BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐỒ ÁN MÔN HỌC QUẢN TRỊ KHO Sinh viên thực hiện Lương Tuấn Linh Lớp 70DCLJ11 Mã sinh viên 70DCLG14005 Chuyên ngành Logistics và vận tải.
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI ĐỒ ÁN MÔN HỌC QUẢN TRỊ KHO Sinh viên thực : Lương Tuấn Linh Lớp : 70DCLJ11 Mã sinh viên : 70DCLG14005 Chuyên ngành : Logistics vận tải đa phương thức Mã đề : 22 Giảng viên hướng dẫn : Dương Thu Hương Vĩnh Phúc - 2022 Lời mở đầu Kho bãi phần thiếu chuỗi cung ứng doanh nghiệp Logistic Kho bãi nơi thực việc dự trữ, bảo quản chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với chất lượng dịch vụ cao chi phí tốt Hoạt động kho bãi có ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề lưu trữ quản lý hàng hóa doanh nghiệp ảnh hưởng gián tiếp đến mức độ hài lòng khách hàng Quản trị kho bãi tốt giúp doanh nghiệp: • Quản lý tốt tình trạng, số lượng, chất lượng hàng hóa • Giảm thiểu chi phí vận chuyển, phân phối hàng hóa đến khách hàng doanh nghiệp hay đến tay người tiêu dùng • Chủ động việc xếp, vận chuyển lô hàng có kích thước, lộ trình vận tải Từ giúp giảm biến phí đơn vị sản phẩm • Duy trì nguồn cung ổn định, đáp ứng nhu cầu khách hàng cách nhanh tốt • Tăng vị cạnh tranh doanh nghiệp Đây lí mà doanh nghiệp nên đầu tư cho đối tác cung cấp dịch vụ kho bãi uy tín chất lượng! Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG 1.1 Tổng quan kho hàng 1.1.1 Vai trò, chức mối liên hệ kho với phận khác 1.1.1.1 Khái niệm, vai trò kho hàng a, Khái niệm Kho hàng phận hệ thống logistics, nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm suốt trình chu chuyển từ điểm đầu điểm cuối dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp thơng tin tình trạng, điều kiện lưu giữ vị trí hàng hóa lưu kho b, Kho hàng đóng vai trị đặc biệt quan trọng chuỗi phân phối hàng hóa doanh nghiệp: • Tiết kiệm chi phí vận tải: nhờ có kho mà tổ chức gom lơ hàng nhỏ thành lơ hàng lớn (đáp ứng đủ số lượng đơn hàng) sau giao hàng Chi phí vận tải tiết kiệm nhờ vào việc chi phí cho đơn vị vận chuyển thấp • Tiết kiệm chi phí sản xuất: kho bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm nhờ giảm bớt hư hỏng, hao hụt hay mát đồng thời việc lưu trữ nguyên vật liệu tồn kho giúp trình sản xuất diễn liên tục, đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cần thiết • Tổ chức hưởng khoản chiết khấu mua hàng với số lượng lớn mua theo kỳ hạn • Duy trì nguồn cung ứng ổn định • Hỗ trợ sách dịch vụ khách hàng tổ chức • Giúp doanh nghiệp đương đầu với thay đổi thị trường (nhu cầu thay đổi, cạnh tranh, tính thời vụ…) • Giúp vượt qua khác biệt không gian thời gian nhà sản xuất với người tiêu dùng • Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp • Hỗ trợ cho chương trình JIT (Just – In- Time) nhà sản xuất khách hàng • Cung cấp cho khách hàng sản phẩm đồng sản phẩm đơn lẻ, phục vụ tốt nhu cầu khách hàng • Kho nơi lưu trữ phế liệu, phế phẩm, phận, sản phẩm sản xuất thừa,… để tiến hành phân loại, xử lý tái chế Là phận quan trọng giúp hoạt động “logistics ngược” thành công 1.1.1.2 Chức kho hàng: Nếu xét theo cơng dụng kho, hệ thống kho tổ chức phân thành loại: Kho nguyên, nhiên vật liệu, phụ tùng…để cung ứng yếu tố đầu vào cho sản xuất Kho thành phẩm giúp tổ chức tiến hành phân phối, giải đầu Tuy nhiên dù kho bao gồm có số chức sau: a Hỗ trợ cho sản xuất - Nhà kho đóng vai trị quan trọng việc hỗ trợ cho sản xuất, để sản xuất sản phẩm công ty cần nhiều loại nguyên, nhiên, vật liệu, linh kiện, phụ tùng sản xuất từ nhà máy khác Các nhà máy vận chuyển vật tư kho nguyên vật liệu nhà máy theo đơn hàng hợp đồng thỏa thuận trước - Hàng dự trữ kho giao cho phận sản xuất có nhu cầu Kho nguyên vật liệu thường nằm nhà máy - Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng b Tổng hợp sản phẩm Cơng ty sản xuất thường có nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp sản xuất loại hàng khác đầu cơng ty có nhiều khách hàng, khách hàng lại cần sản phẩm khác Cho nên theo thỏa thuận nhà cung cấp đưa hàng kho trung tâm cơng ty Tại hàng hóa phân loaị, tổng hợp, gia cố theo đơn hàng yêu cầu khách chuyển đến cho khách hàng c Gom hàng Có khách hàng cần lơ hàng lớn đồng thời thời điểm cụ thể nhà cung cấp không đủ sức cung ứng đủ hàng cho khách Trường hợp hàng vận chuyển nguyên toa từ nhà cung cấp kho công ty Tại kho công ty, hàng tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành lô hàng lớn để cung cấp cho khách hàng d Tách hàng thành lơ hàng nhỏ: Có khách hàng cần lô hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng đưa từ nhà máy kho Tại kho tiến hành tách lô hàng lớn thành nhiều lơ hàng nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với yêu cầu khách hàng tổ chức vận chuyển đến khách 1.1.1.3 Mối liên hệ kho với phận khác: a Mối liên hệ kho với vận tải Nhờ cách bố trí hợp lý doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chi phí vận tải hai hệ thống kho: kho vật tư kho thành phẩm • Kho vật tư: xây dựng gần nguồn cung cấp nguyên vật liệu, để tiết kiệm chi phí cho việc thu gom tất nguyên liệu cần thiết cho trình sản xuất • Kho thành phẩm: xây dựng gần thị trường tiêu thụ, sản phẩm tập trung để phân bổ cho đối tượng khách hàng cụ thể, giảm bớt thời gian cung cấp hàng hóa tiết kiệm chi phí cho việc vận chuyển đơn hàng nhỏ lẻ b Mối liên hệ kho với sản xuất Giữa kho, chi phí quản lí kho chi phí sản xuất có mối quan hệ mật thiết phải nghiên cứu để tìm lời giải tối ưu Số lượng hàng tồn kho chi phí quản lí kho, chi phí sản xuất tỉ lệ nghịch với Ở đầu ra, khơng có hàng tồn kho, đồng nghĩa với việc sản xuất nhỏ lẻ theo đợt, chi phí quản lí kho giảm Đồng thời, chi phí sản xuất tăng chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm ln tỉ lệ nghich với quy mô sản xuất Chưa kể đến trường hợp, hàng tồn kho khơng đáp ứng nhu cầu phát sinh thêm khách hàng, dẫn đến việc khách doanh nghiệp Và tương tự với đầu vào, mua nguyên vật liệu với lượng hàng lớn giảm giá, tiết kiệm chi phí vận chuyển, giảm chi phí sản xuất lại tăng chi phí lưu kho, quản lý kho dự trữ Vì để tìm giải pháp tối ưu, nhiều cơng ty tổ chức theo mơ hình Jit sở liên minh chiến lược với nhà cung cấp, công ty logistics c Mối liên hệ kho với dịch vụ khách hàng Dịch vụ khách hàng có tầm quan trọng việc tạo lợi cạnh tranh giữ vai trò định việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng, giúp trì phát triển trung thành khách hàng tổ chức Nhờ có kho hàng dự trữ hàng hóa đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng Cũng cần cân đối chi phí để xây dựng kho gần khu tiêu thụ để giảm thiểu thời gian chi phí vận chuyển hàng hóa đến tay người tiêu dùng d Mối liên hệ kho với tổng chi phí Logistic Việc bố trí kho số lượng kho ảnh hưởng gián tiếp tới chi phí dự trữ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển ảnh hưởng tới tổng chi phí logistics mà doanh nghiệp phải bỏ Doanh nghiệp có số lượng kho phù hợp với quy mơ, phù hợp với khả tài phù hợp với thị trường tiêu thụ doanh nghiệp giảm chi phí dự trữ, chi phí vận chuyển Doanh nghiệp đảm bảo mức độ sẵn có cao với lượng dự trữ kho thấp 1.2 Mặt kho Một kho đảm bảo mặt thẩm mỹ, an toàn tiện dụng kết lao động hàng trăm người yếu tố khách quan – chủ quan Trong đó, bố cục mặt yếu tố quan trọng hàng đầu, có vai trò định ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng trình Việc thiết kế bố trí mặt kho mang lại lợi ích sau đây: • Thuận lợi cho hoạt động xây dựng, quản lý, trùng tu, sửa chữa, bảo trì • Việc lại người lao động giám sát thuận lợi, dễ dàng • Ngun vật liệu, máy móc, thiết bị không bị để lẫn lộn vào nhau, tạo nên hiệu sử dụng cao, tiết kiệm thời gian • Tạo thói quen, nề nếp gọn gàng, sẽ, ngăn nắp cho đội ngũ người lao động • Giảm thiểu tối đa nguy xảy tai nạn lao động Nguyên tắc thiết kế bố trí mặt kho bãi: Trước tiến hành xây dựng, doanh nghiệp cần xem xét kỹ vấn đề sau: • Phù hợp, dễ thấy Các lối vào cho phương tiện cấp cứu phải đủ rộng thoáng đãng • Bố trí thiết bị, máy móc cho đảm bảo an toàn cho người lao động gần với khu vực cần dùng • Văn phịng làm việc quản lý, giám sát người lao động nên đặt đầu hướng gió chủ đạo Các kho chứa vật liệu, máy móc, xưởng gia cơng phụ trợ khu vệ sinh nên đặt cuối hướng gió nước tốt • Cơng trường phải ln đảm bảo có đầy đủ ánh sáng, đèn chiếu sáng làm việc trời tối • Trạm biến điện phải có rào ngăn biển báo Cầu dao điện, cầu chì thiết bị đóng cắt điện phải có hộp, khóa đặt nơi khơ Đường dây điện phải treo cách mặt đường lại 5m Điện động lực điện sinh hoạt phải tách thành hai hệ thống riêng • Hệ thống giàn dáo phải có hệ thống thu sét • Bố trí thiết bị chữa cháy cơng trường theo quy định an tồn lao động • Các kho cần chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị y tế chăm sóc sức khỏe tiện nghi cho người lao động nam nữ • Cần mở lớp tập huấn cho người lao động giám sát phận khác có liên quan 1.3 Trang thiết bị Các trang thiết bị kho như: xe nâng tay, xe nâng điện, pallet, kệ hàng, máy scan hàng hoá.v.v 1.4 Hệ thống tổ chức lao động kho TH1: DN có nhiều kho lớn rải rác nhiều nơi khu vực tập trung có nhiều kho lớn cảng Nhân kho tổ chức sau: Tổng quan kho Phó tổng quản kho hay phụ tá tổng quản kho quản lý số khu vực Mỗi kho có thủ kho phó kho • Nhân viên văn phịng kho hay thư ký kho hàng • Nhân viên kho khu vực • Tài xế lái xe nâng • Tài xế xe tải giao hàng TH2: DN có kho lớn, hàng hóa có nhiều chủng loại: Thủ kho Phó kho quản lý số khu vực Một tổ trưởng hay trưởng nhóm khu vực phụ trách hai chủng loại hàng • Nhân viên kho khu vực • Nhân viên giám sát (trong kho hàng có giá trị cao nhỏ khó kiểm sốt) Kho có đội bốc xếp riêng, lúc nhân viên khu vực đứng trông coi việc bốc xếp hay xe nâng làm việc khu vực kho phụ trách • Nhân viên văn phịng kho hay thư ký kho hàng • Tài xế xe nâng • Nhân viên giao nhận • Tài xế xe tải giao hàng… TH3: DN có số kho nằm khu vực có nhiều chủng loại hàng: Trưởng kho Phó trưởng kho quản lý số khu vực kho Mỗi khu vực chủng loại hàng có thủ kho khu vực phó kho • Nhân viên kho khu vực • Nhân viên văn phịng kho hay thư ký kho hàng • Tài xế lái xe nâng • Nhân viên giao nhận • Tài xế xe tải giao hàng • Bảo vệ cổng 1.5 Hệ thống an ninh phòng chống cháy nổ Nhà kho khu vực có vai trị quan trọng sản xuất kinh doanh có nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tất hàng hóa Chính chuyện xảy gây thiệt hại lớn coi cội nguồn cho hoạt động kinh doanh Đặc biệt tượng cháy nổ diễn thường xuyên nhà xưởng Chính cần có biện pháp để phịng chống cháy nổ kho hàng nhà xưởng Các biện pháp cần làm để phòng chống cháy nổ kho hàng nhà xưởng – Cần hiểu nội quy, quy định PCCC cần niêm yết rõ ràng, đồng thời cần treo biển cấm lửa nơi dễ đọc, dễ nhìn thấy Đồng thời cấm hút thuốc nơi tiềm ẩn có nguy cháy nổ nguy hiểm – Trong q trình làm việc cán bộ, cơng nhân viên nhà máy xưởng, thực đồng nghiêm túc biện pháp, giải pháp kỹ thuật phòng cháy chữa cháy – Trước nghỉ làm phải đảm bảo tắt toàn thiết bị điện, nguồn nhiệt khỏi vị trí làm việc để thứ an tồn – Trong q trình làm việc trọng vấn đề an toàn phải tiếp xúc với chất dễ gây cháy nổ xăng, dầu, khí dễ cháy Tuân thủ nghiêm chỉnh quy định xếp dỡ hàng hóa kho – Phải lắp đặt Aptomat cho toàn hệ thống điện khu vực, nhà máy, phân xưởng, thiết bị máy móc có cơng suất hoạt động lớn – Một số kỹ thoát hiểm đám cháy: Cần phải bình tĩnh thực biện pháp hiểm thơng báo cho người xung quanh; gọi 114; thoát theo đường hành lang, cầu mái nhà, ban công; không mở hiểm nêu thấy cửa ấm nóng – Nếu đặc trưng công việc kho hàng nhà xưởng cần phải cắt, hàn kim loại, bạn cần chuẩn bị thiết bị che chắn làm từ vật liệu chống cháy thật tốt tiến hành – Mỗi kho hàng, nhà xưởng làm việc cần phải trang bị trang bị thiết bị PCCC hiệu bình xịt, vịi chữa cháy, bình chữa cháy mini,…; Và cần có sơ đồ dẫn nạn cho khu vực nhà xưởng 10 Có hệ thống đèn dẫn hướng đèn chiếu sáng cố đường nạn có cố cháy nổ không may sảy – Tại số nhà xưởng muốn bảo vệ kết cấu thép khung nhà xưởng cách sử dụng sơn chống cháy Có thể sử dụng dễ dàng để sơn lên bề mặt kết cấu thép + Thời gian chống cháy dài khoảng 120 phút Khi sơn thời gian khô nhanh, không độc hại cho người sử dụng + Phạm vi sử dụng cho cơng trình ngồi nhà + Kết cấu thép giữ hình dáng gốc, chi tiết bảo vệ tối đa + Sơn chống cháy giúp kéo dài thời gian bảo vệ kết cấu thép Từ tạo điều kiện cho cơng tác cứu hỏa diễn kịp thời, nhanh + Sơn chống cháy giúp giảm tối đa thiệt hại cho cơng trình người tài sản Chương 2: Vận hành kho hàng 2.1 Nhập hàng Quy trình xuất nhập kho hàng thứ tự, trình tự thực hoạt động nhập hàng xuất hàng doanh nghiệp Quy trình giúp hoạt động nhập, xuất hàng hóa diễn suôn sẻ dễ dàng theo dõi, kiểm sốt Quản lý quy trình nhập, xuất hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa chặt chẽ, hoạt động diễn trơn tru, xuyên suốt Nắm giữ nhiều vai trò quan trọng cần thiết như: • Các hoạt động xuất nhập kho hàng vận hành xuyên suốt, trơn tru • Nhà quản trị nắm bắt tình hình xuất nhập kho, số lượng chất lượng hàng đầu • Khi khâu phân chia cho nhân viên, người biết nhiệm vụ có trách nhiệm • Khi quy có quy trình mẫu để nhân viên việc tuân theo thời gian thực rút ngắn Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa Trong đó, nhập kho hàng hóa bao gồm nhập kho hàng hóa nguyên liệu nhập kho hàng hóa thành phẩm Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa nguyên liệu bao gồm bước sau: Bước 1: Lên kế hoạch nhập nguyên liệu 11 Các phận có nhu cầu nhập nguyên vật liệu thông báo kế hoạch cho phận liên quan để cập nhật thơng tin bố trí nhân Bước 2: Kiểm tra hàng đối chiếu Thủ kho dựa vào đơn đặt hàng phiếu đề nghị nhập hàng để đối chiếu số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra chất lượng chúng Nếu có vất kỳ hư hỏng lập biên thơng báo lại với đơn vị đề xuất Bước 3: Lập phiếu nhập kho Khi việc kiểm tra hàng hóa hồn tất tồn giấy tờ phiếu u cầu nhập hàng chuyển cho phận kế toán đối chiếu lại lần trước tiến hành giao dịch in phiếu nhập kho Bước 4: Hoàn thành nhập kho Thủ kho thực hoạt động nhập kho, xếp vào khu vực phù hợp sau cập nhật thông tin vào thẻ kho Các thông tin cập nhật vào hệ thống quản lí kho phần mềm quản lý tùy thuộc vào doanh nghiệp Các bước quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm gần giống với quy trình quản lý hoạt động nhập kho nguyên liệu Cụ thể, bao gồm bước : • Bước 1: Nhân viên mua hàng người nhập hàng cần nhập kho hàng hóa sau mua hàng Sau lập thành mẫu yêu cầu nhập kho gửi cho kế tốn • Bước 2: Kế tốn sau nhận phiếu yêu cầu lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho lập thành nhiều liên: liên lưu sổ theo dõi xuất nhập kho, 2-3 liên gửi cho nhân viên nhập vào kho hàng • Bước 3: Tiếp đó, nhân viên mua hàng giao hàng hóa cho thủ kho doanh nghiệp Hàng hóa kiểm kê trước nhập kho Với trường hợp thừa, thiếu thủ kho phải lập biên báo cáo với người có trách nhiệm số lượng hàng hóa, quản lí hàng tồn kho để xử lý • Bước 4: Thủ kho ký nhận sau nhập kho, lưu lại liên để ghi thẻ kho, liên giao cho kế toán, liên giao lại cho người nhập hàng Căn vào phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ kho hạch tốn hàng hóa nhập kho 2.2 Bảo quản kiểm kê hàng hoá kho 2.2.1 Bảo quản hàng hoá Kiểm tra kho khâu quan trọng để có cách bảo quản hàng hóa tốt kiểm tra kho, bạn nên kiểm tra số lượng hàng hóa cịn tồn kiểm tra khu vực khuất kho có bị ẩm, ngấm nước hay khơng Bước 1: Phân loại hàng hóa Khi loại hàng hóa phân chia rõ ràng thì suất làm việc nhân viên cao Khi kiểm hàng kho vậy, hàng hóa phân loại theo mẫu mã, kích thước sản phẩm xếp ngắn người kiểm kho làm việc dễ dàng 12 Việc xếp phân loại loại hàng hóa giúp bạn dễ dàng kiểm sốt số lượng hàng hóa khơng bị bỏ sót q trình di chuyển Bước 2: Kiểm tra lại tất số lượng hàng hóa tồn kho Để dễ dàng kiểm soát số lượng hàng tồn kho, bạn nên sử dụng phần mềm chuyên dụng để kiểm sốt số lượng hàng hóa tồn kho dễ dàng Khi xác định số lượng hàng hóa cịn tồn kho, bạn nên dịch chuyển chúng phía bên ngồi để sử dụng số lượng hàng hóa trướ Bước 3: Kiểm tra kho ... cảng Nhân kho tổ chức sau: Tổng quan kho Phó tổng quản kho hay phụ tá tổng quản kho quản lý số khu vực Mỗi kho có thủ kho phó kho • Nhân viên văn phịng kho hay thư ký kho hàng • Nhân viên kho khu... hàng hóa, quản lí hàng tồn kho để xử lý • Bước 4: Thủ kho ký nhận sau nhập kho, lưu lại liên để ghi thẻ kho, liên giao cho kế toán, liên giao lại cho người nhập hàng Căn vào phiếu nhập kho, kế... thư ký kho hàng • Tài xế xe nâng • Nhân viên giao nhận • Tài xế xe tải giao hàng… TH3: DN có số kho nằm khu vực có nhiều chủng loại hàng: Trưởng kho Phó trưởng kho quản lý số khu vực kho Mỗi