GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ MICROSOFT EXCEL
Những đặc điểm mới của Microsoft Excel 2010
Microsoft Excel 2010 là một phần mềm trong bộ Microsoft Office 2010, được thiết kế để tạo, chỉnh sửa và quản lý dữ liệu theo định dạng bảng tính Phần mềm này nổi bật với khả năng xử lý các phép toán thông qua công thức và hàm, phù hợp cho nhiều loại dữ liệu khác nhau Bên cạnh đó, Excel còn hỗ trợ phân tích dữ liệu và chia sẻ thông tin qua các đối tượng trực quan như bảng biểu và biểu đồ.
Bảng tính Excel là tài liệu điện tử giúp lưu trữ và thao tác với nhiều loại dữ liệu như số, văn bản và ký tự đặc biệt dưới dạng bảng Định dạng bảng bao gồm các dòng và cột, tạo thành các ô khi giao nhau Một file Excel có thể chứa nhiều trang tính, cho phép người dùng phân chia dữ liệu theo nhu cầu công việc một cách hợp lý.
Mục tiêu của mục này là giới thiệu những điểm mới của Excel 2010 Sau đây là khái quát những đặc điểm mới trong phiên bản Excel 2010:
- Truy cập đúng công cụ khi cần
- Truy cập Excel 2010 theo cách mới
- Đa dạng hóa cách thức so sánh dữ liệu
- Nâng cao hiệu quả phân tích dữ liệu
Truy cập đúng công cụ khi cần thiết
Phiên bản Office 2010 mang đến nhiều tính năng mới và cải tiến, giúp người dùng dễ dàng sử dụng và thao tác với các công cụ hữu ích trong công việc Những tính năng này được thiết kế để hiển thị kịp thời, hỗ trợ hiệu quả trong việc xử lý số liệu.
Giao diện Ribbon được cải tiến
Trong Excel 2007, người dùng không có khả năng tùy chỉnh các tab lệnh hoặc nhóm chức năng Tuy nhiên, điều này đã được cải thiện trong các phiên bản sau.
Trong Microsoft Excel 2010, người dùng có khả năng tạo và tùy chỉnh các thẻ, nhóm, cũng như thay đổi tên và thứ tự của các thẻ và nhóm có sẵn.
Hình 1 1 Tùy chỉnh giao diện thanh Ribbon
Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulars, Data, Review, View, Developer, Add-Ins
Bảng điều khiển chứa các nút lệnh thường xuyên sử dụng trong công việc, bao gồm cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, sử dụng các mẫu có sẵn, cũng như các chức năng chèn, xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm và lọc dữ liệu.
Insert Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, kí hiệu,
Page Layout Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn
Formulas Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel
Data Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các thao tác, phân tích dữ liệu,
Review Các nút lệnh kiểm tra lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính
View Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,
Developer Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA
Add-Ins Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,
Giao diện hiển thị Microsoft Office Backstage
Trong phiên bản Office 2010, thẻ File cho phép người dùng truy cập vào chế độ Backstage, nơi có thể tạo file mới, mở file cũ, lưu, gửi, bảo vệ, xem trước và in các file, cũng như thiết lập các tùy chỉnh cho Excel.
Hình 1 2 Giao diện hiển thị Microsoft Office Backstage
Công cụ quản lý sổ tính (Workbook Management tools)
Công cụ này cho phép người dùng có thể quản lý, bảo vệ và chia sẻ nội dung
- Phục hồi các bản cũ của file: người dùng có thể phục hồi các phiên bản cũ của file vừa đóng nhưng quên chưa lưu
- Góc nhìn bảo vệ (Protected View): chức năng này giúp bạn có nhiều quyết định hơn khi mở file có nguồn gốc không tin cậy
Chức năng tài liệu tin cậy giúp giảm thiểu thao tác thủ công của người dùng, cho phép tích hợp nội dung có nguồn dữ liệu động, như kết nối với dữ liệu bên ngoài hoặc kích hoạt macro.
1.1.1 Truy cập Microsoft Excel 2010 theo cách mới
Với Excel 2010, người dùng có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, bao gồm cơ quan, nhà riêng hoặc khi di chuyển Ứng dụng Microsoft Excel Web App cho phép làm việc với file Excel trực tuyến, với mọi thao tác được lưu lại trên Web để sử dụng sau này Đây là một phần của Microsoft Office Web App, được hỗ trợ trên Windows Live Sky Drive hoặc trong các tổ chức sử dụng Office Web Apps trên SharePoint 2010.
Với Microsoft Excel Web App, người dùng có thể:
- Hiển thị cửa sổ tính trực tiếp trên trình duyệt
- Chỉnh sửa sổ tính Excel trực tiếp
1.1.2 Đa dạng hóa cách thức so sánh dữ liệu
Excel 2010 đã cải tiến các chức năng như PivotTables và bổ sung các tính năng mới như Sparklines và Slicer, giúp người dùng phân tích dữ liệu số một cách trực quan và khoa học hơn.
Người dùng có thể tạo biểu đồ tí hon trong ô dữ liệu để thể hiện xu hướng và tóm tắt dữ liệu một cách tổng quan thông qua khái niệm sparklines Nhờ vào sparklines, người đọc có thể nhanh chóng hiểu được các con số phản ánh tình hình kinh doanh.
Một số cải tiến giúp cho người dùng dễ dàng sử dụng và tăng khả năng đáp ứng cho PivotTables:
- Tăng cường độ thực thi: bằng kỹ thuật đa luồng, Excel 2010 giúp người dùng tăng tốc độ truy cập, sắp xếp và lọc dữ liệu trong PivotTable
- Gán nhãn cho PivotTables: Người dùng có thể gán nhãn và lặp lại nhãn đó trên các tiêu đề của dòng và cột trong PivotTable
Slicer giúp người dùng dễ dàng lọc dữ liệu trong PivotTable chỉ với một cú click chuột, nâng cao khả năng lọc dữ liệu Giao diện lọc còn được trang bị hộp tìm kiếm, cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết trong hàng ngàn bản ghi.
- Chức năng Show Values As: Người dùng có thể sử dụng một số các phép tính toán tự động
- Cải tiến PivotChart: Người dùng có thể dễ dàng tương tác, lọc dữ liệu trực tiếp hay tổ chức lại bố cục với báo cáo PivotChart
Slicers là công cụ điều khiển trực quan giúp người dùng dễ dàng lọc dữ liệu trong PivotTable Khi thêm slicer, người dùng có thể sử dụng các nút để phân đoạn và lọc dữ liệu một cách nhanh chóng Điều này cho phép bạn thêm bộ lọc vào PivotTable mà không cần mở danh sách bộ lọc, vì chúng đã được hiển thị trên Slicer Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lại Slicer trong các PivotTable hay PivotChart khác và định dạng chúng theo phong cách tổng thể của sổ tính Excel.
Cải tiến định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting)
Với những cải tiến trong việc thể hiện định dạng dữ liệu, Excel 2010 đã bổ sung khá nhiều kỹ thuật định dạng mới rất linh hoạt:
Trong Excel 2010, người dùng được trang bị một bộ sưu tập phong phú các biểu tượng và ký hiệu Hơn nữa, bạn có khả năng tùy chỉnh điều kiện hiển thị của các đối tượng này, mang lại sự linh hoạt trong việc sử dụng.
Bạn có thể tận dụng nhiều định dạng mới cho thanh dữ liệu, bao gồm việc thêm đường viền và thiết lập hướng hiển thị để tăng tính linh hoạt và thẩm mỹ cho dữ liệu của mình.
1.1.3 Nâng cao hiệu quả phân tích dữ liệu
Microsoft Excel 2010 cung cấp cho người dùng một tập hợp các công cụ phân tích dữ liệu để việc phân tích dữ liệu dễ dàng hơn
Tăng độ chính xác của các hàm
Giới thiệu giao diện Microsoft Excel 2010
1.2.1 Các thành phần trong giao diện Excel 2010
Cửa sổ ứng dụng Excel
Khi mở ứng dụng Excel, người dùng sẽ thấy hai cửa sổ: cửa sổ ứng dụng (application window) và cửa sổ dành cho sổ tính Excel (Workbook Window) Cửa sổ ứng dụng chiếm toàn bộ màn hình và cung cấp nhiều công cụ cũng như chức năng hữu ích, trong khi cửa sổ dành cho sổ tính là nơi người dùng thao tác với dữ liệu và các đối tượng như bảng và biểu đồ.
Cửa sổ ứng dụng Excel chứa một số thành phần giao diện căn bản là: Quick Access toolbar, The Ribbon, The Formula Bar, The task pane, The status bar
Trang tính trong Excel là một phần quan trọng của bảng tính, cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu hiệu quả Mỗi trang tính có khả năng chứa tới 16.384 cột và 1.048.576 dòng, tạo thành nhiều ô dữ liệu Người dùng có thể tùy chỉnh các thuộc tính như độ rộng và chiều cao, cũng như thêm hoặc xóa các dòng và cột theo nhu cầu.
File Excel, hay còn gọi là sổ tính, là nơi lưu trữ các trang tính Mỗi file Excel mặc định được tạo ra sẽ có 3 trang tính, với tên của các trang tính hiển thị ở cuối sổ tính Người dùng có khả năng thêm, xóa hoặc thay đổi các trang tính theo nhu cầu của mình.
An Excel spreadsheet consists of several key components: the title bar, which displays the name of the document; the sheet tab bar, which contains the names of individual worksheets; the scroll buttons, used for navigating through the spreadsheet; and the Insert Worksheet button, which allows users to add new worksheets.
Thanh Ribbon chứa tất cả các câu lệnh trong Excel, được nhóm lại thành các nhóm lệnh và đặt trên các thẻ
Hình 1 3 Giao diện thanh Ribbon và các thẻ lệnh
Screen Tips là văn bản ngắn gọn mô tả chức năng của câu lệnh, hiển thị khi người dùng di chuyển chuột qua khu vực liên quan.
Giao diện Backstage trong Excel xuất hiện khi bạn sử dụng thẻ File, cung cấp nhiều tùy chọn cho các lệnh như kiểm tra tính tương thích của sổ tính, quản lý quyền hạn và xem thông tin phiên bản Backstage giúp đơn giản hóa việc truy cập và sử dụng các chức năng trong Excel.
Hình 1.4 Giao diện Backstage View
Hộp thoại này cho phép tìm kiếm và mở file excel đang tồn tại sẵn bằng cách dùng lệnh Open trong thẻ File
Các thẻ theo ngữ cảnh trong Excel chỉ xuất hiện khi bạn chọn một đối tượng cụ thể, giúp đơn giản hóa việc sử dụng các chức năng của phần mềm.
Thanh công cụ truy cập nhanh (The Quick Access Toolbar)
Thanh tiêu đề mặc định hiển thị các thành phần tích hợp thường dùng, và bạn có thể tùy chỉnh để thêm các câu lệnh thường xuyên sử dụng vào thanh truy cập nhanh.
Thanh trạng thái (Startus bar)
Ở phần dưới cùng của cửa sổ ứng dụng, có các chỉ báo trạng thái cho các tùy chọn như Cell Mode, End Mode, Page Number và Macro Recording Khi làm việc với ô dữ liệu, trạng thái của ô bạn đang chọn sẽ được hiển thị, cho biết liệu nó đang ở chế độ Ready, Edit hay Enter.
Thanh công thức nằm dưới thanh Ribbon, chứa các nút Name Box, nút Insert Function và ô nhập công thức Formula Bar
1.2.2 Tùy chỉnh giao diện Microsoft Excel 2010
Hộp thoại Excel Option cung cấp cho bạn các tùy chọn để tùy chỉnh và cấu hình giao diện Excel
Hình 1 6 Hộp thoại Excel Options
Các tùy chỉnh có thể thay đổi hay cá nhân hóa giao diện theo nhu cầu người dùng của Excel
Thu gọn tối thiểu thanh Ribbon
Người dùng có thể thu gọn diện tích của Ribbon bằng cách nhấn nút "Minimize The Ribbon" trên thanh ribbon hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+F1 Để phục hồi lại diện tích Ribbon, bạn chỉ cần chọn thẻ bất kỳ và nháy đúp hoặc sử dụng tổ hợp phím trên.
1.2.3 Nhập dữ liệu và thao tác căn bản với dữ liệu trong trang tính
Các khái niệm cơ bản khi nhập dữ liệu trong Excel
Trong Excel, bạn có thể truy cập một ô hoặc một dải ô thông qua tên của chúng Tên ô không phân biệt chữ hoa và chữ thường, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và sử dụng.
Excel hỗ trợ nhập ba loại dữ liệu trong một ô: nhãn, giá trị và ngày tháng thời gian Dựa vào cách bạn nhập dữ liệu, Excel sẽ tự động xác định loại dữ liệu phù hợp.
Câu lệnh Save và Save as
Trong Microsoft Word, lệnh Save cho phép người dùng lưu sổ tính mới hoặc cập nhật các thay đổi cho sổ tính hiện tại với tên cũ Trong khi đó, lệnh Save As được sử dụng để lưu một file đã tồn tại dưới một tên mới, có thể ở vị trí khác và với định dạng dữ liệu khác.
Excel cung cấp nhiều định dạng mở rộng để lưu trữ sổ tính, trong đó phiên bản 2010 bổ sung các định dạng mới như XML Data và Excel Binary Workbook Những định dạng này không chỉ giúp nén kích thước file Excel mà còn tăng cường bảo mật dữ liệu và khả năng phục hồi các file bị lỗi.
1.2.4 Chức năng trợ giúp trong excel
Bạn có thể mở cửa sổ trợ giúp Excel bằng cách nhấp vào nút Help ở góc trên bên phải hoặc nhấn phím F1 Tại đây, người dùng có thể tìm kiếm thông tin cả trực tuyến lẫn trên máy tính của mình để tìm câu trả lời cho các thắc mắc.
Thực hiện tính toán trong sổ tính Excel
1.3.1 Tạo công thức căn bản trong Excel
Công thức trong Excel là một tập hợp các câu lệnh toán học dùng để tính toán dữ liệu trong trang tính, bắt đầu bằng dấu “=” Các công thức có thể bao gồm toán tử, hàm, tham chiếu và hằng số Khi dữ liệu thay đổi, kết quả của công thức cũng sẽ tự động cập nhật.
Hàm trong Excel là công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các phép tính và xử lý dữ liệu Excel cung cấp nhiều loại hàm, từ đơn giản đến phức tạp, giúp nâng cao độ chính xác và tốc độ xử lý Mỗi hàm bao gồm tên hàm và các tham số đầu vào Người dùng có thể truy cập các nhóm hàm khác nhau thông qua thẻ Formulas và dễ dàng tìm kiếm trong Function Library bằng cách nhấn nút Insert Function.
1.3.3 Sao chép công thức và hàm
Khi làm việc với dữ liệu trong Excel, người dùng thường phải xử lý một nhóm ô có cùng công thức nhưng khác nhau ở tham số đầu vào Để đơn giản hóa quy trình này, việc sao chép công thức và hàm để tái sử dụng các hàm đã viết là rất cần thiết.
Tham chiếu tương đối là một loại tham chiếu ô trong công thức, cho phép tham số thay đổi khi công thức được sao chép sang vị trí ô khác Việc sử dụng tham chiếu tương đối giúp tạo ra các công thức có giá trị linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh.
Tham chiếu tuyệt đối là kiểu tham chiếu ô trong công thức mà tham số không thay đổi khi công thức được sao chép đến vị trí khác Kiểu tham chiếu này được áp dụng trong các công thức khi giá trị của ô cần sử dụng phải giữ nguyên và không thay đổi.
Tham chiếu hỗn hợp là loại tham chiếu ô bao gồm cả tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối Khi công thức được sao chép sang vị trí khác, tham chiếu tương đối sẽ thay đổi, trong khi tham chiếu tuyệt đối vẫn giữ nguyên giá trị.
Chỉnh sửa sổ tính Excel
1.4.1 Thao tác dữ liệu trong sổ tính Excel
Excel cung cấp cho người dùng nhiều lựa chọn để thao tác với lượng lớn dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả
Các câu lệnh Undo và Redo
Các lệnh Undo (Ctrl+Z) cho phép người dùng hủy bỏ các hành động đã thực hiện và trở về trạng thái trước đó, trong khi lệnh Redo (Ctrl+Y) dùng để khôi phục các hành động đã hủy bỏ Hai lệnh này được đặt trên thanh công cụ Quick Access.
Excel hỗ trợ người dùng Undo và Redo lên đến 100 lần gần nhất, tuy nhiên có một số hành động không thể Undo được như lưu sổ tính Excel
Hình 1 7 Nút lệnh Undo và Redo
Chức năng Auto Fill cho phép người dùng nhanh chóng chèn dữ liệu vào một chuỗi ô bằng cách nhập giá trị vào ô đầu tiên và kéo fill handle để tự động điền vào các ô còn lại Ô đầu tiên chứa giá trị khởi đầu, trong khi ô tiếp theo sẽ xác định quy luật cho chuỗi dữ liệu Người dùng có thể điều chỉnh quy luật dữ liệu trong phần tùy chọn của Auto Fill Options.
Fill handle là một ô nhỏ nằm góc dưới bên phải để bạn sử dụng kích hoạt chức năng Autofill
Các tùy chọn cho chức năng Auto Fill bao gồm: Copy Cells, Fill Series, Fill Formatting Only, Fill without Formatting
Hình 1 8 Chức năng Auto Fill
Câu lệnh Clear trên thẻ Home, thuộc nhóm Editing, cho phép người dùng xóa định dạng, dữ liệu, chú thích, hoặc xóa toàn bộ nội dung và định dạng một cách dễ dàng.
1.4.2 Chỉnh sửa các thành phần trong sổ tính
Người dùng có thể chèn và xóa dữ liệu trong dòng hoặc cột bằng các bước:
- Chọn một dòng hoặc cột
- Trong thẻ Home, trong nhóm Cells, chọn câu lệnh Insert hoặc Delete
Tương tự, bạn có thể chèn hoặc xóa dữ liệu trong dải các ô
Hình 1 10 Chỉnh sửa các thành phần trong sổ tính
1.4.3 Tìm kiếm dữ liệu trong sổ tính
Khi gặp dữ liệu không chính xác trong sổ tính, người dùng thường phải duyệt qua từng ô để tìm kiếm thủ công, nhưng điều này tốn thời gian và không hiệu quả Excel cung cấp chức năng tìm kiếm và thay thế, giúp người dùng nhanh chóng và hiệu quả sửa đổi dữ liệu trong bảng tính.
• Câu lệnh Find: Excel cung cấp các tùy chọn nâng cao có thể tìm kiếm các thông tin xác định
Câu lệnh Replace cho phép người dùng thay thế dữ liệu hiện có bằng dữ liệu mới Bạn có thể tìm thấy tính năng này trong thẻ Home dưới mục Editing, hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để thực hiện nhanh chóng.
Hình 1 11 Hộp thoại tìm kiếm và thay thế
1.4.4 Chỉnh sửa dòng và cột
Excel cho phép người dùng điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng thông qua hai phương pháp chính: sử dụng tùy chọn AutoFit để tự động điều chỉnh hoặc thực hiện thủ công.
• Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home
• Thông thường điều chỉnh độ cao và rộng bằng cách kích vào Row
• Để sử dụng tính năng AutoFit, kích vào AutoFit Row Height hoặc AutoFit
Hình 1 12 Chỉnh sửa dòng và cột
• Tùy chọn Transpose: Tùy chọn Transpose tự động chuyển đổi dòng thành cột và cột thành dòng và ngược lại
- Chọn vùng dữ liệu cần chuyển: Đặt chuột vào bảng dữ liệu, nhấn CTRL+A hoặc kéo chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi
- Copy bảng dữ liệu: Ấn tổ hợp phím tắt CTRL + C để copy vùng chọn bảng dữ liệu cần chuyển đổi vừa mới chọn xong
To paste a data table in a transposed format, first select the destination where you want the column data to appear Next, navigate to the Home tab, click on the arrow under the Paste option, and choose Paste Special.
Trong hộp thoại Paste Special, click chọn Transpose, các tùy chọn khác như hình dưới, rồi click OK
Hình 1 13 Hộp thoại Paste Special và kết quả Paste Special
Ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột ( Hide/Unhide)
Người dùng có thể ẩn hoặc hiện thị cột trong thẻ Home/Cells/Format Tùy chọn "Hide" cho phép ẩn bất kỳ cột hoặc dòng nào trong sổ tính, trong khi tùy chọn "Unhide" giúp hiển thị các cột hoặc dòng đang bị ẩn.
Hình 1 14 Giao diện chức năng Hide/Unhide dòng hoặc cột
Định dạng trong sổ tính Excel
Sau khi hoàn tất việc chỉnh sửa dữ liệu, người dùng nên bổ sung các yếu tố định dạng trong bảng tính để tạo sự nổi bật và nhấn mạnh các vùng dữ liệu quan trọng.
Font là phương thức biểu diễn dữ liệu đã được định nghĩa trong hệ thống, cho phép định dạng các ký tự Người dùng có thể điều chỉnh các tùy chọn định dạng font thông qua thẻ Home trong nhóm.
Font và thay đổi các tùy chọn Chỉnh sửa font chữ trong Excel sẽ cho phép người dùng nhấn mạnh tiêu đề và các heading Để chỉnh sửa font:
Bước 1: Lựa chọn ô hoặc khối ô muốn font được áp dụng
Bước 2: Trong nhóm Font trên tab Home, chọn kiểu font, kích thước, kiểu chữ, mầu chữ
Hộp thoại Format Cells cung cấp nhiều tùy chọn định dạng khác nhau cho ô trong bảng tính Để truy cập, bạn có thể nhấp chuột phải vào ô cần định dạng và chọn Format Cells, hoặc vào thẻ Home, sau đó nhấn nút Dialog box launcher ở góc dưới bên phải của nhóm Alignment.
Hình 1 15 Hộp thoại Format Cells
Gallery là không gian lưu trữ các thành phần cùng nhóm, giúp người dùng dễ dàng truy cập vào các phong cách và thiết lập giao diện cho đối tượng Excel cung cấp đa dạng bộ sưu tập phong cách cho ô dữ liệu, bảng, hình ảnh và biểu đồ.
Hiển thị trực tiếp (Live Preview)
Tính năng xem trước định dạng cho phép người dùng dễ dàng nhận biết cách áp dụng các tùy chọn định dạng trên trang tính bằng cách di chuyển chuột qua chúng, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Live Preview không được kích hoạt mặc định Để kích hoạt tùy chọn này, cần làm theo các bước sau đây:
- Từ menu File chọn Option
- Trong General, nhấp vào ô chọn Enable Live Preview để chọn
1.5.2 Kiểm tra lỗi chính tả trong trang tính
Mở hộp thoại Spelling trong thẻ Review, trong nhóm Proofing hoặc nhấn phím tắt F7
Hình 1 16 Giao diện chức năng Spelling
1.5.3 Áp dụng định dạng cho số
Khi làm việc với các giá trị số hoặc tiền tệ, Excel cho phép người dùng định dạng chúng theo cách nhất định để cải thiện giao diện hiển thị Để thiết lập định dạng số, người dùng cần truy cập thẻ Home trong nhóm Number và chọn mũi tên ở góc dưới bên phải Excel cung cấp nhiều loại định dạng số như: General, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, Text, Special và Custom.
1.5.4 Thêm đường viền và mầu sắc cho ô
Sử dụng đường viền và màu sắc không chỉ tăng cường tính thẩm mỹ mà còn nâng cao hiệu quả trong việc trình bày dữ liệu quan trọng, giúp làm nổi bật thông tin cần thiết Người dùng có nhiều tùy chọn để áp dụng đường viền cho một ô hoặc một vùng ô, với khả năng chọn đường viền cho cả bốn phía hoặc chỉ một phía cụ thể.
Truy xuất vào các tùy chọn cho đường viền theo cách thông thường:
Bước 1: Trên nhóm Font của tab Home, kích chọn mũi tên xuống phía bên biểu tượng Borders
Bước 2: Chọn đường viền thích hợp Áp dụng màu sắc theo cách thông thường:
Bước 1: Kích vào mũi tên xuống của biểu tượng Fill trên nhóm Font của tab Home
Bước 2: Chọn màu thích hợp
Hình 1 17 Định dạng dữ liệu dạng số
Hình 1 18 Áp dụng màu chữ
Sử dụng Styles cho đường viền
Bước 1: Chọn Cell Styles trên tab Home
Bước 2: Chọn một style hoặc kích New Cell Style (để tự tạo style theo ý mình)
Hình 1 19 Giao diện Cell Styles
Các tùy chọn Sheet Background
Excel allows users to set a background image for their spreadsheet This customizable feature can be accessed under the Page Layout tab by selecting the Background button in the Page Setup group.
Background xuất hiện và cho phép người dùng chọn ảnh để thiết lập nền trang tính
Hình 1 20 Giao diện chức năng Sheet Background
Bên cạnh đó, có thể áp dụng bất kỳ màu sắc hay mẫu có sẵn sử dụng bộ sưu tập Fill
Color hoặc sử dụng các tùy chọn trong thẻ Fill của hộp thoại Format
1.5.5 Căn lề nội dung trong ô
Khi xử lý dữ liệu văn bản hoặc số trong Excel, việc căn chỉnh lề của các giá trị trong ô là rất quan trọng để nâng cao tính thẩm mỹ và hiệu quả của giao diện trang tính.
Để canh lề nội dung trong ô, bạn cần chọn ô hoặc khối ô mong muốn, sau đó truy cập vào nhóm Alignment trên tab Home để thực hiện các tùy chọn canh lề.
- Top Align: Canh lề văn bản ở phía trên cùng của ô
- Middle Align: Canh lề văn bản đúng trung tâm của ô
- Bottom Align: Canh lề văn bản ở phía dưới ô
- Align Text Left: Canh lề văn bản phía bên trái ô
- Center: Canh giữa văn bản từ phía bên trái tới bên phải trong ô
- Align Text Right: Canh lề văn bản về phía bên phải ô
- Decrease Indent: Giảm sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản
- Increase Indent: Tăng sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản
- Orientation: Xoay chiều dữ liệu trong ô Hình 1 21 Các tùy chọn Alignment
Các tùy chỉnh Cell Merge (trộn ô)
Tùy chỉnh trộn ô trong Excel giúp trộn nhiều liền nhau ô thành một ô hoặc chia một ô thành nhiều ô
Bước 1: Chọn các ô muốn trộn
Bước 2: Chọn nút Merge & Center trên nhóm Alignment của tab Home Có 4 lựa chọn sau:
Merge & Center: Trộn các ô và căn giữa nội dung trong ô mới
Merge Across: Trộn các ô sang các cột mà không căn giữa dữ liệu
Merge Cells: Trộn các ô trong một vùng và không căn giữa dữ liệu
Unmerge Cells: Tách các ô đã trộn
\ Hình 1 22 Các tùy chỉnh Cell Merge
Khi nhập dữ liệu trong ô dài hơn độ rộng của cột, có thể đẩy đoạn văn bản đó xuống dòng dưới, sử dụng
Wrap Text Để sử dụng tùy chỉnh này, bạn chỉ cần chọn nút Wrap Text trong nhóm Alignment của thẻ Home Hình 1 23 Giao diện tùy chọn Wrap Text
Nếu đang thao tác với dữ liệu trong ô, người dùng muốn cố ý xuống dòng trong vùng diện tích của ô đó, có thể dùng tổ hợp phím Alt + Enter.
Chèn các đối tượng vào Excel
Để làm cho bảng tính trở nên nổi bật và dễ dàng nắm bắt thông tin, Excel cho phép người dùng chèn và chỉnh sửa nhiều đối tượng như bảng, hình ảnh, đồ họa, biểu đồ, đường dẫn và ký tự.
1.6.1 Hình ảnh và các đối tượng đồ họa
Excel cung cấp nhiều loại đối tượng đồ họa để minh họa dữ liệu, giúp thu hút sự chú ý của người dùng vào các khu vực cụ thể trong trang tính.
Các đối tượng đồ họa
Các đối tượng đồ họa là thành phần hình ảnh có thể được chèn vào trang tính và tùy chỉnh kích thước, hình dạng để phù hợp với nhu cầu sử dụng Người dùng có thể thêm hình ảnh từ các file có sẵn như ảnh hoặc ClipArt, hoặc tạo hình vẽ mới bằng cách sử dụng SmartArt và Shapes.
Công cụ chụp màn hình
Excel 2010 cung cấp tính năng chụp màn hình, cho phép người dùng ghi lại hình ảnh từ máy tính hoặc các cửa sổ đang mở thông qua nút Screenshot Sau khi chèn hình ảnh vào trang tính, người dùng có thể dễ dàng thay đổi và định dạng chúng theo ý muốn.
Giới thiệu tổng quát về biểu đồ
Biểu đồ là sự biểu diễn dữ liệu bằng hình ảnh, giúp người đọc có cái nhìn trực quan về dữ liệu
- Excel cung cấp nhiều kiểu biểu đồ:
+ Nhóm biểu đồ dạng cột (column)
+ Nhóm biểu đồ dạng thanh ngang (bar)
+ Nhóm biểu đồ dạng đường (Line)
+ Nhóm biểu đồ dạng XY Scatter (Là nhóm biểu đồ tương tự nhóm biểu đồ Line nhưng trong đó, trục X cũng là trục giá trị)
+ Nhóm biểu đồ dạng vùng (Area)
+ Nhóm biểu đồ dạng hình vành khuyên
+ Các nhóm biểu đồ khác
Các thành phần của một biểu đồ
- Các đường dữ liệu (Data Series): dùng hình ảnh để minh họa cho số liệu trên bảng tính
- Các trục (Axes): X là trục hoành, Y là trục tung
- Tiêu đề của đồ thị (Chart Title): Giới thiệu về nội dung chính của đồ thị
- Các tiêu đề của trục X, Y (Axis Labels)
- Các đường kẻ lưới (Gridlines): gồm những đường kẻ ngang, dọc trên vùng biểu đồ để dễ dàng xác định các giá trị trên đường biểu diễn
Hình 1 25 Hộp thoại Insert Chart
Các bước để tạo một biểu đồ
Trước khi bắt đầu tạo biểu đồ, việc xác định vùng dữ liệu cần biểu diễn là rất quan trọng Để tiến hành tạo biểu đồ, bạn cần thực hiện một số bước cơ bản.
Bước 1: Vào Insert/chọn nhóm Chart
Bước 2: Chọn kiểu biểu đồ (chọn dạng biểu đồ, chọn loại biểu đồ)
Bước 3: Xác định dữ liệu vẽ biểu đồ
Bước 4: Thiết lập các tùy chọn biểu đồ, bao gồm việc thêm tiêu đề cho biểu đồ, điều chỉnh hiển thị hoặc ẩn các trục tọa độ, quản lý hiển thị hoặc ẩn các đường lưới, cũng như tùy chọn hiển thị hoặc ẩn chú thích và nhãn dữ liệu.
Bước 5: Xác định địa chỉ đặt biểu đồ
Thiết lập in trong sổ tính Excel
Excel cung cấp các tùy chỉnh để xem trước bản in cũng như in dữ liệu chỉ bằng những thao tác rất đơn giản
1.7.1 Thiết lập tùy chỉnh bố cục trang
Trước khi thực hiện in ấn, người dùng cần điều chỉnh các tùy chọn in để đảm bảo bản in hoàn chỉnh Các tùy chọn này bao gồm việc điều chỉnh bố cục trang tính, thêm tiêu đề và chân trang, cũng như thay đổi hướng trang in.
Tiêu đề và chân trang (Header and Footer)
Tiêu đề và chân trang là các phần văn bản hoặc đồ họa xuất hiện ở đầu và cuối của trang in Chân trang bao gồm ba phần: bên trái, giữa và bên phải, và chúng sẽ được lặp lại trên tất cả các trang khi in.
Lề của trang tính là khoảng trống giữa vùng dữ liệu và các cạnh của trang, bao gồm lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới, cũng như lề cho tiêu đề và chân trang.
Hướng của trang tính (Page orientation) quyết định vị trí của nội dung trên trang in, có thể là chiều dọc (Portrait) hoặc chiều ngang (Landscape) Mặc định, trang in được thiết lập theo chiều dọc, nhưng người dùng có thể dễ dàng thay đổi để chọn hướng phù hợp.
Hộp thoại Page Setup cung cấp các tùy chọn cho phép thiết lập các tùy chọn hướng của trang, lề, tiêu đề, chân trang và các tùy chọn in
Thiết lập tiêu đề và chân trang
Trong Excel, người dùng có thể dễ dàng chọn mẫu tiêu đề và chân trang từ danh sách có sẵn trong thẻ Header/Footer của hộp thoại Page Setup hoặc nhóm Header & Footer trong thẻ Design Họ có thể thêm số trang, văn bản hoặc ngày tháng hiện tại Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo tiêu đề và chân trang tùy chỉnh thông qua nút Custom Header và Custom Footer trong thẻ Header/Footer của hộp thoại Page Setup.
Khi in một trang tính có dữ liệu dài, người dùng có thể sử dụng tính năng "Print Titles" để in tiêu đề dòng và tiêu đề cột trên mỗi trang Tiêu đề dòng sẽ được hiển thị ở dòng đầu tiên của mỗi trang, trong khi tiêu đề cột sẽ nằm ở góc bên trái của trang.
Thẻ Margins trong hộp thoại Page Setup cung cấp cho người dùng nhiều lựa chọn để thiết lập lề của trang tính
Dấu ngắt trang giúp tổ chức dữ liệu một cách logic hơn bằng cách chia cắt nội dung thành các trang riêng biệt Việc sử dụng ngắt trang không chỉ giúp thông tin được trình bày rõ ràng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc in ấn.
Có thể chèn dấu ngắt trang thủ công sử dụng các tùy chọn trong danh sách Breaks của nhóm Page Setup trên thẻ Page Layout
CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL
Giới thiệu về hàm
Hàm trong Excel là công thức được thiết lập sẵn nhằm thực hiện các phép toán tính toán Mỗi hàm bao gồm tên hàm và các tham số đầu vào, trong đó tên hàm phản ánh ý nghĩa của thao tác mà nó thực hiện Các tham số đầu vào có thể là các giá trị cụ thể, tham chiếu ô, hằng số, công thức, hàm khác, dữ liệu dạng văn bản, hoặc giá trị logic, giúp hàm xử lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Cú pháp chung: = tên hàm (các đối số của hàm)
Tên hàm trong Microsoft Excel là cố định và không thể thay đổi bởi người sử dụng Khi viết tên hàm, cần lưu ý không sử dụng dấu cách và không phân biệt giữa chữ thường và chữ hoa.
Các đối số của hàm:
- Luôn được đặt trong dấu ( )
- Các đối số của hàm được phân cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu (;) và giữa các đối số không có dấu cách
- Các đối số có thể là: hằng số, tham chiếu (ví dụ: =Sum(Thu_nhap)), hàm số
- Các đối số có thể: tùy chọn hoặc bắt buộc, thường đối số tùy chọn hiển thị trong dấu ngoặc vuông
- Một số hàm số có thể: không có đối số hoặc có thể có nhiều đối số
Excel cung cấp 13 nhóm hàm với mục đích sử dụng khác nhau:
Finacial Các hàm kinh tế và tài chính Các phép tính dựa trên các khái niệm như tài sản, đầu tư, vay,
Date & Time Các hàm tính toán liên quan đến ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây
Các hàm được sử dụng để thực hiện các phép tính toán học và lượng giác
Statistical Các hàm thực hiện phân tích thống kê trên dải dữ liệu trong trang tính hoặc trong biểu đồ
Các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Database Các hàm thực hiện các thao tác liên quan đến cơ sở dữ liệu
Text Các hàm thao tác với dữ liệu văn bản trong trang tính
Logical Các hàm thực hiện phân tích dựa trên điều kiện đúng hoặc sai
Các hàm phân tích dữ liệu trong ô giúp xác định xem dữ liệu đã được nhập hay chưa và kiểm tra xem ô có chứa công thức bị lỗi hay không Sử dụng những hàm này để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin trong bảng tính.
Engineering Các hàm thực hiện các loại chuyển đổi và kiểm thử
Cube Các hàm để nạp dữ liệu từ OLAP (Online Analytical Processing)
OLAP là công nghệ cơ sở dữ liệu để thực hiện các câu truy vấn dữ liệu thông minh
Trong Excel, các hàm cũ đã được thay thế bằng các hàm mới nhằm nâng cao độ chính xác Tuy nhiên, các phiên bản cũ của những hàm này vẫn được duy trì để đảm bảo tính tương thích với các phiên bản trước đó Lưu ý rằng những hàm cũ sẽ không còn được hỗ trợ trong các phiên bản Excel tiếp theo.
User defined Các hàm này không được xây dựng sẵn trong Excel, nó được thêm vào thông qua việc cài đặt thêm từ phía người dùng
Excel cung cấp hai hộp thoại giúp người dùng dễ dàng chọn hàm và các tham số phù hợp của hàm
- Hộp thoại Insert Function: giúp bạn chọn hàm từ danh sách các nhóm hàm, đồng thời chọn chính xác hàm và đảm bảo hàm được viết đúng
- Hộp thoại Function Argument: Sau khi chèn hàm, bạn có thể sử dụng hộp thoại
Function Arguments để nhập các tham số đúng theo quy tắc của hàm
2.1.4 Cải tiến trong các hàm Excel
Excel 2010 đã có những cải tiến đáng kể về các hàm, giúp nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu Những thay đổi này đã được trình bày chi tiết trong chương 1.
- Thuật toán của một số công thức đã được chỉnh sửa và làm cho kết quả có độ chính xác cao hơn
- Một vài hàm đã được đổi tên để mô tả chính xác hơn cho chức năng của hàm
- Một số hàm mới được thêm vào thư viện hàm để người dùng có nhiều lựa chọn trong việc xử lý dữ liệu
- Người dùng cũng vẫn có tên cũ để đảm bảo cho sự tương thích với các bản Excel trước.
CÁC HÀM KINH TẾ VÀ TÀI CHÍNH TRONG EXCEL
Các hàm tính toán hiệu quả vốn đầu tư
Hầu hết các hàm tính toán vốn đầu tư đều có các đối số tương tự nhau, nhưng cách sử dụng của chúng có thể khác nhau Các đối số này bao gồm:
Tham số Kí hiệu Mô tả
Future value FV Giá trị tiền đầu tư ở cuối kỳ hạn
2…, Inflow n Inflow Thanh toán định kỳ với số tiền khác nhau
Number of periods Kỳ hạn cho việc đầu tư
Payment Pmt Thanh toán định kỳ với số tiền mỗi lần giống nhau
Khi thanh toán phải được thực hiện (là 0 nếu bỏ qua)
0 = thời điểm cuối kỳ hạn
1 = thời điểm đầu kỳ hạn Period Nper Số lần thanh toán định kỳ
Present value PV Giá trị hiện tại của vốn đầu tư
Rate Rate Lãi suất chiết khấu hoặc mức lãi suất
3.1.1 Hàm PV (Hàm tính giá trị hiện tại)
Giá trị hiện tại (Present Value) là một phương pháp phổ biến để đánh giá sức hấp dẫn của các dự án đầu tư dài hạn Nó đại diện cho giá trị của vốn đầu tư tại thời điểm hiện tại, được xác định bằng cách chiết khấu các khoản tiền nhận được từ các khoản thanh toán trong quá khứ Nếu giá trị hiện tại lớn hơn chi phí đầu tư, đây là một dấu hiệu cho thấy dự án có khả năng mang lại lợi nhuận.
Hàm PV có chức năng tính toán giá trị hiện tại của một khoản đầu tư dựa trên mức lãi suất cố định Nó có thể được áp dụng cho các khoản thanh toán định kỳ bằng nhau hoặc để xác định giá trị tương lai tương ứng với mục tiêu đầu tư.
- Cú pháp: =PV(rate, Nper, Pmt, [Fv], [type])
Rate: Bắt buộc Lãi suất chiết khấu Thông thường khi tính toán lấy bằng lãi suất cho vay liên ngân hàng
Nper: Bắt buộc Kỳ hạn thanh toán
Pmt: Bắt buộc Số tiền thanh toán mỗi kỳ
Fv: Tùy chọn Giá trị tương lai của khoản đầu tư hay số dư tiền mặt muốn thu được sau khi thực hiện khoản thanh toán cuối cùng
Type: Tùy chọn Mã thanh toán ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ) tương đương số 0 hoặc 1
3.1.2 Hàm NPV(Hàm tính giá trị hiện tại ròng)
Tính giá trị hiện tại ròng (NPV) là phương pháp phổ biến để đánh giá lợi nhuận của một khoản đầu tư Một dự án đầu tư được xem là có lãi khi giá trị hiện tại ròng lớn hơn 0.
Chức năng này cho phép tính toán giá trị hiện tại ròng của một khoản đầu tư bằng cách sử dụng lãi suất chiết khấu cùng với chuỗi các khoản thanh toán (giá trị âm) và thu nhập (giá trị dương) trong tương lai.
- Cú pháp: =NPV(Rate,value1, [value2],…)
Rate: Lãi suất chiết khấu trong cả một kỳ Thông thường khi tính toán lấy bằng lãi suất cho vay liên ngân hàng
Giá trị đầu vào cho hàm NPV bao gồm Value1 là bắt buộc, trong khi các giá trị tiếp theo (value2, value3, ) là tùy chọn Để đảm bảo tính chính xác, người dùng cần nhập các giá trị thanh toán và thu nhập theo đúng thứ tự Value1 đại diện cho nguồn thu vào của kỳ thứ nhất, và hàm NPV yêu cầu ít nhất một đối số là giá trị nguồn thu Tổng số tham số tối đa có thể được nhập vào là 29 giá trị.
Value1, value2 phải có khoảng cách thời gian bằng nhau và xảy ra vào cuối mỗi kỳ
Hàm NPV và hàm PV có sự khác biệt rõ rệt Trong khi hàm PV sử dụng các giá trị nguồn thu không thay đổi, hàm NPV coi các giá trị này là biến số Thêm vào đó, hàm PV cho phép thanh toán được chia thành nhiều đợt khác nhau, thực hiện vào cuối hoặc đầu kỳ hạn.
NPV (Giá trị hiện tại ròng) xem xét các giá trị nguồn thu nhận được vào cuối mỗi kỳ hạn Do đó, nếu khoản đầu tư được thực hiện vào đầu kỳ thứ nhất, nó sẽ không được tính trong các giá trị của hàm NPV.
3.1.3 Hàm FV (Hàm tính giá trị tương lai của một khoản đầu tư)
Giá trị tiền đầu tư cuối kỳ hạn là nghịch đảo của giá trị hiện tại của vốn đầu tư Hàm FV được sử dụng để tính toán giá trị của một khoản đầu tư tại một thời điểm trong tương lai, bao gồm các hình thức thanh toán như tiền trả một lần hoặc thanh toán định kỳ.
- Chức năng: Tính giá trị tương lai của một khoản đầu tư dựa trên một mức lãi suất cố định
- Cú pháp: =FV(Rate, Nper, Pmt, [pv], [type])
Rate: Bắt buộc Lãi suất chiết khấu
Nper: Bắt buộc Tổng số kỳ hạn thanh toán
Pmt: Bắt buộc Số tiền thanh toán mỗi kỳ
Pv: Giá trị hiện tại của các khoản thanh toán
Type: Tùy chọn Mã thanh toán (đầu kỳ hay cuối kỳ) Số 0 hoặc 1 chỉ rõ thời điểm thanh toán đến hạn Nếu bỏ qua thì mặc định là 0
Nếu bạn tiết kiệm 200.000đ mỗi tháng và gửi vào tài khoản tiết kiệm với lãi suất trung bình 0,65% mỗi tháng, sau 10 năm, tổng số tiền bạn nhận được từ khoản tiết kiệm này sẽ là một con số đáng kể.
Bạn hãy dùng công thức sau dể tính số tiền tiết kiệm sau 10 năm:
Số tiền tiết kiệm của bạn vào cuối năm thứ 10 sẽ đạt 36.418.979,95đ khi áp dụng công thức FV(0.65%, 10*12, -200000,,1) Trong công thức này, tham số Pmt được thể hiện bằng số âm để chỉ khoản tiền chi trả, trong khi tham số Pv được bỏ qua và coi là bằng 0 trong quá trình tính toán.
Nếu bạn có 2.000.000đ trong tài khoản, số tiền bạn nhận được vào cuối năm thứ 10 sẽ được tính theo công thức cụ thể.
3.1.4 Hàm PMT (Hàm tính khoản thanh toán)
Hàm PMT được sử dụng để ước tính khoản thanh toán định kỳ cần thiết nhằm trừ dần món nợ trong một khoảng thời gian xác định Hàm này tính toán số tiền thanh toán cho một khoản vay dựa trên các khoản thanh toán đều đặn và lãi suất không đổi.
- Cú pháp: =PMT(Rate, Nper,Pv,[fv],[type])
Rate: Bắt buộc Tỉ suất chiết khấu, thường lấy bằng lãi suất cho vay liên ngân hàng Nper: Bắt buộc Kỳ hạn thanh toán
Pv: Bắt buộc Giá trị hiện tại của các khoản thanh toán
Giá trị còn lại (Fv) là tùy chọn trong các khoản thanh toán tương lai, đại diện cho số dư tiền mặt mong muốn nhận được sau khi hoàn tất thanh toán cuối cùng Nếu tùy chọn này không được chỉ định, giá trị mặc định sẽ là 0, tức là giá trị tương lai của khoản vay sẽ là 0.
Type: Tùy chọn Mã thanh toán (đầu kỳ hay cuối kỳ) Số 0 hoặc 1 chỉ rõ thời điểm thanh toán đến hạn
- Ví dụ: Giả sử tôi muốn mua một máy tính xách tay trị giá 15trđ trả góp trong vòng
Sau 5 năm với mức lãi suất 8% mỗi năm, tôi cần xác định số tiền thanh toán hàng tháng cho Công ty máy tính để trả hết nợ Khoản thanh toán sẽ được thực hiện vào đầu mỗi tháng Để tính toán số tiền cần trả hàng tháng, tôi sử dụng công thức tài chính phù hợp.
=PMT(8%/12,5*12,15000000,,1) số tiền thanh toán của bạn cho Công ty máy tính đầu mỗi tháng là 302.131đ
3.1.5 Hàm IPMT (Hàm tính lãi thanh toán hàng tháng)
Các hàm tính toán về tỉ suất của tiền lời
Các hàm RATE, IRR và MIRR tính tỉ lệ lợi nhuận của tiền đầu tư
Hàm RATE giúp xác định tỷ lệ lợi nhuận của một cơ hội đầu tư thông qua các khoản thanh toán định kỳ hoặc thanh toán bằng tiền mặt trả gọn.
- Cú pháp: =RATE(Nper, pmt, pv, [fv], [type], [guess])
Nper: Bắt buộc Tổng số kỳ hạn thanh toán
Pmt: Bắt buộc Số tiền thanh toán mỗi kỳ
Pv: Bắt buộc Giá trị hiện tại của các khoản thanh toán
Fv: Tùy chọn Giá trị tương lai của khoản đầu tư hoặc số tiền mặt muốn thu được khi thực hiện khoản thanh toán cuối cùng
Type: Tùy chọn Mã thanh toán (đầu kỳ hay cuối kỳ) Số 0 hoặc 1 chỉ rõ thời điểm thanh toán đến hạn
Guess: Tùy chọn Ước đoán của người dùng về lãi suất Nếu không nhập đối số guess, Excel sẽ bắt đầu tính với một số guess bằng 0.1 (tức 10%)
Giả sử bạn đang cân nhắc một cơ hội đầu tư mà có thể đem lại cho bạn mỗi năm
$1000 và kéo dài trong 5 năm Số vốn đầu tư cần thiết là $3000 Để xác định mức lãi thực của đầu tư hàng năm thu được, bạn dùng công thức:
Kết quả đạt được là 20%, tương đương với tỷ lệ lợi nhuận từ khoản đầu tư này Giá trị chính xác là 0.198577098, nhưng do yêu cầu của câu hỏi là phần trăm, nên Excel đã định dạng nội dung mỗi ô theo kiểu phần trăm.
Hàm RATE sử dụng phương pháp lặp để ước tính lãi đầu tư bằng cách tính toán giá trị hiện tại thực (NPV) của khoản đầu tư tại thời điểm hiện tại với tỉ lệ ước tính ban đầu Nếu NPV lớn hơn 0, hàm sẽ tăng giá trị ước tính; ngược lại, nếu NPV nhỏ hơn 0, hàm sẽ giảm giá trị ước tính Quá trình này tiếp tục cho đến khi đạt được mức lãi chính xác hoặc tối đa là 20 lần lặp lại.
3.2.2 Hàm IRR (Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ)
Hàm IRR có chức năng tính toán chỉ tiêu IRR của dự án, giúp đánh giá hiệu quả kinh tế của dự án IRR là mức lãi suất làm cho NPV của dự án bằng 0; nếu IRR lớn hơn lãi suất chiết khấu, dự án được coi là khả thi, ngược lại thì không Giống như NPV, IRR cũng được sử dụng để so sánh các cơ hội đầu tư khác nhau.
Hàm IRR và hàm RATE có mối quan hệ chặt chẽ, tương tự như sự khác biệt giữa hàm PV và NPV Cả hai hàm này đều tính toán chi phí đầu tư cùng với các khoản thanh toán có giá trị khác nhau, với hàm IRR tập trung vào tỷ suất hoàn vốn.
- Cú pháp: =IRR(values, [guess])
Giá trị (Values) là tham số bắt buộc trong hàm IRR của Excel, yêu cầu phải có ít nhất một giá trị âm và một giá trị dương Hàm này chỉ chấp nhận một đối số values, đồng thời bỏ qua các ký tự, giá trị logic và ô trống Lưu ý rằng hàm IRR giả định các khoản thanh toán diễn ra vào cuối kỳ và lãi suất được tính cho toàn bộ thời gian đó.
Để tính toán IRR trong Excel, người dùng cần cung cấp một giá trị ước lượng (guess) gần với kết quả dự kiến Nếu xuất hiện lỗi #NUM! khi sử dụng hàm IRR, hãy nhập đối số guess để hỗ trợ Excel trong việc tính toán chính xác.
Tính IRR cho các dòng tiền không cách đều nhau
Tương tự như hàm XNPV, với IRR ta cũng có hàm XIRR sử dụng cho trường hợp dòng tiền xuất hiện không theo các kỳ đều nhau
- Công thức: XIRR(cash flow, dates, [guess])
Values : Dòng tiền qua các năm
Dates: Ngày xuất hiện dòng tiền
Guess : giá trị ước lượng để tính IRR
Giả sử bạn cho thuê một căn chung cư trị giá $120.000, sau 5 năm, bạn dự kiến thu được các khoản tiền thuê lần lượt là $25.000, $27.000, $35.000, $38.000 và $40.000 Để theo dõi đầu tư, bạn cần lập một bảng tính đơn giản với thông tin về số vốn đầu tư và kết quả đầu tư Hãy nhập 6 giá trị vào các ô A1:A6, trong đó bao gồm cả số vốn đầu tư ban đầu là -$12.000.
Có kết quả là 11% Nếu suất chiết khấu là 10%, có thể coi đây là một dự án đầu đầu tư chấp nhận được
Hàm MIRR, tương tự như hàm IRR, tính toán tỷ suất hoàn vốn nội bộ điều chỉnh cho chuỗi dòng tiền định kỳ, xem xét cả chi phí đầu tư và khả năng tái đầu tư từ lợi nhuận Hàm này giả định rằng các giao dịch diễn ra vào cuối kỳ hạn, cho ra kết quả lãi suất tương đương với độ dài của kỳ hạn.
=MIRR(values, finance_rate, reinvest_rate)
Giá trị là bắt buộc và có thể là một mảng hoặc tham chiếu tới một khối số, đại diện cho lợi tức và chuỗi thanh toán thực hiện định kỳ Cần nhập ít nhất một đối số âm và một đối số dương cho giá trị Đối số finance_rate thể hiện mức tiền vay cho đầu tư, trong khi đối số reinvest_rate là tỷ lệ tiền mặt được tiếp tục đầu tư.
Lấy ví dụ trong hàm IRR, ta dùng công thức:
= MIRR(A1:A6,10%, 8%) để tính mức đầu tư nội tại có điều chỉnh của tiền lời là 10%, với ngầm định là chi phí tiền vay 10%, mức vốn tái đầu tư là 8%.
Các hàm tính khấu hao
Excel cung cấp các hàm hỗ trợ tính toán khấu hao tài sản cố định trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm các hàm SLN, DDB, DB, VDB và SYD Những hàm này có một số tham số chung giúp người dùng thực hiện các phép tính khấu hao một cách hiệu quả.
Bảng 1 : Các tham số chung các hàm tính khấu hao
Cost Bắt buộc Nguyên giá của tài sản( chi phí ban đầu của tài sản) Life Bắt buộc Số kỳ khấu hao tài sản
Period Bắt buộc Kỳ muốn tính khấu hao
Salvage Bắt buộc Giá trị còn lại của tài sản sau khi được khấu hao
Hàm SLN cho phép xác định khấu hao tuyến tính đối với tài sản trong một khoảng thời gian nhất định Phương pháp này giả định rằng tỷ lệ khấu hao sẽ không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng tài sản Giá nguyên thuỷ của tài sản trừ đi giá trị ước tính có thể khấu trừ trong suốt vòng đời của nó, từ đó cung cấp giá trị khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong mỗi kỳ.
- Cú pháp : =SLN(cost, salvage, life)
- Tham số: Ý nghĩa các tham số của hàm thể hiện trong bảng 1
Khi một doanh nghiệp muốn tính mức khấu hao cho dây chuyền sản xuất mới, cần xác định nguyên giá, thời gian sử dụng và giá trị còn lại Ví dụ, nếu nguyên giá dây chuyền là 8.000 đô la, thời gian sử dụng dự kiến là 10 năm và giá trị còn lại ước tính là 500 đô la, doanh nghiệp có thể áp dụng công thức khấu hao phù hợp để tính toán.
=SLN(8000,500,10) cho kết quả mức khấu hao mỗi năm của tài sản này là 750$
3.3.2 Các hàm DDB và DB
Hàm DDB (Double Declining Balance) sử dụng phương pháp khấu hao kép để xác định mức khấu hao tài sản, cho phép tính toán với tỷ lệ khấu hao cao hơn trong những năm đầu và giảm dần theo thời gian Phương pháp này tính khấu hao dựa trên giá trị thực của tài sản, phản ánh sự giảm giá trị của tài sản qua các năm.
- Cú pháp : (cost, salvage, life, peried, [factor])
- Tham số: Ý nghĩa các tham số của hàm thể hiện trong bảng 1
Tất cả các đối số DDB cần phải là số dương và có cùng đơn vị thời gian cho cả đối số life và period; ví dụ, nếu life được tính bằng tháng, thì period cũng phải sử dụng đơn vị tháng Đối số factor là tùy chọn, với giá trị mặc định là 2, chỉ định phương pháp khấu hao kép thông thường.
3 chỉ thị phương pháp khấu hao 3 lần
Để tính mức khấu hao cho một máy bơm cứu hỏa có giá trị ban đầu là 5.000 USD, đã sử dụng trong 5 năm (60 tháng) và có giá trị còn lại là 100 USD, bạn có thể áp dụng công thức khấu hao Công thức này sẽ giúp xác định mức khấu hao hàng tháng của thiết bị, từ đó quản lý tài chính hiệu quả hơn trong quá trình sử dụng.
Cho bạn thấy rằng phương pháp khấu hao kép trong tháng đầu tiên là $166.67 Công thức: (5000,100,5,1)
Cho bạn thấy rằng phương pháp khấu hao kép cho năm đầu tiên là $2.000,00 Công thức: = DDB(5000,100,5,5)
Tính toán phương pháp khấu hao kép cho năm cuối cùng là $259,20
Hàm DB hoạt động tương tự như hàm DDB, nhưng áp dụng phương pháp khấu hao kép cố định, cho phép điều chỉnh mức khấu hao tài sản trong một giai đoạn cụ thể của quá trình sử dụng.
- Cú pháp: cost, salvage, life, period, month)
Các tham số của hàm được mô tả trong bảng 1, trong đó đối số life và period cần phải có cùng đơn vị Đối số month đại diện cho số tháng trong năm đầu tiên; nếu không chỉ định, Excel sẽ mặc định month là 12 tháng, tương ứng với một năm Ví dụ, để tính mức khấu hao thực tế cho khoản tiền 1.000.000 USD với giá trị còn lại là 100.000 USD, trong khoảng thời gian 6 năm và 7 tháng cho năm đầu tiên, bạn có thể sử dụng công thức tương ứng.
Sẽ nhận được kết quả là $186.083,33
Hàm VDB được sử dụng để tính toán mức khấu hao của một tài sản trong một kỳ hạn đầy đủ hoặc một phần, áp dụng phương pháp khấu hao kép hoặc các yếu tố khấu hao tăng tốc khác theo quy định của người dùng VDB là viết tắt của "variable declining balance", nghĩa là khấu hao theo tỷ lệ thay đổi.
- Cú pháp: =VDB(cost, salvage, life, start_period, end_period, [factor], [no_switch])
Start_period: Bắt buộc Kỳ đầu tiên muốn tính khấu hao
End_period: Bắt buộc Kỳ cuối cùng muốn tính khấu hao
Foctor: Tùy chọn Tỷ lệ giá trị giảm (tỷ lệ để giảm dần số dư)
Các đối số life, start_period và end_period phải cùng đơn vị
Tùy chọn No_switch xác định việc chuyển sang phương pháp khấu hao đơn tuyến tính khi khấu hao đơn tuyến tính vượt quá giá trị giảm, giúp quản lý tài sản hiệu quả hơn.
Đối số cuối cùng trong hàm là đối số tùy chọn Nếu bạn không nhập đối số factor, Excel sẽ tự động gán giá trị là 2 và áp dụng phương pháp khấu hao kép.
Để ngăn Excel chuyển sang phương pháp khấu hao đơn tuyến tính khi giá trị khấu hao lớn hơn giá trị giảm, bạn cần đặt đối số no_switch bằng 1 (TRUE) hoặc 0 (FALSE).
Nếu bạn mua một tài sản trị giá $15.000 vào cuối quý một năm nay và dự kiến giá trị còn lại của tài sản này sẽ là $2.000 sau 5 năm, bạn có thể tính toán mức khấu hao của tài sản trong năm tới Để xác định mức khấu hao cho tài sản trong khoảng thời gian sử dụng từ 4 đến 7 quý, bạn cần áp dụng công thức khấu hao phù hợp.
Mức khấu hao trong giai đoạn này là $3.760,55, với đơn vị tính là quý Lưu ý rằng đối số start_period bắt đầu từ 3, không phải 4, vì chúng ta bỏ qua 3 quý đầu và bắt đầu từ quý thứ 4 Công thức này không có đối số factor, do đó Excel ước tính mức khấu hao theo phương pháp khấu hao kép Để tính mức khấu hao trong cùng kỳ hạn với factor 1,5, bạn cần sử dụng công thức phù hợp.
Với tỉ lệ này, mức khấu hao trong cùng kỳ là $3.180,52
- Chức năng: Hàm tính mức khấu hao TSCĐ trong 1 kỳ theo phương pháp khấu hao tổng số năm sử dụng
- Cú pháp: =SYD(cost,Salvage,Life,Per)
Salvage: Giá trị thanh lý ở thời điểm cuối đời sử dụng của TSCĐ
Life: Tổng số các kỳ trích khấu hao TSCĐ (đôi khi còn gọi là thời gian hữu ích của TSCĐ)
Per: Kỳ trích khấu hao.