiến thảo luận, đóng góp họp; kết luận người chủ trì họp định được đưa họp - Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực - Văn thông báo kết luận họp Người chủ trì họp phòng chức (được uỷ quyền) ký ban hành 15.4 Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra kết thực ý kiến kết luận, chỉ đạo người chủ trì họp được đưa họp giao ban tháng giao cho phòng Tổ chức - Hành đơn vị đầu mối phối hợp với đơn vị chức thực theo kết luận người chủ trì Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 16 Hiệu lực thi hành a) Quy định có hiệu lực thi hành theo hiệu lực thi hành Quyết định ban hành b) Bãi bỏ qui định trước họp hoạt động Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải Phịng / PHĨ HIỆU TRƯỞNG PHỤ TRÁCH TRƯỜNG Cao Anh Tuấn ... điện thoại họp; 14.5 Nếu họp muộn phút (khơng có lý đáng không được đồng ý người chủ trì), không tham dự hết thời gian họp vi phạm quy định khác quy định được coi vi phạm nội quy, chế độ trừ vào... đơn vị họp tổ chuyên môn + Các họp khác: (Họp tham mưu - tư vấn, họp tập huấn - triển khai, họp ban chỉ đạo, họp Hội đồng, họp làm việc Ban Giám hiệu với đơn vị): Thành phần dự họp theo định. .. thời gian, nội dung tiến trình họp - Các ý kiến thảo luận, đóng góp họp; kết luận người chủ trì họp định được đưa họp - Quy? ??t định người có thẩm quy? ??n đưa họp việc giải vấn đề có liên quan