Đang tải... (xem toàn văn)
PowerPoint Presentation BÀI 2 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1 Yêu cầu chung về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 2 Tổ chức quản lý trang thiết bị 3 Tổ chức sử dụng trang thiết.
BÀI QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG NỘI DUNG CHÍNH u cầu chung quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Tổ chức quản lý trang thiết bị Tổ chức sử dụng trang thiết bị YÊU CẦU CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG - Trang thiết bị văn phịng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng cơng tác văn phịng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hồn thành tốt nhiệm vụ - Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phịng, đặc biệt việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào trình đại hóa cơng tác văn phịng 1 U CẦU CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1 Yêu cầu quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển quan, đơn vị; - Phải xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý; - Phải đáp ứng yêu cầu công khai 1 YÊU CẦU CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1 Yêu cầu quản lý Đối với việc phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý, người Lãnh đạo đơn vị phải thực cơng việc sau: - Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng nội đơn vị; - Bố trí, phân cơng người quản lý sử dụng, theo dõi trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ hồ sơ biên bản, giao nhận trang thiết bị theo dõi toàn trang thiết bị văn phòng đơn vị; YÊU CẦU CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1 Yêu cầu quản lý - Thơng báo đề nghị Văn phịng (Phịng Hành – Quản trị) điều chuyển trang thiết bị văn phịng khơng cịn nhu cầu sử dụng lý trang thiết bị khơng cịn sử dụng được; - Chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị quản lý có thay đổi tổ chức thay đổi Thủ trưởng đơn vị 1 YÊU CẦU CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.2 Yêu cầu sử dụng - Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục đích - Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng q uan; - Điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền 1 YÊU CẦU CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.3 Yêu cầu người sử dụng - Bảo quản, giữ gìn sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; - Thơng báo kịp thời tình trạng hư hỏng trang thiết bị giao đề nghị Văn phịng (Phịng Hành - Quản trị) sửa chữa; YÊU CẦU CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.3 Yêu cầu người sử dụng - Báo cáo Thủ trưởng đơn vị xảy mát biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị giao; - Bảo quản tem kiểm kê dán thiết bị trình sử dụng bàn giao biên trang thiết bị giao chuyển công tác, nghỉ hưu 2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Trang thiết bị văn phòng quan nhà nước tổ chức quản lý theo các: - Quản lý trình hình thành trang thiết bị - Quản lý trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ 2.1 Quản lý trình hình thành trang thiết bị Khi quan, đơn vị thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy cấp số tài sản ban đầu định, có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… Những trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan, tổ chức Ngồi ra, hàng năm quan cịn mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ 2.2 Quản lý trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng - Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ 2 Quản lý trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức 2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật: - Thành lập ban lý - Căn vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị trang thiết bị để lựa chọn phương thức lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức phải công bố thực công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài 3 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” cơng đại hóa văn phòng, trang thiết bị ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú giá thành rẻ Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ, máy tính tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tra tìm liệu 3 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn fax cao Internet thiết bị viễn thông sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thơng tin cục bộ, tồn quốc gia toàn cầu dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thơng thường văn phịng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến giá kệ hồ sơ ngày tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá thích hợp Tuy nhiên, trang thiết bị mơi trường văn phịng cải thiện phần lớn nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi hoạt động văn phòng 3 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ Do khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cần quan tâm, cụ thể: - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao - Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu 3 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị: + Sử dụng mục đích; + Bảo quản theo yêu cầu; + Bảo dưỡng theo định kỳ; + Thay thế, sửa chữa cần thiết ... chung quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Tổ chức quản lý trang thiết bị Tổ chức sử dụng trang thiết bị YÊU CẦU CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG - Trang thiết bị văn phòng. .. thành trang thiết bị - Quản lý trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ 2.1 Quản lý trình hình thành trang thiết bị. .. hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật
